Handledning Att skicka elektronisk fristående Svefaktura 1.0 till Malmö stad Expert Systems kundtjänst: E-post: support@expertsystems.se Tel: 08-446 34 00
Senast Uppdaterad: 10-06-16 Exder Malmö stad Sida 2 av 19 Innehållsförteckning 1. Användarhandledning... 3 2. Affärsprocessbeskrivning... 3 2.1 Introduktion... 3 2.2 Flödet... 3 2.3 Referenser... 3 2.4 Faktura och kreditfaktura... 4 2.5 Adresser... 4 2.6 Bilaga till fakturan... 5 2.7 Priser... 5 2.8 Betalningsvillkor... 5 2.9 Valuta... 5 3. Handledning... 6 3.1 Artiklar... 6 3.1.1 Uppdatera artiklar... 6 3.1.2 Lista artiklar... 6 3.1.3 Tänk på att... 6 3.2 Partners... 7 3.2.1 Uppdatera partners... 7 3.2.2 Lista partners... 8 3.3 Adresser... 9 3.3.1 Uppdatera adresser... 9 3.3.2 Lista adresser... 9 3.4 Faktura... 9 3.4.1 Uppdatera fakturor... 9 3.4.2 Kreditfaktura... 17 3.4.3 Lista Fakturor... 18 3.4.4 Tänk på att... 18 3.5 E-printer... 18
Senast Uppdaterad: 10-06-16 Exder Malmö stad Sida 3 av 19 1. Användarhandledning I den här handledningen beskriver vi hur ni skickar en Svefaktura till Malmö stad. 2. Affärsprocessbeskrivning 2.1 Introduktion Syftet med att införa e-faktura är att det är billigare att skicka en e-faktura. Kortare handläggningstid som möjliggör snabbare betalning samt att det medför mindre miljöpåverkan. Fristående faktura kan användas både vid köp hos avtalad leverantör eller vid direktupphandling, dvs. avtal saknas men inköpsvärdet är lågt. I de fall en faktura refererar till ramavtal mellan köpare och säljare gäller dess villkor. Svefaktura är framtagen för att kunna användas utan att e-kommunikationsavtal tecknas mellan parterna. För att få börja att skicka e-fakturor till Malmö stad så skall man kontakta dem för att få en länk till en webbaserad enkät. Denna enkät skall leverantören fylla i och skicka tillbaka till Malmö stad. 2.2 Flödet Malmö stad önskar att ni skickar e-faktura enligt Svefaktura 1.0. Köparen mejlar eller ringer in en beställning alternativt hämtar varor hos leverantör. Leverantören skickar sedan en faktura till köparen. 2.3 Referenser Fristående fakturor ska alltid innehålla en referenskod som ni får av Malmö stads beställare. Referenskoden skrivs in i fakturan.
Senast Uppdaterad: 10-06-16 Exder Malmö stad Sida 4 av 19 2.4 Faktura och kreditfaktura Leverantören skapar och skickar fakturan. En leverans motsvarar en faktura. Fakturan ska innehålla förklarande fritext om det underlättar kontroll och godkännande. Eventuell dröjsmålsränta, påminnelseavgift eller kravavgift kan skickas som separat elektronisk faktura. Negativa belopp på rad nivå är ok men ingen debetfaktura som får vara negativ, då får man göra en kreditfaktura. Kreditfaktura ska referera till fakturanummer i den ursprungliga (debet) fakturan. 2.5 Adresser Adress till Malmö stad samt till underavdelning ska anges i fakturan. Malmö stads fakturaadresser för Svefaktura Samtliga fakturor till Malmö stad skall adresseras till den mottagande förvaltningen. Fakturaadressen inleds alltid med en treställig förvaltningskod i fältet Party Name. Malmö stads VAT-nummer SE212000112401 Fakturaadresser Fakturamottagare <Party Name> Postadress Kommentarer 001 Kommunfullmäktige Scanningenheten, 20580 Malmö 003 Stadsrevisionen Scanningenheten, 20580 Malmö 005 Valnämnden Scanningenheten, 20580 Malmö 007 Fastighetskontoret