2007 års nyheter i Hogia Ekonomi

2007 års nyheter i Hogia Ekonomi En sammanställning av programförändringar som skett i versionerna 2007.1 och 2008.1 av Hogia Ekonomi Innehåll: Sida Nyheter i modulen Redovisning 1 Nyheter i modulen Leverantörsreskontra 4 Nyheter i modulen Kundreskontra/Fakturering 9 Ny modul: Avtalsfakturering 12 Användartips och nyheter i Rapportcentralen 14 Nyhet! Avtalsfakturering Tack för det gångna året och välkommen in i 2008 med Hogia! Det har blivit dags att summera årets nyheter och det är bara att konstatera att det hänt väldigt mycket. Vi fortsätter att driva utvecklingen av Hogias ekonomisystem utifrån en mycket viktig ledstjärna nämligen att det ska vara enkelt och lättanvänt för dig som kund! Därför deltar en del av våra kunder som viktiga bollplank i olika produktråd i samband med vidareutveckling av funktioner. Under året som gått har den nya regeringen drivit igenom en mängd politiska beslut som påverkat både löne- och ekonomisystemet. På ekonomisidan blev den omvända skattskyldigheten för byggbranschen särskilt påtaglig då beslutet togs väldigt hastigt. Då är det tryggt för dig att veta att Hogias produkt- och utvecklingsavdelning har järnkoll på remissförlagen och för en tät dialog med Skatteverket. Vi kommer att fortsätta att förmedla både nyheter och programförändringar till dig precis som vanligt. i systemet. På användarträffarna som hölls i höstas fick en del kunder riktiga aha-upplevelser över funktioner som faktiskt funnits flera år i systemet. Man får dock sällan vila på gamla meriter utan 2008 års projekt i ekonomisystemet är redan i full gång. Jag kan redan nu berätta att det kommer några riktigt spännande produktnyheter under året. Vänliga hälsningar Charlotte Svensson Bolagschef Hogia Administration Jag tycker också att det är extra roligt att antalet användare av vårt nya ekonomisystem fortsätter att öka i snabb takt. Ekonomisystemet är omfattande och allt fler kunder inser fördelen med en väl planerad driftssättning och utbildning innan systemen tas i bruk. Med kontinuerlig utbildning har också verksamheten större möjligheter att utnyttja alla fördelar och finesser 1

Nyheter i modulen Redovisning Ändra enskilda rader Möjligheten att använda funktionen rättningsverifikationer och kunna kopiera en tidigare verifikation samt vända dess kontering är en uppskattad möjlighet i Hogia Ekonomi redovisning. Det ger en mycket bra spårbarhet över ändringar som görs i systemet eftersom verifikationstexten ändras så att det klart framgår på en verifikation om den har fått en motsvarighet i en ändringsverifikation och vilket nummer ändringsverifikationen har tilldelats. Tidigare har endast en hel verifikation kunnat ligga till grund för en rättning men nu har utveckling skett så att också enskilda rader kan kopieras, vilket är en fördel om du har långa verifikationer där kanske endast en eller ett fåtal rader är felkonterade. I bilden nedan görs en kopiering från verifikation A 12 med endast de transaktionsrader som ligger på konto 1510 och RE 10 och 20. De två resultatenheterna 10 och 20 vänds och de korrekta läggs till i verifikationen på nya rader. 2

På detta sätt är det enkelt att i långa verifikationer se de rättningar som har blivit gjorda. Konteringarna blir färre och granskningstiden minskar. Flera positioner Antalet positioner för registren resultatenheter och kostnadsbärare ( Dim 1 och Dim 2 ) har i 2008.1 utökats från 6 till 7 positioner. Automatkonteringar utan omsvep En efterlängtad nyhet är nu att månatliga automatkonteringar kan utföras utan avbrott, dvs. utan att en fråga ställs mellan varje utförd automatkontering. Periodiseringsutveckling I periodiseringsrutinen har det tillkommit möjlighet att lägga in en egen fördelningsnyckel för hur en periodisering ska utföras. Då kontering görs på ett periodiseringsmärkt konto kommer nedanstående bild upp. Notera den nya knappen Fördelningsnyckel som visas då man väljer Egen fördelning. När motkonteringsdelen är ifylld och fr.o.m. samt t.o.m. datum registrerat klickar du på knappen Fördelningsnyckel och fyller i hur du vill ha fördelningen i % för de valda månaderna. Allt eftersom fördelningen fylls i minskas summan i bildens nederdel så att den kvarvarande fördelningsprocenten alltid är synlig. 3

