Upphandlingsföreskrift (UF) Upphandling färskvarutransport Linje 2 Föglö/Sottunga tankbil för mjölk

Transkript

1 02 ÅLR 2017/7258 Upphandlingsföreskrift (UF) Upphandling färskvarutransport Linje 2 Föglö/Sottunga tankbil för mjölk Avtal över EU-tröskelvärdet - öppet förfarande Dnr: ÅLR 2017/7258

2 Innehåll 1 ALLMÄNT OM UPPHANDLINGEN Förfrågningsunderlagets innehåll och disposition Beskrivning av uppdraget Avtalsperiod Omfattningen av upphandlingen Upphandlingens värde Annonsering Upphandlande enhet Kontaktperson under anbudstiden Planerad tidsplan för upphandlingen 4 2 REGLER FÖR UPPHANDLING OCH ANBUD Upphandlingsform Inlämning av anbud Formkrav på anbud Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud) Anbudsgivarens kontaktuppgifter Oklarheter avseende anbudsförfrågan och komplettering av anbudsförfrågan Ersättning för anbud Tilldelningsbesked (delgivning av beslut) Avslutad upphandling och tecknande av avtal Allmänna handlingars offentlighet och sekretess Bedömning av anbud Utvärdering av anbud Hänvisningar till standarder 7 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN (KVALIFIKATIONSKRAV) Kravspecifikation Mjölktransporter Ersättning för frakt och fraktpris från mottagare Tillämplig lagstiftning Tekniska krav på fordon Språk Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer Uteslutningsgrunder och nationella uteslutningsgrunder 9 2

3 3.9 Ekonomisk och finansiell situation ESPD (Europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet) Pris Teknisk prestationsförmåga och yrkesmässiga kvalifikationer Miljöarbete Kvalitetsarbete Övertagande av rörelse och ansvar över befintlig personal 11 1 Allmänt om upphandlingen 1.1 Förfrågningsunderlagets innehåll och disposition Detta dokument är indelat i tre avsnitt: 1. Allmänt om upphandlingen 2. Regler för upphandling och anbud 3. Krav på anbudsgivaren (kvalificeringskrav) Förfrågningsunderlaget består av följande dokument: 01 Anbudsförfrågan 02 Denna upphandlingsföreskrift (UF) Upphandling färskvarutransport Linje 1 Kökars kombinerade mjölk- och färskvarubil , daterad Anbudsformulär Upphandling färskvarutransport Linje 1 Kökars kombinerade mjölkoch färskvarubil , daterad Avtal Upphandling färskvarutransport Linje 1 Kökars kombinerade mjölk- och färskvarubil , daterad Anbudsgivaren ansvarar för att denne erhåller ett fullständigt förfrågningsunderlag. 1.2 Beskrivning av uppdraget Entreprenören ansvarar för mjölktransport från den åländska skärgården på linje 2 (Föglö/Sottunga tankbil för mjölk) under avtalstiden. Endast en Entreprenör kommer att antas för anbudet. Entreprenören kan anlita underleverantörer för delar av uppdraget men är alltid själv ansvarig enligt avtalet. 1.3 Avtalsperiod Avtalet planeras starta och fortgå i tolv (12) månader till Beställaren har en ensidig option om att förlänga avtalet med tolv (12) månader, som deklareras skriftligen senast Avtalet upphör att gälla om optionen om förlängningen har verkställts. 1.4 Omfattningen av upphandlingen Nedan anges uppskattade transportmängder av mjölk och färskvaror på linje 1: Linje 2, Mjölk från Föglö Linje 2, Mjölk från Sottunga ca 575 ton/år ca 430 ton/år 3

