Upphandlingens omfattning och förutsättningar Den totala omsättningen under avtalsperioden + eventuell optionstid beräknas vara totalt euro.

Transkript

1 Anbudsbegäran På Ålands hälso- och sjukvårds vägnar anhålls härmed om anbud på leverans av ögonoperationstillbehör, för den egna verksamheten, med en avtalstid på två år med en eventuell option om ett år. Planerad avtalsstart är 1 januari Ålands hälso- och sjukvård förbehåller sig rätten att besluta om ev. förlängning. Upphandlingens omfattning och förutsättningar Den totala omsättningen under avtalsperioden + eventuell optionstid beräknas vara totalt euro. De ovan angivna kvantiteterna, bygger på de senaste årens verksamhetsutfall och utgör endast en vägledning. Det framtida behovet kan komma att överstiga eller understiga angivna kvantiteter. Ålands hälso- och sjukvård garanterar sålunda ingen specifik volym, utan anbudsgivaren åtar sig att leverera mot det faktiska behov som uppstår. Annonsering Upphandlingen sker via öppet upphandlingsförfarande och annonseras som en upphandling under EU:s tröskelvärde och annonseras den via annonsorganet HILMA. Upphandlingsformen medger inte förhandling, varför det är av stor vikt, att alla krav och villkor enligt denna upphandling följs och att bästa villkor/pris lämnas i anbudet. Upphandlingsenheten Upphandlingsenhet är Ålands hälso- och sjukvård. Upphandlingsavdelningen PB 1055 AX Mariehamn Kontaktperson: Upphandlingschef Christina Nukala-Pengel Tel E:postadress: upphandling@ahs.ax Inlämnande av anbud Anbud skall 1) för att kunna beaktas vara skrivet på svenska. Bilagor till anbudet och broschyrer borde vara svenskspråkiga men kan också vara engelsk- eller finskspråkiga.

2 Anbud skall 2 ) vara upphandlingsavdelningen tillhanda senast den 17 juni 2013 kl Anbud skall 3) sändas i slutet kuvert märkt anbud ögonoperationstillbehör till upphandlingsenheten adress som ovan. Anbud inlämnade per fax eller e-post accepteras ej, förutom i fråga om excel-filen som skall skickas till lagret@ahs.ax. Anbudet skall vara skriftligt i minst ett exemplar undertecknat av behörig firmatecknare. Frågor under tiden för inlämnande av anbud sänds elektroniskt till upphandlingsavdelningen; e-post adress: upphandling@ahs.ax, senast 7 dagar före anbudstidens utgång och besvaras på Ålands hälso- och sjukvårds hemsida: senast 5 dagar före anbudstiden utgång. Endast skriftliga svar är bindande för Ålands hälso- och sjukvård. Anbudsgivarna bör därför kontrollera uppgifterna på hemsidan. I anbudet skall 4) det framgå, att anbudsgivaren uppfyller de nationella kraven om producentansvar för förpackningar och förpackningsavfall: För anbudsgivare i Sverige - Förordningen 2006:1273 För anbudsgivare i Finland Finlands statsråds beslut om förpackningar och förpackningsavfall 962:1997 För anbudsgivare på Åland ÅFS 1981:3, ändrad 2012:39 och ÅFS 1998:93, ändrad 2012:83 Beskrivning eller intyg bifogas anbudet Anbudets giltighetstid Anbud skall 5) vara giltigt under minst fyra månader efter anbudstidens utgång. Om en besvärsprocess inleds förlängs anbudens giltighetstid automatiskt till och med 30 kalenderdagar efter att domstolsbeslut meddelats.

