HANDBOK FÖR FÖRNYAD KONKURRENSUTSÄTTNING

HANDBOK FÖR FÖRNYAD KONKURRENSUTSÄTTNING

För att kunna göra en förnyad konkurrensutsättning måste du ha rollen B-20 och/eller B-25 kopplad till dig. Denna koppling görs av din lokala administratör. Logga in i Winst som vanligt, välj fliken Inköp och därefter Konkurrensutsättning. 2

På vänster sida kan du sortera dina konkurrensutsättningar i Status ordning På höger sida skapar du din konkurrensutsättning genom att klicka på länken Skapa ny konkurrensutsättning eller genom att trycka på knappen NY. fältet Namn ska du ge konkurrensutsättningen en benämning, det är denna benämning som står i meddelandet som skickas till leverantören. I fältet sista anbudsdag sätter du det datum som är det sista datum för att besvara konkurrensutsättningen, sista anbudsdag. Om du dubbelklickar i fältet får du fram en kalender som du kan välja datum i. 3

Välj nu Avtalskategori i listan. Finns underområden kopplade till avtalskategorin skall detta väljas i fältet Avtalsområde. Bilagor som skall skickas med vid konkurrensutsättningen läggs in genom att trycka på knappen Bilagor, maximalt antal bilagor är 99 st och maximal total storlek på bilagorna är 60000kB. Alla typer av bilagor kan läggas in. OBS! Leverantörerna måste kunna läsa dem så tänk på formatet! 4

I fältet Förfrågningstext skrivs vad konkurrensutsättningen avser, såsom exempelvis behov. Hänvisning till bifogade filer kan också göras. Den text som skrivs här ser leverantören först och kan då avgöra om det är av intresse eller ej. Skriv även vem som är kontaktperson för konkurrensutsättningen så leverantörerna vet vem de kan vända sig till. I fältet Deltagare listas de leverantörer som är kopplade till denna avtalskategori och avtalsområde samt kommer få meddelandet om en ny konkurrensutsättning. Knappen Spara ger möjligheten att spara din konkurrensutsättning till senare eller som egen mall. 5

För att starta/skicka iväg konkurrensutsättningen till leverantörerna trycker du på Starta. Du får då valet att starta nu eller starta vid angiven tidpunkt. 6

Knappen Radera tar bort/raderar ditt arbete. Endast påbörjade ej skickade och/eller sparade ej skickade konkurrensutsättningar kan raderas. Fråga ställs innan raderingen. 7

När konkurrensutsättningen startats skickas mail till alla deltagande leverantörer. 8

Leverantören klickar på länken i meddelandet och kan då läsa vad konkurrensutsättningen avser. 9

Leverantören får välja ett lösenord, minst 6 tecken, trycker på "skicka". 10

Nytt mail kommer då till leverantören för verifikation. 11

Leverantören klickar på länken och verifierar sig med sitt lösenord. Därefter kan leverantören läsa alla handlingar till konkurrensutsättningen samt lämna sitt anbud. 12

Leverantören fyller i sin anbudssumma i fältet Summa exkl. moms om detta är efterfrågat. Det kan ju vara så att de endast ska fylla i bifogade filer och sedan skicka tillbaka dem ifyllda 13

När leverantören är färdig skickas anbudet in genom att trycka på ikonen för Skicka anbud. Under anbudstiden kan upphandlaren se om leverantören har öppnat förfrågan, i listan över deltagare, men kan inte öppna anbudet innan sista anbudsdag passerats. Under anbudstiden kan leverantörerna skicka kommentarer/frågor till upphandlaren direkt till WINST genom att skriva kommentaren i fältet och sedan trycka på skicka kommentar. 14

Upphandlaren får ett mail med upplysning att en kommentar lagts från leverantör avseende konkurrensutsättningen. Upphandlaren kan läsa och svara på kommentaren i WINST. När svar ska skickas kan du välja att skicka svar endast till den som frågade eller till alla leverantörer i konkurrensutsättningen. Om du ska skicka svar till alla måste du skriva frågan först och svaret därefter. 15

Svaret skickas till alla leverantörer via mail och du som upphandlare kan se fråga och svar i WINST. 16

Under anbudstiden kan upphandlaren ändra sista anbudsdag flytta den framåt i tiden samt lägga till/ändra/ta bort text och bilagor. 17

När anbudstiden passerats skapas ett öppningsprotokoll som läggs under knappen bilagor. I öppningsprotokollet finns de leverantörer med som lämnat in ett anbud. 18

När sista anbudsdag passerats kan upphandlaren också öppna anbuden genom att markera den leverantör som han vill titta på och trycka på knappen öppna. Då syns den text som leverantören skrivit in, det angivna beloppet och bilagorna som leverantören lagt till. Om upphandlaren vill kan han efter genomläsning av anbud lägga in en justerad anbudssumma i fältet Justerad utv.summa samt skriva en anteckning i anteckningsfältet, Interna anteckningar. 19

När utvärderingen är klar skall leverantörerna tilldelas. Endast de leverantörer som lämnat anbud kan tilldelas! 20

Markera den leverantör som ska tilldelas som vinnare och tryck på knappen Tilldela. Du får då upp följande dialogruta: Använd avtalsspärr är default ifylld och datumen satt till 10 dagar från tilldelningsdatumet. OBS! Kontrollera datumet slutdatum får inte vara en helgdag. Genom att trycka på datumet får du fram en kalender där du kan sätta nytt datum. Upphandlaren skall lägga till en kommentar till tilldelningsmeddelandet. Tryck därefter på knappen JA. 21

Leverantören får då statusen "Vinnare" och den förnyade konkurrensutsättningen får statusen Avtalsspärr. Inga beställningar får göras, inga underavtal får skrivas innan avtalsspärren gått ut! 22

Alla leverantörer får ett mail med vem som vann. ' 23

När avtalsspärren passerats får leverantören följande mail. 24

Länken leder till Winst där ytterligare information finns. 25

Nu kan upphandlaren skriva ett underavtal eller avropa direkt genom Winst. Tryck på knappen Avropa, följande bild kommer då upp. 26

Beställning kan göras genom Winst eller på annat sätt. Om beställning görs genom Winst läggs beställningen i kundkorgen och behandlas som vilken annan beställning som helst. Statusen blir Påbörjad beställning Om beställning sker på annat sätt får den förnyade konkurrensutsättningen statusen Avropad. 27