Månadssammanställning Jan-Okt 2017 76 Habilitering och hjälpmedel Sammanfattning Ekonomi Medarbetare Tillgänglighet Produktion Kvalite Ekonomi Resultatutveckling (mkr) Prognos 10 mkr, förbättring 4 mkr. Prognos vårdvalet kvarstår -1,0 mkr. Anställningstaket påverkar resultatet positivt. Färre än budget, anställningstak begränsar tillsättningar. Fler än fg år pga nytt uppdrag Hjälpmedel Skåne. Sjukfrånvaron ökar. Tillgängligheten är excellent inom alla områden. Fler patienter och ökat antal vårdåtaganden. Ökat inflöde av patienter med autism. Produktion samt produktivitet något minskad. Aktiviteter enligt målfokus pågår enligt plan. Resultat per område Totalt resultat (mkr) motpart 1-3 Utfall Budget diff. Budget17 Prognos17 Resultat (mkr) motpart 1-4 19,2 4,6 14,6 0,0 10,0 Habilitering inkl stab 17,4 4,6 12,8 0,0 9,2 Hjälpmedel exkl ny org o vårdval 1,7 0,0 1,7 0,0 1,8 Ny hjälpmedelsorganisation 0,3 0,0 0,3 0,0 0,0 Vårdval Hörselrehabilitering -0,2 0,0-0,2 0,0-1,0 Resultaträkning (mkr) Totalt uppgick resultatet för perioden till 19,2 mkr. Ackumulerad budget uppgick till 4,6 mkr, vilket innebär ett resultat som är 14,6 mkr bättre än budget. Ekonomin redovisas i två delar där kärnverksamhet skiljs från vårdval hörselrehabilitering. Kärnverksamheten visade överskott på 17,4 mkr, motsvarande 12,8 mkr bättre än budget, resultatet för vårdval hörselrehabilitering visade ett underskott på 0,2 mkr. Området glasögonbidrag (8-19 år) visade ett överskott på 0,5 mkr. Intäkterna, exklusive regionbidraget, understiger budget med 2,5 mkr. Den största avvikelsen beror på ett budgeterat bidrag från hälso- och sjukvårdsnämnden motsvarande ersättning för övertagande av för nutritionshjälpmedel. Detta område har tagits över from oktober men full kostnadsutveckling kommer inte att ske förrän i november, då intäkten även kommer att regleras mot HSN. Felaktigt balanserade projektmedel motsvarande 0,4 mkr påverkar intäkterna negativt. Personalkostnaderna är lägre än budget delvis beroende på anställningstaket vilket begränsar möjligheten för tillsättning av vakanta tjänster. Även sjukskrivningar, svårigheter att tillsätta vakanta tjänster samt vakanser innan nyrekryteringar ger lägre personalkostnader. Kostnader för teckentolktjänster är lägre än budget pga att upphandlat bolag inte kan leverera i den utsträckning som efterfrågas. Kostnader för inhyrd personal är lägre än budget då tillgången på läkare är låg. Bruttokostnadsutveckling 2017 Totalt Habilitering och hjälpmedel 2,8% 17,5 mkr Vårdvalet Hörselutprovning -1,9% -1,4 mkr Exkl Vårdval 3,5% 18,9 mkr varav Personalkostnader 5,5% 17,0 mkr Jämförelsestörande poster Glasögonbidrag 8-19 år 6,2 mkr Nytt uppdrag Hjälpmedel Skåne 7,3 mkr Justerad bruttokostnad exkl vårdval 1,0% 5,4 mkr Bruttokostnadsutvecklingen för förvaltningen uppgick till 2,8 %. Motsvarande värde för verksamheten exklusive vårdvalet var 3,5 %, medan budget medgav 6,6 %. Den största delen av kostnadsökningen utgjordes av personalkostnader vilka uppgick till 5,5 %. Hyreskostnaderna ökade med 6,6 % med anledning av en högre hyresnivå. För verksamheten Vårdval hörapparater har bruttokostnadsutvecklingen varit negativ med -1,9 %, beroende på besparingsåtgärder vilka lett till lägre kostnader. Justerat för jämförselsestörande poster uppgick kostnadsutvecklingen till 1,0 %. Dessa utgörs av glasögonbidrag för barn 8-19 år och nytt uppdrag Hjälpmedel Skåne föregående år, vilka inte fått helårseffekt motsvarande period.