3 Utvärdering Efter anbudstidens utgång öppnas samtliga anbud och först kontrolleras att kraven på anbudsgivare är uppfyllda. Endast de anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven går vidare till en kontroll av att alla skallkrav är uppfyllda. Om de inte är uppfyllda beaktas inte anbudet vidare. Sedan görs en värdering av börkrav, enligt utvärderingsmetod beskrivet nedan och i kravspecifikation. Skall- och börkrav De 28 skall-formuleringarna (i anbudsförfrågan och bilaga 1) beskriver krav som måste uppfyllas. Skallkraven gäller delvis anbudsgivaren och dels de erbjudna produkterna. Anbudsgivare ombeds besvara alla frågor som avser skallkrav. Anbudsgivare som inte uppfyller något skallkrav eller lämnar fråga om något skallkrav obesvarad lämnas utanför upphandlingen. De 13 bör-formuleringarna (i anbudsförfrågan och bilaga 1), beskriver ett önskemål och kommer att utvärderas vid val av leverantör. För varje erbjuden produkt bedöms uppfyllande av i anbudsförfrågan framställda skall- och börkrav. Skallkrav Anbudsgivaren skall 6) ha kompetens, personal, maskiner, utrustning och kapacitet att driva verksamheten. En samlad bedömning kommer att ske av anbudsgivarens beskrivning av verksamheten samt av referenser. Referenstagningen syftar till att få information om anbudsgivarens yrkeskunnande, effektivitet, erfarenheter och tillförlitlighet. Beskrivning av verksamheten bifogas till anbudet Anbudsgivare skall 7) lämna minst 3 (tre) referenser utförda under de 3 (tre) senaste verksamhetsåren. Referenserna skall 8a) avse liknande uppgifter som upphandlingen avser. För nystartade företag som saknar referenser, skall 8b) referensen istället lämnas för den person som kommer att ansvara för uppdragets genomförande.

4 Uppgifter om referenser inklusive kontaktuppgifter till personer som kan kontaktas hos det företag som anges som referens bifogas till anbudet Anbudsgivaren skall ha en sådan ekonomisk och finansiell situation, att denne klarar av att fullgöra uppdraget och etablera ett leverantörsförhållande med Ålands hälso- och sjukvård. Den ekonomiska och finansiella situationen bevisas genom inlämnande av följande intyg för skallkraven 9-14: Anbudsgivarens kreditomdöme skall 9) innebära riskklass 4 (på en 5-gradig skala)/alternativt AA (där AAA är det bästa) eller motsvarande omdöme hos kreditinstitut. Kreditomdömet skall 10) vara högst 3 (tre) månader gammalt räknat från sista anbudsdag. I det fall lägre riskklassificering redovisas eller att anbudsgivaren inte omfattats av ratingsystemet, kan anbudsgivaren ändå anses uppfylla dessa krav om sökandens revisor lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att sökanden innehar ekonomisk stabilitet. Då det gäller nybildade företag som ej har möjlighet att avge årsredovisningar eller som inte omfattas av ratingsystemet, eller företag under bildande, skall 11) sökanden lämna intyg t.ex. genom bank- eller koncerngaranti, som visar att sökanden kan fullgöra sina uppgifter. Intyg bifogas gällande kreditomdömet. Om kreditomdömet är lägre än AA eller riskklass 4 lämnas ett intyg från revisor in, där revisorn lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att sökanden innehar ekonomisk stabilitet. Anbudsgivaren bekräftar ovan ställda krav genom att lämna följande uppgifter: Uppgifter om anbudsgivaren 12) Kontaktuppgifter Företagets namn Postadress E:postadress, för delgivning av tilldelningsbeslut. Organisations/FO-nummer Hemsida Kontaktperson - E:postadress - Telefon /Mobiltelefon

5 Kontaktuppgifter skall anges enligt ovanstående för att skallkravet skall vara uppfyllt. En kortfattad beskrivning av företaget, t.ex. företagsform, år i branschen, verksamhet, erfarenhet av liknande uppdrag, omsättning, bemanning, utrustning, etc. beskrivs under denna punkt, alternativt lämnas in på skild bilaga. Juridisk ställning Anbudsgivaren skall 13) visa intyg över registrering i yrkes- handels- eller näringsregister. Intyg bifogas. Ekonomisk situation Anbudsgivare skall 14) presentera: - intyg över att anbudsgivaren inte har försummat att betala skatter, förskottsinnehållningar eller lagstadgade socialskyddsavgifter. Intyg bifogas. Skallkrav för produkterna: Skallkraven redovisas i kravspecifikationen i bilaga 1. Kravspecifikationen bör fyllas i, för att offerten skall kunna accepteras. Uppgifter om erbjudna produkter För erbjudna produkter skall 15) för varje i anbudet ingående förnödenhet fyllas i följande uppgifter: priset/per st i euro exklusive mervärdesskatt antal i förpackning minimum beställningskvantitet ert artikelnummer namn på tillverkaren tillverkarens artikelnummer

