Innehåll Allmänt... 1 Kommer bokslutsenheterna själva att kunna styra över nummersättning på kostnadsställe?... 1 Varför byter vi ordning i kodsträngen?... 1 Hur kommer man åt historik som inte lyfts in i Raindance?... 1 Kan man ha flera Raindance fönster uppe samtidigt?... 1 Går det att få färre/fler påminnelsemail?... 1 Varför blir det man skriver i pennan "engelskt", med stora i och röda understreck på många ord. Går det att ändra?... 1 Kan man göra bilden av inkorgen större?... 1 Hur får jag överblick över oattesterade fakturor/bokföringsordrar för mitt kostnadsställe? (Attestanterna tillhör en annan bokslutsenhet.).... 1 Hur undviker vi fel mellan verksamhetskodning och kontering... 2 Hur fungerar sökfunktionerna i Raindance?... 2 Anläggningar... 4 Vilka konton skapar preliminära anläggningar?... 4 Hur skapar jag anläggningar?... 4 E-handel... 5 Hur får jag beställarbehörighet i RD?... 5 Hur fungerar kontering av frakt vid automatmatchning... 5 Hur gör jag om jag inte ser den leveransadress som jag vill välja?... 5 Var hittar jag/finns avtalsdatabasen?... 5 Vem kan jag kontakta för hjälp när det gäller beställningar?... 5 Hur ska jag beställa via rekvisition?... 5 Vad gör jag om jag inte hittar avtalsområdet eller det är tomt i produktträdet?... 5 När ska jag använda fältet önskat leverans datum?... 6 Var fyller jag i information vid cateringbeställningar?... 6 Hur gör jag en beställning med förnyad konkurrensutsättning i RD?... 6 Hur hittar jag (min) beställningshistorik i RD?... 6 Vad ska man ange för koder vid inköp?... 6 Hur lägger man en expressorder?... 7 Måste det vara olika inloggningsförfaranden till webbshoppar?... 7 Kontrollera om moms är inkluderad i Adlibris webbshop... 7 Vad händer med Proceedo efter 9/1?... 7 Hur gör jag en beställning hos en leverantör som saknas i Raindance?... 7 Hur kan jag se vilka leverantörer som ingår i ett avtalsområde eller vilka leverantörer som ingår i ett underområde?... 7 Hur meddelar jag att varorna jag beställt är helt levererade?... 7
Hur tar jag bort en artikel som inte levererats?... 9 Hur makulerar jag en beställning?... 9 Bokföring i huvudbok... 10 Vilka olika status finns på verifikation?... 10 Huvudtext och/eller radtext... 10 Hur gör man för att söka på t.ex. avdelning... 10 Utdata sortera... 10 I utdata Hur använder man knappen "fristående urval"? Jag har inte lyckats med detta?... 11 Projekt... 12 När ska man välja att använda aktivitet anslag respektive projekt anslag?... 12 Är projekt/aktivitet obligatoriskt?... 12 Går det att byta projekttyp på ett befintligt projekt?... 12 Hur ska man tänka vid benämning på projekt/aktivitet?... 12 Kan man budgetera på projekt?... 12 Hur ska uppdatering av Primula gå till?... 12 Vilka olika satus finns för projekt från start till slut?... 12 Hur får man upp fler konton? Intäkterna stämmer inte med de konton som redan finns.... 13 Projektkalkyl lönekostnad. På personalfliken har jag angett 70tkr i månadslön, men detta verkar inte följa med till nästa flik (=4 tkr)?... 13 Kan ni visa ett snabbt exempel på upplägg av projektkalkyl?... 13 Hur skapar man en projektkalkyl?... 14 Hur skapar man en projektkalkyl?... 14 Kalkylera i fyra steg... 15 Leverantörreskontra... 16 Vilka olika status finns det på leverantörsfakturorna?... 16 Samma person får inte mottagningsattestera och beslutsattestera, men får samma person intyga att varan har kommit och jag mottagnings attesterar? Om det styrs av revisionsregel borde inte samma person få göra det heller, men om det bara är en systemregel spelar det ingen roll.... 16 Hur kan man söka fram/ta tillbaka en okonterad faktura som man har skickat iväg till någon?... 