Anbudsbegäran. Bränsle Åland

Transkript

1 Anbudsbegäran Bränsle Åland

2 ANBUDSBEGÄRAN GÄLLANDE: Innehåll 1 ALLMÄNT OM UPPHANDLINGEN Upphandlingsdokumentens innehåll och disposition Beskrivning av uppdraget Upphandlingens värde Leveransplatser Avtalsperiod Annonsering Upphandlande enheter Kontaktperson under anbudstiden Planerad tidplan för upphandlingen 3 2 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN (KVALIFIKATIONSKRAV) Det Europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet (ESPD) Övriga kvalifikationskrav (förutom ESPD) Uteslutning Språk Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer Näringsrätt 4 3 KRAVSPECIFIKATION Tillämplig lagstiftning Tekniska krav på fordonen Leverantörens personal som utför transporter av bränsle Försäkring Beställning, leverans och redovisning Mätning av levererat bränsle och bunker/leveranskvitto Kvalitetskrav Riskövergång Statistik Prisuppgifter Accept 9 4 REGLER FÖR UPPHANDLING OCH ANBUD Upphandlingsform 10 1(2)

3 4.2 Inlämning av anbud Formkrav på anbud Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud) Delanbud Anbudsgivarens kontaktuppgifter Oklarheter avseende anbudsförfrågan och komplettering av anbudsförfrågan Ersättning för anbud Tilldelningsbesked (delgivning av beslut) Avslutad upphandling och tecknande av avtal Allmänna handlingars offentlighet och sekretess Bedömning av anbud Utvärdering av anbud Hänvisningar till standarder 12 2(2)

4 1 Allmänt om upphandlingen 1.1 Upphandlingsdokumentens innehåll och disposition Detta dokument är indelat i fyra avsnitt: 1. Allmänt om upphandlingen 2. Krav på anbudsgivaren (leverantörskrav) 3. Kravspecifikation 4. Regler för upphandling Anbudsbegäran består förutom detta dokument även av följande bilagor: Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Bilaga 5 Svarsbilaga Anbudskalkyl Avtal Det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet (ESPD) Bränsleförbrukning Anbudsgivaren ansvarar för att denne erhåller en fullständig anbudsbegäran. 1.2 Beskrivning av uppdraget Leverantören skall fungera som huvudleverantör för leverans av motorbrännolja för fastigheter, fartyg och fordon samt dieselbränsle ( bränsle ) till Ålands landskapsregering under uppdragstiden. Syftet med denna upphandling är att på ett kostnadseffektivt och miljövänligt sätt förse landskapsregeringens fastigheter, färjor och fordon med bränsle. Endast en Leverantör kommer att antas för anbudet. Leverantören kan anlita underleverantörer för delar av uppdraget men är alltid själv ansvarig enligt avtalet. 1.3 Upphandlingens värde Det total uppskattade värdet är ca (4-årsvärde) Beräknade förbrukningsmängder för de olika typerna av bränsle är ca: Motorbrännolja: 6200 metriska ton per år Dieselbränsle: 60 metriska ton per år De angivna mängderna bränsle är uppskattade utgående från förbrukningsmängden år Under 2015 gjordes ca 350 leveranser. Det framtida behovet kan komma att överstiga eller understiga här angivna kvantiteter. Landskapsregeringen garanterar sålunda ingen specifik kvantitet, utan Leverantören åtar sig att leverera mot det faktiska behov som uppstår under uppdragstiden. 1(12)

