Förfrågningsunderlag

KOMMUNIKATIONSMYNDIGHETEN PTS Förfrågningsunderlag Upphandling av konsulttjänster för utvecklingsuppdrag av systemstöd för obeställbara brev Dnr. 11-1944 2011-03-03

Innehåll 1. Om PTS... 4 2. Bakgrund... 5 3. Krav på leverantören... 5 3.1 Teknisk förmåga och kapacitet 3.1.1 Beskrivning av företaget... 5 3.2 Juridisk ställning 3.2.1 Registreringsbevis... 5 3.3 Ekonomisk ställning 3.3.1 Kreditupplysning... 6 4. Krav på uppdraget... 6 4.1 Beskrivning av uppdragets innehåll... 6 4.2 Tid för utförande, tidsåtgång m.m.... 7 4.3 Arbetssätt... 7 5. Krav på konsulterna... 8 5.1 Allmänt... 8 5.2 Obligatoriska krav (ska-krav)... 8 5.3 Icke-obligatoriska krav (bör-krav)... 9 6. Intervju... 9 7. Kommersiella villkor... 9 7.1 Ersättning... 9 7.2 Avtalstid... 10 7.3 Kommersiella villkor i övrigt... 10 7.4 Allmänt... 10 8. Utvärdering av anbud... 10 8.1 Allmänt... 10 8.2 Kvalitet 70 %... 11 8.2.1 Icke-obligatoriska krav (bör-krav)... 11 8.2.2 Poängbedömning vid intervju (12 poäng)... 11 8.3 Pris 30 %... 12 8.4 Exempel på utvärdering av anbud... 12 8.5 Lika poäng efter utvärdering... 13 9. Allmänna förutsättningar för anbud... 13 9.1 Tidsfrister... 13 9.2 Upphandlingsform... 13 9.3 Anbuds form och antal... 13 9.4 Anbuds innehåll... 13 2

9.5 Språk... 13 9.6 Svarsmall... 14 9.7 Frågor och svar... 14 9.8 Sekretess... 14 9.9 Undertecknande av behörig företrädare... 14 9.10 Kontaktperson... 14 9.11 Inlämnande av anbud... 15 Bilagor 1. Avtal 2. Allmänna avtalsvillkor 3. Sanningsförsäkran 4. Kort genomgång av verksamhetsprocess, samt skiss av GUI 5. Svarsmall 6. Prisbilaga 3

1. Om PTS Post- och telestyrelsen (PTS) är den statliga myndighet som bevakar områdena elektronisk kommunikation och post. PTS verkar för att alla i Sverige ska få tillgång till effektiva, prisvärda och säkra kommunikationer. PTS fyra övergripande mål är: konsumenternas intressen i centrum effektiv konkurrens effektivt resursutnyttjande säker kommunikation För att nå målen arbetar PTS bland annat med att följa och bevaka utvecklingen inom aktuella områden, meddela föreskrifter, fördela tillstånd, kontrollera att aktuella lagar efterlevs och informera användare och allmänheten. PTS består av ett huvudkontor i Stockholm och fyra lokala tjänsteställen (Kiruna, Luleå, Limhamn och Sköndal). Myndigheten har ca 250 anställda, varav de flesta arbetar vid huvudkontoret. Se vidare http://www.pts.se/. 4

