ANBUDSFÖRFRÅGAN FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG. Upphandling av ramavtal för teknisk projektledning i samband med anskaffning av ny skärgårdsfärja.

Transkript

1 1 (11) ANBUDSFÖRFRÅGAN FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Upphandling av ramavtal för teknisk projektledning i samband med anskaffning av ny skärgårdsfärja. Infrastrukturavdelningen

2 2 (11) Upphandling av ramavtal för teknisk projektledning Innehållsförteckning 01 OBJEKT OMFATTNING RAPPORTERING, RESULTAT OCH ANVÄNDBARHET UPPHANDLANDE MYNDIGHET FORM AV UPPHANDLING KONTAKTPERSON UNDER ANBUDSTIDEN AVTALSFORM FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG AVTALSHANDLINGAR ORGANISATION UPPDRAGSTID BESTÄLLARENS ANSVAR ANBUDSGIVARENS ANSVAR KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN KONTROLL AV ANBUDSGIVARE BETALNING ÄNDRINGS- OCH TILLÄGGSARBETEN TVISTER ÖVRIGA UPPGIFTER ANBUDET ANBUDSUTVÄRDERING AVSLUTAD UPPHANDLING... 10

3 3 (11) ANBUDSFÖRFRÅGAN 01 Objekt Ålands landskapsregering inbjuder härmed till anbudsgivning på konsulttjänster inom teknisk projektledning för anskaffning av ny skärgårdsfärja. I samband med att Ålands landskapsregering arbetat fram ett förslag till nytt trafiksystem för den åländska skärgårdstrafiken, kallat kortruttsutredningen, konstaterades ett behov av att förnya tonnaget. För detta arbete finns behov av att upphandla teknisk projektledningstjänst. Ålands landskapsregering har genom denna upphandling valt att utforma upphandlingen som ett ramavtal där landskapsregeringen förbehåller sig rätten att beställa tjänster till en fastställd timtaxa enligt denna upphandling. Syftet med uppdraget är att tekniskt projektleda anskaffningen av en ny skärgårdsfärja. Projektledningen kommer att bestå av projektledare, teknisk projektledare och teknisk inspektör. Expertgruppen består av områdesansvariga, övervakare, utomstående expertis, förvaltare och en för hamnar relaterad projektledare. Tilläggsuppgifter om projektet erhålls genom bilagda projektplan. 02 Omfattning 02.1 Avsikten är att teckna ramavtal med en konsult som uppnår ställda skall-krav Uppdraget omfattar att vara teknisk projektledare för projektet, från att färdigställa förfrågningsunderlag och att delta i upphandlingsarbetet enligt överenskommelse med beställaren fram till garantiöversyn Uppdraget omfattar att planera, organisera, leda och följa upp produktionsarbetet i projektet, säkerställa personella och övriga resurser samt delegera och följa upp aktiviteter och att överenskomna metoder och verktyg används Uppdraget omfattar att delta i de möten som projektledaren och konsulten överenskommer om under projekttiden. Tekniska projektledaren bistår projektledaren i att sammanställa projektstatus och underlag inför nödvändiga beslut Uppdraget omfattar att upprätta de dokument och underlag som krävs enligt beskrivningen ovan Uppdraget omfattar att redovisa nedlagd arbetstid och omkostnader månadsvis och få dessa godkända innan fakturering får ske Projektets styrande dokument kommer att utgöras av projektplan, statusrapporter och slutrapport. Tekniska projektledaren bistår projektledaren i att hålla Beställaren informerad om nuläget och eventuella avvikelser, bl.a. genom statusrapporter.

