DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR. Tekniska nämnden. Antaget

Transkript

1 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR Tekniska nämnden Antaget av Tekniska nämnden Antaget Giltighetstid Dokumentansvarig Tillsvidare Förvaltningschef

2 Håbo kommuns styrdokumentshierarki Diarienummer TN 2019/00002 Gäller för Tekniska nämnden Tidpunkt för - aktualitetsprövning Ersätter tidigare versioner - Relaterade styrdokument -

3 Kommunstyrelsen 2(27) DOKUMENTHANTERINGSPLAN TN 2019/00002 Dokumenthanteringsplan för tekniska nämnden Innehåll Håbo kommuns styrdokumentshierarki 1 Dokumenthanteringsplan för tekniska nämnden 2 Inledning 5 1. Dokumentbeskrivning 5 2. Bevarande och gallring 5 3. Omfattning och giltighet 5 4. Revidering och uppföljning 5 5. Disposition 5 6. Begreppsförklaring 6 Dokumenthanteringsplan 8 1. Övergripande Allmänt förekommande handlingar Kvalitetsarbete Litteratur och liknande Projekthandlingar GDPR-administration Nämndsadministration Fullmäktige och styrelse, inklusive utskott och råd Ekonomi Bokslut och sredovisning Budget Interndebitering 14

4 Kommunstyrelsen 3(27) DOKUMENTHANTERINGSPLAN TN 2019/ Gata och park Avtal och liknande Bidrag Utredningar och sammanställningar Planer Protokoll Trafik Tillstånd och dispenser Parker, planteringar med mer Fastighet Avtal och liknande Förteckningar och sammanställningar Anmälningar och rapporter Rapporter återkommande Övriga rapporter och utredningar Ritningar, kartor och dylikt Övrigt Avfall Tillstånd, avtal med mer Rapporter återkommande Övriga rapporter och utredningar Instruktioner, driftrutiner och liknande Kundkontakter Skrivelser/information Ritningar, kartor och liknande 22

5 Kommunstyrelsen 4(27) DOKUMENTHANTERINGSPLAN TN 2019/ Föreskrifter och taxor Vatten och avlopp (VA) Tillstånd, avtal med mer Rapporter återkommande Övriga rapporter och utredningar Instruktioner, driftrutiner och föreskrifter Kundkontakter Ritningar, kartor och liknande Analyser Protokoll 26

6 Kommunstyrelsen 5(27) DOKUMENTHANTERINGSPLAN TN 2019/00002 Inledning 1. Dokumentbeskrivning Enligt Håbo kommuns arkivreglemente KS 1995/158, KF ska respektive nämnd upprätta och anta en dokumenthanteringsplan. Dokumenthanteringsplanen beskriver nämndens handlingar och hur dessa ska hanteras utifrån aspekter av gallring, bevaring och förvaring. Utöver att dokumenthanteringsplanen är det dokument som fastställer vilka handlingar som ska gallras och bevaras, underlättar den också organisering och återsökning av handlingar. 2. Bevarande och gallring Handlingar som ska bevaras enligt dokumenthanteringsplanen förvaras hos nämnden till och med att de levereras till centralarkivet. Nämnden ansvarar för att handlingarna hanteras i enlighet med de arkivvdsbestämmelser som finns angivna i kommunens arkivreglemente. När en handling överlämnats till centralarkivet övertar arkivmyndigheten handlingen och därmed ansvaret för den fortsatta arkivvden. Handlingar som inte ing i den fastställda dokumenthanteringsplanen f inte gallras. I särskilda fall kan nämnden fatta beslut om gallring av vissa handlingar/ett specifikt handlingsbestånd som inte ing i dokumenthanteringsplanen. För att undvika att behöva fatta särskilda gallringsbeslut samt för att etablera och upprätthålla en god dokumenthantering inom kommunen bör planen uppdateras kontinuerligt (se rubrik 4 Revidering och uppföljning nedan). 3. Omfattning och giltighet Denna dokumenthanteringsplan: Gäller för tekniska nämnden och omfattar därmed alla handlingar som uppkommer inom tekniska nämndens verksamheter. Gäller från och med att en handling inkommer eller upprättas till och med att handlingen levereras till centralarkivet. 4. Revidering och uppföljning Dokumenthanteringsplanen bör ses över ligen och revideras vid behov. Ansvaret för revideringen ligger på nämndsekreterare. Det är dock upp till varje enskild tjänsteman att meddela fel, brister, nya handlingstyper etcetera. 5. Disposition Dokumenthanteringsplanen är disponerad i en inledande verksamhetsövergripande del varpå det följer ett antal verksamhetsspecifika delar. Den verksamhetsövergripande delen innehåller generellt förekommande handlingar som finns i de flesta verksamheter inom tekniska