5 1.4 Leveransplatser Upphandlingen omfattar leverans av de olika typerna av bränsle till de leveransplatser som finns beskrivna i bilaga 2; Redogörelse för förbrukningsmängder på leveransplatser år I bilaga 5 finns uppgifter om vilka färjor som vanligtvis bunkrar på de angivna leveransplatserna. Vid behov kan färjorna bunkra på annan leveransplats, exempelvis vid underhåll då en färja ersätts med en annan. 1.5 Avtalsperiod Uppdragstiden utgör en period från begynnelsedag till och med Annonsering Upphandlingen har den [ ] annonserats på webbplatsen HILMA på adressen Från HILMA skickas annonserna vidare för publicering till Europeiska unionens officiella tidning (S-serien) samt databasen TED. Anbudsförfrågan inkl. bilagor finns att hämta elektroniskt på LR:s webbplats: efter att annonsen publicerats i TED. 1.7 Upphandlande enheter Ålands landskapsregering FO: PB 1060, Mariehamn, Åland, Finland Landskapets fastighetsverk FO: PB 1060, Mariehamn, Åland, Finland Ovanstående upphandlande enheter benämns nedan Beställaren 1.8 Kontaktperson under anbudstiden Namn: Sten Schauman E-post: sten.schauman@regeringen.ax 2(12)

6 1.9 Planerad tidplan för upphandlingen Aktivitet Annonsering av upphandlingen kl 15:00 Sista dag att ställa frågor kl 15:00 Sista dag för svar kl 15:00 Sista dag att lämna anbud Vecka 9 Vecka 10 Vecka 14 Utvärdering Tilldelningsbesked Avtalstecknande Start av kontrakt Kontinuerligt Uppföljning av avtalet 2 Krav på anbudsgivaren (kvalifikationskrav) 2.1 Det Europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet (ESPD) Det Europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet är en försäkran från anbudsgivaren på att inget skäl för uteslutning från offentlig upphandling föreligger samt att kvalifikationskraven för att delta i upphandlingen är uppfyllda. Landskapsregeringen kommer att begära in verifikat och intyg som bestyrker anbudsgivarens försäkran enbart av den vinnande anbudsgivaren. Detta kommer att ske före beslutet om tilldelning sker. En anbudsgivare som inte kan leverera intygen till landskapsregeringen inom utsatt tid kommer att uteslutas. ESPD ska även inlämnas för eventuella underleverantörer Instruktion för ifyllnad av ESPD i pappersform I bilaga ESPD-/(Bränsle Åland 2017) är de punkter som är obligatoriska att besvara markerade med färg, övriga punkter är inte obligatoriska. Anbudsgivaren förutsätts svara på alla färgmarkerade frågor för att anbudet ska gå vidare till utvärdering. ESPD blanketten ska bifogas med anbudet. 3(12)

7 2.2 Övriga kvalifikationskrav (förutom ESPD) Ekonomisk ställning Anbudsgivaren antingen ska uppnå minst riskklass 3 (på en 5-gradig skala) alt. A (där AAA är det bästa) eller motsvarande omdöme hos kreditinstitut. 1. Bifoga ett intyg, uppgjort av kreditmarknadsinstitut, över klassificering. Intyget får vara högst tre (3) månader gammalt, räknat från sista dagen att lämna anbud, eller, om en anbudsgivare saknar klassificering eller har lägre kreditklass än ovan, görs en individuell bedömning för eventuellt godkännande. För att möjliggöra en sådan bedömning, ska till anbudet bifogas en sådan utredning att det kan anses klarlagt att anbudsgivare har motsvarande ekonomisk stabilitet, samt någon av nedanstående handlingar: a) garanti från moderbolag eller annan där det klart och tydligt framgår att garanten eller moderbolaget träder i anbudsgivarens ställe i händelse av att denne inte längre kan fullfölja sina förpliktelser mot den upphandlande enheten. Med förpliktelser avses både finansiellt ansvar och förpliktelse att fullfölja det egentliga åtagandet i avtalet. Sådant intyg ska bifogas anbudet och vara undertecknat av moderbolagets eller garantens firmatecknare. Efterfrågad riskklassificering samt kraven ovan ska i dessa fall på motsvarande sätt redovisas och uppfyllas av garanten. b) företag, även nystartade företag, ska redovisa sin ekonomiska och finansiella situation för att visa att de har tillräcklig ekonomisk och finansiell styrka att fullgöra uppdraget under avtalstiden. Bevis utgörs av senaste bokslut eller revisorsintyg i det fall inget bokslut ännu har upprättats. 2.3 Uteslutning Den upphandlande enheten kan utesluta en anbudsgivare ur upphandlingen som inte uppfyller kvalifikationskraven. 2.4 Språk I och med att landskapet Åland är enspråkigt svenskt ska leverantören och leverantörens personal utföra de tjänster som omfattas av denna anbudsbegäran på svenska. Intyg över kunskaper i svenska kan komma att krävas. 2.5 Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer En leverantör har rätt att anlita underleverantörer för att fullgöra sina åtaganden. Användandet av underleverantör begränsar inte anbudsgivarens ansvar som huvudman för fullgörande av kontraktet. Om leverantören anlitar underleverantör, ska anbudet innehålla uppgifter om respektive underleverantörs firma, FO-/organisationsnummer samt vilken del av åtagandet som ska fullgöras av respektive underleverantör. 2.6 Näringsrätt Den leverantör som erhåller upphandlingen ska senast när upphandlingsavtalet ingås, inneha en rätt att bedriva näring i landskapet Åland, se 4 landskapslag (ÅFS 1996:47) om rätt att utöva näring. 4(12)

