Anbudsbegäran. Drivmedel på pump

Transkript

1 Anbudsbegäran Drivmedel på pump

2 ANBUDSBEGÄRAN GÄLLANDE: Innehåll 1 ALLMÄNT OM UPPHANDLINGEN Upphandlingsdokumentens innehåll och disposition Beskrivning av uppdraget Upphandlingens värde Leveransplatser Avtalsperiod Annonsering Upphandlande enheter Kontaktperson under anbudstiden Planerad tidplan för upphandlingen 3 2 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN (KVALIFIKATIONSKRAV) Det Europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet (ESPD) Övriga kvalifikationskrav (förutom ESPD) Uteslutning Språk Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer Näringsrätt 5 3 KRAVSPECIFIKATION Tillämplig lagstiftning Försäkring Kvalitetskrav Riskövergång Statistik Prisuppgifter Accept 7 4 REGLER FÖR UPPHANDLING OCH ANBUD Upphandlingsform Inlämning av anbud Formkrav på anbud Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud) Delanbud 9 1(2)

3 4.6 Anbudsgivarens kontaktuppgifter Oklarheter avseende anbudsförfrågan och komplettering av anbudsförfrågan Ersättning för anbud Tilldelningsbesked (delgivning av beslut) Avslutad upphandling och tecknande av avtal Allmänna handlingars offentlighet och sekretess Bedömning av anbud Utvärdering av anbud Hänvisningar till standarder 11 2(2)

4 1 Allmänt om upphandlingen 1.1 Upphandlingsdokumentens innehåll och disposition Detta dokument är indelat i fyra avsnitt: 1. Allmänt om upphandlingen 2. Krav på anbudsgivaren (leverantörskrav) 3. Kravspecifikation 4. Regler för upphandling Anbudsbegäran består förutom detta dokument även av följande bilagor: Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Bilaga 5 Svarsbilaga Prisbilaga Avtal Det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet (ESPD) Statistik Anbudsgivaren ansvarar för att denne erhåller en fullständig anbudsbegäran. 1.2 Beskrivning av uppdraget Leverantören skall fungera som huvudleverantör drivmedel på pump, biltvätt samt förbrukningsartiklar för fordon till Ålands landskapsregering och övriga myndigheter som omfattas av denna upphandling under uppdragstiden. Syftet med denna upphandling är att på ett kostnadseffektivt och miljövänligt sätt förse landskapsregeringens fordon med drivmedel, tvätt samt förbrukningsartiklar. Endast en Leverantör kommer att antas för anbudet. Leverantören kan anlita underleverantörer för delar av uppdraget men är alltid själv ansvarig enligt avtalet. 1.3 Upphandlingens värde Det total uppskattade värdet är ca exklusive moms Beräknade förbrukningsmängder, i % av ovanstående belopp, är för de olika typerna av drivmedel är: Bensin blyfri 95/98: 15% Dieselbränsle: 85% De angivna mängderna drivmedel är uppskattade utgående från förbrukningsmängden år 2015 Beräknade förbrukningsmängder för de olika typerna av tjänster är: Biltvätt i automatisk tvättstation: 100 tvättar per år 1(11)

