1 (13) Syfte Detta är en instruktion för hur det är tänkt att specifikationen ska fyllas i vid beställning av en E modul. Förhoppningen är dock att specifikationsmallen är självinstruerande så att detta dokument i det närmaste är överflödigt. Det kan dock vara bra att ha tillhands som ett referensmaterial om det finns funderingar på hur ett visst fält skall fyllas i. Det kan dock vara värt att läsa igenom informationen under rubriken Allmänt innan specificeringen påbörjas. Allmänt Hjälpinformation För de grå fälten finns en liten information i statusfältet i Word: När det grå fältet markeras syns texten längst ner till vänster i ramen kring Word dokumentet. Editering Dokumentet är låst så att endast de grå fälten kan fyllas i, samt tabellerna. Fördelen med att ha dokumentet låst för editering utanför de markerade fälten är framförallt att specifikationerna följer en viss standard. Därmed är det lätt att se om all information som behövs finns med och det går snabbare att hitta det man letar efter. Låsningen har dock inget lösenord och kan lätt tas bort. Om du funderar på att ta bort låsningen, fundera en gång till på om informationen du vill ha med eventuellt passar bättre under någon annan rubrik i dokumentet innan du låser upp. (Om du inte lyckas låsa upp dokumentet, skicka med informationen som en bilaga och be oss lägga in den.) Tabellerna kan utökas med fler rader om så behövs: Ställ markören längst till höger, utanför tabellen, och tryck Enter. (Ställ markören längst till höger i den kolumn som är längst till höger. Tryck en gång på piltangenten till höger > och därefter Enter.)
2 (13) Sidhuvudet Sidhuvudet ligger i den ordinarie rapporten för att möjligöra att även vissa av dessa fält ska gå att uppdatera utan att låsa upp rapporten. Utfärdare Vem som har skrivit specifikationen och var den personen är anställd. Dokumentnamn Vad filen heter, kan vara bra att ha om man tittar på en utskrift av specifikationen. Status Ange vilken status dokumentet har: Utkast - dokumentet är under utformning och har inte skickats in för offert ännu. Till Offert - specifikationen är klar. Vi är nöjda med vår beskrivning av den anpassning vi önskar och vi har skickat den vidare till anpassningsavdelningen på Monitor för att få en offert. Till Utveckling - Monitor har kontrollerat specifikationen och skickat en offert och efter order även ett ordererkännande. Dokumentet ligger nu som grund för utveckling av anpassningen. - Anpassningen är klar och levererad. Dokumentet beskriver nu hur den erhållna anpassningen fungerar.
3 (13) Kontaktinformation Kontaktinformationen fylls i för att rätt person ska kunna kontaktas och offert, samt senare anpassningen, ställs till rätt företag och skapas för rätt MONITOR version. Företagsnamn Här anger ni ert företagsnamn, d.v.s. det företag som önskar anpassningen. Ev. referens på Monitor Om ni varit i kontakt med någon på Monitor angående den anpassning ni önskar så ange den personens namn här. Ev. supportärende Om ni varit i kontakt med Monitors supportavdelning angående den anpassning ni nu önskar så bör ni ha fått ett supportärendenummer. Ange det numret här (t.ex. Case12345 ). Kontaktperson(er) Ange till vem/vilka på företaget som Monitor ska skicka offerten för anpassningen. Ange även vem/vilka som MONITOR ska kontakta angående frågor rörande denna anpassning. Kontaktinformation Ange telefonnummer och e-postadresser till kontaktpersonerna. Är en av kontakterna svår att nå t.ex. via telefon, så skriv en notering om det. Noteringen kan göras antingen bredvid namnet eller vid telefonnumret. Systeminformation I dessa tre fält anger ni information angående det företag som önskar anpassningen. Informationen hittas i MONITOR under menyn Hjälp och rutinen Om.