6 Alla punkter enligt skallkravet fylls i, i prislistan. Om någon uppgift saknas är skallkravet inte uppfyllt. Ovanstående uppgifter skall 16) ges på de utrymmen som är tillgängliga i bifogad excel-fil (bilaga 2). Det är inte tillåtet att radera eller lägga till kolumner eller rader i filen. Excel-listan måste fyllas i. Om excelfil inte ifyllts, eller rader raderats eller lagts till betraktas skallkravet som icke uppfyllt. Det står leverantörerna fritt att ge anbud på produkter med likvärdig funktion. Vårt krav är att artiklarna ger samma resultat vid användning. Detta bör dock göras på ett skilt blad, och inte sättas in i Excel-bladet i bilaga 2. Kompletterande uppgifter kan ges på separat bilaga till anbud. Det är önskvärt att de erbjudna produkterna och deras funktion dokumenteras så utförligt som möjligt i broschyrer eller andra beskrivningar Offererade prissatta produkter skall minst uppfylla de specifikationer/ beskrivningar som angivits för respektive produkt i kravspecifikationen. För att underlätta för oss då vi sammanställer uppgifterna på bilagan med andra anbud ber vi er att respektera följande: För att vi elektroniskt skall kunna läsa in offerterna i dataprogrammet får inte fältet Er artikelbeskrivning innehålla mer än 30 tecken och fältet Er artikelbeskrivning 2 innehålla mer än 19 tecken OBS mellanslag inräknat. Leverantör utses per produktgrupp eller enskild produkt I bilaga ett (1) finns en förteckning över de produktgrupper, som ingår i vår anbudsbegäran. För en del av produktgrupperna utses en leverantör för varje grupp, där detta anges med ett G i kolumnen under rubriken Bedömning G/P. För en del produktgrupper utses dock skild leverantör för varje enskild produkt som ingår i gruppen. Alla sådana produktgrupper är märkta med ett P under rubriken Bedömning G/P. För varje produktgrupp, som bedöms per grupp utses leverantör bland dem som gett anbud på alla i gruppen ingående produkter. Ifall priser för samtliga produkter inte anges för enskilda produktgrupper bedöms anbuden enligt följande:

7 Om en anbudsgivare inte kan ge ett pris för någon produkt inom produktgruppen, summeras inte den produkten för någon anbudsgivare. I detta fall jämförs de produkter som anbudsgivarna har gemensamt. För att få vara med i jämförelsen bör en anbudsgivare ha offererat minst 70 % av produkterna i produktgruppen. Om det efter att en leverantör utsetts finns produkter som inte ingår i den antagna offerten, utses leverantörer skilt för varje produkt. För varje produktgrupp, som bedöms per produkt, utses leverantör bland de leverantörer som bedöms ha den totalekonomiskt mest fördelaktiga anbudet för produkten. Leverans bör 1) erbjudas fraktfritt inkl försäkring köparens lager. Om extra fraktkostnader tillkommer skall 17) detta tydligt framgå av offerten. Leverans bör 2) verkställs till köparens lager inom tio dagar. I offerten skall tydligt framgå om extra fraktkostnader tillkommer, samt om leverans kan verkställas inom 10 dagar. Om det inte framgår av offerten om extra fraktkostnader tillkommer betraktas skallkravet som icke uppfyllt. På begäran skall 18) prover på erbjudna produkter kostnadsfritt tillsändas Ålands hälso- och sjukvård för granskning och provanvändning. Erbjudna produkter skall 19) vara CE-märkta och uppfylla kraven i det medicintekniska MDDdirektivet MDD 93/42 för sådana produkter för vilka detta krävs. I anbudet skall 20) tydligt anges, om de erbjudna produkterna är CE-märkta. Om det inte framgår av anbudet om de erbjudna el-produkterna är CE-märkta betraktas skallkravet som icke uppfyllt. Anbudsgivaren lämnar garanti för fullgod funktion hos levererade artiklar inom den tid som finns märkt på respektive förpackning om giltighetstid, hållbarhetstid, eller dylikt. Övriga villkor avseende Fel i varan regleras i upphandlingsavtalet.