2. Bakgrund Post- och telestyrelsen, PTS, genomför en öppen upphandling av konsulttjänster för ett systemutvecklingsprojekt. PTS enhet för obeställbara brev i Kiruna har för uppgift att ta hand om de brev som posten inte kan leverera eller återsända. Enheten har idag ett systemstöd som inte längre går att förvalta och måste därför bytas ut. Systemet är i stort ett registreringssystem med tillkommande e-tjänst för anmälan av saknat brev. Till systemet ska en etikettskrivare och eventuellt en hand-scanner kopplas. Det är av allra största vikt att systemet har en bra sökfunktionalitet. Målet med systemutvecklingsprojektet är att leverera ett systemstöd som ger bästa möjliga förutsättningar för Enheten för obeställbara brev att fullgöra sitt uppdrag på ett effektivt sätt. Systemstödet ska vara i drift, och fungera väl med de arbetsprocesser som kommer att gälla framöver för enheten, under 2011. Projektet kommer att påbörjas i augusti 2011. 3. Krav på leverantören 3.1 Teknisk förmåga och kapacitet 3.1.1 Beskrivning av företaget Med anbud ska bifogas en beskrivning av det anbudsgivande företaget som innehåller uppgifter om dess verksamhet, resurser för uppdraget, samt uppgift om hur länge företaget bedrivit efterfrågade verksamhet. 3.1.2 Underleverantörer Om anbudsgivaren avser att använda underleverantörer ska dessa redovisas med namn och organisationsnummer, samt vilken konsult som är hänförlig till respektive underleverantör. Underleverantörer ska uppfylla samma krav som anbudsgivaren avseende kraven i avsnitten 2.2.2 Skattekontroll. Anbudsgivaren ska ansvara för underleverantörer såsom för egen personal. 3.2 Juridisk ställning 3.2.1 Registreringsbevis Till anbud ska bifogas kopia av aktuellt registreringsbevis för att visa att anbudsgivaren, och eventuella underleverantörer, är ett registrerat företag. Utländska anbudsgivare ska bifoga liknande dokumentation från behörig myndighet i anbudsgivarens hemland. Anbudsgivare kan även, som alternativ, till anbud bifoga ett intyg som styrker att anbudsgivaren är ett registrerat företag eller avge en utsaga avseende detta på heder och samvete. 5

3.2.2 Skattekontroll Anbudsgivaren, och eventuella underleverantörer, ska ha fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatt i Sverige. För att säkerställa detta kommer PTS att begära in Skatteverkets blankett 4820 Begäran om upplysningar vid offentlig upphandling för samtliga svenska anbudsgivare, samt eventuella underleverantörer. Detta kommer att göras efter anbudsöppningen i samband med leverantörskvalificeringen. Inhämtade uppgifter ska visa att anbudsgivare vid tillfället för kontrollen är fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter. Utländsk anbudsgivare ska intyga att denne är fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter i sitt hemland genom att till anbudet bifoga intyg från berörd myndighet i anbudsgivarens hemland. Observera att det är ett ska-krav att intyg/blankett enligt detta stycke inte får vara utfärdat tidigare än tre månader räknat från sista anbudsdag. 3.2.3 Sanningsförsäkran Anbudsgivaren ska uppfylla kraven i bilaga 3, Sanningsförsäkran, underteckna sanningsförsäkran och bifoga den, alternativt lämna en förklaring till varför samtliga krav i sanningsförsäkran inte är uppfyllda, som ska godtagas av PTS. Observera att det är ett krav att sanningsförsäkran ska vara undertecknad av behörig företrädare hos anbudsgivaren. 3.3 Ekonomisk ställning 3.3.1 Kreditupplysning Anbudsgivaren ska bifoga ett utdrag från kreditupplysningsföretag (t.ex. från Upplysningscentralen, UC, eller motsvarande i anbudsgivarens hemland), som visar anbudsgivarens, och eventuella underleverantörers, finansiella och ekonomiska stabilitet. Kreditvärdigheten i det lämnade intyget ska vara minst två enligt UC:s skala eller motsvarande, om inte anbudsgivaren vid förfrågan kan lämna en förklaring som kan godtas av PTS. D.v.s. ett värde lägre än två kan ändå godtas om en tillfredställande förklaring lämnas som visar att företagets kreditvärdighet är god. Observera att det är ett ska-krav att intyget om kreditupplysning inte är utfärdat tidigare än tre månader räknat från sista anbudsdag. Detta för att intyget ska vara relevant vid tidpunkten för anbuds inlämnande. 4. Krav på uppdraget 4.1 Beskrivning av uppdragets innehåll Inom ramen för systemutvecklingsprojektet ska ett systemstöd tas fram för Enheten för obeställbara brev. Uppdraget innebär att tillsammans med produktägare, samt PTS utvecklare, utveckla ett stöd som är tillräckligt för PTS handläggare. Uppdraget kommer att inledas med att konsulterna tillsammans med PTS går igenom backlog och planerar uppdragets upplägg. Systemet kan komma att utvecklas från 6