16 Kan man se var i flödet en faktura befinner sig? Hur gör man i så fall?... 16 Jag var inne i rutinen cirkulation och ville sedan gå tillbaka till kontering. Tryckte då på knappen tillbaka, men då försvann fakturan. Vart tog den vägen?... 17 Svårt att veta ibland när man som konterare får en faktura med ett inköpsordernummer, ska jag kontera den eller bara vänta och se om den leveranskvitteras? Blir det fel om jag råkar kontera?.. 17 När måste man fylla i utfall (belopp) och inte? I början lärde vi oss att detta inte skulle behövas annat än på utländska fakturor, sedan kändes det som att det behövdes ibland och ibland inte, men nu känns det som det krävs alltid.... 17 -Går det att kopiera kontering från en gammal leverantörsfaktura? Fanns i Palette och var VÄLDIGT användbart vid återkommande fakturor.... 18
-Kommer den synliga informationen på konteringsraden att förbättras, jag menar då att man väljer konto, aktivitet osv, men kan inte när man har valt se namnet på kontot eller aktiviteten. Bara numret.... 18 Hur se utbetalningsrutinen ut?... 18 Hur länge tar det för en faktura att omvandla från DEF till HBET dvs betald?... 18 Kundreskontra... 19 Varför får jag ett felmeddelande när jag har kopierat en kundfaktura eller kopierar med omvänt tecken?... 19 Vilka olika status finns det på kundfakturorna?... 19 Mina" fakturor utifrån min inloggning eller institution jag söker i? Fakturor/Sök/Kundfakturor.. 19 Kan man använda kostnadskonto vid kundfakturering?... 20 Konto 9310 och 9317 saknas i översättningstabellen vilka konton ersätter dessa?... 20 Utskrifter av kundfaktura eller rekvisition... 20 Kopiering från Faktura vid registrering av kundfaktura... 20 Söka interna kundfakturor i portalen med urval på den egna bokslutsenheten... 20 Internhandel... 22 Hur kommer det att bli med de interna artiklarna/timpriserna för utlånad personal?... 22 Är det beslutat att vi ska ta bort de interna kontona, kontoklass 9?... 22
Allmänt Kommer bokslutsenheterna själva att kunna styra över nummersättning på kostnadsställe? Svar: Nej. Kostnadsställen kommer att numreras med de första två tecknen som bokslutsenhetens nummer. Övriga tre tecken kommer att sättas löpande varefter de läggs upp. Varför byter vi ordning i kodsträngen? Svar: För att vi kan få automatisk kodkomplettering från något som är registrerat tidigt i kodsträngen, medan det som kommer in automatiskt med fördel kan ligga långt bak i kodsträngen. Hur kommer man åt historik som inte lyfts in i Raindance? Svar: Till och med sista juni kan man använda Agresso. Efter det är vi hänvisade till QlikView. Kan man ha flera Raindance fönster uppe samtidigt? Svar: I Explorer kan man öppna flera Raindance fönster om man vill arbeta med två bilder samtidigt. 1. Gå in under Arkiv 2. Välj ny Session, nytt Explorer öppnas öppna Raindance Går det att få färre/fler påminnelsemail? Svar: I Raindance skickas nu påminnelsemail för flera olika händelser,.t.ex. fakturor som ska konteras, beställning som ska attesteras, påminnelser om något närmar sig förfallodatum o.s.v. Vi kommer att se över alla de här påminnelsejobben efter hand och ändra dem så att det blir så bra som möjligt för så många som möjligt. Önskemålen ser väldigt olika ut, en del vill ha påminnelser per e- mail oftare, en del mer sällan, en del kanske inte alls och en del reagerar på hur de är formulerade. Varför blir det man skriver i pennan "engelskt", med stora i och röda understreck på många ord. Går det att ändra? Svar: Vi antar att det beror på språkinställning i webbläsaren. Kan man göra bilden av inkorgen större? Svar: Tyvärr inte. Vi har påtalat detta för CGI och de har sagt att ett responsivt gränssnitt ska komma, men jag vet inte när. Hur får jag överblick över oattesterade fakturor/bokföringsordrar för mitt kostnadsställe? (Attestanterna tillhör en annan bokslutsenhet.). Svar: Det går att använda centralen, men inte lika bra när attestanterna tillhör annan bokslutsenhet. Sök på inkorgar. 1