När detta är gjort fylls resultatet av fördelningen i av programmet så som bilden nedan visar. Omföring kommer nu att ske på angivet datum efter den säsongsvariation du har lagt upp då du väljer att utföra periodiseringen. Valet om att utföra periodiseringen ligger som tidigare under menyn Bearbeta/Utför automatkonteringar/ Periodisering. Resultatet över vilka periodiseringar som finns att utföra visas upp för godkännande. 4

Nyheter i modulen Leverantörsreskontra Makulering av definitivregistrerad faktura en efterlängtad funktion! Den makuleringsmöjlighet som funnits sedan flera år tillbaka av ankomstregistrerade leverantörsfakturor har vidareutvecklats och innefattar nu även makulering av definitivregistrerade fakturor. Den nya makuleringsfunktionen underlättar väsentligt det löpande arbetet med fakturor och ingår i version 2008.1 av Hogia Ekonomi. Om du använder en speciell serie för rättningsverifikat (se Företagsinställningar) kan du använda den vid makuleringstillfället. Om leverantörsfakturan har ankomst- och definitivregistrerats hämtas samtliga tidigare konteringar enligt nedan då du anger löpnumret för fakturan och Spara-knappen aktiveras. Vid Spara upprättas en bokföringsorder som motkonterar både ankomst- och definitivregistreringen av fakturan, en makuleringshändelse på fakturan skapas, belopp kvar att betala på fakturan sätts till noll samtidigt som skulden och statistiken återställs på leverantören. 5

Fördelen med denna makuleringsfunktion är naturligtvis tidsbesparing samtidigt som den ger en fullständig spårbarhet i själva fakturaförloppet. Alla ombokningar redovisas tydligt och uppdateras i huvudbok och i reskontra vid samma tillfälle, vilket i sig underlättar avstämningsarbetet. Ny markering för OCR i leverantörsfakturahanteringen I leverantörsregistret har det tillkommit en markering för OCR nummer: Då detta fält markeras på en leverantörskontakt blir OCR numret en obligatorisk uppgift som ska fyllas i vid registreringen av fakturor från leverantören ifråga. Markören stannar i fältet och det krävs att man fyller i ett godkänt OCR nummer för att komma vidare till nästa fält. Fördelen med denna tvingande uppgift är att du inte riskerar glömma registreringen av OCR numret. Notera att OCR-referens endast är obligatorisk på de leverantörskontakter som du markerat detta för i leverantörsregistret, för övriga leverantörer hoppas fältet över vid registrering. OCR numret som anges är som tidigare det som går med i betalningsfilen till banken. Ny produkt - Hogia BG Link Från och med version 2008.1 har vi en ny produkt, Hogia Bg Link som är en tilläggsprodukt till Hogia Ekonomi. Hogia BG Link är ett program som du använder för att skicka och ta emot dina betalningar via Bankgirocentralen. Produktmodulen kostar från 1000 kr och uppåt beroende på antalet användare och vilken teknisk miljö du kör i. Ett mycket prisvärt alternativ med andra ord! Hogia Bankgiro Link använder sig av Bankgirots senaste kommunikationssätt; smidigt, flexibelt och utbyggbart för att kunna klara framtida teknikskiften. Det är ett mycket säkert kommunikationssätt som bland annat erbjuder utökad status och information från Bankgirot kring skickade filer. Programmet hanterar alla bankgirotjänster och du får direkt information om att dina betalfiler har nått Bankgirot. Hogia Bankgiro Link ger, tillsammans med ditt ekonomisystem, en komplett hantering av överföring och mottagning av filer. Du kan kontrollera, sända, ta emot, visa och skriva ut betalfiler och rapporteringsmaterial från Bankgirot. Varje överföring kvitteras med uppgifter om datum, tid, tjänst, och belopp. Dessa kvittenser lagras av Hogia BG Link, för historikens skull. 6

