MANUAL FÖR PERSPEKTIV Perspektiv är universitetets webbaserade stödsystem för budget- och prognosarbete
Ekonomienheten INNEHÅLL 1 INLOGGNING - UTLOGGNING... 2 1.1 Inloggning... 2 1.2 Utloggning... 2 2 STARTSIDAN... 3 2.1 Startsidan... 3 2.2 Snabbval/moduler... 4 2.3 Visa-fältet... 4 2.4 Visningsinfo... 5 2.5 Ikoner... 5 2.6 Verksamhetsgrupper... 7 2.7 Balanserat kapital... 7 3 REGISTRERING... 8 3.1 Allmänt... 8 3.1.1 Skapa kopia... 8 3.1.2 Öppna kopia/ta bort kopia... 9 3.2 Registrera värden... 9 3.2.1 Allmänt... 9 3.2.2 Uppdatering/spara... 10 3.2.3 Konteringsbild... 10 3.2.4 Kommentarer... 12 3.2.5 Kontogrupper... 14 3.2.6 Ta bort verksamhet/fritt fält... 14 3.3 Modulerna för budgetering av personalkostnader, investeringar och transfereringar... 15 3.3.1 Budgetering av personalkostnader... 15 3.3.2 Budgetering av investeringar... 17 3.3.3 Budgetering av transfereringar... 19 3.4 Publicering... 19 3.4.1 Publicera budget/prognos... 19 3.4.2 Ta bort publicerad budget... 19 4 UPPFÖLJNING/PROGNOS... 20 4.1 Hämta utfall... 20 4.2 Utfall i % av budget... 21 4.3 Arbeta med prognos... 22 4.4 Skapa visningsmall... 23 4.5 Rapporter/utskrifter... 24 Sid 1-25
1 INLOGGNING - UTLOGGNING 1.1 Inloggning Perspektiv nås via verktyg i medarbetarportalen och för att logga in i Perspektiv ska både användaridentitet och lösenord anges. Ange användarnamn och lösenordet för administrativa system och välj hög (förvalt) eller låg upplösning, tryck därefter på Login. Hög upplösning ger fler rader som visas på skärmen. Vilket val som bör göras beror på skärmstorlek och inställning på skärmen. Fönstret på startsidan visas. Figur 2.1.1: Inloggning Efter att inloggning gjorts visas perspektivs startsida. Användares behöriga ansvar visas automatiskt vid inloggning. Om man har behörighet på flera ansvarsställenummer visas det första ansvaret. Vill man byta till ett annat ansvar anges det istället. (Exempel: institutionen för svenska språket, ansvar 1350-1354, visar ansvar 1350 vid inloggning för den som har behörighet på flera av ansvaren.) 1.2 Utloggning För att logga ut ur systemet används ikonen Logga ut som finns på startsidan (se avsnitt 2.5). Vid en längre tids inaktivitet sker en automatisk utloggning. Sid 2-25
2 STARTSIDAN 2.1 Startsidan Den första bild som visas efter inloggning kallas för startsidan och visar en sammanställning av ett eller flera ansvarsställen beroende på antalet siffror i det sökta ansvaret. Bilden har samma uppställning som en resultaträkning. Under varje rad för intäkter och kostnader finns en modul. Modulerna nås genom att klicka på modulnamnet. De belopp som visas på startsidan anges i tusental kronor till skillnad från modulerna där värden registreras i kronor. På startsidan kan inte några värden registreras. Här visas endast summeringar från underliggande moduler. Summeringarna visas i respektive verksamhetsgrupp men kan även visas för enskilda verksamheter om så önskas. Innan registrering kan göras måste en ny kopia skapas eller en befintlig kopia öppnas. På startsidan finns en rad olika funktioner. De fyra fälten under budgetår används för att söka på ansvarsställe, fakultets-id, verksamhet och fritt fält. Det finns även andra funktioner såsom snabbvalsfunktion, Visa-fält, visningsinformation samt ikoner. Figur 2.1.1: Startsidan Budgetår Här väljs det budgetår man vill arbeta med. Det budgetår som visas i fönstret är alltid innevarande kalenderår. Det innebär att vid arbete med uppföljning under året behöver inte budgetår ändras. Däremot måste år ändras vid arbete med budgetvärden för nästkommande år. Ansvar Det ansvarsställe som användaren har behörighet på visas i detta fönster. Finns behörighet till flera ansvarsställen visas det första (i kronologisk ordning) ansvaret (se exempel under rubriken Inloggning). Önskas byte av ansvar skrivs ansvaret in och därefter används Visa-knappen alternativt Enter. Observera att det endast är möjligt att byta ansvar när en publicerad budget är framme. För att få fram resultatet för ett visst ansvarsställe anges ansvarsställets fyra siffror. För att få en Sid 3-25
sammanställning av flera ansvarsställen anges en till tre siffror. Exempelvis anges tre siffror för att få en total sammanställning för en institution med flera underansvarsställen. För att söka på flera ansvarsställen anges dessa kommaseparerade. Fakultets-id Fakultetsidentitet anges med en eller två siffror. (Gäller endast för fakultetskanslier) För att söka på flera fakultets-id anges dessa kommaseparerade. Verksamhet För sökning av en viss verksamhet anges verksamhetsnumret i detta fält. Det kan även göras för flera verksamheter och då skiljs verksamheterna åt med kommatecknen, t.ex. 10, 20. Sökt verksamhet visas till höger om respektive verksamhetsgrupp. Tryck på Visa eller på Enter-knappen för att utföra sökningen. Fritt fält Fritt fält används för att visa olika fria fält. I fältet kan max åtta siffror, varav de första tre utgör ansvarsställe, anges. Sökt fritt fält visas till höger om respektive Fritt fält verksamhetsgrupp. Tryck på Visa eller på Enter-knappen för att utföra sökningen. För att söka på flera fria fält anges dessa kommaseparerade. 