scratch eller genom vidareutveckling av ett open source-system. Det är upp till deltagarna i systemutvecklingsprojektet att bestämma tillsammans. I systemet ska det gå att registrera ett missiv, d.v.s. en bunt obeställbara brev från en postoperatör, registrera brev och data som gör brevet sökbart. Det ska gå att söka efter registrerade brev på ett antal olika sätt. Det finns idag ett webbformulär där en person kan efterlysa ett saknat brev och utifrån detta ska en matchning kunna göras i systemet. Detta webbformulär ska göras om under uppdraget men inte nödvändigtvis av deltagarna i systemutvecklingsprojektet. Det krävs ett GUI där handläggare på PTS kan använda systemet och detta bör vara webbaserat, men en annan lösning kan accepteras. Lösningen ska vara relativt plattformsoberoende. En bra sökmotor är av allra största vikt. GUI ska vara genomsyrat av ett ergonomiskt tänk med bra kortkommandon, lite användande av mus och överlag så användarvänligt som möjligt. Utöver detta ska en liten faktureringsapplikation byggas som extraherar och beräknar relevant data från systemet och levererar en fil enligt av Agresso specificerad standard. QlikView kommer förmodligen att kopplas mot systemet för att framöver användas för statistik. Till systemet ska kopplas en etikettskrivare och eventuellt en hand-scanner. Systemet ska ha stöd för både IPv6 och IPv4. Utöver detta kan funktionella och icke-funktionella krav tillkomma eller förändras under projektets gång. För mer information se Bilaga 4, Kort genomgång av verksamhetsprocess, samt skiss av GUI. 4.2 Tid för utförande, tidsåtgång m.m. Uppdraget ska kunna påbörjas i augusti 2011. Uppdraget ska pågå tills dess att systemet anses vara tillräckligt klart. Uppskattningsvis tar uppdraget tre till fyra månader, utfört av tre till fyra utvecklare, varav anbudsgivaren ska offerera tre (3). Konsulterna förväntas arbeta normala arbetsveckor á 40 timmar med uppdraget. Under uppdraget ska konsulterna dock avsätta minst 35 timmar per arbetsvecka för uppdraget. Under uppdraget ska konsulterna arbeta i PTS lokaler på Valhallavägen 117 i Stockholm. 4.3 Arbetssätt De tre konsulterna kommer att utgöra större delen av utvecklingsgruppen för projektet men ska samarbeta med en eller två utvecklare på PTS för att underlätta framtida förvaltning. Konsulterna ska kunna arbeta med scrum alternativt ett scrumbankoncept med täta planeringsmöten, återblicksmöten, demonstrationer och releaser. Arbetssättet kommer att utvecklas och förändras efter behov. PTS produktägare kommer att sitta med utvecklingsgruppen och överlag vara tillgänglig under hela utvecklingsprojektet. Konsulterna ska, tillsammans med PTS utvecklare, produktägare och handläggare, ansvara för test av systemet. 7

