TJÄNSTESKRIVELSE 2019-02-28 Kommunstyrelsen Percy Carlsbrand Ekonomichef Telefon 08 555 010 10 percy.carlsbrand@nykvarn.se 2018 - kommunstyrelsen KS/2019:146 Förvaltningens förslag till beslut Verksamhetsberättelse Kommunstyrelsen beslutar att godkänna verksamhetsberättelsen för 2018 och att den utgör bilaga till kommunens årsredovisning för 2018. Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsen sammanfattar sin verksamhet årligen i en verksamhetsberättelse TJÄNSTESKRIVELSE som utgör bilaga till kommunens årsredovisning. För kommunstyrelsens verksamheter redovisas ett budgetöverskott på ca 1,2 mkr (1,1 %) vilket är en förbättring jämfört med 2017 (0,4 mkr). Av kommunstyrelsens 16 effektmål får 7 mål (44%) betyget bra eller ok 7 (44%). Sammanfattningsvis lever kommunstyrelsens verksamheter inte upp till kommunens definition av begreppet god ekonomisk hushållning för 2018. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2018-02-28 Verksamhetsberättelse 2018 - Kommunstyrelsen Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 1(3)
Ärendet Kommunstyrelsen sammanfattar sin verksamhet årligen i en verksamhetsberättelse som utgör bilaga till kommunens årsredovisning. Verksamhetsberättelsen innehåller en uppföljning av kommunstyrelsens egna verksamheter med tonvikt på måluppföljning och den egna verksamhetens ekonomi. I jämförelse med 2017 har kommunstyrelsens budgetavvikelse förbättrats från ett överskott om 0,4 mkr till ett överskott motsvarande ca 1,2 mkr. Den procentuella budgetavvikelsen är 1,1 %. Av kommunstyrelsens 17 budgetenheter klarar 10 stycken sin ekonomi inom tilldelad ram. De enheter som har större budgetavvikelser är TJÄNSTESKRIVELSE Samhällsbyggnadschef (-5,8 mkr), Fastighet- och driftfunktion (-0,3 mkr) och fritidsfabriken (-0,3 mkr). Graden av måluppfyllelse har förbättrats kraftigt jämfört med 2017. Av kommunstyrelsens 16 effektmål får 14 mål (88 %) betyget bra eller ok. Perspektivet Medborgare/Kund som varit ett prioriterat utvecklingsområde under de senaste åren har betyget OK eller bra för 100% av sina effektmål. Resultatet baseras till stor del på SCB:s medborgarundersökning vilken flera av effektmålen bygger på. Sammanfattningsvis lever inte kommunstyrelsens verksamheter till fullo upp till kommunens definition av begreppet god ekonomisk hushållning för 2018, trots det goda budgetutfallet då en förutsättning är att måluppfyllnaden skall vara mer än 90%. Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 2(3)
Ekonomiska konsekvenser Ärendet får inga ekonomiska konsekvenser för drift- eller investeringsbudgeten. Barnkonventionskonsekvenser Beslutet innebär inte några konsekvenser med hänsyn till barnkonventionen. Frida Nilsson Percy Carlsbrand Kommundirektör Ekonomichef Beslutet expedieras till Akten TJÄNSTESKRIVELSE Kommundirektören Personalchefen Samhällsbyggnadschefen Kultur- och fritidschefen Ekonomichefen Chef Kommunledningskontor Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 3(3)
Verksamhetsberättelse 2018 Kommunstyrelsen
Innehållsförteckning 1 Kommunens verksamheter...3 2 Målavstämning...5 2.1 Medborgare/Kund...6 2.1.1 Nykvarns kommun skall vara en attraktiv boendeort (Nöjd regionindex*)...6 2.1.2 Kommuninvånarna skall vara nöjda med den kommunala servicen (Nöjd medborgarindex*)...10 2.1.3 Kommuninvånarna skall ha en hög delaktighet i kommunens verksamhet och dess utveckling (Nöjd inflytandeindex*)...13 2.2 Företrädare för kommunen...14 2.2.1 Våra medarbetare och förtroendevalda ska vara kompetenta och engagerade i sin roll...14 2.2.2 Nykvarns kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare med kompetenta och nöjda medarbetare....14 2.2.3 Medarbetarna ska ha en låg sjukfrånvaro...14 2.3 Process och utveckling...15 2.3.1 Kommunen ska höra till de 30 mest kostnadseffektiva kommunerna i Sverige...15 2.3.2 Nykvarns kommun rankas bland de 30 bästa kommunerna i Sverige...16 2.4 Ekonomi...16 2.4.1 Samtliga nämnder ska klara sin ekonomi inom tilldelad ram eller ersättning...16 2.5 Analys av ekonomiskt utfall/prognos...16 3 Driftredovisning...18 Kommunstyrelsen, 2(26)
1 Kommunens verksamheter Kommunledning Näringsliv- och Exploateringsavdelningen Näringslivsenhetens syfte är arbeta för ett gott företagsklimat samt verka för att attrahera nya företag till kommunen till gagn för företag och medborgare. Den dominerande verksamheten på enheten är kommunens exploateringar, d v s kommunala markområden som ställs i ordning för bostadsbebyggelse eller industri. Avdelningen består idag av en Näringslivschef, en näringslivsutvecklare samt en Mark- och exploateringschef. Kommunledningskontoret Flertalet stödfunktioner är placerade under kommunledningskontoret som består av fyra avdelningar; kansliavdelning, säkerhetsavdelning, kommunikationsavdelning samt digitaliserings- och IT-avdelning. Kansliavdelningen Avdelningen är ett