Arbetshäfte Office 365 introduktion till Lync 2010 1
Innehåll Arbetshäfte Office 365 introduktion till Lync 2010... 1 Komma i kontakt med andra... 4 Introduktion... 4 Favoriter... 4 Skapa grupper... 5 Sortera kontakter... 6 Anpassa din kontaktlistas utseende... 6 Aktivitetsfält för att kommunicera på olika sätt... 7 Övning 1... 7 Hitta rätt person... 7 Min bild och personliga alternativ... 7 Ändra Personliga alternativ och Min bild... 8 Närvaro... 9 Ändra din status... 9 Kontaktkort... 9 Övning 2: Hitta en kontakt och skicka ett meddelande... 10 Låt människor veta var du är och hur du mår... 10 Ställ in din plats... 10 Ställ in din plats... 10 Lägg till ett personligt meddelande... 10 Övning 3: Uppdatera ditt personliga meddelande... 11 Håll koll på dina konversationer... 11 Hantera konversationer... 11 Arbete med vem som helst var som helst... 12 Samarbeta med dina kontakter... 12 Starta ett oplanerat onlinemöte... 13 Övning - Starta ett oplanerat onlinemöte (Möte nu)... 14 Gör en proffsig presentation... 14 Delta i mötet... 14 Dela ditt skrivbord... 14 Dela ett program... 14 Begär kontroll över en delningsession... 15 Visa en PowerPoint-presentation... 15 Lägg till en Whiteboard... 16 Lägg till en enkät... 16 2
Föra mötesanteckningar med OneNote... 16 Lägg till video till ditt möte... 16 Lägg till eller visa bilagor... 17 Spela in ett möte... 18 Visa din inspelning... 18 Dela din inspelning... 20 Övning - Dela ditt skrivbord och dina program... 20 Använd Lync utan att ha klienten installerad... 20 Översikt Microsoft Silverlight... 20 Ansluta till Lync Web App... 21 Bjuda in fler deltagare... 21 Att starta programdelning... 21 3
Komma i kontakt med andra Introduktion Vad är Lync? Lync är ett realtidskommunikationsverktyg från Microsoft liknande MSN, Google talk och Skype. Samarbeta - Dela skrivbord och dokument med dina kollegor och elever och arbeta tillsammans via videochatt. Närvaro - Dina kollegor ser om du är upptagen eller inte vill bli störd. Dessutom skapar den audio-visuella delen möjligheter till samarbete i klassrummet och utanför. Mobilitet - Nå dina kollegor och elever enkelt från hela världen eller från hemmet. Lägg till personer i din kontaktlista 1. I sökfältet anger du namnet på personen eller e-postadressen till den du vill lägga till i din kontaktlista. Lync visar resultatet samtidigt som du skriver. 2. Klicka på plustecknet (+) på kontaktkortet som visas. 3. Markera en kontaktgrupp där du vill placera kontakten. Sökfält Lägg till i Kontakter Favoriter Favoriter underlättar kontanthanteringen eftersom Du lättare hittar sina favortikontakter. Lync 2010 lägger automatiskt till favoritkontakter baserat på tidigare samtal, men du kan själv lägga till några av dina viktigaste kontakter i den här gruppen. 4
Visa Favoriter Klicka på den lilla pilen bredvid Favoriter. Lägg till favoriter 1. Ange personens namn eller e-postadress i sökrutan. 2. I sökresultaten högerklickar du på personen och klickar sedan på Lägg till i Favoriter. 3. Bilddumpar 1-4 Skapa grupper När du har hittat kontakten du vill ha kan du lägga till den i en kontaktgrupp så att du lättare hittar personen nästa gång. Skapa en grupp 1.Högerklicka på ett gruppnamn i din Kontaktlista (t.ex., Vanliga Kontakter), klicka på Skapa ny grupp och ge sedan gruppen ett namn. 2.Om du vill lägga till personer i den nya gruppen söker du efter en kontakt, pekar på kontaktnamnet i sökresultaten och klickar sedan på plustecknet (+). Du kan också högerklicka på kontakten i sökresultaten och klicka på Lägg till i kontaktlista och sedan klicka på gruppnamnet. 5