5 Beräknade förbrukningsmängder för de olika typerna av förbrukningsartiklar för fordon: Olja/fetter/kemikalieprodukter och diverse bil rekvisita till ett värde av: Det framtida behovet kan komma att överstiga eller understiga här angivna kvantiteter. Landskapsregeringen garanterar sålunda ingen specifik kvantitet, utan Leverantören åtar sig att leverera mot det faktiska behov som uppstår under uppdragstiden. 1.4 Leveransplatser Leverantören skall ha minst en bränslestation inom tio (10) kilometer från Självstyrelsegården i Mariehamn, minst en av dessa skall erbjuda möjlighet för biltvätt. Leverantören bör ha servicepunkter för tankning på fasta Åland (utanför Mariehamn) samt i skärgården. I det fall fordon är i behov av bränsle utanför primärområdet (10 km från Självstyrelsegården i Mariehamn), och anbudsgivaren inte har någon servicepunkt där, förbehåller sig Upphandlande enhet rätten att i dessa fall handla från en annan leverantör. Leverantören skall erbjuda företagskort som är kopplade till enskilda fordon men huvudsakligen administreras av personal på bränslestationen för att minska upphandlandemyndigheters administration och risken för missbruk av företagskort. Inköpen skall specificeras per kort/fordon på leverantörens faktura. Vissa myndigheter är verksam 24 timmar i dygnet vilket också påverkar behovet av bränsle till dygnets alla tider. Av denna anledning samt ovan nämnda kortadministration, skall servicestationen ha bemannade öppethållningstider dygnet runt, eller kunna erbjuda en tillförlitlig lösning för tankning av fordon och företagskortshantering dygnet runt vid den primära servicepunkten (inom 10 km från Självstyrelsegården i Mariehamn), kallad primärområdet. Om leverantör har möjlighet att leverera drivmedel vid Sjö-mack belägen i eller i anslutning till östra hamnen i Mariehamn skall detta anges. 1.5 Avtalsperiod Uppdragstiden utgör en period om två (2) år, med planerad begynnelsedag Beställaren har även en option att förlänga upphandlingsavtalet med ett plus ett (1+1) år med oförändrade villkor. Beställaren skall senast sex (6) månader före det att upphandlingsavtalet slutar att gälla skriftligen meddela leverantören ifall denne ämnar utnyttja optionen. 1.6 Annonsering Upphandlingen har den 2:a november 2016 skickats till webbplatsen HILMA på adressen Från HILMA skickas annonserna vidare för publicering till Europeiska unionens officiella tidning (S-serien) samt databasen TED. Anbudsförfrågan inkl. bilagor finns att hämta elektroniskt på LR:s webbplats: efter att annonsen publicerats i TED. 1.7 Upphandlande enheter Ålands landskapsregering FO: PB 1060, Mariehamn, Åland Upphandlande enhet benämns nedan ( Beställaren ) 2(11)

6 1.8 Kontaktperson under anbudstiden Namn: Jörgen Carlsson E-post: 1.9 Planerad tidplan för upphandlingen Aktivitet Annonsering av upphandlingen kl Sista dag att ställa frågor kl Sista dag för svar (minst en vecka före sista dag att lämna anbud) kl Sista dag att lämna anbud Vecka 6 Vecka 7 Vecka 10 Vecka Utvärdering Tilldelningsbesked Delgivning av val av levererantör, väntetid på 21 dagar + 7 om delgivningen sker per post. Avtalstecknande Start av kontrakt 2018 Uppföljning av avtalet 2019 Uppföljning av avtalet 2 Krav på anbudsgivaren (kvalifikationskrav) 2.1 Det Europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet (ESPD) Det Europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet är en försäkran från anbudsgivaren på att inget skäl för uteslutning från offentlig upphandling föreligger samt att kvalifikationskraven för att delta i upphandlingen är uppfyllda. Landskapsregeringen kommer att begära in verifikat och intyg som bestyrker anbudsgivarens försäkran enbart av den vinnande anbudsgivaren. Detta kommer att ske före beslutet om tilldelning sker. En anbudsgivare som inte kan leverera intygen till landskapsregeringen inom utsatt tid kommer att uteslutas. ESPD ska även inlämnas för eventuella underleverantörer. 3(11)

