PALASSO LÖN Användarhandbok Version 5.0 Rev L 2007-10-22
Användarhandbok LÖN Sida 0-2 PALASSO LÖN Tolfte utgåvan Oktober 2007 Dokumentbeteckning: Användarhandbok WM-data AB Box 1 Magasin 3, Löfbergskajen 651 28 Karlstad Palasso och LSS är varumärken som tillhör WM-data. Windows, Word och Excel är varumärken som tillhör Microsoft Corporation. Copyright WM-data 1996-2007. Licensierad användare av system från WM-data får fritt kopiera handböckerna för dessa system.
Användarhandbok LÖN Sida 0-3 0 Denna handbok 0.1 Innehållsförteckning 0 Denna handbok 0-3 0.1 Innehållsförteckning 0-3 0.2 Revisionshistoria 0-6 1 Allmänt 1-1 1.1 Om denna handbok 1-1 1.2 Förkunskaper 1-1 1.3 Om Lön 1-2 2 Lön 2-1 2.1 Inledning 2-1 2.2 Välj redovisningsenhet 2-3 2.3 Lönehändelser 2-4 2.4 Förenklad sjukrapportering 2-8 2.5 Ändra text på inrapporterad löneart 2-11 2.6 Avisering 2-11 2.7 Löneberäkning för enskild person 2-12 2.8 Ackumulatorer 2-13 2.9 Beräkningsresultat från tidigare perioder 2-16 2.10 Retroresultat 2-17 3 Person Inledning 3-1 3.1 Inledning 3-1 3.2 Adressuppgifter 3-3 3.3 Skatteuppgifter 3-5 3.4 Löneuppgifter 3-6 3.5 Retroaktiv beräkning för enskild löntagare 3-9 3.6 Anställnings-/Avslutsuppgifter 3-11 3.7 Ackumulatoruppgifter 3-13 3.8 Semesteruppgifter 3-15 3.9 Kontering 3-17 3.10 Frånvarokalender 3-19 4 En månad med Lön 4-1 5 Nyanställning 5-1 5.1 Allmänt 5-1 5.2 Löntagare från annan redovisningsenhet 5-1 5.3 Olika typer av anställningar 5-2 5.4 Anställningens omfattning 5-9 5.5 Anställningsformer 5-10 5.6 Person med mer än en anställning 5-11 5.7 Retroaktiv anställning 5-12 5.8 Återanställning 5-12 5.9 Beräkning vid byte av anställningsform 5-13 5.10 Ingångsvärden för semester 5-13
Användarhandbok LÖN Sida 0-4 6 Lön 6-15 6.1 Avräkningslön/förskott 6-15 6.2 Negativ lön 6-22 6.3 Återbetalning av lön 6-30 6.4 Retroaktiv lön 6-38 6.5 Rättning av felaktiga Iåpen/KåpanPA03-avgifter till SPV 6-42 7 Skatt 7-1 7.1 Allmänt 7-1 7.2 Huvudsaklig ink 7-2 7.3 A-skatt 7-2 7.4 Förbehåll 7-3 7.5 Korrigera preliminär skatt 7-3 7.6 Betala tillbaka skatt kontant 7-3 7.7 Beräkna skatt 7-3 7.8 Jämkning 7-6 7.9 Annan huvudarbetsgivare 7-6 7.10 Sinkskatt 7-7 7.11 Lokalanställda 7-7 8 Tillägg och avdrag 8-1 8.1 Lönetillägg 8-1 8.2 Frånvaroavdrag 8-3 8.3 Beräkning av sjukavdrag vid ledighet för personer med lön över basbeloppet 8-6 8.4 Intresseavdrag 8-7 8.5 Maximalt avdrag för måltider vid representation 8-9 9 Semester 9-1 9.1 Inledning 9-1 9.2 Rapportering av uttag av semester 9-1 9.3 Undantagsbehandling 9-5 9.4 Sparad semester 9-5 9.5 Ej utnyttjad semester 9-6 9.6 För mycket uttagen semester 9-6 9.7 Avvikande årssemester 9-6 9.8 Semesterreducering 9-7 9.9 Uttagsordning på semester (standard) 9-7 9.10 Semesterlagen 9-8 10 Betala ut lön efter att anställningen har upphört 10-1 10.1 Föra över löntagare till annan redovisningsenhet 10-2 11 Information från andra system (import) 11-1 11.1 Inledning 11-1 11.2 PA 11-1 11.3 Egenrapportering/Förenklad rapportering 11-4 11.4 Automatisk överföring i Res 11-8 11.5 Information från arbetstagarorganisationer 11-10 11.6 Övriga externa system 11-11 11.7 Generellt Manuell inläsning 11-12 12 Månadsrutiner 12-1 12.1 Inledning 12-1
Användarhandbok LÖN Sida 0-5 12.2 Periodavslut - Preliminärt 12-1 12.3 Periodavslut - Slutligt avslut 12-5 12.4 Periodavslut - Listor 12-6 12.5 Periodavslut - Lathund 12-12 12.6 Utdataproduktion 12-15 12.7 Utdataproduktion - Exempel på listor 12-17 12.8 Negativa ackumulatorer 12-22 12.9 Manuell kontrolluppgift 12-23 12.10 Manuell lönespecifikation/kontrolluppgift 12-23 12.11 Komplettera text på KU samt registrera TIN-nummer och landskod 12-23 12.12 Lönelista för innevarande period 12-27 12.13 Överföring av filer 12-34 12.14 Summerad lönesepecifikation till löntagaren 12-34 12.15 Byte av löneperiod 12-35 12.16 Byte av löneperiod - Exempel på listor 12-36 13 Rapporter 13-1 13.1 Inledning 13-1 13.2 Anställningslista 13-4 13.3 Avstämningslista redovisning 13-5 13.4 Bevakningslista avslut 13-6 13.5 Bevakningslista avisering 13-7 13.6 Kontoanalyslista (gamla ekonomimodulen) 13-8 13.7 Kontofördelning 13-9 13.8 Kontosummering (gamla ekonomimodulen) 13-10 13.9 Lönekostnadsspec 13-11 13.10 Lönelista 13-12 13.11 Lönelista med kontering 13-18 13.12 Månadsjournal/Årsjournal 13-19 13.13 Pensionsgrundande tillägg 13-21 13.14 Pensionsgrundande tillägg orgenhet 13-22 13.15 Personuppgifter 13-23 13.16 Retrolista 13-24 13.17 Semesterlista 13-25 13.18 Semesterlista orgenhet 13-27 13.19 Tilläggslista 13-28 13.20 Tjänstgöringsuppgift 13-29 14 Koppling till ekonomisystem 14-1 14.1 Inledning 14-1 14.2 Om ekonomimodulen 14-2 14.3 Bra att veta/tänka på 14-3 14.4 Kontroll och avstämning 14-5 14.5 Grundbegrepp 14-6 14.6 Styrande information 14-7 14.7 Den gamla ekonomimodulen 14-9 14.8 Den nya ekonomimodulen 14-13 14.9 Bokföringstransaktion 14-18 15 Löneartskatalog 15-1 15.1 Inledning 15-1
Användarhandbok LÖN Sida 0-6 15.2 15.3 15.4 15.5 Identifiering Information som styr lönerapportering Information som visar vad lönearten påverkar Övrig information 15-4 15-5 15-7 15-8 15.6 Översiktsbild löneartskatalog 15-9 15.7 Fältförklaringar till Löneartskatalogen 15-10 16 Övrigt 16-1 16.1 16.2 16.3 Lokal registervård Beställ körning Borttag person 16-1 16-2 16-5 16.4 Borttag avslutade personer 16-6 16.5 Rensning av historik 16-7 17 Extra kontrolluppgiftskörning 17-1 17.1 17.2 17.3 Förberedelser Exempel på rapportering KU extra körning 17-1 17-2 17-6 17.4 Övrigt utdata 17-11 17.5 Rapportering som avser januari 17-11 18 19 20 Direktutbetalning 18.1 Beräkningsresultat 18.2 Direktutbetalning, meddelande i de fall poster saknas Pensionsunderlag, KP och Alecta Arkivering 18-1 18-3 18-4 19-1 20-1 21 Index 21-1 0.2 Revisionshistoria Rev J 2006-05-01 Anpassad till version 4.81 Direktutbetalning Utlandstillägg Pensionsunderlag KP och Alecta Retroberäkning del av månad Rev K 2006-11-13 Anpassad till version 4.90 Automatisk import Maximalt avdrag för representation Rapporter till trädet Negativa ackumulatorer Rev L 2007-10-22 Anpassad till version 5.0
