Raindance Handbok KFP KundFakturaPortal 1
Innehållsförteckning Fakturor... 3 Registrera faktura... 4 Fakturahuvud, Kund- och datumuppgifter... 4 Övriga uppgifter... 6 Fakturarader... 7 Kontera fakturan... 9 Attestera/signera faktura... 10 Skriva ut faktura... 12 Elektronisk fakturering (Svefaktura)... 13 Speciellt att tänka på vid fakturaregistrering av Svefaktura... 14 Bilaga till Svefaktura... 14 Momskoder (Motsvarar bil. 6g, kap. 6 i Ekonomihandboken)... 15 2
Fakturor Raindanceportalen på Umeå universitet har funktioner för att hantera leverantörsfakturor och kundfakturor, både svenska och utländska samt internfakturor. För information om de delar som inte är specifika för kundfakturor, se handbok för leverantörsfaktura. Beskrivning av arbetsgång extern kundfaktura. 1. Kundfaktura registreras och intäktskonteras av administratör. 2. Faktura cirkuleras till prefekt/chef för betalattest. 3. Fakturan cirkuleras tillbaka till administratör för attest samt signering av attest. Fakturan får nu status definitiv och är klar för utskrift. 4. Faktura skrivs ut av administratör, beroende på vilken kund som fakturerats skickas fakturan med brev, e-postas, alternativt sker filutskrift med automatik (Svefaktura). Observera attestförfarandet innebär att verifikat inte behöver tas ut och skrivas under. Schematisk skiss av fakturaflöde i portal: Manuell fakturering Registrering faktura i KFP Pappersfaktura nej Attest 1 Attest 2 Signering Portalutskrift min inkorg (2) E-faktura ja e-faktura/ Svefaktura 3
Registrera faktura Registrering av fakturor görs under fliken fakturor välj sedan kundfaktura. Fakturahuvud, Kund- och datumuppgifter Fönster Registrera faktura Fältbeskrivning Fakturanummer Fakturanummer hämtas automatiskt från Raindance Reskontra när du sparar fakturan. Fakturatyp Svensk fakturatyp är förvald. Klicka på knappen Sök, om du vill välja utländsk fakturatyp. Alternativt ange kortkoden på fakturatypen. Två fakturatyper är upplagda för kundfakturaportalen, dels för svenska kunder SP, där hanterar du också momskoder för alternativmoms. Dels för utländska kunder UP, vi har här slagit ihop ett antal momskoder för att hantera alternativ moms i en fakturatyp. 4
Kopiering Omvänt tecken Kvitta Här kan du ange ett fakturanummer för kopiering. När du vill skapa en kreditfaktura, används tillsammans med fältet ovan. Används vid kvittning av faktura, status måste vara DEF, definitiv på den faktura som ska kvittas. Ange fakturanummer på den faktura som ska kvittas, tryck sedan på kvitta knappen, faktura skapas som bokar bort den felaktiga fakturan. Kund Ange ett kundid eller så kan du klicka på knappen Sök för att söka fram detta. Ange del av namn för att snabba upp sökningen, Ex. ange AB* får upp alla kunder som börjar med detta. Tips! Det är oftast enklast att i förväg ha tagit reda på kund-id som ska användas för fakturan. Fakturadatum Förfallodatum Slutkonteringsdatum Fakturadatum kan anges manuellt. Dagens datum föreslås automatiskt. Förfallodatum anges eller beräknas utifrån betalningsvillkor på kunden. Verifikationsdatum kan anges manuellt. Dagens datum föreslås automatiskt, men kan ändras. Viktigt om datumhantering på fakturan. En kundfaktura ska alltid attesteras och betalattesteras samt signeras. För att villkoren för förfallodagsberäkning ska bli korrekta, styrs det av vilket datum som signering görs, det datumet blir också fakturans fakturadatum, övriga datum på fakturan förändras också utifrån signeringsdatumet. Ex) faktura registreras 28/2, signering görs först den 3/3, fakturadatum och verifikationsdatum sätts då till den 3/3 på fakturan, även förfallodatum sätts med hänsyn taget till det nya datumet. Det blir framförallt viktigt vid periodskiften då faktura ska bokföras mot viss period. Vår referens Valfri text, handläggare, kontaktperson. Er referens I det fall myndighet ska ha Svefaktura (e-faktura) ska alltid referens anges. Klicka på knappen för att spara uppgifterna. När trycker på Spara huvud kommer också ett fakturanummer att skapas. 5