stöd till kommunens övriga verksamheter. Avdelningen arbetar med kommungemensamma administrativa ärende- och beredningsprocesser för utbildningsnämnden, kommunstyrelsen samt kommunfullmäktige. Vidare arbetar avdelningen med administration av politikers arvoden, registratur och kommunens arkiv, upphandling och inköp, kontorsservice, utredningar, EU-samordning samt juridisk rådgivning. Avdelningen omfattas av 10 personer och även Överförmyndarhandläggaren är organisatoriskt placerad på Kansliavdelningen. Säkerhetsavdelningen Avdelningen ansvarar för övergripande och strategiska frågor inom risk- och säkerhet. Det rör sig bl.a. om Krisberedskap, Civilt Försvar, Säkerhetsskydd, Hot och Våld, Informationssäkerhet, Systematisk Brandskyddsarbete och Kommunstyrelsen, 3(26)
Förebyggande arbete inom ramen för Trygghet, m.m. Avdelningen är ett stöd till övriga verksamheter inom de områden som ryms inom ramen för risk- och säkerhet. Avdelningen omfattar en person. Kommunikationsavdelningen Avdelningen omfattar 12 personer och ansvarar för kommunens externa webbplats, intranätet Insidan, kommuntidningen Tutan, broschyrproduktion, turistinformation och information till nyinflyttade. Avdelningen agerar även internkonsult åt verksamheterna och enheterna i olika informationsfrågor, arbetar i reception och växel samt övriga handläggningsärenden. Kundcentrets front-office /reception och bibliotek är samlokaliserade och delar en gemensam informationsdisk. Samordningsansvar för det finska förvaltningsområdet ingår också. Digitaliserings- och IT-avdelning Avdelningen omfattar 6 personer och är en intern servicefunktion och ansvarar för kommunens datorer, telefoni, servrar och datanätverk för samtliga verksamheter.. Dataskyddsombud Den 1 juni 2018 tillträdde kommunens Dataskyddsombud sin tjänst vilket omfattar en person och som delas med Salems kommun. Dataskyddsombudet är placerad under kommunledningskontoret och det är dataskyddsförordningen som styr dataskyddsombudets. Den övergripande och viktigaste uppgiften för dataskyddsombudet är att övervaka att organisationen följer dataskyddsförordningen. Personalkontoret Personalkontoret är en stödfunktion åt kommunens verksamheter i samtliga HR- och löneprocesser. Verksamheten omfattar totalt 6 årsarbetare fördelat på 2 löneadministratörer, 3 HR-specialister och 1 personalchef. Fram t o m 2018-08-31 har även handläggare (0,75 årsarbetare) för Kommunstyrelsen, 4(26)
överförmyndaren legat under personalchef, men i och med ny förvaltningsorganisation per 1 september 2018 tillhör tjänsten Kommunledningskontoret. Ekonomikontoret Ekonomikontoret är en stödfunktion åt kommunens samtliga verksamheter. Kontoret omfattar totalt 8 medarbetare fördelat på 4 ekonomiassistenter, 3 ekonomer och 1 ekonomichef. Kultur- och fritidskontoret När den nya förvaltningsorganisationen infördes den 1 september 2018 skapades det nya Kultur- och fritidskontoret. I kontoret finns avdelningarna; Bibliotek, Fritidsfabriken, kultur- och fritidsverksamhet och Kulturskolan. Biblioteket och kultur-och fritidsverksamheten ingick fram till omorganisationen i avdelningen Kundcenter, Fritidsfabriken låg organisatoriskt hos Vård och omsorgskontoret och Kulturskolan hos Utbildningskontoret. Det nya kultur- och fritidskontoret har totalt 20 medarbetare. Kultur och fritid ska genom nära dialog med föreningslivet och brukarna verka för ett mångsidigt kultur- och fritidsutbud i enlighet med brukarnas önskemål. Enheten administrerar även stöd inom sitt sakområde. Fritidsfabriken är en samlingsplats för ungdomarna i Nykvarn och lokalen finns centralt i Nykvarns centrum. Kulturskolan i Nykvarn driver sin verksamhet främst i form av musikskola där orkesterspelning i blåsorkester står för den största verksamheten. Samhällsbyggnadskontoret Samhällsbyggnadskontoret består av; Översiktsplan & strategiska program, Detaljplaner, Mark- och Exploatering, Fastigheter, Gata/Park/Industrispår, Vatten/Avlopp samt Avfall/Återvinning. Kommunstyrelsen, 5(26)
Kommunstyrelsen, 6(26)
2 Målavstämning Kriterier för mätarställning BRA OK VARNING Ingen status God ekonomisk hushållning Enheten/ verksamheten redovisar ett ekonomiskt utfall enl budget samtidig som man uppfyller fastställda mål. Enheten/ verksamheten redovisar ett ekonomiskt utfall enl budget eller en negativ avvikelse på max 2% samtidigt som man uppfyller målen till 90% eller mer. Enheten/ verksamheten redovisar ett ekonomiskt utfall enl budget eller en negativ avvikelse på max 2% men man uppfyller målen till mindre än 90%. Eller en ekonomisk avvikelse på mer än -2%. Verksamhetsmål Ekonomimål Investeringsmål Enheten/ verksamheten uppfyller fastställt mål. Enheten/ verksamheten uppfyller fastställt mål inom 90-99%. Enheten/ verksamheten uppfyller fastställt mål till mindre än 89%. Målet är inte relevant för enheten/ verksamheten. Enheten/ verksamheten uppfyller fastställt mål. Enheten/ verksamheten redovisar en negativ ekonomisk avvikelse på max 2%. Enheten/ verksamheten redovisar en negativ ekonomisk avvikelse på mer än 2%. Investeringen följer tidplan och budget. Investeringen följer budget men är försenad jämfört med tidplan av orsaker som kommunen inte kan påverka. Investeringen avviker negativt från budget med 5-10% eller Investeringen är inte påbörjad av orsaker som kommunen kan påverka. Kommunstyrelsen, 7(26)
