Förfrågningsunderlag. Ramavtal - öppen upphandling av revisionstjänster

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Ramavtal - öppen upphandling av revisionstjänster

2 Innehåll 1 ALLMÄNT OM UPPHANDLINGEN Förfrågningsunderlagets innehåll och disposition Beskrivning av uppdraget Avtalsperiod Upphandlingens värde Annonsering Upphandlande enhet Kontaktperson under anbudstiden Planerad tidsplan för upphandlingen 2 2 REGLER FÖR UPPHANDLING OCH ANBUD Upphandlingsform Inlämning av anbud Formkrav på anbud Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud) Anbudsgivarens kontaktuppgifter Oklarheter avseende anbudsförfrågan och komplettering av anbudsförfrågan Ersättning för anbud Tilldelningsbesked (delgivning av beslut) Avslutad upphandling och tecknande av avtal Allmänna handlingars offentlighet och sekretess Bedömning av anbud Utvärdering av anbud Hänvisningar till standarder 4 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN (KVALIFIKATIONSKRAV) Språk Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer Teknisk prestationsförmåga och yrkesmässiga kvalifikationer Ekonomisk och finansiell ställning Intyg, beskrivning mm 5 4 UPPDRAGSBESKRIVNING Bakgrund Krav Prisuppgifter Accept 7

3 1 Allmänt om upphandlingen 1.1 Förfrågningsunderlagets innehåll och disposition Detta dokument är indelat i fyra avsnitt: 1. Allmänt om upphandlingen 2. Regler för upphandling och anbud 3. Krav på anbudsgivaren (kvalificeringskrav) 4. Uppdragsbeskrivning Förfrågningsunderlaget består förutom detta dokument även av följande bilagor: Bilaga 1 Bilaga 2 Anbudsformulär Avtalsvillkor Anbudsgivaren ansvarar för att denne erhåller ett fullständigt förfrågningsunderlag. 1.2 Beskrivning av uppdraget Denna upphandling avser ett ramavtal för revisionstjänster som är ämnade för årlig effektivitetsrevision av Ålands hälso- och sjukvård. Revisionen ska inriktas på effektivitetsrevision men omständigheter som berör den årliga revisionen av landskapets Ålands årsredovisning, där Ålands hälso- och sjukvård ingår som en väsentlig del, kan också omfattas av granskningen. Endast en leverantör kommer att antas för anbudet. Leverantören kan anlita underleverantörer för delar av uppdraget. 1.3 Avtalsperiod Avtalet gäller 3 år med planerad avtalstid från till och med med möjlighet till 1 års förlängning. Upphandlande enhet förbehåller sig rätten att besluta om förlängningen. 1.4 Upphandlingens värde Omfattningen av revisionstjänsterna som denna upphandling gäller uppskattas till 30 arbetsdagar per år. Granskningsuppdrag där IT-kompetens krävs beräknas omfatta 30 arbetsdagar under avtalsperioden inklusive option. Upphandlingens värde överskrider inte gränsvärdet för EU-upphandling. Upphandlingens värde beräknas uppgå till ungefär euro exkl. moms. Ovanstående angiven kvantitet bygger på en rimlighetsbedömning och utgör endast en vägledning. Det framtida behovet kan komma att överstiga eller understiga här angiven kvantitet. Den upphandlande enheten garanterar sålunda ingen specifik volym, utan anbudsgivaren åtar sig att leverera mot det faktiska behov som uppstår. 1.5 Annonsering Annonsunderlaget för denna upphandling har sänts till Ålandstidningen och Nya Åland samt publicerats på landskapsregeringens webbplats Upphandlande enhet Upphandlande myndighet är Landskapsrevisionen, FO-nummer , PB 69, AX Mariehamn. Landskapsrevisionens verksamhet regleras i landskapslag om Landskapsrevisionen (ÅFS 2013:25). Landskapsrevisionen är en fristående myndighet under Ålands lagting. Organisationen framgår av följande schema: 1(7)