Användarhandbok LÖN Sida 1-1 1 Allmänt 1.1 Om denna handbok 1.1.1 Inledning Användarhandboken är avsedd för den som använder Lön i sitt dagliga arbete. Varje användare bör ha ett exemplar av handboken. Handboken är uppbyggd så att den kan ge svar på frågan "Hur ska jag göra för att...?". Svaren på frågorna ges i form av text med stegvisa beskrivningar av arbetssättet. 1.1.2 Uppbyggnad Detta inledande kapitel ska ge en inledande information om Lön och om denna handbok. Du får dessutom reda på vilka förkunskaper du bör ha för att kunna tillgodogöra dig innehållet i handboken. I kapitel 4 En månad med lön finns en översiktlig beskrivning om hur du ska arbeta med Lön under en månad, från inrapportering, via beräkning till utskrift av listor mm. De kapitel som sedan följer knyter an till kapitel 4 En månad med lön. Dessa kapitel svarar på hur du ska göra olika saker. 1.1.3 Typografi I denna handbok används typografin till att framhäva vissa saker. Exempel på detta är: Fält i fönstret Skriv löntagarens personnummer i fältet Persnr. Tangenter Tryck på RETUR. Värde att ange Skriv Nej Meddelanden från Lön Vill du spara? Menyval Välj Adressuppgifter. Namn på fönster Fönstret Lönerapportering öppnas. 1.2 Förkunskaper Handboken förutsätter att du har grundläggande kunskaper om löneadministration, datorer och operativsystemet Microsoft Windows.
Användarhandbok LÖN Sida 1-2 1.3 Om Lön 1.3.1 Inledning Lön är ett lokalt system för inrapportering, beräkning, utbetalning och redovisning av lön och därmed sammanhängande förmåner. Du kan ta fram resultatet av löneberäkningen direkt. Lön beräknar lön för en enskild anställd eller en grupp. Lön lagrar alla data i en databas. Du kan själv söka information och sammanställa egna listor och rapporter, utöver de listor som redan är definierade. Lön tar in grunduppgifter för löneberäkning på två sätt: Lön hämtar uppgifter från lokala delsystem och från externa system. Lön läser in och lagrar informationen. Ansvarig personal fyller i uppgifterna direkt i Lön. Det finns funktioner som beräknar retroaktiv lön både per individ och generellt. Det finns funktioner för att sammanställa uppgifter och vidarebefordra dessa till: Ekonomisystem Nordea och Swedbank Arbetstagarorganisationer (ATO) Skatteverket Statens pensionsverk (SPV) Pensionsförsäkringsbolag (KP och Alecta) Statistiska centralbyrån (SCB) Arbetsgivarverket Internt inom Palasso Förhandling, PA, Res, Tid Andra banker samt mottagare av pensionsuppgifter och statistik kan förekomma beroende på kund.
Användarhandbok LÖN Sida 1-3 1.3.2 Layout Menyrad Fönsteryta Huvudfunktioner Fot Huvudfönstrets layout Huvudfönstret i Lön består av fyra delar: menyrad fönsteryta knappar för huvudfunktioner fot 1.3.3 Huvudfönster När du har loggat in i Palasso Lön öppnas huvudfönstret. Huvudfönstret
Användarhandbok LÖN Sida 1-4 Till höger finns det ett antal knappar med ikoner på. När du klickar på dessa knappar når du de funktioner som ingår i Palasso Lön och som du är behörig att använda. 1.3.4 Menyrad Du når de olika delarna i Lön genom att välja alternativ i menyraden eller klicka på funktionsknapparna till höger i huvudfönstret. Menyraden finns i huvudfönstret och ser ut så här: Menyraden i huvudfönstret Så här ser menyerna på nivån under menyraden ut: Meny Beskrivning Under Arkiv kan du välja mellan att byta redovisningsenhet, kontrollera om en löntagare tillhör flera redovisningenheter samt avsluta Lön. Under Lön kan du välja mellan att lönerapportera, titta på resultat från löneberäkning eller retroaktiv beräkning samt starta månadsrutiner. KU extra körning som används för rättning av kontrolluppgifter (gäller endast kunder med nya ekonomimodulen). Direktutbetalning är en specifik rutin som används för vissa installationer och efter beställning. Under Person så kan du endast välja att öppna fönster för registrering av personuppgifter. Under Tabeller kan vissa användare välja mellan ett antal olika rutiner för underhåll av de tabeller som styr bearbetning och kontroller i Lön.
Användarhandbok LÖN Sida 1-5 Under Rapporter kan du välja mellan de fasta listor som finns i Lön. De rapporter som nås från lön är Avstämningslista Redovisning, Bevakningslista avisering, Kontoanalyslista, Kontosummering, Pensionsgrundande tillägg (per organisation), Personuppgifter, Retrolista, Semesterlista (per organisation), Tilläggslista, Tjänsgöringsuppgift. Från Löner/Rapporter når du Anställningslista, Bevakningslista Avslut, Lönehändelser status, Lönelista, Månadsjournal, Visa utbetalningar per org/pers och Årsjournal. Om namnet på en rapport är "gråad" innebär detta att du inte är behörig till denna rapport. Under Administration kan du starta olika rutiner under Beställ körning (utskrift av tidigare listor skapade i Utdataproduktion, Läsa in skatteuppgifter från Skatteverket, hämta uppgifter från Egenrapportering mm), Borttag person, Borttag avslutade personer samt Rensning historik har vi tagit bort behörighet till, vi avvaktar ny Arkiveringsrutin innan detta tas i bruk igen. Import av uppgifter från Res, Egenrapportering, Tid, Förhandling och Tillägg. Import görs för de lönehändelser som du i Importregler i trädet bestämt att du ska importera och som inte importeras automatiskt. Under Hjälp kan du söka i online-hjälpen samt få information om den aktuella versionen av Lön och hur du kontaktar supportavdelningen.