Målavstämningen visar att mål med betyget bra utgör 44% av målen vilket skall jämföras med föregående års resultat som var 46%. BRA OK VARNING EJ SUMMA EFFEKTMÅL - KS MÄTBART MÅL Medborgare/Kund 4 6 0 0 10 Företrädare för kommunen Process och utveckling 1 1 1 0 3 1 0 1 0 2 Ekonomi 1 0 0 0 1 Totalt 7 7 2 0 16 Måluppfyllelse 44% 44% 12% 0% 100% 2.1 Medborgare/Kund Förvaltningen fick i uppdrag av politiken, 2016-12-09, att föreslå en anpassad tjänstemannaorganisation till den nya politiska organisationen. Den nya organisationen trädde i kraft 2018-09-01. Syftet med organisationsförändringen är att förvaltningsorganisation anpassas till den nya politiska organisationen och kommuns förändrade fastighetsförvaltning samt att effektivisera kommunen för att ge mer kvalitet och bättre service till kommunens medborgare och företagare. Den organisatoriska förändringen minskar sårbarheten i förvaltningen och är långsiktigt hållbara. 2.1.1 Nykvarns kommun skall vara en attraktiv boendeort (Nöjd regionindex*) De närmaste 5-10 åren kan vi räkna med en stor företagstillväxt i kommunen i och med detaljplanering och försäljning av industritomter i Kommunstyrelsen, 8(26)
framförallt Stockholm Syd/Mörbyområdet. De risker som finns är främst kopplade till konjunkturläget. På kort sikt kan en lågkonjunktur dämpa efterfrågan och priserna kan pressas, men på medel- och lång sikt är bedömningen att industrimark i Nykvarn fortsatt kommer ha en stor efterfrågan vilket torde gynna en positiv prisutveckling. I dagsläget finns en stor efterfrågan på verksamhetsmark och mark för bostäder i Nykvarn, vilket bedöms bestå under de närmaste åren. Översiktsplan och långsiktiga strategier Översiktsplanen pekar ut ett antal viktiga program, strategier och planer som behöver utvecklas för Nykvarn. Hittills har gång- och tillgänglighetsplan, cykelplan, kollektivtrafikplan, bostadsförsörjningsprogram, vattenplan, stråkstudie mot Sundsör/Sundsvik/Stensättra, mark- och exploateringspolicy samt miljöprogram tagits fram. Arbete pågår med lokalförsörjningsplan, VAplan, vägtrafikplan, bredbandsstrategi och stråkstudie Taxinge. Kommunen har även deltagit i Stockholm läns landstings arbete med framtagande av Regional utvecklingsplan för Stockholms län, som antogs under året. Kommunen har under processen påtalat problemen med att peka ut sjön Yngern som potentiell reservvattentäkt för regionen, vilket kan komma att innebära ett överklagande. Detaljplaner Arbete med totalt 30 stycken detaljplaner inriktade mot näringslivsområden, förskola/skola och områden för nya bostäder. Arbetet med detaljplaner har inte kunnat bedrivas inledningsvis år 2018 på önskat sätt p.g.a. att planarkitekterna har slutat, men under året rekryterades en planchef som i sin tur rekryterade upp planenheten med två nya planarkitekter samt en timanställd. Mark (Arrende, Exploatering) Kommunen har även under år 2017 återupptagit arbetet med Miljömotorcentrum i Mörbyområdet och detta arbete har fortsatt under Kommunstyrelsen, 9(26)
våren 2018. I slutet av augusti kunde detta arbete bli offentligt i samband med att regeringen offentliggjorde att de, genom sitt statliga bolag RISE/SEEL, kommer att genomföra en första investering på 200 Mkr i ett kommande miljömotorcentrum. Flera stora markaffärer har skett under perioden, bl.a. försäljning av industrimark på Mörby. Vidare har kommunen ett antal markanvisningar på gång där kommunen säljer mark som ska bebyggas med bostäder. Nämnas kan bl a Gamla IP, kvarteret Kaffebryggaren och Älgbostad. När det gäller markförvaltning så sker en del försäljning av kommunala småhustomter som är upplåtna med tomträtt. En ny medarbetare är anställd på avdelningen vilket är positivt. Fastigheter Arbetet med framtagande av en lokalförsörjningsplan har fortsatt, vilket är viktigt för att få ett grepp om hur mycket lokaler som kommunen behöver när kommunen växer kraftigt i enlighet med kommunfullmäktige framtagna bostadsförsörjningsprogrammet. Avtal har tecknats mellan kommunen och NYBO avseende teknisk och ekonomisk förvaltning av kommunens fastigheter. Byggnationen av Furuborgskolan etapp 2 har fortsatt, både projektbudget och tidplan hålls vilket innebar att skolan stod klar i augusti 2018. Skolan har nu tagits i bruk. Gata/Järnväg/Park Ny organisation inom Samhällsbyggnadskontoret som genomfördes 1 nov 2018 har inneburit att Gata-Park-Trafik numera utgör en egen enhet. I samband med förändringen överfördes hela tjänsten för trafikingenjör till enheten som fortsatt kommer att arbeta mot Trafik/Myndighet till 60 %. Nytt arbetssätt möjliggör registrering av nedlagd tid på investeringsprojekt vilket leder till en intäkt ur investeringsbudgeten. Genomförande av större projekt köps genom interndebitering av Planavdelningen som inom ramen Kommunstyrelsen, 10(26)