Hur undviker vi fel mellan verksamhetskodning och kontering Svar: Vi har i större utsträckning byggt in sambandskontroller direkt vid kontering. Anslag på anslags, samfinansierade och ofördelade aktiviteter. Bidrag på bidrags, samfinansierade och ofördelade aktiviteter. Uppdrag bara på uppdragsklassade aktiviteter. Avgifter oftast alla aktivitetskategorier men finns vissa undantag (inom 34*). Kan man Ta tillbaka en bokföringsorder? Om konterad sök kontering. Status kommer att vara E så länge den inte attesterats. Sök fram bokföringsorder och ändra på cirkulation. Hur fungerar sökfunktionerna i Raindance? Svar: Här nedan så har vi tagit fram några tips på hur man söker fram den information man söker. 2
3
Anläggningar Vilka konton skapar preliminära anläggningar? 10000 Anläggningstillg prel konto 56110 Korttidsinv labutrustning 56120 Korttidsinv datorer 56140 Korttidsinv övrigt 56150 Korttidsinv mobiltelefoner Hur skapar jag anläggningar? Anläggningar skapas under Avancerat/Anläggning/Preliminära/Registrering. Begränsa där urvalet till er bokslutsenhet/kst genom att fylla i t.ex. 14* i KOSTNADSST för att se bara era preliminära anläggningar. Ha Ny och Behandlad och Utökad söklista som val och tryck sedan Enter för att få upp anläggningslistan. Var noga att kolla på verifikationen som skapat anläggningen (tryck på den romerska fyran IV ) efter att ni gått in på den preliminära anläggningen. Är konteringen gjort på något av kontona 561* (Korttidsinvestering) så ska anläggningen ha anläggningstyp ZZ00. Är konteringen gjord på konto 10000 ska anläggningen ha någon av de andra anläggningstyperna (dvs. ej ZZ00). Obligatoriska fält att alltid fylla i är Benämning, Typ, Finansiering och Avskrivningstyp/planmässig. Sök t.ex. Typ genom att stå i rutan och klicka på förstoringsglaset.anl-typ och avskrivningstyp/planmässig hör alltid ihop, t.ex. BT05 och 05BT. Hör flera preliminära anläggningar ihop kan funktionen Sammanslagning under Preliminära/Registrering användas. Markera de anläggningar som ska skapa en definitiv. Flera småbelopp har konterats framför allt på 561* konton som skapat preliminära anläggningar. Dessa kan om ni vill strykas från det preliminära anläggningsregistret genom att gå in på anläggningen och trycka på papperskorgen. OBS! Kontrollera så att den anläggning som stryks verkligen är konterad på konto 561*, vore den konterad på konto 10000 så måste även en manuell omföring göras från konto 10000 till rätt kostnadskonto. Öresdiffarna kan ni också stryka men även här gäller samma sak som ovan om konteringen är på konto 10000. Finansiering ska alltid vara S om anläggningstypen är ZZ00. Mer info finns HÄR. (länk) 4
E-handel Hur får jag beställarbehörighet i RD? Svar: Det är bokslutsenheten som avgör vem som ska få beställarbehörighet. Kontakta din lokala administratör på din bokslutsenhet. Hur fungerar kontering av frakt vid automatmatchning Svar: Beställning automatmatchas = ingen kontering på frakt. Om beloppet avviker från beställningsbelopp (t.ex. att frakt lagts till) = ingen automatmatchning och frakt konteras. Om frakt anges separat vid beställning konteras frakt där. Hur gör jag om jag inte ser den leveransadress som jag vill välja? Svar: Kontakta supporten på ekonomisystem@liu.se Var hittar jag/finns avtalsdatabasen? Svar: Den finns i Proceedo. Vem kan jag kontakta för