Användarhandbok LÖN Sida 1-6 1.3.5 Huvudfunktioner Det finns fyra grundfunktioner i Lön. Varje funktion finns representerad dels i menyraden och dels med en knapp till höger på skärmen. Menyraden i huvudfönstret Knapp Lön Person Månadsrutiner Rapporter Beskrivning Du kan även nå denna funktion genom att välja Lön på Lön-menyn i menyraden. Se Kapitel 2 Lön Du kan även nå denna funktion genom att välja Personuppg på Person-menyn i menyraden. Se Kapitel 3 Person Du kan även nå denna funktion genom att välja Månadsrutiner på Lön-menyn i menyraden. Se Kapitel 12 Månadsrutiner Du kan även nå denna funktion genom att välja Rapporter i menyraden. Se Kapitel 12 rapporter Du startar funktionen genom att klicka på någon av knapparna. 1.3.6 Fot I fönstrets fot visas: Löneperiod, Valt redovisningsnummer och Användare. Fönstrets fot
Användarhandbok LÖN Sida 2-1 2 Lön 2.1 Inledning 2.1.1 Fönsterlayout Menyrad Uppgifter om vald löntagare Inrapporteringsdel Tidigare gjorda rapporteringar Fönsterlayout 2.1.2 Menyrad Menyrad Lönerapportering Meny Beskrivning Under Arkiv kan du välja mellan att byta redovisningsenhet eller stänga fönstret. Under Program kan du titta på löntagarens frånvarokalender, söka ut och titta på gamla beräknings- eller retroaktivitetsresultat. Du kan också skapa en lista som visar vilka personer det finns importhändelser för. Dessutom kan du göra en utsökning för att se individens ackumulatorer t ex övertid per år. Du kan också titta på en tjänstgöringsuppgift som innehåller en persons ledigheter sorterade i löneartsordning.
Användarhandbok LÖN Sida 2-2 2.1.3 Uppgifter om vald löntagare När fönstret öppnas ställer sig markören i Personnummer. När du anger ett personnummer visas grundinformation om löntagaren. Om löntagaren har flera anställningar visas den aktiva anställningen. Med aktiv avser vi här även den anställning som inte är avslutad. Om det finns ett avslut framåt i tiden t ex 071130 visas även denna anställning som aktiv. Uppgifter om vald löntagare i fönstret Lönerapportering 2.1.4 Inrapporteringsdel Inrapporteringsdel i fönstret Lönerapportering I denna del registreras eller förändras lönehändelser. Här kan du också ändra text på en löneart som då endast förändras för den lönehändelsen och den person du rapporterat på. 2.1.5 Tidigare gjorda rapporteringar Listruta för tidigare gjorda rapporteringar När du har angivit personnummer så visas de lönehändelser som finns registrerade för löntagaren i denna listruta. Om du dubbelklickar på en rad så flyttas den upp till inrapporteringsdelen och du kan ändra värden.
Användarhandbok LÖN Sida 2-3 2.2 Välj redovisningsenhet Efter det att du har startat en ny löneperiod, måste du välja redovisningsnummer för att få rätt urval av löntagare när du ska lönerapportera. 1 Välj Nytt rednr under Arkiv på menyraden. Fönstret Giltiga Redovisningsenheter öppnas och första redovisningsenheten är markerad. Fönstret Giltiga redovisningsenheter. 2 Markera önskad redovisningsenhet. 3 Klicka på OK.
Användarhandbok LÖN Sida 2-4 2.3 Lönehändelser 2.3.1 Registrera lönehändelser 1 Välj Lönerapportering under Lön på menyraden i huvudfönstret. Fönstret Lönerapportering öppnas och markören står i Personnummer. Fönstret Lönerapportering 2 Ange löntagarens personnummer. Om det redan finns lönehändelser kopplade till löntagaren visas de i listrutan längst ned i fönstret. 3 Fyll i uppgifter i inrapporteringsdelen. 4 Klicka på Spara eller tryck på RETUR. Uppgifterna sparas och flyttas över till listrutan. Inrapporteringsdelen rensas och markören står i Löneart. Begreppet avvikelse Om du vill att Lön ska beräkna skatt på beloppet, eller reducera beloppet, på annat sätt än vad som framgår av uppgifterna i löneartskatalogen och i fönstret Personuppgifter - Skatteuppgifter ska du ange ett värde i AvS i Lönerapport.
Användarhandbok LÖN Sida 2-5 Del av fönstret Lönerapportering AvS kan ha följande värden: Kod Beskrivning 1 Skatt enligt engångstabell 2 Skatt enligt fönstret Personuppgifter - Skatteuppgifter. 3 Ingen skatteberäkning Avvikande kontering En lönehändelse belastar ett visst konto i bokföringen enligt den kontering som gäller för lönearten eller den löneartsgrupp (som är kopplat till ett konto) som lönearten tillhör. Om du vill att lönehändelsen ska belasta ett annat konto, kan du koppla en avvikande kontering till lönehändelsen. Många lönehändelser kan vara kopplade till samma kontering. När du byter löneperiod kommer de konteringsrader som inte är kopplade till en framåtrapporterad lönehändelse att rensas bort. Viktigt! Giltiga värden för de olika konteringsbegreppen visas endast om Lön har uppdaterats med kodplanen från ekonomisystemet. Registrera avvikande kontering 1 Klicka på knappen Av kont. Del av fönstret Lönerapportering Fönstret Kontering öppnas.
Användarhandbok LÖN Sida 2-6 Fönstret kontering Viktigt! Den här bilden måste stängas med Stäng och spara eller X eller Stäng utan att spara, innan du flyttar dig till någon annan rutin av Palasso, annars kan det hända att bilden låser sig bakom ett annat fönster. 2 Ange andel procent i fältet Andel. Om konteringen består av en enda rad fyller du i 100. 3 Fyll i konteringsbegrepp. När du ställer markören i fältet för konteringsbegreppet visas godkända värden i nedre delen av fönstret. Datumintervall för giltighetstid visas på konteringen. Om du klickar på önskat värde läggs det in på konteringsraden och markören flyttas till nästa fält. Du kan också skriva in värdet och förflytta dig med RETUR. För att minska svarstiden för rapportören finns det möjlighet att stänga av visningen av koder i listboxen. Detta för att rapportören många gånger vet konteringen och då skriver in den direkt i fältet. Om visningen är avstängd använder du dig av knappen F3 sök för att få fram listan när man vill se den istället. För att söka konteringsbegrepp kan du även ange de inledande siffrorna och klicka på Sök, då kommer endast den del av kodplanen att visas som överensstämmer med sökningen. 4 Klicka på Uppdatera mina konteringar när konteringen är klar. Konteringsuppgifterna flyttas ner till listboxen.