2.2 Snabbval/moduler Till vänster på startsidan finns rader för intäkter och kostnader. Bakom dessa rader finns moduler där inmatning av värden kan ske. Värden kan inte läggas in på startsidan utan detta görs inom respektive modul. Se vidare avsnittet Skapa/öppna kopia. För att komma till en modul klicka på önskad rad, t.ex. anslag. Modulerna kan också nås via den snabbvalsfunktion som finns högst upp på bilden. Här finns alla moduler vilket gör det lätt att förflytta sig mellan dem. Registrering av värden i modulerna görs alltid i kronor till skillnad från sammanställningsbilden (startsidan) som visar tusentalskronor (tkr). 2.3 Visa-fältet Här är det möjligt att arbeta med prognos, utfall och utfall i % av budget genom att lägga till kolumner för detta. Observera att kolumnen för budget alltid visas. För att välja att lägga till någon av kolumnerna, markera önskat val och tryck sedan på Visa. Det är också möjligt att visa alla de verksamheter alternativt fria fält där det finns värden för budget, prognos eller utfall. De verksamheter som då visas läggs till höger om respektive verksamhetsgrupp och visar beloppen för varje enskild verksamhet. På verksamhetsgruppen visas en summering av de olika verksamheterna inom gruppen samt de värden som eventuellt enbart registrerats på verksamhetsgruppen (s k restkolumnen, se 3.2). Figur 2.3.1: Visa-fältet Utfall kan också visas i % av prognos (ändras under Visningsinfo). Sid 4-25
För att visa fria fält måste även verksamheter med värden markeras. De fria fälten visas till höger om verksamheten som är berörd. Samma fria fält kan alltså finnas under flera olika verksamheter. Observera att summeringen inte nödvändigtvis stämmer överens med de verksamheter som visas. Om budgetvärden registrerats både på verksamhetsgrupp och på enskild verksamhet, finns båda med i summeringen. Ta bort markeringarna i Visa-fältet för att dölja de kolumner som tagits fram och tryck på Visaknappen. 2.4 Visningsinfo Under Visningsinfo finns det möjlighet att göra ett antal val av det som önskas visas. Alla verksamhetsgrupperna visas i utgångsläget, men det går att välja bort alla genom knappen Markera/Avmarkera alla, eller om flera grupper ska visas, trycka på knappen och sedan markera de som önskas. Det går att ta bort visning av totalsumman eller visa summan för verksamhetsgrupper med 1, 2 eller 3-9 i första position, genom att avmarkera eller markera i dessa rutor. Under året kommer prognoser att låsas för registrering såsom budget låses vid en given tidpunkt. De låses efter att prognoser är klara per 0430 och 0831. Varje låst prognos sparas och det är möjligt att visa var och en genom att markera i rutan för önskad prognos. Det är dock bara på startsidan denna möjlighet finns. Utfall kan visas i % av budget vilket är utgångsläget när denna kolumn öppnas. Det finns även möjlighet att se utfall i % av prognos i stället. 2.5 Ikoner Längst upp till höger i Perspektiv finns ett antal ikoner. När man med musen pekar på en ikon visas i text vad ikonen står för. Nedan beskrivs de ikoner som finns i Perspektiv och dess funktioner. Hämta utfall och räkna om visning Denna ikon visas endast på sammanställningsbilden. Tryck på ikonen för att öppna den. I dialogrutan som visas anges valt år och valt antal månader. Oavsett vilken månad du väljer hämtas alltid utfallet fr.o.m. januari aktuellt år. Tryck OK när du är klar. Utfallet visas strax härefter i en kolumn till höger om budget/prognos för respektive verksamhetsgrupp. Visning av värden kan omräknas så att budget och prognos periodfördelas till det antal månader som utfallet visar. Den valda utfallsperioden kan också omräknas till helår. De omräknade värden är blåmarkerade. I Visa-rutan framgår också om utfallsvärdena är omräknade. För att återgå till normalvärden, öppna ikonen och tryck på OK. För jämförelse av utfallet med motsvarande period året innan av utfallet, kan ytterligare en kolumn tas fram. Även detta görs i samband med hämtning av utfall. Skapa kopia Denna ikon visas i stort sett i alla moduler (ej lönedetaljer). Beskrivning finns under rubriken Skapa kopia. Öppna Denna ikon visas i stort sett i alla moduler. Beskrivning finns under rubriken Öppna kopia/ta bort kopia. Publicera Denna ikon visas endast i sammanställningsbilden. Se rubriken Publicera budget/prognos. Sid 5-25
