Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen Version 2.0 Dokumentansvarig: Registrator, kommunstyrelsens kansli Antagen: KS Reviderad: Beslut Delegationsbeslut revidering av dokumenthanteringsplan, (KS 2016/00074 nr 68174) Version KS 238 (KS 2017/00003 nr 78971)

2 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2(82) Innehållsförteckning Inledning 1. Dokumentbeskrivning 7 2. Bevarande och gallring 7 3. Omfattning och giltighet 7 4. Revidering och uppföljning 7 5. Disposition 8 6. Begreppsförklaring 8 Dokumenthanteringsplan 1. Övergripande Allmänt förekommande handlingar Arkiv och dokumenthantering Diarieföring och posthantering Kvalitetsarbete Litteratur och liknande Projekthandlingar PuL-administration Nämndsadministration Borgerlig begravningsförrättare Fullmäktige och styrelse, inklusive utskott och råd Lotteri Medborgarförslag och motioner Representation Valadministration Vigsel och partnerskapsregistrering Ekonomi 24

3 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 3(82) 3.1 Underlag, fullmakter, försäkringshandlingar, med mera Allegat, underlag, med mera Grundbok och huvudbok Bokslut och Årsredovisning Fakturasystem Reskontra Anläggningsregister Budget Interndebitering Deklarationer Avstämningar Periodiserad bokföring Internredovisning Projektredovisning Andra viktiga handlingar Attestordning Kontoplan Systemdokumentation Personaladministration Arbetsmiljö LAS-varsel Förhandling och facklig samverkan Kompetensutveckling Lönebildning Personal- och förhandlingsutskottet 36

4 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 4(82) 4.7 Personalvdshandlingar Rehabilitering Rekrytering och introduktion av nya medarbetare Särskilda anställningsformer Arbetsrätt och avtal Kompetensförsörjning Ledarförsörjning Support och uppföljning Löneadministration Personalakt Bemanning och personaluppföljning Lön Omplacering Pension Avveckling Upphandling Upphandling Direktupphandling över SEK Kommunikation Sociala medier Kommunikation Bild-, ljud- och inspelningsmedium IT Dokumentation Loggar 58

5 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 5(82) 8.3 Kontohantering Plan- och exploatering Planhandlingar Mark- och exploateringshandlingar Kultur- och livsmiljö Avtal och liknande Fritidsverksamhet Föreningsbidrag Drift- och uthyrning av anläggningar Kulturverksamhet Bibliotek Gata och park Avtal och liknande Bidrag Utredningar och sammanställningar Planer Protokoll Trafik Tillstånd och dispenser Parker, planteringar med mer Fastighet Avtal och liknande Förteckningar och sammanställningar Anmälningar och rapporter Rapporter återkommande 73

6 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 6(82) 12.5 Övriga rapporter och utredningar Ritningar, kartor och dylikt Övrigt Avfall Tillstånd, avtal med mer Rapporter återkommande Övriga rapporter och utredningar Instruktioner, driftrutiner och liknande Kundkontakter Skrivelser/information Ritningar, kartor och liknande Föreskrifter och taxor Vatten och avlopp (VA) Tillstånd, avtal med mer Rapporter återkommande Övriga rapporter och utredningar Instruktioner, driftrutiner och föreskrifter Kundkontakter Ritningar, kartor och liknande Analyser Protokoll 82

7 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 7(82) Inledning 1. Dokumentbeskrivning Enligt Håbo kommuns arkivreglemente KS 1995/158, KF ska respektive nämnd upprätta och anta en dokumenthanteringsplan. Dokumenthanteringsplanen beskriver nämndens handlingar och hur dessa ska hanteras utifrån aspekter av gallring, bevaring och förvaring. Utöver att dokumenthanteringsplanen är det dokument som fastställer vilka handlingar som ska gallras och bevaras, underlättar den också organisering och återsökning av handlingar. 2. Bevarande och gallring Handlingar som ska bevaras enligt dokumenthanteringsplanen förvaras hos nämnden till och med att de levereras till centralarkivet. Nämnden ansvarar för att handlingarna hanteras i enlighet med de arkivvdsbestämmelser som finns angivna i kommunens arkivreglemente. När en handling överlämnats till centralarkivet övertar arkivmyndigheten handlingen och därmed ansvaret för den fortsatta arkivvden. Handlingar som inte ing i den fastställda dokumenthanteringsplanen f inte gallras. I särskilda fall kan nämnden fatta beslut om gallring av vissa handlingar/ett specifikt handlingsbestånd som inte ing i dokumenthanteringsplanen. För att undvika att behöva fatta särskilda gallringsbeslut samt för att etablera och upprätthålla en god dokumenthantering inom kommunen bör planen uppdateras kontinuerligt (se rubrik 4 Revidering och uppföljning nedan). 3. Omfattning och giltighet Denna dokumenthanteringsplan: Gäller för kommunstyrelsen och omfattar därmed alla handlingar som uppkommer inom kommunstyrelsens verksamheter. Gäller från och med att en handling inkommer eller upprättas till och med att handlingen levereras till centralarkivet. Ersätter tidigare dokumenthanteringsplaner/föreskrifter om dokumenthantering för kommunstyrelsen. 4. Revidering och uppföljning Dokumenthanteringsplanen bör ses över ligen och revideras vid behov. Ansvaret för revideringen ligger på kommunstyrelsens kansli. Det är dock upp till varje enskild tjänsteman att meddela kansliet om fel, brister, nya handlingstyper etcetera.

8 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 8(82) 5. Disposition Dokumenthanteringsplanen är disponerad i en inledande verksamhetsövergripande del varpå det följer ett antal verksamhetsspecifika delar. Den verksamhetsövergripande delen innehåller generellt förekommande handlingar som finns i de flesta verksamheter inom kommunstyrelsen. De verksamhetsspecifika delarna utg från de handlingar som (oftast) finns inom en specifik verksamhet. 6. Begreppsförklaring Begrepp Medium Struktur/system Förvaring Förklaring Medel/metod för framställning, överföring och lagring av handlingar. Exempelvis papper eller digitalt. Eftersom kommunen inte har ett elektroniskt arkiv (e-arkiv) behöver de handlingar som ska bevaras lagras på papper (eller annat analogt format). Hur handlingen är strukturerad (ordnad), antingen i vilket system eller exempelvis efter personnummer, i akt etcetera. Var handlingen förvaras, till exempel elektroniskt eller i närarkivet. Vad det gäller handlingar i det centrala ärendehanteringssystemet Ciceron är rutinen att dessa handlingar ska förvaras digitalt i systemet. I de fall det inkommer/upprättas originalhandlingar i fysiskt format (som registreras i Ciceron) ska dessa överlämnas till kommunstyrelsens kansli för förvaring det centrala närarkivet. De handlingar som ska bevaras skrivs ut i samband med leverans till centralarkivet. Gallringsfrist Tid som måste ha gått innan handlingen f gallras. Anges i antalet. Handlingen f gallras

9 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 9(82) Begrepp Gallra Vid Bevara Närarkiv Förklaring först efter att angivet antal kalender löpt ut. Till exempel ska handlingar från 2010 med en gallringsfrist på 10 gallras tidigast den 1 januari Handlingen förstörs och kan inte återskapas eller återsökas. Handlingen ska gallras vid bedömningen att den inte längre behövs i verksamheten. Handlingen ska bevaras för alltid. Plats där handlingar förvaras innan de överlämnas till centralarkivet för slutarkivering. s verksamheter förvarar sina handlingar i olika närarkiv, oftast de som är närmast belägna verksamheten. De handlingar som registreras i kommunens centrala ärendehanteringssystem (kommunstyrelsens diarium) förvaras i det centrala närarkivet som ligger vid kommunstyrelsens kansli. I det centrala närarkivet förvaras även protokoll från kommunfullmäktige, kommunstyrelsen samt utskott och råd inom kommunstyrelsen. När det st närarkiv i kolumnen Förvaring är det en hänvisning till verksamhetens närarkiv eller, för handlingar i Ciceron, en hänvisning till det centrala närarkivet. Centralarkiv Kommunens slutarkiv. I dokumenthanteringsplanen finns det en kolumn som heter Till centralarkiv, i den kolumnen anges tidsfrist innan handlingen ska levereras till centralarkivet. Anges i antalet.