Med Hogia BG Link får du fullt stöd för Bankgirots elektroniska tjänster: Leverantörsbetalningar (LB) (inklusive skatter, moms, löner och Plusgirobetalningar) Utlandsbetalningar via LB (SISU) Inbetalningsservice OCR Bankgiro Inbetalningar Autogiro Privat Autogiro Företag Hantering i programmet Hogia BG Link är helt samordnat i Hogia Ekonomi, så här ser det ut i leverantörsbetalningsrutinen när programmodulen är installerad: Efter att ha klickat på OK-knappen skickas filen till Bankgirocentralen efter att du har fått ange lösenord. Kommunikationen sker över Internet och skyddas av SSL, den allmänt erkända standarden för säkerhet på Internet. Användaren identifierar sig hos BGC med hjälp av BankID/eID. För att kunna använda Bankgiro Link krävs att du har tillgång till Internet och att du kompletterar avtalet med din bank. Av banken får du också information om vilken typ av e-legitimation du behöver för att kunna använda Bankgiro Link. Naturligtvis behöver du också komplettera Hogia Ekonomi med modulen Hogia BG Link. Valfria varningar I version 2008.1. kan du stänga av varningen som visas i samband med fakturaregistrering då förfallodatum infaller på en lördag eller söndag. Detta gör du genom att välja Avbryt i nedanstående bild. Väljer du OK accepteras också programförslaget men meddelandet kommer då att visas igen. Varning borttagen På kunders begäran har varningen som visas när verifikationsdatum är lägre än fakturadatum tagits bort. Varningen visades i samband med registrering av leverantörsfaktura. 7

Reskontrabelopp på flera rader Nu kan leverantörsfakturabeloppet delas upp på flera rader vid bokningen av en faktura. Tidigare har den första raden varit tvungen att innehålla totalbeloppet på reskontrabeloppet, vanligtvis bokat på konto 2440 eller 2441. Nu kan du dela upp beloppet direkt på flera dimensioner och slipper lösa detta i efterhand med hjälp av en bokföringsorder. Så här kan en bokning se ut där totalbeloppet fördelats mellan tre olika resultatenheter och tre olika kostnadsbärare: En förutsättning för att kunna arbeta på detta sätt är naturligtvis att valet om att använda dimensioner på balanskonton är gjort i Företagsinställningar, antingen för endast Resultatenhet eller för både Resultatenhet och Kostnadsbärare. Utskrift av Betalningsförslag sker nu efter din sortering Betalningsförslaget som ofta tas fram i samband med en betalning kan sorteras efter valfri kolumn, stigande eller fallande. Denna möjlighet har funnits sedan tidigare och är mycket uppskattad. Nu blir även utskriften i samma sorteringsordning som på bildskärmens betalningsorder. Tidigare gällde ett fast standardval för utskriften. Så här ser utskriften ut när sortering är gjord efter fallande beloppsordning i formuläret för Skapa betalningsorder: 8

Nyheter i modulen Kundreskontra/Fakturering E-posta en redan utskriven faktura I Visa-menyn (Analysera i Hogia Affärssystem) har du som använder Microsoft Outlook nu möjlighet att skicka en redan utskriven faktura med e-post. MS Outlook kommer att skicka fakturan som en pdf till e-postadressen som finns angiven på kundkortet. Tänk på att den måste vara korrekt för att fakturan ska komma fram. När du klickar på knappen Skicka via e-post kommer MS Outlook att startas efter att du svarat Ja på en fråga som gäller åtkomst till programmet. Observera att den e-postade fakturan inte innehåller texten KOPIA utan är en originalfaktura. Texten KOPIA finns inte heller med då du väljer Skriv ut under Visa. Med den här nya e-postmöjligheten blir det mycket enklare att skicka en redan utskriven faktura på nytt till kunder som efterfrågar det. Ytterligare en fördel är att räntefakturor hanteras på samma sätt och kan också skrivas ut eller e-postas i denna rutin. Utveckling av Autogiro - Fler tjänster I version 2008.1 har vi vidareutvecklat programmets funktion för autogiro vilket innebär att du som använder autogiro för betalningstjänster nu kan göra det för båda autogirotjänsterna Privat samt Företag. Privat är helt nytt och tjänsterna kring Företag som funnits sedan tidigare har utökats under 2007 och innehåller nu fler funktioner för att hantera bankgirots autogirotjänster. Med autogiro ger kunden dig möjlighet att låta banken automatiskt dra betalningen för en faktura från sitt konto. En förutsättning är givetvis att du har ett avtal med kunden om detta. Medgivandet måste innehålla kundens kontonummer och vara underskrivet av kunden. Nu kan du skicka en medgivandefil till bank- eller plusgirot direkt från programmet. Tidigare har detta fått hanteras manuellt men nu läggs nödvändiga uppgifter in på kundkortet så som visas i bilden på nästa sida: 9