Prognos Åtgärder för ekonomi i balans Helårsprognosen för förvaltningen är 10 mkr, vilket motsvarar en förbättring En effektivisering av verksamheten sker kontinuerligt för att kunna möta det ökade med 4 mkr sedan föregående månad. Kärnverksamheten förväntas nå ett inflödet av patienter och för att kunna utföra ålagt uppdrag. Det pågår positivt resultat om 11 mkr medan verksamheten vårdval hörselrehabilitering kontinuerligt arbete med förenklad administration och att använda kompetens på förväntas nå ett underskott om - 1,0 mkr. Prognosen för vårdvalet är oförändrad. rätt sätt. Flera satsningar görs inom ramen för olika ehälsoprojekt. Förvaltningen Det är främst lägre lönekostnader som föranleder en prognosjustering och arbetar också aktivt med att minska antalet uteblivna besök. Detta för att kunna härrör till stor del från för högt uppbokade retroaktiva löner, vilka nu återbokats. nyttja resurserna mer optimalt och minska kvalitetsbristkostnader. Anställningstaket begränsar möjligheten att tillsätta budgeterade tjänster, vilket Serviceverksamheten för hjälpmedel, vilken utförts av privata entreprenörer, visar sig i prognosen som ett överskott. Satsningar inom ehälsa har kostat återtas nu succesivt i egen regi. Målsättningen är att en kostnadsreducering, då mindre än förväntat då personal som nyttjats för detta ändamål främst utgjorts dessa kostnader varit alltför stigande under senare år. Ackumulerad besparing tom av studentmedarbetare. Området rörelsehjälpmedel prognosticerar ett oktober uppgår till 1,2 mkr. underskott om -4,6 mkr vilket balanseras av ett förväntat överskott för Verksamheten vårdval hörselrehabiliteringar förväntas gå med ett underskott på - hörselhjälpmedel (exkl vårdvalet) om 2,2 mkr samt för synhjälpmedel om 1,8 1,0 mkr, varför åtgärder tidigare vidtagits i den övriga verksamheten. Detta ger mkr. Kostnaden för tillbehör till scootrar och elrullstolar samt uppbyggnad av undanträngningseffekter för övriga patientgrupper. Med anledning av reservdelslager för egen serviceverksamhet har bidragit till kostnadsökningen. anställningstaket kommer det att finnas otillsatta vakanser trots budgeterade Hörselhjälpmedel har lägre kostnader bl a med anledning av lägre kostnader för tjänster, vilket genererar ett överskott. hörseltekniska hjälpmedel. Ett statligt bidrag för glasögonbidrag barn 8-19 år Verksamheten vårdval hörselrehabiliteringar gick med underskott motsvarande - introducerades under 2016 och har växlats in som ett regionbidrag 2017. Under 8,5 mkr 2016 och verksamheten har varit underfinansierad ett ett antal år. året har efterfrågan ökat jämfört med föregående år, främst avseende bidraget Nämnden har under 2016 fattat beslut om flera besparingsåtgärder inom vårdvalet, för de yngre barnen (0-7 år). Det beror sannolikt på att bidraget blivit mera känt. vilka får helårseffekt 2017. Åtgärderna avsåg en höjning av utprovningsavgiften Administrationskostnaden för hanteringen har ökat. Översyn pågår för att från 900 till 1000 kr, nya upphandlade avtal med lägre priser för hörapparater vilka effektivisera denna process. succesivt trädde ikraft under 2016. Trots dessa insatser och en förvaltningsintern Underskottet på -1,0 mkr för verksamheten Vårdval hörselrehabilitering beror bl omfördelning av regionbidraget motsvarande 6,5 mkr 2017 behöver nu ytterligare a på markant ökad kostnad för streamingutrustning