Effektiv dokumenthantering till iscala. Elektronisk Faktura Hantering SCALA EPICOR ANVÄNDARFÖRENING 2012 ULRIKA WALDNER IT GROUP BO VILBERN IT GROUP
IT Group IT Group ISE AB IT Group Solutions IT Group Konsult Tilläggsprogram till Affärssystem Konsult Affärssystem iscala 2
DDS Digital Document System Elektronisk lagring och återsökning av Kundfakturor (endast för iscala) Journaler (endast för iscala) Leverantörsfakturor (för iscala och SAP) Arkiv (generell lagring av dokument) 3
DDS Leverantör Utvecklat dokumenthanteringssystem utifrån ERP systemet istället för tvärt om Inga dubbellagringar Låter ERP systemet hantera regelverken och kontroller Djupt integrerat med ERP systemet Kompletterar itälltfö istället för konkurrerar k med ERPsystemet 4
5
6
Dokument flöde Tolkning av: Eller - Köpare - Leverantör - Fakturanummer - Fakturadatum - Belopp - Momsbelopp - Plus flera fält I egen miljö i Molnet 7
Komplett lösning för alla fakturaformat V Papper ReadSoft e Fax r Datafångst e mail E i Web x f XML Finvoice Svefaktura t r a i e r OIOXML EBXML mfl m.fl i n g DDS - Finns leverantören i ERP-systemet? - Är fakturanumret redan registrerat? - Finns inköpsordernumret i ERP-systemet? - Finns attestantlistan i DDS?
Leverantörsfakturans resa i företaget DDS idag En faktura kommer till företaget, som en Pappersfaktura skannas in Tolkad faktura internt eller externt EDI Faktura kompletterad med mall 1 2 3 I ord der Preliminär bokning i iscala Definitiv bokning i iscala isc CALA Klar för betalning 9
1. Registrera nya fakturor 10
2. Koppla till inköpsorder Koppla till inköpsorder eller leverantörens följesedel 11
2. För kontering av faktura Attestlistorna styr vilka som skall attestera på raden och hela fakturan utifrån fakturans belopp Valet av attestlista kan styras av redovisningsdimensionen, eller person eller manuellt 12
3. Attestering Vid attesten kan systemet kontrollera och filtrera 1. Vilka konton och dimensioner man får kontera på 2. Vilka kontokombinationer, som lagts upp i iscala 3. Beloppsmaximerat på attestantnivå 13
4. Faktura attestering 14
5. Definitivbokning 15
Sökfunktionen 16
EFH Elektronisk Faktura Hantering I dag Effektivt sätt att elektroniskt beskriva och förmedla attesteringen av fakturor i organisationen. Decentralisera arbetet (och också lägga det utanför ERP systemet) systemet). Elektronisk lagring av fakturorna, inklusive alla händelser dokumenterade, för lätt åtkomst 17
Vad innebär det? Ingen sortering och arkivering av fakturor Ingen överföring av fakturor till arkivpärmar vid årsskiftet Lätt tillgänglighet till fakturorna i företaget Minskat jobb för ekonomiavdelningen Snabbare korrekta svar Ökar kontrollen och minskar felkällorna Underlättar för revisorn vid årsbokslutet Snabbare betalningar av fakturor (räntefaktura)
EFH Elektronisk Faktura Hantering Nästa steg Tolkning (externt/internt) finns idag, men minskar i betydelse På fakturanivå vid större volymer (och lite EDI) På radnivå (tveksamt om man har inköpsorder) EDI har man länge talat om nu verkar det komma Svefaktura Nu gäller det att minska attesteringen!! C:a 20 till 30 % av fakturorna är redan attesterade innan (hyresavtal, försäkringar, el debiteringar etc.) Integrera EFH till övriga delar av företaget Analys och beslutsstödssystem Generell arkivering För iscala attestering före istället för efter inköpet 19
Leverantörsfakturans resa i företaget DDS Version 3.3 Steg 1 2 minimera gör attest attesteringen vid källan DDS Arkiv 1 2 3 Ko ntrakt I ord der Preliminär bokning i iscala Definitiv bokning i iscala isc CALA Klar för betalning 20
Kontraktshantering 21
Några kunder 22
Frågor 23