Programmet känner direkt av att en förändring lagts till på kundkortet och ger därför följande meddelande: Efter att uppgifterna lagts in på de kunder som är aktuella för Autogiro kan filen skapas från programmet. Filen skapar du genom att välja menyn Bearbeta/Kundreskontra/Skapa medgivandefil. Bankgiro Inbetalningar Hogia var först med att utveckla en tjänst som gjorde det möjligt att läsa in kundbetalningar i det nya BG Max formatet från bankgirot. Tjänsten från bankgirot marknadsförs under namnet Bankgiro Inbetalningar. För att läsa in en den här typen av inbetalningsfil väljer du menyn Bearbeta/Kundreskontra/Bokför inbetalningsfil och markerar sedan nedanstående alternativ i bilden som visas: I 2008.1 har vi finslipat detaljerna så att vi nu får ännu större träffsäkerhet i filen som läses in. Du behöver inte ha alltför många kundbetalningar i din verksamhet för att detta ska vara en mycket tidsbesparande rutin, väl värd att utvärdera och börja använda. Hör med din bank för mer information. 10

Intrum Justitia Intrum är den största aktören på marknaden när det gäller inkasso och liknande tjänster. Intrum och Hogia har ingått ett partneravtal för att Hogia skall kunna erbjuda sina kunder kopplingar för elektronisk hantering av inkassotjänster hos Intrum. Integrationen finns tillgänglig from version 2008.1. För att få elektronisk hantering av inkassoärenden till Intrum Justitia krävs tilläggsprodukten Hogia Ekonomi Elektronisk Finans. Vill du använda inkassohantering mot Intrum sätter du i Företagsinställningarna under fliken Kundreskontra ett kryss i rutan inkassopartner. Du får då upp nedanstående bild där uppgifterna fylls i: Intrum Justitia finns upplagd som en part i HMS. Observera att du inte kan skapa påminnelser eller räntefakturor på fakturor som är skickade för Inkasso. I tjänsteavtalet som upprättas mellan ditt företag och Intrum Justitia kommer ni överens om i vilket läge förfallna fakturor skall skickas till Intrum som hjälp för att kräva in fordringarna. Själva funktionen för att skicka över inkassoärenden från Hogia Ekonomi till Intrum ligger under Bearbeta/Kundreskontra/Påminnelse/Utdrag ur reskontran. Återrapportering av betalningar av inkassoärenden från Intrum sker via bank- eller plusgiro. Det innebär att inkassoärendena hanteras i de vanliga betalningsrutinerna tillsammans med övriga inkommande betalningar. Utökad information på krav och påminnelser Efter önskemål från våra användare framgår nu det ursprungliga fakturabeloppet samt gjorda delbetalningar på en krav-eller påminnelseutskrift. Utskriften blir genom detta mer komplett och informativ. 11