Lägg till verksamhet/fritt fält Kan användas när man vid budgetering/prognos vill registrera på en specifik verksamhet eller fritt fält. Se även avsnittet 3.2.1 Registrera värden, allmänt. Ta bort verksamhet/fritt fält Kan användas då en verksamhet eller fritt fält där registrering av budget skett, ska tas bort. Visa konteringsbild Konteringsbilden är ett komplement till ordinarie moduler och används för att registrera budget- alternativt prognosvärden för en verksamhet i taget. Se även avsnitt 3.2.3 Konteringsbild. Registrering löner Det går att komma direkt till lönedetaljer på individnivå genom denna ikon. Skapa visningsmall Det finns möjlighet att visa flera verksamheter med deras värden summerade. För att åstadkomma detta måste verksamheterna kopplas samman och det sker med hjälp av denna funktion. Närmare beskrivning görs under avsnitt 4.4. Öppna visningsmall Med denna funktion hämtas de visningsmallar som tidigare skapats. Hantera lås Låsning av budget och prognoser sker vid vissa givna tidpunkter och på övergripande nivåer; beskrivs därför inte i denna handbok. Spara Symbolen finns i modulerna där det är möjligt att registrera värden. Spara kan även göras genom Enter. Skapa rapporter Ett antal rapporter kan skrivas ut och vilka det är framgår när ikonen öppnas Se avsnitt 4.5. Visa utskriftsläge Denna ikon används när aktuell sida ska skrivas ut. Tillbaka till startsidan Denna ikon visas i alla moduler och används för att komma tillbaka till startsidan. Observera att snabbvalsfunktionen kan användas för att ta sig till andra moduler utan att behöva passera startsidan. Sid 6-25
Logga ut Denna ikon används vid utloggning. Bakåt Med denna funktion finns möjlighet att gå tillbaka till föregående bild. Lägg till rad Visas vid budgetering på lönedetaljnivån. Används för att lägga till rader vid budgetering av lönekostnader på individnivå. Funktionen att lägga till en rad kan användas om man t.ex. under nästkommande år planerar att anställa ytterligare personal. De nya raderna kommer att lägga sig längst ner, efter alla personer. När man sedan skriver in ett namn samt övriga uppgifter och sparar kommer raden att läggas i bokstavsordning. Ta bort rad Visas vid budgetering på lönedetaljnivån och används för att ta bort rader. De uppgifter som hämtas från lönesystemet om enskilda individer stämmer inte alltid med vad som ska gälla för nästa år. Om t.ex. någon avslutar sin tjänst kan denna person/rad tas bort. För att ta bort en rad måste först raden markeras genom att markera rutan till vänster om personen och först därefter trycka på ikonen för att ta bort en rad. 2.6 Verksamhetsgrupper På sammanställningsbilden visas alltid verksamhetsgrupperna som lägsta nivå. De verksamhetsgrupper som visas är: V 10-13: Grundläggande anslagsfinansierad högskoleutbildning V 14-15: Bidragsfinansierad högskoleutbildning V 16-17: Beställd utbildning V 18-19: Avgiftsfinansierad verksamhet och uppdragsutbildning V 20-23: Anslagsfinansierad forskning och forskarutbildning V 24-25: Bidragsfinansierad forskning V 28-29: Avgiftsfinansierad forskningsverksamhet/uppdragsforskning V 3-9: Övrigt (främst stödverksamhet) På verksamhetsgrupperna summeras de värden som finns registrerade på gruppen (kan gälla budget/prognosvärden) men också på varje enskild verksamhet inom gruppen (kan gälla budget/prognos/utfallsvärden). Kolumnerna för verksamhetsgrupperna kan expanderas för att visa både verksamhetsgrupper och specifika verksamheter där t.ex. budget är registrerad. Klicka på aktuell verksamhetsgrupps rubrik för att se budgeterade verksamheter. Om man vill återgå till verksamhetsgruppen så går det att trycka på verksamhetsgruppens rubrik igen. På sammanställningsbilden går det att göra ett urval av verksamhetsgrupper under Visningsinfo. 2.7 Balanserat kapital På sammanställningssidan finns en rad nederst där värden för balanserat kapital kan registreras i underliggande modul. Beloppet ger då tillsammans med årets verksamhetsutfall en tydligare bild av den ekonomiska ställningen. Några utfallsbelopp hämtas inte från ekonomisystemet utan beloppen måste registreras manuellt. Värden kan registreras på verksamhetsgrupp eller enskilda verksamheter. Sid 7-25
3 REGISTRERING 3.1 Allmänt 3.1.1 Skapa kopia För att kunna arbeta med budget och prognos i Perspektiv och för att kunna registrera värden måste en kopia ha skapats. Detta görs genom att öppna ikonen Skapa kopia. I dialogrutan som då visas finns två alternativ att välja att mellan, Publiceringskopia och Övningskopia. Publiceringskopia används för att registrera en budget som så småningom ska publiceras. Om det finns en publicerad budget/prognos och en ny publiceringskopia skapas överförs kommer värdena från den publicerade budgeten/prognosen till den nya kopian Övningskopia används i de fall man vill simulera olika delar. Övningskopian kan inte publiceras. När den första publiceringskopian för året skapas är det möjligt att kopiera de verksamheter som använts i tidigare års budget/prognos. Detta görs genom att markera rutan kopiera verksamheter. På ett ansvarsställe kan bara en person åt gången arbeta med en publiceringskopia. Är det flera personer som arbetar med budget/prognos måste person 1 först publicera sin publiceringskopia innan person 2 tar över och skapar en ny publiceringskopia. En kopia är bara tillgänglig för användaren som skapat kopian. Publiceringskopian övergår vid publiceringen till att bli publicerad budget/prognos och ersätter tidigare publicerad budget/prognos om sådan finns. Efter publiceringen är budgeten/prognosen tillgänglig för andra med behörighet på ansvaret. När en kopia skapas och namnet anges kan följande tecken användas a-ö, A-Ö och 1-9. Skapa en kopia - steg för steg: Välj budgetår och i förekommande fall ändra ansvarsställe på startsidan. Tryck på Enter. Tryck på ikonen skapa kopia. En dialogruta visas där antingen publiceringskopia eller övningskopia väljs. Namnge kopian. Tryck på OK. Namnet på kopian visas på sammanställningsbilden under Perspektivloggen. Sid 8-25