och kostnader för lager och medel tillskjutas till vårdvalet. inkurans för hörapparater. Dessutom förväntas bedömningsbesöken nå 17 000 att jämföra med budgeterade 16 500. Utprovningsbesöken förväntas däremot bli färre än budgeterat värde om 11 500 och uppnå 11 300. Medarbetare samt inhyrd personal Antal anställda utveckling per månad Inhyrd personal från bemanningsföretag kostnad (mkr) Antal anställda omräknat till heltid per heltid och årets sjukfrånvaro AOH Använd= Anställda Omräkande till Heltider utifrån respektive anställning, exklusive frånvaro inklusive mertid. Personal huvudgrupp Använd AOH Avvikelse Sjuk dgr Avvikelse Använd AOH Avvikelse volymer (jmf förg. år) 1701-09 1601-09 # % 1701-09 1601-09 # % # % Ledning / Administration 118,7 105,5 13,1 12,5% 18,42 14,98 3,44 23,0% Anställd 35,1 4,6% Läkare 5,5 5,1 0,4 8,0% 1,92 0,00 1,92 - Sjuk -8,9 20,1% Medicinsk sekreterare 22,2 23,0-0,8-3,5% 24,65 26,24-1,59-6,1% TjLedigLön -0,4 10,4% Sjuksköterska 12,7 12,3 0,4 3,2% 27,22 17,54 9,69 55,2% TjLedigEjlön -7,0 8,3% Undersköterska / Skötare 4,0 4,1 0,0-0,3% 8,12 23,59-15,47-65,6% Komp 0,0 10,2% Övrig personal 64,6 59,5 5,1 8,5% 18,08 13,56 4,52 33,4% Jkomp -0,1 271,0% Övrig Vård / Rehab / Social 328,3 331,0-2,6-0,8% 18,15 16,87 1,29 7,6% Sem -4,7 5,2% MerÖtid 0,0-4,3% ArbJourBerd 0,0-28,8% TimLön 1,6 22,2% Använd 15,6 2,9% Summa 556,1 540,5 15,6 2,9% 18,44 16,52 1,92 11,63%
Antalet anställda var per den siste oktober 2017, 842 medarbetare att jämföra med 811 samma period föregående år. Det motsvarar en ökning om 31 anställda, varav 16 kan härledas till det nya Hjälpmedelsuppdraget samt återtag av serviceverksamheten för hjälpmedel, vilken tidigare hanterats av privata entreprenörer. Resterande del beror på en utökning med anledning av ökat behov i verksamheten för patienter med autism samt tillsättning av vakanta tjänster. Ökningen av antal medarbetare återfinns främst i grupperna ledning/administration, övrig vård/rehab/social samt övrig personal. Det nya uppdraget "Hjälpmedel Skåne" har inneburit nya arbetsuppgifter inom det administrativa området. Det är framförallt nya kundtjänstmedarbetare till enheten för stöd och support och produktkoordinatorer till enheten för strategiskt sortimentarbete som anställts. Serviceverksamheten för hjälpmedel som tidigare hanterades av privata entreprenörer har till stor del återtagits fr om 2017 som ett led i besparingsåtgärder. Detta har medfört anställning av flera nya servicetekniker. Använda AOH har ökat med 16 jämfört med tidigare år, men är lägre än budget. I princip alla dessa härrör till det nya hjälpmedelsuppdraget och återtag av serviceverksamhet. I övriga verksamheter är nyttjandet i princip oförändrat. Trots fler anställda har använda AOH minskat i dessa verksamheter främst med anledning av en ökad sjukfrånvaro. Bemanningsföretag eller dylikt används enbart i undantagsfall. Kostnaden för externt inhyrd personal är marginell och uppgår till 0,4 mkr ackumulerat för perioden och är lägre än budgeterat värde på 2,8 mkr då efterfrågan varit lägre än förväntat för perioden. Barn- och ungdomshabiliteringen behöver köpa in läkarresurser från privatpraktiserande läkare, då sjukhusen i Ystad och Kristianstad inte har möjlighet att tillhandahålla dessa tjänster. Sjukfrånvaro antal dagar genomsnittligt per anställd (rullande 12) Sjukfrånvaron har ökat med 1,9 dagar i genomsnitt eller 12 procent jämfört med motsvarande