4 4 (11) 03 Rapportering, resultat och användbarhet 03.1 För att genomföra uppdraget skall anbudsgivare räkna med att använda programvara från Microsoft office, Autodesk AutoCad eller andra direkt kompatibla och likvärdiga programvaror Beställare förbehåller sig rätten att fritt använda allt utredningsmaterial som tagits fram under detta uppdrag Uppdraget skall utföras på svenska. 04 Upphandlande myndighet Ålands landskapsregering (FO-nummer: ) Pb 1060 AX Mariehamn Åland 05 Form av upphandling och publicering av upphandlingsannons Det beräknade värdet för upphandlingen överstiger det av Europeiska kommissionen fastställda tröskelvärdet om I enlighet med 1 2 mom. landskapslag (ÅFS 1994:43) angående tillämpning i landskapet Åland av lagen om offentlig upphandling tillämpas därför rikets lag om offentlig upphandling (FFS 2007/348) på upphandlingsförfarandet. Upphandlingen genomförs i form av ett öppet förfarande. Upphandlingsformen medger inte förhandling. Anbud kommer således att antas utan föregående förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt denna anbudsförfrågan följs och att bästa villkor/pris lämnas i anbudet. Upphandlingen har den annonserats på webbplatsen HILMA på adressen Från HILMA skickas annonserna vidare för publicering till Europeiska unionens officiella tidning (S-serien) samt databasen TED. Anbudsförfrågan inkl. bilagor finns samma dag att hämta elektroniskt på LR:s webbplats: 06 Kontaktperson under anbudstiden Frågor om upphandlingen samt frågor om förfrågningsunderlaget ställs skriftligen till: Biträdande avdelningschef Niklas Karlman Tfn: Mobil: E-post: niklas.karlman@regeringen.ax

5 5 (11) 07 Avtalsform Uppdraget är ett konsultuppdrag reglerat av branschgemensamma konsultavtal (KSE 2013) 08 Förfrågningsunderlag 08.1 Förfrågningsunderlaget består av följande projektspecifika handlingar: 1. Denna anbudsförfrågan, daterad Allmänna avtalsvillkor för konsultverksamhet KSE 2013, RT sv (bifogas ej). 3. Anbudsformulär. 4. Avtalsmall RT SV 08.2 Anbudsgivare är skyldig att före anbudets avgivande kontrollera att samtliga handlingar i förfrågningsunderlaget har levererats Frågor avseende förfrågningsunderlaget ställs till kontaktperson för upphandlingen Frågor under anbudstiden lämnas skriftligt via e-post till kontaktpersonen för upphandlingen, senast Samtliga frågor och svar på dessa kommer att publiceras, senast Endast skriftliga svar är bindande för landskapsregeringen. Anbudsgivarna bör därför kontrollera uppgifterna på hemsidan. - Ålands landskapsregering kan medge att anbudsgivaren får rätta uppenbar felskrivning eller felräkning eller annat uppenbart fel i anbudet. - Ålands landskapsregering kan begära att anbud förtydligas och kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Landskapsregeringen har dock inte någon skyldighet att ge anbudsgivaren möjlighet att komplettera eller förtydliga ett anbud. 09 Avtalshandlingar 09.1 Avtalet tecknas efter avtalsförhandlingsprotokollet Såsom avtalsvillkor tillämpas Allmänna avtalsvillkor för konsultverksamhet KSE Avtal skrivs enligt RT SV. Avtalshandlingarnas inbördes rangordning är enligt följande: l. Avtalet (RT SV). 2. Avtalsförhandlingsprotokollet. 3. Anbudsförfrågan inklusive eventuella kompletteringar. 4. Anbudet inklusive bilagor. 5. Allmänna avtalsvillkor för konsultverksamhet KSE Handlingarna kompletterar varandra.

6 6 (11) 10 Organisation 10.1 Beställarens planerade organisation under uppdraget består dels av en projektledning, där denna funktion arbetar och dels av en expertgrupp. 11 Uppdragstid Uppdraget startar direkt efter att avtal ingåtts och pågår i tre (3) år framåt med option på ytterligare ett (1) år. Beställaren skall meddela anbudsgivaren senast sex (6) månader innan avtalstids utgång om beställaren avser att utnyttja optionen. 12 Beställarens ansvar 12.1 Beställaren har rätt att köpa in tjänster enligt detta ramavtal för detta projekt Beställaren förbinder sig inte till någon mängd beställningar enligt detta ramavtal. 13 Anbudsgivarens ansvar 13.1 Anbudsgivaren skall ha en konsultansvarighetsförsäkring enligt branschstandard samt ansvara för sin egen personal Anbudsgivaren är redovisningsskyldig för sina underkonsulter och leverantörer, dessa bör godkännas av beställaren innan orderbekräftelse får tecknas. Val av underkonsult skall ske i samråd med beställaren. 14 Krav på anbudsgivaren 14.1 Krav på ekonomisk och finansiell ställning Sökanden skall ha en stabil ekonomisk bas så att ett långsiktigt avtal med Ålands landskapsregering kan upprätthållas. Sökandens kreditomdöme skall innebära riskklass 4 (på en 5-gradig skala) / alt. AA (där AAA är det bästa) eller motsvarande omdöme hos kreditinstitut. Kreditomdömet skall vara högst (2) månader gammalt räknat från sista anbudsdag. I det fall lägre riskklassificering redovisas eller att sökanden ej omfattas av ratingsystemet kan sökanden ändå anses uppfylla dessa krav om sökandens revisor lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att sökanden innehar ekonomisk stabilitet. Då det gäller nybildade företag som ej har möjlighet att avge årsredovisningar eller som inte omfattas av ratingsystemet, eller företag under bildande, skall sökanden lämna intyg t ex genom bank- eller koncerngaranti som visar att sökanden kan fullgöra sina åtaganden. Anbudsgivaren bekräftar uppfyllande av ovan ställda skallkrav genom att till anbudet bifoga följande: - Kopia av kreditintyg eller i förekommande fall kopia av revisorsintyg som styrker motsvarande ekonomisk stabilitet.

