Anbudsbegäran Upphandlingens omfattning och förutsättningar

Transkript

1 Anbudsbegäran På Ålands hälso- och sjukvårds vägnar anhålls härmed om anbud på leverans av kontorsmaterial för dels den egna verksamheten och dels även för Ålands landskapsregerings, Ålands lagtings, Ålands Polismyndighets samt Ålands miljö och hälsoskyddsmyndighets (ÅMHM) del med en avtalstid på två år med möjlighet till ev. förlängning ytterligare ett år. Planerad avtalsstart är 1 augusti Ålands hälso- och sjukvård förbehåller sig rätten att besluta om ev. förlängning. Ett brett utbud inom efterfrågade produktområden ger leverantören en fördel; - Brevkorg med tillbehör - Bok-, vägg-, penn- och plastställningar - Stiftapparater/Stiftborttagare/Hålstansar - Saxar/Vässare för sax - Linjaler - Pärmar - Diarieböcker - Pennor - Plastfickor - Stift, gem och pappersklämmor - Tejp/tejpställningar/Lim - Stämplar - Band till märkapparat - Kopieringspapper - Kuvert/internpostkuvert med tryck - Påsar - Block och häften - Mellanblad - Etiketter och namnlappar - Räknemaskinspappersrullar - Miniräknare - Musmatta/ergonomiprodukter - Datarengöring - USB-minne, CD- och DVD-skivor - Övrigt kontorsmaterial - Skrivar- och kopieringstoner Upphandlingens omfattning och förutsättningar Den totala omsättningen under avtalsperioden + eventuell optionstid beräknas vara för Ålands hälso- och sjukvårds del ca och för Ålands landskapsregerings, Ålands lagtings, Ålands Polismyndighets samt Ålands miljö och hälsoskyddsmyndighets (ÅMHM) del Totalt euro.

2 De ovan angivna kvantiteterna, bygger på de senaste årens verksamhetsutfall och utgör endast en vägledning. Det framtida behovet kan komma att överstiga eller understiga angivna kvantiteter. Ålands hälso- och sjukvård garanterar sålunda ingen specifik volym, utan anbudsgivaren åtar sig att leverera mot det faktiska behov som uppstår. Annonsering Upphandlingen sker via öppet upphandlingsförfarande annonseras som en upphandling över EU:s tröskelvärde och annonseras den via annonsorganet HILMA. Upphandlingsformen medger inte förhandling, varför det är av stor vikt, att alla krav och villkor enligt denna upphandling följs och att bästa villkor/pris lämnas i anbudet. Upphandlingsenheten Upphandlingsenhet är Ålands hälso- och sjukvård. Upphandlingsavdelningen PB 1055 AX Mariehamn Kontaktperson: Upphandlingschef Christina Nukala-Pengel Tel E:postadress: upphandling@ahs.ax Inlämnande av anbud Anbud skall 1) för att kunna beaktas vara skrivet på svenska. Bilagor till anbudet och broschyrer borde vara svenskspråkiga men kan också vara engelsk- eller finskspråkiga. Anbud skall 2 ) vara upphandlingsavdelningen tillhanda senast den 23 april 2013 kl Anbud skall 3) sändas via post i slutet kuvert märkt anbud kontorsmaterial till upphandlingsenheten adress som ovan. Anbud inlämnade per fax eller e-post accepteras ej, förutom i fråga om excel-filen som skall skickas till lagret@ahs.ax. Anbudet skall vara skriftligt i minst ett exemplar undertecknat av behörig firmatecknare. Frågor under tiden för inlämnande av anbud sänds elektroniskt till upphandlingsavdelningen; e-post adress: upphandling@ahs.ax, senast 7 dagar före anbudstidens utgång och besvaras på Ålands hälso- och sjukvårds hemsida: senast 5 dagar före anbudstiden utgång. Endast skriftliga svar är bindande för Ålands hälso- och sjukvård. Anbudsgivarna bör därför kontrollera uppgifterna på hemsidan. I anbudet skall 4) det framgå, att anbudsgivaren uppfyller de nationella kraven om producentansvar för förpackningar och förpackningsavfall: För anbudsgivare i Sverige - Förordningen 2006:1273

