IT-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation och behandlingshistorik) IT-samordnare /IT-enheten Annonser, annonsmanus Annonsansvarig 2 Anonyma brev Registrator Diarieförs och bevaras Anslag/Tillkännagivande av sammanträdes- Nämnd- protokoll Arbetsordningar, reglementen, instruktioner, handböcker Arkivbeskrivning Automatspel, rörande tillstånd och anordnande av Avtal/kontrakt sekreterare / IT Bilaga till dokumenthanteringsplaner Förvaltningen redovisar dokumentation till ITenheten där ITenheten inte är applikationsägare - Avtal/kontrakt av rutinartad eller kortvarig karaktär (t.ex. kopieringsavtal, leasingavtal) 2 år upphörd giltighet
Avtal/licenser med Datainspektionen rörande förvaltningens register Besked till enskilda om att deras brev har mottagits eller överlämnats till annan instans Bidragsansökningar från föreningar, jämte Bidragsansökningar, sammanställning Blanketter, tryckoriginal Cirkulär, kurs- och konferensinbjudningar, reklam, meddelanden av kortvarig betydelse, inkomna för kännedom och allmän information, interna meddelanden samt frågor av ringa betydelse. Delgivningar Personuppgiftsombud Delegationsbeslut Ingår i protokoll Delegationsbeslut, anmälda inför nämnden Nämndsekreterare Delegationsordning Nämndsekreterare 2
Diarieförda. (Undantag: Diarieförda med rutinmässigt återkommande bagatellartade ärenden kan gallras) Diarienummerordning med aktomslag i arkivkartong Diarier IT - Dokumenthanteringsplaner med arkivbeskrivning Egenproducerat informationsmaterial, (program, pressklipp, foton, hemsidor, videofilmer, ljudband, kartor, ritningar, Cdskivor m.m.) som rör förvaltningens verksamhet. Om människor finns med på bilder, film m.m. biläggs som redogör för hur bilderna, filmerna m.m. får hanteras (med eventuella tillstånd enligt PUL (Personuppgiftslagen) Se även: Fotografier / IT Ett exemplar bevaras (Hemsidan bevaras två gånger per år av IT-enheten) Årligen Arkivkartong. Digitalt framställd information bevaras om möjligt på arkivbeständigt papper. Fotografier kompletteras med bildbeskrivning. Digitala bilder bevaras på lämpligt sätt (enligt IT-enhetens direktiv). Enhetsplaner Verksamhetshandboken 5 Enkäter Enkätresultat och Då ny plan antagits
sammanställning bevaras Enkäter, sammanställningar av Diariet E-post (Offentlighetslagstiftningen gäller även för privat post i ns dator) E-post, sekretess E-post som innehåller känsliga uppgifter men ej är sekretess. Pappershandlingen i arkivutrymme Utskrift på papper som hanteras enligt respektive handling. omedelbart som e-post. Enligt plan för respektive handling omedelbart som e- post. som pappershandling Sekretesshandlingen registreras omedelbart EU-projekt För hantering av från EU-projekt se dokumenthanteringsplanen KS Allmän Handlingar av tillfällig eller ringa art (Definieras i Riksarkivets författninssamling RAFS 1991:6) Inkommen handling i form av meddelande i Vid inaktuali-
röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande och som tillfört ärendet sakuppgifter Instruktioner, handböcker, reglementen, arbetsordningar Interna meddelanden, intern information och intern korrespondens som tillkommit uteslutande för att underlätta myndighetens/ förvaltningens arbete och som inte har ett egenvärde Inventarieförteckningar Kallelser, föredragningslistor, expeditionslistor och dagordningar till sammanträden Kopior av som i original förvaras på annat håll inom kommunen / IT tet, det att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts ärendet 2 år inaktualitet 2 Kopior, avskrifter, utdrag, dubbletter och överexemplar som inkommit endast som
information och som inte föranlett någon åtgärd Kopior utsända inför styrelsemöten/ sammanträden, kopior av inkomna som för kännedom anmälts på styrelsemöten/sammanträden Korrespondens, rutinmässig eller av tillfällig betydelse, förfrågningar från allmänhet och som behandlas vedertagen mall Korrespondens som inte är rutinmässig och inte finns bevarad centralt 2 Årligen Kurser, utbildningar och konferenser anordnade i egen regi Kvalitetsredovisning (Innehåller en bedömning av om målen uppnåtts samt om eventuella åtgärder) Körjournaler Licenser rörande system/applikationer IT-enheten / IT-samordnare Loggar för t.ex. fax, e-post och Internet samt elektroniska spår från t.ex. cookie- och / globalfiler IT-enheten Årligen 2 Vid inaktualitet. Sekretessbelagt material:
Minnesanteckningar från arbetsträffar; avdelnings-, personal-, informationsmöten; lednings-, referens-, arbetsgrupper, samverkansgrupper eller liknande Organisationsplaner och organisationsscheman enhet Postlista Registrator Pressmeddelanden, egna 2 år 5 Under förutsättning att de inte innehåller beslut eller information av direkt betydelse för verksamheten. Inkomna gallras vid inaktualitet Kopieras på arkivbeständigt papper. Datum och tidning antecknas Projekt, protokoll/mötesanteckningar och från projekt som bedrivs i form av lednings- och projektgrupper Protokoll samt bilagor och andra som ligger till grund för de olika besluten från sammanträden med styrelse/nämnd, arbetsutskott, kommittéer m.m. där förtroendevalda respektive Kronologiskt i arkivkartong När projektet upphör
ledamöter ingår Protokoll och bilagor av långsiktigt värde Protokoll och bilagor från sammanträden i planerings- eller administrativa frågor, från skyddronder, MBL-för etc. Protokoll och, kopior av, som i original finns på annan Redogörelser och uppgifter som endast finns i kopia och där samma redogörelser och uppgifter införts i officiella publikationer, utgivits som egna rapporter eller införts i egna register eller databaser Register, liggare och listor som tillkommit uteslutande som ett led i förvaltningens egna arbete och som inte har ett egenvärde Registerförteckning respektive enhet Kronologiskt i arkivkartong Kronologiskt i arkivkartong Personuppgiftsombud Alla versioner skall bevaras Registerutdrag, begäran om Personuppgiftsombud 2 Reglementen, arbetsordningar, instruktioner, handböcker / IT Reklamationer
Statistik, egenproducerad (av väsentlig betydelse, Årligen t.ex. framtagen i samband med bokslut) Statistik, besöksrapporter och liknande, underlag för Statistiska uppgifter som lämnats till Statistiska 2 centralbyrån Statistiskt underlag till årsberättelse 2 Synpunkter/Klagomål I diariet Synpunkter/Klagomål kopia I synpunkts- hanterings- systemet Tidningsurklipp och fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Se: Fotografier Tryckoriginal (material för att kunna mångfaldiga en handling) Uppdrag gällande utredningar/projekt Diariet Utrymningsplan Verksamhetsansvarig Då ny plan utkommer Verksamhetsplaner Voteringslistor Sekreterare Efter kontroll
Yttranden (t.ex. remissyttranden) Års- eller verksamhetsberättelser, verksamhetsuppföljningar Års- eller verksamhetsberättelser, som utgör underlag till Års- och verksamhetsberättelser från föreningar som erhållit/ansökt om bidrag och uppgifterna skrivits in i protokollet Skrivs om möjligt på arkivbeständigt papper