10 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 10(82) Dokumenthanteringsplan 1. Övergripande 1.1 Allmänt förekommande handlingar Avtal, inklusive entreprenadavtal, konsultavtal och liknande Akt/avtalsdatabas Ciceron Avtal, av rutinartad karaktär Akt/avtalsdatabas Ciceron Bevaras Närarkiv/elektronisk 2 efter att avtalstiden löpt ut Ing ofta i ärende. Original till avtalsakt, kopia till ärendet. För avtal som rör upphandling se 6. Upphandling. Se anm. Närarkiv/elektronisk Gallras 2 efter att avtalstiden löpt ut. Till exempel leasing av kopiatorer och städ. Avtalsdatabas Digitalt Ciceron Se anm. Gallras när samtliga avtal löpt ut. Bilder, digitala och analoga som dokumenterar den egna verksamheten Systematisk, intern server Vid Närarkiv/elektronisk Cookiefiler Digitalt Se anm. Bevaras hos besökaren av webbsidan om besökaren väljer det. Gallras vid. Cirkulär, av betydelse för verksamheten Cirkulär, av ringa eller ingen betydelse för verksamheten Digitalt Ciceron Gallras efter 2 Digitalt Vid Delegationsbeslut Digitalt Ciceron Bevaras Ing ofta i ärende. Till exempel Sveriges Kommuner och Landstings (SKL:s) cirkulär.

11 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 11(82) Delegationsförteckningar/ori ginallistor över anmälda delegationsbeslut Delgivningskvitto, mottagningsbevis Enkla förfrågningar och svar på dessa, oavsett medium Enkäter (egna), sammanställningar Enkäter (egna), svar och andra underlag Enkäter, kartläggningar o d (med svar) Enkäter, kundundersökningar etc (med svar) Handlingar rörande mål i domstol Inkomna eller upprättade handlingar, av vikt för verksamheten, oavsett medium Digitalt Ciceron Bevaras 3 Papper Ciceron Se anm. 3 Gallras 2 efter påskrift. Vid Gäller även e-post, telefon, sms med mera. Systematisk Bevaras Pärm i närarkiv 2 Se även 1.4 Kvalitetsarbete. Vid Se även 1.4 Kvalitetsarbete. Systematisk Bevaras Pärm i närarkiv 2 Av vikt för verksamheten. Vid Digitalt Ciceron Bevaras 3 Av mindre vikt för verksamheten. Digitalt Ciceron Bevaras 2 Samlingsärende, ett per. Gäller även e-post, tjänsteanteckning, sms med mer.

12 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 12(82) Inkomna eller upprättade handlingar, av mindre vikt, oavsett medium Ljud- och bildupptagningar som dokumenterar den egna verksamheten (rörligt) Digitalt Ciceron Vid Digitalt Systematisk Vid Personuppgifter, register Digitalt Vid Protokoll eller mötesanteckningar från ledningsgrupper Protokoll från arbetsplatsträffar (APT) Protokoll arbetsmiljö, skyddsronder etcetera. Minnes-/mötesanteckningar från olika interna verksamhetsmöten Remisser och remissvar/yttranden Närarkiv Digitalt Intern server Bevaras 2 Digitalt Intern server Bevaras 2 Digitalt Ciceron Gallras efter 10 Vid Digitalt Ciceron Bevaras 3 Revision, handlingar rörande Digitalt Ciceron Bevaras 3 Risk- och krishantering, handlingar rörande Digitalt Ciceron Bevaras 3 Gäller även e-post, tjänsteanteckning, sms med mer. Se även 10. Kultur- och livsmiljö. Alla verksamheter bör ha rutin för detta. Kan gallras vid, om de inte innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten.

13 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 13(82) Säkerhets- och beredskapsarbete, handlingar rörande Spontanofferter och leverantörsinformation Digitalt Ciceron Bevaras 3 Vid Spontana jobbansökningar Rekryteringssystem Vid Slutrapporter/ - dokumentation från projekt, utredningar, samt protokoll och dylikt som kan behövas för att rätt förstå materialet Styrdokument, politiskt beslutade Styrdokument, ej politiskt beslutade Svensk författningssamling (SFS) Digitalt Ciceron Bevaras 3 Digitalt Ciceron Bevaras 3 Digitalt Ciceron Vid Papper Pärm Vid Synpunktshantering Digitalt Ciceron Gallras efter 2 t Närarkiv Uppdragshandlingar Digitalt Ciceron Bevaras 3 Utredningar och studier Digitalt Ciceron Bevaras 3 Vidarebefordras och förvaras lokalt hos den person/funktion/enhet/avdelning/förvaltning som ansökan är ställd till samt till personalavdelningen. Interna verksamhetsspecifika styrdokument. Finns att ta del av på Sveriges Riksdags webbsida.

14 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 14(82) Verksamhetsplaner Digitalt Ciceron Bevaras Arkiv och dokumenthantering Arkivreglemente Digitalt Ciceron Bevaras 3 Arkivbeskrivning Digitalt Ciceron Bevaras 3 Arkivförteckningar Pärm/Ciceron Bevaras Se anm. Se anm. Pappersexemplar i pärm i Centralarkivet. Dokumenthanteringsplaner Digitalt Ciceron Bevaras 3 Gallringsbeslut Digitalt Ciceron Bevaras 3 Leveransreversal Digitalt Ciceron Bevaras Se anm. 2 Från och med september 2017 upprättas och översänds samtliga leveransreversaler digitalt. Dessa förvaras i Ciceron och skrivs ut och överlämnas till Centralarkivet enligt angiven leveransfrist. 1.3 Diarieföring och posthantering Diarier Digitalt Ciceron Bevaras 3 Diarieförda handlingar Digitalt Ciceron Bevaras 3 Medgivande att öppna personadresserad post Papper Pärm Vid Postlista Digitalt Ciceron Vid 1.4 Kvalitetsarbete Enkäter, sammanställningar/rapporter Hos registrator eller liknande funktion Digitalt Ciceron Bevaras 3 Se även 1.1 Allmänt förekommande handlingar.