Sortera kontakter Du kan sortera dina kontakter med knapparna Grupper, Status och Relation. För att visa dina kontakter i standardgrupperna (inklusive Favoriter och Andra kontakter) och andra grupper du har skapat klickar du på Grupper. Om du vill sortera kontakterna på närvarostatus (online, borta, okänd och otillgänglig) klickar du på Status. Klicka på Relation om du vill sortera kontakterna på deras relation. Högerklicka på en kontakt och välj Ändra privat relation om du vill ha en förklaring på relationerna. Om du vill sortera på Visningsnamn eller Tillgänglighet klickar du på knappen Visa alternativ och väljer sedan Sortera på visningsnamn eller Sortera på tillgänglighet. Anpassa din kontaktlistas utseende Du kan ändra hur Lync Online-kontakter visas. I din kontaktlista klickar du på knappen Visningsalternativ under sökraden om du vill växla mellan en och två informationsrader per kontakt. Om ditt företag använder kontaktbilder visas bilderna på två rader. Klicka på nedåtpilen bredvid Visningsalternativ för att öppna menyn Utseendealternativ 6
Aktivitetsfält för att kommunicera på olika sätt Använd aktivitetsfältet för att bestämma hur du vill kontakta någon. Du kan skicka ett e- postmeddelande, skicka snabbmeddelanden eller ringa. Du kan också välja fler alternativ t.ex. videosamtal, schemalägga ett möte eller dela innehåll. Använda aktivitetsfältet 1. Håll markören över en kontakt. 2. Klicka på en ikon i aktivitetsfältet för att börja kommunicera med den kontakten. 3. Klicka på ikonen Fler alternativ om du vill visa fler kommunikationsalternativ. Övning 1 1.Håll markören över en kontakt. 2.Klicka på en ikon i aktivitetsfältet för att börja kommunicera med den kontakten. 3.Klicka på ikonen Fler alternativ om du vill visa fler kommunikationsalternativ. Hitta rätt person Min bild och personliga alternativ Med Lync kan du snabbt uppdatera information som du vill dela, inklusive personliga meddelanden, status och plats. 7
Ändra Personliga alternativ och Min bild Klicka på Alternativ (kugghjulet)för att visa alternativen. 1. Klicka på Personligt i listan med alternativ. 2. Klicka på Min bild. 3. Alternativet Företagsbild hämtar den bild som du har valt i Office365 4. Välj vilken bild du vill visa eller välj alternativet att inte visa någon bild. Du kan också visa en bild från en webbadress. 5. Klicka på Ok. 8
Här hittar Du också inställningar för t.ex sätta igång Lync när datorns startar mm Närvaro Lync 2010 ställer automatiskt in din närvaro baserat på din aktivitet eller din Outlook-kalender. Du kan också uppdatera din status manuellt. Ändra din status Klicka på närvarostatusen och välj ett av alternativen. Tillgänglig: Du är online och kan kontaktas. Upptagen: Du pratar i telefon eller är på ett möte. Stör inte: Som standard ser du konversations- meddelanden från kontaker i arbetsgruppen. Snart tillbaka: Du är borta från datorn en stund. Inte på jobbet: Du jobbar inte och kan inte kontaktas. Verkar vara borta: Din dator har inte använts på en stund Kontaktkort Kontaktkortet är ett verktyg som används för att visa någons profil och organisationsinformation. Kontaktkortet fungerar också som startpunkten för kommunikation med en person eller en grupp. Visa ett Kontaktkort Håll markören över en persons bild för att visa kontaktkortet. Klicka på den lilla pilen för att visa hela kontaktkortet. Klicka på Organisation om du vill se deras organisation. 9