7 Kommunstyrelsen 6(27) DOKUMENTHANTERINGSPLAN TN 2019/00002 nämnden. De verksamhetsspecifika delarna utg från de handlingar som (oftast) finns inom en specifik verksamhet. 6. Begreppsförklaring Begrepp Medium Struktur/system Förvaring Förklaring Medel/metod för framställning, överföring och lagring av handlingar. Exempelvis papper eller digitalt. Eftersom kommunen inte har ett elektroniskt arkiv (e-arkiv) behöver de handlingar som ska bevaras lagras på papper (eller annat analogt format). Hur handlingen är strukturerad (ordnad), antingen i vilket system eller exempelvis efter personnummer, i akt etcetera. Var handlingen förvaras, till exempel elektroniskt eller i närarkivet. Vad det gäller handlingar i det centrala ärendehanteringssystemet Ciceron är rutinen att dessa handlingar ska förvaras digitalt i systemet. I de fall det inkommer/upprättas originalhandlingar i fysiskt format (som registreras i Ciceron) ska dessa överlämnas för förvaring i nämndens närarkiv. De handlingar som ska bevaras skrivs ut i samband med leverans till centralarkivet. Gallringsfrist Tid som måste ha gått innan handlingen f gallras. Anges i antalet. Handlingen f gallras först efter att angivet antal kalender löpt ut. Till exempel ska handlingar från 2010 med en gallringsfrist på gallras tidigast den 1 januari 2021.

8 Kommunstyrelsen 7(27) DOKUMENTHANTERINGSPLAN TN 2019/00002 Begrepp Gallra Vid Bevara Närarkiv Centralarkiv Förklaring Handlingen förstörs och kan inte återskapas eller återsökas. Handlingen ska gallras vid bedömningen att den inte längre behövs i verksamheten. Handlingen ska bevaras för alltid. Plats där handlingar förvaras innan de överlämnas till centralarkivet för slutarkivering. Tekniska nämndens verksamheter förvarar sina handlingar i olika närarkiv, oftast de som är närmast belägna verksamheten. De handlingar som registreras i kommunens centrala ärendehanteringssystem (tekniska nämndens diarium) förvaras i nämndens närarkiv. Kommunens slutarkiv. I dokumenthanteringsplanen finns det en kolumn som heter Till centralarkiv, i den kolumnen anges tidsfrist innan handlingen ska levereras till centralarkivet. Anges i antalet.

9 Dokumenthanteringsplan 1. Övergripande 1.1 Allmänt förekommande handlingar Avtal, inklusive entreprenadavtal, konsultavtal och liknande Akt/avtalsdatabas Ciceron Avtal, av rutinartad karaktär Akt/avtalsdatabas Ciceron Bevaras Se anm. Närarkiv KS kansli/elektronisk Närarkiv KS kansli/elektronisk 2 efter att avtalstiden löpt ut Ing ofta i ärende. Original till avtalsakt, kopia till ärendet. För avtal som rör upphandling se 6. Upphandling. Gallras 2 efter att avtalstiden löpt ut. Till exempel leasing av kopiatorer och städ. Avtalsdatabas Digitalt Ciceron Se anm. Gallras när samtliga avtal löpt ut. Bilder, digitala och analoga som dokumenterar den egna verksamheten Systematisk, intern server Vid Närarkiv/elektronisk Cookiefiler Digitalt Se anm. Bevaras hos besökaren av webbsidan om besökaren väljer det. Gallras vid. Cirkulär, av betydelse för verksamheten Cirkulär, av ringa eller ingen betydelse för verksamheten Digitalt Ciceron Gallras efter 2 Digitalt Vid Delegationsbeslut Digitalt Ciceron Bevaras Ing ofta i ärende. Till exempel Sveriges Kommuner och Landstings (SKL:s) cirkulär. Delegationsförteckningar/ori ginallistor över anmälda delegationsbeslut Delgivningskvitto, mottagningsbevis Digitalt Ciceron Bevaras 3 Papper Ciceron Se anm. 3 Gallras 2 efter påskrift.