hjälp när det gäller beställningar? Svar: Börja med att kontakta en inköpshandläggare på institutionen. Om denne inte kan svara på din fråga, så kontakta supporten på ekonomisystem@liu.se. Hur ska jag beställa via rekvisition? Svar: Funktionen rekvisition kan användas för flera ändamål i Raindance: a. Skapa en order som jag skriver ut och tar med mig till leverantören b. Skapa en order där jag sedan själv kontaktar leverantören via mail eller telefon c. Skapa en order för efterregistrering av ett inköp. Du behöver alltså alltid kontakta leverantören när du lägger en rekvisition, det sker inget per automatik i Raindance. Se förutsättningar nedan för att lägga en rekvisition. Rekvisition i Raindance motsvaras bland annat av Proceedos "Formulär (fritext) beställa via e-post" och Formulär-Rekvisition. Ramavtalsleverantörers elektroniska kataloger, s k punch-out (webbshop) eller formulär alltid ska användas i första hand. Förutsättningen för att kunna beställa via rekvisition är att leverantören finns upplagd i leverantörsregistret. Viktigt att tänka på är att det inte är ok att beställa via rekvisition från en leverantör bara för att den finns i Raindance. Det vanligaste förekommande för rekvisitionsbeställning är då man utfört en direktupphandling. Som statlig myndighet ska LiU följa Lagen om offentlig upphandling - LOU och de ramavtal som är tecknade med våra leverantörer. I de fall man är tvungen att frångå avtal ska det noteras under "pennan" med orsak och diarienummer för beslut. Då du gjort en s k direktupphandling är alternativet att beställa via rekvisition. Läs mer om direktupphandling här Inköp direktupphandling Vad gör jag om jag inte hittar avtalsområdet eller det är tomt i produktträdet? Svar: Kontakta supporten på ekonomisystem@liu.se 5
När ska jag använda fältet önskat leverans datum? Svar: Detta måste alltid vara ifyllt men är ett önskat datum. Finns leveranstid fastställt i avtalet med leverantören så är det den avtalade leveranstiden som gäller. Var fyller jag i information vid cateringbeställningar? Svar: När du beställer finns det en artikel som heter beställningsinformation. Tryck på pennan och ange datum, tid, hus, ingång. Hur gör jag en beställning med förnyad konkurrensutsättning i RD? Svar: Kontakta din inköpshandläggare på institutionen, Lokala inköpshandläggare Hur hittar jag (min) beställningshistorik i RD? Svar: Under Inköp/Sök kommer du som beställare att hitta de beställningar och ordrar som du har skapat i Raindance. Här kan du även hitta andras beställningar/ordrar somt söka andra beställares ordrar som väntar på inleverans. Vad ska man ange för koder vid inköp? Svar: Artikel, aktivitetsnummer, eventuellt anställnings-id och eventuellt Fri. 6
Hur lägger man en expressorder? Svar: Förutsättningen är att man har fått förtroendet från bokslutsenheten att ha expressorderbehörighet. När beställningen har skapats måste beställningen signeras (görs i inkorgen). Måste det vara olika inloggningsförfaranden till webbshoppar? Svar: Ja, tyvärr är det så nu, men vi kommer driva den frågan i användarföreningen Kontrollera om moms är inkluderad i Adlibris webbshop Svar: Om priset är inkl. moms kan beställningen inte automatmatchas Vad händer med Proceedo efter 9/1? Svar: Proceedo kommer att finnas kvar som; -avtalsdatabas -stöd för förnyad konkurrensutsättning -historik över beställningar i Proceedo Hur gör jag en beställning hos en leverantör som saknas i Raindance? Svar: Hämta mall för leverantör på Blanketter och fyll i de obligatoriska uppgifterna och maila mallen till ekonomisystem@liu.se. Hur kan jag se vilka leverantörer som ingår i ett avtalsområde eller vilka leverantörer som ingår i ett underområde? Svar: Titta i avtalsdatabasen i Proceedo. Hur meddelar jag att varorna jag beställt är helt levererade? Svar: Klicka på beställningen och välj leverans (se bild nedan). Avsluta med spara. 7