för sin verksamhet tillhandahåller projektledning. Ett nytt förvaltningsavtal, som omfattar Trafik-Gata-Park, VA och Kultur och Fritid, har tecknats med AB Nykvarnsbostäder har. Det nya avtalet förväntas generera en bättre budgetuppfyllelse p.g.a. möjlighet till nödvändiga prioriteringar. Överlämningar Ladvreta exploatering, Skälbyvägen etapp 2, Hökmossen 2 exploatering, Parkeringsyta vid gamla Goggo's och Utökad parkeringsyta utmed Trädgårdsvägen, har överlämnats för drift under året vilket medfört utökade ytor för drift och underhåll. Pågående Projekt - Byggnation av GC Hökmossen inkl. nytt teknikhus för dammregleringen vid Yngern - Regionalt cykelstråk till Almnäs projekteras i samarbete med Södertälje kommun. Projektet förväntas samfinansieras med Trafikverket. - Vidare upprustning av lekplatser pågår. Lekplatsen Fridalund tillgänglighetsanpassas med anpassad lekutrustning och belysning. - Åtgärd av förskjutningar i brofundamentet vid Herrgården projekteras och arbetet planeras för utförande av ramavtalsentreprenör. - Reinvesteringsåtgärder av ångbåtsbrygga i Taxinge projekteras. Trafik - Ett nytt ärendehanteringssystem har handlats upp av Bygg-och Miljö, Castor, som ska effektivisera ärendehanteringen. Vi startade upp med Castor 1 maj 2018 - En direktupphandling för parkeringsövervakningen av Nykvarns kommuns kommunala mark och tomtmark har genomförts. Nokas Security AB blev tilldelad uppdraget som innefattar 36 timmars parkeringsövervakning i månaden. Avtalet började gälla 1 april 2018. Kommunstyrelsen, 11(26)
- Ett samarbetsavtal skrevs med Handels- & Jurist Inkasso (Hojab) som började att gälla 1 januari 2018. Samarbetet omfattar uppföljning av debiterade kontrollavgifter med tillhörande tjänster som bla kundtjänst vid överklaganden av kontrollavgifter. 90 % av de utfärdade kontrollavgifterna har betalats och resterande har gått till inkasso. - En dokumenthanteringsplan för Samhällsbyggnad Trafik har tagits fram och antagits av Bygg- och miljönämnden under 2018. - Arbetet med Nykvarns kommuns Vägtrafikplan fortlöper som planerat och vi har även arbetat fram en dokument för en P-norm. KSAU har varit delaktiga i arbetet. Inköp av hastighetsdisplayer, SeeMe för övergångsställe och trafikräknare har köpts in bl.a. för att säkra upp för oskyddade trafikanter runt om i Nykvarn och få en överblick på trafikmängd och hastighet på utsatta vägar. Nytt cykelställ har iordningställts vid Järnavägen/Sleipners väg, ca 65 nya infartsparkeringar på Trädgårdsvägen samt på parkeringen vid Nykvarns station har tillkommit och ett långt räcke längs med Gång- och Cykelvägen på Maskinförarevägen har satts upp, detta är ett axplock av de insatser som genomförts under året. Vatten/Avlopp/Dagvatten Beslut för byggnation av vattentorn och första spadtag togs den 21 augusti och en abonnentingenjör (ny tjänst)rekryterades den 1 juli. Avfall/Återvinning Sedan 2017 ansvarar Nykvarns kommun för drift och utveckling av avfallshanteringen i kommun. Under år 2017 liksom 2018 har ett intensivt arbete pågått med övertagandet. Nya avfallsföreskrifter, ny avfallstaxa, upphandling av entreprenörer, övergång till hushållsnära sopsortering, övertagande av kundtjänst och fakturering samt inte minst ett intensivt Kommunstyrelsen, 12(26)
informationsarbete till de kunder som berörts. Under våren har vi kunnat erbjuda e-faktura till våra kunder för första gången. Hemsortering etapp 2: Under våren genomfördes etapp 2 i införandet av hemsortering. Det innefattade produktion av broschyr, anmälningsmodul på hemsidan, demonstrationshelg, inköp och montering av kärl samt utkörning till anmälda kunder. Målgruppen var villahushåll med egen sophämtning. Hemsortering för samfälligheter har påbörjats. Först ut var de boende på Farfars udde. Avvikelsehantering: För att kvalitetssäkra att chaufförernas kommunikation mot kund sköts på ett korrekt och kundanpassat sätt har ett nytt system för avvikelsehantering införts. Detta har inneburit sjösättning av ett trestegssystem som innefattar lappsystem, modul i datautrustning samt utbildning av chaufförerna. Interaktiv hemsida: En modul har tillförts hemsidan vilket gör att kunderna själva kan ta reda på sina hämtdagar via boendeadressen. Kundkontakten har förbättrats genom att slamaviseringskort har producerats och kortbaserad tömningsavisering återinförts. Grundläggande strukturer: En ny delegationsordning har antagits vilket ger avfallsansvarig delegation på Avfallstaxan och Avfallsföreskrifterna. 2.1.1.1 Medborgarnas nöjdhet med fritidsutbudet ska ligga i intervallet 60-100 Målet är ej uppnått. Enligt SCB:s medborgarundersökning har värdet minskat från 55 till 52 jämfört med tidigare år. Under 2018 har en kravanalys för en framtida multihall påbörjats i samarbete med föreningslivet för att ta fram önskemål och behov. Medborgarnas nöjdhet med fritidsutbudet 52 Kommunstyrelsen, 13(26)