4 De ovan angivna varumängderna är uppskattade utgående från transporterade varumängder 2016 och utgör endast en vägledning. Det framtida behovet kan komma att överstiga eller understiga här angiven angivna kvantiteter. Landskapsregeringen garanterar sålunda ingen specifik volym, utan anbudsgivaren åtar sig att leverera mot det faktiska behov som uppstår. Mängden transporterade varor påverkas dock i hög grad av hur många och hur omfattande avtal entreprenören lyckas ingå med företag och näringsidkare i den åländska skärgården. 1.5 Upphandlingens värde Värdet för upphandlingen av totalt fyra (4) linjer överstiger det av Europeiska kommissionen fastställda tröskelvärdet om euro för tjänster. 1.6 Annonsering Upphandlingen annonseras på webbplatsen HILMA ( Upphandlingen och tillhörande anbudshandlingar annonseras även på Ålands landskapsregerings hemsida ( 1.7 Upphandlande enhet Upphandlande myndighet är Ålands Landskapsregering, Infrastrukturavdelningen, FO-nummer Box 1060 (Strandgatan 37), AX MARIEHAMN Organisation Ålands landskapsregering, infrastrukturavdelningen består av tre byråer. Transportbyrån ombesörjer upphandling av trafiktjänster. 1.8 Kontaktperson under anbudstiden Namn: Upphandlare Per-Erik G. Cederkvist E-post: per-erik.cederkvist@regeringen.ax 1.9 Planerad tidsplan för upphandlingen 2016 Aktivitet Annonsering av upphandlingen kl. 16: kl 16: kl. 16: kl. 09:00 Sista dag att ställa frågor Sista dag för svar Sista dag att lämna anbud Öppning av anbud i minst två tjänstemäns närvaro 4

5 Vecka 47 (2017) Vecka 47 (2017) Vecka 50 (2017) Utvärdering Tilldelningsbesked - Delgivning av val av Entreprenör Väntetid 21 dagar Avtalstecknande Start av färskvarutransportavtalet Linje 2. Föglö/Sottunga tankbil för mjölk Kontinuerligt Uppföljning av avtalet 2 Regler för upphandling och anbud 2.1 Upphandlingsform Det beräknade värdet för upphandlingen överstiger det av Europeiska kommissionen fastställda tröskelvärdet om euro för tjänster. I enlighet med 1 2 mom. landskapslag (1994:43) angående tillämpning i landskapet Åland av lagen om offentlig upphandling tillämpas därför rikets lag om offentlig upphandling (FFS 348/2007) på upphandlingsförfarandet. Upphandlingen genomförs i form av ett öppet förfarande. Upphandlingsformen medger inte förhandling. Anbud kommer således att antas utan föregående förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt denna anbudsförfrågan följs och att bästa villkor/pris lämnas i anbudet. 2.2 Inlämning av anbud Sista inlämningsdag och klockslag är finsk tid kl. 16:00. Anbud som lämnats in för sent beaktas inte, oavsett orsak. Anbud som skickas med post ska sändas i slutet kuvert till: Ålands landskapsregering Box 1060 AX MARIEHAMN eller lämna in till Ålands Landskapsregering Registratorskontoret Strandgatan 37, Mariehamn Kuvertet bör märkas med texten Anbud Upphandling färskvarutransport Linje 2. Föglö/Sottunga tankbil för mjölk Anbud per fax eller e-post accepteras inte på grund av att anbudssekretess inte kan säkerställas. Anbudet ska vara giltigt minst tre (3) månader efter sista inlämningsdag. Om en besvärsprocess inleds förlängs anbudets giltighetstid automatiskt så att anbudet är giltigt tre (3) månader efter domstolens beslut. 2.3 Formkrav på anbud På anbud ställs följande formkrav: 5

6 Anbudet ska lämnas skriftligt i anbudsformuläret (bilaga 3) i ett exemplar, undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. Anbudets språk ska vara svenska. Bilagor på engelska eller finska godkänns under förutsättning att en kort översättning till svenska finns som tydligt visar på att kravet är uppfyllt. Ifyllnad av Svarsbilagor (anbudsformulär) etc.: Bifogat anbudsformulär ska användas för att besvara förfrågningsunderlaget. Fältet för redogörelse i anbudsformuläret fylls i för respektive krav för att beskriva hur kravet tillgodoses. Svaren kan också skrivas i separata dokument som bifogas anbudet med tydlig hänvisning till respektive krav. Hänvisningar till webbsidor godtas inte som anbudssvar. Förekommer i denna upphandlingsföreskrift och i bilagorna mot varandra stridande uppgifter gäller texten i upphandlingsföreskriften före övrigt förfrågningsunderlag. Anbudsgivaren måste själv kontrollera att alla frågor är besvarade och att alla efterfrågade dokument är bifogade. Möjligheterna att efter anbudstidens utgång inhämta eller lämna kompletterande uppgifter är begränsade. Detta innebär att anbudsgivare ej kan avvakta med att lämna svar, till exempel genom att hänvisa till att frågan önskas behandlas muntligt. Anbud som inte är komplett riskerar att inte tas upp till prövning. 2.4 Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud) Anbudsgivare ska basera sitt anbud på de förutsättningar som anges i denna anbudsbegäran. Inga reservationer eller alternativa anbud (så kallade sidoanbud) accepteras. 2.5 Anbudsgivarens kontaktuppgifter Anbudsgivarens kontaktuppgifter ska anges i anbudsformuläret (bilaga 2). 2.6 Oklarheter avseende anbudsförfrågan och komplettering av anbudsförfrågan Alla förfrågningar som rör anbudshandlingarna ska skickas per e-post till kontaktpersonen för upphandlingen, se punkt 1.8. För att säkerställa att samtliga anbudsgivare får samma information, publicerar den upphandlande enheten alla frågor och svar gällande upphandlingen på: Anbudsgivaren ansvarar för att hålla sig uppdaterade med de eventuella frågor och svar som publiceras angående upphandlingen. Om anbudsgivaren upplever krav i förfrågningsunderlaget som otydligt, orimligt, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att kontakta den upphandlande enheten på ovan nämnda e-postadress på ett så tidigt stadium som möjligt, så att missförstånd kan undvikas. Eventuella frågor med anledning av förfrågningsunderlaget ska ställas i god tid och senast kl. 16:00. Svar och andra kompletterande upplysningar lämnas kontinuerligt, dock senast kl. 16:00. Innan anbud lämnas uppmanas anbudsgivaren att kontrollera huruvida nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av den upphandlande enheten under anbudstiden är bindande för både den upphandlande enheten och anbudsgivare. 6

7 2.7 Ersättning för anbud Ersättning för att upprätta anbud och delta i anbudsprocessen utgår inte. 2.8 Tilldelningsbesked (delgivning av beslut) Samtliga anbudsgivare kommer att erhålla meddelande om beslut. Meddelandet skickas per e-post i enlighet med leverantörens uppgifter i anbudsformuläret (bilaga 3). En rättelse- och besvärsanvisning bifogas delgivningen. 2.9 Avslutad upphandling och tecknande av avtal Den upphandlande enheten får som huvudregel inte ingå avtal förrän 21 dagar har gått från det att tilldelningsbeslutet skickats till anbudsgivarna (s.k. väntetid). Ett bindande avtal förutsätter att ett skriftligt avtal har upprättats vilket är undertecknat av behöriga företrädare för såväl Entreprenören som den upphandlande enheten Allmänna handlingars offentlighet och sekretess Alla inlämnade anbud behandlas i enlighet med bestämmelserna i landskapslag (1977:72) om allmänna handlingars offentlighet. Inkomna anbud är inte offentliga förrän upphandlingsavtalet ingåtts eller om upphandlingen avbryts utan att ny upphandling genomförs. Om anbudsgivare anser att uppgift(er) i anbud bör beläggas med sekretess ska utförlig motivering ges i anbudet. I annat fall förutsätts att anledning till sekretess saknas. Sekretessprövning kan inte göras i förväg och garantier kan därför inte lämnas. Generellt sett är möjligheterna att sekretessbelägga anbud starkt begränsade sedan upphandlingen avslutats. Detta gäller särskilt uppgifter i anbud som rör utvärderingskriterierna, vilket också omfattar priserna Bedömning av anbud Anbudsutvärderingen sker i tre steg: 1. Kvalificering av anbudsgivaren, där anbudsgivarens lämplighet, erfarenhet, organisation och ekonomi prövas samt kontroll av eventuell grund för uteslutning, enligt kapitel Prövning av anbudet, där kontroll av att alla "ska-krav" uppfyllts. 3. Utvärdering (tilldelning av kontrakt), där anbuden utvärderas enligt utvärderingskriterierna, kapitel En anbudsgivare som inte klarar ett steg i processen går inte vidare till nästa steg Utvärdering av anbud Lägsta pris Det anbud som uppfyller alla ska-krav i de tre stegen enligt punkt 2.11, som har det lägsta fasta priset per kalendermånad multiplicerat med antalet avtalsmånader kommer att antas. Jämförelsen av anbud görs utgående från totalkostnaden för avtalstiden inklusive optionstiden. Ifall två eller flera anbud har samma pris avgörs valet genom lottning Hänvisningar till standarder Om det i denna anbudsförfrågan förekommer någon hänvisning till standarder, varumärken, patent, produkttyp, ursprung, specifik metod eller produktion, avses härmed att den hänvisningen följs av orden "eller motsvarande. 7

8 3 Krav på anbudsgivaren (kvalifikationskrav) 3.1 Kravspecifikation Entreprenören har bokningsrätt och en avgiftsfri tillgång till skärgårdsfärjorna vid utförandet av transporterna. Med en (1) tur avses både tur och retur. Den planerade turlistan för Linje 2 finns bifogad i denna anbudsförfrågan (Bilaga 1). Eftersom 2018 års och kommande års turlistor för skärgårdstrafikens färjor inte är klara ska denna planerade turlista användas för att kalkylera anbud. Vid behov, vilket främst kan inträffa under sommaren, ska entreprenören även köra extra turer utöver turlistan. Entreprenören erhåller i så fall en skild ersättning för varje extra tur. Extra turer ska på förhand godkännas av Beställaren. Vid utförandet av entreprenaden ansvarar entreprenören, i enlighet med bestämmelserna i lagen för vägbefordringsavtal (FFS 345/1979), för de varor som transporteras. Vid utförandet av entreprenaden ska entreprenören hålla en god servicenivå och ha kunden i fokus 3.2 Mjölktransporter Med mjölktransporter avses leverans av mjölk från primärproducenter i den åländska skärgården till mejerier. Det är mejerien som betalar fraktpriset för leverans av mjölk. 3.3 Ersättning för frakt och fraktpris från mottagare Ersättningen för transporterade varor tillfaller entreprenören. Vid transport av mjölk har entreprenören rätt till ett fraktpris av mejeriet om högst 0,02012 euro per transporterad liter (exklusive moms). Entreprenören har inte under uppdragstiden rätt till någon extra ersättning från Beställaren vid en eventuell minskning av mängden transporterad mjölk. Entreprenören får inte uppbära någon faktureringsavgift vare sig mot Beställaren, mejerien eller andra kunder. 3.4 Tillämplig lagstiftning Vid utförande av entreprenaden ska entreprenören följa direkt tillämpliga rättsakter från Europeiska Unionen, lagar och förordningar samt tillämpliga bestämmelser utfärdade av finska och åländska myndigheter ((se särskilt landskapslag (ÅFS 1976:33) om yrkesmässig trafik )). 3.5 Tekniska krav på fordon Entreprenören ska vid utförandet av entreprenaden använda sig av fordon som klarar av att transportera de uppskattade mängderna varor som framgår av punkt 1.4 ovan. Entreprenören ansvarar för att fordonet går att lasta och lossa utan praktiska problem. Det fordon som entreprenören planerar att använda ska minst uppfylla följande krav: 1. Mjölktransportanpassad enligt gällande bestämmelser; 2. Euro 4-motor; 5. Körs på ett lågsvavelhaltigt bränsle. 8

9 Entreprenören ska genomgå av mejeriet anordnade chaufförskurser och i övrigt följa av mejeriets och myndigheter utfärdade direktiv gällande mjölktransporter. 3.6 Språk Åland är ett svenskspråkigt landskap i Finland. Anbudet och samtliga avtal och bilagor ska upprättas på svenska. All kommunikation med Beställaren ska ske på svenska. Entreprenören och Entreprenörens hela personal ska utföra alla de tjänster som omfattas av denna anbudsförfrågan inklusive kundservicepolicyn på svenska. Brytande av ovanstående språkkrav är ett väsentligt kontraktsbrott som ger Beställaren rätt till förtids uppsägning av avtalet. För att avgöra om ett väsentligt kontraktsbrott föreligger har Beställaren rätt att kräva intyg av vilket framgår att Entreprenören eller dess anställda som utför tjänsten uppfyller minst nivå B1 i svenska enligt den europeiska referensramen CEFR (eller motsvarande). 3.7 Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer Anbud kan lämnas av en Entreprenör. En Entreprenör har rätt att anlita underleverantörer för att fullgöra sina åtaganden. Användandet av underleverantör begränsar inte anbudsgivarens ansvar som huvudman för fullgörande av kontraktet. Om Entreprenören anlitar underleverantör, ska ESPD-dokumentet ifyllas separat av respektive underleverantör. 3.8 Uteslutningsgrunder och nationella uteslutningsgrunder Anbudsgivare utesluts från upphandlingen om någon av uteslutningsgrunderna i ESPD-dokumentet föreligger. Observera dock att i ESPD dokumentet framgår inte de nationella uteslutningsgrunderna varmed de ifylls separat i anbudsformuläret (Bilaga 3). Nationella uteslutningsgrunder: I ESPD dokumentet framgår inte de nationella uteslutningsgrunderna utan beskrivs nedan. Försäkran i ESPD dokumentet gäller också för nedanstående uteslutningsgrunder. I. Kränkning av arbetstagares organisationsfrihet ( 39/ kap. 5 ) Har anbudsgivare eller dess företrädare dömts för kränkning av arbetstagares organisationsfrihet enligt 47 kap. 5 strafflagen? II. Ockerliknande diskriminering i arbetslivet ( 39/ kap. 3a ) Har anbudsgivare eller dess företrädare dömts för ockerliknande diskriminering i arbetslivet enligt 47 kap. 3a strafflagen? III. Diskriminering i arbetslivet ( 39/ kap. 3 ) Har anbudsgivare eller dess företrädare dömts för diskriminering i arbetslivet enligt 47 kap. 3 strafflagen? IV. Arbetarskyddsbrott ( 39/ kap. 1 ) Har anbudsgivare eller dess företrädare dömts för arbetarskyddsbrott enligt 47 kap. 1 strafflagen? 9

10 V. Arbetstidsbrott ( 39/ kap. 2 ) Har anbudsgivare eller dess företrädare dömts för arbetstidsbrott enligt 47 kap. 2 strafflagen? 3.9 Ekonomisk och finansiell situation Anbudsgivaren ska ha en sådan ekonomisk och finansiell situation att denne klarar av att fullgöra uppdraget och etablera ett långvarigt leverantörsförhållande med den upphandlande enheten. Anbudsgivaren ska antingen uppnå minst riskklass 3 (på en 5-gradig skala), alternativt A (där AAA är det bästa), eller motsvarande omdöme hos kreditinstitut. 1. Anbudsgivaren ska bifoga ett intyg, uppgjort av kreditmarknadsinstitut, över klassificering. Intyget får vara högst tre (3) månader gammalt, räknat från sista dagen att lämna anbud. 2. Eller, om en anbudsgivare saknar klassificering eller har lägre kreditklass än ovan, görs en individuell bedömning för eventuellt godkännande. För att möjliggöra en sådan bedömning, ska till anbudet bifogas en sådan utredning att det kan anses klarlagt att anbudsgivare har motsvarande ekonomisk stabilitet, samt någon av nedanstående handlingar: a) Garanti från moderbolag eller annan där det klart och tydligt framgår att garanten eller moderbolaget träder i anbudsgivarens ställe i händelse av att denne inte längre kan fullfölja sina förpliktelser mot den upphandlande enheten. Med förpliktelser avses både finansiellt ansvar och förpliktelse att fullfölja det egentliga åtagandet i avtalet. Sådant intyg ska bifogas anbudet och vara undertecknat av moderbolagets eller garantens firmatecknare. Efterfrågad riskklassificering samt kraven ovan ska i dessa fall på motsvarande sätt redovisas och uppfyllas av garanten. b) Företag ska redovisa sin ekonomiska och finansiella situation för att visa att de har tillräcklig ekonomisk och finansiell styrka att fullgöra uppdraget under hela avtalstiden. Bevis utgörs av bankgaranti på femtusen (5 000) euro och senaste bokslut eller revisorsintyg i det fall inget bokslut ännu har upprättats. Bankgarantin ska ställas senast vid ev. avtalstecknande. Anbudsgivaren ska i anbudet visa att den kommer att få bankgarantin. Ytterligare ska nystartade företag och under bildning varande (UBV) kunna pålitligt bevisa av en ackrediterad revisor eller motsvarande genom årsbudgetberäkningar att de har en tillräcklig och trovärdig ekonomisk styrka att fullgöra uppdraget under avtalstiden. I detta fall ska även bifogas en övertygande verksamhetsplan som också intygas av en ackrediterad revisor eller motsvarande av hela avtalstiden inklusive optionstiden. Den anbudsgivare som vinner upphandlingen och som Beställaren avser att teckna avtal med ska innan avtalets tecknande lämna in de utredningar som förutsätts enligt lag om beställarens utredningsskyldighet vid anlitande av utomstående arbetskraft (FFS 1233/2006). De intyg som lämnas in får inte vara äldre än tre (3) månader från sista dag att lämna in anbud ESPD (Europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet) Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer ska lämna in separata fullständigt ifyllda och undertecknade ESPD-dokument (Bilaga 4) tillsammans med de övriga andra anbudshandlingarna till den upphandlande enheten. Det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet är anbudsgivarens samt dennes eventuella underleverantörer egenförsäkran om finansiell ställning, kapacitet och lämplighet för detta offentliga upphandlingsförfarandet. 10

11 3.11 Pris I anbudet ska entreprenören ange ett fast pris per kalendermånad baserad på den servicenivå (trafikeringsfrekvens) som krävs (Bilaga 1). Utgående från det fasta månadspriset räknar den upphandlande enheten ut priset för extra körning genom att dividera med 98 (h/mån) och multiplicera med 8,2 (h/körning). Extra körningar betalas ut per utförda körningar. Priset ska ges på bifogade anbudsformulär (Bilaga 2) Teknisk prestationsförmåga och yrkesmässiga kvalifikationer Anbudsgivaren ska ha teknisk prestationsförmåga och yrkesmässiga kvalifikationer för att fullfölja uppdraget. Anbudsgivare med underleverantörer får redogöra för sina sammanlagda tillbudsstående resurser avseende teknisk prestationsförmåga och yrkesmässiga kvalifikationer. Därför ska nedan uppräknade redogörelser lämnas. Anbudsgivaren ska lämna en (1) referens. Referensen ska avse liknande uppdrag som denna upphandling avser och som är utförd under de senaste fem (5) åren räknat från sista anbudsdag eller pågående. För nystartade företag (UBV) som saknar referens, ska referensen istället lämnas för den person som kommer att ansvara för uppdragets genomförande. Anbudsgivaren ska lämna redogörelse om referensens namn, uppdragets tidsperiod, omfattning och innehåll, kontaktperson och kontaktuppgifter. Referenterna kontaktas efter sista anbudsdag för att bekräfta uppdragen Miljöarbete Anbudsgivaren ska ha ett aktivt miljöarbete som innehåller miljöpolicy och miljömål. En beskrivning av miljöarbetet ska av anbudsgivaren bifogas i anbudet Kvalitetsarbete Anbudsgivaren ska ha ett aktivt arbete för kvalitetssäkringsåtgärder. En beskrivning av kvalitetssäkringsåtgärderna ska av anbudsgivaren bifogas i anbudet Övertagande av rörelse och ansvar över befintlig personal Entreprenören ska i samband med upphandlingen beakta sina skyldigheter, enligt 1 kap. 10 i arbetsavtalslagen (FFS 55/2001), gentemot befintlig personal. Enligt den bestämmelsen övergår de rättigheter och skyldigheter samt till dem anslutna anställningsförmåner, som arbetsgivaren har med anledning av de anställningsförhållanden som gäller vid tiden för överlåtelsen på rörelsens nya ägare eller innehavare. BILAGOR: - Preliminär turlista för Linje 3 (Bilaga 1) - Anbudsformulär (Bilaga 2) - Avtal för transport av färskvaror (Bilaga 3) - ESPD-dokumentet (Bilaga 4) 11