Användarhandbok LÖN Sida 2-7 Fortsätt med att lägga upp fler konteringsrader tills du har totalt 100 %. 5 Klicka på Stäng och spara när du är klar. Bilden stängs. Återanvänd en tidigare konteringsrad Du kan använda samma konteringsrad på fler olika lönerapporteringar. Gå in i konteringsbilden som vanligt, klicka på Hämta, då visas de rader du har lagt upp tidigare. Ange det konteringsradsnummer som visas i fältet kontnr i fältet avvikande kontering på lönearpporten, tex 1. Om en avvikelsekontering är uppdelad på fler olika % -satser, så står det samma radnummer på dessa. I exemplet nedan består rad 1 av 2 st konteringar på 50 % och rad 2 av en 50 % och 2 st 25 %. % -satsen visas längs till höger i bilden, i det här exemplet. Fönstret kontering med tidigare sparade rader Fältet KU på lönerapporten Det här fältet är endast åtkomligt efter att byte av löneperiod till ÅÅ01 har gjorts. Då kan en 13: e lönekörning genomföras (bland annat för att uppdatera/rätta ackumulatorer inför kontrolluppgiftskörningen). Fältet är till för att markera att lönehändelsen skall påverka den 13:e lönekörningen. När en extra kontrolluppgiftskörning görs är det bara poster med markering i fältet KU som kommer med i löneberäkningen. Del av fönstret Lönerapportering
Användarhandbok LÖN Sida 2-8 2.3.2 Ändra lönehändelse 1 Välj Lönerapportering under Lön. Fönstret Lönerapportering öppnas och markören står i Personnummer. 2 Ange löntagarens personnummer. Om det redan finns lönehändelser kopplade till löntagaren visas de i listrutan längst ned i fönstret. 3 Dubbelklicka på den lönehändelse som du vill ändra. Lönehändelsen flyttas till inrapporteringsdelen. 4 Ändra uppgifterna som är kopplade till lönehändelsen. 5 Klicka på Spara. Uppgifterna sparas och flyttas över till listrutan. Inrapporteringsdelen rensas och markören står i Löneart. 2.3.3 Ta bort lönehändelser 1 Välj Lönerapportering under Lön. Fönstret Lönerapportering öppnas och markören står i Personnummer. 2 Ange löntagarens personnummer. Om det redan finns lönehändelser kopplade till löntagaren visas de i listrutan längst ned i fönstret. 3 Markera den lönehändelse som du vill ta bort. 4 Klicka på Ta bort. Meddelanderutan Meddelande 7023 Vill du ta bort lönehändelsen? öppnas. 5 Klicka på Ja. Meddelanderutan stängs, lönehändelsen tas bort ur listrutan och markören står i Löneart i inrapporteringsdelen. 2.4 Förenklad sjukrapportering 2.4.1 Inledning Genom att rapportera en löneart för hela sjukperioden 5399 Sjuklöneperiod delar Lön upp sjukperioden i sjuklönearter för beräkning av avdrag. För de som rapporterar sjukdom med timavdrag (timsjukavdrag) används inte 5399
Användarhandbok LÖN Sida 2-9 Sjuklöneperiod utan timsjukavdrag rapporteras in på separata lönearter (beroende på avtal/kund/beräkning kan lönearterna variera). Om omfattningen ändras under sjukperioden måste du rapportera två sjukperioder. Viktigt! Du kan inte korrigera löneart 5399 Sjuklöneperiod. Om du ska rätta sjukavdrag måste du rapportera de giltiga lönearterna. Detta gäller dock inte innevarande löneperiod då du ändrar 5399 Sjuklöneperiod. Som grund för beräkningen finns Arbetstidsschemat. Det måste alltid finnas ett Arbetstidsschema som är kopplat till Redovisningsenheten. För de personer som är kopplade till ett eget Arbetstidsschema hämtas arbetstiden från detta. När ett schema upphör så hämtas schemat från det som Redovisningsenheten är kopplat till. Kontroller finns för: Antalet karensdagar under en 12 månaders period Återinsjuknande Högriskskydd Högriskskyddet ska du rapportera i fönstret Skatteuppgifter under Person. Giltiga värden är J, N och blank. J (ja) anges när personen fått ett intyg om Högriskskydd från Försäkringskassan, N (nej) när högriskskyddet upphör alternativt anges blankt för att ta bort det. Följande lönearter finns för förenklad sjukrapportering. 5399 Sjuklöneperiod 5408 Sjuk arbetsfri dag 5409 Återinsjuknande 2.4.2 Rapportera sjuklöneperiod 1 Ange 5399 i Löneart. 2 Ange sjuklöneperioden i Fr.o.m. och T o m. Knappen Arbetstid blir åtkomlig. Knappen arbetstid 3 Klicka på Arbetstid för att öppna fönstret Arbetstid
Användarhandbok LÖN Sida 2-10 Fönstret Arbetstid Fönstret visar löntagarens arbetstid som hämtas från arbetstidsschema. Här kan du förändra arbetstiden för rapporterad period om den rapportering du gjort för sjukrapporteringen endast avviker från schemat under rapporterad period. 4 Klicka på Stäng. Fönstret stängs och du kommer tillbaka till fönstret Lönerapportering. 5 Klicka på Spara. 6 Klicka på Starta Löneber. När beräkningen är klar visas resultatet i fönstret Beräkningsresultat. Fönstret Beräkningsresultat
Användarhandbok LÖN Sida 2-11 I beräkningsresultatet ser du sedan att löneart 5399 automatiskt skapat de lönearter som krävs under sjuklöneperioden. 2.5 Ändra text på inrapporterad löneart 1 Registrera lönearten Löneartens text (den text som tillhör redovisningsenhetens löneartskatalog) visas i textboxen under lönearten. 2 Ställ markören i fältet och ange den text som du vill ska vara på lönearten. Den text du lägger in gäller bara för denna lönehändelse och bara för denna individ, detta gäller även lönearter som framåtrapporteras, texten ligger då kvar. 3 Lägg in de värden som krävs för lönearten och spara uppgiften. 2.6 Avisering I Lön kan du använda en löneart som heter 8899 Avisering. Lönearten kräver endast fr.o.m. datum och ska användas för att rapportera in en aviseringstext. Denna text läggs in i fritextfältet. Exempel på rapportering av avisering Som regel kan du hålla dig till att rapportera in år, mån, dag och då använda dag 1 i månaden t ex 080401 för att du ska få en struktur på de uttag av aviseringsuppgifter som du sedan hämtar under Rapporter/Bevakningslista/Avisering. Se Uttag av rapporter. Som rutin kan du ha att alltid ta ut denna rapport inför varje löneproduktion så att du är säker på att du inte missar någon viktig förändring som ska ske
Användarhandbok LÖN Sida 2-12 vid lönekörning. Det kan t.ex. vara avisering om höjning av lön, ändring från heltid till deltid mm. 2.7 Löneberäkning för enskild person Rapporterade lönehändelser När du har rapporterat in lönehändelser och vill se hur lönen kommer att bli innan du startar periodavslutet ska du klicka på Starta Löneber när du står i fönstret Lönerapportering. När beräkningen är klar visas resultatet i fönstret Beräkningsresultat. Resultatet efter en löneberäkning visas i fönstret Beräkningsresultat
Användarhandbok LÖN Sida 2-13 Rubriken i bilden innhåller följande information Lart Löneart som är rapporterad i Lönerapporten Fr.o.m Från och med datum T.o.m Till och med datum Omf Eventuell omfattning på lönehändelsen Antal Antal som rapporterats á-pris Á-pris som är rapporterat eller genererats automatiskt Belopp Rapporterat belopp eller uträknat belopp Kvot Rapporterad kvot eller årsarbetstid beroende på rapporterad löneart AvS Anges med siffra 1,2,3 beroende på rapporterad avvikande skatt AvK Anger en siffra för konteringsrad M Markering E Ersatt M Markering kan innehålla följande bokstäver eller tecken = Värdet som rapporterats är det samma som finns på lönearten tex beloppet på ett OB-tillägg är det samma som skapas med automatik som rapporterats in som en lönehändelse M Detta värde har skapats vid löneberäkningen (gen automatiskt) V Varning, beloppet kan vara ett högre belopp än satt varningsgräns K= Korrigerad post och post som är den samma KV Korrigerad och varnad post K Korrigerad post 8 Hänsyn tas till basbeloppet J Bokstaven J i kolumnen E(ersatt) betyder att lönearten intepåverkat varken bruttolön eller nettolön (tex löneart 6202 som visar from-datum och tom-datum. 2.8 Ackumulatorer 2.8.1 Bruttolön, skatt etc. Om du klickar på Ackumulatorer, i fönstret Beräkningsresultat, öppnas fönstret Ackumulatorer.