10 Dokumenthanteringsplan 9(27) Enkla förfrågningar och svar på dessa, oavsett medium Enkäter (egna), sammanställningar Enkäter (egna), svar och andra underlag Enkäter, kartläggningar o d (med svar) Enkäter, kundundersökningar etc (med svar) Handlingar rörande mål i domstol Vid Gäller även e-post, telefon, sms med mera. Systematisk Bevaras Pärm i närarkiv 2 Se även 1.4 Kvalitetsarbete. Vid Se även 1.4 Kvalitetsarbete. Systematisk Bevaras Pärm i närarkiv 2 Av vikt för verksamheten. Vid Digitalt Ciceron Bevaras 3 Diarieförda handlingar Digitalt Ciceron Bevaras 3 Inkomna eller upprättade handlingar, av vikt för verksamheten, oavsett medium Inkomna eller upprättade handlingar, av mindre vikt, oavsett medium Ljud- och bildupptagningar som dokumenterar den egna verksamheten (rörligt) Av mindre vikt för verksamheten. Digitalt Ciceron Bevaras 2 Samlingsärende, ett per. Gäller även e-post, tjänsteanteckning, sms med mer. Digitalt Ciceron Vid Digitalt Systematisk Vid Personuppgifter, register Digitalt Vid Protokoll eller mötesanteckningar från ledningsgrupper Närarkiv Digitalt Intern server Bevaras 2 Protokoll från Digitalt Intern server Bevaras 2 Gäller även e-post, tjänsteanteckning, sms med mer. Alla verksamheter bör ha rutin för detta.

11 Dokumenthanteringsplan 10(27) arbetsplatsträffar (APT) Protokoll arbetsmiljö, skyddsronder etcetera. Minnes-/mötesanteckningar från olika interna verksamhetsmöten Remisser och remissvar/yttranden Digitalt Ciceron Gallras efter Vid Digitalt Ciceron Bevaras 3 Revision, handlingar rörande Digitalt Ciceron Bevaras 3 Risk- och krishantering, handlingar rörande Säkerhets- och beredskapsarbete, handlingar rörande Spontanofferter och leverantörsinformation Digitalt Ciceron Bevaras 3 Digitalt Ciceron Bevaras 3 Vid Kan gallras vid, om de inte innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten. Spontana jobbansökningar Rekryteringssystem Vid Slutrapporter/ - dokumentation från projekt, utredningar, samt protokoll och dylikt som kan behövas för att rätt förstå materialet Styrdokument, politiskt beslutade Styrdokument, ej politiskt beslutade Digitalt Ciceron Bevaras 3 Digitalt Ciceron Bevaras 3 Digitalt Ciceron Vid t Vidarebefordras och förvaras lokalt hos den person/funktion/enhet/avdelning/förvaltning som ansökan är ställd till samt till personalavdelningen. Interna verksamhetsspecifika styrdokument. Uppdragshandlingar Digitalt Ciceron Bevaras 3

12 Dokumenthanteringsplan 11(27) Utredningar och studier Digitalt Ciceron Bevaras 3 Verksamhetsplaner Digitalt Ciceron Bevaras Kvalitetsarbete Enkäter, sammanställningar/rapporter Kvalitetsarbete, handlingar rörande Kvalitetsutmärkelser, jämförelser Digitalt Ciceron Bevaras 3 Se även 1.1 Allmänt förekommande handlingar. Digitalt Ciceron Bevaras 3 Exempelvis rapporter och åtgärdsplaner. Digitalt Ciceron Gallras efter Till exempel KKIK från Sveriges Kommuner och Landsting. Målarbete Digitalt Ciceron Bevaras 3 Kopplat till budgetarbete, del- och helsrapporter, uppföljning etcetera. 1.3 Litteratur och liknande Informationsbroschyrer från andra myndigheter och organisationer Facktidningar och fackböcker 1.4 Projekthandlingar Systematisk Vid Systematisk Vid Avtal Akt/avtalsdatabas Ciceron Bevaras Närarkiv/elektronisk 2 efter att avtalstiden löpt ut Delrapporter Digitalt Ciceron Bevaras 3 Ekonomisk slutredovisning Digitalt Ciceron Bevaras 3 Förstudier Digitalt Ciceron Bevaras 3 Protokoll med dagordning Ciceron Bevaras 3 Observera biblioteksregeln, 2 kap 11 3 punkten Tryckfrihetsförordningen. Original ska förvaras i det centrala närarkivet, kopia till ärendet. Se Avtal under 1.1 Allmänt förekommande handlingar. För avtal som rör upphandling se 6. Upphandling.

