Tullverkets e-faktureringsprojekt

Tullverkets e-faktureringsprojekt Info Info 26/10 26/102007 2007 Tord Tord Lindfors, projektledare

Bakgrund leverantörsfakturor Hösten 2006 påbörjade Tullverket ett projekt för införande av e-fakturering enligt standarden Svefaktura. Anledningen till att projektet startade var att den interna administrationen av fakturor är resurskrävande. Det är en ansenlig mängd fakturor som ska postöppnas, sorteras och skannas varje dag (EFH-system med skanningslösning infördes våren 2005). För varje faktura ska också data för den fortsatta handläggningen i arbetsflödet tolkas/registreras och verifieras. Mängden leverantörsfakturor i Tullverket uppgår till ca 33.000 per år. Rese och Tele-fakturorna är idag omfattande både antals- och volymmässigt. Dessa två leverantörer står för c:a 40 %, dvs 13.000 per år.

Förutsättningar Förutsättningar för projektet är att: Uppdraget är utsett att vara ett pilotprojekt för staten för införande elektronisk fakturahantering med användning av standarden Svefaktura. Pilotprojektet omfattar resefakturor. Pilotföretag: First card (Reseleverantörens fakturor via resekonto), Itella (underleverantör till First card, mappning till Svefaktura) och ARK Travel (Tullverkets resebyrå). WM-data (Tullverket leverantör avseende EFH system).

Tidsplan Utredningsfasen startades i mitten av september 2006 och avslutades i mitten av januari 2007. Genomförande fasen startades upp i januari och slutfördes i början juni 2007 med en avslutande systemtest. Pilotdrift av e-faktura för leverantörsfakturor genomförs i tre faser: Fas 1 Samlingsfakturor, begränsad omfattning, vecka 24-27. Fas 2 En faktura per följesedel, begränsad omfattning, 39-44. Fas 3 Stegvis utökning av omfattning under november. Införandeplan leverantörsfakturor. Inriktningen under hösten 2007 är att bearbeta leverantörer med största fakturavolym (10-20 leverantörer). Införande av övriga leverantörer förutom piloterna bedöms kunna ske från och med december 2007. Telefonifakturor (Telia) är planerad att vara andra införandet.

Kravdokument Följande kravdokument har tagits fram i utvecklingsprojektet: Processkartläggning nuläge. Problembild. Möjlighetsanalys. Processkarta önskad läge. Detaljerade krav meddelandehanteringstjänst ( Mottagning). Detaljerade krav reseleverantörens e-leverantörsfakturor och EFH-system.

Meddelandehanteringstjänst Mottagning 7. Uppföljning 12. Administration 2. Säkerhet 15.Handhavande 13.Larmhantering 14.Autenticiering

Krav leverantörens e-fakturor samt krav på EFH-system Utgångspunkt ESV:s handledning till Svefaktura. Dokumentet beskriver Tullverkets krav på utökad informationslämnande jämfört med Svefaktura basversion. För att säkerställa att alla uppgifter tas med har en mappning gjorts mellan pappersfakturan och Svefaktura. Dokumentet beskriver också Tullverkets krav på EFH-systemet Inläsning och kontroll av e-fakturor. Speciella behandlingsregler för styrning till godkännande och attest. Speciella behandlingsregler för automatkontering. Tullverkets krav på presentation (visualisering) av fakturan.

Leverantörsfakturor Resekostnader

Leverantörsfakturor Resekostnader En faktura per följesedel. e-fakturan skapas i enlighet med standarden Svefaktura 1.0 med följande tillägg: Beställarreferens 2 (RequisitionistDocumentReference) ifylls i enlighet med tullverkets objektplan. Dvs. här anges process, kostnadsställe och i förekommande fall projektnummer. (exempelvis #dim_1$625#dim_2$9630#dim_3$42491) Resenär saknas i Svefaktura. Tills vidare anges resenär i informationsfältet (Note) på radnivå. Exempel på visualisering av fakturan 071023 Flygresa, Stockholm, Kalle Tullare. Produktkod ifylls på fakturradnivå i fältet StandardItem- Identification. Standarden UNSPSC används för denna produkt & tjänsteklassifiering. Exempelvis Flyg har koden 78111502.