4 Ålands lagting Lag- och kulturutskottet Social- och miljöutskottet Finans- och näringsutskottet Kanslikommissionen Presidiet + 2 ledamöter Landskapsrevisionen Lagtingets kansli 1.7 Kontaktperson under anbudstiden Namn: Dan Bergman E-post: dan.bergman@revisionen.ax 1.8 Planerad tidsplan för upphandlingen Tidpunkt Aktivitet Annonsering av upphandlingen kl 15:00 Sista dag att ställa frågor, tidsfrist 7 dagar innan anbudstiden går ut kl 15:00 Sista dag för svar, tidsfrist 4 dagar innan anbudstiden går ut kl 15:00 Sista dag att lämna anbud Utvärdering, ev. möte/kontakt med referenser Beslut om antagande av anbud. Avtalstecknande kan ske i augusti Planerad start av kontrakt aug 2018 Uppföljning av avtalet 1 aug 2019 Uppföljning av avtalet 2 aug 2020 Uppföljning av avtalet 3, beslut om ett års förlängning 2 Regler för upphandling och anbud 2.1 Upphandlingsform Denna upphandling omfattar tjänster och genomförs som en öppen upphandling enligt Ålands landskapsregerings beslut (ÅFS 2015:52) gällande vissa upphandlingar under EU:s tröskelvärde. Upphandlingsformen medger inte förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt denna anbudsförfrågan följs och att bästa villkor/pris lämnas i anbudet. 2(7)

5 2.2 Inlämning av anbud Sista inlämningsdag och klockslag är den finsk tid kl. 15:00. Anbud som lämnats in för sent beaktas inte, oavsett orsak. Anbudet ska sändas i sluten försändelse till Landskapsrevisionen, PB 69, AX Mariehamn eller lämnas in till Landskapsrevisionen, Strandgatan 37 i Mariehamn. Försändelsen bör märkas med texten Anbud ramavtal. Anbud per fax eller e-post accepteras inte på grund av att anbudssekretess inte kan säkerställas. Anbudet ska vara giltigt minst tre månader efter sista inlämningsdag. Om en besvärsprocess inleds förlängs anbudets giltighetstid automatiskt i enlighet med resultatet av domstolens beslut. Anbudshandlingar lämnas på anbudsgivarens ansvar. 2.3 Formkrav på anbud På anbud ställs följande formkrav: Anbudet ska lämnas skriftligt i ett exemplar, undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. Kopia på anbudet bör även lämnas i elektronisk form på USB-minne. Filerna ska vara läsbara i MS Office-, PDF- eller motsvarande format. Anbudets språk ska vara svenska (inklusive alla bilagor, intyg/certifieringar kan vara på finska eller engelska) Ifyllnad av anbudsformulär etc.: Bifogade anbudsformulär ska användas för att besvara förfrågningsunderlaget. Hänvisningar till webbsidor godtas inte som anbudssvar. Förekommer i detta förfrågningsunderlag och i bilagorna mot varandra stridande uppgifter gäller texten i förfrågningsunderlaget före bilagorna. Anbudsgivaren måste själv kontrollera att alla frågor är besvarade och att alla efterfrågade dokument är bifogade. Möjligheterna att efter anbudstidens utgång inhämta eller lämna kompletterande uppgifter är begränsade. Detta innebär att anbudsgivare inte kan avvakta med att lämna svar, till exempel genom att hänvisa till att frågan önskas behandlas muntligt. Anbud som inte är komplett riskerar att inte tas upp till prövning. 2.4 Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud) Anbudsgivare ska basera sitt anbud på de förutsättningar som anges i denna anbudsbegäran. Inga reservationer eller alternativa anbud (så kallade sidoanbud) accepteras. 2.5 Anbudsgivarens kontaktuppgifter Anbudsgivarens kontaktuppgifter anges i bilaga 1 anbudsformulär. 2.6 Oklarheter avseende anbudsförfrågan och komplettering av anbudsförfrågan Alla förfrågningar som rör anbudshandlingarna ska skickas per e-post till kontaktpersonen för upphandlingen, se kapitel 1.7. Svaren publiceras på landskapsregeringens webbplats. Om anbudsgivaren upplever krav i förfrågningsunderlaget som otydligt, orimligt, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att kontakta den upphandlande enheten på ovan nämnda e-postadress på ett så tidigt stadium som möjligt, så att missförstånd kan undvikas. 3(7)