Scanningenheten, 20580 Malmö 008 Stadsbyggnadsnämnden Scanningenheten, 20580 Malmö 012 Serviceförvaltningen Scanningenheten, 20580 Malmö (tidigare 022, 120, 130 o 152) 030 Gatukontoret Scanningenheten, 20580 Malmö 040 Fritidsnämnden Scanningenheten, 20580 Malmö 074 Miljönämnden Scanningenheten, 20580 Malmö 099 Finansförvaltningen Scanningenheten, 20580 Malmö 102 Kommunstyrelsen Scanningenheten, 20580 Malmö 110 Arbetscentrum Scanningenheten, 20580 Malmö 141 Kulturförvaltningen Scanningenheten, 20580 Malmö 150 Sociala resursnämnden Scanningenheten, 20580 Malmö 160 SDF Centrum Scanningenheten, 20580 Malmö 161 SDF S Innerstaden Scanningenheten, 20580 Malmö 162 SDF V Innerstaden Scanningenheten, 20580 Malmö 163 SDF Limhamn Bunkeflo Scanningenheten, 20580 Malmö 164 SDF Hyllie Scanningenheten, 20580 Malmö 165 SDF Fosie Scanningenheten, 20580 Malmö 166 SDF Oxie Scanningenheten, 20580 Malmö 167 SDF Rosengård Scanningenheten, 20580 Malmö 168 SDF Husie Scanningenheten, 20580 Malmö 169 SDF Kirseberg Scanningenheten, 20580 Malmö 170 Utbildningsförvaltningen Scanningenheten, 20580 Malmö 600 VA SYD Scanningenheten, 20580 Malmö (tidigare 033 och 058) VA SYD adresseras 733 Scanningenheten, 20580 Malmö, på papper
Senast Uppdaterad: 10-06-16 Exder Malmö stad Sida 5 av 19 2.6 Bilaga till fakturan I fakturan är det inte tillåtet att bifoga bilaga. 2.7 Priser Priser anges per artikel, kvantitet och à-pris. Priset visas i nettopris. 2.8 Betalningsvillkor Betalningsvillkor är 30 dagar om inte det har avtalats om något annat. 2.9 Valuta Valuta presenteras alltid i SEK.
Senast Uppdaterad: 10-06-16 Exder Malmö stad Sida 6 av 19 3. Handledning Handledningen är uppdelad efter de olika moment som krävs i affärsflödet. Handledningen beskriver hur leverantören gör i Exder i detta affärsflöde. 3.1 Artiklar Här nedan beskrivs hur ni hanterar era artiklar i Exder. 3.1.1 Uppdatera artiklar Innan ni kan börja fakturera måste ni lägga upp minst en artikel i Exder. Det gör ni genom att gå till rutinen Artiklar Uppdatera artiklar. I exemplet ovan har vi lagt upp en artikel med artikelnummer 0 och artikelbeskrivning Fritextartikel (artikelnummer och beskrivning kan ni givetvis välja själv om ni föredrar något annat). Klicka sedan på knappen Spara för att spara artikeln. Denna artikel motsvarar inte någon verklig produkt utan används enbart för skapande av fakturor. Ni kan givetvis lägga upp era verkliga artiklar här för att underlätta er fakturering. 3.1.2 Lista artiklar Under Artiklar Lista artiklar kan ni skriva ut olika listor över era artiklar. Ni kan lista alla era artiklar eller bara ett urval samt skapa enkla listor eller mer detaljerade. 3.1.3 Tänk på att För att kunna skapa en faktura behöver ni minst ha en artikel registrerad.
Senast Uppdaterad: 10-06-16 Exder Malmö stad Sida 7 av 19 3.2 Partners Här nedan beskrivs kortfattat hur ni hanterar era partners (kunder) i Exder. 3.2.1 Uppdatera partners För För att komma igång med handel mot Malmö stad måste de läggas upp som partner till er i Exder. Detta gör ni enklast på följande vis. Gå till Partners Lägg till köpare och klicka sedan på Elektronisk handelspart >>. Ni får då upp en lista enligt nedan. Klicka på Malmö stad i listan. Ni får då upp ett fält där ni får ange ett namn för partnern, vi har i exemplet valt att kalla den MS. Klicka sedan OK.