Systemöversikt Sändning Sändning Leverantörs x Resefakturor Sändning Sändning Mottagning Mottagning Tullverkets Tullverkets EFH-system Leverantörs z Sändning Sändning Fakturaväxel

Hur påverkas reseleverantörens system? Resebyråns bokningssystem har byggs ut med följande funktionalitet: Utdrag till reseleverantörens faktureringsystem har anpassat så all grundinformation finns med utifrån Svefakturans innehåll och Tullverkets tilläggskrav. Bl.a. har nya/ändrade interna produktkoder införts (generell lösning). Nytt kundnummer upplagd för e-fakturering (möjliggör stegvis övergång från pappersfakturor till e-fakturering).

Hur påverkas reseleverantörens system? forts Reseleverantörens faktureringssystem har byggts ut med följande funktionalitet: Ändrat från samlingsfakturor till 1 faktura per följesedel. Faktureringssystem skapar e-faktureringsfilen i intern format. Funktionalitet för att göra mappning från intern format till Svefaktura (Svefaktura 1.0 med Tullverkets tillägg). tjänst för sända ut e-fakturan i enlighet med Svefakturans transportprofil.

Tullverkets Meddelandehanteringstjänst Tullverkets Meddelandehanteringstjänst (Tullverket egenutvecklade Mottagning) skall ta emot e-leverantörsfakturor och vidarebefordra dessa till Tullverkets EFH-system. Kommunikationslösning i enlighet med Tullverkets säkerhetskrav för externt informationsutbyte. Styrning (routing) till verksamhetssystem. Händelseloggning, Arkivering. Automatiserad driftövervakning. Administration av part- och meddelandeinformation. Ärendestatus.

Tullverkets EFH-system Tullverkets EFH-system (WM-data:s standardsystem CDI) har byggs ut med funktionalitet för: Inläsning av e-fakturor enligt standarden Svefaktura. Felaktiga fakturor hamnar i kö för manuell åtgärd. Visualisering av e-fakturor. Styrning till godkännande och attest i enlighet med Tullverkets objektplan. Funktionalitet för att automatiskt skapa konteringsförslag (UNSPSC-kod omvandlas till konto, process, kostnadsställe och i förekommande fall projektnummer samt konteringstext).

Testupplägg Testplan med ett väl genomtänkt testupplägg. Funktionella testfall (olika typer av fakturor, ifyllandet av Svefakturan, -funktionalitet, EFH-funktionalitet) med förväntade resultat. Tekniska testfall (prestanda, felsituationer, avbrott etc). Felrapportering (reseleverantörens fakturor, och EFHsystemet).

Status idag? Pilotdrift fas 1 genomförd med lyckat resultat. Fas 2 av pilotdriften startades 25/9 och beräknas pågå tom vecka 44. Infört ny lösning med 1 faktura per följesedel. Fas 3 stegvis utökning av omfattningen är planerad att genomföras under november. Vi vill också nämna att resultatet bygger på ett mycket gott samarbete med pilotföretagen (Ark Travel, First Card, Itella och WM-data) samt med Ekonomistyrningsverket (ESV), Sveriges kommuner & landsting (SKL) och Single Face to Industry (SFTI).