8 3 Kravspecifikation 3.1 Tillämplig lagstiftning Vid utförande av uppdraget skall Leverantören följa direkt tillämpliga rättsakter från Europeiska Unionen, lagar och förordningar i Finland och på Åland samt tillämpliga bestämmelser utfärdade av finska och åländska myndigheter. 3.2 Tekniska krav på fordonen Leverantören skall vid utförandet av transporterna av bränslet använda sig av minst två (2) fordon. Samtliga fordon som leverantören planerar att använda för transport av bränslet skall uppfylla minst följande krav. 1. Euro 4 motor eller högre 2. Köras på lågsvavelhaltigt bränsle 3. Utrustade med alkolås a) Vid avtalets start skall leverantören ha minst två (2) fordon som uppfyller kraven. 3.3 Leverantörens personal som utför transporter av bränsle Den personal som används för transport av bränsle ska ha genomgått en utbildning i miljökörning och i övrigt uppfylla lagkrav. a) Vid avtalets start skall intyg om miljökörning kunna uppvisas. 3.4 Försäkring Ifall Leverantören erhåller upphandlingen skall denne senast när upphandlingsavtalet ingås ha tecknat en tillräcklig försäkring för de risker och det skadeståndsansvar som fullgörandet av uppdraget medför (ansvarsförsäkring). Försäkringen skall minst täcka en skada på Beställning, leverans och redovisning Beställning Beställningen av bränsle sker under uppdragstiden per telefon eller per e-post. Beställaren anger vid beställningen vilken typ av bränsle som beställs, hur mycket samt till vilken plats bränslet skall levereras. Vid behov anges även tidpunkt för leverans. Leverantören skall omedelbart, dock senast 24 timmar efter beställningen är mottagen bekräfta densamma med e-post till särskilt angiven e- post adress. 5(12)