Användarhandbok LÖN Sida 2-14 Fönstret Ackumulatorer Detta fönster kan visas efter det att en löneberäkning har gjorts. Det innehåller månadens bruttolön, årets hittills totala inkomst, förmåner, årets preliminära skatt, underlagssummor, semesterdagar/timmar mm. Beloppet i fältet tjltlg per dag används för de personer som har sjukbidrag/sjukavdrag enligt övergångsbestämmelser (beslut fattat före 1997) Beloppet i fältet är 0,3 % på årsbeloppet för rörligt tillägg. För personer som inte rapporteras enligt dessa övergångsbestämmelser läggs ändå summan ut i fältet tjltlg per dag men ingen utbetalning sker av tillägget. Tillägget för de som berörs utbetalas på löneart 1302 Tjänstledighetstillägg. Fältet Rest innevarande år visar semesterns resultat efter löneberäkning. Under Övriga ackumulatorer visas också resterande semester men där visas saldot som det ser ut vid byte av löneperiod (alltså föregående månad) 2.8.2 Övriga ackumulatorer När du klickar på Övriga ackumulatorer öppnas fönstret Ackumulatorer.
Användarhandbok LÖN Sida 2-15 Fönstret Ackumulatorer Du når även detta fönster genom att välja Övriga ackumulatorer under Program i menyraden i fönstret Lönerapportering. 1 Välj ackumulatorgrupp i listan Ackgrupp. 2 Välj ackumulator i listan Ackumulator. 3 Klicka på Hämta. Utsökningen börjar. När den är klar öppnas fönstret Ackumulatorer och de olika ackumulatorerna samt antal, enhet och saldo mm visas.
Användarhandbok LÖN Sida 2-16 Fönstret Ackumulatorer I bilden visas de ackumulatorer som är från senaste beräkningen. Längst ner i fönstret visas de rapporteringar som gjorts men som ännu ej är beräknade i Lön. Ackumulatorerna i detta exempel visar semestern. 2.9 Beräkningsresultat från tidigare perioder En av de viktigaste skillnaderna mellan denna funktion och Beräkningsresultat från innevarande period är att i denna funktion kan du inte nå ackumulatorerna. 1 Välj Beräkningsresultat under Lön på huvudmenyn. Om du är i fönstret Lönerapportering kan du välja Beräkningsresultat under Program i menyraden. Fönstret Beräkningsresultat öppnas. 2 Ange löntagarens personnummer (eller sök). 3 Ange löneperiod. Beräkningsresultatet för löntagaren och vald löneperiod visas i listrutan.
Användarhandbok LÖN Sida 2-17 2.10 Retroresultat Fönstret Retroresultat visar resultat av retroaktiv beräkning för den aktuelle löntagaren. Du kan titta på tidigare löneperioder. 1 Välj Retroresultat under Lön på huvudmenyn. Om du är i fönstret Lönerapportering eller Personuppgifter kan du välja Retroresultat under Program i menyraden. Fönstret Retroresultat öppnas. 2 Ange löntagarens personnummer (eller sök). 3 Välj löneperiod. Resultatet av den retroaktiva beräkningen för löntagaren och vald löneperiod visas i listrutan. Summa retroaktiv lön visas som löneart 9999 och ligger allra sist.
Användarhandbok LÖN Sida 3-1 3 Person Inledning 3.1 Inledning 3.1.1 Fönsterlayout Menyrad Uppgifter om vald löntagare Knappar för delfunktioner Inrapporteringsdel Layout för fönstret Personuppgifter 3.1.2 Menyrad Menyrad Personuppgifter Meny Beskrivning Under Arkiv kan du välja mellan att byta redovisningsenhet eller att stänga fönstret.
Användarhandbok LÖN Sida 3-2 Under Program kan du välja mellan de olika fönstren som är kopplade till personuppgifter samt löntagarens frånvarokalender. Dessutom kan du skapa en lista som visar för vilka löntagare som det finns lönehändelser/löneuppgifter att importera. Här når du också Kortlåda person och Kortlåda anställning. Se den gemensamma handboken när det gäller beskrivning på kortlåda. 3.1.3 Uppgifter om vald löntagare När fönstret öppnas ställer sig markören i Personnummer. När du anger ett personnummer visas grundinformation om löntagaren. Om löntagaren har flera anställningar visas den aktiva anställningen. Uppgifter om vald löntagare i fönstret Personuppgifter Du byter anställningslöpnummer/lägger upp ett nytt anställningslöpnummer genom att klicka på pilen under Anstlpnr. När du anger ett nytt anställningslöpnummer måste du lämna fältet med RETUR. 3.1.4 Knappar för delfunktioner Knappar för delfunktioner i fönstret Personuppgifter När du klickar på någon av dessa knappar så ändras inrapporteringsdelen i fönstret Personuppgifter. Om du vill gå till en annan inrapporteringsdel för aktuell löntagare ska du klicka på ny funktionsknapp. Om du vill vara kvar i inrapporteringsdelen men ändra uppgifterna för en annan löntagare behöver du bara ange nytt personnummer. Om du klickar på Stäng försvinner inrapporteringsdelen.
Användarhandbok LÖN Sida 3-3 3.2 Adressuppgifter 3.2.1 Inledning Instruktionerna i detta avsnitt förutsätter att du står i fönstret Personuppgifter och har fyllt i Personnummer. 3.2.2 Fyll i eller ändra adressuppgifter Adressuppgifterna är knutna till löntagaren och inte till anställningen. Därför behöver du bara ange adressuppgifterna en gång även om löntagaren har flera anställningar inom samma redovisningsenhet. Det samma gäller om löntagaren finns på annat redovisningsnummer i löneinstallationen. 1 Klicka på Adressuppgifter. Inrapporteringsdelen för adressuppgifter öppnas. Inrapporteringsdelen för adressuppgifter i fönstret Personuppgifter Markören står i Efternamn. Om det redan finns adressuppgifter kopplade till löntagaren visas de. 2 Fyll i eller ändra adressuppgifterna. 3 Klicka på Spara. Adress: här anges löntagarens adress När det gäller personer som har konto hos Nordea får personen samtidigt med lönespecifikationen ett kontoutdrag. Då använder alltid Nordea sin adress som de hämtar från folkbokföringsregistret en gång i veckan. Har personen däremot konto i annan bank skickar Nordea alltid lönespecen på den adress som finns i bankfilen, den adress som anges i Palasso Adressuppgift.