2.1.1.2 Befolkningstillväxten ska ligga i intervallet 2-3 % per år Analys: Befolkningen har ökat med 293 personer eller 2,5% under året. Nykvarn har 10 923 invånare den 31/12 2018. Tillväxtmålet har nåtts. Befolkningsutvecklingen 2,5 2.1.1.3 Medborgarnas upplevda trygghet skall ligga i intervallet 60-100 Under hösten 2018 togs brandskyddspolicy fram och antogs för Nykvarns kommun. Informationssäkerhetspolicy har under 2018 tagits fram för Nykvarns kommun för att antas under våren 2019 Medborgarnas upplevda trygghet 66 % 2.1.2 Kommuninvånarna skall vara nöjda med den kommunala servicen (Nöjd medborgarindex*) Nöjd medborgarindex (NMI) vid SCB's medborgarundersökning hösten 2018 gav ett index på 58 vilket är en statistiskt ej säkerställd sänkning från föregående års värde som var 59. Medelindex för deltagande kommuner var 60. Riktlinjer för sociala medier samt riktlinjer för bilder, filmer och ljudupptagningar har arbetats fram och skall nu antas under 2019. I april gjorde Arbetsmiljöverket en inspektion av bl.a. kundcenter. Efter inspektionen har gemensamma rutiner för arbetsmiljön setts över och nya rutiner har arbetats fram. Medarbetarna har fått utbildning i grundläggande brandskydd, hot och våld, HLR och första hjälpen, utrymningsledare och ergonomi. Kriskommunikationen har utvecklats under året genom nya stabsrutiner och modeller. Bibliotek I mars fick bibliotekets webbplats ett modernare utseende och blev då också Kommunstyrelsen, 14(26)
responsiv. Vidare har biblioteket anordnat flera olika aktiviteter och arrangemang. Däribland flera aktiviteter för barn och ung som skrivarworkshop, serieteckning, dramagrupper m.m. Kultur och fritid 2018 fyllde Folkets Park 100 år och genom att extra medel avsatts kunde fler arrangemang genomföras, dessa vände sig till alla åldersgrupper. Kulturskolan Från läsåret 17/18 har kulturskolan inte längre någon undervisning under skoltid. P.g.a. lärarbrist kunde inte heller någon bildundervisning erbjudas under hösten. 2.1.2.1 Medborgarnas nöjdhet med kulturutbudet ska ligga i intervallet 60-100 Resultatet vid årets mätning var 58 vilket är tre enheter högre än föregående år men lägre än kommunens mål. Medelindex för deltagande kommuner var 62. Medborgarnas nöjdhet med kulturutbudet 58 % 2.1.2.2 Kommunens web-information på hemsidan ska ha ett värde över genomsnittet i undersökningen Kommunens kvalitet i korthet 2.1.2.3 Kommunens tillgänglighet och bemötande ska ligga i spannet 60-100 Resultatet vid årets mätning var 55 vilket är fyra enheter lägre än föregående år och lägre än kommunens mål. Medelindex för deltagande kommuner var 56. Tillgänglighet och bemötande 55 2.1.2.4 Medborgarnas syn på gator, vägar och parker ska ligga i intervallet 60-100 Bakgrund: Medborgarnas syn på gator, vägar och parker ska ligga i intervallet 60-100 i Kommunstyrelsen, 15(26)
medborgarundersökning från SCB. I undersökningen från SCB uppnås ett betyg på 54 med en felmarginal +/- 3,9 vilket ligger under målsättningen om ett betyg på minst 60. Analys: Den milda vintern 2017-18 med temperaturen som varierade runt fryspunkten innebar ett exceptionellt stort slitage på kommunens vägbeläggningar. Det faktum att osedvanligt många arbeten utfördes under året som inneburit omfattande ingrepp i gatorna medför att standarden och framkomligheten på gatorna upplevs som sämre än tidigare år. Åtgärd: Verksamheten har under året utfört omfattande reinvesteringar i beläggningar och gatubelysningar under sommaren och hösten vilket förväntas ge ett positivt utslag i medborgarundersökningen 2019. AB Nykvarnsbostäder har upphandlat ett nytt avtal för utförande av vinterväghållning med start i oktober 2018. Det nya avtalet med Svevia som huvudentreprenör innebär att Nybo är bättre rustade gällande maskinresurser för vinterväghållningen vilket bör öka upplevelsen av förbättrad gatustandard. Medborgarnas syn på gator, vägar och parker 54 2.1.2.5 Medborgarnas syn på VA ska ligga i intervallet 60-100 Analys: Vatten och avlopp får återigen klart högst betyg (80) av alla delområden i kommunen och har ökat något sedan 2017 samt ryms inom spannet 60-100. Åtgärd: Det verkar som om detta område är rätt väl tillgodosett och invånarna i kommunen har ett stort förtroende för verksamheten. Resultatet tyder på att Kommunstyrelsen, 16(26)