9 3.5.2 Leveranstider Leverantören skall under uppdragstiden senast sju (7) kalenderdagar efter det att Beställaren gjort en beställning leverera bränsle till Beställarens användare. Leverans av bränsle sker under uppdragstiden alltid på helgfria vardagar mellan kl Leveranstiden skall specificeras på exakt klockslag med en avvikelse på maximalt 20 minuter. Förseningar renderar i ett prisavdrag med 1% av totalkostnaden per leverans för varje påbörjad 10 minuters försening. Leveransen av motorbrännolja till Beställarens färjor skall anpassas till färjornas turlistor. Turlistorna finns på Ålandstrafikens webbplats: Mätning av levererat bränsle och bunker/leveranskvitto Leverantörens skall vid leverans av bränslet genomföra mätning av levererat bränsle genom en, på tankbilen monterad, justerad flödesmätare och termometer för mätning av bränslet i liter (l) och leveranstemperatur i grader Celcius ( C). Justeringen skall ske enligt gällande lagstiftning. Vid leverans av bränslet skall Leverantören skriva ut ett bunkerkvitto/leveranskvitto. Av det skall framkomma (i) levererade mängd i liter (l) och (ii) bränslets leveranstemperatur i grader Celcius ( C) Beställaren signerar godkänt kvitto. Signerat kvitto utgör en acceptans på levererad kvantitet och leveranstemperatur. 3.7 Kvalitetskrav Bränslet skall åtminstone uppfylla följande kvalitetskrav: Sommarkvalitet: 1. Motorbrännolja; SFS-EN A1, klass D eller likvärdigt 2. Dieselbränsle; SFS-EN 590 +A1, klass D eller likvärdigt Vinterkvalitet: 3. Motorbrännolja; SFS-EN A1, klass 2 eller likvärdigt 4. Dieselbränsle; SFS-EN 590 +A1, klass 2 eller likvärdigt Svavelhalten skall vara högst 10 mg/kg för alla bränslen. a) Bifoga till anbudet produktspecifikation för de olika typerna av bränsle där de typiska värdena samt uppfyllandet av kvalitetskraven framkommer. 6(12)

10 3.7.1 Kontroll av kvalitet Under uppdragstiden har Beställaren rätt att, på Leverantörens bekostnad, ta prover och låta utföra analyser hos ett ackrediterat laboratorium på både levererat och ännu icke levererat bränsle för att säkerställa att bränslet uppfyller kvalitetskraven. Antalet prover inklusive analys som leverantören skall bekosta begränsas till tre prover per kalenderår om dessa prover uppfyller avtalets krav. Prover inklusive analys som avviker från gällande krav i detta avtal skall alltid bekostas av leverantören oavsett hur många prover som begärs av Beställaren. 3.8 Riskövergång Risken övergår till Beställaren då Leverantören levererat bränsle, som uppfyller kvalitetskraven, in i tank till beställd leveransplats och användare. 3.9 Statistik Leverantören skall årligen till Beställaren tillsända statistik angående levererad mängd bränsle i liter och mton (metriska ton) för de olika typerna av bränsle till de olika användarna i enlighet med uppställningen i bilaga Prisuppgifter Pris för motorbrännolja. Anbudspris per leveransplats och typ av bränsle avges enligt bifogat anbudsformulär (bilaga 2). Anbudspriset på de olika typerna av bränsle skall baseras på den internationella Platts noteringen ULSD 10ppm Cargoes CIF NWE/Basis ARA:s högre värde (Platts, a division of S&P Global). Priset skall grunda sig på genomsnittet av de tre (3) vardagars notering som föregår leveransdagen med en dag både gällande Platts och valutakurs. (Exempel: En leverans sker på en fredag. Priset baseras då på samma veckas genomsnittspris av måndag, tisdag och onsdag). Vid utvärdering av anbud kommer Platts notering 437 USD/mton och USD/Eurokurs 1,06 att användas. Anbudspriset anges i /mton exklusive mervärdesskatt (moms 0%), lagstadgade punktskatter och försörjningsberedskapsavgift. Produktpremien är fast under hela uppdragsperioden inklusive ev. förlängningsoption. Vid prissättningen av motorbrännolja skall följande prisformel användas: Prisnotering (USD/mton) a) Konvertering till Euro (USD/Euro) b) + produktpremie (Euro/mton) c) = anbudspris (Euro/mton) d) a) = produktens Platts notering: ULSD 10 ppm Cargoes CIF NWE/Basis ARA högre värde 7(12)