Övriga uppgifter I Fälten under Övriga uppgifter visas det tabeller som finns med i fakturatypen, tabellvärden ärvs med från kundregistret, eller så kan du klicka på knappen Sök för att söka fram detta. Enhetskod resultatbokning (egen Org-enhet) tillhör de obligatoriska uppgifter som ska anges. För att fakturan skall kunna cirkuleras för vidare behandling i flödet kan också cirkulationsmall anges, alternativt kan du använda dig av fliken cirkulation i konteringsbilden. Obs, de vanliga cirkulationsmallarna gäller för leverantörsfakturor, här gäller omvänd cirkulationsordning. Fältet telefonnummer och postadress till orgenhet ärvs av den org-enhet som anges i enhetskod, telefonnummer kan ej anges manuellt i fältet. Klicka på knappen för att spara uppgifterna. 6
Fakturarader Nu kan du börja registrera dina fakturarader. Observera att fältet momskod är öppet, det innebär att olika momskoder kan hanteras på samma faktura. Du kan däremot inte blanda svenska och utländska momskoder på fakturan eftersom fakturatypen SP (svensk), UP (utländsk), styr vilka momskoder som kan användas. Svenska momskoder: I00, I06, I12 och I25 (0, 6, 12 och 25 % moms) Utländska momskoder: KP1, KP2, KP3, KP4 och KP5 (0, 6, 0, 25 och 0 %) Se även bilaga 6.g användning av textkoder vid utländsk faktura. För detaljerade anvisningar hur momskoder ska hanteras för både svenska och utländska fakturor se kapitlet moms i EA-handboken: http://www.anstalld.umu.se/digitalassets/61/61113_kap_6_110112.pdf Vill du registrera kreditbelopp sätter du ett minustecken på beloppet. Använder du radtypen Antal och A-pris sätts minustecken i antalsfältet. Klickar du på Pilen till vänster så kan du välja olika radtyper. I bilden visas också fakturans totala faktura- och momsbelopp. Knappar i fönstret Ger en förhandsgranskning av fakturabilden. Knappen visas bara för Kunder utan partsinformation. Tar dig vidare till konteringen och spara fakturan. 7
Spara och cirkulerar fakturan, vilka användare du skall cirkulera till anger du i cirkulationslistan. Skriver ut fakturan. Har du behörighet att makulera en faktura visas knappen. Fakturan makuleras. Observera det är endast fakturor med status PREL som kan makuleras. Ange alltid orsak till makulering via meddelandeknappen. En logg över vad som hänt med fakturan sedan den skapades. Avbryter registrering och lägger ut bild för nyregistrering av faktura. Har du tidigare sparat fakturahuvud har ett fakturanummer skapats, detta fakturanummer måste åtgärdas. Med de blå pilarna kan du flytta raderna uppåt eller nedåt. Spara det data du registrerat in på fakturan. Här kan du skriva meddelanden. Inlagda meddelanden kan inte tas bort. Knappen lyser röd om det finns meddelanden. Meddelandet är ett internt meddelande, skickas inte till kund. 8
Kontera fakturan Här kan du bifoga dokument till din faktura. Knappen lyser röd om det finns dokument bifogade. När du bifogar dokument måste det göras före utskrift av fakturan, detta för att bilagan ska följa med till kund. Bilagan bör sparas i PDF-format. När specifikationsraderna på fakturan är klara trycker du på knappen kontera. Nedanstående bild visas, kontering sker på samma sätt som i leverantörsfakturaportalen. När konteringen är klar klickar du på cirkulationsfliken för fakturan. Ange signatur till vilken fakturan ska skickas, (prefekt/chef). 9
Attestera/signera faktura Fakturan har nu kommit tillbaka från betalattesten hos prefekt/chef. Signaturen syns på konteringsraden, du ska nu göra din attest på samma rad. Kontrollera att beloppet som står i Att kontera är 0,00 SEK! När attesten är klar trycker du på knappen Signera i Min inkorg. 10
Den färdigattesterade fakturan måste nu signeras, du kommer att se ovanstående fönster, där ser du vilka dokument som ska signeras. Ange ditt lösenord i rutan. (samma lösenord som vid inloggning till portalen) Tryck sedan på OK-knappen. Ange skrivarnummer 2 rutan för utskrift. En fakturabild kommer så att skapas i Mina utskrifter inkorgen. Har kunden uppgift att partsinformation för svefaktura finns, skapas ingen bild utan fakturan skickas direkt till kunden som en fil. Faktura sätts till status DEF. Nu kommer kontroll av verifikatet att göras, debet-kreditbalans kontrolleras. 11