Figur 3.1.1.1: Skapa kopia Figur 3.1.1.2: Öppna 3.1.2 Öppna kopia/ta bort kopia En kopia eller den publicerade budgeten/prognosen nås genom att trycka på ikonen Öppna. Markera den som ska öppnas och tryck på OK. I de fall man är behörig på flera ansvarsställen och arbetar i en kopia men vill ta fram en publicerad budget för ett annat ansvarsställe, måste först den publicerade budgeten för det ansvarsställe vars kopia man befinner sig i öppnas. Ändra därefter ansvarsstället i den publicerade budgeten. En kopia kan tas bort genom att markera denna och därefter trycka på Radera. 3.2 Registrera värden 3.2.1 Allmänt För registrering av budget- och prognosvärden krävs att en kopia är öppen och att en modul har öppnats. Modulerna finns under varje rad på resultaträkningen på startsidan. De kan också nås via snabbvalsfunktionen. De flesta moduler är lika varandra. Undantagen är modulerna för budgetering av personalkostnader, investeringar samt transfereringar. För mer information kring dessa moduler, se avsnitt 3.3. Inmatning av budget- och prognosvärden kan endast göras i de fält som är gråmarkerade (Explorer) eller har insjunken vit ruta (Firefox). När en modul öppnas kommer en s k Rest-kolumn fram till höger om varje verksamhetsgrupp med gråmarkerade fält. Det är därmed möjligt att inmata värden på gruppen. Vill man budgetera eller prognostisera på en specifik verksamhet eller fritt fält (som är upplagd i ekonomisystemet) tryck på Rest och en dialogruta visas. Där skrivs den verksamhet eller fritt fält in som man önskar använda för inmatning. Verksamheten med inmatningsbara fält läggs då till höger om Rest-kolumnen. Trycker man på Verksamhet, visas en dialogruta för att öppna ett fritt fält. Det fria fältet läggs då till höger om verksamheten som den är kopplad till. Det går också att öppna en Sid 9-25
eller flera verksamheter/fria fält samtidigt genom ikonen Lägg till verksamheter/fritt fält. Om flera verksamheter anges ska de kommasepareras. Observera att fria fält inte är med i summeringen i totalkolumnen, utan ska alltid registreras som en del av beloppet som finns registrerat på en verksamhet (eller restkolumn). Ett värde registreras först på verksamheten, ex 500 tkr, och sedan registreras varav fritt fält, ex 200 tkr. Då summeras 500 tkr till totalen på ansvaret. Det finns flera rapporter för budget/prognos på fria fält att ta ut. I samtliga moduler utom övriga driftkostnader kan budgetvärden inte registreras både på kontogrupp och på specifikt konto inom samma kontogrupp. I de fall detta görs tas det tidigare värdet bort. När det gäller övriga driftskostnader går det dock att budgetera på kontogrupp 5, utan att något annat försvinner. I några moduler finns konton på flera sidor, speciellt om man väljer att inte budgetera på kontogruppnivå utan på ett exakt konto. Nederst i rutan visas de antal sidor som modulen innehåller samt pil-tecken framåt och bakåt som används för att komma till aktuellt konto eller kontogrupp. Det är även möjligt att klicka på sidnumret. I en cell kan flera tal läggas ihop och dras ifrån. När ett nytt värde registreras kan man exempelvis skriva 1000+1000+3000-5000*2. För att ta bort ett värde måste det felaktiga värdet skrivas över med siffran 0. 3.2.2 Uppdatering/spara Uppdatering av registrerade värden sker genom Enter-tryckning alternativt med spara-symbolen.. 3.2.3 Konteringsbild Konteringsbilden är ett komplement till ordinarie moduler och används för att registrera budgetalternativt prognosvärden för en verksamhet i taget. För att se ikonen för konteringsbilden, öppna/skapa en kopia. Figur 3.2.3.1: Ikoner på sammanställningssidan Registrering av budget/prognos direkt på verksamhet och kontogrupp/konto görs via Visa konteringsbild. Välj aktuell verksamhet på sammanställningssidan. Om verksamheten inte är upplagd i Perspektiv kommer den med automatik läggas upp. Förutsättningen är att den finns upplagd i AGRESSO och är överförd därifrån (görs varje dag vid kl 12). Tryck på ikonen för konteringsbilden Eventuellt tidigare budget-/prognosvärde visas i konteringsbilden. Sid 10-25