8 Produkternas tillgänglighet under avtalstid. Är avtalad produkt tillfälligt slut, eller har utgått, skall 21) ersättningsprodukt erbjudas. För produkter i antaget sortiment som utgår under avtalsperioden, skall antagen leverantör ersätta dessa med likvärdiga produkter, enligt överenskommelse med köparens kontaktperson. Tillfälliga ersättningsprodukter godkänns av respektive beställare. Ersättningsprodukten skall 22) uppfylla den ersatta produktens funktionalitet och kvalitet. Priset för dessa ersättningsprodukter får inte överstiga originalproduktens aktuella pris. Är ersättningsproduktens pris högre än motsvarande avtalsprodukt gäller avtalsproduktens pris. Uppgifter om ersättningsprodukt skall framgå av anbudet. Om detta inte framgår av anbudet betraktas skallkravet som icke uppfyllt. Under avtalsperioden skall 23) nya artiklar inom produktområdet kunna förhandlas in i avtalet. Ålands hälso- och sjukvård avgör ensidigt vilka artiklar som får införhandlas. Beställningar Beställningar från Ålands hälso- och sjukvård görs per e-post med beställningen i ett bifogat dokument. Elektronisk fakturering Vi värdesätter att anbudsgivaren använder sig av elektronisk fakturering men detta har inte betydelse för val av leverantörer. I anbudet lämnas uppgifter om vilken form av elektronisk fakturering leverantören använder sig av och enligt vilken standard, samt om leverantören kan leverera fakturor i elektronisk form. Alternativt kan faktura skickas i pdf-format. All fakturering bör 3) ske på svenska.

9 Kriterier för val av leverantörer Kriterier Max poäng Pris 40 Funktionalitet/Kompabilitet 40 Kvalitet 20 Val av leverantör görs bland de anbudsgivare som uppfyller skallkraven. Priset räknas ut per produktgrupp eller produkt enligt följande: volym x pris = totalpris, som jämförs leverantörer emellan på följande sätt: Lägsta pris får maximala 40 poäng. För de övriga anbuden räknas poängen ut enligt följande: Lägsta pris/anbudets pris X 40. Funktionalitet/kompabilitet bedöms via bedömning av produktprover enligt kravspecifikationen i bilaga nr 1. Kvaliteten bedöms via bedömning av produktprover enligt kravspecifikationen i bilaga nr 1. Övrigt De handlingar som legat till grund för val av leverantör är tillgängliga för allmänheten efter tecknande av köpeavtal. De som lämnat in anbud har rätt att ta del av handlingarna då beslut om val av leverantör delgivits. Affärs- och yrkeshemligheter får dock inte i något skede lämnas ut. Anbudsgivare ombeds att tydligt märka ut och samla på särskild bilaga de handlingar som hon/han betraktar som affärs- och yrkeshemligheter. Om det i anbudsförfrågan förekommer produktuppgifter som direkt eller indirekt pekar ut enskilda märken är detta något som på intet sätt är avsett att styra anbudsgivarna utan anbudsgivaren erbjuder fritt de produkter som han/hon bedömer ha den funktion som efterfrågas. Avtal Efter att leverantörerna utsetts sluts avtal mellan beställaren och de valda leverantörerna om leverans av ifrågavarande produkter. För beställarens del undertecknas avtalet av Ålands hälso- och sjukvård. Avtalsvillkoren presenteras i bilaga 3. Anbudsgivare skall 24) i sitt anbud ange huruvida anbudsgivaren accepterar presenterade Avtalsvillkor (bilaga 3). Anbud som inte innehåller godkännande av avtalsvillkoren förkastas.

10 Mariehamn den Christina Nukala-Pengel Upphandlingschef Bilagor: Bilaga 1 Kravspecifikation för ögonoperationstillbehör Bilaga 2 Excel-lista med artikelbeskrivning (fylls i elektroniskt) Bilaga 3 Avtal