Exempel e-faktura E-faktura i XML-format

Stylesheet för visualisering (testverktyg) Dokumenttyp Faktura Fakturanummer 2508362123 Köpare ID:7362021000968 TULLVERKET (PILOT) BOX 796 85122 SUNDSVALL Leveransadress Säljare ID:7365560211475 First Card (SWE) Mäster Samuelsgatan 21 10571 STOCKHOLM Kontaktuppgifter Telefon: 08-53491080 Fax: 08-53491170 Email: Fakturameddelande Hoppas sommaren varit skön och stärkande! Du har väl inte missat att First Card har en ny hemsida? www.firstcard.se Nästa fakturering sker den 19/11-07 Visualisering Svefaktura Beställarreferens Elisabet Igelström Vår referens Beställarreferens 2 #dim_1$672#dim_2$9341#dim_3$40 Ert organisationsnummer 2021000969 Ert VAT nummer Betalningsvillkor 30 Leveransvillkor Förfallodatum 2007-11-14 Fakturadatum 2007-10-15 Dröjsmålsränta 0.96 Valuta SEK Antal fakturarader 3 Fakturaperiod Dokumentreferens 267468 Leveransdatum Fakturareferens Fakturarader Radnr Benämning 1 2 3 Tågresa, Stockholm Anteckning Resenär: Igelström Elisabet Resenär: Tågresa,Arvode Igelström Tåg, Stockholm Elisabet Tågresa, Sundsvall Resenär: Igelström Elisabet Lev ant a'pris Summa enhet Moms % Orderreferens /rad 900.00 SEK 6.00 3887482 75.00 SEK 25.00 3887482 900.00 SEK 6.00 3887482 Leveransavisering /rad Leveransdatum Säljarens art.nr 2007-11- 27T00:00:00 2007-11- 27T00:00:00 2007-11- 28T00:00:00 Köparens art.nr Standard art.nr 78111603 78111603 78111603 Rabatter och avgifter Typ /rad Orsak /rad Belopp /rad Baseras på belopp /rad Momsinfo /rad

Stylesheet för visualisering (testverktyg), med länk till dokumentation på www.svefaktura.se 3 RequisitionistDocumentReference Kommentar Beställarreferens 1 definieras av köparen för behovet att styra fakturor rätt vid mottagning i köparorganisationen. En beställarreferens kan avse flera köptillfällen/transaktioner (vid samlingsfaktura) men kan även användas återkommande i fakturor närmare beskrivning utvecklas separat. Beställarreferens 2 används endast om beställarreferens 1 inte kan administreras centralt i köparens organisation. Den kan då t ex identifiera organisatorisk enhet, projekt eller liknande.

Exempel konteringsförslag

Exempel visualisering av en e-faktura

Vad är skillnaden för beställaren av resor? Ingen skillnad. Det är som tidigare viktigt att beställning görs på ett korrekt sätt med bl.a. angivande av rätt kostnadsställe, process och i förekommande fall projektnummer.

Hantering bilagor till e-fakturor Tullverket avser att testa bilagehantering under Q1 2008. Ej införd för reseleverantörens fakturor.

Arkivering av e-fakturorna e-fakturorna arkiveras elektronisk i EFH-systemet (CDI). Där finns också funktionalitet för att söka fram fakturor från arkivet.

Papperslöst Nyttan för mig som mottagare Elektroniskt Fakturahanteringssystem Automatiserar Minskar fel Snabbare hantering Minskar kostnader Ankomst Kontering Attest Arkivering EFH / Tullsystem Mottagande EBMS Sändande EBMS

Vilka effekter ger införande av e-leverantörsfakturor? Automatisering av rutiner för mottagning och inläsning av e-leverantörsfakturor. Förenkling och automatisering av rutiner för kontering och attest. Minskade kostnader för dröjesmålsränta. Minskade kostnader för fysiskt arkivhantering. Mindre felaktigheter. Förbättrad styrning/uppföljning. Ökad kostnadsmedvetenhet. Mindre stress (speciellt vid periodslut) Miljöaspekter (minskad pappersåtgång, minskade transporter)

Automatiserad attesthantering? Projektgruppen har föreslaget att automatiserad attesthantering skall utredas vid införande av telefonifakturor (Telia). Exempelvis bör man överväga ett införande för mobilräkningar med små totalbelopp. Ej införd för reseleverantörens fakturor.

Automatiserad kontroll mot beställning? Denna möjlighet utreds vid införande av en e-inköpslösning i Tullverket. Förstudie är planerad att starta under Q4 2007.

