Praktikfall Peab E-fakturadag i bygg- och fastighetssektorn 2010-11-25 Ulla Strandberg
Introduktion Peab AB Börsnoterat företag Startat 1959 av Mats och Erik Paulsson Verksamhet i Sverige, Norge och Finland Verksamheten bedrivs i 10 divisioner 5 Byggdivisioner isioner 1 Nordisk Anläggningsdivision 2 Utländska divisioner Norge och Finland 2 divisioner för övrig verksamhet Industri och Byggsystem Omsättning ca 35 miljarder år 2009 Antal anställda ca 13 000 år 2009
Förutsättningar Fakturaintensiv bransch Status för Peab i mars 2010 Fler än 1 300 000 leverantörsfakturor/år i Sverige Fler än 30 000 aktiva leverantörsinstanser Fler än 5 000 aktiva projekt per år Två workflow-system för hantering av fakturaattester Tre ekonomisystem
Varför elektronisk fakturahantering? Effektivisera i processer Sänka kostnader för administration Minimera antalet felaktiga fakturor Ta kontroll över strategiskt viktig information Förstärka intern kontroll Marknadsmognad mognad och samverkan inom branschen Ordning och reda Klimatsmart genom mindre miljöpåverkan
Kanalstrategier Vad menar vi med kanalstrategi? Fyra kanaler idag PIA efh ebuild Papper E-handelsperspektiv despe Överordnat mål för Peab är att få fakturor elektroniskt I vilken kanal en leverantör fakturerar beror på dels på varje leverantörs förutsättningar, men även på hur vi inom Peab agerar
Kanalstrategi EFH ebuild Scanning PIA Leverantörer
Leverantörsanalys Mätperiod oktober 2007 september 2008 i Peab Sverige AB-koncernen Totalt antal fakturor : 936 500 st Antal leverantörer: 29 360 st Antal leverantörer med <10 fakturor per år: 21 083 st (ca 72%) Antal leverantörer med <=4 fakturor per år: 16 906 st (ca 55%) 2300 leverantörer (ca 8%) står för 80% av totala fakturavolymen 210 leverantörer (ca 0,7%) står för 50% av totala fakturavolymen 150 leverantörer står för 46% av totala fakturavolymen och fördelningen av dessa är enligt följande: Externa (exkl. PIA) ca 235 500 Externa (PIA leverantörer) ca 116 300 Interna (exkl. PIA) ca 47 000 Interna (PIA leverantörer) ca 30 800
Fakturaväxel eller egen lösning? Kontroll Affärslogik Meddelandeinnehåll Format Flöden Kunskap Egen lösning - Resurser BizTalk Server Egen personal Konsulter Kostnader Kort sikt Lång sikt Integrationer mot övriga system Anslutningshastighet
Projektet från början Ett renodlat efh-projekt Extern anslutningspart ett fåtal interna resurser Fokus enbart på kvantitet maximala volymer elektroniskt Minimal i validering i Utnyttja anslutning enligt Skanska-modell Anslutning i huvudsak i Peab-formatet Enbart Bygg & Anläggnings leverantörer skulle anslutas Enbart en pilotanslutning på kundsidan Starkt fokus på sänkta kostnader
Utmaningar Uppföljning Data på radnivå Volymer Enkelt att attestera Olika mål Konto?? Bilagor Standard-BEAst Resurser Anslutningsteam Märkning Avvakta Kontoplan? Vad gör vi om det går fel? Kör på! Formatfrågor Tekniskt kan vi lösa det
Projektet som det blev Ett komplett synsätt rörande e-handel med flera kanaler ebuild i samverkan med BEAst Betydligt tyngre intern delaktighet med fler resurser Ökat fokus på kvalitet har skett på bekostnad av kvantitet Avancerad validering av kodsträng - idealt en nollfelsprincip Flexibel anslutningsprocess i samverkan med branschen genom BEAst SMSI Bygg Förenklad Faktura Fokus på att ansluta i rätt format Industrisidan integreras i hela processen vilket medför ökad komplexitet men även att nära 100 % av faktureringen internt sker elektroniskt Komplett lösning för kundfakturering ska tas fram Fokus inte enbart på kostnader utan också på produktivitetsökning, informationskvalitet och effektivitet
Positiva effekter från Projektet Vi har etablerat en hög egen kompetens inom Peab rörande elektronisk fakturering (och elektroniska meddelanden generellt) En dynamisk e-plattform/system som vi kan bygga vidare på (ex. Intern kontroll och inköpsuppföljning) Färre fel i hela fakturaprocessen Möjlighet att kunna absorbera större volymökning samt hantera samordning inom reskontragrupperna med begränsad eller ingen resursförstärkning Möjlighet att bygga upp en avancerad systemmässig intern kontroll samt informationsanalys från leverantörsfakturor Dolda fel har blivit synliga och kunnat åtgärdas
Goda exempel Av de driftsatta tt leverantörerna är andelen felaktiga fakturor låg ~3,5%. I princip 100% av alla interna fakturor är elektroniska inklusive bilagor Drygt 5 500 mobilabonnemang hos Telia är EDI-märkta vilket motsvarar en årsvolym på ca 22 000 fakturor Arbetet med att säkra informationskvaliteten (märkningen) har även medfört betydligt färre fel Resterande mobil- och fasta abonnemang kommer att kontinuerligt driftsättas under Q4 2010 och Q1 2011 Peab Bildrift skickar ca 2 500 fakturor per månad till Peab Sverige koncernen med i princip noll fel extremt bra kvalitet har uppnåtts Utmaningar finns för flera leverantörer att nå den fulla potentialen och det gäller framförallt märkningskraven
Hur kan vi minska kostnaderna? Jobba med produktionen för att öka andelen fakturor som går via ebuild Minska antalet t hämtorder i PIA Minska antalet leverantörer i svansen avtalstrohet Fakturamärkning k måste alltid uppges vid beställning Ta bort källor till merarbete såsom att projektnummer inte ändras när projekt stängs Eliminera samfakturering ett projekt per faktura Attestera t fakturor i tid Fortsätta arbetet med att centralisera ekonomihantering
Lärdomar Förändra processer tar tid Ofta vi själva som är ett hinder för snabb anslutning Förändringshantering väldigt viktig Kommunikation Personalfrågor Förankring högt upp i organisationen nödvändigt Var tydlig när målet för införandet sätts vad ska prioriteras? Kvalitet Kvantitet Håll blicken vid horisonten
Arbetssätt mot underentreprenörer Samma process och samma utmaningar som mot våra leverantörer Ytterligare press i samband med förfrågningar/avtalf Fortsatt tt arbete: Ställa krav i avtalen mot UE som gäller faktureringen Standard hos Peab vad/hur fakturering ska göras Produktion Information/Kommunikation
Från ebuild till betald faktura ebuild Leverantören anmäler sig för att fakturera Peab via ebuild Ifylld information om leverantören skickas via fil till Peab Peab Förvaltning Information om leverantören läggs automatiskt upp i en Sharepoint lista Förvaltningsteamet kontrollerar om det är en ny eller befintlig leverantör och uppdaterar informationen med, för Peab, nödvändig intern information tex leverantörs-id ebuild Leverantören skapar sin första faktura som skickas iväg till Peab Peab Förvaltning När första fakturan för anmäld leverantör kommer uppdateras Peabs information för att aktivera leverantören för webbfakturering Fakturan tas emot och går till produktion för vidare hantering och godkännande