4 (13) Bakgrund Båda dessa underrubriker kommer troligen ofta att delvis överlappa varandra. Om informationen ges under en av rubrikerna eller delas upp på båda spelar mindre roll så länge båda frågeställningarna besvaras. Bakgrunden kan tyckas överflödig om specifikationen i övrigt är noggrant ifylld, ur utvecklingssynpunkt är detta också fallet. Men för att få en bra lösning ger bakgrunden viktig information som i vissa fall kan leda till att en helt ny, bättre lämpad lösning, kan föreslås. Specifikationen i övrigt måste alltid fyllas i ordentligt. Vad vi önskar få ut av anpassningen Ange vilket resultat som önskas utifrån användningen av anpassningen. Det kanske behövs för att kunna ge ett bättre beslutsunderlag i en viss fråga. Varför vi önskar en anpassning Ange varför anpassningen behövs. Om det är så att det finns nya förutsättningar på företaget eller om rutinerna har ändrats. Det kan även vara nya krav från kunder eller leverantörer som måste tillgodoses. Beskrivning Detta är den del av specifikationen som beskriver vad det är för typ av anpassning som önskas. Bakgrunden och beskrivningen är viktig information för att anpassningsavdelningen ska kunna göra en uppskattning av vad som är möjligt och rimligt att genomföra, samt utifrån detta skriva en offert. Utifrån den information som ges kan det hända att en ny, smidigare och/eller billigare, lösning föreslås i samband med offereringen. För att detta ska kunna göras måste dock specifikationen klargöra både vad som är tanken med anpassningen (d.v.s. bakgrunden) och vad den önskade lösningen är (beskrivningen) redogöras. Beställningsbild VS Parametrar till lista Urvalsbegrepp i beställningsbilden anger vilka poster i databasen som ska listas. Parametrar anger hur listan ska bete sig utifrån ett givet värde.
5 (13) Beställningsbild I tabellen anges vilka urvalsbegrepp som önskas i beställningsbilden. Ordna dem uppifrån och ner som de önskas i den färdiga anpassningen. Beskrivning Här kan en allmän beskrivning av rapportens syfte och funktion ges. Om detta fält känns överflödigt kan det lämnas tomt, så länge tabellerna fylls i och bilderna klistras in. Namn Ange det namn som ska visas för urvalsbegreppet. Ange gärna även ett exempel på en rutin där det önskade urvalsbegreppet används i MONITOR. Gruppering Ange om det ska gå att gruppera på parametern eller inte. Det kan vara nödvändigt att göra en uppsättning per gruppering av efterföljande stycken i specifikationen. Typ Ange hur värdet ska fyllas i. T.ex. om ett eller två fält (både fr.o.m. och t.o.m.) ska användas. Popup Ange om det önskas en popup för valbara värden. Parametrar till lista Avsnittet behöver bara fyllas i om listan ska ha formuläret Parametrar till lista längst ner på beställningsbilden. I samband med offerering kan ev. en annan lösning föreslås från anpassningsavdelningen där urval från beställningsbilden flyttas ner till Parametrar till lista eller tvärtom. Listtyper anges bara om det ska finnas flera listtyper. Ange i så fall vad de ska kallas och i vilken ordning de ska presenteras (uppifrån och ner). Det kan vara nödvändigt att göra en uppsättning per listtyp av efterföljande stycken i specificeringen.
6 (13) För övriga parametrar som skall finnas ska anges vad de ska kallas och hur de ska påverka rapporten vid listning. Finns speciella önskemål på hur parametrarna skall placeras ut layoutmässigt så måste en bild på detta klistras in i specifikationen. Listtyp Ange det värde/namn som ska visas för listtypen. (T.ex. Standard eller Summerad per vecka. Beskrivning Här ska framgå vad som är skillnaden mellan de olika listtyperna. Om skillnaderna är små kan en listtyp förutsättas som standard vid fortsatt specificering medan skillnaden (t.ex. att ett visst fält döljs) för den/de andra listtyperna beskrivs här, eller vid fältet ifråga i beskrivningen av listan Parameternamn Ange det namn som ska visas. Ange gärna även ett exempel på en rutin där den önskade parametern används i MONITOR. Typ Ange hur värdet ska fyllas i. T.ex. ett datumfält eller en kryssruta. Beskrivning Ange vad som ska hända när parametern sätts till olika värden. Ange om och hur eventuellt val av listtyp påverkar parametern och listan. Bild(er) Speciella önskemål på hur parametrarna skall placeras ut layoutmässigt så illustreras med en eller flera bilder.
7 (13) Rapport (listtyper och grupperingar) Om det finns olika varianter på rapporten, d.v.s. listtyper eller mer än en gruppering, behöver informationen i detta stycke omfatta varje listtyp/grupperings kombination. Bilder Är det en anpassning som liknar en befintlig lista så tas med fördel en skärmdump av den befintliga listan. På skärmdumpen markeras sedan justeringar som önskas, ange även vilken standardlista som skärmdumpen avser (t.ex. F Offert Offertförteckning, gruppering Kundkod, listtyp Standard, visa Endast högsta delofferten ). Gäller det en ny anpassning så kan även här en skärmdump tas för att illustrera vilken känsla listan ska ha (textstorlek o. dyl.), men det krävs alltid en skiss på hur listan ska se ut. Specificering av textstorlekar, fonter m.m. kan komma att krävas innan anpassningen görs. Beskrivning i tabellen Beskriv varje kolumn/fält i rapporten. Börja lämpligen med den information som presenteras på den översta nivån och gå sedan igenom kolumnerna/fälten från vänster till höger för varje nivå. Gäller det önskemål om att t.ex. lagra information i nya tabeller i MONITOR, d.v.s. det finns inga existerande fält som motsvarar den information som ska lagras, då krävs även en databasanpassning och följaktligen en specifikation även av detta (se separat specifikation för databasanpassningar).
8 (13) Bild(er) Bifoga en bild med ett exempel på hur listan önskas se ut. Önskad placering av fälten och storleksfördelningar ska framgå. Etiketter För etiketter måste t.ex. typ av skrivare och etiketternas storlek anges. Även ev. marginalönskemål ska anges. Namn Anges för rubriker: det namn som ska visas. Om rubriken inte ska hämtas utan hårdkodas så behövs ingen separat rad för rubriken utan dess namn kan anges på raden där kolumnvärdet beskrivs. Beskrivning Ange varifrån värdena ska hämtas, särskilda villkor osv. Ange om kolumnen ska summeras eller om rapporten ska grupperas eller sorteras efter kolumnen samt ev. villkor för detta. Ange ev. bilaga där skärmdump finns över var i MONITOR värdet syns. Det kan vara nödvändigt att ange hur många decimaler som ska tas hänsyn till i ev. beräkningar. Nivå Ange om det är t.ex. en rubrik eller ett värde samt om det förekommer i ett grupperingshuvud eller i detaljnivå på listan. Layout Ange hur mycket som måste kunna visas i fältet; antingen i måttenheter eller med ett exempel: Följande artikelnr är det längsta som behöver kunna synas i fältet: AAA-000. För numeriska fält ska även anges hur många decimaler som ska visas samt om tusentals avgränsare ska användas, lämpligen med ett exempel: 9 999 999,000. Ange även ev. fetstil, textstorlekskrav el. dyl.
9 (13) Utskrift Tänk på att om listan ska kunna skrivas ut på t.ex. ett stående A4 får kolumnerna inte ta för stor plats. Gör därför gärna ett Exempel i t.ex. Word så att ni ser att kolumnerna får plats (jämför marginalerna med t.ex. en faktura i MONITOR). Väljs liggande A4 kan fler kolumner tas med. Om listan inte behöver gå att skrivas ut kan fler kolumner visas. Ev. skulle export till Excel kunna vara ett alternativ i de fall den ändå skulle behöva kunna skrivas ut (se Exportmöjligheter nedan). För listor antas storleken vara A4 och stående orientering om inget annat anges. För pallflaggor antas storleken vara A5 och liggande orientering om inget annat anges. Export och uppdatering Om rapporten ska kunna exporteras eller om data ska kunna uppdateras måste detta specificeras. Exportmöjligheter Om listan ska kunna gå att exportera till Excel måste detta anges i specifikationen. Layouten i Excel anpassas inte. Uppdateringsmöjligheter Om målet med listan är att uppdatera vissa data i MONITOR så måste dessa fält specificeras noggrant. Det måste framgå: vilka nya värden som ska föreslås för fältet (och visas i listan) varifrån dessa värden ska hämtas eller hur de ska beräknas om det finns villkor/begränsningar för när lagringen får ske Ofta kan det räcka med att här ange att tabellen ska vara uppdatera data i databasen och sedan ange vilka fält det gäller, och hur dessa ska hanteras, i den tabell (se ovan) som beskriver rapportens olika fält.
10 (13) Anpassningsinformation Informationen i det här avsnittet fylls i när informationen är känd, d.v.s. i normalfallet fylls därför denna information i av anpassningsavdelningen. Offert När anpassningsavdelningen har sammanställt en offert fyller de här i offertnumret. Order När beställning enligt offerten skett uppdateras dokumentet med ordernumret för beställningen. RutinID När en E-modul skapas får den ett RutinID. Detta anges här av programmeraren. Anpassningsnummer När en E-modul skapas får den ett anpassningsnummer. Detta anges här av programmeraren.
11 (13) Bild(er) När E-modulen är klar tar programmeraren en eller flera skärmdumpar av hur listan ser ut och klistrar in dem här för att illustrera anpassningen med ett exempel. Allmänna kommentarer Detta är ett fält där information om anpassningen kan lämnas i samband med offerering eller av programmeraren under arbetets gång. T.ex. var specifikationen till en utnyttjad specialtabell finns. Förutsättningar Här specificeras om det finns några specifika förutsättningar som måste vara tillgodosedda för att anpassningen ska fungera enligt specifikationen. Detta fylls i första hand i redan vid offereringstillfället men kan komma att kompletteras av programmeraren under arbetets gång.
12 (13) Versionshanteringen Denna information skall uppdateras av alla som justerar dokumentet. Används versionsinformation även i dokumentnamnet måste det uppdateras i samma utsträckning som versionshanteringstabellen. Versionsnummer Här anges i vilken version av dokumentet som justeringar skett. Signatur Här anges signaturen för den som har ändrat i dokumentet. Datum Här anges datumet när justeringen gjordes. Anteckning Här ges en kortfattad information om vad som har ändrats samt var i dokumentet ändringen skett. Tips. Vid större anpassningar kan det vara en vits att använda decimaler i versionshanteringen. T.ex. skulle alla versioner innan offerten kunna vara version 1.X, alla mellan offert och order ha versionsnummer 2.X osv. Intern hantering innan offerering Det kan vara bra att börja med att sätta det första versionsnumret redan när filen hämtas från. Om versionerna uppdateras vid arbetet internt hos er med att ta fram det första utkastet gör ni dock som ni vill med. Till offerering När filen första gången levereras till anpassningsavdelningen på Monitor ska följande vara ifyllt: statusen i sidhuvudet ska vara Till Offert namn och företag för utfärdaren ska framgå i sidhuvudet i versionshanteringen skall framgå signaturen för utfärdaren samt när dokumentet skapades
13 (13) Vid offert När anpassningsavdelningen granskar specifikationen i samband med offerering kan det hända att vissa justeringar av dokumentet kommer göras för att stämma överens med vad som är möjligt att genomföra. Vilka justeringar av dokumentet som har gjorts ska i dessa fall tydligt framgå av versionshanteringen; såväl vad som ändrats som var i dokumentet denna text återfinns/återfanns. Även om inga justeringar i övrigt görs uppdateras följande fält i dokumentationen i samband med offerering: Offertnumret Versionshanteringen uppdateras med versionsnummer, datum, signatur och vad som ändrats (t.ex. att endast offertnumret satts) Innan beställning Innan beställning läggs kan det troligen i vissa fall ske att specifikationen måste justeras. Vid varje sådan justering måste versionshanteringen fyllas i ordentligt. I anteckningarna ska det framgå såväl vad som ändrats som var i dokumentet denna text återfinns/återfanns. Givetvis måste versionsnummer, datum och signatur uppdateras även vid dessa justeringar. Beställning/Utveckling När beställningen är lagt och specifikationen går vidare för utveckling sätter programmeraren om statusen i dokumentet till Till utveckling och uppdaterar versionsinformationen vartefter ändringar görs i dokumentet som i första hand kommer ske i delen Anpassningsinformation. Leverans När anpassningen är klar uppdaterar programmeraren dokumentet en sista gång till statusen varefter både företaget och Monitor får varsin kopia. Dokumentändringar/Document changes Ver Datum Sign Anteckning 0.1 2010 08 11 MiLa Första versionen av dokumentet sammanställt, bilderna har sparats i en separat fil. 1.0 2010 08 11 MiLa Bilderna har inkluderats i dokumentet, ytterligare text i avsnitten Syfte och Sidhuvud. 1.1 2010 08 11 MiLa Ändrat säkerhetsklass till och lagt till coypright texten längst ner på sidorna.