verksamheten drivs på ett bra sätt och inga särskilda åtgärder krävs. Medborgarnas syn på VA 80 2.1.2.6 Medborgarnas syn på gång- och cykelvägar ska ligga i intervallet 60-100 Bakgrund: I undersökningen från SCB uppnås ett betyg på 56 med en felmarginal +/- 4,1 vilket ligger inom felmarginalen för uppfyllelse av målsättningen om ett betyg på minst 60. Analys: Den milda vintern 2017-18 med temperaturen som varierade runt fryspunkten innebar ett exceptionellt stort slitage på kommunens vägbeläggningar. Det faktum att osedvanligt många arbeten utfördes under året som inneburit omfattande ingrepp i gatorna medför att standarden och framkomligheten på gatorna upplevs som sämre än tidigare år. Åtgärd: Verksamheten har under året utfört omfattande reinvesteringar i beläggningar och gatubelysningar under sommaren och hösten vilket förväntas ge ett positivt utslag i medborgarundersökningen 2019. AB Nykvarnsbostäder har upphandlat ett nytt avtal för utförande av vinterväghållning med start i oktober 2018. Det nya avtalet med Svevia som huvudentreprenör innebär att Nybo är bättre rustade gällande maskinresurser för vinterväghållningen vilket bör öka upplevelsen av förbättrad gatustandard. Medborgarnas syn på gång- och cykelvägar 56 % 2.1.2.7 Medborgarnas syn på renhållning ska ligga i intervallet 60-100 Bakgrund: I 2018 års SCB undersökning fick området Renhållning och Kommunstyrelsen, 17(26)
sophämtning 6,1 på en tiogradig skala. Det är fyra områden som täcks in i mätningen varav två berör avfallshanteringen; Sophämtning samt tillgänglighet till återvinningscentral. De andra områdena rör klotter och renhållning av väga, parker och allmän plats. Man jämför således äpplen med päron när man ser till helhetssiffran. Området Sophämtning får 7,8 medan Tillgänglighet till återvinningscentral får 5,2. Analys: Sophämtningen får höga betyg vilket sannolikt avspeglar den satsning kommunen har gjort inom området de senaste tre åren. Förra året erhölls 8,1 vilket kan betraktas ligga inom felmarginalen. Betyget för tillgänglighet till återvinningscentral utgör en nationell bottennotering. Anledningen är sannolikt att kommunen inte kan erbjuda sina invånare en egen återvinningscentral. Det spelar säkert även in att de flesta Nykvarnsborna nyttjar den gamla återvinningscentralen på Tveta, och inte den moderna Returen i Moraberg. Åtgärd: Utvecklingen av sophämtningen fortgår och ambitionen är att betyget ytterligare ska höjas. För att ändra de dåliga siffrorna gällande tillgång till ÅVC finns det sannolikt bara en lösning - att bygga en central inom kommungränsen. Medborgarnas syn på renhållning 61 % 2.1.3 Kommuninvånarna skall ha en hög delaktighet i kommunens verksamhet och dess utveckling (Nöjd inflytandeindex*) Valdeltagandet vid det senaste kommunalvalet (sep -18) var 88% vilket är bland de högsta i riket. 2.1.3.1 Medborgarnas möjlighet att känna delaktighet i kommunens utveckling ska ligga intervallet 50-100 Det sammanfattande indexet Nöjd-Inflytande-Index (NII) för hur medborgarna bedömer möjligheten till inflytande i Nykvarns kommun blev 43 vid höstens undersökning. Det är en inte säkerställd försämring jämfört Kommunstyrelsen, 18(26)
med föregående års mätning då index blev 49. Medborgarnas möjlighet att känna delaktighet i kommunens utveckling 2.1.3.2 Medborgarnas förtroende för kommunen ska ligga i intervallet 50-100 43 Bakgrund: SCB genomför en medborgarundersökning där bland annat frågan om medborgarnas förtroende för kommunen ställs. Åtgärd: Vi har ett system för omvärldsbevakning som syftar till att vi snabbare och mer aktivt kan möta utmaningar och problemställningar som fångas upp i press eller sociala media. Vi bedriver ett kontinuerligt arbete med att förbättra medborgarinformationen på såväl sociala medier, hemsida, medborgartidning som i kommuninformationen i biblioteket. Medborgarnas förtroende för kommunen 47 2.2 Företrädare för kommunen 2.2.1 Våra medarbetare och förtroendevalda ska vara kompetenta och engagerade i sin roll. 2.2.1.1 Hållbart medarbetarengagemang (HME) ska ha ett totalindex på minst 80 Hållbart medarbetarengagemang (HME) är ett totalindex och jämförbart med övriga kommuner. Det beräknas utifrån resultaten för de tre delindex motivation, ledarskap och styrning. Majoriteten av Kommunstyrelsens avdelningar uppnår inte målet. Det är framförallt delindex motivation som behöver förbättras. Medarbetarengagemang (HME) 71,7-8,3 Kommunstyrelsen, 19(26)