Användarhandbok LÖN Sida 3-4 Land anges bara för de löntagare som inte har sin adress i Sverige Medborgarskap anges för personer som inte har svenskt medborgarskap (denna uppgift går sedan vidare till Skatteverket i samband med att kontrolluppgiften skapas). Kontonummer ska anges för de personer vars bankfil sänds till annan bank än Nordea (t ex de installationer som har Föreningssparbanken) Fältet Sortering används endast för utlandsstationerad personal inom Försvarsmakten 3.2.3 Ange annan mottagningsadress för lönespecifikation Om löntagaren vill ha sin lönespecifikation skickad till en annan adress än den ordinarie bostadsadressen, ska du använda följande rutin. Viktigt! Detta gäller endast löntagare som inte har lönekonto i Nordea. Har personen konto hos Nordea får personen samtidigt med lönespecifikationen ett kontoutdrag. Då använder alltid Nordea sin adress som de hämtar från folkbokföringsregistret en gång i veckan. Har personen däremot konto i annan bank skickar Nordea alltid lönespecen på den adress som finns i bankfilen, den adress som anges i Palasso Adressuppgift. 1 Klicka på Adressuppgifter. Inrapporteringsdelen för adressuppgifter öppnas. Markören står i Efternamn. Om det redan finns adressuppgifter kopplade till löntagaren visas de. 2 Ställ markören i rutan Annan adress. Rutan Annan adress i inrapporteringsdelen för adressuppgifter 3 Fyll i eller ändra adressuppgifterna. 4 Markera Ja i Utdelningsadress. 5 Klicka på Spara.
Användarhandbok LÖN Sida 3-5 3.3 Skatteuppgifter 3.3.1 Inledning Med denna funktion anger du skatteuppgifter, jämkning, anställningsdatum och arbetsställenummer (arbetsställenummer anges endast om det avviker från organisationens arbetsställe, denna uppgift skickas sedan vidare till bl a SCB och Skatteverket). När du fyller i skatteuppgifterna är det viktigt att tänka på att en löntagare kan inte ha både tabell- och procentskatt om du anger N(nej) i Huvudsaklig ink drar Lön 30 procent i skatt eventuell jämkning tas bort om du ändrar från tabell- till procentskatt om du anger 3 i Preliminärskatt kommer skatt att beräknas med redovisningsenhetens tabellskatt + 10 procent som grund. Om du anger S i Preliminärskatt behandlas skatteuppgifterna enligt regler för SINK (särskild inkomstskatt för utomlands bosatta). Om den anställde, enligt beslut, inte ska beskattas i Sverige för inkomster som intjänats utomlands (KU14) ska du rapportera ett L i Preliminärskatt. Du ska ange arbetsställenummer (för vidarebefordran till Skatteverket) om personens arbetsställe avviker från det som finns under Personal- Styrvärden-Arbetsställenummer och som är kopplat till personens organisation och funktion. Fältet Bilkod används för de löntagare som har förmånsbil. Högriskskydd Vid beslut från Försäkringskassan om att ingen karensdag ska dras ska du ange J i fältet. Instruktionerna i detta avsnitt förutsätter att du står i fönstret Personuppgifter och har fyllt i Personnummer. 3.3.2 Fyll i eller ändra skatteuppgifter. 1 Klicka på Skatteuppgifter. Inrapporteringsdelen för skatteuppgifter öppnas. Inrapporteringsdelen för skatteuppgifter i fönstret Personuppgifter
Användarhandbok LÖN Sida 3-6 Markören står i Huvudsaklig ink. Om det redan finns skatteuppgifter kopplade till löntagaren visas de. 2 Fyll i eller ändra skatteuppgifterna. 3 Klicka på Spara. 3.4 Löneuppgifter 3.4.1 Inledning Det måste finnas minst en löneuppgift för att Lön ska kunna betala ut lön till löntagaren. När du fyller i löneuppgifterna är det viktigt att tänka på att From är det datum som är personens första anställningsdag eller tidpunkt för förändring av anställningsförhållandet, kan både vara bakåt eller framåt i tiden. Tom är det datum som löneuppgifterna gäller till, kan både vara framåt eller bakåt i tiden Löneart är den anställningslöneart som är kopplad till personens anställningsförhållande enligt den löneartskatalog som är uppsatt för redovisningsenheten. Varje löneart har olika förutsättningar för vilka fält som är obligatoriska eller inte. Lönearten kan sökas fram bland giltiga lönearter. De fält som är obligatoriska för respektive löneart går inte att gå förbi utan då krävs ett värde. I fältet lön kronor anges ett månadsbelopp, daglön eller timlön. I fältet omf anges den anställningsomfattning personen har på just dennna anställning. Retro anges om en lönehändelse ska beräknas för retroaktiv tid. Retroaktiv beräkning kan bara ske på lönebeloppet och omfattningen. De alternativ som finns i listboxen är följande 1. J = retroberäkning ska göras 2. N=ingen retroberäkning ska göras 3. R=poster från förhandling som har beräkning för lokalt avtal
Användarhandbok LÖN Sida 3-7 Tariff används för de som använder utlandstillägg/tariffsteg. När det gäller utlandstilläggen anges här den merkostnadsgrupp personen tillhör. Tabellen merkostnadsgrupp uppdateras under Allmänt-Styrvärden- Tabellkatalog. Med hjälp av merkostnadsgrupp och arbetsort genereras det tillägg som personen är berättigad till som en lönehändelse. Lönearten anges då endast med kod och datum på Lönerapporten och beloppet hämtas utifrån de förutsättningar som angetts i fälten tariff och arbetsort. En tabell för de olika Utlandstilläggen är förutsättning för denna funktion. Arbetsort (stationeringsort) innehåller en tabell där du kan välja län och kommun med giltiga koder. Används en län och kommunkod som inte finns i tabellen måste tabellen uppdateras under Allmänt-Styrvärden- Tabellkatalog. Orten skrivs ut under fältet. För de som använder utlandstillägg anges det land/stad pesonen tjänstgör i, som i sin tur kopplas till den merkostnadsgrupp personen har. I fältet Tj.ben anges den eventuella tjänstebenämningskod personen har, tabell finns för sökning som kan uppdateras via Allmänt-Styrvärden- Tabellkatalog. SCB har fr.o.m. den 1/9-2006 övertagit hanteringen av tjänstebenämningar från Arbetsgivarverket, se brev med beteckningen 2006/1170. Det är från och med nu möjligt att via SCB:s webbplats se vilka tjänstebenämningar som finns (kod och klartext) och hur man går till väga för att få en kod för en tjänstebenämning som inte finns med på förteckningen över tjänstebenämningar. Tanken är att SCB kontinuerligt skall uppdatera Excel-filen som innehåller uppgift om kod och klartext över tjänstebenämningarna. Anställningsform, här har varje anställningslöneart en eller flera anställningsformer kopplade till sig. Anställningsformerna är i sin tur kopplade till LAS, bevakning av anställningstid. När det gäller anställningsformer kan det förekomma en del lokala avvikelser som inte finns under kapitel 5.5 Anställningsformer. Semkod, här förekommer semesterkod för dagsemester D01, timsemester T01, även T02 kan förekomma för lokalt timsemesteravtal. Semestertal efter fältet semkod kommer med automatik med ledning av personens ålder när det gäller dagsemester och timsemester. Avv.sem, används för de personer som har semester som avviker från avtal. Veckoarb används i de fall schema inte används vid timsemester. Fältet används också för att räkna ut antal timmar/mån för statistiken till SCB och även för statistiken till Arbetsgivarverket. Anges ingen veckoarbetstid utgår Palasso alltid från 40 timmar och hänsyn tas även till ev omfattning för att få exakt värde. Årsarb, anges endast i de fall det avviker från 260. Tjänstemeddelande, här anger du ev text som kopplas till unik löneuppgiftsrad. Alternativt meddelande som kommit från tex Förhandling. Dubbelanställd, markering för de personer som är anställda på flera redovisningsenheter, lösningen är kundunik. Instruktionerna i detta avsnitt förutsätter att du står i fönstret Personuppgifter och har fyllt i Personnummer.