15 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 15(82) Kvalitetsarbete, handlingar rörande Kvalitetsutmärkelser, jämförelser Digitalt Ciceron Bevaras 3 Exempelvis rapporter och åtgärdsplaner. Digitalt Ciceron Gallras efter 10 Till exempel KKIK från Sveriges Kommuner och Landsting. Målarbete Digitalt Ciceron Bevaras 3 Kopplat till budgetarbete, del- och helsrapporter, uppföljning etcetera. 1.5 Litteratur och liknande Informationsbroschyrer från andra myndigheter och organisationer Facktidningar och fackböcker 1.6 Projekthandlingar Systematisk Vid Systematisk Vid Avtal Akt/avtalsdatabas Ciceron Bevaras Närarkiv/elektronisk 2 efter att avtalstiden löpt ut Delrapporter Digitalt Ciceron Bevaras 3 Ekonomisk slutredovisning Digitalt Ciceron Bevaras 3 Förstudier Digitalt Ciceron Bevaras 3 Protokoll med dagordning och deltagarlista Ciceron Bevaras 3 Observera biblioteksregeln, 2 kap 11 3 punkten Tryckfrihetsförordningen. Original ska förvaras i det centrala närarkivet, kopia till ärendet. Se Avtal under 1.1 Allmänt förekommande handlingar. För avtal som rör upphandling se 6. Upphandling.

16 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 16(82) Projektdirektiv, uppdragshandlingar Digitalt Ciceron Bevaras 3 Projektplaner Digitalt Ciceron Bevaras 3 Projektorganisation Digitalt Ciceron Bevaras 3 Till exempel projektets sammansättning, projektledare, deltagare, delprojekt, tidplaner, budgetramar, budgetansvar etcetera. Slutrapporter Digitalt Ciceron Bevaras 3 Utvärderingar Digitalt Ciceron Bevaras PuL-administration Anmälan av behandling av personuppgifter till Personuppgiftsombud Utse, förordna och entlediga Personuppgiftsombud, handlingar rörande Nämndens/Styrelsens instruktion för förvaltningen angående behandling av personuppgifter Personuppgiftsbiträde, avtal med Digitalt Se anm. Vid Se anm. Upprättas av respektive nämnd, bevaras hos ombud. Digitalt Ciceron Bevaras 3 Ing i ärende eftersom nämnden entledigar, utser och förordnar Personuppgiftsombud. Akt/Ciceron Bevaras 2 Bevaras genom protokoll. Akt/avtalsdatabas Ciceron Bevaras Närarkiv/elektronisk 2 Se Avtal under 1.1 Allmänt förekommande handlingar.

17 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 17(82) Registerförteckningar Digitalt Ciceron Bevaras 3 Samlingsärende upprättas inför inventering och rapportering till Personuppgiftsombud. Endast specifika anvisningar för aktuellt samt sammanställningar ska ingå i ärendet. Registerutdrag, begäran om samt svar Digitalt Ciceron Gallras efter 1 En förfrågan per kalender kostnadsfritt.

18 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 18(82) 2. Nämndsadministration 2.1 Borgerlig begravningsförrättare Förslag på begravningsförrättare samt val av begravningsförrättare Digitalt Ciceron Bevaras Fullmäktige och styrelse, inklusive utskott och råd Arvodesbestämmelser Digitalt Ciceron Bevaras 3 Kallelse/Föredragningslista Protokollskåp/ Ciceron Bevaras Närarkiv/elektronisk 2 Underlag till kallelse/föredragningslista kan gallras vid. Förteckning över förtroendevalda Avsägelser och nomineringar, handlingar rörande arvodesberedning Digitalt Ciceron Bevaras Se anm. Se anm. Upprättas i Ciceron efter varje mandatperiod och skrivs ut på arkivpapper. Levereras direkt efter upprättande till Centralarkiv. Digitalt Ciceron Bevaras 3 Justeringsanslag Protokollskåp/ Ciceron Kungörelser (annonser), fullmäktigesammanträden Digitalt Närvarolistor Protokollskåp/ Ciceron Bevaras Närarkiv/elektronisk 2 Bevaras genom originalprotokoll. Kopia för anslag gallras vid. Vid Bevaras Närarkiv/elektronisk 2 Bevaras genom originalprotokoll.

19 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 19(82) Protokoll Protokollskåp/ Ciceron Protokollsbilagor Protokollskåp/ Ciceron Voteringslistor Protokollskåp/ Ciceron Bevaras Närarkiv/elektronisk 2 Bevaras Närarkiv/elektronisk 2 Bevaras genom originalprotokoll. Bevaras Närarkiv/elektronisk 2 Bevaras genom originalprotokoll, antingen direkt i protokollet eller som protokollsbilaga. Minnesanteckning, istället för protokoll 2.3 Lotteri Digitalt Ciceron Bevaras 3 Handlingar rörande lotteri Digitalt Ciceron Bevaras Medborgarförslag och motioner Medborgarförslag Digitalt Ciceron Bevaras 3 Motioner Digitalt Ciceron Bevaras Representation Representation, handlingar rörande Digitalt Ciceron Bevaras 3 Ing i ärende om det inte hanteras av ekonomiadministrationen. Vänorter, handlingar rörande Papper Pärm Bevaras Närarkiv 3

20 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 20(82) 2.6 Valadministration Anvisningar och utbildningsmaterial (särskilt för röstmottagare och kommunala bud) från Valmyndighet (och länsstyrelsen) som enbart gäller ett val Pärm Se anm. Närarkiv Kan förstöras efter valet. Brevröster, för sent inkomna Papper Pärm Se anm. Närarkiv Förstörs när valet vunnit laga kraft. Informationsmaterial, kommunspecifikt (för allmänheten, spec. om förtidsröstningen och om dubblettröstkort) Kvitton avseende Postens mottagna röster Omslag med ytterkuvert från godkända budröster Omslag med budröster som underkänts och tagits omhand Protokoll över mottagna förtidsröster Digitalt Ciceron Bevaras Se anm. Till Centralarkiv när valet vunnit laga kraft. Papper Pärm Se anm. Närarkiv Sparas under valperioden. Papper Pärm Se anm. Närarkiv Sparas under valperioden. Papper Pärm Se anm. Närarkiv Sparas under valperioden. Papper Pärm Se anm. Närarkiv Sparas under valperioden.

21 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 21(82) Röstkort som samlats upp i vallokaler och röstningslokaler Röstlängder som använts vid val Uppföljning av till exempel lokaler, transporter, kommunala bud, intern och extern information (kommunens planeringsunderlag) Kommunspecifikt utbildningsmaterial och lokala instruktioner (särskilt för röstmottagare och kommunala bud) Uppföljning av till exempel lokaler, transporter, kommunala bud, intern och extern information (kommunens planeringsunderlag till nästa val) Uppföljning av röstmottagningen (kommunens Papper Pärm Se anm. Närarkiv Kan förstöras efter valet. Papper Pärm Bevaras Närarkiv Se anm. Till Centralarkiv när valet vunnit laga kraft. Papper Pärm Bevaras Närarkiv Se anm. Till Centralarkiv när valet vunnit laga kraft. Digitalt Ciceron Bevaras Se anm. Till Centralarkiv när valet vunnit laga kraft. Papper Pärm Bevaras Närarkiv Se anm. Till Centralarkiv när valet vunnit laga kraft. Papper Pärm Bevaras Närarkiv Se anm. Se Protokoll, vallokal respektive Dagrapport, röstningslokal. Till Centralarkiv när valet vunnit laga kraft.