7 2.1.1 Instruktion för ifyllnad av ESPD i pappersform I bilaga ESPD-/Drivmedel på pump är de punkter som är obligatoriska att besvara markerade med färg, övriga punkter är inte obligatoriska. Anbudsgivaren förutsätts svara på alla färgmarkerade frågor för att anbudet ska gå vidare till utvärdering. ESPD blanketten ska bifogas med anbudet. 2.2 Övriga kvalifikationskrav (förutom ESPD) Ekonomisk ställning Anbudsgivaren antingen ska uppnå minst riskklass 3 (på en 5-gradig skala) alt. A (där AAA är det bästa) eller motsvarande omdöme hos kreditinstitut. 1. Bifoga ett intyg, uppgjort av kreditmarknadsinstitut, över klassificering. Intyget får vara högst tre (3) månader gammalt, räknat från sista dagen att lämna anbud, eller, om en anbudsgivare saknar klassificering eller har lägre kreditklass än ovan, görs en individuell bedömning för eventuellt godkännande. För att möjliggöra en sådan bedömning, ska till anbudet bifogas en sådan utredning att det kan anses klarlagt att anbudsgivare har motsvarande ekonomisk stabilitet, samt någon av nedanstående handlingar: a) garanti från moderbolag eller annan där det klart och tydligt framgår att garanten eller moderbolaget träder i anbudsgivarens ställe i händelse av att denne inte längre kan fullfölja sina förpliktelser mot den upphandlande enheten. Med förpliktelser avses både finansiellt ansvar och förpliktelse att fullfölja det egentliga åtagandet i avtalet. Sådant intyg ska bifogas anbudet och vara undertecknat av moderbolagets eller garantens firmatecknare. Efterfrågad riskklassificering samt kraven ovan ska i dessa fall på motsvarande sätt redovisas och uppfyllas av garanten. b) företag, även nystartade företag, ska redovisa sin ekonomiska och finansiella situation för att visa att de har tillräcklig ekonomisk och finansiell styrka att fullgöra uppdraget under avtalstiden. Bevis utgörs av senaste bokslut eller revisorsintyg i det fall inget bokslut ännu har upprättats. 2.3 Uteslutning Den upphandlande enheten kan utesluta en anbudsgivare ur upphandlingen som inte uppfyller kvalifikationskraven. 2.4 Språk I och med att landskapet Åland är enspråkigt svenskt ska leverantören och leverantörens personal utföra de tjänster som omfattas av denna anbudsbegäran på svenska. Intyg över kunskaper i svenska kan komma att krävas. 2.5 Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer En leverantör har rätt att anlita underleverantörer för att fullgöra sina åtaganden. Användandet av underleverantör begränsar inte anbudsgivarens ansvar som huvudman för fullgörande av kontraktet. Om leverantören anlitar underleverantör, ska anbudet innehålla uppgifter om respektive underleverantörs firma, FO-/organisationsnummer samt vilken del av åtagandet som ska fullgöras av respektive underleverantör. 4(11)

8 2.6 Näringsrätt Den leverantör som erhåller upphandlingen ska senast när upphandlingsavtalet ingås, inneha en rätt att bedriva näring i landskapet Åland, se 4 landskapslag (ÅFS 1996:47) om rätt att utöva näring. 3 Kravspecifikation 3.1 Tillämplig lagstiftning Vid utförande av uppdraget skall Leverantören följa direkt tillämpliga rättsakter från Europeiska Unionen, lagar och förordningar i Finland och på Åland samt tillämpliga bestämmelser utfärdade av finska och åländska myndigheter. 3.2 Försäkring Ifall Leverantören erhåller upphandlingen skall denne senast när upphandlingsavtalet ingås ha tecknat en tillräcklig försäkring för de risker och det skadeståndsansvar som fullgörandet av uppdraget medför (ansvarsförsäkring). 3.3 Kvalitetskrav Drivmedlet skall minst uppfylla följande kvalitetskrav: Bensin 95/98 SFS- EN 228 kvalitetsstandard Diesel SFS-EN 590 kvalitetstandard Biltvätten skall uppfylla minst uppfylla följande kvalitetskrav: Tillgängligheten skall vara 24/7 Skall klara samtliga fordon med en längd upp till 5,5 meter, en bredd upp till 2,0 meter samt en höjd upp till 2,0 meter. Tvättprogramet skall minst innehålla (eller med annan teknik motsvara): avfettning, högtryckstvätt, borsttvätt, underspolning, vaxning & torkning Kontroll av kvalitet Under uppdragstiden har Beställaren rätt att, på Leverantörens bekostnad, ta prover och låta utföra analyser hos ett ackrediterat laboratorium på både levererat och ännu icke levererat drivmedel för att säkerställa att drivmedlet uppfyller kvalitetskraven. 3.4 Riskövergång Vid biltvätt ansvarar leverantören för alla risker som sker från det att beställarans fordon påbörjat tvätten tills det att tvättprogrammet är avslutat. 5(11)