Användarhandbok LÖN Sida 3-8 3.4.2 Fyll i eller ändra löneuppgifter 1 Klicka på Löneuppgifter. Inrapporteringsdelen för löneuppgifter öppnas och markören står i Fr.o.m. Inrapporteringsdelen för löneuppgifter i fönstret Personuppgifter Om det redan finns löneuppgifter kopplade till löntagaren, visas de i listrutan. Den senast registrerade uppgiften är markerad. Om du ska ändra en redan rapporterad lönehändelse ska du dubbelklicka på den i listrutan. Lönehändelsen flyttas till inmatningsdelen. Alternativt kan du skriva in datum i From fältet och de aktuella uppgifterna för just den lönuppgiften fylls ut i respektive fält. 2 Fyll i eller ändra löneuppgifterna i inmatningsdelen. 3 Klicka på Spara. 3.4.3 Uppdatera flera löneuppgiftsposter samtidigt 1 Klicka på Löneuppgifter. Inrapporteringsdelen för löneuppgifter öppnas och markören står i Fr.o.m. 2 Markera de löneuppgifter i listrutan som ska omfattas av ändringen. 3 Ange det datum från vilket ändring ska gälla. 4 Fyll i de fält som ska ändras. Om du ändrar på belopp ska du välja mellan att ange J eller N i Retro. Om du inte ändrar på belopp bör du ange N i Retro. 5 Klicka på Spara.
Användarhandbok LÖN Sida 3-9 Lön utför sambandskontroll och kontroll av datum. De markerade löneuppgifterna i listrutan uppdateras. Sambandskontroll Innan Lön uppdaterar löneuppgiften kontrolleras att uppgifterna i den förändrade posten inte strider mot några sambandsregler. Om ett sambandsfel uppstår, t ex om tjänstebenämningskoden inte är giltig med hänsyn till lönearten, avbryts uppdateringen. Den löneuppgift där felet skulle ha uppstått uppdateras inte och inte heller löneuppgifter med ett senare fr.o.m. datum. Datum Om du ändrar datum påverkar du samtliga löneuppgifter inom markeringens datumintervall. Uppdateringen av löneuppgifter avbryts om det finns ett glapp i löneuppgifternas datumintervall. Om uppgiften har ett fr.o.m. datum som är tidigare än fr.o.m. datum för den första löneuppgiften, ignoreras tiden fram till första löneuppgiftens fr.o.m. datum. Om uppgiften har ett t o m datum som är senare än t o m datum för den sista löneuppgiften, ignoreras tiden från sista anställningspostens t o m datum fram till transpostens t o m datum. Viktigt! Uppgiftens datum kan komma att splittra befintliga löneuppgifter och därmed skapa nya löneuppgifter. Om du har ändrat retroaktivt måste du starta en retroaktiv beräkning för att de nya uppgifterna ska gälla. Detta kan ske per individ eller på en hel redovisningsenhet (Se även avsnittet Retroaktiv lön i kapitlet Lön). 3.5 Retroaktiv beräkning för enskild löntagare Rapporterade uppgifter i fönstret Löneuppgifter När du har rapporterat in retroaktiva löneuppgifter för en löntagare och vill veta hur lönen kommer att bli innan du startar periodavslutet ska du klicka på Starta retrober när du står i fönstret Lönuppgifter. När beräkningen är klar visasr esultatet i fönstret Retroresultat.
Användarhandbok LÖN Sida 3-10 Resultatet efter en löneberäkning visas i fönstret Retroresultat
Användarhandbok LÖN Sida 3-11 3.6 Anställnings-/Avslutsuppgifter 3.6.1 Inledning Instruktionerna i detta avsnitt förutsätter att du står i fönstret Personuppgifter och har fyllt i Personnummer. När du fyller i anställnings- och avslutsuppgifter ska du tänka på att tillåtna värden för Kåpan (Kompletterande ålderspension, används för att definiera olika yrkeskategorier som tillgodoräknar sig denna avgift på olika sätt) finns definierade i listruta. Palasso hanterar 3 olika pensionsavtal för den statliga sektorn. Pensionsavtal PA91 = PA91 Pensionsavtal PA 03 PA SPR = PA74 För att kunna skilja ut vilka olika pensionsavtal löntagaren tillhör (förutom de grundläggande förutsättningarna som Palasso automatiskt hanterar *) måste rapportering göras på korrekt sätt i Kåpan-fältet. Detta för att t.ex. skilja ut vissa chefer eller för andra beräkningar som ska ske på ett speciellt sätt. *) Det som står i Pensionsavtalen och avser ålder mm F = Vissa chefer som tillhör PA91-avtalet enligt förordning 1991:1160 resp 1995:1038 E= gäller för arbetstagare som omfattas av förordning 2003:55 om avgångsförmåner för vissa arbetstagare med statlig chefsanställning S = Personer som fortfarande tillhör PA SPR/PA 74. På vissa installationer av Palasso förekommer också följande värden för Kåpan-fältet:
Användarhandbok LÖN Sida 3-12 M = anges för en person som är militär och tillhör PA 91 eller PA 03 (beror på ålder enligt avtal) DETTA MÅSTE ANGES! J = PA 91 för att beräkning av Kåpan ska ske (födda före 43, nästan passé, ska jobba mer än 3 månader, 0120,0121) N = Pa 91 för att beräkning av Kåpan inte ska ske (födda före 43, nästan passé, ska jobba mer än 3 månader, 0120,0121) C = behöver inte fyllas i. tillåtna värden för Avtal finns definierade i listruta. Avtal 63 Pensionär utan statlig pensionsrätt ska inte användas längre. För överföring till Arbetsgivarverket ska det på dessa personer anges avtal 01. Avtal 63 kommer att tas bort. Orgenhet visar den orgenhet som löntagaren tillhör enligt uppgifter i PA. Om en person är kopplad till en organisation framåt i tiden så visas i Lön den gamla organisationens tillhörighet fram till dess att den nya tillhörigheten börjar att gälla.finns flera organisationskopplingar men ingen är satt till aktuell så visas texten "Kopplad till flera orgnr" i textfält för orgbenämning Hemvist används för sortering av utdata (hemvisten ska läggas upp i under Tabeller/Stödtabeller/Hemvist). BESTA befattningsgruppering för statistik inom staten. SUN-kod nivå utbildningsnomenklatur, nivå. SUN-kod inriktn utbildningsnomenklatur, inriktning. ATO registrering av facklig tillhörighet till Förhandlingsmodulen. Tillåtna värden för Avslut Löneart finns definierade i listruta. Avgångsdatum är samma som sista arbetsdag. Vid avslut sätter Lön J (ja) i Lön slutmånad med automatik. Ny Redenhet upplysningsfält vid avslut och byte till ny redenhet inom samma koncern. Pensionsavtal används för att definiera olika pensionsavtal (tabell som skiljer sig från installationerna) där det inte med hjälp av ålder går att definiera det pensionsavtal personen tillhör. Förtroendearbetstid, anges med ett J för personer som har förtroendearbetstid (levereras för statistik bl a). Reg. Ämneskod vetenskapsområde och forskningsämneskod för universitet och högskolor som levereras till SCB. 3.6.2 Fyll i eller ändra anställnings- och avslutsuppgifter 1 Klicka på Anställn/Avslut. Inrapporteringsdelen för anställnings- och avslutsuppgifter öppnas och markören står i Kåpan.