5. Krav på konsulterna 5.1 Allmänt Nedanstående krav gäller för de konsulter som anbudsgivare offererar för uppdraget. Anbudsgivaren ska offerera tre (3) konsulter för det aktuella uppdraget. För det fall att anbudsgivaren inte själv kan offerera tre konsulter är det tillåtet att offerera en eller flera konsulter tillsammans med, alternativt via, underleverantör/ -er. Anbudsgivaren ska i anbudet ange vilken leverantör (anbudsgivaren eller eventuell underleverantör) som offererar vilken/ vilka konsult/-er. De aktuella konsulterna ska uppfylla nedanstående ska-markerade krav. De icke-obligatoriska kraven som är bör-markerade är det inte obligatoriskt att uppfylla, men uppfyllande av dessa kan ge poäng vid PTS bedömning av intervjun. För att se hur de icke-obligatoriska kraven kommer att poängsättas, se avsnitt 8 Utvärdering av anbud. Anbudsgivare som behöver ytterligare information/klargöranden för att avgöra efterfrågad kompetens för uppdraget kan kontakta PTS via e-post till kontaktpersonen angiven nedan i avsnitt 9.7 Frågor och svar. 5.2 Obligatoriska krav (ska-krav) 1. Konsulterna ska tillsammans ha dokumenterad kompetens för att utveckla hela systemet, d.v.s. en helhetslösning. En förklaring till komposition av offererade konsulter ska bifogas anbudet. Förklaringen ska visa vilken huvudsaklig roll respektive konsult har, samt på vilket sätt de tre konsulterna tillsammans innehar den kompetens som krävs för att lösa uppdraget. Back- och frontend, integration med etikettsskrivare och migrering av data från gammal databas ska kunna genomföras utan tillgång till extern eller intern kompetens tillhandahållen av PTS. Lösning som innebär tillfällig förstärkning från anbudsgivare är godtagbar. Detta ska styrkas i CV, eller anbud. 2. Konsulterna ska ha dokumenterad erfarenhet och intresse av att arbeta med korta feedbackloopar, vare sig det gäller test av den egna koden eller mot användare. Detta ska styrkas genom förklaring i CV, eller anbud, hur detta arbetssätt har bedrivits i tidigare utvecklingsuppdrag. 3. Konsulterna ska ha dokumenterad erfarenhet och intresse av kontinuerlig integration och täta releaser av fungerande mjukvara. Detta ska styrkas genom förklaring i CV, eller anbud, hur detta arbetssätt har bedrivits i tidigare utvecklingsuppdrag. 4. Konsulterna ska ha erfarenhet av att utveckla på ett sådant sätt att en version av systemet med begränsad funktionalitet kan sättas i produktion tidigt för att sedan byggas på. Detta ska styrkas genom förklaring i CV, eller anbud, hur detta arbetssätt har bedrivits i tidigare utvecklingsuppdrag. 5. Konsulterna ska kunna arbeta med och skapa systemet med C# och Visual Studio. Detta ska styrkas i CV, eller anbud. 6. Konsulterna ska ha dokumenterad erfarenhet och intresse av att arbeta kvalitetsinriktat med stort fokus på test. Detta ska styrkas genom förklaring i CV, eller anbud, hur arbetssätt har bedrivits i tidigare utvecklingsuppdrag. Samtliga i punkt 1-6 ovan angivna obligatoriska krav ska strykas i bifogade CV:n, eller anbud. 8

5.3 Icke-obligatoriska krav (bör-krav) 1. Konsulterna bör ha erfarenhet av MySQL. Beskriv i CV, eller anbud, kortfattat tidigare uppdrag med MySQL-lösning. 2. Konsulterna bör ha god kännedom om sökfunktionalitet och sökmotorer. Beskriv i CV, eller anbud, tidigare utvecklingsuppdrag där sökfunktionalitet varit en viktig komponent. 3. Konsulterna bör ha erfarenhet och intresse av parprogrammering. Detta styrks genom förklaring i CV, eller anbud, hur detta arbetssätt har bedrivits i tidigare utvecklingsuppdrag. 4. Konsulterna bör ha erfarenhet av att utveckla applikation kompatibel med IPv4 och IPv6. Beskriv denna erfarenhet i CV, eller anbud. Anbudsgivaren ska, i CV eller anbud, styrka att samtliga offererade icke-obligatoriska krav uppfylls. 6. Intervju Samtliga anbudsgivare som klarar leverantörskvalificeringen, samt uppfyller samtliga obligatoriska krav på uppdraget, kommer att intervjuas av PTS. Vid intervjutillfället kommer fokus att ligga på dels säkerställande av att de obligatoriska kraven verkligen uppfylls, samt dels hur väl konsulterna uppfyller de eventuella offererade icke-obligatoriska kraven i avsnitt 5.3 ovan. Under intervjun ska de konsulter som anbudsgivaren offererat deltaga. Intervjuerna kommer att ledas av en utvecklare och produktägaren från PTS, samt PTS IT-chef. Då hela uppdraget är beroende av konsulternas möjlighet att samarbeta med PTS är det av yttersta vikt att samtalet fördjupar känslan av att synen på arbetssättet är densamma hos båda parter. Intervjun ska leda till att PTS kan bekräfta att anbudsgivaren uppfyller samtliga obligatoriska krav på sätt som angivits i anbud. Om PTS vid intervjun bedömer att ett eller flera av de obligatoriska kraven inte uppfylls, trots att anbudsgivaren i anbudet skriftligen angett att de uppfylls, kan PTS, om anbudsgivaren inte kan bevisa uppfyllande av kraven, komma att förkasta anbudsgivarens anbud. Intervjun ska även leda till att PTS kan bedöma hur väl de icke-obligatoriska kraven uppfylls, se avsnitt 8 för hur respektive krav kommer att bedömas. Intervjun kommer inte överstiga 2 timmar. Datum och tidpunkt för intervjuerna kommer att bestämmas med anbudsgivare så snart som möjligt efter att PTS genomfört kvalificeringen. En agenda kommer att skickas ut i god tid inför intervjun. PTS har för avsikt att spela in intervjuerna. 7. Kommersiella villkor 7.1 Ersättning Timpris, i svenska kronor, ska anges för respektive konsulttjänst i bifogad prisbilaga, bilaga 6. Timpriserna ska innefatta samtliga obligatoriska, samt offererade icke-obligatoriska krav. Resekostnader och kostnader för uppehälle utanför Stockholm bekostas av PTS för det fall att PTS beordrat resorna och uppehället varit en nödvändig följd av detta. Kostnaderna ersätts till det faktiska och av leverantören visade värdet. 9

