En automatkontering innebär att ekonomisystemet gör en maskinell bokning föranledd av att ett visst villkor (trigger) uppfyllts. För att en automatkontering ska kunna bokas, behöver ett villkor och en fördelningsregel finnas registrerade. Villkor och fördelningsregel för automatkontering Villkoret beskriver de förutsättningar som ligger till grund för att en automatskapad transaktion ska göras. Fördelningsregeln visar de transaktioner som kommer att bokas utifrån villkoret. På GU bokas olika pålägg och IT-infrastrukturkostnad en gång per månad via s k periodisk trigger (PR) genom en central körning. Triggeridentiteten består i normalfallet av fyra positioner, varav de tre inledande positionerna betecknar institution (för SA de två inledande positionerna), och den sista positionen visar vilken verksamhetsgren och i vissa fall finansieringsform triggern avser. Triggeridentiteten är densamma för både villkor och fördelningsregel. Betydelse för 3 alt 4 position i triggerid Q IT-infrastrukturkostnad grundutb R IT-infrastrukturkostnad forskning S OH-pålägg grundutb (anslag och bidrag) U OH-pålägg forsk/forsk.utb (anslag och bidrag) T OH-pålägg grundutb (uppdrag) V OH-pålägg forsk/forsk.utb (uppdrag) W Lokalpålägg grundutb Y Lokalpålägg forsk/forsk.utb Ex: Trigger-id för Institutionen för litteratur, idehistoria och religion (ansvar 1150) börjar på 115, och därefter bokstav enligt ovan. T ex innebär 115S OH-pålägg grundutbildning för Institutionen för litteratur, idehistoria och religion. Not: Endast vissa fakultetsområden bokar OH-pålägg med uppdelning på finansieringsform. 1 (9) 150708
För att se vilka triggrar som finns registrerade för institutionen, välj Egen meny/registerunderhåll/kontrolllista triggrar. 2 (9) 150708
Rapportbeställning Fyll i Från Trigger och Till Trigger för berörd institution. Från A till Z nedan innebär att samtliga triggrar för institutionen listas. 3 (9) 150708
Rapportresultat (uppdelat pga bred bild) Först visas villkoret (triggertyp), och under det fördelningsregeln (konteringar). 4 (9) 150708
Rapporten ovan är klippt så att det blir två delar, en vänster och en höger bild då den är för bred för att visas här. 5 (9) 150708
Den här delen av rapporten visar villkoret för att OH-pålägg ska bokas för grundutbildningen avseende institution 115. Tabellen utläses enligt följande: summan av transaktioner på konto från 4082-4999999, 51-5699999 och 571-5899999 samt 4-408099999, ansvar 115-1159, verks 1-17999999 och externa motparter utgör beräkningsunderlaget för den fördelning som specificeras i fördelningsregeln. Registreringar i fritt fält, finansiär och personnummer/anläggningsnummer har ingen betydelse för urvalet, blank i från-fältet och ZZZZZZZZZ i till-fältet innebär att alla värden i dessa fält tas med (även blanka), så länge som övriga villkor är uppfyllda. Konto 4081 undantas från beräkningsunderlaget, varför det finns två rader för konton som börjar på 4 (dels 4-4080 och dels 4082-4999999). Undantag görs även för konton som börjar på 570. 6 (9) 150708
Fördelningsregeln beskriver vilken transaktion som ska skapas utifrån det definierade villkoret, OH-pålägg grundutb avs institution 115. M i kolumn F för konto innebär att kontot ska bytas jämfört med de konton som identifierats i de lästa transaktionerna (utifrån villkoret). I det här fallet görs bokningar av intäkt för indirekta kostnader på universitetsgemensam, fakultetsgemensam resp institutionsgemensam nivå. Dessutom bokas indirekta kostnader på de tre nivåerna. En etta (1) i F-kolumnen för resterande konteringsbegrepp innebär att värdet ska förändras jämfört med vad som står i de lästa transaktionerna. I exemplet ovan ska ansvar sättas till 1150 på intäktsbokningarna, men vara det ursprungliga på kostnadsbokningarna. En etta (1) i F-kolumnen och ett blankt fält innebär att dessa fält sätts blanka i den automatskapade transaktionen (t ex fritt fält). För beloppskolumnen (högra delen) gäller att negativa värden medför en vändning av D/K-tecken jämfört med den lästa transaktionen, medan positiva värden innebär bokning med samma D/K-tecken. Angivet värde är procentsatser. I vårt triggerexempel bokas alltså OH-pålägg på universitetsgemensam nivå med 43 %, på fakultetsgemensam nivå med 11 % och på institutionsgemensam nivå med 38 %. 7 (9) 150708
Exempel på bokning i redovisningen Villkoret för trigger 115S ger vid en sökning i huvudboken för period 201506 det beräkningsunderlag som visas ovan för verksamhet 101019. Resultatet av triggerkörningen visas på nästa sida. Ex: för verksamhet 101019 är summan av transaktioner enligt underlaget: 275 242,18. 8 (9) 150708
Bokade indirekta kostnader på universitetsgemensam nivå: 119 757,75 1 403,60 = 118 354,15 Pålägg: 118 354,15/275 242,18 = 43 % Fakultetsgemensam nivå: pålägg: 30 276,64/275 242,18 = 11 % Institutionsgemensam nivå: pålägg: 104 592,02/275 242,18 = 38 % Resultat av triggerkörning för trigger 115S för period 201506. 9 (9) 150708