Användarhandbok LÖN Sida 3-13 Inrapporteringsdelen för anställnings- och avslutsuppgifter i fönstret Personuppgifter Om det redan finns uppgifter kopplade till löntagaren visas de. 2 Fyll i eller ändra anställnings- och avslutsuppgifterna. Vid avslut sätter Lön J (ja) i Lön slutmånad med automatik 3 Klicka på Spara. 3.7 Ackumulatoruppgifter 3.7.1 Inledning Instruktionerna i detta avsnitt förutsätter att du står i fönstret Personuppgifter och har fyllt i Personnummer. Underlagssummorna uppdateras automatiskt med information från löneberäkningen. När en löntagare flyttar till en annan redovisningsenhet ska du nollställa löntagarens underlagssummor (utom de summor som avser rörligt tillägg och som kan påverka eventuella ledigheter som rapprteras in i efterhand). Ackumulatorbilden innehåller nu ytterligare ett fält Rörligt tillägg förr förra året Rörligt tlg ff år. Underlaggsumman i detta fält används för avdrag som baseras på underlagssumma för år före föregående år. T ex ett sjukavdrag rapporteras in i år 2007 och avser sjukdagar under 2006. Vid beräkningen ska avdraget baseras på lön + rörligt tillägg för föregående år (i detta fall blir föregående år då 2005 års rörliga tillägg). Denna underlagssumma visas nu i ackumulatorbilden. Kolumnen med begränsade ledigheter är flyttad till den generella inrapporteringskontrollen. Begränsade ledigheter för Examen,
Användarhandbok LÖN Sida 3-14 Släktangelägenheter och Fackligt uppdrag är grundladdad som en egen ackumulator med begränsning för olika dagar enligt avtal. När det gäller information om inrapporteringskontroller se kapitel Löner/Styrvärden/Inrapporteringskontroller i den Gemensamma handboken. Kolumnen för Ej semesterrätt är borttagen då dessa fält ej längre nyttjas i Palasso. Semesterrätten ligger som en kontroll på löneartsnivå. Undantag Underlagssumman för rörligt tillägg och rörligt tillägg förrförra året används vid beräkning av retroaktiva ledigheter och ska inte nollställas. 3.7.2 Fyll i eller ändra ackumulatoruppgifter 1 Klicka på Ackumulatoruppg. Inrapporteringsdelen för ackumulatoruppgifter öppnas och markören står i Rörligt tlg ff år. Inrapporteringsdelen för ackumulatoruppgifter i fönstret Personuppgifter Om det redan finns uppgifter kopplade till löntagaren visas de. 2 Fyll i eller ändra löntagarens uppgifter, ange alltid det giltiga värdet 3 Klicka på Spara.
Användarhandbok LÖN Sida 3-15 3.8 Semesteruppgifter 3.8.1 Inledning Instruktionerna i detta avsnitt förutsätter att du står i fönstret Personuppgifter och har fyllt i Personnummer. När en löntagare anställs måste du fylla i korrekta ingångsvärden för semester (kommer från samma myndighetsområde eller byter anställning). Om löntagaren har flera anställningar ska du fylla i semesteruppgifter för varje anställning, såväl vid anslutning som vid den löpande rapporteringen av semesteruttag. Fönstret Semesteruppgifter är anpassat för att kunna hantera olika lokala avtal. Detta ska du tänka på när du fyller i semesteruppgifter: ange alltid det giltiga värdet semesterlagret byggs upp automatiskt intjänad semester räknas ut med 4 decimaler, men vid inrapportering tas den fjärde decimalen bort. Fältet Kvarvarande ändras först när byte till ny löneperiod skett. Vill man efter rapportering se kvarvarande semester syns detta efter löneberäkning och under Ackumulatorer (Rest innev år). Viktigt! Fälten som berör föregående år är endast tillgängliga i januari och februari. 3.8.2 Fyll i eller ändra semesteruppgifter 1 Klicka på Semesteruppg. Inrapporteringsdelen för semesteruppgifter öppnas och markören står i Kortaste Årssemester.
Användarhandbok LÖN Sida 3-16 Inrapporteringsdelen för semesteruppgifter i fönstret Personuppgifter Om det redan finns uppgifter kopplade till löntagaren visas de. 2 Fyll i eller ändra semesteruppgifter. 3 Klicka på Spara.
Användarhandbok LÖN Sida 3-17 3.8.3 Semesterlager Om du klickar på Semesterlager öppnas fönstret Semesterlager. Fönstret Semesterlager i Personuppgifter I fönstret Semesterlager visas de uppgifter som byggs upp automatiskt med ledning av löntagarens anställningsförhållanden samt inrapporterade ledigheter. Det kan t.ex. vara ledighet för vård av barn som inte kvalificerar för semester. Fönstret visar från och med datum och till och med datum för anställningstiden, även för föregående år. Löntagarens semestertal, antal semestergrundande dagar/timmar, dagar/timmar som inte ger semesterrätt (semesterdisk), samt det antal dagar/timmar för perioden löntagaren har i semester visas. Viktigt! Inga värden kan uppdateras i fönstret. 3.9 Kontering 3.9.1 Inledning Instruktionerna i detta avsnitt förutsätter att du står i fönstret Personuppgifter och har fyllt i Personnummer. I fönstret kontering fyller du i de uppgifter som gäller för löntagarens normalkontering. 3.9.2 Fyll i löntagarens normalkontering 1 Klicka på Kontering.
Användarhandbok LÖN Sida 3-18 Fönstret Kontering öppnas. Fönstret kontering Ledtexten varierar beroende på hur kundens interna redovisning ser ut och vilka begrepp som ska kunna rapporteras i Lön. Viktigt! I konteringsbilden används ett giltighetsdatum. Den här bilden måste stängas innan du flyttar dig till någon annan rutin av Palasso, annars kan det hända att bilden låser sig bakom ett annat fönster. Skapa en ny rad 1 Skriv ett från och med datum i fältet From datum. När man sparar en ny rad skapas med automatik ett till och med datum på den gamla. 2 Fyll i Andel för varje konteringsrad. Om du bara har en konteringsrad ska andelen vara 100 (%). 3 Ställ markören i Konto. I en listruta, i nedre delen av fönstret, visas de koder som är tillåtna enligt aktuell kodplan för respektive kontofält. Exempel på tillåtna konton enligt aktuell kodplan 4 Dubbelklicka på önskat konto eller skriv in kontot direkt i fältet.