9 3.5 Statistik Leverantören skall årligen till Beställaren tillsända statistik angående levererad mängd bränsle i liter för de olika typerna av bränsle till de olika användarna i enlighet med uppställningen i bilaga Prisuppgifter Pris på drivmedel Pris på drivmedel skall uppges i euro enligt uppskattad mängd specificerad enligt 4:13. Samtliga priser i anbudet skall anges exklusive mervärdesskatt.: Bensin: Diesel: Det gällande pumppriset inkl. samtliga avgifter minus xx % i rabatt per liter (exklusive mervärdesskatt) Det gällande pumppriset inkl. samtliga avgifter minus xx % i rabatt per liter (exklusive mervärdesskatt) Anbudsgivaren skall i prisbilagan (bilaga 2) uppge: priser för exakt de datum och tider som anges i formuläret rabatt per liter uppges i % i kolumn F Pris på biltvätt Priset per biltvätt skall baseras på 100 tvätt tillfällen per år, enligt teknisk specifikation (se punkt 3.3) skall priset anges enligt följande: Pris i euro exklusive mervärdesskatt inklusive andra eventuella avgifter. Rabatten skall anges i % Samma rabatt skall gälla samtliga tvättprogram utöver det tvättprogram som offereras i detta anbud Pris på Förbrukningsartiklar Pris på förbrukningsartiklar såsom olja/fetter/kemikalieprodukter och diverse bil rekvisita skall pris anges enligt följande: det gällande listpriset exklusive mervärdesskatt inklusive andra eventuella avgifter. Anbudsgivaren skall bifoga gällande prislista för de produkter och olika förpackningsstorlekar som avses ingå i anbudet. Prislistan skall bifogas bilaga 2. 6(11)

10 3.7 Accept Anbudsgivaren ska acceptera avtalsvillkoren enligt bilaga 3 och samtliga skall-krav. 7(11)