Figur 3.2.3.2: I de fall verksamhet inte är vald på sammanställningssidan visas denna bild. Figur 3.2.3.3: Konteringsbild Ange konto alternativt kontogrupp (kontotext visas efter tab) och belopp. Samma regler gäller som i respektive modul. Värden anges på samma sätt som i respektive modul, dvs i normalfallet anges inget tecken. Det är möjligt att lägga in kommentar till varje belopp. Spara värden genom enter. I samband med uppdatering av konteringsbilden finns registrerade värden i respektive modul samt på startsidan. Vid uppdatering sorteras raderna i kontoordning. Om inte raderna räcker på första sidan, spara först värdena så läggs det till ytterligare en sida. Budget/prognos för löner görs inte via konteringsbilden. Värdena visas varje gång konteringsbilden för aktuell verksamhet väljs. Figur 3.2.3.4: Konteringsbild Är inte kontot/kontogruppen giltigt kommer raden att rödmarkeras vid uppdatering. I exemplet ovan är de tre första raderna uppdaterade. Övriga rader är felsignalerade (rödmarkerade). Det går inte att i samma kontogrupp registrera värden på både kontogrupp (52) och på exakt konto (5221). Åtgärda genom att ta bort en av raderna genom att blanka ut konto och belopp. Sid 11-25
Konto 5510 och konto 4212 är inte giltiga konton. Texten OGILTIGT KONTO visas redan vid tab till belopp. Lönekonton där budget och prognos registreras via Registrering Löner visar texten OGILTIGT KONTO i konteringsbilden vid registrering. Efter registrering i Lönemodulen visas budget/- prognosvärden i konteringsbilden med giltig kontotext. 3.2.4 Kommentarer Det är möjligt att lägga in kommentarer i cellerna. I samtliga moduler finns en gul flagga uppe i högra hörnet i respektive fält. Klicka på flaggan för att skriva in en kommentar. Då visas en ruta där kommentaren skrivs in. Efter att kommentaren skrivits in ändras flaggans färg till rött för att markera att en kommentar är inskriven. Om markören ställs på den röda flaggan så visas kommentaren. Kommentarer kan tas med i rapporter och skrivs då ut på det sista bladet i rapporten med hänvisning till aktuellt konto/verksamhet. Om kommentaren är lång måste manuella radbrytningar läggas in för att kommentaren ska presenteras korrekt vid utskrift. Sid 12-25
Figur 3.2.4.1: Kommentarer Sid 13-25
3.2.5 Kontogrupper I Perspektiv finns samtliga konton tillgängliga som finns upplagda i ekonomisystemet. I modulerna kan kontogruppen expanderas för att visa både kontogrupper och konton. Figur 3.2.5.1: Kontogrupper 3.2.6 Ta bort verksamhet/fritt fält För att ta bort en angiven verksamhet tryck på verksamhetsnumret, då ställs frågan om verksamheten ska tas bort. Observera att kolumnen måste vara tom på värden för att kunna tas bort. Figur 3.2.6.1 Ta bort verksamhet/fritt fält Sid 14-25
3.3 Modulerna för budgetering av personalkostnader, investeringar och transfereringar 3.3.1 Budgetering av personalkostnader Modulen Personal lönekostnader Det finns två lönemoduler i Perspektiv. En utan löneomkostnadspålägg (LOP) för att budgetera personal med utbildningsbidrag och en med LOP för budgetering av doktorander och övrig personal. Det finns flera sätt att nå modulerna. Till den första modulen, utan LOP, kommer man genom att klicka på raden doktorander/utbildningsbidrag och därefter välja utbildningsbidrag. Till lönemodulen med LOP kommer man genom att klicka på raden lönekostnader eller genom ikonen Registrering löner. Klickar man på raden i resultaträkningen kommer man till en sida där de olika kontogrupperna visas på tresiffernivå medan ikonen gör att man direkt kommer till registreringsbilden på individnivå. Bilden på individnivå visar samtliga anställda konterade på ett visst ansvarsställe med åtföljande konto. Denna bild har ett budget- och ett prognosläge. Val av visningsläge görs i Visa-rutan. Personalkostnaderna (lönekostnader) budgeteras i Perspektiv på individnivå. Det är dock inte tvingande med en sådan detaljnivå för personalkostnaderna om man inte önskar detta. Det finns också några lönekonton som inte är individrelaterade. Som stöd för budgetarbetet hämtas lönedetaljerna över från lönesystemet efter augusti månads löneköring varje år.. Det är möjligt att lägga till ny personal samt ta bort personal som kommer att avsluta sin anställning. Månadslön och det antal månader som respektive person är förordnad, konto samt omfattning på anställningen i procent följer med som information från lönesystemet. Månadslönen kan ändras liksom det antal månader som budgeten ska omfatta följande år. Kostnadsfördelningen i procent mellan verksamheter, förväntad löneökning samt LOP inkl. semesterlönetillägg måste aktivt anges vid budgeteringstillfället. Budgetering inom grupperna 401-402-403 måste läggas på fullständiga konton (med några undantag) och registrering sker på registreringsbilden på individnivå. Inom övriga kontogrupper kan budgetvärden valfritt registreras på tresiffernivå eller fullständiga konton. Dessa kontogrupper når man endast genom att klicka på raden Personal, lönekostnader. Har man tryckt på raden och vill komma vidare till registreringsbilden på individnivå, trycker man på ett konto där personal finns konterad. Man kommer till registreringsbilden för alla konton i grupperna 401-402-403 (med några undantag). Figur 3.3.1.1: Budgetering personalkostnader Sid 15-25
