Projektet i organisationen multprojektorganisering - kommunikation anneli linde Om organisationen Vad är en multiprojektorganisation Hur fungerar en sådan organisation Vilka är de typiska utmaningarna i en sådan organisation Vad är en multiprojektorganisation En organisation, del av företag eller kluster av många projekt som är beroende av varandra över tid och rum inom eller över organisatoriska gränser En organisation där projekt är ett arbetssätt och ett sätt att organisera Projektportföljen Alla organisationen projekt som tillsamans bidrar till organisationens /företagets mål och affärer. - Portföljen måste hanteras för att få en effektiv organisation. Prioriteringar och övergripande styrning är nödvändig. Operativa arbetet i en multiprojektorganisation Konsekvensen av projektifiering och beroenden mellan projekt i en multiprojektorganisation Löpande arbetsuppgifter Dagliga akitiviter, kort tidsperspektiv, begränsade ramar tex. Underhåll, Support, Produktion i stor serie, bokföring,.. Målstyrda aktiviteter Projektbaserade, ngt längre tidsperspekiv: ngn månad till ngt år. Utveckling av produkt, tjänst, kundorder, organisatorisk förändring etc. Strategiska aktiviteter Strategiska aktiviter från ett år till tre år eller längre. Kan samordnas i program, utförs för att nå org långsiktiga strategiska mål tex: kompetensutv program ett antal projekt för samma strategiska kund, produktutvecklingsprogram Resurskonkurrens Prioriterings problematik Kommunikationsproblem Kortsiktighet Kunskapshantering blir problematisk Ansvar- och befogenheter kan bli otydliga Risk för byråkratiska lösningar Individnivå: stress, otydliga kopplingar till övriga organisationen, kortsiktighet 1
Organisationen indelas i: Projektets/organisationens roller/funktioner Projektets styrande funktion Projektledningsfunktionen Projektets operativa funktion Projektstyrfunktion: Multiprojektledare Styrgrupp Sponsor Projektledningsfunktion: Projektledare Projektutförandefunktion: Delprojektledare Resursägare Mottagare Projektets intressenter: Kunder, leverantörer, myndigheter, etc Grundläggande krav på en multiprojektorganisation Projekt kontoret-spindel i nätet Klart och tydligt implementerade och förstådda affärstrategier Optimal organisatorisk struktur med klara roller Gemensam projektkultur i hela organisationen Förstklassig projektledning på alla nivåer Rangordning och prioritering av projekt Ett klimat av ständiga förbättringar Implementering av multiprojektstyrning Vårda projektportföljen Utveckla projektverktyg Skapa projektstöd (stöd till projektledare, hjälpa till med dokumentation, Sköta kompetensutveckling Ansvara för kvalitetssäkring Se vidare sid 328 Kommunikation i projekt- För att en multiprojektorganisation skall kunna fungera och vara effektiv krävs en väl genomtänkt kommunikations strategi. Vad menas med kommunikation Vad finns i en kommunikationsplan Effekten av kommunikation (kontinuerligt) Organisationens - (temporärt) projektens 2
Kommunikation Varför är kommunikation viktigt? Vad är det som kommuniceras i ett projekt? Vad är kommunikation? Meddelande som skickas mellan sändare och mottagare -en kodning/avkodningsprocess sker kommunikationen kan vara verbal eller icke verbal -nästan alltid en kombination av de båda. (dvs både vad som sägs hur det sägs och i vilket sammanhang kanvaraviktigt) Att nå fram..men reducera inte kommunikation till att sända budskap..kommunikation är en komplex och komplicerad process Kommunikation kan vara både en bro och en barriär Vad påverkar hur vi uppfattar ett budskap? Att vara medveten om retorik: Etos -vem jag är som person, vad som ger mig rätten att tala Logos - innehåll, fakta, logik Patos -hur budskapet framförs, känsla som förmedlas kommunikationskultur I varje projekt skapas en kommunikationskultur. Kulturen påverkas av: Projektmedlemmarnas vilja att identifiera sig med projektet Tillgången till information Relationen mellan projektmedlemmarna Projekt handlar om att hantera kommunikation! Projektintressenter skall uppmunatras till att kommunicera- att söka information- bygga relationer dela med sig av information. Ett nödvändigt krav är att alla som är med i projektet känner förtroende för projektets kommunikationssystem 3