11 b) = Valutakurs (USD/Euro) enligt ECB c) = anbudsgivarens produktpremie för leveransplatsen som ges i Euro/mton d) = anbudspris utan mervärdesskatt (moms 0%), lagstadgade punkskatter och försörjningsberedskapsavgift Produktpremien är fast under hela uppdragsperioden Pris för dieselbränsle. Anbudspris per leveransplats avges enligt bifogat anbudsformulär (Bilaga 2). Priset på bränslet skall baseras till 90% på den internationella Platts noteringen ULSD 10ppm Cargoes CIF NWE/Basis ARA:s högre värde (Platts, a division of S&P Global) och till 10% på den internationella Argus Biofuels noteringen RED Rapeseed OME FOB Rotterdam:s högre värde (Argus Media Ltd). Priset skall grunda sig på genomsnittet av de tre (3) vardagars notering som föregår leveransdagen med en dag både gällande Platts, Argus och valutakurs. (Exempel: En leverans sker på en fredag. Priset baseras då på samma veckas genomsnittspris av måndag, tisdag och onsdag). Vid utvärdering av anbud kommer Platts notering 437 USD/mton, Argus notering 1005 USD/mton och USD/Eurokurs 1,06 att användas. Anbudspriset anges i /mton exklusive mervärdesskatt (moms 0%), lagstadgade punktskatter och försörjningsberedskapsavgift. Vid prissättningen av dieselbränsle skall följande prisformel användas: Prisnotering (USD/mton) a) Konvertering till Euro (USD/Euro) b) + produktpremie ( /mton) c) = anbudspris ( /mton) d) a) = produktens Platts och Argus Biofuels notering: ULSD 10 ppm Cargoes CIF NWE/Basis ARA högre värde (90%) + Argus RED Rapeseed OME FOB Rotterdam högre värde (10%) b) = valutakurs (USD/Euro) enligt ECB c) = anbudsgivarens produktpremie för leveransplatsen som ges i Euro/mton d) = anbudspris utan mervärdesskatt (moms 0%), lagstadgade punkskatter och försörjningsberedskapsavgift Produktpremien är fast under hela uppdragsperioden Omräkning av USD till Euro i offerten för utvärdering Enligt kurs fastställd i bilaga 2 8(12)

12 Omräkning till Euro och metriska ton Leverantören skall fakturera beställaren i Euro/mton enligt följande förutsättningar; Europeiska Centralbankens referenskurs för 3 vardagar som föregår leveransdagen med en dag(euro foreign exchange reference rate USD/EUR) som publiceras på ECB:s hemsida skall användas för omräkning av Platts notering från USD till EUR. Levererade mängden liter enligt bunker/leveranskvittot skall räknas om till metriska ton med hjälp av rapporterade leveranstemperaturen på bränslet och motsvarande korrigeringsfaktor för densitetens typvärde vid 15 C ur tabell POLTTONESTEIDEN TILAVUUDEN MUUNTOKERROINTAULUKOT Dieselöljyt ja kevyet polttoöljyt, Tieheysalue kg/m3 Lämpötila-alue -30 C C som utgetts av Oljebranschens centralförbund (Översatt: Tabell för korrigeringsfaktor för flytande bränslen. Dieselbränslen och lätta brännoljor. Densitetsområde kg/m3. Temperaturområde -30 C ,9 C). Räkneexempel för omräkning av liter till mton: Motorbrännoljans densitet har typvärdet 840 kg/m3 vid 15 C i tillverkarens produktbeskrivning. Bränslet har levererats med temperatur 18,5 C enligt bunker/leveranskvittot som även visar att liter har levererats. Faktorn 0,9970 läses ur tabellen vid temperatur 18,5 C för typvärdet 840 kg/m3 vid 15 C: 15 m3 x 0,84 mton/m3 x 0,9970 = 12,5622 mton. Prisuppgifter för efterfrågade tjänster ska anges i den bifogade Excel-filen, "bilaga2". Den sammanräknade summan anger kostnad per år. Samtliga prisuppgifter ska anges i EUR exklusive mervärdesskatt. I angivna priser ska ingå samtliga kostnader för utförandet av uppdraget inklusive resekostnader. Den upphandlande enheten betalar inga övriga extra kostnader eller avgifter Accept Anbudsgivaren ska acceptera avtalsvillkoren enligt bilaga 3 och samtliga ska-krav. 9(12)