Exempel Registrering av personal, lönekostnader Beskrivningen gäller lönekostnader på individnivå: Klicka på ikonen Registrering löner. Personerna är sorterade i bokstavsordning. Det går också att få dem i kontonummerordning genom att markera i rutan i Visa-rutan. Alla fält som är gråmarkerade går att ändra eller fylla i. Lägg in gällande LOP inkl semesterlönetillägg i aktuell ruta. Lägg in förväntad löneökning i aktuell ruta. Det går också att ange denna på varje individrad och därigenom variera ökningen. Kontera en person på verksamhet genom att klicka på Summa inom några av verksamhetsgrupperna. Rest-rutan är nu möjlig att kontera genom att ange % omf av konteringen framför Rest-rutan och sedan trycka på Enter-knappen. Vill man ange en specifik verksamhet trycker man på Rest-rutan och anger verksamheten i dialogrutan. Det går också att ange en verksamhet genom att klicka på ikonen Lägg till verksamhet/fritt fält. Vill man lägga till en rad klickar man på ikonen Infoga rad. På den nya raden kan man ange namn eller annan text, t.ex. ny univlektor. Ange månadslön, antal månader och konto. En rad kan tas bort genom att rutan till vänster om namnet kryssas i och sedan klickar man på ikonen Ta bort rad. Observera att de infogade raderna ska vara ifyllda innan publicerings av budgeten kan ske. I de fall det finns tomma rader, ej ifyllda rader, ska dessa tas bort. Vid prognosarbete med lönekostnader ska Prognos vara markerad i Visa-rutan. Personer som finns i budgeten överförs till prognosen. Rader från budgeten är inte möjliga att ta bort. Däremot kan värdena på raden ändras. Vid prognosarbete är det dock att föredra att inte ändra uppgifter som ingår i budgeten (namn, värden) utan i stället ändra uppgifter på nya rader. Därigenom är det möjligt att urskilja vad som ingått i budgeten och sedan vad som ändrats i prognosen. De rader som lagts till i prognosläge kan däremot alltid tas bort om så önskas. Sid 16-25
Modulen Doktorander Figur 3.3.1.2: Doktorander Doktorander på konto 4021 finns med bland övriga anställda. Genom att klicka på raden för doktorander kommer man till registreringsbilden på individnivå. Modulen Utbildningsbidrag Utbildningsbidrag på konto 4181 finns i en egen modul. Denna modul har ingen beräkning för LOP. Klicka på raden för doktorander/utbildningsbidrag (alternativt snabbval), därefter på kontogrupp 418 och sedan på raden Utbildningsbidrag alt. 4181, så kommer man till registreringsbilden på individnivå. 3.3.2 Budgetering av investeringar De tre modulerna som berör investeringar har samma innehåll. Det innebär att man från startsidan kan gå in i vilken av de tre modulerna som helst och budgetera alla momenten som hör ihop med investeringar på en gång. De tre modulerna är: Täckning avskrivning bidragsfinansierade anläggningar Avsättning anläggningar Avskrivningar. Figur 3.3.2.1 Budgetering av investeringar Sid 17-25
Budgetering av investeringar görs något olika beroende på om investeringen har skett med eller utan utgiftsbelastning. Utan utgiftsbelastning - normalfallet Vid investeringar utan utgiftsbelastning är det enbart avskrivningar som belastar berörd verksamhet. Avskrivningskostnaderna belastar kontogrupp 69. Detta innebär följande för budgeteringen: Avskrivningskostnaderna budgeteras i kontogrupp 69. Med utgiftsbelastning Med utgiftsbelastning menas att hela anskaffningsutgiften direkt belastar den verksamhet som ska stå för kostnaden. Utgiftsbelastning är enbart möjlig på verksamheter som är externfinansierade och där bidragsbeloppet erhållits i förskott eller i tolftedelar. Vid en utgiftsbelastning bokförs hela anskaffningsutgiften på konto 39941 (debet) och på berörd verksamhet och som en avsättning (i balansräkningen i kredit) för kommande avskrivningar. Efter hand som avskrivningar i kontogrupp 69 bokförs på verksamheten (i debet), täcks avskrivningar upp med en inkomst på konto 39942 (i kredit) på samma verksamhet. Resultatmässigt tar avskrivningar och täckningen på detta sätt ut varandra på verksamheten och det som återstår är utgiften för den tillgång som anskaffats. Utgiften belastar alltså verksamheten i sin helhet första året. Detta innebär följande för budgeteringen: Investeringen/anskaffningsvärdet i sin helhet budgeteras på konto 39941. Observera att budgetvärdet registreras utan tecken och behandlas i systemet som en intäktsminskning. Den årliga avskrivningskostnaden budgeteras i kontogrupp 69. Täckningen av den årliga avskrivningskostnaden (samma belopp som för avskrivningskostnaden) budgeteras på konto 39942. För mer information se ekonomiwebben, avsnittet Bokföra anläggningar. Simuleringsstöd för beräkning av nästkommande års avskrivningskostnader Som underlag för budgetering av nästa års