22 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 22(82) planeringsunderlag till nästa val) Valdistrikt, kartor och kodförteckningar över valdistrikt Valnämndens diarieförda handlingar Papper Pärm Bevaras Närarkiv Se anm. Till Centralarkiv när valet vunnit laga kraft. Digitalt Ciceron Bevaras 3 Valnämndens protokoll Papper Pärm Bevaras Närarkiv Se anm. Till Centralarkiv när valet vunnit laga kraft. Väljarförteckningar Papper Pärm Sparas under valperioden Administration av valet, till exempel fakturor Närarkiv Se 3. Ekonomi. 2.7 Vigsel och partnerskapsregistrering *Finns hos Kontaktcenter till och med att sammanställning skickats till Länsstyrelsen i januari följande. Därefter förvaras handlingarna i en pärm i det centrala närarkivet. År för utförande av vigslar samt för gallring ska stå på pärmryggen. Intyg hindersprövning, kopia Papper, förrättare Gallras efter 2 Intyg vigsel, kopia Papper och förrättare Gallras efter 2 * Från Skatteverket. * Från Skatteverket.

23 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 23(82) Intyg partnerskap, kopia Papper, förrättare Gallras efter 2 Protokoll kommunens kopia Fakturering av förrättningen, kopia Förslag på vigsel- och registreringsförrättare samt val av vigsel- och registreringsförrättare Papper, förrättare Gallras efter 2 Papper, förrättare Gallras efter 2 * Från Skatteverket. * Förrättarens protokoll i original insänds ligen till länsstyrelsen. Enligt förordningen 8-9 ska förrättaren upprätta ett protokoll där följande uppgifter framg: det som förekommit, tid och plats för förrättning, fullständigt namn på bägge parter, yrke samt hemvist. Protokollet upprättas på arkivpapper. I marginalen på protokollet ska förrättaren anteckna när underrättelse skickats till skatteverket. Förrättaren ska, innan januaris slut följande, skicka in upprättat/upprättade protokoll till länsstyrelsen. * Originalfaktura finns hos ekonomienheten och hanteras enligt dokumenthanteringsplan för ekonomienheten. Digitalt Ciceron Bevaras 3 Nominering ing i ärende, val sker av Länsstyrelsen.

24 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 24(82) 3. Ekonomi 3.1 Underlag, fullmakter, försäkringshandlingar, hyreskontrakt och serviceavtal Underlag till fakturor (om allt väsentligt framg av fakturan) Underlag till fakturor (om allt väsentligt inte framg av fakturan) Underlag till bokföringsorder (om allt väsentligt framg av bokföringsordern) Underlag till bokföringsorder (om allt väsentligt inte framg av bokföringsordern) Fullmakter, försäkringshandlingar, hyreskontrakt och serviceavtal Kronologisk, ekonomisystem Kronologisk, ekonomisystem Kronologisk, ekonomisystem Kronologisk, ekonomisystem Kronologisk, ekonomisystem Gallras efter 2 Gallras efter 10 Gallras efter 2 Gallras efter 10 Gallras efter Allegat, underlag till beskrivning av de ekonomiska händelserna Handlingar som utgör underlag för skatterevision (till exempel bilersättningar, Kronologisk, ekonomisystem Gallras efter 10 Pärm i närarkiv/elektronisk Pärm i närarkiv/elektronisk Pärm i närarkiv/elektronisk Pärm i närarkiv/elektronisk Pärm i närarkiv/elektronisk Pärm i närarkiv/elektronisk Exempelvis rättelser.

25 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 25(82) kassarapporter, kvitton från kontantförsäljning) Handlingar som inte behövs för att förstå verifikation Kronologisk, ekonomisystem Gallras efter 2 Pärm i närarkiv/elektronisk Till exempel beställningserkännande, fraktsedlar, följesedlar, debiteringsunderlag, faktureringsunderlag, kvittenser med mer. Verifikationer (t ex avräkningsnotor, beställningar, beställningserkännande/bekr äftelse, betalningar, bokföringsorder, bokföringsunderlag, följesedlar m m) Papper Verifikationsnummer ekonomisystem Se anm. Pärm i närarkiv/elektronisk Kan gallras efter 10 men vissa kan behöva sparas längre. Förutsättning för gallring är: grundbok eller huvudbok är sparad, personalredovisningen bedöms vara tillräcklig, det ing inte åtkomst- (äganderätts-) handlingar rörande nyttjanderätt servitutsrätt till fast egendom bland verifikationerna, det ing inte verifikationer rörande investeringsutgifter (byggnadsverksamhet, teknisk utrustning) med löpande garantitid, donationshandlingar. 3.3 Grundbok (kronologiskt förd lista över samtliga verifikationer)- och huvudbok (systematiskt förd lista över samtliga transaktioner) Bokföringsdatabas (företagskoder, grundbok och huvudbok) Utskrifter ur bokföringsdatabasen (om databasen bevaras) Digitalt Kronologisk, ekonomisystem Papper Kronologisk Vid Bevaras Vid Pärm i närarkiv

26 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 26(82) Huvudbok (om endast på papper) Grundbok (om endast på papper) 3.4 Bokslut och sredovisning Papper Kronologisk Bevaras Pärm i närarkiv Vid Papper Kronologisk 10 Pärm i närarkiv Balans- och resultaträkning, liga Kronologisk, ekonomisystem Bevaras Pärm i närarkiv/elektronisk Vid Avräkningsböcker, bokslutsunderlag Kronologisk, ekonomisystem Gallras efter 2 Pärm i närarkiv/elektronisk Avstämningar under et Kronologisk, ekonomisystem Gallras efter 2 Pärm i närarkiv/elektronisk Bokföringslistor Kronologisk, ekonomisystem Gallras efter 2 Pärm i närarkiv/elektronisk Bokföringsorder Kronologisk, ekonomisystem Gallras efter 10 Pärm i närarkiv/elektronisk Bokslutsunderlag Kronologisk, ekonomisystem Gallras efter 2 Pärm i närarkiv/elektronisk Bokslutsbilagor exklusive sbokslut Kronologisk, ekonomisystem Gallras efter 10 Pärm i närarkiv/elektronisk Årsbokslut med resultat och balansräkningar inklusive Kronologisk, ekonomisystem Bevaras Pärm i närarkiv/elektronisk Vid

27 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 27(82) bokslutsdokumentation och huvudbokssammandrag Årsredovisning inklusive specifikation till sredovisning Digitalt Ciceron Bevaras 3 Koncernredovisning Digitalt Ciceron Bevaras 3 Bolagsstyrningsrapport Digitalt Ciceron Bevaras Fakturasystem Automedgivanden Digitalt Ekonomisystem Gallras efter 10 Leverantörsfakturor och kundfakturor Digitalt Ekonomisystem Gallras efter 10 Inkassoärenden, avslutade Kronologisk, ekonomisystem Kreditprövningshandlingar Kronologisk, Påminnelser utgående (betalningspåminnelse och kravbrev) ekonomisystem Gallras efter 10 Gallras efter 10 Digitalt Ekonomisystem Gallras efter 2 Påminnelser inkomna Kronologisk, intern server Gallras efter 2 Pärm i närarkiv/elektronisk Pärm i närarkiv/elektronisk Pärm i närarkiv/elektronisk Originalet (pappersfakturan) finns hos skanningföretaget OpusCapita. Avslutade. Avslutade.