11 4 Regler för upphandling och anbud 4.1 Upphandlingsform Det beräknade värdet för upphandlingen överstiger det av Europeiska kommissionen fastställda tröskelvärdet om I enlighet med 1 2 mom. landskapslag (ÅFS 1994:43) angående tillämpning i landskapet Åland av lagen om offentlig upphandling tillämpas därför rikets lag om offentlig upphandling (FFS 2007/348) på upphandlingsförfarandet. Mervärdet av upphandlingen avser varor, varför denna upphandling genomförs som en varuupphandling. Upphandlingen genomförs i form av ett öppet förfarande. Upphandlingsformen medger inte förhandling. Anbud kommer således att antas utan föregående förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt denna anbudsförfrågan följs och att bästa villkor/pris lämnas i anbudet. 4.2 Inlämning av anbud Sista inlämningsdag och klockslag ska vara den 30:e januari 2017 finsk tid kl Anbud som lämnats in för sent beaktas inte, oavsett orsak. Anbudet ska sändas i slutet kuvert till Ålands landskapsregering, PB 1060, Mariehamn eller lämnas in till registratorn vid Ålands landskapsregering på Strandgatan 37 i Mariehamn. Kuvertet skall märkas med texten Anbud Drivmedel på pump Anbud per fax eller e-post accepteras inte på grund av att anbudssekretess inte kan säkerställas. Anbudet ska vara giltigt minst 90 dagar efter sista inlämningsdag. Om en besvärsprocess inleds förlängs anbudets giltighetstid automatiskt i enlighet med resultatet av domstolens beslut. Anbudshandlingar lämnas på anbudsgivarens ansvar. 4.3 Formkrav på anbud På anbud ställs följande formkrav: Anbudet ska lämnas skriftligt i ett exemplar, undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. Kopia på anbudet bör även lämnas i elektronisk form på datamedium. Filerna ska vara läsbara i MS Office-, PDF- eller motsvarande format. Anbudets språk ska vara svenska (inklusive alla bilagor) Ifyllnad av Svarsbilagor etc.: Bifogade svarsbilaga ska användas för att besvara anbudsbegäran. Fältet för redogörelse i svarsbilagan fylls i för respektive krav för att beskriva hur kravet tillgodoses. Det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet ska ifyllas och bifogas anbudet. Svaren kan också skrivas i separata dokument som bifogas anbudet med tydlig hänvisning till respektive krav. Hänvisningar till webbsidor godtas inte som anbudssvar. Förekommer i denna anbudsbegäran och i bilagorna mot varandra stridande uppgifter gäller texten i anbudsbegäran före bilagorna. Anbudsgivaren måste själv kontrollera att alla frågor är besvarade och att alla efterfrågade dokument är bifogade. Möjligheterna att efter anbudstidens utgång inhämta eller lämna kompletterande uppgifter är begränsade. Detta innebär att anbudgivare ej kan avvakta med att lämna svar, till exempel genom att hänvisa till att frågan önskas behandlas muntligt. Anbud som inte är komplett riskerar att inte tas upp till prövning. 8(11)

12 4.4 Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud) Anbudsgivare ska basera sitt anbud på de förutsättningar som anges i denna anbudsbegäran. Inga reservationer eller alternativa anbud (så kallade sidoanbud) accepteras. 4.5 Delanbud Delanbud accepteras inte i denna upphandling då varje leverantör måste kunna leverera hela det upphandlade utbudet då verksamheten omfattas av utryckningsfordon. 4.6 Anbudsgivarens kontaktuppgifter Anbudsgivarens kontaktuppgifter ska anges i anbudet. 4.7 Oklarheter avseende anbudsförfrågan och komplettering av anbudsförfrågan Alla förfrågningar som rör anbudshandlingarna ska skickas per e-post till kontaktpersonen för upphandlingen, se kapitel 1.8 För att säkerställa att samtliga anbudsgivare får samma information, publicerar den upphandlande enheten alla frågor och svar gällande anbudshandlingarna på: Anbudsgivarna ansvarar för att hålla sig uppdaterade med de eventuella frågor och svar som publiceras angående upphandlingen. Om anbudsgivaren upplever krav i anbudsbegäran som otydligt, orimligt, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att kontakta den upphandlande enheten på ovan nämnda e-postadress på ett så tidigt stadium som möjligt, så att missförstånd kan undvikas. Eventuella frågor med anledning av anbudsbegäran ska ställas i god tid och bör ställas minst 10 dagar före sista anbudsdag. Svar och andra kompletterande upplysningar lämnas kontinuerligt, dock senast 7 dagar före sista anbudsdag. Innan anbud lämnas uppmanas anbudsgivaren att kontrollera huruvida nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av den upphandlande myndigheten under anbudstiden är bindande för både den upphandlande myndigheten och anbudsgivare. 4.8 Ersättning för anbud Ersättning för att upprätta anbud och delta i anbudsprocessen utgår inte. 4.9 Tilldelningsbesked (delgivning av beslut) Samtliga anbudsgivare kommer att erhålla meddelande om beslut. Meddelandet skickas per e-post i enlighet med leverantörens uppgifter i anbudet. En rättelse- och besvärsanvisning bifogas delgivningen Avslutad upphandling och tecknande av avtal Den upphandlande enheten får som huvudregel inte ingå avtal förrän 21 dagar har gått från det att tilldelningsbeslutet skickats till anbudsgivarna (s.k. väntetid). Om anbudsgivarna delges per post utökas väntetiden med ytterligare 7 dagar. Ett bindande avtal förutsätter att ett skriftligt avtal har upprättats vilket är undertecknat av behöriga företrädare för såväl leverantören som den upphandlande enheten. Den upphandlande enheten förbehåller sig rätten att anta anbudet i sin helhet eller delar av det Allmänna handlingars offentlighet och sekretess Alla inlämnade anbud behandlas i enlighet med bestämmelserna i landskapslag (ÅFS 1977:72) om allmänna handlingars offentlighet. Inkomna anbud är inte offentliga förrän upphandlingsavtalet ingåtts eller om upphandlingen avbryts utan att ny upphandling genomförs. 9(11)