13 Dokumenthanteringsplan 12(27) och deltagarlista Projektdirektiv, uppdragshandlingar Digitalt Ciceron Bevaras 3 Projektplaner Digitalt Ciceron Bevaras 3 Projektorganisation Digitalt Ciceron Bevaras 3 Till exempel projektets sammansättning, projektledare, deltagare, delprojekt, tidplaner, budgetramar, budgetansvar etcetera. Slutrapporter Digitalt Ciceron Bevaras 3 Utvärderingar Digitalt Ciceron Bevaras GDPR-administration Anmälan av behandling av personuppgifter till Personuppgiftsombud Utse, förordna och entlediga Personuppgiftsombud, handlingar rörande Nämndens/Styrelsens instruktion för förvaltningen angående behandling av personuppgifter Personuppgiftsbiträde, avtal med Digitalt Se anm. Vid Se anm. Upprättas av respektive nämnd, bevaras hos ombud. Digitalt Ciceron Bevaras 3 Ing i ärende eftersom nämnden entledigar, utser och förordnar Personuppgiftsombud. Akt/Ciceron Bevaras 2 Bevaras genom protokoll. Akt/avtalsdatabas Ciceron Bevaras Närarkiv KS kansli/elektronisk Registerförteckningar Digitalt Stratsys Bevaras 3 2 Se Avtal under 1.1 Allmänt förekommande handlingar. Registerutdrag, begäran om samt svar Digitalt Ciceron Gallras efter 1 En förfrågan per kalender kostnadsfritt.

14 Dokumenthanteringsplan 13(27) 2. Nämndsadministration 2.1 Fullmäktige och styrelse, inklusive utskott och råd Arvodesbestämmelser Digitalt Ciceron Bevaras 3 Kallelse/Föredragningslista Protokollskåp/ Ciceron Bevaras Närarkiv/elektronisk 2 Underlag till kallelse/föredragningslista kan gallras vid. Förteckning över förtroendevalda Avsägelser och nomineringar, handlingar rörande arvodesberedning Digitalt Ciceron Bevaras Se anm. Se anm. Upprättas i Ciceron efter varje mandatperiod och skrivs ut på arkivpapper. Levereras direkt efter upprättande till Centralarkiv. Digitalt Ciceron Bevaras 3 Justeringsanslag Protokollskåp/ Ciceron Närvarolistor Protokollskåp/ Ciceron Protokoll Protokollskåp/ Ciceron Protokollsbilagor Protokollskåp/ Ciceron Voteringslistor Protokollskåp/ Ciceron Bevaras Närarkiv/elektronisk 2 Bevaras genom originalprotokoll. Bevaras Närarkiv/elektronisk 2 Bevaras genom originalprotokoll. Bevaras Närarkiv/elektronisk 2 Bevaras Närarkiv/elektronisk 2 Bevaras genom originalprotokoll. Bevaras Närarkiv/elektronisk 2 Bevaras genom originalprotokoll, antingen direkt i protokollet eller som protokollsbilaga. Minnesanteckning, istället för protokoll Digitalt Ciceron Bevaras 3