13 4 Regler för upphandling och anbud 4.1 Upphandlingsform Det beräknade värdet för upphandlingen överstiger det av Europeiska kommissionen fastställda tröskelvärdet om I enlighet med 1 2 mom. landskapslag (ÅFS 1994:43) angående tillämpning i landskapet Åland av lagen om offentlig upphandling tillämpas därför rikets lag om offentlig upphandling (FFS 2007/348) på upphandlingsförfarandet. Mervärdet av upphandlingen avser produkter/tjänster/byggentreprenader (välj), varför denna upphandling genomförs som en produkt- /tjänste-/byggentreprenadsupphandling(välj). Upphandlingen genomförs i form av ett öppet förfarande. Upphandlingsformen medger inte förhandling. Anbud kommer således att antas utan föregående förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt denna anbudsförfrågan följs och att bästa villkor/pris lämnas i anbudet. 4.2 Inlämning av anbud Sista inlämningsdag och klockslag ska vara den finsk tid kl. 15:00. Anbud som lämnats in för sent beaktas inte, oavsett orsak. Anbudet ska sändas i slutet kuvert till Ålands landskapsregering, PB 1060, Mariehamn eller lämnas in till registratorn vid Ålands landskapsregering på Strandgatan 37 i Mariehamn. Kuvertet bör märkas med texten Anbud [Bränsle Åland 2017]. Anbud per fax eller e-post accepteras inte på grund av att anbudssekretess inte kan säkerställas. Anbudet ska vara giltigt minst 90 dagar efter sista inlämningsdag. Om en besvärsprocess inleds förlängs anbudets giltighetstid automatiskt i enlighet med resultatet av domstolens beslut. Anbudshandlingar lämnas på anbudsgivarens ansvar. 4.3 Formkrav på anbud På anbud ställs följande formkrav: Anbudet ska lämnas skriftligt i ett exemplar, undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. Kopia på anbudet bör även lämnas i elektronisk form på datamedium. Filerna ska vara läsbara i MS Office-, PDF- eller motsvarande format. Anbudets språk ska vara svenska (inklusive alla bilagor) Ifyllnad av Svarsbilagor etc.: Bifogade svarsbilaga ska användas för att besvara anbudsbegäran. Fältet för redogörelse i svarsbilagan fylls i för respektive krav för att beskriva hur kravet tillgodoses. Det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet ska ifyllas och bifogas anbudet. Svaren kan också skrivas i separata dokument som bifogas anbudet med tydlig hänvisning till respektive krav. Hänvisningar till webbsidor godtas inte som anbudssvar. Förekommer i denna anbudsbegäran och i bilagorna mot varandra stridande uppgifter gäller texten i anbudsbegäran före bilagorna. Anbudsgivaren måste själv kontrollera att alla frågor är besvarade och att alla efterfrågade dokument är bifogade. Möjligheterna att efter anbudstidens utgång inhämta eller lämna kompletterande uppgifter är begränsade. Detta innebär att anbudgivare ej kan avvakta med att lämna svar, till exempel genom att hänvisa till att frågan önskas behandlas muntligt. Anbud som inte är komplett riskerar att inte tas upp till prövning. 10(12)