period föregående år och uppgår till i snitt 18,4 dagar per september månad. Antal dagar mätt som rullande 12 uppgick till 25,3 dagar. Det är främst den långa sjukfrånvaron som ökat, men även för den korta syns en ökning. Det har inte gått att fastställa någon klar orsak till den ökade sjukfrånvaron. Inom förvaltningen läggs stort fokus på att arbeta aktivt för att sänka sjukfrånvaron genom tidigare och tydligare insatser. Att stärka enhetscheferna i arbetet med rehabilitering är en viktig insats och det har skett genom utbildningsinsatser från företagshälsovården och möten med Försäkringskassan. Det sker kontinuerligt uppföljning av sjukfrånvaron av enhets- och verksamhetschefer i samarbete med HR. Uppföljning av beviljad anställningsvolym (siffran vid linjen anger differens av utfall mot fastställd beviljad anställningsvolym) Anställda AOH uppgick ackumulerat september till 789 vilket är i paritet med beviljad anställningsvolym (helår 789). För perioden oktober är anställningsvolymen 19 anställda AOH fler än periodiserad volym. Ett flertal vakanser har ersatts medan nytt uppdrag Hjälpmedel har anställt nya medarbetare enligt plan. Anställda AOH är lägre än budgeterat vilket beror på att förvaltningen sedan länge har problem med vakanser vid korttidsfrånvaro och har vakanser inom ett antal svårrekryterade områden. Nu ges inte möjlighet att anställa på vakanta tjänster med anledning av anställningstaket, trots tillgängligt utrymme i budget. Konsekvensen är att verksamheten inte kan ersätta alla tjänster. Tillgänglighet Habilitering genomsnitt. Andel till besök inom 60 dagar Hjälpmedel. Andel till besök inom 60 dagar 85% 75% 65% 92% 93% 92% 93% 87% 86% 92% 94% 68% 79% 84% 86% 83% 82% 76% 71% 87% Barn- och ungdom - Autism. Andel till besök inom 30 dagar 85% 75% 65% 98% 94% 98% 87% 83% Tillgängligheten är excellent och når, som genomsnittsvärde för verksamheterna Barn- och Ungdom, Vuxen, SynHörselDöv, 94 %, vilket är något bättre värde än föregående år. För Hjälpmedelsverksamheten är motsvarande värde 90 %. I 73 % av fallen kunde tid erbjudas inom 30 dagar i hjälpmedelsverksamheten. För barn och ungdomar med autismspektrumstörning och ADHD är kravet att garantera vård inom 30 dagar. Tillgängligheten för verksamheten är excellent och uppnår nivån 96 % per oktober. En första kontakt kan oftast ges inom 30 dagar, men med anledning av det ökade infödet av patienter finns en problematik därefter, innebärande att ge insatser enligt nationella riktlinjer. 84% 97% 96%
Remissinflöde autism totalt förvaltning 210 186 160 155 159 156 154 139 139 131 110 103 194 Remissinflödet ökar konstant främst avseende autism. Inkomna remisser avseende autism har ökat med 17 % jämfört med föregående år och 77 % sedan år 2014. Procentuellt sett har ökningen varit störst i Vuxenverksamheten. Det är däremot ett större antal nya remisser i barn- och ungdomsverksamheten. Barn i förskoleåldern ska enligt nationella riktlinjer få intensiva och mångsidiga insatser för maximal effekt. 