Mervärdesskatt tillkommer till angivet timpris. Observera att inga tillkommande kostnader utöver dessa kommer att accepteras av PTS. Timpriserna kommer att utvärderas i enlighet med vad som anges nedan i avsnitt 8.1 och 8.3. 7.2 Avtalstid Avtal mellan parterna ska gälla från det datum då det undertecknats av båda parter, fram till dess att uppdraget är slutfört och godkänt av PTS. 7.3 Kommersiella villkor i övrigt Bifogat avtal inklusive PTS allmänna avtalsvillkor för konsultuppdrag ska gälla (smärre justeringar kan komma att göras med vinnande anbudsgivare), se bilaga 1 och 2. 7.4 Allmänt PTS förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen om inkomna anbud överstiger den budget som PTS har tillgänglig för detta uppdrag. 8. Utvärdering av anbud 8.1 Allmänt Grund för tilldelning av kontrakt är ekonomiskt mest fördelaktiga anbud, vilket innebär att PTS kommer att utvärdera lämnade anbud på utvärderingskriterierna kvalitet och pris enligt följande: Utvärderingskriterier Viktning 1. Kvalitet 70 % 2. Pris 30 % Följande modell kommer att användas för att räkna ut utvärderingspriset: Utvärderingspris = Sammanlagt timpris x (1+procentuellt påslag) Procentuellt påslag = ((maxpoäng för kvalitet anbudsgivarens poäng för kvalitet) / maxpoäng för kvalitet) x uppräkningsfaktor Uppräkningsfaktor = kvalitetens vikttal/ prisets vikttal För exempel på hur utvärderingen kommer att gå till, se avsnitt 8.4. Det anbud som har lägst utvärderingspris efter uppräkningen kommer att tilldelas kontrakt. 10

8.2 Kvalitet 70 % 8.2.1 Icke-obligatoriska krav (bör-krav) Uppfyllande av följande bör-krav, styrkt i CV eller anbud, kan ge extrapoäng vid intervju. Nr. 1 2 3 4 Icke-obligatoriska krav Konsulterna bör ha erfarenhet av MySQL. Konsulterna bör ha god kännedom om sökfunktionalitet och sökmotorer. Konsulterna bör ha erfarenhet och intresse av parprogrammering. Konsulterna bör ha erfarenhet av att utveckla applikation kompatibel med IPV4 och IPv6. 8.2.2 Poängbedömning vid intervju (12 poäng) Vid intervjun kommer en referensgrupp om tre personer från PTS att närvara, en utvecklare, produktägaren och PTS IT-chef. Intervjun ska leda till att referensgruppen kan bekräfta att anbudsgivaren uppfyller samtliga obligatoriska krav. Om PTS vid intervjun bedömer att ett eller flera av de obligatoriska kraven inte uppfylls, trots att anbudsgivaren i anbudet skriftligen angett att dessa krav uppfylls, kan PTS komma att förkasta anbudsgivarens anbud. Intervjun ska även leda till att referensgruppen kan bedöma hur väl de icke-obligatoriska kraven uppfylls Varje offererat icke-obligatoriskt krav kommer att poängsättas av referensgruppen gemensamt i skalan 0-3 poäng, där 3 är högst. 3 p. mycket väl, resultatet av konsulternas intervju är att offererat icke-obligatoriskt krav uppfylls helt tillfredsställande 2 p. väl, det finns inga brister av betydelse i resultatet av intervjun med konsulterna vad gäller uppfyllandet av offererat icke-obligatoriskt krav 1p. tillräckligt bra, men det finns en viss förbättringspotential av resultatet av intervjun vad gäller uppfyllandet av offererat icke-obligatoriskt krav 0 p. ej tillräckligt bra, resultatet av intervjun med konsulterna är inte godkänd vad gäller uppfyllandet av offererat icke-obligatoriskt krav Poängen som referensgruppen satt för respektive offererat icke-obligatoriskt krav kommer sedan att räknas samman till en poängsumma. Maximalt kan 3 poäng erhållas för varje offererat icke- 11