Övning 2: Hitta en kontakt och skicka ett meddelande Skriv in personens namn i sökrutan. Peka på personens bild. Klicka på knappen Snabbmeddelande när kontaktkortet öppnas. Fråga: Hur kan du skicka ett snabbmeddelande på ett annat sätt? Låt människor veta var du är och hur du mår Ställ in din plats Lync 2010 visar en plats under din närvarostatus som är relaterad till nätverket du är ansluten till. Du kan ge den här platsen ett mer meningsfullt namn, till exempel Arbete eller Hemma. Så varje gång du arbetar från den här platsen kan alla kontakter du vill få en bättre uppfattning om var du befinner dig. Ställ in din plats Klicka på pilen Ställ in din plats. Välj en plats. Skapa en anpassad plats Klicka på pilen Ställ in din plats. Klicka på Ställ in din plats. Skriv in namnet på din plats i fönstret Redigera plats. Klicka på OK. Lägg till ett personligt meddelande Med Lync 2010 kan du enkelt uppdatera din plats och ditt personliga statusmeddelande. Ditt personliga meddelande visas på den andra raden i din kontaktinformation när andra personer ser den i Lync 2010. 10
Uppdatera ditt personliga meddelande Klicka i området Personligt meddelande. Skriv ditt meddelande. Du kan också lägga till en hyperlänk. Övning 3: Uppdatera ditt personliga meddelande Klicka i området Personligt meddelande. Skriv ditt meddelande. Uppdatera ditt meddelande. Utmaning: Lägg till en hyperlänk i ditt personliga meddelande. Bjud in en kontakt för att se ditt personliga meddelande och klicka på hyperlänken. Håll koll på dina konversationer Hantera konversationer Med konversationsområdet kan du hålla koll på tidigare och aktuella konversationer. Du kan navigera mellan öppna konversationer eller visa gamla konversationer utan att gå ur Lync 2010. Hantera konversationer 1. Klicka på fliken Konversationer. 2. Skrolla genom listan av aktuella och gamla konversationer. 11
Arbete med vem som helst var som helst Samarbeta med dina kontakter Du kan använda Lync om du vill dra nytta av fördelarna med funktionerna för konferenser och samarbete utan att behöva schemalägga ett möte. Du kan dela din skärm med en kollega på en annan plats, visa en PowerPoint-presentation eller dela idéer på whiteboard-tavlan online. 1. Dubbelklicka på en kontakts namn för att öppna ett konversationsfönster. 2. I den nedrullningsbara menyn Dela kan du välja något av presentationsalternativen: Huvudskärm Sekundär skärm All skärmar Program 12
PowerPoint pres. Ny Whiteboard Nu omröstning Senaste innehåll Sedan finns också alternativet Visa scen vilket är dt område där presentationen visas. Mer om detta nedan Starta ett oplanerat onlinemöte Använd alternativet Möte nu för att snabbt starta ett oförberett onlinemöte och bjud in deltagare. 1. Öppna Lync, klicka på Möte nu. 2. Välj ett ljudalternativ och logga sedan in på mötet. Använd Lync (integrerad ljud och video): Välj det här alternativet om du vill använda datorljud. Se till att din mikrofon och dina högtalare fungerar genom att använda Ljudenhetsinställningarna. I mötet klickar du på Inställningar på menyraden och sedan på Ljudenhetsinställningar. Det här är det alternativ som du kommer att använda för det mesta Om du vill bjuda in deltagare klickar du på den nedrullningsbara menyn Personalternativ. 3. Klicka på Bjud in via namn och telefonnummer om du vill lägga till personer från din organisation och externa organisationer. Du kan också dra kontakter från din kontaktlista och släppa dem i mötesfönstret. 13
4. Om du vill skicka en e-postinbjudan till någon från din organisation eller utanför klickar du på Bjud in via e-post och skickar Outlook-inbjudningen som öppnas automatiskt. Övning - Starta ett oplanerat onlinemöte (Möte nu) 1. Öppna Lync, klicka på menynpilen Visa bredvid knappen Alternativ och klicka sedan på Möte nu. 2. Klicka på knappen Personalternativ och sedan på Bjud in via namn eller telefonnummer. 