8
Hur tar jag bort en artikel som inte levererats? Hur makulerar jag en beställning? Du kan aldrig makulera en attesterad beställning, börja md att ta bort attesten. Klicka sedan på soptunnan. 9
Bokföring i huvudbok Vilka olika status finns på verifikation? Svar: B BUDGET D DEFINITIV E EJ GODKÄND G GODKÄND M MAKULERAD P PRELIMINÄR U PERIOD MALL OBS!! Vid rapportering mm. sök endast på status D. Huvudtext och/eller radtext Svar: Både huvudtext och radtext följer med till huvudboken. Huvudtext blir samma för alla konteringsrader i verifikationen medan radtexten kan vara unik för varje rad. Hur gör man för att söka på t.ex. avdelning Svar: Det går i sökbilder lägga till och ta bort fält: Utdata sortera Svar: Kan man själv sortera om utfallsbilden när man sökt ut något, så att bilden tex sorteras efter konto eller period och få delsummor på detta? Bilder sorterar i alfanumerisk ordning med början i kolumnen längst till vänster. Flytta kolumnerna så de ligger i samma ordning som du vill att de ska sortera. 10
Sorterad per ver.nr Sorterad per konto I utdata Hur använder man knappen "fristående urval"? Jag har inte lyckats med detta? Svar: Avancerat verktyg för att villkora en sökning kräver fördjupad utbildning det är inget vi hittills har använt Knapp fristående urval Knapp personligt filter Knappen fristående urval är lätt att förväxla med knappen personligt filter. Personligt filer spar de filtreringar du gjort i värdefälten nästa gång du öppnar bilden kommer du direkt till din sparade filtrering. Ett rött kryss i nederkant på knappen betyder att du har ett sparat filter. 11
Projekt När ska man välja att använda aktivitet anslag respektive projekt anslag? Svar: Använd projekt anslag om du tex. har behov av att koppla ihop en summerad uppföljning av flera projekt/delprojekt eller om projektet är tidsbegränsat, i övriga fall räcker det oftast med aktivitet anslag. Är projekt/aktivitet obligatoriskt? Svar: Ja, all resultatbokning kommer att ske på aktivitet i framtiden på samma sätt som idag. Både det som vi i projekttyp kallar aktiviteter och projekt kommer att bokföras i huvudboken i fältet för Aktivitet. Går det att byta projekttyp på ett befintligt projekt? Svar: Ja det går att ändra. -Vid arbetet med migreringsfilerna under hösten 2016, kan vi justera direkt i filerna fram till skarp migrering som beräknas ske någon gång november-december. -Efter driftstart kan man ändra direkt i Raindance, man behöver dock ha hjälp från en systemadministratör eller motsvarande. Hur ska man tänka vid benämning på projekt/aktivitet? Svar: Många använder sig idag av tex. forskarens namn i projektnamnet. Det kommer att finnas flera sätt att söka ut projekt på i Raindance men är man idag van att arbeta efter en sådan logik kan det vara en vits med att behålla det om man tror att det underlättar för konterare och attestanter. Det viktigaste nu är att gå igenom så att inga benämningar är längre än 30 tecken långa, så att inte viktig information klipps bort vid migreringen. Kan man budgetera på projekt? Svar: Det går att lösa i Raindance budgetmodul men hur komplext det blir får vi titta vidare på när vi startar arbetet med den modulen. Målet är att på sikt få till en lösning för att vid behov kunna budgetera på projektnivå. I projektmodulen kan man hantera och följa upp mot en projektkalkyl motsvarande fullkostnadskalkylen. Kalkylerna summerar inte upp till bokslutsenhetens budget utan är