obligatoriskt krav. Den totala poängsumman från kraven kommer att utgöra den poäng som anbudsgivaren får tillgodoräkna sig i utvärderingen. Maximalt kan således 12 poäng erhållas för utfallet av intervjun. 8.3 Pris 30 % Priset som kommer att utvärderas är den sammanlagda kostnaden för 40 timmar vardera för samtliga tre konsulttjänster enligt följande: (timpris för konsulttjänst 1 gånger 40 timmar) + (timpris för konsulttjänst 2 gånger 40 timmar) + (timpris för konsulttjänst 3 gånger 40 timmar) = pris som utvärderas 8.4 Exempel på utvärdering av anbud Anbud A Offererade timpriser: Konsult 1: 750 kr Konsult 2: 750 kr Konsult 3: 900 kr Totalt pris för en 40 h vecka: (750x40)+(750x40)+(900x40) = 96 000 kr Poäng: 10 av 12 möjliga Uppräkningsfaktor: Procentuellt påslag: (12-10)/12 x 2,333 = 0,389 Utvärderingspris: 96 000 x (1+0,389) = 133 344 Anbud B Offererade timpriser: Konsult 1: 700 kr Konsult 2: 700 kr Konsult 3: 700 kr Totalt pris för en 40 h vecka: (700x40)+(700x40)+(700x40) = 84 000 kr Poäng: 6 av 12 möjliga Procentuellt påslag: (12-6)/12 x 2,333 = 1,167 Utvärderingspris: 84 000 x (1+1,167) = 182 028 Resultat Ekonomiskt mest fördelaktigt är anbud A, som får det lägsta utvärderingspriset trots att de offererat ett högre timpris än B. 12

8.5 Lika poäng efter utvärdering Om situationen uppstår att två eller flera anbud erhåller samma utvärderingspris kommer PTS i första hand att skilja anbuden åt genom att anta det anbud som tilldelats högst poäng vid intervjun. I andra hand kommer lottning att genomföras för att utse det vinnande anbudet. Lottningen kommer att genomföras med minst tre personer närvarande för att säkerställa förfarandets opartiskhet. På begäran av en anbudsgivare kommer en av en handelskammare utsedd person att närvara. Kostnaderna för detta ska betalas av den som framställt begäran. 9. Allmänna förutsättningar för anbud 9.1 Tidsfrister Skriftligt anbud ska vara PTS tillhanda senast den 15 april 2011 och ska vara bindande t.o.m. den 15 oktober 2011. 9.2 Upphandlingsform Denna upphandling genomförs som en öppen upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Möjligheterna att komplettera eller förtydliga uppgifter i inlämnade anbud är starkt begränsade. Anbud som ej är kompletta kan komma att förkastas. 9.3 Anbuds form och antal Anbud bör upprättas i lika ordningsföljd som förfrågningsunderlaget samt hänvisa till de punkter som anges i detta. Anbud bör lämnas i pärm eller vara inbundet på så sätt att bladen inte kan komma i oordning. Anbud och informationsmaterial önskas i två exemplar, ett original och en kopia. Intyg etc. enligt punkterna 3.2.1, 3.2.2 3.2.3 och 3.3.1 samt eventuell fullmakt enligt 9.9 kan lämnas i ett exemplar. 9.4 Anbuds innehåll Anbud ska uppfylla de krav och anvisningar som ställs i detta förfrågningsunderlag. För att PTS ska ha möjlighet att utvärdera anbud är det av stor vikt att anbud innehåller samtliga begärda uppgifter. Utelämnas uppgifter kan det komma att tolkas som att kraven ej kan uppfyllas. Likaså kan oklarheter i anbud komma att betraktas som att krav inte uppfylls. Om anbud inte är tydligt och fullständigt är risken att det kan komma att förkastas. LOU medger endast marginella förändringar av ursprungligt förfrågningsunderlag. Det är därför viktigt att anbudsgivare accepterar bilagda avtal i ursprungligt skick. Anbud med reservationer vad gäller innehållet i bifogade avtal, eller reservationer mot villkoren i övrigt i förfrågningsunderlaget, kan komma att förkastas. Det är därför mycket viktigt att anbudsgivare anger sitt pris baserat på förutsättningarna som angivits i förfrågningsunderlag med bifogade avtal (bilaga 1 och 2). 9.5 Språk Anbud ska avlämnas på svenska eller engelska. 13