3. Sök efter en kontakt eller välj en från listan och klicka sedan på OK. 4. Dina inbjudna kommer att få ett meddelande och kan delta genom att klicka på popmeddelandet eller på Godkänn. Gör en proffsig presentation Delta i mötet Välj ett av följande sätt för att delta i mötet: Klicka på Delta i onlinemöte eller klicka på möteslänken Om du har Microsoft Outlook klickar du på Delta Online i Outlook-påminnelsen. Kopiera och klistra in möteslänken som du fått via mail i webbläsaren. Dela ditt skrivbord Efter att du har loggat in på mötet kan du dela ditt skrivbord eller ett program, ge en PowerPontpresentation, lägga till en whiteboard-bild eller en enkät och bifoga filer. Dela ditt skrivbord: 1. Klicka på Dela i ditt onlinemöte. 2. Klicka på Skrivbord/Huvudskärm i den nedrullningsbara menyn Dela. 3. En rad visas högst upp på skärmen och det börjar lysa runt skärmen. 4. Klicka på Sluta dela om du vill sluta dela ditt skrivbord. Dela ett program Dela ett program och andra fönster: 1. Klicka på Dela i ditt onlinemöte. 2. Klicka på Program i den nedrullningsbara menyn Dela. 3. Välj det program du vill dela. 14
4. När en rad visas högst upp på skärmen och det börjar lysa runt skärmen betyder det att programfönstret delas. 5. Om du vill sluta dela ditt program klickar du när som helst på Avslua dela. Begär kontroll över en delningsession Deltagare kan när som helst begära kontroll över din delningssession och du får ett meddelande där du kan Godkänna eller Neka förfrågan. Du kan tillåta alla deltagare att ta kontroll över din delningssession automatiskt genom att följa dessa steg: På delningsraden högst upp på skärmen klickar du på Ge kontroll och sedan på Godkänn kontrollförfrågningar automatiskt. Klicka på OK. Alternativet Begär kontroll är tillgängligt för alla mötesdeltagare och förfrågningarna godkänns automatiskt. Du kan rensa alternativet när som helst med kommandona på menyn Ge kontroll. Deltagare har också alternativet att släppa kontrollen. Obs! Endast en person åt gången kan ha kontrollen. Visa en PowerPoint-presentation Visa en PowerPoint-presentation: 1. Klicka på Dela i ditt möte. 2. Klicka på Dela och sedan på PowerPoint-presentation. 3. Dubbelklicka på den PPT-fil du vill dela. 4. Presentationen visas i Scen området. 5. Använd pilarna längst ned till höger i mötesfönstret för att flytta bilderna. 6. Klicka på Visa presentörsanteckningar om du vill se dina anteckningar. 7. Om du vill visa miniatyrer klickar du på ikonen Visa miniatyrer. 8. Använd kontrollerna längst ned på ditt möte för att anteckna på bilderna, använda en laserpekare och lägga till en bild etc. 9. Klicka på Sluta presentera om du vill avsluta PowerPoint-presentationen. 15
Lägg till en Whiteboard Använd Whiteboard-tavlan om du vill visa anteckningarna för alla i mötet eller använd den som en tom sida för att utbyta idéer. Alla i mötet kan skriva och rita på Whiteboard-tavlan. 1. Klicka på Dela i ditt möte. 2. På den nedrullningsbara listrutan Dela klickar du på Ny whiteboard. 3. En whiteboard-sida läggs till i scen området. 4. Om du vill börja rita på whiteboard-tavlan använder du verktygen längst ned på sidan. 5. Klicka på Sluta dela när du är klar. Lägg till en enkät Skapa en enkät i ditt möte: 1. Klicka på Dela i ditt möte. 2. Klicka på Ny enkät i den nedrullningsbara menyn Dela. 3. Ange namnet på enkätsidan, en fråga och svarsalternativ. 4. Klicka på OK när du är är klar. En enkät läggs till i Scen området på ditt möte och deltagarna kan klicka på alternativen för att svara på din fråga. Använd kontrollknapparna längst ned på enkätsidan för att hantera enkäten, t.ex. öppna, stänga, visa eller dölja resultat. Föra mötesanteckningar med OneNote Använd Microsoft OneNote om du vill föra anteckningar under mötet. Namnen på mötesdeltagarna tas automatiskt från mötet och sparas i OneNote. Klicka på Åtgärder i verktygsfältet i Onlinemöte. Obs! Om du inte ser verktygsfältet trycker du på Alt-tangenten på ditt tangentbord så att det aktiveras. 