15 Dokumenthanteringsplan 14(27) 3. Ekonomi 3.1 Bokslut och sredovisning Balans- och resultaträkning, liga Avräkningsböcker, bokslutsunderlag Kronologisk, ekonomisystem Kronologisk, ekonomisystem Avstämningar under et Kronologisk, ekonomisystem Bokslutsunderlag Kronologisk, ekonomisystem Bokslutsbilagor exklusive sbokslut Årsbokslut med resultat och balansräkningar inklusive bokslutsdokumentation och huvudbokssammandrag Årsredovisning inklusive specifikation till sredovisning 3.2 Budget Kronologisk, ekonomisystem Kronologisk, ekonomisystem Bevaras Gallras efter 2 Gallras efter 2 Gallras efter 2 Gallras efter Bevaras Pärm i närarkiv/elektronisk Pärm i närarkiv/elektronisk Pärm i närarkiv/elektronisk Pärm i närarkiv/elektronisk Pärm i närarkiv/elektronisk Pärm i närarkiv/elektronisk Digitalt Ciceron Bevaras 3 Budget - fastställd Digitalt Ciceron Bevaras 3 Budget- förslag Digitalt Se anm. Gallras efter 2 Budgetuppföljning Digitalt Se anm. Gallras efter Interndebitering Internfaktura Digitalt Verifikation, Gallras efter 2 Vid Vid Plockas ut från systemen Stratsys och Budget och prognos. Plockas ut från systemen Stratsys och Budget och prognos.

16 Dokumenthanteringsplan 15(27) ekonomisystem 4. Gata och park 4.1 Avtal och liknande Avtal med skolor, förskolor med fler om skötsel av grönytor, lekplatser med mer Avtal övriga till exempel skogar, allmän platsmark med mer Avtal inklusive entreprenadavtal 4.2 Bidrag Ansökan och beslut om bidrag till enskilda vägar 4.3 Utredningar och sammanställningar Utredningar och rapporter över gator och vägar Utredningar och rapporter från externa och interna Sammanställning över trafikmätningar 4.4 Planer Planer för gatubelysning, ombyggnader, drift och underhåll av vägar Ciceron Gallras 2 efter upphörande Ciceron Gallras 2 efter upphörande Akt/elektronisk Akt/elektronisk Digitalt Ciceron Bevaras Vid Digitalt Ciceron Bevaras Vid Digitalt Ciceron Bevaras Vid Digitalt Ciceron Bevaras Vid Digitalt Ciceron Bevaras Vid Se Avtal under 1.1 Allmänt förekommande handlingar samt 6. Upphandling. Underlag kan gallras. Uppdateras kontinuerligt.

17 Dokumenthanteringsplan 16(27) Planer- och utredningar till exempel grönplan, lekplatsutrustningar, grönytor inom detaljplaneområden med mer Digitalt Ciceron Bevaras Vid Skogsskötselplan Digitalt Ciceron Bevaras Vid Övriga skötselplaner Digitalt Ciceron 2 efter upphörande 4.5 Protokoll Besiktningsprotokoll efter grävning Protokoll från övertagandebesiktning av väg Protokoll vid trafiksäkerhetsråd Digitalt Ciceron Gallras efter Ciceron Bevaras Pärm Vid Digitalt Ciceron Bevaras Vid Original överlämnas till kommunstyrelsens kansli, förvaras i det centrala närarkivet. 4.6 Trafik Felparkeringsavgifter Digitalt Se anm. Gallras efter 2 om ansvar ligger hos Transportstyrelsen. Om kommunen administrerar felparkeringar kan informationen gallras efter. Dokumentation om flytt av fordon Papper Gallras efter Dispenser och tillstånd Digitalt Ciceron Vid Lokala trafikföreskrifter och trafikliggare Pärm Digitalt Ciceron Bevaras Vid Exempelvis tung trafik, vägar. Alla lokala trafikföreskrifter finns i rikstäckande databas hos Transportstyrelsen.

18 Dokumenthanteringsplan 17(27) Upphävande av lokala trafikföreskrifter 4.7 Tillstånd och dispenser Digitalt Ciceron Bevaras Vid Tillstånd vid grävning Digitalt Ciceron Se anm. Gallras 2 efter garantitidens utgång. Parkeringstillstånd för rörelsehindrad, ansökan och beslut 4.8 Parker, planteringar med mer Digitalt Ciceron Se anm. Gallras 1 efter tillståndets utgång eller vid. Kan gallras när nytt utfärdats. Besiktningar av lekplats Digitalt Ciceron Bevaras Vid Kartor över parker och planteringar Information rörande kolonioch odlingslotter Information rörande planteringar Digitalt Ciceron Bevaras Vid Digitalt Ciceron Bevaras Vid Digitalt Ciceron Vid Till exempel vilka växter som ingått i planteringar och rabatter. Trädfällning Digitalt Ciceron Se anm. Gallras 2 efter utförd åtgärd. Ansökan initierar ärende. Kan vara en felanmälan. 5. Fastighet Avtal 5.1 Avtal och liknande Brandlarmsavtal Verksamhetssystem Vid Pärm/elektroniskt Se Avtal under 1.1 Allmänt förekommande handlingar.