2.2.2 Nykvarns kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare med kompetenta och nöjda medarbetare. Handlingsplan för 2018-2021 är framtagen för att öka andelen heltidsarbetande medarbetare inom Nykvarns kommun. Riktlinje för en jämlik arbetsplats är framtagen och beslutad i linje med diskrimineringslagen (2008:567). Samtliga verksamheter har analyserat respektives arbetsplats arbetsmiljö och upprättat handlingsplaner i enlighet med arbetsmiljölagens och arbetsmiljöförordningens krav på systematiskt arbetsmiljöarbete. Översyn av den övergripande rehabiliteringsprocessen har genomförts för att säkerställa och underlätta hanteringen vid sjukskrivning och återgång i arbete. Nytt lokalt kollektivavtal om Samverkan har överenskommits med de fackliga organisationerna. 2.2.2.1 Alla medarbetare ska ha en individuell kompetensutvecklingsplan Andel medarbetare som uppgett att de har en individuell kompetensutvecklingsplan 74 % -26 % 2.2.3 Medarbetarna ska ha en låg sjukfrånvaro. 2.2.3.1 Sjukfrånvaron bland kommunens medarbetare ska understiga 5 % av den sammanlagda ordinarie arbetstiden Sjukfrånvaro 3,86 % -1,14 % 2.3 Process och utveckling Näringsliv- och exploateringsavdelningen I augusti 2018 togs beslut om att etablera ett elektromobilitetslaboratorium för tunga fordon i Nykvarn. Staten satsar 200 miljoner kronor och kommer till stor del att nyttjas av Scania för att utveckla framtidens drivlinor. Kommunstyrelsen, 20(26)
Näringslivsarbetet kommer att utökas med att utveckla besöksnäring och befintliga och nya mötesplatser för företagare. Den mest omfattande exploateringen i dagsläget är Stockholm Syd Mörby som omfattar nära 2 miljoner kvadratmeter byggbar kommunal mark. Under året har kommunen sålt industrimark på Mörby. 2.3.1 Kommunen ska höra till de 30 mest kostnadseffektiva kommunerna i Sverige 2.3.1.1 Nettokostnaderna per invånare för verksamhetsområdena: -politisk verksamhet,- infrastruktur, skydd mm, -fritid, -kultur ska vara bland de 30 bästa kommunerna i Sverige (Koladas databas) Under 2018 har en ny klientplattform (Windows 10) har börjat rullas ut och förväntas vara klar under 2019. Upphandling och genomförandet av redundant IT-lösning förväntas bli klar till årsskiftet 2019. Ett viktigt uppdrag är utveckling och effektivisering av kommunens digitalisering- och IT-infrastruktur. Nykvarns kommun har under år 2018 arbetat aktivt med dataskyddsförordningen och andra lagar och förordningar. En av prioritering var att färdigställa en registerförteckning för kommunens personuppgiftsbehandlingar, ta fram de viktigaste styrdokumenten och att ta fram en aktivitetslista med nödvändiga åtgärder. Under året har kommunens avtal inventerats och personuppgiftsbiträdesavtal upprättats med kommunens leverantörer och en utbildningsserie till både medarbetare och chefer har tagits fram, vilken kommer genomföras under kvartal 1 år 2019. Ett projekt har genomförts där en modul som stöder vårt arbete med internkontroll införts i vårt mål-/verksamhetsuppföljningssystem. En direktupphandling av verksamhetsuppföljningssystemet har genomförts. Ett ramavtalsavrop av vårt verksamhetsuppföljningssystem har Kommunstyrelsen, 21(26)
genomförts. Avtalen för såväl vårt ekonomisystem som våra banktjänster gick ut under senhösten/årsskiftet. Med hjälp av Telge inköp har nytt avtal tecknats avseende ekonomisystemet medan avtalet för banktjänster förlängts och en upphandling kommer att göras under våren 2019. 2.3.2 Nykvarns kommun rankas bland de 30 bästa kommunerna i Sverige 2.3.2.1 Kommunorganisationens andel miljöbilar av totala antalet bilar ska öka (Kommunens kvalitet i korthet) Andel miljöbilar 12 2.3.2.2 Minst sju detaljplaner ska ha antagits under året Antalet detaljplaner som antagits 8 2.4 Ekonomi Under kommunstyrelsen redovisas 17 olika resultatområden, Av dessa har 10 klarat sin verksamhet inom tilldelad ram. Totalt redovisas för kommunstyrelsen ett överskott mot tilldelad ram med 1 209 tkr 2.4.1 Samtliga nämnder ska klara sin ekonomi inom tilldelad ram eller ersättning Analys: Kommunstyrelsen klarar sin verksamhet inom tilldelad ram. Av en tilldelad nettoram om 107 354 tkr redovisas ett överskott om 1 209 tkr Årsprognos/Resultat jämfört med tilldelad ram eller ersättning 99,5 % 1 209 tkr 2.5 Analys av ekonomiskt utfall/prognos Kommundirektör Kommunstyrelsen, 22(26)
Budgeten för Kommundirektören går med ett underskott. Underskottet orsakas av större kostnader för konsulter än vad som var budgeterat. Den stora konsultkostnaden utgörs av kostnad för konsultstöd i arbetet med nya driftavtal mellan kommunen och Nykvarnsbostäder. Under arbetet visade det sig att det inte bara var att ta fram nya avtal utan att ett större arbete måste genomföras med definitioner och gränsdragningar, vilket gjorde att kostnaderna blev större än planerat. Även arbetet med nytt Aktieägaravtal, Bolagsordning och Ägardirektiv för det delägda bolaget SYVAB blev klart under 2018 efter flera års arbete. Det innebar att även kostnaderna för det gemensamma advokatstödet hamnade som en kostnad 2018. Under rekryteringen av ny Kommundirektör har en inhyrd konsult upprätthållit tjänsten. Den konsultkostnaden jämkas dock med det överskott som finns på personalkostnadsbudgeten. Exploatering/Mark Underskottet beror på att kommunens totala fastighetsskatt belastar avdelningen vilket ej har budgeteras. Kommunledningskontoret Kontoret som helhet klarar sin ekonomi inom tilldelad ram och gör ett överskott på 1794 tkr. Den nya förvaltningsorganisationen infördes den 1 september 2018. Arbetet med att bemanna de nya tjänsterna har dragit ut på tiden, vilket inneburit att ingen av de fyra avdelningscheferna har kunnat tillträda under 2018. För att klara avsaknaden på chefer har konsulter kunnat utnyttjas till viss del, vilket inneburit överskott p.g.a. ej tillsatta tjänster. Det bör här nämnas att kontoret som helhet underbemannat för att klara sina åtaganden. Personalkontoret Överskottet beror på att en medarbetare har valt att gå ner i arbetstid och Kommunstyrelsen, 23(26)