helt skild från "vanligt budgetarbete". Kalkylerna ägs av projektledarna och kan uppdateras när behov uppstår, dessa är till för att följa upp enskilda projekt över tid och behöver inte följa kalenderåren. Hur ska uppdatering av Primula gå till? Svar: Det pågår ett arbete med att ta fram migreringsinformation för att översätta projektnummer och kostnadsställen. Vi kan i dagsläget inte säga exakt hur uppdateringen av Primula ska gå till utifrån pågående migreringsarbete. Dialog har inletts med Evry (som levererar Primula), CGI (som levererar Raindance) och LiU:s löneavdelning. Vilka olika satus finns för projekt från start till slut? Status (PRA) Kod Aktivitetsstatus-AKTSTA (PRE) Kod Projektstatus-PRJSTAT (PRA) Kod Stängd 1 Ny idé NY Ny idé N Stängd 1 För godkännande av idé FG Godkänd idé G Stängd 1 Under ansökan UA Godkänd idé G Stängd 1 Avslagen ansökan AA Stängt/avslutat S Stängd 1 För att öppna projekt FÖ Godkänd idé G Öppen 0 Aktivt projekt AK Aktivt projekt A Öppen 0 För att stänga FS Aktivt projekt A Stängd 1 Stängt/avslutat ST Stängt/avslutat S 12
Hur får man upp fler konton? Intäkterna stämmer inte med de konton som redan finns. Svar: Kontona är fastställda i kalkylen och motsvarar intäktsgrupperna Anslag, Uppdrag och Bidrag. Tyvärr kan vi inte döpa om dem för namnet hämtas från kontoregistret och allt måste sparas på koddel även om vi följer upp på hela intäktsgruppen. Projektkalkyl lönekostnad. På personalfliken har jag angett 70tkr i månadslön, men detta verkar inte följa med till nästa flik (=4 tkr)? Svar: kontrollera beräkningen genom att exportera personalfliken till Excel bocka i visa dolda kolumner så ser du hur beräkningen är gjord. Summa lön är månadslön*antal månader Kan ni visa ett snabbt exempel på upplägg av projektkalkyl? Svar: Det tar en stund att visa men det finns utbildningsplatser kvar på utbildningen Projekt Starta projekt/projektkalkyl http://old.liu.se/insidan/it/utbildning/kurser-i-nya-ekonomisystemet/projekt-starta-projektprojektkalkyl-anmalan?l=sv Tips: Manualen Lathund Tid och projekt finns på följande länk http://old.liu.se/insidan/ekonomi/upphandling-ekonomisystem/manualer1/projekt-lopandeekonomisk-redovisning?l=sv 13
Hur skapar man en projektkalkyl? Svar: Välj Projekt\Projektuppföljning\LiU Projektkalkyl\LiU 00 Start projektkalkyl Hur skapar man en projektkalkyl? Svar: Ange projektnummer Klicka på pilen för att komma till registreringsbilderna för kalkyl 14
Kalkylera i fyra steg 1. Personal 1. Infoga rad 2. Välj resurs 3. Månadslön 4. Omfattning 5. Antal månader 6. Lokalkostn./mån 7. IT-kostn./mån 2. Intäkter och kostnader 1. Intäkter och kostnader anges i Tkr 2. Intäkter anges i positiva och kostnader i negativa tal 3. OH beräkning 4 Kalkyl 1. Klicka på knappen Räkna om 2. Spara 3. Gå över till fliken Total kalkyl 4. Spara kalkylen till Excel 15
Leverantörreskontra Vilka olika status finns det på leverantörsfakturorna? Svar: NY Fakturan har anlänt till LiU, men innehåller något fel. PREL status när den har skickats för kontering till dess att den har attesterats. DEF Godkänd och bokförd faktura. DEF ATT i vissa bilder HBET Fakturan är betalad. HBET ATT i vissa bilder. KLAR Vi kan välja att sätta den här statusen efter HBET, efter en viss tid, t.ex. för att inte få med alla gamla fakturor i rapporter. MAK fakturan är makulerad. Samma person får inte mottagningsattestera och beslutsattestera, men får samma person intyga att varan har kommit och jag mottagnings attesterar? Om det styrs av revisionsregel borde inte samma person få göra det heller, men om det bara är en systemregel spelar det ingen roll. Svar: Det är en systemregel, men den regeln baserar sig behovet av intern kontroll. En person ska inte kunna göra allt utan det behövs 4 ögon. Hur kan man söka fram/ta tillbaka en okonterad faktura som man har skickat iväg till någon? Svar: Gör urval på t ex leverantör och status. Sök fram fakturan. Gå in på cirkulationsfliken och lägg till dig. 1. 2. 3. 4. 5. Kan man se var i flödet en faktura befinner sig? Hur gör man i så fall? Svar: Sök upp fakturan och gå in på cirkulationsfliken. På cirkulation betyder att personen har fakturan hos sig 16