14 4.4 Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud) Anbudsgivare ska basera sitt anbud på de förutsättningar som anges i denna anbudsbegäran. Inga reservationer eller alternativa anbud (så kallade sidoanbud) accepteras. - även ett huvudanbud lämnats - samtliga ska-krav uppfylls - avvikelser från anbudsbegäran samt dess effekt på priser, tidplan, kvalitet etc klart framgår av anbudet. Om ett alternativt anbud antas svarar anbudsgivaren för alla kostnader som uppstår vid avvikelse från anbudsbegäran. 4.5 Delanbud Delanbud accepteras inte i denna upphandling. 4.6 Anbudsgivarens kontaktuppgifter Anbudsgivarens kontaktuppgifter ska anges i anbudet. 4.7 Oklarheter avseende anbudsförfrågan och komplettering av anbudsförfrågan Alla förfrågningar som rör anbudshandlingarna ska skickas per e-post till kontaktpersonen för upphandlingen, se kapitel 1.8 För att säkerställa att samtliga anbudsgivare får samma information, publicerar den upphandlande enheten alla frågor och svar gällande anbudshandlingarna på: Anbudsgivarna ansvarar för att hålla sig uppdaterade med de eventuella frågor och svar som publiceras angående upphandlingen. Om anbudsgivaren upplever krav i anbudsbegäran som otydligt, orimligt, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att kontakta den upphandlande enheten på ovan nämnda e-postadress på ett så tidigt stadium som möjligt, så att missförstånd kan undvikas. Eventuella frågor med anledning av anbudsbegäran ska ställas i god tid och bör ställas minst 14 dagar före sista anbudsdag. Svar och andra kompletterande upplysningar lämnas kontinuerligt, dock senast 7 dagar före sista anbudsdag. Innan anbud lämnas uppmanas anbudsgivaren att kontrollera huruvida nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av den upphandlande myndigheten under anbudstiden är bindande för både den upphandlande myndigheten och anbudsgivare. 4.8 Ersättning för anbud Ersättning för att upprätta anbud och delta i anbudsprocessen utgår inte. 4.9 Tilldelningsbesked (delgivning av beslut) Samtliga anbudsgivare kommer att erhålla meddelande om beslut. Meddelandet skickas per post i enlighet med leverantörens uppgifter i anbudet. En rättelse- och besvärsanvisning bifogas delgivningen Avslutad upphandling och tecknande av avtal Den upphandlande enheten får som huvudregel inte ingå avtal förrän 21 dagar har gått från det att tilldelningsbeslutet skickats till anbudsgivarna (s.k. väntetid). Om anbudsgivarna delges per post utökas väntetiden med ytterligare 7 dagar. Ett bindande avtal förutsätter att ett skriftligt avtal har upprättats vilket är undertecknat av behöriga företrädare för såväl leverantören som den upphandlande enheten. Den upphandlande enheten förbehåller sig rätten att anta anbudet i sin helhet eller delar av det. 11(12)

15 4.11 Allmänna handlingars offentlighet och sekretess Alla inlämnade anbud behandlas i enlighet med bestämmelserna i landskapslag (ÅFS 1977:72) om allmänna handlingars offentlighet. Inkomna anbud är inte offentliga förrän upphandlingsavtalet ingåtts eller om upphandlingen avbryts utan att ny upphandling genomförs. Om anbudsgivare anser att uppgift(er) i anbud bör beläggas med sekretess ska utförlig motivering ges i anbudet. Anbudsgivaren skall även lämna in en censurerad version av anbudet. I annat fall förutsätts att anledning till sekretess saknas. Sekretessprövning kan inte göras i förväg och garantier kan därför inte lämnas. Generellt sett är möjligheterna att sekretessbelägga anbud starkt begränsade sedan upphandlingen avslutats. Detta gäller särskilt uppgifter i anbud som rör utvärderingskriterierna, vilket också omfattar priserna Bedömning av anbud Anbudsutvärderingen sker i tre steg: 1. Kvalificering av anbudsgivaren, där anbudsgivarens lämplighet, erfarenhet, organisation och ekonomi prövas samt kontroll av eventuell grund för uteslutning, enligt kapitel Prövning av anbudet, där kontroll av att alla "ska-krav" uppfyllts. En anbudsgivare som inte klarar ett steg i processen går inte vidare till nästa steg Utvärdering av anbud Anbudet med lägsta kostnad/pris kommer att antas. Utvärdering av lägst pris har valts då skallkraven innehåller specifika kvalitetskrav samt miljökrav. Om två eller flera anbud med exakt samma pris inkommer kommer lottning att ske Hänvisningar till standarder Om det i denna anbudsförfrågan förekommer någon hänvisning till standarder, varumärken, patent, produkttyp, ursprung, specifik metod eller produktion, avses härmed att den hänvisningen följs av orden "eller likvärdig. 12(12)