Ny modul: Avtalsfakturering Avtalsfakturering är en programmodul för att hantera återkommande och löpande fakturering t ex serviceavtal, prenumerationer eller återkommande tjänster. När du vill skicka flera fakturor till en och samma kund gällande olika perioder är funktionen för avtalsfakturering en suverän lösning. Du sparar tid och får en bättre kontroll. Avtalstyper Inledningsvis lägger du upp de avtalstyper du vill dela in dina avtal i. Det finns ingen begräsning i hur många avtalstyper du kan registrera. I registret Avtalstyper anger du om avtalet skall förlängas automatiskt och i så fall med hur många månader. Du anger också om det är fakturor eller avier som ska skapas vid varje faktureringstillfälle. Skillnaden mellan fakturering och avisering är att vid avisering redovisas inte momsen vid själva aviseringen, utan först vid betalningen av avin. Därför måste du för avtalstypen avisering också ange vilket konto som skall användas istället för artikelns/uppdragsartens normala intäktskonto. Momsen läggs på ett vilande momskonto till dess betalningen sker, då ombokningen görs till rätt intäktskonto och det normala momskontot. Avtalstyp kan användas som mall för avtalen genom att du registrerar olika standarduppgifter som automatiskt läggs på de avtal som knyts till avtalstypen. Om avtalet ska vara löpande kan du lägga in ett uppsägningsdatum som sedan bevakas av programmet. Du väljer själv tidsintervallet för bevakningen, kanske vill du ha en påminnelse en månad innan uppsägningsdatum. Varningen sker sedan genom att aktuella avtal automatiskt markeras i avtalslistan och påminnelsen visas till dess du justerat uppsägningsdatum eller avslutat avtalet. Avtalet kan också förlängas automatiskt om du lagt in denna markering på avtalstypen. Avtal Uppläggning av ett avtal kan liknas vid uppläggning av en faktura och gör du förändringar av adressuppgifter och liknande i kundregistret slår dessa igenom på alla befintliga avtal. Om du inte har lagt in några standarduppgifter på en avtalstyp hämtas uppgifterna istället från kund, artiklar, projekt osv när du lägger upp ett nytt avtal. 12

Det skapas en faktureringsplan i programmet baserat på avtalstidens längd, första angivna faktureringsdatum och period fram till nästa faktureringstillfälle. Ett avtal kan t ex faktureras en gång per kvartal med en faktura för hela kvartalet eller med tre fakturor om en månad vardera. I planen framgår faktureringsdatum, avtalsperiod för faktureringstillfället, att fakturering har skett och det fakturanummer som genererades (det sistnämnda skapas när fakturan är utskriven och godkänd). I samband med att betalningen bokas i ekonomisystemet så visas även detta i faktureringsplanen. Fakturera/avisera avtal När du valt ut de avtal som skall faktureras för perioden så flyttas dessa till fristående fakturering, där de skrivs ut på det sätt som angivits på kunden. Rutinen för avisering skiljer sig inte från faktureringen. Skillnaden är att avierna använder sig av en egen nummerserie och att momsen som sagt inte skall bokas förrän då betalning sker. 13

Användartips och nyheter i Rapportcentralen Ny knapp för Skriv ut och nya kortkommandon Vi har fått många önskemål som handlar om att rapporter måste kunna beställas utan att man behöver använda musen. Som ett led i detta har vi till version 2008.1 kompletterat beställningsformulären till samtliga rapporterna med en ny knapp som innehåller snabbval till de fyra utskriftsalternativen, dvs Skriv ut (Ctrl+P), Förhandsgranska (Ctrl+F), Export (Ctrl+E) och E-post (Ctrl+M). Den nya knappen hittar du längst ner till vänster i rapportbeställningsformulären. Det finns ytterligare sätt att skriva ut rapporter på. För att du ska veta skillnaden mellan alla utskriftsalternativ beskriver vi dessa nedan. Skriv ut knappen som ligger i Verktygsraden ovanför förhandsgranskningen skriver ut rapporten som visas på bildskärmen. Utskriften innehåller även understyrkningarna som görs på flertalet rapporter för att visa Drill down funktionalitet. På den utskrivna Balansrapporten blir alltså kontonumret understruket precis som på bildskärmen. Innan rapporten skickas iväg till skrivaren läses urvalet upp på nytt för rapporten, vilket betyder att har det tillkommit transaktioner sedan du beställde rapporten i första läget och dessa ligger inom perioden du beställt rapporten för, inkluderas dessa på rapportutskriften. Förändringen ser du även i förhandsgranskningsläget efter att rapporten är utskriven. Du kan välja till vilken skrivare utskriften ska gå och är rapporten på flera sidor kan du välja vilka av dessa du vill skriva ut. Skriv ut knappen som ligger nere till vänster vid Beställda rapporter läser upp urvalet för rapporten/rapporterna som markerats för utskrift innan dessa skrivs ut till förvald standardskrivare. Inga Drill down - understrykningar görs på rapportutskriften. Arkiv/Skriv ut Det här utskriftsalternativet läser också upp urvalet för markerade rapporter i listboxen Beställda rapporter innan dessa skrivs ut och du kan välja skrivare. Inga Drill down - understrykningar görs på utskriften. 14

Spara i rapportkö/skriv ut rapportkön Vill du spara dina beställda rapporter och skriva ut dessa vid ett senare tillfälle beställer du först dina rapporter och klickar sedan på knappen Spara i rapportkö eller väljer alternativet Spara i menyn Rapportkö. Menyn innehåller också alternativen Skriv ut, Spara och Visa rapporter som ligger i rapportkön. I samband med utskriften läser programmet om urvalen som gjorts för rapporterna som ligger i kön. Du väljer skrivare för utskriften. Hur väljer jag rapporter utan att använda musen? När du startar Rapportcentralen så visas ledtexterna på respektive rapportmodul i Rapportförteckningen till vänster på bildskärmen. Kundreskontrarapporterna är markerade. Vill du arbeta med dessa använder du Pil höger för att maximera listan, ange sedan första bokstaven i rapporten du vill ta ut. Vill du t ex ta ut en reskontrajournal klickar du R och Enter. Vill du inte jobba med kundreskontrarapporter använder du antingen Pil ner tangenten för att förflytta dig till de andra modulrapporterna eller anger första bokstaven, t ex R för Redovisningsrapporterna. Rapportalternativen finns också samlade under menyn Rapporter (Alt+R), använd pilarna för att välja rapportmodul och sedan Höger pil för att välja önskad rapport. Nyhet! Lagra din Utskriftslayout och använd den som standard på rapporten Nu kan lagra dina inställningar under Utskriftslayout och välja att dessa ska användas som standard på rapporten och gälla framöver. Klicka på knappen F1 när du befinner dig i formuläret för Utskriftslayout och läs om vad som gäller för de olika typerna av layouter. Finesser under Inställningar Vill du att Urval som görs på en rapport, t ex Datumurval, ska ligga kvar och ges som förslag när du beställer ytterligare rapporter markerar du inställningen Spara senast gjorda urval under menyn Verktyg/Inställningar i Rapportcentralen. Arv av urval sker fr o m 2008.1 endast mellan rapporter inom samma modul. Under Inställningar kan du också ange vilka standard sökvägar du vill ha för rapporter som ska exporteras eller skickas via e-post, samt vilket format (XLS, PDF osv) som ska ges som förslag i samband med Export/E-post av rapporter. Har du Xtended version av Rapportcentralen och oftast exporterar rådataformatet till Excel väljer du lämpligen detta format som förstahandsförslag under Inställningar. Tips! Använd Rapportprefix vid Export till PDF eller Excel Om du markerar Rapportprefix när du exporterar en rapport till PDF eller XLS format får du med företagsnamnet som inledande namn i filnamnet. Vill du ha en annan inledning skriver du denna i inmatningsfältet vid Rapportprefix. Med ett tydligt filnamn blir det enklare att hitta filerna på hårddisken. 15