28 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 28(82) Reklamationer Kronologisk, intern server 3.6 Reskontra Gallras efter 2 Pärm i närarkiv/elektronisk Reskontra Ekonomisystem Bevaras Pärm i närarkiv/elektronisk Uppgifter i reskontra Digitalt Ekonomisystem Gallras efter Anläggningsregister Frysning eller utskrift per bokslutsdatum, ekonomisystem Bevaras Databas Digitalt Vid Pärm i närarkiv/elektronisk Vid Kundlista, kundreskontrajournal per bokslutsdatum, leverantörslista sant leverantörsreskontrajournal per bokslutsdatum. Kundreskontra och leverantörsreskontra. Uppdateras kontinuerligt. Underlag för inmatning i databas Avskrivningsblad eller motsvarande Kronologisk, ekonomisystem Gallras efter 2 Digitalt Ekonomisystem Gallras efter 10 Anläggningsreskontra, kronologisk Gallras efter Budget Pärm i närarkiv/elektronisk Pärm i närarkiv/elektronisk Budget - fastställd Digitalt Ciceron Bevaras 3 Pärm Exklusive det utdrag som ing i bokslutsbilagorna till sbokslut.

29 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 29(82) Budget- förslag Digitalt Se anm. Gallras efter 2 Budgetuppföljning Digitalt Se anm. Gallras efter Interndebitering Internfaktura Digitalt Verifikation, 3.10 Deklarationer Deklarationer aktiebolag och ekonomiska föreningar Deklarationer som inte avser aktiebolag eller ekonomiska föreningar Kontrolluppgifter (deklarationer) Skatteredovisningshandlingar Underlag till deklaration och skattekontroll avseende investeringsvaror ekonomisystem Gallras efter 2 Kronologisk Gallras efter 11 Kronologisk Gallras efter 7 Kronologisk Gallras efter 10 Kronologisk, intern server Kronologisk, intern server Gallras efter 10 Gallras efter 17 Pärm i närarkiv/elektronisk Pärm i närarkiv/elektronisk Pärm i närarkiv/elektronisk Pärm i närarkiv/elektronisk Pärm i närarkiv/elektronisk Plockas ut från systemen Stratsys och Budget och prognos. Plockas ut från systemen Stratsys och Budget och prognos. Kommunens stiftelser. Finns digitalt via inloggning på skatteverkets webbsida. Finns digitalt via inloggning på skatteverkets webbsida.

30 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 30(82) Underlag till deklaration och kontrolluppgift (utgör underlag för skatterevision) 3.11 Avstämningar Mellan bokföringsled (exempel redovisning/reskontra) Avstämningar, betalningsvägar, balans- och resultatkonton samt kassa Kronologisk, intern server Gallras efter 7 Digitalt Ekonomisystem Gallras efter Periodiserad bokföring Kronologisk, ekonomisystem Gallras efter 2 Pärm i närarkiv/elektronisk Pärm i närarkiv/elektronisk Delsrapporter, publicerade Digitalt Ciceron Bevaras 3 Delsrapporter, ej publicerade (kvartalsrapporter, månadsrapporter Månatliga balansräkningar, periodiska bokslutsrapporter, månatliga resultaträkningar 3.13 Internredovisning Intern kostnadsställeredovisning Digitalt Ciceron Gallras efter 10 Digitalt Ekonomisystem Gallras efter 2 Digitalt Ekonomisystem Vid Kan även finnas i bokslutspärm. Kan även finnas i bokslutspärm.

31 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 31(82) 3.14 Projektredovisning Projektredovisning, projektekonomiska rapporter, fakturakopior 3.15 Andra viktiga handlingar Handlingar av värde som inte ing i ärende eller avtal Kronologisk, ekonomisystem Kronologisk, intern server Engagemangsbesked Kronologisk, Borgens och ansvarsförbindelse, depositionskvitto/-liggare samt inaktuella säkerhetsoch värdehandlingar (inte längre rättslig betydelse) 3.16 Attestordning intern server Kronologisk, intern server Ansvarsförbindelser Kronologisk, intern server Vid Bevaras Gallras efter 10 Gallras efter 10 Gallras efter 10 Pärm i närarkiv/elektronisk Pärm i närarkiv/elektronisk Pärm i närarkiv/elektronisk Pärm i närarkiv/elektronisk Pärm i närarkiv/elektronisk Attestförteckning Digitalt Ciceron Bevaras 3 Behörighetslistor Digitalt Se anm. Gallras efter 10 t Vid Exempelvis bevis och värdepapper. Utg från attestförteckningen och implementeras i e-handelssystemet. Uppdateras kontinuerligt.

32 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 32(82) 3.17 Kontoplan Kontoplaner med kodförteckningar Kronologisk/Ekonom isystem Bevaras Pärm i närarkiv/elektronisk Vid 3.18 Systemdokumentation De delar som är nödvändiga för att presentera de ekonomiska händelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokföring Digitalt Intern server Gallras efter 10

33 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 33(82) 4. Personaladministration 4.1 Arbetsmiljö Arbetsmiljöutredningar, verksamheter Arbetsmiljöutredningar, individärenden Digitalt Ciceron Bevaras 3 Papper Personalakt, personnummer Bevaras Närarkiv Se 5.1 Personalakt Protokoll arbetsmiljö Digitalt Ciceron Bevaras 3 Till exempel arbetsmiljö-ronder. Systematiskt arbetsmiljöarbete Organisation för arbetsmiljöarbetet med delegering av arbetsmiljöarbetsuppgifter/a nsvar Tidplan för arbetsmiljöarbetet, riskbedömning 4.2 LAS-varsel (Lagen om anställningsskydd) Besked och varsel om att tidsbegränsad anställning inte kommer förlängas Digitalt Ciceron Bevaras 3 Digitalt Ciceron Bevaras 3 Digitalt Ciceron Bevaras 3 Kan ingå som bilaga till förhandlingsprotokoll. Digitalt Årsvis, Ciceron Vid Se anm. Förvaras hos ansvarig handläggare på personalavdelningen.

34 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 34(82) Mottagningskvitto för besked om att tidsbegränsad anställning inte kommer förlängas Åberopande av företrädesrätt Konvertering arbetstagaren avsäger sig konvertering 4.3 Förhandling och facklig samverkan Anmälan fackligt förtroendevald Facklig tid, rapporter och sammanställningar Förhandlingsprotokoll individärenden Förhandlingsprotokoll övriga, som inte ligger på individnivå Papper Årsvis Vid Se anm. Vid Se anm. Se anm. Ska ankomststämplas. Förvaras hos ansvarig handläggare på personalavdelningen. Förvaras hos ansvarig handläggare på personalavdelningen. Papper Personnummer Se anm. Se anm. Kan gallras vid enligt AB (allmänna bestämmelser)/las. Förvaras hos ansvarig handläggare på personalavdelningen. Pärm/lönesystem Bevaras Närarkiv/elektronisk Vid Pärm/lönesystem Gallras efter 2 Närarkiv/elektronisk Digitalt Ciceron Bevaras Se anm. Se anm. Ärendet öppnas i Ciceron handlingar finns i personakt, skannas inte in. Digitalt Ciceron Bevaras 3 Lokalt kollektivavtal (LOK) Digitalt Ciceron Bevaras 3 Se Avtal under 1.1 Allmänt förekommande handlingar. Löneöversyn Digitalt Ciceron Bevaras 3

35 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 35(82) Förhandlingsprotokoll löner, löneöversyn, revisionshandlingar med bilagor Protokoll med bilagor från samverkan (KomSam) Digitalt Ciceron Bevaras 3 Ing i sredovisning. Digitalt Ciceron Bevaras 3 Protokoll från förhandlingar enligt medbestämmandelagen (MBL) Arbetsplatsträffar (APT), minnesanteckningar 4.4 Kompetensutveckling Behörighetsgivande utbildning/bevis/intyg på Digitalt Ciceron Bevaras 3 Till exempel individärenden och förhandlingar enligt 38 m fl. som inte ersätts av centrala samverkansöverenskommelser Digitalt Intern server Gallras efter 2 Papper Personalakt, personnummer Merithandlingar Papper Personalakt, personnummer Kursinbjudningar rörande facklig frånvaro Papper Pärm Vid Medarbetarsamtal Papper Se anm. Vid 4.5 Lönebildning Befattningsbeskrivningar Bevaras Närarkiv Se 5.1 Personalakt Bevaras Närarkiv Se 5.1 Personalakt Bevaras Närarkiv Se anm. Förvaras hos närmsta chef.

36 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 36(82) Lönepolicy Digitalt Ciceron Bevaras 3 Lönesättning, underlag för/förhandlingsunderlag 4.6 Personal- och förhandlingsutskottet Vid Protokoll Ciceron Bevaras Se anm. 3 Original förvaras i protokollskåp i det centrala närarkivet. Föredragningslista Digitalt Ciceron Bevaras 3 Skrivs ut i samband med leverans till centralarkivet. 4.7 Personalvdshandlingar Handlingar från arbetsdomstol och/eller tingsrätt Disciplinpåföljd, handlingar rörande Digitalt Ciceron Bevaras 3 Papper Personalakt, personnummer Bevaras Närarkiv Se 5.1 Personalakt Till exempel varning och besked om varning. Delegationsbeslut. Förmåner, beslut om Digitalt Ciceron Bevaras 3 Till exempel motionssubventioner, lunchkuponger, telefoner. Kan vara delegationsbeslut, se delegationsordning. Försäkringar, avtal om Digitalt Ciceron Bevaras Se anm. 3 Se Avtal under 1.1 Allmänt förekommande handlingar. Gratifikation Papper Personalakt, personnummer Bevaras Närarkiv Se 5.1 Personalakt 25-s gratifikation, 25-ig tjänst.

37 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 37(82) 4.8 Rehabilitering Med hänsyn till sekretessen förvaras handlingar som rör rehabilitering alltid i personalakt. Rehabutredning/ dokumentation av behov och ev. åtgärder t.ex. arbetsanpassning Arbetsförmågebedömning, underlag för (lista över samtliga arbetsuppgifter som ing i ordinarie arbete) Arbetsträning, dokumentation av, anställda Arbetsträning, dokumentation av, ej anställda Arbetsskada (till exempel anmälan, läkarintyg, utredningsdokumentation, beslut om skadeersättning, ansökan om ersättning från AGS, TGA med flera) Besked till anställd enligt AB (allmänna bestämmelser) att anställningsvillkoren skall omregleras på grund av att Papper Papper Papper Personalakt, personnummer Personalakt, personnummer Personalakt, personnummer Bevaras Närarkiv Se 5.1 Personalakt Bevaras Närarkiv Se 5.1 Personalakt Bevaras Närarkiv Se 5.1 Personalakt Rehabutredning till akt när den är avslutad. Anställda finns i personalakt. Se anm. Se anm. Hos respektive chef Gallras efter anställningsperiodens slut. Papper Papper Personalakt, personnummer Personalakt, personnummer Bevaras Närarkiv Se 5.1 Personalakt Bevaras Närarkiv Se 5.1 Personalakt Bevaras under tiden personen är här. Till stor del digitalt idag direkt till AFA och Försäkringskassan.

38 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 38(82) den anställde har rätt till hel/partiell sjukersättning som inte är tidsbegränsad Företagshälsovdens bedömning av arbetsförmågan Försäkringskassans anteckningar från avstämnings- /uppföljningsmöten Försäkringskassans beslut avseende rehabiliteringsersättning Försäkringskassans beslut avseende sjukersättning (sjukpenning) Försäkringskassans förfrågan och svar om anställds inkomst och sarbetstid Handlingsplan (rehabiliteringsplan) Kompetensutvecklingsinsats er, dokumentation av eventuella Papper Papper Papper Papper Personalakt, personnummer Personalakt, personnummer Personalakt, personnummer Personalakt, personnummer Digitalt Årsvis, intern server Gallras efter 2 Papper Papper Personalakt, personnummer Personalakt, personnummer Bevaras Närarkiv Se 5.1 Personalakt Bevaras Närarkiv Se 5.1 Personalakt Bevaras Närarkiv Se 5.1 Personalakt Bevaras Närarkiv Se 5.1 Personalakt Bevaras Närarkiv Se 5.1 Personalakt Bevaras Närarkiv Se 5.1 Personalakt Medarbetaren kan med stöd av allmänna bestämmelser (AB) anvisas dit för en komplettering av läkarintyget

39 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 39(82) Livränta Papper Personalakt, personnummer Läkarintyg Papper Personalakt, personnummer Missbruk av alkohol eller andra droger, handlingsprogram/avtal för hantering av Missbruk av alkohol eller andra droger, policy (interna regler och rutiner, enligt AFS 1994:1 13, om medarbetare uppträder påverkad) Rehabiliteringsmöten (samtal), övriga anteckningar Rehabiliteringsmöten (samtal), arbetsmaterial Papper Personalakt, personnummer Bevaras Närarkiv Se 5.1 Personalakt Gallras efter 2 Pärm i närarkiv Bevaras Närarkiv Se 5.1 Personalakt Digitalt Ciceron Bevaras 3 Papper Personalakt, personnummer Papper Se anm. Vid Beslut om förstadagsintyg Papper Personalakt, personnummer 4.9 Rekrytering och introduktion av nya medarbetare Assessment center, utlåtanden från, referenser, Papper Bevaras Närarkiv Se 5.1 Personalakt Bevaras Vid Se anm. Närarkiv Ansvarig handläggare Inklusive eventuell anteckning om att rehabiliteringsbehov inte finns eller att rehabiliteringen har avslutats. Förvaras hos ansvarig handläggare.