13 Om anbudsgivare anser att uppgift(er) i anbud bör beläggas med sekretess ska utförlig motivering ges i anbudet. Anbudsgivaren skall även lämna in en censurerad version av anbudet. I annat fall förutsätts att anledning till sekretess saknas. Sekretessprövning kan inte göras i förväg och garantier kan därför inte lämnas. Generellt sett är möjligheterna att sekretessbelägga anbud starkt begränsade sedan upphandlingen avslutats. Detta gäller särskilt uppgifter i anbud som rör utvärderingskriterierna, vilket också omfattar priserna Bedömning av anbud Anbudsutvärderingen sker i tre steg: 1. Kvalificering av anbudsgivaren, där anbudsgivarens lämplighet, erfarenhet, organisation och ekonomi prövas samt kontroll av eventuell grund för uteslutning, enligt kapitel Prövning av anbudet, där kontroll av att alla "skall-krav" uppfyllts. 3. Val av det totalekonomiskt mest fördelaktiga anbudet enligt 4.13 En anbudsgivare som inte klarar ett steg i processen går inte vidare till nästa steg Utvärdering av anbud Det totalekonomiskt mest fördelaktiga anbudet enligt följande viktade kriterium kommer att antas. Totalsumman för drivmedel är lika med medelpriset för sommar- respektive vinterdiesel multiplicerat med liter plus medelpriset för bensin 95 oktan resp. 98 oktan multiplicerat med 3000 liter. Enligt formeln: Vinterdieselpris* Sommardieselpris* BF98*3 000+BF95*3 000=Totalsumman Totalsumman för biltvätt är lika med priset per biltvätt multiplicerat med 100 tillfällen. Priset på förbrukningsartiklar kommer inte att beaktas vid utvärderingen av anbudet. Pris för bränsle och biltvätt uträknas enligt följande: Vid bedömning av bör-krav enligt ovan värderas anbudet på följande sätt: Ett fiktivt prisavdrag på nedanstående belopp dras ifrån på totalsumman av drivmedel och biltvätt. 0 euro = har ingen servicepunkt för tankning utanför primärområdet 3000 euro = har servicepunkter på fasta Åland men ingen eller få i skärgården (eller vice versa) 4000 euro = har servicepunkter såväl på fasta Åland som i skärgården 5 euro = vid tillgång på Sjö-mack i östra hamnen Mariehamn Anbudet med lägsta kostnad/pris kommer att antas. Om två eller flera anbud med exakt samma pris inkommer kommer lottning att ske. Exempel: Anbudsgivare 1,totalsumman för drivmedel är totalsumman för biltvätt är 1000 saknar servicepunkt utanför primärområdet. Totala anbudet blir därför = Anbudsgivare 2, totalsumman för drivmedel , totalsumman för biltvätt 1100 har servicepunkter på såväl fasta Åland som i skärgården. Totala anbudet blir därför = (11)

14 I exemplet ovan så vinner Anbudsgivare Hänvisningar till standarder Om det i denna anbudsförfrågan förekommer någon hänvisning till standarder, varumärken, patent, produkttyp, ursprung, specifik metod eller produktion, avses härmed att den hänvisningen följs av orden "eller likvärdig. 11(11)