60 Remissinflöde per funktionsnedsättning 3500 2908 3000 2500 2000 1517 1500 1000 522 500 196 27 0 2579 Den största procentuella ökningen avseende inkomna remisser finns inom området autism och har ökat under flera år. Inom området intellektuell funktionsnedsättning är antalet inkomna remisser oförändrat jämfört med föregående år och för området rörelsehinder har en minskning skett med 16 %. Funktionsnedsättningarna hörsel- och synnedsättning har ett stort inflöde men insatserna är inte så omfattande och långvariga som inom övriga områden. Autism Dövblindhet Hörselneds/Dö vhet Rörelsehinder funktionsnedsä Intellektuell ttning Synnedsättning % ökn 15/14 27% -1% 0% -48% 11% -5% % ökn 16/15 19% 6% 6% -39% 9% -2% % ökn 17/16 17% -16% -1% 23% -1% -5% Tolk (teckenspråkstolkning och skrivtolkning) Tolkcentralen 2017 2016 Diff Diff % Tillgänglighet 95,0% 95,4% 0,0% -0,4% Antal utförda tolkuppdrag 8781 8905-124 -1,4% Antal tolkanvändare 1176 1038 138 13,3% Produktion Produktion Habilitering Produktivitet habilitering -1,0% Vårdåtagande Vårdkontakter* -0,6% Antal besök -2,3% Besök läkare -3,6% Besök övriga -2,2% Kval. brev- telefonkontakt Unika individer 2,2% * Samtliga vårdkontakter (NY, ÅB, AH, SA, KO, KI, KB, KT, TB) Produktion Hjälpmedel Produktivitet konsulent Produktivitet tekniker Antal väntande Glasögonbidrag 0-7 år - antal Bakörat app - Förskrivn Binaurala (hörapp) innev mån Tyngdtäcke - Förskrivn Scooter - Förskrivning Unika individer - utprovn Unika individer - förskrivn 5,8% 10,4% -6,0% -4,0% -2,0% 0,0% 2,0% 4,0% 6,0% 8,0% 10,0%12,0% -4,5% -1,2% 9,6% 7,3% 3,1% 0,9% 0,4% 3,1% 19,5% 24,1% -10% 0% 10% 20% 30% Tolkverksamhetens uppdrag är vardagstolkning enligt HSL 3. Under perioden utfördes 8 780 vardagstolkningar. Utförda vardagstolkningar är i stort sett oförändrade jämfört med föregående år. Samtidigt ökade antalet tolkanvändare med 13 procent eller 138 stycken. Antalet tolkanvändare uppgick till 1180 för aktuell period. Tillgängligheten, då det var möjligt att tillgodose behovet av tolk var 95 procent, vilket är något lägre än föregående år. Prognosen för helåret är nedjusterad till 94,5 % med anledning av en ökad efterfrågan. Ökat beställningstryck på tolkcentralen medför behov av ökat köp av tolktjänster och därmed ökade kostnader. Det sker ett fortsatt ökat inflöde till verksamheten, främst till Barn- och ungdomsverksamheten och Vuxenverksamheten. Antalet unika patienter har ökat med 2,2 %, vilket till stor del beror på ett ökat remissinflöde avseende autism inom Barn och ungdoms- och Vuxenverksamheten, men även den generella befolkningsökningen påverkar inflödet. Sedan 2014 har ökningen av unika patienter som haft vårdkontakt ökat med 13 %. Jämfört med föregående år har vårdåtaganden ökat med 5,8 % medan det totala antalet vårdkontakter och produktiviteten i princip är oförändrade. Antalet uteblivna besök inom Vuxenhabiliteringen har i princip halverats sedan införandet av avgift vid uteblivet besök. Ökningen av kvalificerade brev- och telefonkontakter är bl a en följd av arbete med e-hälsa. Inom Hjälpmedel Skåne redovisas produktiviteten delvis genom patienttid för tekniker och konsulenter. Produktiviteten för konsulenter ligger nu över målnivån på 60 %. Arbetet med att höja produktiviteten för tekniker fortskrider bla med hjälp av qlikview där registreringar nu kan följas. Produktiviteten ligger nu strax under målnivån på. Förskrivning av tyngdtäcken fortsätter öka (24 %), ingen effekt syns av införd avgift. Förskrivning bakörat apparater ökar jmf med 2016 vilket hänger samman med att rekvisitioner väljs i mindre utsträckning inom vårdvalet. Antal utprovningar minskar beroende på vakanser och sjukfrånvaro. Antal väntande har ökat.
Vårdval hörselrehabilitering Vårdval Hörselrehabilitering består av de auktoriserade audionommottagningarna. Vårdvalet administreras och finansieras via förvaltningen. Utförda bedömningar uppgick till ca 14 900 tom okt, vilket är högre än budget och en ökning jämfört med föregående år med 16 %. Prognosticerat värde är 17 000 bedömningar vilket är en utökning med 500 jämfört med budget. Antalet utprovningar har också ökat och uppgick till 9 300 för perioden, vilket är i paritet med föregående år, men något lägre än budgeterat värde. Prognosen för antalet utprovningar är 11 300 vilket är 200 lägre än budgeterat antal. Antalet väntande har ökat med i snitt 36 % under året medan tillgängligheten är fortsatt mycket hög (100 % inom 60 dagar). Andelen som väljer rekvisition har sjunkit till 17 %. Med anledning av de nya hörapparatsavtalen som trädde ikraft under 2016 väljer nu fler patienter att köpa hörapparat från regionens eget sortiment. Målfokus Glasögonbidrag 8-19 år Måluppfyllelsen inom förvaltningens tre målområden, tillgänglighet, kvalitet och Antalet utbetalda glasögonbidrag för barn och unga 8-19 år har ackumulerat nytta är god. uppgått till ca 12 800, vilket är ca 1 700 lägre än budget. Resultatet för perioden är Tillgänglighet: Flera webbaserade utbildningar och insatser är under ett överskott på 0,5 mkr. Prognosen för helåret är ett överskott på 0,4 mkr. utveckling. Aktiviteter genomförs för att patienten ska få insatser i rätt tid och Kostnaden för bidrag väntas bli lägre än budget medan kostnaden för med rätt kompetens. administration väntas bli högre än budget. Kostnaden för administration har ökat Kvalitet: Aktiviteter pågår för att säkerställa att patientsäkerheten är hög och då hanteringen kräver mycket manuella insatser. En översyn pågår för att kunna för att utbudet av insatser är likvärdigt utifrån behov. förenkla hanteringen. Det finns vissa osäkerheter kring utvecklingen av efterfrågan. Nytta: Aktiviteter genomförs för att säkerställa att patienterna är nöjda med de insatser som erbjuds, och för att de ska vara medaktörer i sin habilitering /rehabilitering. Dessutom genomförs aktiviteter som syftar till att förvaltningen ska ha attraktiva arbetsplatser och en ekonomi i balans. Kvalitet Kvalitetstema fördjupad personaluppföljning - En strategi och handlingsplan för kompetensmixplanering är beslutad. Arbetet med kompetensmixplanering ska växlas upp och få spridning till samtliga arbetsplatser. I förvaltningens kompetensförsörjningsplan har strategin att lyfta administrativa arbetsuppgifter från specialistkompetenser till administrativa personal som enhetssekreterare eller medicinska sekreterare lyfts fram som en prioriterad insats. Förvaltningen har utvärderat och utvecklat ett arbetssätt där administrativa arbetsuppgifter lyfts från behandlande personal till administrativ personal. Tidigare bokade och ombokade behandlande personal besök men numera är personalens kalendrar öppna så att enhetens administratörer kan hantera alla bokningar och ombokningar. Detta frigör tid för direkt patientarbete för behandlande personal. Syftet med det förändrade arbetssättet är att öka tillgängligheten, förbättra arbetsmiljön och bättre nyttja medarbetarnas kompetenser. Förvaltningen har i kompetensförsörjningsplan 2017-2019 fastslagit att vi ska fortsätta med strategin att administrativa arbetsuppgifter ska lyftas från specialistkompetenser till administrativ personal som enhetssekreterare eller medicinska sekreterare. Samtliga verksamheter i förvaltningen arbetar med kompetensmixplanering.