avskrivningskostnader finns rapporter i AGRESSO. Simuleringsmöjligheter av kommande års avskrivningar återfinns i AGRESSO under Egen meny/utdata/anläggningar. Här finns det två varianter för kommande år, dels för avskrivningar utan utgiftsbelastning och dels för avskrivningar där täckning sker, det vill säga för dem med utgiftsbelastning: Rapporterna Avskrivningar-prog bef. anläggningar och Avskrivningar-prog bef. anl per vgrupp Dessa rapporter visar alla befintliga anläggningar och dess avskrivningskostnader per år. Rapporterna Avskrivningar-utgiftsbelastade inv, detalj (bidrag) och Avskrivningar-utgiftsbelastade inv/vgrupp (bidrag). Beloppen i rapporterna för utgiftsbelastade investeringar är de som ska utgöra täckning av avskrivningar på konto 39942 på berörda verksamheter/-verksamhetsgrupper. Sid 18-25
3.3.3 Budgetering av transfereringar Vid budgetering av transfereringar ska registrering ske i de båda modulerna för transfereringar men även modulen för bidrag måste ingå. I modulen för bidrag ska bidrag som erhållits för transfereringar reduceras. Detta innebär följande för budgeteringen: Klicka på modulen Lämnade bidrag, registrera budgeterat belopp för transferering på antingen kontogrupp eller på ett specifikt konto. Registrering kan ske i Rest-kolumnen eller om det gäller registrering på enskild verksamhet, tryck på Rest och ange verksamheten eller lägg till verksamhet med hjälp av ikonen. För att finansiera transfererat belopp registreras därefter samma värde i modulen Erhållna medel f fin bidrag. Detta innebär att resultatpåverkan inom kontokolass 7 blir noll. Registrera också beloppet i modulen Bidrag på konto 3x98 (med minustecken, intäktsreducering ). För mer information se ekonomiwebben, avsnittet Transfereringar. 3.4 Publicering 3.4.1 Publicera budget/prognos När en publiceringskopia publiceras blir den öppen för visning för fakultetskanslierna. Publicering ska ske i enlighet med den tidplan som gäller för respektive fakultetsområde. Publicering kan endast ske när man befinner sig i sammanställningsbilden. Om det finns en tidigare publicerad budget/prognos ersätter publiceringskopian denna. Tryck på ikonen Publicera för att publicera. När publiceringen är klar visas en text bl.a. innehållande datum och klockslag för när publicering gjorts. 3.4.2 Ta bort publicerad budget En publicerad budget kan tas bort fram till dess att budgeten låses. Detta gäller endast budget. En publicerad prognos kan inte tas bort. Kontrollera med ditt fakultetskansli för exakt tidpunkt. Tryck på ikonen Öppna arbetskopia längst upp till höger. Ett fönster öppnas i vilket Publicerad budget markeras. Tryck på Radera för att ta bort publicerad budget. Sid 19-25
4 UPPFÖLJNING/PROGNOS 4.1 Hämta utfall Konto- och objektplan samt månadsvisa utfall hämtas från ekonomisystemet. Utfall läses in efter varje avslutad period vilket innebär att utfallet för föregående månad kan hämtas ett par dagar in i efterföljande månad. För att hämta utfall ska rutan för utfall markeras i Visa-rutan. Dessutom ska ikonen för hämta utfall användas. I den ruta som visas (se nedanstående bild) anges valt år och valt antal månader. Oavsett vilken månad du väljer hämtas alltid utfallet fr.o.m. januari aktuellt år. Tryck OK när du är klar. Utfallet visas därefter i en kolumn till höger om budget- och prognoskolumnerna inom respektive verksamhetsgrupp. Figur 4.1.1: Välj utfall och visning Det kan vara intressant att se utfallet för motsvarande period ett tidigare år. Det görs genom att markera i rutan för År 2. Två utfallskolumner visas då på bilden. Det går också att räkna om vald utfallsperiod till helårsvärden, t.ex. utfallet för juni multipliceras med 2 för att se vad det blir för hela året. När omräkning markerats i dialogrutan och man tryckt på OK, visas utfallssiffrorna i blå färg. I denna dialogruta är det även möjligt att välja att se budget och prognosvärden omräknade till den valda utfallsperioden. Finns utfall efter sex månader kan således budgetvärdena visas halverade. Sid 20-25
Figur 4.1.2: Budget omräknat till 6 mån samt utfall omräknat till 12 mån 4.2 Utfall i % av budget I jämförelsen mellan budget och utfall finns möjligheten att även få utfallet i % av helåret i relation till budgeten. Markera rutan för utfall i % av helår budget och kolumnen lägger sig till höger om utfallskolumnen. Det går också att visa utfallet i % av prognosen. Öppna i så fall Visningsinfo och markera rutan för utfall i % av prognos. Sid 21-25
Figur 4.2.1: Utfall i % av budget 4.3 Arbeta med prognos Arbetet med prognos i Perspektiv utgår alltid från den publicerade budgeten. Först ska en kopia skapas. Se avsnittet Skapa kopia. Den publicerade budgetens värden kopieras vid låsningen av budgeten över till prognoskolumnen som startvärden för den prognos som ska göras. Prognosvärden matas in på samma sätt som budgetvärden. För att visa prognos markeras Prognos i Visa-rutan och därefter klickar man på Visa. För att få fram värden på samtliga registrerade verksamheter inom verksamhetsgruppen, klickar man på gruppen. Det är även möjligt att i Visa-rutan markera att visa alla verksamheter med värden. Sid 22-25