6 Eventuella frågor med anledning av förfrågningsunderlaget ska ställas i god tid och bör ställas senast den kl. 15. Svar och andra kompletterande upplysningar lämnas kontinuerligt och publiceras på webbplatsen, dock senast den kl. 15. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av den upphandlande enheten under anbudstiden är bindande för både den upphandlande enheten och anbudsgivare. 2.7 Ersättning för anbud Ersättning för att upprätta anbud och delta i anbudsprocessen utgår inte. 2.8 Tilldelningsbesked (delgivning av beslut) Samtliga anbudsgivare kommer att erhålla meddelande om beslut. Besvärsanvisning bifogas delgivningen. 2.9 Avslutad upphandling och tecknande av avtal Ett bindande avtal förutsätter att ett skriftligt avtal har upprättats vilket är undertecknat av behörig företrädare för den upphandlande enheten. Den upphandlande enheten förbehåller sig rätten att anta anbudet i sin helhet eller delar av det Allmänna handlingars offentlighet och sekretess Alla inlämnade anbud behandlas i enlighet med bestämmelserna i landskapslag (ÅFS 1977:72) om allmänna handlingars offentlighet. Inkomna anbud är inte offentliga förrän upphandlingsavtalet ingåtts eller om upphandlingen avbryts utan att ny upphandling genomförs. Om anbudsgivare anser att uppgift(er) i anbud bör beläggas med sekretess ska utförlig motivering ges i anbudet. I annat fall förutsätts att anledning till sekretess saknas. Sekretessprövning kan inte göras i förväg och garantier kan därför inte lämnas. Generellt sett är möjligheterna att sekretessbelägga anbud starkt begränsade sedan upphandlingen avslutats. Detta gäller särskilt uppgifter i anbud som rör utvärderingskriterierna, vilket också omfattar priserna Bedömning av anbud Anbudsutvärderingen sker i tre steg: 1. Kvalificering av anbudsgivaren, där anbudsgivarens lämplighet, erfarenhet, organisation och ekonomi prövas samt kontroll av eventuell grund för uteslutning, enligt kapitel Prövning av anbudet, där kontroll av att alla "ska-krav" i detta dokument uppfyllts. 3. Utvärdering (tilldelning av kontrakt). En anbudsgivare som inte klarar ett steg i processen går inte vidare till nästa steg Utvärdering av anbud Det anbud som har det lägsta totalpriset kommer att antas Hänvisningar till standarder Om det i denna anbudsförfrågan förekommer någon hänvisning till standarder, varumärken, patent, produkttyp, ursprung, specifik metod eller produktion, avses härmed att den hänvisningen följs av orden "eller likvärdig. 4(7)

7 3 Krav på anbudsgivaren (kvalifikationskrav) 3.1 Språk Åland är ett svenskspråkigt landskap i Finland. Uppdraget ska utföras på svenska och all till uppdraget hörande dokumentation ska vara på svenska. 3.2 Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer Anbud kan lämnas av en leverantör. En leverantör har rätt att anlita underleverantörer för att fullgöra sina åtaganden. Användandet av underleverantör begränsar inte anbudsgivarens ansvar som huvudman för fullgörande av kontraktet. Om leverantören anlitar underleverantör, ska anbudet innehålla uppgifter om respektive underleverantörs firma, FO-/organisationsnummer samt vilken del av åtagandet som ska fullgöras av respektive underleverantör. 3.3 Teknisk prestationsförmåga och yrkesmässiga kvalifikationer Anbudsgivaren ska ha kompetens, personal och kapacitet att utföra uppdraget. En samlad bedömning kommer att ske av anbudsgivarens beskrivning av verksamheten samt av referenser. Referenstagningen syftar till att få information om anbudsgivarens yrkeskunnande, effektivitet, erfarenheter och tillförlitlighet. Ansvarig revisor ska leda granskningsarbetet och även utföra minst hälften av granskningsarbetet. Ansvarig revisor ska ha avlagt antingen GR- eller CGR-examen eller i annat land gällande likvärdig examen. Anbudsgivaren ska ha tillgång till revisorer med dokumenterad kompetens inom IT, antingen internt eller genom underleverantör. Anbudsgivare ska lämna minst två referenser utförda under de fem senaste verksamhetsåren. Referenserna ska vara liknande uppdrag som upphandlingen avser. 3.4 Ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivaren ska ha en sådan ekonomisk och finansiell situation att denne klarar av att fullgöra uppdraget och etablera ett långvarigt leverantörsförhållande med Landskapsrevisionen. Anbudsgivaren ska även ha betalat skatter och lagstadgade socialskyddsavgifter. Anbudsgivarens kreditomdöme ska innebära riskklass 3 (på en 5-gradig skala) / alt. A (där AAA är det bästa) eller motsvarande omdöme hos kreditinstitut. Kreditomdömet ska vara högst tre (3) månader gammalt räknat från sista anbudsdag. I det fall lägre riskklassificering redovisas kan anbudsgivaren ändå anses uppfylla dessa krav om anbudsgivarens revisor lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar ekonomisk stabilitet. 3.5 Intyg, beskrivning mm Anbudsgivaren bekräftar ovan ställda krav genom att till anbudet bifoga: - En kortfattad beskrivning av företaget/organisationen t.ex. företags- /organisationsform, år i branschen, verksamhet, erfarenhet av liknande uppdrag, omsättning, bemanning, etc. - CV på ansvarig revisor, revisor med IT-kompetens samt övrig personal som kommer att genomföra uppdraget. - En kortfattad beskrivning av respektive referensuppdrag samt namn på kontaktperson samt dennes telefonnummer och e-postadress. 5(7)