7 7 (11) Anbudsgivaren skall under de senaste 2 åren ha haft en årlig nettoomsättning på: minst euro. Anbudsgivaren bekräftar uppfyllande av ovan ställda skallkrav genom att till anbudet bifoga följande: - Kopia av de två senast fastställda årsredovisningarna Krav på teknisk förmåga, kapacitet och kvalitet Anbudsgivaren skall svara för en hög servicenivå, lyhördhet för beställarens önskemål, god anpassningsförmåga och punktlighet vid leveranser. Anbudsgivaren skall ha ett certifierat kvalitetsledningssystem. Anbudsgivaren bekräftar uppfyllande av kravet genom att till anbudet bifoga en redogörelse över certifierat kvalitetsledningssystem. Anbudsgivaren skall ha erfarenhet av tjänster av liknande art och omfattning som denna upphandling avser. Anbudsgivaren bekräftar uppfyllande av ovan ställda skallkrav genom att till anbudet bifoga följande referenser gällande nybyggnad eller ombyggnad av fartyg med dödvikt på minst 300 ton, under åren : - Tre referenser över erfarenhet av projektledning eller teknisk projektledning eller motsvarande ansvarsställning. Nämnd erfarenhet av LNG-fartyg är meriterande; - Tre referenser över erfarenhet av planering och projektledning av maskininstallationer; - Tre referenser över erfarenhet av stabilitetsberäkningar samt; - Tre referenser från projekt som rör passagerarfartyg I och med att landskapet Åland är enspråkigt svenskt skall anbudsgivaren bifoga en redogörelse eller ett intyg att projektledaren klarar av att utföra de tjänster som omfattas av denna anbudsförfrågan på svenska. 15 Kontroll av anbudsgivare 15.1 UTESLUTNING AV ANBUDSGIVARE KOMMER ATT SKE: - Om Ålands landskapsregering får kännedom om att någon av förutsättningarna i 53 lag om offentlig upphandling föreligger. Detta gäller även för eventuella underleverantörer i alla led.

8 8 (11) 15.2 UTESLUTNING AV ANBUDSGIVARE KAN KOMMA ATT SKE: - Om Ålands landskapsregering får kännedom om att någon av förutsättningarna i 54 lag om offentlig upphandling föreligger. Detta gäller även för eventuella underleverantörer i alla led Ålands landskapsregering förbehåller sig rätten att kontrollera att anbudsgivare fullgjort sina åligganden vad gäller skatter och socialförsäkringsavgifter KONTROLL AV ANBUDSGIVARES LÄMPLIGHET: - Anbudsgivares lämplighet kommer att kontrolleras enligt 56, och gäller de leverantörer som inte uteslutits enligt 53 och 54, lag om offentlig upphandling Anbudsgivaren skall i anbudet redovisa att skatter och andra lagstadgade avgifter betalats i vederbörlig ordning samt att betalningsanmärkningar inte finns. Utredningarna får inte vara äldre än två (2) månader. 16 Betalning 16.1 Konsultavtalet tecknas och betalning/ersättning sker enligt anbudsprislista Ersättningen utbetalas mot faktura efter utfört arbete med 30 dagars betalningstid Förskott utbetalas inte. 17 Ändrings- och tilläggsarbeten Om i avtalet angivna arbetsmängder ändras av konsulten oberoende faktorer eller av orsaker konsulten inte haft möjlighet att beakta, utförs ändringsarbeten efter beställarens övervägande och bedömning. 18 Tvister Eventuella tvister med anledning av avtalet skall, ifall konflikter inte annars kan biläggas och någon av parterna så vill, föras till avgörande i Ålands tingsrätt. 19 Övriga uppgifter 19.1 Eventuella förfrågningar under anbudstiden är inte bindande för beställaren, ifall beställaren inte skriftligen tillställer dessa till anbudsgivaren I förfrågningsunderlaget eventuellt framkommande bristfälligheter och motstridigheter skall skriftligen anmälas i samband med inlämnande av anbud, också i det fall då anbudsgivaren inte särskilt ställer en förfrågan om detta.