Figur 4.3.1: Arbeta med prognos När arbetet med prognosen är klart, går man till sammanställningsbilden och publicerar prognosen. Den ersätter då den tidigare publicerade prognosen. För varje ny kopia som sedan skapas överförs de prognosvärden som senast publicerats till den nya kopian. 4.4 Skapa visningsmall De som utnyttjar möjligheten till sammankoppling av externa verksamheter genom s.k. huvudprojekt är intresserade av att se dessa verksamheter summerade. Även verksamheter med samma innebörd på utbildnings- och fakultetsanslagen (gäller för t.ex. fakultetsnämnderna) kan behöva vara summerade. Sammankoppling av verksamheter sker genom att skapa en s.k. visningsmall. Fyll då först i de verksamheter som ska sammankopplas i rutan Verksamhet på sammanställningsbilden i en publicerad budget. Öppna sedan ikonen Skapa visningsmall och namnge visningsmallen. För att därefter ta fram en visningsmall, öppnas ikonen Hämta visningsmall och den önskade visningsmallen markeras. Tryck sedan på OK. I skrivande stund finns ingen summering av de verksamheter som bildar visningsmallen. Verksamheterna visas endast var för sig. Sid 23-25
4.5 Rapporter/utskrifter Figur 4.5.1: Skapa rapport I Perspektiv finns ett antal standardrapporter vilket innebär att varje rapport har ett fördefinierat utseende. Med de val som gjorts i visningsläget (på skärmen) styrs innehållet i dessa standardrapporter. Valen kan gälla t.ex. ansvar, verksamhet, fria fält osv. Generellt för rapporterna kan även underliggande ansvar visas; närmare definition beskrivs nedan. Inskrivna kommentarer kan även visas i rapporterna. De kommer då på sista bladet i rapporten med hänvisning till aktuellt konto/verksamhet. Det är också oavsett valet i visningsläge möjligt att ange om budget, prognos, utfall alt. utfall i % av budget eller prognos ska visas. Har ett val i visningsläget gjorts sätter det valet förutsättningarna till rapporten men det är alltså möjligt att här ändra på något av dessa val. Observera att utskrifterna som görs i de allra flesta fall måste ställas om till liggande format vid varje utskriftstillfälle. De flesta rapporterna går att ta fram på tre olika sätt, utskrift på skrivare, export till excel i xls-format (färdigt excelformat) samt till excel i skv-format (semikolonseparerad fil). Resultaträkning Rapporten innehåller en resultaträkning på övergripande nivå med indelning på verksamhetsgrupper. Här är möjligt att välja att även få underliggande ansvar och då visar rapporten först en total på exempelvis ansvar på 3 pos och därefter de underliggande ansvaren var för sig. Sid 24-25
Resultaträkning per ansvar Denna rapport innehåller samma information som ovan. Genom att välja denna rapport samt att välja att ta med underliggande ansvar kommer en total samt de underliggande ansvaren att visas till höger om varandra på samma bild. Resultaträkningsanalys Innehåller de konton som ingår i de olika posterna i resultaträkningen. Här kan man välja att även få underliggande ansvar och då visar rapporten först en total på exempelvis ansvar på 3 pos och därefter de underliggande ansvaren var för sig. Resultatrapport Verksamhet Rapporten ger resultatet (verksamhetsutfall) per verksamhet, alltså en mer översiktlig rapport med en rad per verksamhet. För underliggande ansvar, se ovan. Fritt fält-rapport per fritt fält Rapporten innehåller resultat per fritt fält med delsumma per verksamhet. Fritt fält-rapport per verksamhet Rapporten innehåller resultat per verksamhet med delsumma per fritt fält. Lönerapport Lönerapporten tas ut antingen för budget eller för prognos. Både budget och prognos kan skrivas ut samtidigt men visas på olika blad. Rapporten visar namn, månadslön, konto, procentuell omfattning på konto, verksamhet, procentuell omfattning på verksamhet samt summa. Rapporten sorteras på namn och är framför allt tänkt att ha som underlag för lönekonteringen i lönesystemet inför nästkommande år. Lönerapport Ny Lönerapporten tas ut antingen för budget eller för prognos. Både budget och prognos kan skrivas ut samtidigt men visas på olika blad. Rapporten visar person, månadslön konto och verksamhet samt omfattning per rad. En person som är budgeterad på flera verksamheter visas på fler rader med summering per konto. Summering per person alternativt konto om modulen lönekostnader är sorterad på konto. Publiceringsrapport I de fall någon har behörighet på flera ansvarsställen kan en publiceringsrapport tas ut som visar senaste publicering på enskilt ansvar. Rapporten innehåller ansvar, benämning, datum, klockslag, år, användaridentitet samt namn. Visa utskriftsläge Det går också att få utskrivet just den bild som är öppen genom ikonen Visa utskriftsläge och därefter ange utskrift. Sid 25-25