Snabbguide Bokföring i Mamut Kompletta ekonomi-, CRMoch e-handelslösningar för verksamheter med 1-50 anställda
SIDA 3 4 5 6 7 8 9 10 11 11 INNEHÅLL 1. SNABBGUIDE BOKFÖRING I MAMUT 1.1 MÅLSÄTTNING 2. FRÅN VERIFIKATSREGISTRERING TILL HUVUDBOK/RESKONTRA 3. VERIFIKATSREGISTRERING 3.1 VERIFIKATSHUVUDET 3.2 VERIFIKATSRADER 3.3 ANVÄNDARINSTÄLLNINGAR 4. RÄTT ANVÄNDNING AV TANGENTBORDET 4.1 GRUNDLÄGGANDE SNABBTANGENTER 4.2 DYNAMISKA SNABBTANGENTER 4.3 KNAPPRADEN 5. MOMSHANTERING (AUTOMATISK) 5.1 UTGÅENDE FAKTURA (AUTOMATISK MOMSHANTERING) 5.2 INGÅENDE FAKTURA (AUTOMATISK MOMSHANTERING) 6. MOMSHANTERING (MANUELL) 6.1 UTGÅENDE FAKTURA (MANUELL MOMSHANTERING) 6.2 INGÅENDE FAKTURA (MANUELL MOMSHANTERING) 7. HUVUDBOK 7.1 VERIFIKATSLISTAN 7.2 KONTOLISTA 7.3 STATUSFUNKTIONER 8. RESKONTRA 8.1 HUVUDBILD RESKONTRA 9. RAPPORT 9.1 HUVUDBILD FÖR ALLA RAPPORTER 9.2 FILTERINSTÄLLNINGAR FÖR REDOVISNINGSRAPPORTER 9.3 ANVÄNDNING AV RAPPORTER 10. KÄLLOR TILL MER INFORMATION Mamut är en ledande leverantör av ekonomi-, CRM- och Internetlösningar till små och medelstora verksamheter, enskilda firmor, föreningar och privatpersoner i Nordeuropa. Mamut erbjuder kompletta och användarvänliga system till marknadens bästa förhållande mellan pris och funktionalitet. Mamut har mottagit en rad priser för sin produktportfölj och fler än 75 000 användare förenklar idag vardagen med Mamut. Mer information om Mamut och företagets produkter finns på www.mamut.se
SNABBGUIDE BOKFÖRING I MAMUT VERIFIKATSREG. TILL HUVUDBOK/RESKONTRA VERIFIKATSREGISTRERING RÄTT ANVÄNDNING AV TANGENTBORDET 3 1. Snabbguide Bokföring i Mamut 1.1 Målsättning Mamut har som målsättning att utveckla de mest kompletta, användarvänliga och effektiva ekonomi- och informationssystemen, anpassade för små och medelstora verksamheter/företag. Centralt för den målsättningen är: Effektiva registreringsfönster anpassade för Windows och tangentbord (t.ex. placeringen runt det numeriska tangentbordet) Gemensam skärmbild för alla verifikat (Ingående och utgående fakturor registreras i samma bild som bankverifikat) Minimera musanvändningen (t.ex. med snabbtangenter) Dynamiska snabbtangenter (t.ex. + tangenten ändrar funktion beroende på vad du gör) Automatisering (t.ex. automatisk momshantering och motkontofält) Logiska regler i viktiga registreringsfält (t.ex. tal i kontokolumnen ger sökning på kontonummer, bokstäver ger sökning på kontonamn) Användaranpassade inställningar (t.ex. vilka fält som ska visas/användas) Enkel tillgång till viktig information på skärmen och på rapporter Enkelt att hitta och eventuellt korrigera historiska tal Verifikatsregistrering Antalet verifikat varierar från verksamhet till verksamhet. Allt från under hundra stycken per år till flera tusen per år. Varje verifikat består av flera registreringsmoment med knapptryckningar, musklick och snabbtangenter. För den person som ska göra jobbet är en minimering av de olika momenten viktigt för att systemet skall vara effektivt. Anpassat till användaren Ett bra redovisningssystem som är anpassat för mindre verksamheter, måste också kunna anpassas till olika användare, från den erfarne till den med mindre erfarenhet. Genom att gömma kolumner/funktioner som inte används kan registreringsbilderna förenklas samtidigt som snabbtangenterna gör det enkelt att komma igenom registreringsprocessen. Enkel och logisk registreringsprocess Med möjligheten att arbeta med flera verifikat innan de slutligen uppdateras och låses i huvudboken, kan användaren minimera felregistreringar och enkelt göra korrigeringar ända fram till bokföringstidpunkten. Användarvänliga och integrerade moduler Eftersom Mamut är ett helintegrerat system så är det enkelt att komma från en modul till en annan för att se detaljer på de olika transaktionerna. Ett exempel är att kunna se orginalfakturan när du står på ett verifikat i huvudboken eller i reskontran. Register Överskådliga register som är enkla att anpassa måste finnas; kunder/leverantörer, konton, moms, projekt och avdelning. Ring gratis 0200-92 01 20 E-mail: service@mamut.se Fax: 08-566 991 11 Web: www.mamut.se
4 VERIFIKATSREG. TILL HUVUDBOK/RESKONTRA VERIFIKATSREGISTRERING RÄTT ANVÄNDNING AV TANGENTBORDET MOMSHANTERING (AUTOMATISK) 2. Från Verifikatsregistrering till Huvudbok/Reskontra I Mamut arbetar du med ett verifikat i taget (Aktivt verifikat) och när ett verifikat är klart läggs det ner i listan över Registrerade verifikat. Arbetet görs i modulen Verifikatsregistrering. Det som görs i verifikatsregistreringen är inte låst förrän det överförts till huvudbok/reskontra (Uppdaterade verifikat). Du får alltså möjlighet att kontrollera alla verifikat, antingen själv eller genom någon annan, innan de överförs och låses i huvudboken. När verifikaten är överförda till huvudbok/reskontra måste eventuella ändringar göras som korrigeringar. Överför till Huvudbok I exemplet enligt ovan har det registrerats tre bankverifikat (B1, B2, B3). När du är färdig med registreringen väljer du funktionen Överför till huvudbok. Då kommer systemet automatiskt att skriva ut en rapport av de valda verifikaten och uppdatera huvudboken och reskontran med de nya verifikaten.
VERIFIKATSREGISTRERING RÄTT ANVÄNDNING AV TANGENTBORDET MOMSHANTERING (AUTOMATISK) MOMSHANTERING (MANUELL) 5 3. Verifikatsregistrering Det här är den viktigaste modulen att lära sig om man ska använda Mamut som redovisningssystem. Här har det lagts in många möjligheter för varje enskild användare att göra individuella anpassningar. Fördelen med Mamut är att alla typer av verifikat registreras i samma fönster (utgående och ingående fakturor, bankverifikat osv.). Det gör att du som användare inte behöver förhålla dig till flera fönster. Det viktigaste att lära sig i början är kontokolumnen, de viktigaste snabbtangenterna och inställningar. Verifikatsregistreringen består av två delar, verifikatshuvudet och verifikatsrader. 3.1 Verifikatshuvudet Längst upp i verifikathuvudet står verifikationstyp och nummer. Där väljer man också datum och period för det aktiva verifikatet. (Snabbtangenter för det är / och *,för att ändra verifikationstyp, F9 för datum, F11 för period, se nästa sida). 3.2 Verifikatsrader Viktigaste kolumnen här är kontokolumnen. I det fältet kan du skriva in kontonummer eller kontonamn. När du skriver kontonamn kommer kontoplanen att öppnas, sorterad i alfabetisk ordning, efter den bokstav du skrivit in. Eftersom alla verifikat registreras i samma registreringsfönster kan man också skriva kundnummer eller leverantörsnummer direkt i kontokolumnen. Du får då upp ett hjälpfönster för att registrera detaljerna runt transaktionen. (Knappen - öppnar listan över konton, kunder och leverantörer) När man bokför en in- eller utbetalning kommer också kontokolumnen att kunna användas till att skriva fakturanumret direkt. Systemet analyserar då öppna poster i reskontran för att se om det finns någon match och i så fall föreslå den. En smart funktion som sparar tid! 3.3 Användarinställningar Med möjligheten att arbeta med flera verifikat innan de slutligen uppdateras och låses i huvudboken, kan användaren minimera felregistreringar och enkelt göra korrigeringar ända fram till bokföringstidpunkten. Användarvänliga och integrerade moduler Du väljer själv vilka kolumner som ska vara framme i verifikatsregistreringen. Genom funktionen Fokus styr du hur du vill att markören ska stanna. På det sättet kan du ha framme kolumner för information utan att markören använder tid för att stanna där. Dessutom finns det en rad funktioner som har lagts in för att effektivisera registreringen, inte minst var man vill att markören ska starta på nästa verifikat (Standardfokus). Du kan även välja att använda verifikatsmallar för periodisering och snabbare kontering. Ring gratis 0200-92 01 20 E-mail: service@mamut.se Fax: 08-566 991 11 Web: www.mamut.se
6 RÄTT ANVÄNDNING AV TANGENTBORDET MOMSHANTERING (AUTOMATISK) MOMSHANTERING (MANUELL) HUVUDBOK 4. Rätt användning av tangentbordet Alla som registrerar många verifikat bör använda sig av det numeriska tangentbordet. Mamut är konstruerat så att en registreringshand ska göra det mesta av jobbet med alla nödvändiga knappar i närheten. Speciellt viktigt är det att lära sig att man genom att skriva kontot för kundreskontra 1510 eller kontot för leverantörsreskontra 2440, så får man fram en lista sorterad alfabetiskt på respektive kund eller leverantör. 4.1 Grundläggande snabbtangenter 4.2 Dynamiska snabbtangenter Knapp Funktion Knapp Funktion + Nytt verifikat F9 Sätter fokus i fältet för verifikationsdatum F11 Sätter fokus i fältet för val av period * Ändrar Ver.typ till den nästa i listan / Ändrar ver.typ till den föregående i listan - Öppnar kontoplanen om du står i kontokolumnen 1510 Öppnar listan över kunder sorterad alfabetiskt 2440 Öppnar listan över leverantörer sorterad alfabetiskt + Nytt verifikat, börjar på nytt verifikatsnummer om föregående är i balans + Motkonterar differenssumman till sista konteringsraden i verifikatet. (Du måste stå i kontokolumnen på den sista raden.) + Stäng fakturafönstret efter att fakturanumret har skrivits in. * Ändrar Ver.typ till den nästa i listan * Kopierar beskrivningstexten från föregående kontering, om du står i kolumnen för beskrivningstexten. Esc Stänger kontolistan om den är öppen 4.3 Knappraden I knappraden i verifikatsregistreringen finns också en rad funktioner som har snabbtangenter. I hjälp-texten till knappen finns snabbtangenten, så att användaren snabbt kan lära sig denna. (Ctrl+N) - Nytt verifikat (Ctrl+D) Ta bort (Ctrl+K) Öppna kontoplanen (Ctrl+H) - Överföring till huvudbok
MOMSHANTERING (AUTOMATISK) MOMSHANTERING (MANUELL) HUVUDBOK RESKONTRA 7 5. Momshantering (Automatisk) I Mamut Business Software är momshanteringen uppbyggd med Automatisk momshantering. Det betyder att du väljer ett konto som är inställt med en momshantering, som ser till att bruttobeloppet fördelas på huvudkontot (t.ex. 3051) och momsen på momskontot (2611). På det sättet garanterar systemet att momsrapporten blir korrekt och att kopplingen mellan de inrapporterade koderna beräknas rätt. (Se nästa sida för Manuell momshantering). 5.1 Utgående faktura (Automatisk momshantering) 1 2 1 Konto 3051 väljs med momshantering 1. Momspliktig försäljning 25%. Inställningen är standard i kontoplanen. I Kreditfältet skriver man in 1.250 kr (bruttobelopp inklusive moms). 2 Den automatiska momshanteringen ser då till att 1.000 kr bokförs på konto 3051 med länk till kod [11] på momsrapporten och 250 kr bokförs på konto 2611 med länk till kod [32] på momsrapporten. Om du har skrivit fel belopp är det enkelt att korrigera det. Systemet ser till att en ny och korrekt fördelning av beloppet görs till konto 2611. 5.2 Ingående faktura (Automatisk momshantering) 3 4 3 Konto 4011, välj med momshantering 5. Ingående moms 25%. Inställningen är standard i kontoplanen. I debetfältet skriver du 2.500 kr (bruttobeloppet inklusive moms). 4 Den automatiska momshanteringen ser till att 2.000 kr bokförs på konto 4011 utan länk till koden på momsrapporten då det inte ska inrapporteras och 500 kr bokförs på konto 2641 med länk till kod [37] på momsrapporten. Om du har skrivit fel belopp är det enkelt att korrigera det. Systemet ser till att en ny och korrekt fördelning av beloppet görs till konto 2641. Ring gratis 0200-92 01 20 E-mail: service@mamut.se Fax: 08-566 991 11 Web: www.mamut.se
8 MOMSHANTERING (MANUELL) HUVUDBOK RESKONTRA RAPPORT 6. Momshantering (Manuell) I Mamut Business Software kan du välja Manuell momshantering, men då kräver det att du själv styr beloppen till rätt plats i momsrapporten. Här är det mycket viktigt att skilja på utgående och ingående moms, eftersom rapporteringen av utgående moms alltid görs i samband med underlaget (nettoförsäljningen). 6.1 Utgående faktura (Manuell momshantering) 5 6 5 Konto 3051 väljs med momshantering 0. Ej momspliktig. (Antingen måste det överstyras i kontoplanen eller väljas under registreringen.) Innan beloppet skrivs in måste användaren stanna i Kod -kolumnen och välja kod [11]. I Kreditfältet skrivs 2.000 kr (nettobelopp exklusive moms). 6 Den manuella momshanteringen ser då till att 2.000 kr blir stående på konto 3051 med länk till kod [11] på momsrapporten och du måste själv bokföra 500 kr på konto 2611 och länka den till kod [32] på momsrapporten. Om du väljer att använda dig av Manuell momshantering på utgående fakturor (försäljning) bör du under inställningar välja att låta markören stanna (fokus) på Kod -kolumnen. Då blir det enkelt att välja rätt kod innan du skriver in beloppet. Det rekommenderas dock att du använder automatisk momshantering på all försäljning, eftersom systemet då också hjälper dig med att få alla beräkningar och fördelningar korrekta i förhållande till det som ska inrapporteras till myndigheterna. 6.2 Ingående faktura (Manuell momshantering) 7 8 7 Konto 4011 väljs med momshantering 0. Ej momspliktig. (Antingen måste det överstyras i kontoplanen eller väljas under registreringen). I debetfältet skriver du in 2.000 kr (nettobelopp exklusive moms). 8 Den manuella momshanteringen ser då till att 2.000 kr blir stående på konto 4011 utan länk till koden på momsrapporten och du måste nu själv bokföra 500 kr på konto 2641 där länken till kod [37] på momsrapporten automatiskt kommer fram. Det är möjligt eftersom nettoförsäljningen (på konto 4011) inte ska inrapporteras i motsats till utgående moms.
HUVUDBOK RESKONTRA RAPPORT KÄLLOR TILL MER INFORMATION 9 7. Huvudbok Alla verifikat som genereras av Mamut Business Software, antingen automatiskt eller manuellt från verifikatsregistreringen, samlas i huvudboken. I huvudboken har användaren möjlighet att se på historiska verifikat eller rörelser per konto. Dessutom finns det möjlighet för flera olika resultat- och balansuppställningar av historiska räkenskapstal, både grafiskt och i tabellform. Det gör Huvudboksmodulen till en mycket effektiv modul för att få översikt över den ekonomiska statusen, utan att skriva ut rapporter. 7.1 Verifikatslistan Här ser vi listan över alla verifikat under räkenskapsåret 2003. I exemplet är listan under Ver.typ Utgående faktura period 9 öppnad. Om man söker efter ett bestämt verifikat kan man enkelt använda sökknappen. 7.2 Kontolista Den här funktionen gör det möjligt med en snabb avstämning av ett konto. I exemplet har vi valt alla konteringar på konto 1930 under period 9. Genom att använda knappen Gå till verifikat kan du enkelt se hela verifikatet och då också motkonteringarna för varje verifikatsrad. 7.3 Statusfunktioner Huvudboken innehåller förutom den traditionella Verifikatslistan och Kontolistan, även fyra olika statusfunktioner. Alla de här funktionerna använder Uppställningsplanen för kontona som presentationsform. Ring gratis 0200-92 01 20 E-mail: service@mamut.se Fax: 08-566 991 11 Web: www.mamut.se
10 RESKONTRA RAPPORT KÄLLOR TILL MER INFORMATION 8. Reskontra Alla verifikat som innehåller verifikatsrader som gäller en kund eller en leverantör kommer alltid att bokföras i reskontran. Modulen Reskontra är en gemensam modul för både kundreskontra och leverantörsreskontra. I reskontran får du översikt över vad kunden är skyldig ditt företag och vad ni är skyldiga era leverantörer. Eftersom Mamut är ett helintegrerat system är det lätt att gå tillbaka till detaljerna från reskontran (spårbarhet). 8.1 Huvudbild - Reskontra Med statusvalet överst i knappraden sätter man filter för vad som ska visas på skärmen. Oftast arbetar du med Öppna poster. Vill du se den historiska registreringen kan du välja Låsta poster eller Alla poster. I reskontran har du möjlighet att snabbt kunna registrera in- och utbetalningar genom att använda knappen. För att snabbt kunna hitta i reskontran kan du använda sökknappen eller klicka på kolumnöverskriften t.ex. Fakturanr eller Saldo. Listan på skärmen kommer då att sorteras efter valt kriterium. I kundreskontran finns det funktioner för påminnelser och ränteberäkningar, medan det i leverantörsreskontran finns funktioner för utbetalning. Reskontran hanteras enkelt med funktioner för match och länk en enskild post genom funktionen Ändra reskontrapost., samt att du har möjlighet att ändra inställningar på
RAPPORT KÄLLOR TILL MER INFORMATION 11 9. Rapport En viktig del av ett redovisningssystem är de goda möjligheterna för att skriva ut rapporter. I Mamut är bokföringsrapporterna indelade i två kategorier Bokföring och Reskontra. Under de flikarna finns flera standardrapporter som täcker behoven för bokföringsdata och redovisningsinformation. 9.1 Huvudbild för alla rapporter 9.2 Filterinställningar för redovisningsrapporter 2 4 5 6 3 1 9.3 Användning av rapporter 1. Välj den rapport du vill ha 4. Tryck på Skriv ut för att få fram ett filter 2. Välj sortering 5. Välj önskat filter 3. Välj hur rapporten skall presenteras (skrivare, fil, skärm, etc) 6. Tryck på OK 10. Källor till mer information På följande platser kan du läsa mer om redovisning i Mamut och redovisningsmodulen generellt: Internet: www.mamut.com: Generell information om produkter och bolaget. www.mamut.com/support: Tillgång till en databas med frågor och svar för användning av redovisningsmodulerna. www.mamut.com/product: Information om redovisningsfunktionaliteten i produkterna Mamut Enterprise och Mamut Office. www.mamut.com/academy: Information om kurser för användning av redovisningsmodulerna i ditt Mamut-program. Handbok: Introduktion till Mamut Business Software: Ekonomistyrning, logistik och personal. Mamut-programmet: Hjälpfunktioner på de olika skärmbilderna. Mamut Information Desk: Den här online informationskanalen direkt i ditt program ger tillgång till bl.a. dagligen uppdaterade användartips och nyheter. E-mail: Mamut Usermail: Regelbundna utskick med användartips för utvalda användningsområden i ditt Mamut-system. Support/Användarstöd Mamut erbjuder ett omfattande användarstöd som du genom Mamut serviceavtal får fri tillgång till. Använd Mamut Internet-support på www.mamut.se/support, där du har tillgång till en stor mängd svar på vanliga frågor, dygnet runt. Har du tekniska frågor i samband med användningen av våra program kan du också ta kontakt på e-mail: support@mamut.com, på telefon: 08-566 991 70 eller på fax: 08-566 991 71. Ring gratis 0200-92 01 20 E-mail: service@mamut.se Fax: 08-566 991 11 Web: www.mamut.se
Mamut AB, Stureplan 4c, 4tr, 114 35 Stockholm SE_DM_SNABBGUIDE-BOKFÖRING_09-03