Vill man ta en faktura lägger man till sig i cirkulationen. Jag var inne i rutinen cirkulation och ville sedan gå tillbaka till kontering. Tryckte då på knappen tillbaka, men då försvann fakturan. Vart tog den vägen? Svar: Knappen tillbaka tar dig tillbaka till din inkorg. Finns du inte längre med på cirkulationen, så ser du den inte längre i din inkorg. Faktura är hos den/de som har den på cirkulation Kan man lägga fakturor på "väntelista" t.ex. när man inväntar kreditering, för att slippa få påminnelse i e-posten. Svårt att veta ibland när man som konterare får en faktura med ett inköpsordernummer, ska jag kontera den eller bara vänta och se om den leveranskvitteras? Blir det fel om jag råkar kontera? Svar: Börja med att avvakta för det är inte ovanligt att fakturan kommer före leverans. Det kan bli fel om du konterar och fakturan leveranskvitteras innan den har hunnit attesteras, men den kan då inte bli definitivsatt. När måste man fylla i utfall (belopp) och inte? I början lärde vi oss att detta inte skulle behövas annat än på utländska fakturor, sedan kändes det som att det behövdes ibland och ibland inte, men nu känns det som det krävs alltid. Svar: Det har gjorts vissa justeringar från test till produktion när det gäller radtyper och det här kan vara en konsekvens av en sådan. 17
-Går det att kopiera kontering från en gammal leverantörsfaktura? Fanns i Palette och var VÄLDIGT användbart vid återkommande fakturor. Svar: Det ska gå att kopiera kontering även om det kanske inte kommer fungera exakt som i Palette. Vi har föranmält detta till CGI och det ska vara rättat. Vi inväntar nu en instruktion på hur vi ska göra och testa detta. -Kommer den synliga informationen på konteringsraden att förbättras, jag menar då att man väljer konto, aktivitet osv, men kan inte när man har valt se namnet på kontot eller aktiviteten. Bara numret. Svar: 1. Muspekare 2. Info-knapp Hur se utbetalningsrutinen ut? Svar: Rutinen är liknande. Vid varje betalningstillfälle skickas alla fakturor som är klara DEF och som förfaller inom 2 veckor, till banken. Banken betalar faktura på förfallodagen. Vi får en återredovsiningsfil som läses in i Raindance och uppdaterar statusen till HBET. Hur länge tar det för en faktura att omvandla från DEF till HBET dvs betald? Svar: Det går inte riktigt att svara på eftersom det beror på förfallodatumet på fakturan. Men en tumregel är inom en vecka från förfallodagen. 18
Kundreskontra Varför får jag ett felmeddelande när jag har kopierat en kundfaktura eller kopierar med omvänt tecken? Svar: Det har gjorts en förändring i Raindance som gör att vi fr.o.m. april får finansiär på kundfordransraden (som förslag samma som motpart) och på intäktsraden i konteringen på externa kundfakturor. Detta gör att man får ett felmeddelande då man använder kopiera-funktionen i Registrera faktura eftersom originalfakturan inte har samma villkor för finansiär som den nya fakturan får. Användaren kommer i det läget att få upp följande popup: Det är bara en information som man klickar OK på för att få bort popup:en. När man kommer till konteringen ser man den röda kundfordransraden: Man får då markera den