19 Dokumenthanteringsplan 18(27) Hyreskontrakt även internhyra Verksamhetssystem Se anm. Närarkiv/elektronisk Gallras 2 efter upphörande. 5.2 Förteckningar och sammanställningar Förteckning över myndighetens fastighetsbestånd Sammanställning över polisanmälningar avseende klotter och skadegörelse Verksamhetssystem Bevaras Akt/elektronisk Vid Verksamhetssystem Se anm. Akt/elektronisk Vid Energi- och driftstatistik Verksamhetssystem Bevaras Akt/elektronisk Vid Utredningar och planer om lokalförsörjningsfrågor Verksamhetssystem Bevaras Akt/elektronisk Vid Uttag en gång per. Sammanställning över polisanmälningar avseende klotter och skadegörelse bevaras. Underlag kan gallras efter 2. Energideklarationer Verksamhetssystem Se anm. Pärm/elektronisk Gallras efter eller när ny deklaration upprättats. 5.3 Anmälningar och rapporter Felanmälan på fastighet Digitalt Verksamhetssystem Vid Larm och rapporter Verksamhetssystem Gallras efter 2 Polisanmälningar klotter och skadegörelse Polisanmälningar vid anmälan om övriga brott 5.4 Rapporter återkommande Återkommande besiktningar exempelvis hissar, brandsyn, Pärm/elektronisk När felet åtgärdats. Digitalt Ciceron Se anm. Ett samlingsärende per. Sammanställning bevaras, underlag gallras efter 2. Digitalt Ciceron Bevaras Digitalt Ciceron Vid Ett samlingsärende per.

20 Dokumenthanteringsplan 19(27) ventilation När ny besiktning genomförts. Obligatorisk ventilationskontroll Digitalt Ciceron Vid Köldmedierapportering Digitalt Ciceron Vid 5.5 Övriga rapporter och utredningar Större utrednings- och projekteringsprojekt, handlingar Mindre utredning- och projekteringsprojekt, handlingar Underlag till sammanställningar av rapportering från samordningsentreprenörer 5.6 Ritningar, kartor och dylikt Digitalt Ciceron Bevaras Vid Verksamhetssystem Vid Akt/elektronisk Ett samlingsärende per. Ett samlingsärende per. Verksamhetssystem Se anm. Pärm/akt/elektronisk Underlag till sammanställningar av rapportering från samordningsentreprenörer gallras efter 2. Sammanställningar bevaras. Ritningar och kartor Verksamhetssystem Bevaras Vid 5.7 Övrigt Låsschema Verksamhetssystem Vid Nyckelkvittenser Verksamhetssystem Vid Passagesystem Digitalt Verksamhetssystem Vid Driftsinstruktioner Verksamhetssystem Vid Pärm/elektronisk Pärm/elektronisk Pärm/elektronisk Om ritningar finns som datafil ska de sparas även digitalt. Uppdateras kontinuerligt. Beställningar av Papper Se anm. Pärm Kan gallras efter fakturering.

21 Dokumenthanteringsplan 20(27) kopieringsarbete och dylikt 6. Avfall 6.1 Tillstånd, avtal med mer Ansökan och beslut exempelvis tillstånd för miljöfarlig verksamhet Beslut från andra myndigheter som berör verksamheten 6.2 Rapporter återkommande Digitalt Ciceron Bevaras Vid Digitalt Ciceron Bevaras Vid Miljörapporter Digitalt Ciceron Bevaras Rapportering till Naturvdsverket, miljö granskar. Årsstatistik avfallsmängder Digitalt Ciceron Bevaras 6.3 Övriga rapporter och utredningar Större utrednings- och projekteringsprojekt, handlingar Mindre utredning- och projekteringsprojekt, handlingar Underlag till sammanställningar av rapportering från samordningsentreprenörer Digitalt Ciceron Bevaras Vid Verksamhetssystem Vid Gallras efter 2 Akt/elektronisk Pärm/akt Sammanställningar bevaras.

22 Dokumenthanteringsplan 21(27) 6.4 Instruktioner, driftrutiner och liknande Driftinstruktioner ÅVC Se anm. Pärm/elektronisk Bevaras så länge anläggningen är i drift. Gallras vid eller när anläggningen läggs ner. Kontrollprogram och egenkontrollprogram för ÅVC Checklistor, interna, drift ÅVC Underhållsprogram, planerat underhåll 6.5 Kundkontakter Allmänna förfrågningar om avfallshantering Klagomål av rutinartad karaktär Abonnentregister (flyttanmälan, anmälan utebliven hämtning med mer) Ansökan och beslut om kärlplacering Ansökan och beslut om delad behållare och uppehåll i avfallshämtning Beställning av extratjänst exempelvis extra tömning Digitalt Ciceron Vid Gallras efter 2 Pärm/elektronisk Se anm. Akt/elektronisk Bevaras så länge anläggningen är i drift. Gallras vid eller när anläggningen läggs ner. Vid Verksamhetssystem Vid Pärm Pärm Kan gallras när de besvarats. Förvaras så länge uppgifterna behövs för uppföljning av avtal med utförare. Digitalt Verksamhetssystem Se anm. t Gallras efter åtgärd. Uppdateras och sparas regelbundet, omfattande ärenden bör diarieföras och bevaras. Ciceron/ verksamhetssystem Ciceron/ verksamhetssystem Bevaras Verksamhetssystem Gallras efter Akt/elektroniskt Se anm. Pärm/elektronisk Gallras 2 efter upphörande. Pärm/elektronisk Underlag till faktura. Ansökan och beslut om Ciceron/ Se anm. Akt/elektronisk Gallras 2 efter upphörande.

23 Dokumenthanteringsplan 22(27) övriga beviljade avfallsdispenser verksamhetssystem Anmälan om kompostering Ciceron/ verksamhetssystem 6.6 Skrivelser/information Uppsägning av hämtning och behandling av avfall Papper, digitalt 6.7 Ritningar, kartor och liknande Verksamhetssystem Se anm. Pärm Gallras 2 efter upphörande. Gallras efter Akt/elektronisk Ritningar och kartor Digitalt Ciceron Bevaras Vid 6.8 Föreskrifter och taxor Renhållningsordning, avfallsplan, avfallsföreskrifter och liknande Finns ritningar som datafil ska de sparas digitalt. Digitalt Ciceron Bevaras Kopia kan gallras hos avfallsenheten när ny fastställts. Avfallstaxa Digitalt Ciceron Bevaras Kopia kan gallras hos avfallsenheten när ny fastställts. 7. Vatten och avlopp (VA) 7.1 Tillstånd, avtal med mer Tillstånd för miljöfarlig verksamhet Servitutsavtal mellan fastighetsägare och kommunen/ledningsrättsavta l Digitalt Ciceron Bevaras Vid Akt/Avtalsdatabas/ Ciceron Bevaras Akt/elektronisk Vid Kopior på respektive anläggning. Kopia i VA-enhetens närarkiv (akt). Kopia kan gallras vid. Original översänds till kansliet när beslut har fattats. Se Avtal under 1.1 Allmänt förekommande

24 Dokumenthanteringsplan 23(27) Avtal, anläggningsavgifter och andra uppgifter om anslutning till kommunalt VA Verksamhetssystem Bevaras Akt/elektronisk Vid handlingar. Hänvisning via fastighetsbeteckning i verksamhetssystem för VA till Kopia i VAenhetens närarkiv. Se Avtal under 1.1 Allmänt förekommande handlingar. Bygglov Digitalt Ciceron Se anm. Gallras 5 efter slutbesiktning. Kopia i VA:s närarkiv (kan gallras), original förvaras på byggavdelningen, bevaras. Marklov Digitalt Ciceron Se anm. Gallras 2 efter slutbesiktning. Kopia i VA-enhetens närarkiv (kan gallras), original förvaras på byggavdelningen, bevaras. Schaktning- /grävningstillstånd Sprängning- och sprängupplagstillstånd Övriga tillstånd och överenskommelser Övriga avtal Domar/beslut från VAnämnd eller annan överprövningsmyndighet 7.2 Rapporter återkommande Digitalt Ciceron Se anm. Gallras 2 efter slutbesiktning. Kopia i VA-enhetens närarkiv (kan gallras), original förvaras på byggavdelningen, bevaras. Digitalt Ciceron Gallras efter 2 Digitalt Ciceron Vid Digitalt Ciceron Bevaras Vid Kopia i VA-enhetens närarkiv. Se Avtal under 1.1 Allmänt förekommande handlingar. Kopia i VA-enhetens närarkiv. Miljörapporter Digitalt Ciceron Bevaras Rapportering till Naturvdsverket ligen, miljö granskar. Periodiska besiktningar, tillsyn Digitalt Ciceron Gallras efter