Skriva ut faktura Utskrift av fakturor kan göras på flera sätt, i signeringsbilden finns möjlighet att direkt ange skrivarnummer för utskrift. Ett annat alternativ är att gå till Kundreskontra, Fakturor, Utskrift (RK: KFU, Classic) där utskrift av flera fakturor kan göras samtidigt. Du kan också gå via portalen, kundfakturor, Sök samt klicka på knappen Skriv ut på aktuell faktura. Viktigt, skrivare anges som Skrivarummer 2, skrivaren används för att få ut en färdig fakturablankett. Resultatet av din utskrift kommer att hamna i Portalen, Min Inkorg, fliken Mina utskrifter. Har kunden information om Svefaktura skapas ingen bild, utan fakturan skickas direkt till kund. Observera att om det är första gången du gör en utskrift, måste du logga ut och sedan logga in i Raindanceportalen igen, först därefter dyker den nya fliken upp. Du bör även kontrollera att du inte har pop-up blockering på sidan när bilden av fakturan ska visas. Markera vilken faktura du vill visa ut genom att sätta en bock framför raden och tryck på Visa knappen, alternativt dubbelklicka på raden. Du kan nu hantera fakturan, skriva ut, skicka mail, via Adobes vanliga funktioner. Du kan alltid vid ett senare tillfälle titta på och skriva ut fakturor. Via sökfunktionen kan du se vilka fakturor som har registrerats på din egen orgenhet. Du plockar bort utskrifter via Strykknappen. Du kan också kontrollera om alla utskrifter har kommit till fliken via Uppdateraknappen. 12
Elektronisk fakturering (Svefaktura) När du fakturerar en statlig myndighet skickas ingen pappersfaktura till kunden. Fakturautskrift sker som en fil som sänds till myndigheten via en fakturaväxel. Utskrift sker dock på samma sätt som beskrivits i kapitlet ovan, Skriva ut faktura. Kontroll av kunduppgifter Börja med att kontrollera att den kund som du ska fakturera har möjlighet att ta emot en elektronisk faktura. Här har vi gått ut via avanceratfliken i portalen och tagit upp kunden. Ta upp kunden i bild RK:KUV, Classic kundreskontra. Kontrollera om det finns en knapp, (partsinformation) den innehåller all information om elektronisk fakturering (du klickar på knappen för att visa information). Ta reda på vilken referenskod som kunden vill ha på fakturan. Fältet Er referens. 13
Speciellt att tänka på vid fakturaregistrering av Svefaktura Det är viktigt att ange referenskod i fältet Er referens, ta reda på vilken referens kunden kräver. På respektive kund kan du se om det finns särskilda villkor, se exemplet. Fältet Er referens får ej vara blankt, kontroll görs, till fältet hör en ledtext som hjälp till fältet. Observera att myndigheterna kan kräva olika typer av referenskoder! Fakturan registreras på vanligt sätt. Det finns dock en viktig skillnad, om man anger enbart text på fakturarader ska alltid dessa placeras före rad/rader med belopp. Se nedanstående exempel. Bilaga till Svefaktura Bilaga kan skickas med svefaktura, observera att bifogad fil måste ha ett av följande format: PDF, JPG, JPEG, TIFF, TIF, GIF, PNG. 14
Momskoder (Motsvarar bil. 6g, kap. 6 i Ekonomihandboken) Automatiska texter i kundfakturaportalen på momskoder där försäljning görs till utlandet utan moms på fakturan. Enligt mervärdesskattelagen skall en förklaring vid försäljning till att man inte lagt på någon mervärdesskatt på fakturan anges på fakturan. I kundfakturaportalen finns färdiga texter inlagda som man kan välja att lägga till i textfältet. På radtyp väljer man mall och då kommer alla alternativ upp. Momskod KP 1: Försäljning av varor till utlandet Mall KP10 Inom EU Intra-Community supply Mall KP 11 Utanför EU Article 146 VAT directive Momskod KP 3: Försäljning av tjänster enligt huvudregeln till företag inom EU Mall KP30 Inom EU Reverse Charge Momskod KP 5: Försäljning av tjänster enligt undantagsregeln som är omsatta utomlands Mall KP 50 Inom EU Reverse Charge Mall KP 51 Utanför EU Article 196 VAT directive 15