raden och fylla i finansiär. Om det händer får den som konterar gå in på den röda raden och lägga till finansiär (om man trycker Enter när man markerat raden får man info om att finansiär (FIN står det i popup:en) saknas. Vilka olika status finns det på kundfakturorna? Svar: NY status fakturan får när man har sparat huvudet. PREL status när man har påbörjat kontering men inte tryckt på godkänn. DEF Godkänd och bokförd kundfaktura (preliminärt bokförd om det är intern kundfaktura. DEF ATT om det är en kredit faktura (har blivit attesterad) HBET Fakturan är betalad. HBET ATT om det är en kreditfaktura. KLAR Vi kan välja att sätta den här statusen efter HBET, efter en viss tid, t.ex. för att inte få med alla gamla fakturor i rapporter. MAK fakturan är makulerad. Mina" fakturor utifrån min inloggning eller institution jag söker i? Fakturor/Sök/Kundfakturor Svar: När man använder sökkriteriet Mina fakturor för att söka på en intern eller extern kundfaktura får man bara träff på de fakturor man själv har konterat eller attesterat. Bra att tänka på om man letar efter en kundfaktura med status NY eller PREL! Då måste man använda andra sökkriterier än Mina fakturor. 19
Kan man använda kostnadskonto vid kundfakturering? Svar: Nej, men man kan använda balanskonton 15340 (Övriga fordringar, statliga, används för vidarefakturering av kostnader) 0ch 15790 (Övriga fordringar, ej statliga, används för vidarefakturering av kostnader) för intäktskontering. Om den motsvarande kostnaden har bokats på 5-konto ska den omföras till dessa respektive balanskonto. Konto 9310 och 9317 saknas i översättningstabellen vilka konton ersätter dessa? Svar: Det är meningen att man ska kunna välja från den externa kontoplanen. Eftersom det är mycket frågor om det här kommer vi lägga ut rekommendationer på Insidan efter hand. Utskrifter av kundfaktura eller rekvisition Svar: Skrivare 3 används för att skapa en PDF som hamnar i fliken Mina utskrifter i Min inkorg. Därifrån skriver man ut på valfri skrivare eller skickar med e-post som PDF. Skriv ut knappen hittar man när man går in på fakturan om det inte är en SVE-faktura. Skrivare -1 används för utskrift på skärmen för t.ex. journaler. Kopiering från Faktura vid registrering av kundfaktura Svar: Felmeddelande ingen faktura kunde hittas. Förklaringen är att man har skrivit fel fakturanummer, kanske OCR istället? Kopiering från faktura går alltid att använda för att spara knappande vid registrering av ny liknande faktura. OBS! Även motparten kopieras från den kopierade fakturan och kan alltså behöva ändras! Tänk också på att vid kopiering och omvänt tecken måste kunden vara samma på originalfakturan och den man ska registrera. Söka interna kundfakturor i portalen med urval på den egna bokslutsenheten Klicka på Fakturor/Sök/Intern kundfaktura: 20
I fältet tabell ange BSLEN: T.ex. såhär om man vill se alla interna kundfakturor utställda av bokslutsenhet 91: Tänk även på att begränsa till vilken status som ska visas, t.ex. endast status Definitiv om det är fakturor som inte är attesterade (ej betalda) man är intresserad av. Klicka sedan på Sök eller tryck enter för att resultatet av sökningen ska visas. Markera en faktura och klicka på knappen Visa motpartfaktura för att komma till den motsvarande leverantörsfakturan, eller Visa för att se den interna kundfakturan. 21
Internhandel Hur kommer det att bli med de interna artiklarna/timpriserna för utlånad personal? Svar: Artiklarna finns kvar och ni hittar dem när ni använder artikel vid internfakturering. Är det beslutat att vi ska ta bort de interna kontona, kontoklass 9? Svar: Ja, kontoklass 9 försvinner från och med 2017-01-01. 22