25 Dokumenthanteringsplan 24(27) Kvartalsrapport för reningsverk Digitalt Ciceron Gallras efter 5 Årsrapporter för vattenverk Digitalt Ciceron Bevaras 7.3 Övriga rapporter och utredningar Geotekniska undersökningar Digitalt Ciceron Bevaras Vid Större utrednings- och projekteringsprojekt, handlingar Mindre utredning- och projekteringsprojekt, handlingar Digitalt Ciceron Bevaras Vid Verksamhetssystem Vid Akt/elektronisk Sprängjournaler Digitalt Ciceron Se anm. Gallras efter garantitidens utgång. Planer, till exempel riskanalys, sanerings- och miljöplaner med mer Digitalt Ciceron Bevaras Se anm. Till Centralarkiv 1 efter nya tagits fram. Besiktningsprotokoll Digitalt Ciceron Se anm. Gallras efter garantitidens utgång. 7.4 Instruktioner, driftrutiner och föreskrifter Driftinstruktioner, kontrollprogram och egenkontrollprogram Driftjournaler över vattenoch avloppsanläggningar Underhållsprogram, planerat underhåll Digitalt Ciceron Se anm. Kopior finns på respektive anläggning Bevaras så länge anläggningen är i drift. Gallras vid eller anläggningen läggs ner. Digitalt Ciceron Bevaras 3 Kopior på respektive anläggning. Digitalt Ciceron Se anm. Kopior på respektive anläggning. Gallras vid eller anläggningen läggs ner. Föreskrifter för Digitalt Ciceron Bevaras Se anm. Till Centralarkiv 1 efter dem upphävts.

26 Dokumenthanteringsplan 25(27) vattenskyddsområden 7.5 Kundkontakter Kundärenden, rutinartade Digitalt Verksamhetssystem Se anm. Gallras efter åtgärd. Kundärenden, av större omfattning Tillståndsansökningar med beslut Digitalt Ciceron Bevaras Digitalt Ciceron Bevaras 3 Ansökan kan gallras. Installation av vattenmätare Digitalt Verksamhetssystem Se anm. Uppdateras kontinuerligt. Provningsprotokoll vattenmätare Digitalt Verksamhetssystem Se anm. Uppdateras kontinuerligt. Reskontra, fakturering Digitalt Verksamhetssystem Gallras efter Abonnentregister, flyttningsanmälan, avstängning, felanmälan Gallring sker automatiskt i fakturaarkiv enligt gällande regler, se 3.6 Ekonomi. Verksamhetssystem Se anm. Pärm/elektronisk Uppdateras kontinuerligt. Ledningsregister Verksamhetssystem Se anm. Pärm/elektronisk Uppdateras kontinuerligt. Mätavläsningar Verksamhetssystem Se anm. Pärm/elektronisk Överförs digitalt efter utförd avläsning. Uppdateras kontinuerligt. 7.6 Ritningar, kartor och liknande Ritningar och kartor Intern server Bevaras Vid 7.7 Analyser Om ritningar finns som datafil ska de sparas även digitalt. Dricksvattenanalyser Digitalt Årsvis, Ciceron Bevaras Efter Ett samlingsärende per. Avloppsvattenanalyser Digitalt Årsvis, Ciceron Gallras efter 2 Slamprovtagning Årsvis Gallras efter Pärm/elektronisk Ett samlingsärende per.

27 Dokumenthanteringsplan 26(27) Reciepientprovtagning Årsvis Gallras efter 7.8 Protokoll Elrevisionsprotokoll Intern server Gallras efter Protokoll rörande rörrensning Intern server Gallras efter Dykprotokoll Digitalt Intern server Gallras efter Rörinspektioner Verksamhetssystem Gallras efter Pärm/elektronisk Pärm/akt/elektronisk Pärm/akt/elektronisk Film