8 Den anbudsgivare som väljs ska senast på begäran lämna in följande intyg: - Intyg över anbudsgivarens registrering i närings- eller yrkesregistret. - Intyg över innehav av näringsrätt på Åland. - Kopia av kreditintyg eller i förekommande fall kopia av revisorsintyg som styrker motsvarande ekonomisk stabilitet. - Intyg från skattemyndighet över att anbudsgivaren inte har försummat att betala skatter, förskottsinnehållningar eller lagstadgade socialskyddsavgifter. För finska företag krävs även ett utdrag över att lagstadgade pensionsavgifter är betalda. - I förekommande fall intyg som visar att anbudsgivaren kan fullgöra sina åtaganden, t ex bank- eller koncerngaranti för nybildade eller under bildning varande företag. 4 Uppdragsbeskrivning 4.1 Bakgrund Ålands hälso- och sjukvård (ÅHS) har till uppgift att handha den offentliga hälso- och sjukvården på Åland. Organisationens budget ingår i landskapet Ålands budget. År 2017 utgör budgetanslaget netto EUR. Inkomsterna budgeteras till EUR och utgifterna till EUR. I investeringar budgeteras EUR. Den totala verksamhetsutgiftsramen i landskapets ordinarie budget uppgår 2017 till EUR. ÅHS andel av verksamhetsutgifterna utgör ca 39 %. ÅHS har omkring anställda. ÅHS utgör en väsentlig del av landskapets totala ekonomi. Behovet av revision av verksamheten är prioriterad. Mer information om ÅHS finns på hemsidan Granskningsrapporter som berör ÅHS under åren finns publicerade på Landskapsrevisionens webbplats Fem granskningsrapporter rörande ÅHS utförda före 2013 översänds på begäran per e-post. 4.2 Krav Revisionen ska ske i enlighet med god revisionssed. Revisionen utförs i form av effektivitetsrevision men omständigheter som berör den årliga revisionen av årsredovisningen kan även ingå. Effektivitetsrevisionen ska utföras i enlighet med landskapslag om Landskapsrevisionen (ÅFS 2013:25) 2 Granskningen ska främja en sådan utveckling att landskapet med hänsyn till allmänna samhällsintressen får ett effektivt utbyte av sina insatser. Genom att granska resursutnyttjande, måluppfyllelse och samhällsnytta ska effektivitetsrevisionen bedöma om budgetmedlen har använts i enlighet med principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet. Bestämmelserna i landskapslag om Landskapsrevisionen (ÅFS 2013:25) 13 gällande anlitande av utomstående för granskningsuppgifter ska följas för detta uppdrag. Särskild vikt ska läggas vid att den granskade verksamheten är offentlig. Rapporteringen från revisionen omfattas av bestämmelserna i landskapslag om allmänna handlingars offentlighet (ÅFS 1977:72). Revisionsarbetet ska tidsmässigt ske under hösten under avtalsperioden inklusive option. Slutrapport ska avges senast den sista december. Enligt överenskommelse med leverantören ska årligen före den sista augusti ett förslag på granskningsplan lämnas till den upphandlande enheten. Den upphandlande enheten förbehåller sig rätten att avgöra om en förstudie behöver göras innan granskningsplanen fastställs. 6(7)

9 4.3 Prisuppgifter Samtliga prisuppgifter ska anges i EUR exklusive mervärdesskatt. I angivna priset ska ingå samtliga kostnader för arbetsledning, administration, erforderligt material, resekostnader, arbets- och semesterlöner, arbetsgivaravgifter, övriga lönekostnader samt försäkring enligt gällande lagar och avtal. Den upphandlande enheten betalar inga övriga extra kostnader eller avgifter. Det ankommer även på leverantören att införskaffa och bekosta de hjälpmedel som leverantören behöver för att utföra arbetet. Väljer anbudsgivaren att ange priser inom ett intervall, kommer det högsta priset i intervallet vara det som används vid utvärderingen. 4.4 Accept Anbudsgivaren ska acceptera avtalsvillkoren enligt bilaga 2 och samtliga ska-krav i detta dokument. 7(7)