9.6 Svarsmall Anbudsgivare ska bekräfta att villkoren i detta förfrågningsunderlag accepteras, genom att fylla i bilaga 5, Svarsmall, och foga denna bilaga till anbudet. Svarsmallen används för att underlätta både anbudsgivares och den upphandlande myndighetens kontroll av anbud. Observera att svarsmallen ska fyllas i fullständigt, vilket innebär att för alla krav ska det markeras antingen JA eller NEJ. Markering av NEJ tolkas som att aktuellt krav inte uppfylls/aktuellt villkor inte accepteras, vilket kan leda till att anbudet förkastas. Svarsmallen kan skrivas ut och fyllas i för hand alternativt fyllas i med hjälp av Excel innan utskrift sker. 9.7 Frågor och svar PTS vill uppmana anbudsgivare att ställa frågor kring alla eventuella oklarheter i detta förfrågningsunderlag med bilagor. Under anbudstiden är det möjligt att med ledning av ställda frågor rätta och tydliggöra det annonserade underlaget. Efter anbudstidens utgång är möjligheterna till sådana tydliggöranden mycket små. Frågor angående förfrågningsunderlaget och övriga däri ingående handlingar ställs skriftligen via e-post till Charlotte Murray, E-post: charlotte.murray@pts.se. PTS vill ha alla frågor senast den 11 april 2011 för att kunna publicera svaren så att de i tid kommer samtliga anbudsgivare till del. Inkomna frågor kommer att besvaras genom publicering på PTS hemsida http://www.pts.se/upphandling 9.8 Sekretess Anbud som lämnas in till PTS omfattas av absolut sekretess till dess att alla anbud eller erbjudanden har offentliggjorts, beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts, d.v.s. i normalfallet fram till den tidpunkt när tilldelningsbeslut har fattats (se 19 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen [2009:400]). Efter att tilldelningsbeslut har fattats gäller enligt 31 kap. 16 samma lag sekretess bl.a. hos myndighet för uppgift om affärs- eller driftsförhållande för enskild, som [ ] har trätt i affärsförbindelse med myndigheten, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs. Ni ges härmed tillfälle att ange vilka uppgifter som ni anser känsliga från sekretessynpunkt samt av vilken särskild anledning ni kan antas lida skada om dessa röjs. Observera dock att PTS inte är bunden av er bedömning utan är skyldig att företa en självständig prövning. 9.9 Undertecknande av behörig företrädare Anbud ska vara undertecknat av behörig företrädare. 9.10 Kontaktperson Anbud bör innehålla uppgift om vem hos anbudsgivaren som är kontaktperson för anbudet och kontaktuppgifter till denne. Om leverantören önskar kontakt via e-post bör adress för detta anges. 14

9.11 Inlämnande av anbud Anbud i anonymt slutet kuvert märkt Anbud Upphandling av Upphandling av konsulttjänster för utvecklingsuppdrag av systemstöd för obeställbara brev, Dnr 11-1944 insändes till: Registrator Post- och telestyrelsen Box 5398 102 49 STOCKHOLM Anbud kan även lämnas till PTS reception som har öppet kl. 08.00-17.00 varje helgfri vardag, med undantag för vissa vardagar före helgdag. Stockholm den 3 mars 2011 Charlotte Murray Upphandlingschef 15