Kommunikationsprocessen Effekten Kommunikation i projekt kan sägas innehålla: Kommunikations analys Skapande av kommunikationssystem Implementering av systemet Utvärdering och förbättring av systemet Effekten av kommunikationen beror på många olika faktorer bl.a: a) Medie b) Språk c) Relation a) Media som används b) Det språk som används Formatet dvs möten, rapporter, specifikationer, kontrakt, e-post, sms,blogg Den miljö kommunikationen äger rum i: projektrum, projektbibliotek, anslagstavlor (reala el vitruella) Språkets stil, tex befallande, faktabaserat, argumenterande, byråkratiskt Grafiska språket: dvs diagram, tabeller, bilder Nationella språket som används I språk och språkbruk finns makt c) Relationen projektplanering - kommunikation Relationen mellan sändare och mottagare spelar roll för hur kommunikationen fungerar. Tex det hierarkiska förhållandet, graden av acceptans som ledare, respekt etc. kommunikationsplanen Format Multiple communication types required Appropriate level of information for each audience Frekvens Distribution 4
Kommunikationsplan i projektet Skriftlig formell kommunikation vad? -vad skall inefattas, typ av inforamtion; formell / informell vem? -I eller utanför projektgruppen, (vem är ansvarig /vem utför) varför? -för beslut, för kontroll,för att leda, när? -vid behov, vid specifik händelser el. tid Uppdrags specification beställning Projektplan Progressrapporter /status rapport Slutrapport Återknyt till frågorna: Vad, Vem Varför När och Hur! hur? -skriven, muntligt, mail, möte, dokument.. Formella kommunikationsystem/hjälpmedel IT-baserade system; proj.doc mallar, modeller, databaser för lagring Se tex IT baserade plattformar tex projektplatsen.se Grundsten i projektkommunikationmöten! Olika typer av möten Vilka möten skulle ni planera och lägga in i en projektplan? Hur? Varför?. Informationsmöten Arbetsmöten Beslutsmöte Förhandlingsmöten Granskningsmöten men sätt i relation till Varför hålls mötet? Vem skall vara med? Hur skall mötet utformas?. 5
möten Att tänka på då ni planerar och genomför möten Möten kan ha olika formaliseringsgrad. Kan vara tidstyrt återkommande eller vid behov (utlöst av specifik händelse) Ett möte måste fyllas med mening och substans. Ha respekt för din och andras tid! Möten skall planeras återknyt till frågorna: Vad Vem Varför När och Hur!? Bestäm syfte och mål Vem skall delta och varför Förbered deltagarna (skall kallelse skickas ut på speciellt sätt, finns mtrl som deltagarna skall ta ställnings till i förväg, vad förväntar du dig att mötesdeltagran skall bidra med) Våga leda möten! Arbetet skall gå framåt. Kör man fast-bryt, bordlägg, gå vidare! Om beslut skall tas, se till att det tydligt framgår vad beslutet blev! Vid längre träffar och möten glöm inte att planera in pauser..och godis är inte alltid fel Följa upp möten- ge feedback, se till att beslut genomförs etc allt detta skall ställas i relation till att individer uppfattar och tolkar verkligheten olika! Runt kommunikation finns ofta standardiseringar i organisationerna Olika media sänder olika signaler även om det skrivan eller talade ordet är exakt detsamma! Ord betyder olika saker för olika individer Reaktioner tolkas olika.ingen information/kommunikation kan ses kontexlöst Standardisering inom multiprojektorganisationer projektmodeller Projektledar utbildningar Organisatoriska standardiseringar; projektkontor Projektmodeller Gemensamma verktyg Införande av kunskapsbank: best practice finns i alla organisationer (bokens referens till IHM och att inte modeller används är struntprat ). användning är en definitionsfråga Allt från enkla projektdokumentmallar till avancerade IT baserade system Bygger på samma logik: bl.a faser, tollgates, PL kunskap, målstyrning, planering, 6
Projektdirektiv Projektplan Slutrapport TG0 TG1 TG2 TG3 TG4 Sammanfattning av modellen Beslut att starta initieringsfasen Beslut att genomföra planeringsfasen Beslut att genomföra projektet enligt projektplanen Godkännande av projektets resultat Beslut att avsluta Beslut om överlämning projektet av projektets resultat Initiering Planering Genomförande Avslut Under initieringsfasen kan en eller flera förstudier genomföras Under genomförande fasen görs kontinuerlig avrapportering till styrgruppen Att hitta balansen situationsfaktorer kreativitet Rationell planering och styrning praxis Öppen lärprocess standardisering Inst.låsningar 7