1. Klicka på För anteckningar med OneNote. 2. OneNote öppnas och du kan skriva in dina mötesanteckningar. 3. En lista på mötesdeltagarna läggs automatiskt till i OneNote. Lägg till video till ditt möte Lägg till video till ditt möte: 1. Installera din webbkamera genom att följa enhetsinstruktionerna. Eventuellt har du den redan inbyggd i din dator. 2. Klicka på Videomeny pilen och sedan på Videoenhetsinställningar. 3. Konfigurera din webbkameras inställningar och klicka sedan på OK. 4. Klicka på Videomeny pilen och sedan på Lägg till video. Din video visas för alla deltagare i mötet. 16
5. Högerklicka på videon och använd menyn för att utföra följande kommandon: Pausa min video, dölj min förhandsvisning, expandera min förhandsvisning, popup-video, helskärm och videoenhetsinställningar. Obs! Efter att du har utfört någon av åtgärderna ovan kan du högerklicka på videon igen för att inaktivera kommandot. Till exempel efter att du har pausat din video kan du högerklicka på den igen och välja Starta min video om du vill spela upp den. Du kan också använda kontrollerna längst upp på videon för att pausa den, gå till helskärm, spela upp den osv. Lägg till eller visa bilagor Om du vill lägga till en fil i ditt möte, t.ex. en åhörarkopia på din presentation som deltagarna kan hämta: 1. Klicka på knappen Lägg till eller visa bilagor. 2. Klicka på Bifoga fil i dialogrutan Bifogade filer. 3. Välj den fil du vill ladda upp och klicka sedan på Öppna. Som standard kan alla i mötet spara filen lokalt. Om du vill kontrollera åtkomsten klickar du på pilen bredvid filen och väljer Gör tillgänglig för och väljer ett av följande alternativ: Mötesorganisatör, presentatörer, alla. Du kan ändra åtkomstnivån när som helst under mötets gång. 17
Tips! För att hålla dina deltagare fokuserade på din presentation kan du begränsa åtkomsten till organisatören eller presentatörerna vid början av mötet och sedan göra filen tillgänglig för alla när din presentation är klar. Deltagare i mötet kan klicka på knappen Lägg till eller visa bifogade filer och sedan klicka på filen för att hämta och spara den lokalt. Spela in ett möte Spela in ett möte: 1. Klicka på knappen Åtgärder i ditt möte och sedan på Starta inspelning 2. Paus- och stopp kommandona finns längst ned i mötesfönstret. 3. Klicka på Stopp-knappen och anpassa alternativen i fönstret Sluta spela in, vid behov. 4. Som standard sparar Lync dina inspelningar i Lyncs inspelningsformat på platsen: C:\Users\användarnamn\LyncRecordings. Klicka på Bläddra för att spara din inspelning på en annan plats. 5. Som standard sparas också inspelningar i formatet (.wmv). Om alternativet inte är aktiverat markerar du kryssrutan Skapa en version som du kan visa för andra (.wmv). Det här alternativet gör att dina inspelningar sparas i formatet wmv. som du kan skicka till andra. Visa din inspelning 18
Visa din inspelning: 1. Klicka på Start, Alla program, Microsoft Lync och sedan på Microsoft Lync inspelningshanterare. Tips! Du kan också komma åt Inspelningshanteraren från Lync. Klicka på Verktyg på menyraden och klicka sedan på Inspelningshanterare. 2. I fönstret Inspelningshanterare kan du välja om du vill visa inspelningen i Lyncs inspelnings format eller i Windows Media-inspelnings format. Klicka på en passande flik högst upp i fönstret Inspelningshanteraren. 3. Välj en inspelning och klicka sedan på Spela upp. 4. Om du har valt formatet Windows Media-inspelning spelas inspelningen upp i Windows Media Player. Om du har valt Lync formatet spelas inspelningen upp i Lync Recording Playback. 19