3 För anbudsgivare i Finland Finlands statsråds beslut om förpackningar och förpackningsavfall 962:1997 För anbudsgivare på Åland ÅFS 1981:3, ändrad 2012:39 och ÅFS 1998:93, ändrad 2012:83 Anbudets giltighetstid Anbud skall 5) vara giltigt under minst fyra månader efter anbudstidens utgång. Om en besvärsprocess inleds förlängs anbudens giltighetstid automatiskt till och med 30 kalenderdagar efter att domstolsbeslut meddelats. Utvärdering Efter anbudstidens utgång öppnas samtliga anbud och först kontrolleras att kraven på anbudsgivare är uppfyllda. Endast de anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven går vidare till en kontroll av att alla skallkrav är uppfyllda. Om de inte är uppfyllda beaktas inte anbudet vidare. Sedan görs en värdering av börkrav, enligt utvärderingsmetod beskrivet nedan och i kravspecifikation. Skall- och börkrav De 23 skall-formuleringarna (i anbudsförfrågan och bilaga 1) beskriver krav som måste uppfyllas. Skallkraven gäller delvis anbudsgivaren och dels de erbjudna produkterna. Anbudsgivare ombeds besvara alla frågor som avser skallkrav Anbudsgivare som inte uppfyller något skallkrav eller lämnar fråga om något skallkrav obesvarad lämnas utanför upphandlingen. De 8 bör-formuleringarna (i anbudsförfrågan och bilaga 1), beskriver ett önskemål och kommer att utvärderas vid val av leverantör. För varje erbjuden produkt bedöms uppfyllande av i anbudsförfrågan framställda skall- och börkrav. Skallkrav Anbudsgivaren skall 6) ha kompetens, personal, maskiner, utrustning och kapacitet att driva verksamheten. En samlad bedömning kommer att ske av anbudsgivarens beskrivning av verksamheten samt av referenser. Referenstagningen syftar till att få information om anbudsgivarens yrkeskunnande, effektivitet, erfarenheter och tillförlitlighet. Anbudsgivare skall 7) lämna minst 3 (tre) referenser utförda under de 3 (tre) senaste verksamhetsåren. Referenserna skall 8a) avse liknande uppgifter som upphandlingen avser. För nystartade företag som saknar referenser, skall 8b) referensen istället lämnas för den person som kommer att ansvara för uppdragets genomförande. Anbudsgivaren skall ha en sådan ekonomisk och finansiell situation, att denne klarar av att fullgöra uppdraget och etablera ett leverantörsförhållande med Ålands hälso- och sjukvård. Den ekono-

4 miska och finansiella situationen bevisas genom inlämnande av följande intyg för skallkraven 9-14: Anbudsgivarens kreditomdöme skall 9) innebära riskklass 4 (på en 5-gradig skala)/alternativt AA (där AAA är det bästa) eller motsvarande omdöme hos kreditinstitut. Kreditomdömet skall 10) vara högst 3 (tre) månader gammalt räknat från sista anbudsdag. I det fall lägre riskklassificering redovisas eller att anbudsgivaren inte omfattats av ratingsystemet, kan anbudsgivaren ändå anses uppfylla dessa krav om sökandens revisor lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att sökanden innehar ekonomisk stabilitet. Då det gäller nybildade företag som ej har möjlighet att avge årsredovisningar eller som inte omfattas av ratingsystemet, eller företag under bildande, skall 11) sökanden lämna intyg t.ex. genom bank- eller koncerngaranti, som visar att sökanden kan fullgöra sina uppgifter. Anbudsgivaren bekräftar ovan ställda krav genom att lämna följande uppgifter: Uppgifter om anbudsgivaren 12) Kontaktuppgifter Företagets namn Postadress E:postadress, för delgivning av tilldelningsbeslut. Organisations/FO-nummer Hemsida Kontaktperson - E:postadress - Telefon /Mobiltelefon En kortfattad beskrivning av företaget, t.ex. företagsform, år i branschen, verksamhet, erfarenhet av liknande uppdrag, omsättning, bemanning, utrustning, etc. En kortfattad beskrivning av referensuppdrag, samt namn på kontaktperson och dennes telefonnummer och e-post adress. Juridisk ställning Anbudsgivaren skall 13) visa intyg över registrering i yrkes- handels- eller näringsregister. Ekonomisk situation Anbudsgivare skall 14) presentera: - intyg över att anbudsgivaren inte har försummat att betala skatter, förskottsinnehållningar eller lagstadgade socialskyddsavgifter

5 Skallkrav för produkterna: Skallkraven redovisas i kravspecifikationen i bilaga. Kravspecifikationen bör fyllas i, för att offerten skall kunna accepteras. Uppgifter om erbjudna produkter För erbjudna produkter skall 15) för varje i anbudet ingående förnödenhet fyllas i följande uppgifter: priset/per st i euro exklusive mervärdesskatt antal i förpackning minimum beställningskvantitet ert artikelnummer namn på tillverkaren tillverkarens artikelnummer Ovanstående uppgifter skall 16) ges på de utrymmen som är tillgängliga i bifogad excel-fil. Det är inte tillåtet att radera eller lägga till kolumner eller rader i filen. Det står leverantörerna fritt att ge anbud på produkter med likvärdig funktion. Vårt krav är att artiklarna ger samma resultat vid användning. Detta bör dock göras på ett skilt blad, och inte sättas in i Excel-bladet i bilaga 1. Kompletterande uppgifter kan ges på separat bilaga till anbud. Det är önskvärt att de erbjudna produkterna och deras funktion dokumenteras så utförligt som möjligt i broschyrer eller andra beskrivningar Offererade prissatta produkter skall minst uppfylla de specifikationer/ beskrivningar som angivits för respektive produkt i kravspecifikationen För att underlätta för oss då vi sammanställer uppgifterna på bilagan med andra anbud ber vi er att respektera följande: För att vi elektroniskt skall kunna läsa in offerterna i dataprogrammet får inte fältet Er artikelbeskrivning innehålla mer än 30 tecken och fältet Er artikelbeskrivning 2 innehålla mer än 19 tecken OBS mellanslag inräknat. Leverantör utses per produktgrupp eller enskild produkt I bilaga två (2) finns en förteckning över de produktgrupper, som ingår i vår anbudsbegäran. För en del av produktgrupperna utses en leverantör för varje grupp, där detta anges med ett G i kolumnen under rubriken grupp.

6 För en del produktgrupper utses dock skild leverantör för varje enskild produkt som ingår i gruppen. Alla sådana produktgrupper är märkta med ett P i kolumnen produkt. För varje produktgrupp, som bedöms per grupp utses leverantör bland de som givit anbud på alla i gruppen ingående produkter. Ifall priser för samtliga produkter inte anges för enskilda produktgrupper bedöms anbuden enligt följande: Om en anbudsgivare inte kan ge ett pris för någon produkt inom produktgruppen, summeras inte den produkten för någon anbudsgivare. I detta fall jämförs de produkter som anbudsgivarna har gemensamt. För att få vara med i jämförelsen bör en anbudsgivare ha offererat minst 70 % av produkterna i produktgruppen. Om det efter att en leverantör utsetts finns produkter som inte ingår i den antagna offerten, utses leverantörer skilt för varje produkt. För varje produktgrupp, som bedöms per produkt, utses leverantör bland de leverantörer som bedöms ha den totalekonomiskt mest fördelaktiga anbudet för produkten. Leverans bör 1) erbjudas fraktfritt inkl försäkring köparens lager. Om extra fraktkostnader tillkommer skall 17) detta tydligt framgå av offerten. Leverans bör 2) verkställs till köparens lager inom tio dagar. På begäran skall 18) prover på erbjudna produkter kostnadsfritt tillsändas Ålands hälso- och sjukvård för granskning och provanvändning. Erbjudna el-produkter skall 19) vara CE-märkta. I anbudet skall 20) tydligt anges, om de erbjudna el-produkterna är CE-märkta. Anbudsgivaren skall 21) i prisbilagan ange vilka av de offererade produkterna som uppfyller kraven på arkivbeständighet enligt ISO 11798, eller likvärdigt. Dessa produkter skall 22) vara certifierade i enlighet med ovanstående krav. Certifieringen skall 23) ha utförts av organ som ackrediterats för provning och certifiering avseende ISO Anbudsgivaren lämnar garanti för fullgod funktion hos levererade artiklar inom den tid som finns märkt på respektive förpackning om giltighetstid, hållbarhetstid, eller dylikt. Övriga villkor avseende Fel i varan regleras i upphandlingsavtalet. Allt kontorsmaterial skall 24) vara anpassat för användning enligt finsk standard, eller likvärdigt. Vid val av färgband, toner, kassetter och dylikt väljer Ålands hälso- och sjukvård bland de produkter som passar våra kontorsmaskiner. Kompletterande uppgifter därutöver kan ges på skild bilaga till anbud. Offererade produkter bör 3) finnas med i anbudslämnarens ordinarie produktkatalog som bifogas anbudet. Om någon enstaka produkt inte finns med i katalogen skall 25) separata produktblad bifogas anbudet.

7 Produkternas tillgänglighet under avtalstid. Är avtalad produkt tillfälligt slut, eller har utgått, skall 26) ersättningsprodukt erbjudas. För produkter i antaget sortiment som utgår under avtalsperioden, skall antagen leverantör ersätta dessa med likvärdiga produkter, enligt överenskommelse med köparens kontaktperson. Tillfälliga ersättningsprodukter godkänns av den av Ålands hälso- och sjukvård utsedda beställaren. Ersättningsprodukten skall 27) uppfylla den ersatta produktens funktionalitet och kvalitet. Priset för dessa ersättningsprodukter får inte överstiga originalproduktens aktuella pris. Är ersättningsproduktens pris högre än motsvarande avtalsprodukt gäller avtalsproduktens pris. Under avtalsperioden ska nya artiklar inom produktområdet kunna förhandlas in i avtalet. Ålands hälso- och sjukvård avgör ensidigt vilka artiklar som får införhandlas. Beställningar Beställningar från Ålands hälso- och sjukvård görs per e-post med beställningen i ett bifogat dokument. Beställningar från landskapsregeringen kommer i första hand att ske från leverantörens webbutik. Ålands landskapsregering har följande krav på webbutik: Leverantören bör 3) ha en webbutik. (värderas med poäng 0-5) Om leverantören har en webbutik skall 4) den ha de priser och produkter som angetts i anbudet. Språket i webbutiken bör 5) vara på svenska (värderas med poäng 0-5), men får även vara på engelska. Elektronisk fakturering Vi värdesätter att anbudsgivaren använder sig av elektronisk fakturering men detta har inte betydelse för val av leverantörer. I anbudet lämnas uppgifter om vilken form av elektronisk fakturering leverantören använder sig av och enligt vilken standard, samt om leverantören kan leverera fakturor i elektronisk form. Alternativt kan faktura skickas i pdf-format. All fakturering skall 28) ske på svenska. Kriterier för val av leverantörer För kuvert gäller följande kriterier: Kriterier Max poäng Pris inkl. tryck och startkostnad 55 Funktionalitet 25 Hållbarhet 20

8 För övrigt kontorsmaterial gäller följande kriterier: Pris 50 - Pris för pennor med tryck Funktionalitet och hållbarhet 20 Miljö 15 Leveranstid 10 Webbutik 5 För tonerkasetter gäller följande kriterier: Pris 90 Webbutik 10 Val av leverantör görs bland de anbudsgivare som uppfyller skallkraven. Priset Priset räknas ut per produktgrupp eller produkt enligt följande: volym x pris = totalpris, som jämförs leverantörer emellan på följande sätt: Lägsta pris får maximala 55 poäng för kuvert eller 50 poäng för övrigt kontorsmaterial och 100 poäng för tonerkasetter. För de övriga anbuden räknas poängen ut enligt följande: Lägsta pris/anbudets pris X 55 (eller 50 eller 90). Funktionalitet bedöms via bedömning av produktprover enligt kravspecifikationen i bilaga nr 1. Hållbarhet bedöms via bedömning av produktprover enligt kravspecifikationen i bilaga nr 1. Övrigt De handlingar som legat till grund för val av leverantör är tillgängliga för allmänheten efter tecknande av köpeavtal. De som lämnat in anbud har rätt att ta del av handlingarna då beslut om val av leverantör delgivits. Affärs- och yrkeshemligheter får dock inte i något skede lämnas ut. Anbudsgivare ombeds att tydligt märka ut och samla på särskild bilaga de handlingar som hon/han betraktar som affärs- och yrkeshemligheter. Om det i anbudsförfrågan förekommer produktuppgifter som direkt eller indirekt pekar ut enskilda märken är detta något som på intet sätt är avsett att styra anbudsgivarna utan anbudsgivaren erbjuder fritt de produkter som han/hon bedömer ha den funktion som efterfrågas.

9 Avtal Efter att leverantörerna utsetts sluts avtal mellan beställaren och de valda leverantörerna om leverans av ifrågavarande produkter. För beställarens del undertecknas avtalet av Ålands hälso- och sjukvård. Avtalsvillkoren presenteras i bilaga 4. Anbudsgivare skall 29) i sitt anbud ange huruvida anbudsgivaren accepterar presenterade Avtalsvillkor (bilaga 4). Anbud som inte innehåller godkännande av avtalsvillkoren förkastas. Mariehamn den Christina Nukala-Pengel Upphandlingschef Bilagor: Bilaga 1 Kravspecifikation för kontorsmaterial Bilaga 2a Bilaga 2b Excel-lista med artikelbeskrivning (fylls i elektroniskt) Bilaga 3 Miljökrav för kontorsmaterial Bilaga 4 Avtal