Status idag? Pilotdrift fas 1 genomförd med lyckat resultat. Fas 2 av pilotdriften startades 25/9 och beräknas pågå tom vecka 44. Infört ny lösning med 1 faktura per följesedel. Fas 3 stegvis utökning av omfattningen är planerad att genomföras under november. Vi vill också nämna att resultatet bygger på ett mycket gott samarbete med pilotföretagen (Ark Travel, First Card, Itella och WM-data) samt med Ekonomistyrningsverket (ESV), Sveriges kommuner & landsting (SKL) och Single Face to Industry (SFTI).

Erfarenhet att dela med sig Utvecklingsprojekt för införande av första leverantörens e-fakturor. Underskatta ej kalendertiden för införandet. Kravdokument tas fram för att beskriva kravbilden på e-leverantörsfakturor och EFH-system (första leverantörerna). Därefter enklare kravhantering där mappning till Svefaktura är en viktig del. Viktigt med ett väl genomtänkt testupplägg. Felrapportering för att hålla ordning på utestående fel (leverantör och EFH-system). Underskatta ej tid för iordningställa test- och driftmiljöer. För varje ny part/leverantör avser tullverket genomföra ett testförfarande. Leverantörerna uppmanas att använda SFTI:s verifieringstjänst innan start av test. För varje ny part/leverantör avser Tullverket att upprätta ett förenklat EDI-avtal.

Kontaktpersoner Tullverket Tord Lindfors (Projektledare) Telefon: 070-672 5350 eller 0920-25 96 50 Email: tord.lindfors@tullverket.se. Elisabet Igelström (Verksamhetsfrågor Leverantörsfakturor) Telefon: 0771-520 520 eller direkt 060-67 25 14 Email: elisabet.igelström@tullverket.se. Ewa Fridén (Verksamhetsfrågor Leverantörsfakturor - resor) Telefon: 0771-520 520 eller direkt 08-405 04 32 Email: ewa.friden@tullverket.se.

Bildspelet är slut

Erfarenhet att dela med sig / Säkerhetslösning Sändning Sändning Leverantörs x Resefakturor Sändning Sändning Mottagning Mottagning Tullverkets Tullverkets EFH-system Leverantörs z Sändning Sändning Fakturaväxel

Erfarenhet att dela med sig / Säkerhetslösning Internet Svefaktura dok. ebxml FW 1 1 Mottagning Mottagning ebms ebms FW JMS-kö ebxml FW 2 2 Mottagning Mottagning Utdelad katalog Svefaktura EFH- EFH- System System DMZ 1 DMZ n Tullverket Intranät

Arkitektur Logisk vy Internet Händelsedatabas Händelsedatabas System PN-register Paketeringsmodul Verksamhetsanpassning ebms Produkt Produktanpassningslager Routingmodul Controlmodul Verksamhetsanpassning Dataaccesstjänst P r e s e n t a t i o n s l a g e r Verksamhetssystem ut Verksamhetssystem in

Erfarenhet att dela med sig / Säkerhetslösning Målet är att använda standarder och produkter så mycket som möjligt och inte komplicera grundstrukturen. Keep the simple things simple. För att uppfylla Tullverkets säkerhetskrav är lösningen utformad med protokollbyte och asynkront avbrott mellan yttre DMZ och internt nät. Transporten görs genom n antal DMZ och med hjälp av en lösning med meddelandeköer. 1 (ebms) är utvecklad med en öppen källkodsprogramvara som bas. Här finns funktionalitet för bl.a. kontroll av part och meddelande, händelseloggning, kvittenshantering, protokollomvandling. 2 är utvecklad i JEE (Java). Här finns funktionalitet för bl.a. routing, händelseloggning. I överlämningen mot EFH-systemet har vi valt att lägga fakturorna som filer direkt i EFH-systemets import -katalog.

Erfarenhet att dela med sig / Säkerhetslösning forts Administration av parts- och meddelandeinformation samt sök ärendestatus sker separerat från meddelandeflödet. Driftövervakning med larm sker via Nagios.