Dela din inspelning Dela din inspelning med andra: 1. Öppna Inspelningshanteraren och klicka på fliken Windows Media-inspelning. 2. Markera din inspelning och klicka på Bläddra för att bläddra dit din inspelning sparades. 3. Kopiera filen och lägg upp den där andra kan komma åt den. 4. Om du endast har sparat din inspelning i Lyncs inspelningsformat och du vill ha en WMVversion också följer du dessa steg: Klicka på fliken Lync-inspelningar. Välj din inspelning och klicka sedan på Publicera. I fönstret Spara och publicera kan du ändra inspelningens namn och sökväg och sedan klicka på OK. TIPS! Du kan också publicera inspelningen direkt på en plats som är tillgänglig för andra, t.ex. på SharePoint. Övning - Dela ditt skrivbord och dina program 1. Klicka på Delta i onlinemöte för att logga in på ditt möte. 2. I den nedrullningsbara menyn Dela klickar du på Skrivbord. 3. Observera att delningsraden högst upp på skärmen och guldraden i ditt möte visar din delningsstatus. Klicka på Förhandsgranska för att öppna scenområdet. Klicka på Sluta dela i verktygsfältet för delning. 4. Klicka på Program i den nedrullningsbara menyn Dela. 5. Välj ett program för delning. Observera delningsraden och meddelandet i ditt möte. 6. Klicka på Sluta dela. Använd Lync utan att ha klienten installerad Översikt Microsoft Silverlight Lync Web App förser sina användare med ett webbläsarbaserat alternativ för anslutning till Lyncmöten online. Lync Web App kräver en Microsoft Silverlight-kompatibel webbläsare. Programmets funktion för onlinemöten liknar lösningen för Lync 2010-klienten. Men deltagare behöver inte installera ytterligare programvara för att ansluta och delta i ett onlinemöte. Om du tänker presentera och använda skrivbordsdelning måste du installera en plugin för delning. Silverlight Alla som använder Silverlight-kompatibla webbläsare och ett operativsystem med en Internetanslutning kan delta i ett Lync-onlinemöte utan att installera Lync-klienten eller Lync Attendee-klienten. Silverlight är en webbläsar- och plattformsoberoende plugin som hjälper till att leverera program och upplevelser på webben. 20
När en deltagare använder Web App-programmet kan deltagarens webbläsare automatiskt söka efter Silverlight-installationen och be användaren att installera den om det skulle behövas. Du kan också installera Silverlight från Silverlights webbplats. Ansluta till Lync Web App De här instruktionerna förklarar hur du deltar och ansluter till ljuddelen av ett onlinemöte. Obs! Silverlight krävs. Delta i upplevelsen 1. Öppna inbjudningen till onlinemötet. 2. Klicka på hyperlänken för Delta i onlinemöte eller kopiera in URL-adressen manuellt i din webbläsare. 3. Anslut som en gäst eller genom att använda företagsuppgifter. 4. Kicka på Delta som gäst om du ansluter till mötet utanför företaget. Fyll i informationen på skärmen, som till exempel ditt visningsnamn och klicka sedan på Delta i möte. Bjuda in fler deltagare Fler deltagare kan bjudas in av presentatören via menyn Personer. Bjud in deltagare till ett onlinemöte Klicka på Bjud in via e-post. Klicka på knappen Kopiera all text. Öppna Outlook och klicka sedan på Nytt e-postmeddelande. Ange mottagaruppgifter på raden Till och ange Ämne. Tryck på Ctrl +V för att klistra in texten i textfältet. Klicka på Skicka. Att starta 21
programdelning Programdelning är den primära metoden för innehållsvisning på ett onlinemöte. Presentatörer kan dela sina skrivbord eller ett program, som till exempel en PowerPointpresentation. Obs! Nya användare måste installera plugin-programmet Programdelning för Lync Web App. Starta programdelning 1. Klicka på Dela. 2. Klicka på Dela ditt skrivbord eller på Program. 3. Klicka på Tillåt i varningsdialogrutan om den visas. 4. Klicka på Börja dela. Obs! Deltagare ser innehållet innanför de gröna strecken. 22