9 9 (11) 19.3 Ifall anbudsgivaren erhåller upphandlingen skall denne senast när upphandlingsavtalet ingås inneha en rätt att bedriva näring i landskapet Åland, se 4 i landskapslag (ÅFS 1996:47) om rätt att utöva näring Beträffande mellan landskapet Åland och Finland existerande skattegräns, hänvisas till skatteförvaltningens skatteanvisning om den åländska skattegränsen i mervärdesbeskattningen, utgiven den 1 januari Eventuella gränsformaliteter och kostnaderna för dessa sköts av entreprenören Beställaren godkänner, på förhand, uppdragsrelaterade resor. 20 Anbudet 20.1 I anbudet skall anges följande: 1. Anbudet skall anges enligt bifogat anbudsformulär. 2. Uppgift om vem som besvarar förfrågningar angående anbudet. Anbudspriset skall anges exklusive lagstadgad mervärdesskatt Givet anbud skall gälla i sextio (60) dagar efter anbudstidens utgång Beställaren godtar inga krav på ersättning för upprättande av anbud Anbud skall inlämnas i slutet kuvert till: Ålands landskapsregering Registraturen Pb 1060 AX MARIEHAMN Kuvertet skall vara märkt "Anbud Teknisk Projektledning" och skall vara registraturen tillhanda senast kl för att beaktas i upphandlingen. Besöksadress: Strandgatan 37, Mariehamn

10 10 (11) 21 Anbudsutvärdering 21.1 Anbudsutvärderingen kommer att ske i tre steg: Steg 1, syftar till att klargöra att i punkt 14.1 ställda krav är uppfyllda. Endast de anbudsgivare som uppfyller ställda krav går vidare till steg 2. Steg 2, syftar till att klargöra att i punkt 14.2 ställda krav är uppfyllda. Endast de anbudsgivare som uppfyller ställda krav går vidare till steg 3. Steg 3, jämför anbudspriserna. För jämförelse av anbudspriserna används följande beräkningsmall: Jämförelsetal = (Offererat timpris för projektledning) Ifall anbudsgivaren påvisat erfarenhet enligt punkt 14.2 av LNG-fartyg, multipliceras jämförelsetalet med 0,95. Anbudet med lägsta jämförelsetal antas. Vid lika jämförelsetal, antas anbudet med erfarenhet av LNG. Det högsta godtagbara timpriset är 150 /h exkl. moms När beslut om leverantör och anbud fattats kommer Ålands landskapsregering att lämna upplysningar till varje anbudsgivare om beslutet och skälen för det samt bifoga en besvärsanvisning. 22 Avslutad upphandling Beställaren får som huvudregel inte ingå avtal förrän 21 dagar har gått från det att tilldelningsbeslutet skickats till anbudsgivarna (s.k. väntetid). Om Beställaren delger anbudsgivarna per post utökas väntetiden med ytterligare 7 dagar. Ett bindande avtal förutsätter att ett skriftligt avtal har upprättats vilket är undertecknat av behöriga företrädare för Beställaren. Mariehamn den Niklas Karlman Biträdande avdelningschef BILAGOR 1. Anbudsformulär 2. Projektplan daterad

11 11 (11) ANBUDSFORMULÄR BILAGA 1 Upphandling av ramavtal för teknisk projektledning i samband med anskaffning av ny skärgårdsfärja. Anbudspris för uppdraget Teknisk projektledare, timarvode /tim Enhetspris anges exklusive mervärdesskatt. Eventuella tilläggsuppgifter om anbudet ges av: Namn Ort E-post Telefon/mobil Datum Anbudsgivare Adress Underskrift: Namnförtydligande: Tel: Mobilnr: e-post: