KOMMUNFULLMÄK TIGES REVISORER SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (10) Plats och tid Kommunkontoret, Heby, kl 13.00 17.00 Beslutande Leif Nilsson (S), ordföran de Pär Rickman (S) Anders Eriksson (C) Stig Johansson (M) Sven Erik Eriksson (KD) Ulf Fahlstad (LP) Maire Lautakoski (S) Tjänstemän Peter Lund, kommunchef, 67 Katarina Welin, administrativ chef, 67 Björn Wahlman, förvaltningsekonom, 67 Övriga deltagande Camilla Karlsson, KPMG Marie Wilén, Carina Schön David Olsson, kommunstyrelsens P residium, 67 Utses att justera Ulf Fahlstad Justeringens plats och tid Kommunkontoret torsdag 18 oktober 2013 kl 10.00 Sekreterare Sven Erik Eriksson Paragrafer 61 69 Ordförande Leif Nilsson Justerande Ulf Fahlstad ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunfullmäktiges revisorer Datum för anslags uppsättande 18 oktober 2013 Datum för anslags nedtagande 11 november 2013 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunkontoret Mona Rönneblad
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (10) Kf rev 61 Dnr 2013/14 042 Genomgång av delårsrapporten, KPMG:s granskningsrapport Revisionen tackar för informationen, en uppdaterad rapport lämnas till revisionen den 18 oktober 2013. Revisionen går igenom delårsrapporten och en del frågor dyker direkt upp: Vem skriver man rapporten för, väldigt mycket text. Många versioner finns av rapporten och det framgår inte vad som ändrats i respektive version vilket medför problem för revisionen som får börja om vid varje ny version. Camilla Karlsson, KPMG går igenom deras rapport över granskningen. Hon berättar att det varit problem i samband med granskningen då allt inte varit klart för granskning när den skulle ske. Hon redogör vidare för att det är tveksamt om resultatrapporten uppfyller lagens krav. Det är stora problem med periodiseringen i kommunens redovisning. KPMG saknar också en viktning av målen vad gäller bedömningen av målen är uppfyllda eller inte. Det saknas en sammanhållen förvaltningsberättelse.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (10) Kf rev 62 Dnr 2013/55 007 Genomgång av protokoll från styrelser, nämnder och beredningar Revisionen gör inget ytterligare åt dessa frågor. Enskilt ärende kan inte granskas av revisionen. Som ett led i den övergripande årliga revisionen läser revisorerna samtliga protokoll. Vid dagens sammanträden uppmärksammas att man i politiken arbetar med svar på rapporten om avtalstrohet. Revisionen har inte heller undgått den uppmärksamhet som fallet Melker fått i både lokala medier och rikstäckande sådana. Kultur och fritidschef, Jan Erik Grattback har lämnat ett svar angående ränta på investeringar som revisionen haft funderingar på i 55/2013.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (10) Kf rev 63 Dnr 2012/271 042 Revidering av överenskommelse om revision av den gemensamma överförmyndarnämnden Revisionen antar den nya överenskommelsen för revision av den gemensamma överförmyndarnämnden. Ordförande Leif Nilsson får uppdraget att underteckna överenskommelsen. Leif Nilsson och Sven Erik Eriksson har den 2 oktober 2013 träffat övriga revisionspresidier från kommunerna som samarbetar i den gemensamma överförmyndarnämnden. Mötet skedde med anledning av att tidigare överenskommelse inte följts vid årets revision av nämnden. Nytt förslag till överenskommelse presenterades och för och nackdelar diskuterades.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (10) Kf rev 64 Dnr 2013/56 007 Granskning Institutionsplacering av barn och unga Revisionen avvaktar rapporten och avrapportering den 21 november 2013. Granskning Institutionsplacering av barn och unga pågår och avrapportering kommer att ske vid sammanträdet i november.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (10) Kf rev 65 Dnr 2013/28 009 Kurser, KPMG:s kurs den 14 november 2013 Revisionen anmäler Leif Nilsson, Sven Erik Eriksson, Pär Rickman, Stig Johansson och Anders Eriksson. Ulf Fahlstad behöver stämma av med arbete och anmäler sig om möjligt direkt till Camilla Karlsson. KPMG har genom Camilla Karlsson bjudit in till en dag med kompetensutveckling för revisorerna den 14 november 2013.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (10) Kf rev 66 Dnr 2012/242 006 Nästa sammanträde Revisionens nästa sammanträde är den 18 oktober 2013 och tiden fastställs till kl 09.30. Revisionen planerar nästa sammanträde då Revisionsskrivelse med anledning av delårsrapporten skall skrivas och överlämnas till kommunfullmäktige.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (10) Kf rev 67 Dnr 2013/57 007 Träff med Kommunstyrelsens presidium med anledning av delårsrapporten Revision tackar för informationen och avvaktar kommunstyrelsens beslut om delårsrapporten. Kommunstyrelsens ordförande Marie Wilén inleder med att presentera delårsrapporten. Den visar ett överskott på 25mnkr mot budgeterat 15,6 mnkr för helåret. I nuvarande resultat ingår en återbetalning av försäkringspengar på 10,2 mnkr. Hon meddelar också att det prognostiserade överskott på helår bedöms bli 6,7 mnkr och då finns de återbetalda försäkringspremierna med i den beräkningen. Hon pekar vidare på att de stora avvikelserna finns inom sektorn för vård och omsorg. Ränteintäkterna har minskat på grund av att man slopat internbanken. Internkontrollplanen följs och en första redovisning finns i rapporten. Revisionen framför synpunkter från sin tidigare genomgång vad gäller textmassans stora omfattning, de många olika versionerna som finns och att det inte framgår vad som ändrats mellan dem. Vidare att förvaltningsberättelsen inte är sammanhållen, att mål och måluppfyllelse finns redovisade men att kommunstyrelsen inte gjort en viktning av effektmålen vilket gör att man inte klart kan utläsa om inriktningsmålet är uppfyllt. För att ett rättvisande resultat skall redovisas är det viktigt att periodiseringarna är riktiga. Kommunchefen Peter Lund menar att förvaltningen tar till sig kritiken och jobbar vidare för att få en bra redovisning och rapport. Vad gäller periodiseringarna kommer rutinerna att ändras.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (10) Kf rev 68 Dnr 2013/14 042 Revisionsskrivelse med anledning av delårsrapporten Revisionen uppdrar till Sven Erik Eriksson att utarbeta förslag till revisionsskrivelse till den 18 oktober 2013. Revisorerna diskuterar de uppgifter som kommit fram under granskningen och hearingen av kommunstyrelsen. Revisionsskrivelse ska avlämnas den 18 oktober 2013.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 (10) Kf rev 69 Övriga frågor Revisionen tackar för informationen. Sven Erik Eriksson informerar om att den som har nyckelbricka till kommunhuset måste byta ut dem då låset ändrats. Ny bricka kan fås på IT enheten.