motsvarande omfattningen har vakanthållits. Vidare har ett planerat pilotprojekt rörande riktad insats för att sänka sjukfrånvaron inte startat under året. Antalet medarbetare som genomfört hälsoundersökning (50år+), deltagit på kommunens friskvårdsdag eller nyttjat möjligheten till friskvårdsbidrag har varit färre än vad som budgeterats för. Kostnaden för att uppvakta jubilarer som arbetat 25 år i kommunen blev lägre än beräknat. På grund av kommunens ekonomiska läge har studieresa och planerade kompetensutvecklingsinsatser inte blivit av. Ekonomikontoret Verksamheten har bedrivits inom tilldelad ram. Ett överskott redovisas om 151 tkr Kultur och fritidskontor Analys: Utfallet för kultur och fritidskontoret uppvisar ett överskott på + 444,4 tkr även fast två av avdelningarna uppvisar ett minusresultat. Kontoret har haft liten möjlighet att påverka resultatet för dessa avdelningarna med anledning av att den nya förvaltningsorganisationen började gälla den 1 september. Inom kontoret har medel fått omfördelas i och med tillkommande avdelningar inte haft en budget som överensstämmer med verkligheten. Förutom det har vissa lokalkostnader höjts mer än beräknat vilket har en stor påverkan på budgeten. Analys ska göras med fastighetsansvarig. Det kommer att innebära att omprioriteringar i verksamheten kommer att behöva göras och att planerade aktiviteter eventuellt inte kommer att kunna genomföras. Bibliotek: lämnar ett överskott om + 57 tkr Överskottet beror bl.a på ej budgeterade intäkter. Fritidsfabriken: lämnar ett underskott om -289,8 tkr. Underskottet beror på personalkostnader som inte varit budgeterade. Kommunstyrelsen, 24(26)
Verksamheten har ett behov av att ta in vikarier vid sjukdom eller utbildning, dessa kostnader har inte varit budgeterade. Även andra personalkostnader relaterade till ungdomsverksamhet har belastat Fritidsfabrikens budget. Inför 2019 har medel inom kultur och fritidskontoret fått omfördelas till Fritidsfabriken för att få en budget i balans. Kultur och fritid: lämnar ett överskott om 649,5 tkr. Överskottet beror bla. på att planerad plogning av konstgräs och is inte behövde/kunde genomföras, ej budgeterade intäkter, bidragsmedel som inte utbetalats på grund av att ingen ansökan gjorts. Det finns också budgeterade kapitalkostnader som ej används pg. ej utförd investering. Kultur och fritid kommer 2019 att få överta kostnader från Gata/Park och Fastighetsavdelningen där ingen budget kommer att överflyttas. Det kommer att påverka kultur och fritids budget negativt. Kulturskolan: lämnar ett underskott om 105,9 tkr Underskottet beror bland annat på felbudgeterade och uteblivna intäkter, avsevärt ökade kostnader för avtal gällande kopiering/läromedel, kostnader för datorer samt personalkostnader som inte är budgeterade. Inför 2019 har medel inom kultur och fritidskontoret fått om fördelas till kulturskolan för att få en budget i balans. Kommunstyrelsen, 25(26)
3 Driftredovisning DRIFTREDOVISNING 2018 A ktuell budget 2018 Utfall per 2018-12-31 N äm nd - enhet KOM M UN ST YR ELSE Int äk t er 2018 Ko s t n 2018 N et t o budget Int äk t er 20181231 Ko s t n 20181231 N et t o ko stnad B udget av v ik els e Kommunstyrelsen 0 5 856 5 856 0 2 916 2 916 2 940 Kommundirektör -259 2 493 2 234-437 3 375 2 938-704 Näringslivschef 0 2 400 2 400 0 2 386 2 386 14 Mark och exploatering -929 1 610 681-941 1 834 893-212 Kommunledningskontor -4 464 30 623 26 160-4 633 27 762 23 130 3 030 Personal -278 9 459 9 181-317 8 019 7 701 1 480 Ekonomi -258 8 388 8 130-275 8 254 7 979 150 Samhällsbyggnadschef -2 450 5 616 3 166-1 077 10 038 8 961-5 795 VA -17 193 17 193 0-20 233 20 233 0 0 Fastighet- och driftfunktion -62 580 65 072 2 492-70 808 73 574 2 766-273 Gata/Trafik -365 24 525 24 160-909 24 933 24 024 136 Renhållning -13 450 13 450 0-12 409 12 409 0 0 Kultur- och fritidschef 0 1 535 1 535 0 1 401 1 401 134 Kultur och Fritid -435 11 621 11 186-543 11 079 10 537 650 Bibliotek -263 4 776 4 513-290 4 745 4 456 57 Kulturskola -500 4 215 3 715-436 4 257 3 821-106 Fritidsfabriken -11 1 957 1 947-11 2 247 2 236-290 Summa Ko mmunstyrelse -103 433 210 787 107 354-113 318 219 463 106 145 1 209 Kommunstyrelsen, 26(26)