Redovisningsrapporter Balansrapport tydliga datum och ny kolumn för Ingående saldo Nu framgår datum för Ingående balans, Periodens förändring och Utgående balans för att förtydliga vilka perioder uppgifterna avser. Ovanstående balansrapport är uttagen för perioden 20071201-20071231 och räkenskapsåret följer kalenderåret. För dig som har Xtended version finns en ny kolumn som visar vald periods Ingående saldo på Balansrapporten. Kolumnen kan väljas bort under Utskriftslayout. Balans- och resultatrapport uppdateras nu med nya konton! Nu sker en kontroll på nytillkomna konton utan att du behöver beställa om inneliggande rapporter eller starta om Rapportcentralen. Kontrollen sker vid förhandsgranskning, skriv ut, export samt e-post av en rapport. Ny efterlängtad funktion! Kontoutdrag och Huvudbok - nu med sidbrytning per Resultatenhet (Dim 1)! I tidigare version av Ekonomisystemet gick det inte att beställa Kontoutdrag och Huvudbok på ett urval av resultatenheter och få sidbrytning mellan dessa utan det blev en gemensam rapport. Detta fungerar i 2008.1! Under Alternativ väljer du att gruppera rapporten på Resultatenhet samt markerar Sidbyte. Momsrapporten förbättrad avstämningslista! Avstämningsunderlaget har förbättrats och innehåller nu grupperingar som motsvarar grupperingen på momsdeklarationen, dvs första gruppens namn heter Block A Momspliktig försäljning eller uttag exklusive moms och i den gruppen finns undergrupperna Ruta 5, Ruta 6, Ruta 7 och Ruta 8. Under varje Ruta ingår de momskoder som faktiskt ingår i den summering som genererar beloppet som visas i rutan på momsdeklarationen. Förlängd redovisningsperiod för moms, 3 månaders redovisning En lagändring som berör många företagare är tremånadersredovisning av moms. Skatteverket kommer att ändra redovisningsperioden till tre månader för de företag som nu redovisar momsen senast den 12 i andra månaden efter redovisningsperioden. Från och med 1 januari 2008 ska de flesta företag kunna deklarera och betala moms för tre kalendermånader åt gången. Företagen det gäller är de som har en omsättning under 40 miljoner kr. OBS! Berörs ditt företag av tremånadersredovisning ska du ändra i Företagsinställningar, fliken Redovisning/ Momsuppgifter och ange 0 i Antal momsperioder/år. Du får då ange både Från och med - och Till och med -datum när du tar ut momsrapporten och kan därmed ta ut den för tre månader. Vid tremånadersredovisning gäller följande datum under 2008 för skattedeklaration som avser moms och betalning av moms: Redovisningsperiod januari mars april juni juli september oktober november Deklaration och betalning senast 12 maj 17 augusti 12 november 12 februari Resultatrapport med budgetjämförelse tydliga datum och fler varianter! Du som tar ut resultatrapporten med budgetjämförelse får nu en rapport där datum framgår för de olika perioderna. Tar du ut en resultatrapport för december månad och jämför utfallet med föregående års siffror för motsvarande period respektive ackumulerat utfall ser de nya kolumnrubrikerna ut så här: 16

Nya varianter på budgetjämförelser Om du lagt upp en eller flera resultatbudgetar kan du välja att jämföra utfallet med en eller två olika budgetar. Du får en översiktlig jämförelse som skrivs på liggande papper. Du har flera varianter att göra budgetjämförelsen på. Vi beskriver dessa med hjälp av exempel. 1. I exemplet till höger vill vi dels ha en jämförelse mellan Periodens utfall och Föregående års utfall under motsvarande period samt en jämförelse mellan periodens utfall och Budget 07 för motsvarande period. 2. I följande exempel vill vi istället att periodens utfall ska jämföras med Föregående års utfall under motsvarande period samt att rapporten ska göra en jämförelse mellan ackumulerat utfall och ackumulerad budget (Budget 07). Ackumulering görs från Räkenskapsårets första dag t o m valt datum. Markerar du istället Årstotal jämförelse 1 jämförs ackumulerat utfall med årstotal för Budget 07. 3. Och gör du följande urval får du en Resultatrapport där periodens utfall jämförs med periodens budget som i det här fallet är Budget 07 samt en jämförelse mellan ackumulerat utfall och ackumulerad Budget 07. Ackumulering görs från Räkenskapsårets första dag t o m valt datum. Markerar du istället Årstotal jämförelse 1 jämförs ackumulerat utfall med årstotal för Budget 07. Kundreskontrarapporter Reskontrajournal Problemet med urval på Verifikationsdatum faktura är nu åtgärdat. Dvs fakturor som var daterade t ex 20080802 och bokförda 20070731 hamnade inte som obetalda i reskontrajournalen om urval gjordes på Verifikationsdatum faktura per sista juli. Så här fungerar urvalen i reskontrajournalen Eftersom många användare har frågor kring hur datumurvalen fungerar i reskontrajournalen tar vi här upp en omfattande beskrivning kring dessa samt ger exempel på hur du kan beställa din reskontrajournal. Fakturaurval kan göras på Fakturadatum eller Verifikationsdatum faktura och kan begränsas av ytterligare urval på Förfallodatum och/eller Betalningsdatum. I nedanstående exempel har vi valt att göra ett fakturaurval utifrån verifikationsdatum. Alla fakturor som är bokförda fram till 2007-10-31 ingår i urvalet. Vill du begränsa urvalet och enbart visa fakturor som bokförts på innevarande räkenskapsår sätter du en även en bock i rutan för Från och med Verifikationsdatum faktura samt anger datum. Bocken i rutan framför ett datum indikerar alltså om du vill utgå från ett visst datum, plockar du bort bocken så tar den med fakturor bakåt i tiden (Från och med) respektive framåt i tiden (Till och med). Vill du istället göra urval på Fakturadatum avmarkerar du bocken/bockarna för Verifikationsdatum faktura och markerar istället Fakturadatum. 17

Filtrera fram fakturaunderlaget med hjälp av datumurval! Datumurvalen används för att filtrera fram vilka fakturor som utgör själva underlaget till reskontrajournalen. Datumen har ett och -förhållande mellan varandra vilket betyder att ju fler datum man fyller i, desto mer begränsar man vilka fakturor som ingår i urvalet. Bockar man för ett Fakturadatum mellan 2007-01-01 2007-01-31 så utgör alla fakturor med fakturadatum i januari 2007 själva rapportunderlaget. Väljer man ett Fakturadatum mellan 2007-01-01 2007-01-31 och ett Förfallodatum mellan 2007-02-24 och 2007-02-28 så begränsar man föregående urval. I det här fallet ingår endast de fakturor som har fakturadatum i januari och som förfaller i slutet på februari i fakturaurvalet. Vid urval på Betalningsdatum så används betaldatumet som betalningstransaktionen fick. Tänk på att betaldatum inte behöver stämma överens med bokföringsdatumet för betalningen. Användaren styr detta själv i samband med att betalningen registreras. Vilken Status används på reskontrajournalen? En fakturas Status (Debetfaktura, Betald, Skickad till inkasso, Spärrad) visas på reskontrajournalen och avgörs av vilken status fakturan har vid jämförelsedatumet. Vill man att reskontrajournalen ska innehålla Betalda fakturor så ska fakturan vara helt betald per jämförelsedatumet för att ingå i journalen. Vilket datum avgör om en faktura ska listas som obetald eller ej? När man registrerar en kundbetalning kan två datum anges, Betaldatum respektive Verifikationsdatum och dessa behöver inte nödvändigtvis stämma överens utan avgörs av användaren vid inmatningstillfället. Vill du att reskontrajournalen ska läsa betalningstransaktionen efter Betaldatum gör du urval på Fakturadatum. Vill du att reskontrajournalen läser betalningshändelsen efter när den är bokförd gör du istället urval på Verifikationsdatum faktura. Beställer du en reskontrajournal som ska lista Betalda fakturor och gör urval på Betalningsdatum läser programmet betalningshändelsen efter Betaldatum. Vad använder man Jämförelsedatum till? Detta datum kan bäst beskrivas med följande exempel: 1. Beställer du en reskontrajournal som ska lista Obetalda fakturor enligt nedanstående urval får du en lista som visar vilka av fakturorna som är bokförda t o m 2007-08-31 och som fortfarande är obetalda per 2007-10-31 (Jämförelsedatum). Vid bokslut tar man vanligtvis ut en reskontrajournal som visar obetalda fakturor, men tack vare detta ytterligare Jämförelsedatum kan du löpande stämma av vilka av kundfakturorna från bokslutet som fortfarande är obetalda per ett visst datum. 2. I nedanstående exempel är rapportunderlaget baserat på en specifik kunds fakturor. Med hjälp av detta urval tar programmet fram alla fakturor som har bokförts på kunden under räkenskapsåret 2006. Utifrån detta fakturaunderlag vill jag sedan lista vilka betalningar som har bokförts på kunden fram t o m 2007-03-31 (Jämförelsedatum). I detta fall läser reskontrajournalen betalningstransaktionen utifrån Verifikationsdatum eftersom inget specifikt urval gjorts på Betalningsdatum. 18