40 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 40(82) utlåtanden från rekryteringskonsulter Annonser (kungörelser) Digitalt Rekryteringssystem Gallras efter 2 Ansökningshandlingar, erhållen tjänst Ansökningshandlingar, ej erhållen tjänst Papper Personalakt, personnummer Digitalt Rekryteringssystem Gallras efter 2 Bevaras Personalakt Se 5.1 Personalakt På grund av möjligheten att överklaga enligt 23 i lag om förbud mot diskriminering. Anställningsavtal Papper Personalakt, personnummer Inrättande av ny tjänst/befattning Intresseanmälningar (spontanansökningar) Introduktionsprogram för nyanställda, centrala introduktionsdagen Löneunderlag för utbetalning till konsulter/arvodister Tystnadsplikt, påminnelse om Bevaras Närarkiv Se 5.1 Personalakt Digitalt Ciceron Bevaras 3 Omorganisation som är samverkad/förhandlad. Digitalt Rekryteringssystem Vid Se anm. Vid Papper Personnummer Gallras efter 2 Papper Personalakt, personnummer Se anm. Närarkiv Se anm. Personalakt Se 5.1 Personalakt Vidarebefordras till respektive förvaltningsbrevlåda och personalavdelningen. Förvaras hos närmsta chef. Gallras vid leverans till Centralarkivet.

41 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 41(82) Utdrag ur belastningsregister för arbete inom skola och förskola Papper Personnummer Se anm. Hos respektive chef Intygas i anställningsavtal. Information om att chef tagit del av utdrag bevaras med anställningsavtal. Utredning av bisyssla Papper Pärm Vid 4.10 Särskilda anställningsformer Till exempel praktikplatser och arbetsmarknadspolitiska åtgärder. Personalchef Rutin ses över, nya regler är under arbete Rekvirering av statsbidrag Digitalt Se anm. Se anm. Se anm. Till exempel Arbetsförmedlingens program för att svara på frågor. Närvarodagar och bruttoinkomst beroende på vilket bidrag det är. Anställningsavtalet g via chefen. Beslut från Arbetsförmedlingen avseende bidrag (nytt eller omprövning) Papper 4.11 Arbetsrätt och avtal Domar, där Håbo kommun är part Personalakt, personnummer Bevaras Närarkiv Se 5.1 Personalakt Digitalt Ciceron Bevaras 3 Fullmakter Digitalt Ciceron Bevaras 3 Förhandlingsprotokoll och protokoll med bilagor från central samverkan med de fackliga organisationerna (KomSam) Digitalt Ciceron Bevaras 3 Ett samlingsärende per.

42 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 42(82) Kollektivavtalsprotokoll Digitalt Ciceron Bevaras 3 Stämningsansökan Digitalt Ciceron Bevaras 3 Tvisteprotokoll Digitalt Ciceron Bevaras 3 Underlag för framställda krav 4.12 Kompetensförsörjning Befattnings- och arbetsutvärderingssystem Digitalt Ciceron Bevaras 3 Eget digitalt system Bevaras Har även betydelse i till exempel jämställdhetsarbete 4.13 Ledarförsörjning Identifiera nya ledare, arbete med att Digitalt Ciceron Se anm. Se anm. Dokumentation av innehåll och utformning bevaras, eventuell personrelaterad information gallras vid. Program för ledarförsörjning Digitalt Ciceron Bevaras 3 Traineeprogram Digitalt Ciceron Se anm. Se anm. Dokumentation av innehåll och utformning bevaras, eventuell personrelaterad information gallras vid. Ledarbank: databas för intern rekrytering av chefer, projektledare och dylikt där kravprofilen matchas mot ledarprofilerna för de som anmält intresse Digitalt Intern server Se anm. Se anm. Se anm. Dokumentation av innehåll och utformning bevaras, eventuell personrelaterad information gallras vid.

43 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 43(82) Verksamhetens idé, upplägg och arbetsformer (dokumentation av) Ledarutveckling/coaching (till exempel karriärplanering, konflikthantering, presentationsteknik, stresshantering, s.k. executive coaching d.v.s. utveckling av ledarskapet) och mentorskap Ledarskapsutbildningar (inklusive introduktion för nyanställda chefer, utvecklingsprogram för ledningsgrupper) 4.14 Support och uppföljning Rådgivning (frågor med underlag, tjänsteanteckningar, korrespondens, förslag till avtal med mera) Digitalt Ciceron Bevaras 3 Digitalt Ciceron Bevaras 3 Kan ingå i sredovisning. Information från Stratsys. Digitalt Ciceron Bevaras 3 Intern server Vid Se anm. Medarbetar- och ledarenkät Digitalt Ciceron Bevaras 3 dokumentation av valt verktyg Dokumentation av verksamhetens idé, upplägg och arbetsformer bevaras. Personrelaterad dokumentation gallras vid. Förvaras digitalt på intern server eller hos ansvarig chef/handläggare till och med gallring. Se anm. Se anm. Bevaras 3 Ing i sammanställningen.

44 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 44(82) sammanställningar/rapporter Digitalt Ciceron Bevaras 3 svar och andra underlag Se anm. Se anm. Vid. Lönestatistik (inklusive analys av utfall av löneöversyn) Personalstatistik (personalnyckeltal) Personaluppföljning (analys av nyckeltal: trender avseende timanställningar vikariat, intern och extern rekrytering, mångfald/etnicitet, sjukfrånvaro etcetera) Se anm. 3 Ing i sammanställningen. Digitalt Ciceron Bevaras 3 Personal- och förhandlingsutskottet Digitalt Ciceron Bevaras 3 Ing i sredovisning och i delsredovisning. Information från Stratsys Digitalt Se anm. Se anm. Se anm. Se anm. Det som ing i sredovisning bevaras. Internt arbete gallras vid. Årsredovisningen finns i Ciceron och förvaras i närarkiv. Internt arbete förvaras på intern server.

45 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 45(82) 5. Löneadministration 5.1 Personalakt Personalakt Papper Personnummer Bevaras Närarkiv 2 Förvaras i närarkiv innevarande + 2 efter att anställning upphört. 5.2 Bemanning och personaluppföljning Jourjournal Digitalt Lönesystem Gallras efter 2 Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter. Matrikelkort Papper Pärm Bevaras Närarkiv Se anm. Till personalakt vid. Personalstatistik Digitalt Ciceron Bevaras Ing i dels- och helsuppföljning. Rapport tas ut från Stratsys. Semesterlistor (internkontroll) Digitalt Lönesystem Vid Semester avslag Digitalt Ciceron Bevaras Delegationsbeslut. Övertidsjournal Digitalt Lönesystem Gallras efter Lön Arbetstidsschema Digitalt Lönesystem Vid Arvoden Se anm. Se anm. Gallras efter 2 Se anm. Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter. Om utbetalning skett via lönesystemet så behöver det inte finnas ett pappersexemplar, det räcker att bevara handlingen digitalt. Pappersexemplar förvaras i pärm.

46 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 46(82) Kvitton Papper Se anm. Gallras efter 10 Flextidssammanställningar Digitalt Intern server Gallras efter 2 Förskott av lön Digitalt Lönesystem Gallras efter 2 Närarkiv Hos respektive chef Kontrolluppgifter Lönesystem Bevaras Närarkiv Ledighet med lön för fackligt uppdrag Ledighetsansökningar: kortare än 6 månader Ledighetsansökningar: barn-, studie- och tjänstledigheter över 6 månader Digitalt Lönesystem Gallras efter 2 Digitalt Lönesystem Gallras efter 2 Papper Personalakt, personnummer Läkarintyg Papper Pärm, personnummer Gallras efter 2 Kompletterande uppgifter till anställningsavtal Papper Personalakt, personnummer Bevaras Närarkiv Se 5.1 Personalakt Pärm Bevaras Närarkiv Se 5.1 Personalakt Kvitton sorteras i pärm /månad och personnummerordning. Löneunderlag. Löneunderlag. Löneunderlag. Löneunderlag. Inlåst. Exempelvis lönetillägg, bilaga till anställningsavtal innehållande särskilda villkor Löneavdrag Se anm. Se anm. Se anm. Se anm. 2 om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10. Till exempel kost, lunchkuponger, motionskort, privata telefonsamtal.

47 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 47(82) Lönelistor Intern server Bevaras Om utbetalning skett via lönesystemet så behöver det inte finnas ett pappersexemplar, det räcker att handlingen förvaras digitalt till och med gallring. Pappersexemplar förvaras i pärm. Lönespecifikationer Se anm. Skickas ut av banken. Löneunderlag Se anm. Se anm. Se anm. Se anm. 2 om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10. Skatter (jämkningar med mera) Server/pärm hos handläggare Gallras efter 10 Underlag för beräkning av lön till exempel semester-/timlistor, ob-listor, timrapporter, sjukanmälningar, försäkran för sjuklön, ledighetsansökningar. Om utbetalning skett via lönesystemet så behöver det inte finnas ett pappersexemplar, det räcker att handlingen förvaras digitalt till och med gallring. Pappersexemplar förvaras i pärm. Läser in lista varje. Underlag finns hos skatteverket. Lista hos lön förvaras digitalt. Flexrapport Lönesystem Se anm. Närarkiv/elektronisk Gallras efter 2 om underlag för löneuträkning, annars Vid Månadslista i Beched Digitalt Lönesystem Se anm. Bevaras i 2 om det utgör löneunderlag. Annars gallras Vid. Tidredovisning, tidsammanställningar Digitalt Lönesystem Gallras efter 2

48 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 48(82) Timrapporter Papper Pärm Gallras efter 2 Utmätning i lön, beslut om Pärm/lönesystem Gallras efter Omplacering Omplaceringsutredning Papper Personalakt, personnummer 5.5 Pension Närarkiv Närarkiv/elektronisk Bevaras Närarkiv Se 5.1 Personalakt AFA-beslut Papper Personnummer Se anm. Närarkiv Gallras vid pensionsavgång. Pensionsansökan (ansökan om pensionspengar och pensionsentledigande), pensionsbrev med bilagor, godkännande till och med mars Entledigande om att gå i pension. Pensionsbrev från och med Pensionsansökan, särskild ålderspension (garantipension) med beslut och överenskommelse Pensionsunderlag, pensionstidsunderlag/aktuali seringar (förfrågningar från Papper Papper Personalakt, personnummer Personalakt, personnummer Bevaras Närarkiv Se 5.1 Personalakt Bevaras Närarkiv Se 5.1 Personalakt Till och med mars 2015 finns pensionsansökan i personalakt hos Håbo kommun, därefter hos pensionsmyndighet. Pensionsbrev skickas till personalavdelningen när pension tas ut. Läggs i personalakt. Papper Personnummer Se anm. Se anm. Kan finnas i äldre personalakter. Papper Personnummer Bevaras Personalakt 1 Vanligt att personalakten överlämnats till Centralarkivet.

49 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 49(82) KPA och statens pensionsverk (SPV)) Pension, förhandsberäkningar (Se anm.) Premier rapporterade till pensionsvalet (PV) Papper Se anm. Se anm. Se anm. Gäller till och med , därefter Pensionshjälpen. Digitalt Lönesystem Gallras efter 2 Signallistor/rättelselistor Pärm/KPA:s program Gallras efter 2 Särskild avtalspension (SAP) - allmänt, särskild avtalspension enligt överenskommelse Papper Personalakt, personnummer Återkrav av pensioner Pärm/lönesystem Gallras efter Avveckling Arbetsgivarintyg/tjänstgörin gsintyg Digitalt Personalakt, personnummer Tjänstgöringsbetyg Papper Personalakt, personnummer Avgång/entledigande arbetstagarens egen begäran om entledigande Papper Personalakt, personnummer Närarkiv Bevaras Närarkiv Se 5.1 Personalakt Gallras efter 2 Närarkiv/elektronisk Intern server Bevaras Närarkiv Se 5.1 Personalakt Bevaras Närarkiv Se 5.1 Personalakt Kan finnas i personalakt. Även pension.

50 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 50(82) Avgångsvederlag/entledigan de/dödsfall Papper Personalakt, personnummer Bevaras Närarkiv Se 5.1 Personalakt

51 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 51(82) 6. Upphandling 6.1 Upphandling Anbud, tävlingsbidrag. Bilagor till anbud och tävlingsbidrag i form av modeller, ritningar och planer kan gallras om de är beskrivna (eller avbildade) i dokumentationen Kommers Se anm. Närarkiv/elektronisk Vid Gallras efter 2 respektive 12 (entreprenader). Vinnande anbud bevaras. Anbudsansökningar Digitalt Kommers Se anm. Gallras efter 2 respektive 12 (entreprenader). Anbudsutvärderingar Digitalt Kommers Se anm. Närarkiv/elektronisk Vid Annons (jfr Förfrågningsunderlag, Kompletterande handlingar) Digitalt Kommers Gallras efter 2 Avtal Akt/Kommers/ Ciceron Bevaras Närarkiv/elektronisk 2 efter att avtalet löpt ut Handlingar rörande utvärdering och som gäller verksamhetsövergång ska bevaras. Övriga handlingar gallras efter 2. PDF från TED läggs in i Upphandlingssystemet. Registreras som ärende i Ciceron med hänvisning till Kommers registreringsnummer. Kopia av avtal ska lämnas till det centrala närarkivet tillsammans med delegationsbeslutet. Undertecknat original bevaras i närarkiv 2 efter utgång sedan till centralarkiv för slutförvaring. Inskannat original ska ligga i avtalsdatabasen. Avtalsdatabas Digitalt Kommers Se anm. Gallras när samtliga avtal löpt ut.

52 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 52(82) Beslut om antagande/förkastande av anbud (tilldelande av kontrakt, slutande av ramavtal) eller beslut om att avbryta en upphandling respektive göra om en upphandling Förfrågningsunderlag (med till exempel tekniska specifikationer) Akt/Kommers/Cicero n Se anm. Närarkiv/elektronisk Kopia gallras efter 2. Om det är ett ärende i Ciceron - hänvisa till Kommers registreringsnummer. Kommers Bevaras Vid Förhandlingsprotokoll Digitalt Kommers Gallras efter 2 Förlängningsavtal Akt/Kommers/ Inbjudan att komma in med anbud eller att förhandla, tävlingsinbjudan Ciceron Digitalt Kommers Gallras efter 2 Bevaras Närarkiv/elektronisk 2 efter att avtalet löpt ut Kopia av avtal ska lämnas till det centrala närarkivet tillsammans med delegationsbeslutet. Undertecknat original bevaras i närarkiv 2 efter utgång sedan till centralarkiv för slutförvaring. Inskannat original ska ligga i avtalsdatabasen. Om det är ett ärende i Ciceron - hänvisa till Kommers registreringsnummer. Kopia av avtal ska lämnas till det centrala närarkivet tillsammans med delegationsbeslutet. Undertecknat original bevaras i närarkiv 2 efter utgång sedan till centralarkiv för slutförvaring. Inskannat original ska ligga i avtalsdatabasen.