Senast Uppdaterad: 10-06-16 Exder Malmö stad Sida 8 av 19 Partnern är nu registrerad och ni kan om ni så önskar fylla i övrig information ni vill ska vara kopplad till partnern, exempelvis adresser som beskrivs i nästa avsnitt. 3.2.2 Lista partners För att skriva ut en lista över era partners går ni till menyn Partners Lista partners. Här ser ni bl.a. vilka partners ni har upplagda i Exder.
Senast Uppdaterad: 10-06-16 Exder Malmö stad Sida 9 av 19 3.3 Adresser 3.3.1 Uppdatera adresser Adresserna finns under menyn Partners Uppdatera adresser. Här lägger ni upp alla adresser som ni använder. Det kan vara t.ex. faktura- gods- och leveransadresser. Då alla fakturor till Malmö stad måste adresseras till den mottagande förvaltningen måste dessa adresser läggas upp här. Lägg upp adresserna med Lokaliseringskod = - och formatet 030 Gatukontoret. Detta för att adressinfomationen ska hamna rätt i fakturan. Koppla adressen till er partner. Dessa adresser och vilka siffror ni skall skriva in framför namnet får ni av Malmö stad. Ni måste lägga in samtliga adresser som ni avser fakturera till på detta sätt. 3.3.2 Lista adresser För att skriva ut en lista över era adresser går ni till menyn Partners Lista adresser. Här ser ni vilka adresser som ni har upplagda i Exder. 3.4 Faktura I den här modulen skapar ni och skickar era fakturor. Ni kan använda eget fakturanummer. 3.4.1 Uppdatera fakturor För att skapa en faktura gör ni på följande sätt. Gå först till Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor.
Senast Uppdaterad: 10-06-16 Exder Malmö stad Sida 10 av 19 Först väljer ni Fakturatyp och fyller i er partners ID, i vårt exempel MS. Då er faktura inte skapas baserat på en befintlig order eller utleverans lämnar ni de fälten tomma.
Senast Uppdaterad: 10-06-16 Exder Malmö stad Sida 11 av 19 En del information hämtas nu automatiskt. Det ni måste fylla i är det Beställar-ID ni fått av beställaren, det gör ni i fältet Kunds kostnadsställe. På fliken Adresser kommer en del förvalda adresser upp.
Senast Uppdaterad: 10-06-16 Exder Malmö stad Sida 12 av 19 Ni kan här se er partners huvudadress och även er egen adress. Då ni inte handlar med huvudadressen för Malmö stad måste ni välja korrekt adress för er faktura. I fältet Kodlista väljer ni alternativ - ni kan sedan klicka på den lilla sökikonen bredvid fältet för Lokaliseringskod.
Senast Uppdaterad: 10-06-16 Exder Malmö stad Sida 13 av 19 Ni får då upp en lista med alla de adresser ni har kopplat till partnern. Ni klickar då helt enkelt på den adress dit fakturan ska sändas. I vårt exempel väljer vi att skicka fakturan till Gatukontoret så vi klickar på det.. Ni ser då att adressen ni lagt in för Gatukontoret hämtas upp. Om leveransadressen skiljer sig från köpareadressen måste även den läggas in på den här fliken. Scrolla längst ned på sidan och klicka på ikonen. Då skapas en ny adress.
Senast Uppdaterad: 10-06-16 Exder Malmö stad Sida 14 av 19 Har ni redan adressen i ert adressregister kan ni på samma sätt som köparadressen tidigare välja kodlista och söka fram den med sökikonen bredvid fältet Lokaliseringskod, notera att detta kräver att adressen är inlagd i ert register och kopplat till korrekt partner. Har ni inte adressen inlagd på det viset gör ni inget med de fälten utan skriver helt enkelt in adressuppgifterna i de angivna fälten som ni kan se i exemplet ovan. Vi hoppar sedan över fliken Textinformation och går direkt till fliken Radinformation.
Senast Uppdaterad: 10-06-16 Exder Malmö stad Sida 15 av 19 På fliken Radinformation fyller ni sedan i vilken artikel, antal och pris. Här använder ni då antingen en verklig artikel, som i så fall måste vara inlagd i Exder, eller så använder ni den Fritextartikel ni skapade i början av handledningen. För att använda er av fritextartikeln fyller ni helt enkelt i artikelnumret i fältet Artikel, i vårt exempel är artikelnumret 0. Vår fritextartikel hämtas då upp på raden.
Senast Uppdaterad: 10-06-16 Exder Malmö stad Sida 16 av 19 Ni kan nu fylla i hur många ni fakturerar, priset per enhet och ni kan även ändra artikelns momskod. Exakt vad ni fakturerar specificerar ni genom att sudda bort texten Fritextartikel och istället skriva in en beskrivning av varan (Max 100 tecken). I vårt exempl vill vi fakturera 10 stycken leksaksbilar Volvo á 10 kronor styck och fyller därför i det. För att lägga till ytterligare en rad på fakturan klickar ni på knappen vid texten Lägg till artikelrad. Ni får då upp en ny artikelrad som ni fyller i på samma sätt som den första. Ni kan använda samma artikelnummer som på första raden och specificera vad ni fakturerar i artikelbeskrivningen. I exemplet ovan har vi skapat och fyllt i två rader på fakturan, notera att vi har använt samma artikelnummer för båda raderna men att produkterna det motsvarar skiljer i sin beskrivning och även i pris. Observera att om ni använder er av en fritextartikel måste ni ändra den automatiska texten Fritextartikel till det ni faktiskt fakturerar på den raden.
Senast Uppdaterad: 10-06-16 Exder Malmö stad Sida 17 av 19 När ni är färdig klickar ni på för att skapa och skicka fakturan. Vill ni spara fakturan utan att sända den klickar ni på. Fakturan får då även ett automatiskt genererat fakturanummer om ni inte angett ett eget nummer. Vill ni skriva ut fakturan eller spara den som PDF klickar ni på länken Skriv ut som kommer fram sedan ni klickat på Slutför eller Spara. Fakturan kan då exempelvis se ut som ovan. Notera att beställarreferensen står under rubriken Kunds kostnadsställe på fakturan. 3.4.2 Kreditfaktura För att skapa en kreditfaktura går ni till Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor. En kreditfaktura baseras oftast på en tidigare skickad faktura.
Senast Uppdaterad: 10-06-16 Exder Malmö stad Sida 18 av 19 Ni väljer Fakturatyp kreditfaktura, Anledning till kreditering som kan vara Felleverans, Finansiell kompensation, Returer, Volymrabatt, Skadat gods samt vilket fakturanummer som ni önskar att kreditera. I exemplet ovan vill vi kreditera faktura nummer 12. Under fliken Radinformation kan ni se vilka rader som kreditfakturan innehåller. Här kan ni ändra antalet och priset om ni önskar. Tag bort de rader som inte ska krediteras genom att kryssa i radera rutan. Ni kan inte lägga på rader i en kreditfaktura. Klicka sedan på knappen 3.4.3 Lista Fakturor för att skicka iväg fakturan. Under menyn Försäljning Fakturering Lista fakturor kan ni skriva ut era fakturor. 3.4.4 Tänk på att Alla fakturor ska skickas elektroniskt. Fakturor ska innehålla en referenskod/beställar-id. En faktura får inte ha ett negativt saldo, skapa i så fall en kreditfaktura. 3.5 E-printer För er som använder E-printermodulen så kommer ni givetvis att vilja se till att era utskrifter innehåller den nödvändiga informationen. De specifika saker som skall vara med i fakturan är:
Senast Uppdaterad: 10-06-16 Exder Malmö stad Sida 19 av 19 Tresiffrig företagskod som tillhandahålls av Malmö stad. Denna skall föregå namnet i adressen på formen 030 Gatukontoret. Köparadress Leveransadres Fakturanummer Fakturadatu. Referenskod/beställar-ID Vid kreditfaktura, fakturanumret för debitfakturan som kreditfakturan avser. Artikelbeskrivning Fakturerat antal Á Pris Summa för fakturarad. Tänk på att ta kontakt med Expert Systems för sändning av testfakturor och mappning i vanlig ordning innan ni börjar fakturera Malmö stad.