DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR. Kommunstyrelsen. Antaget KS Registrator, kommunstyrelsens kansli

Transkript

1 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR Kommunstyrelsen Antaget av Kommunstyrelsen Antaget KS Giltighetstid Dokumentansvarig Tillsvidare Registrator, kommunstyrelsens kansli

2 Håbo kommuns styrdokumentshierarki Diarienummer KS 2018/00871 nr Gäller för Kommunstyrelsens förvaltning Tidpunkt för aktualitetsprövning Ersätter tidigare versioner KS , Delegationsbeslut KS 2016/00074 nr 68174, KS Relaterade styrdokument -

3 PLAN 3(53) Innehåll Håbo kommuns styrdokumentshierarki 2 Innehåll 3 Inledning 7 1. Dokumentbeskrivning 7 2. Bevarande och gallring 7 3. Omfattning och giltighet 7 4. Revidering och uppföljning 7 5. Disposition 7 6. Begreppsförklaring 8 Dokumenthanteringsplan Övergripande Allmänt förekommande handlingar Arkiv och dokumenthantering Diarieföring och posthantering Kvalitetsarbete Litteratur och liknande Projekthandlingar GDPR-administration Nämndsadministration Borgerlig begravningsförrättare Fullmäktige och styrelse, inklusive utskott och råd Lotteri Medborgarförslag och motioner Representation Valadministration Vigsel och partnerskapsregistrering 19

4 PLAN 4(53) 3. Ekonomi Underlag, fullmakter, försäkringshandlingar, hyreskontrakt och serviceavtal Allegat, underlag till beskrivning av de ekonomiska händelserna Grundbok (kronologiskt förd lista över samtliga verifikationer)- och huvudbok (systematiskt förd lista över samtliga transaktioner) Bokslut och sredovisning Fakturasystem Reskontra Anläggningsregister Budget Interndebitering Deklarationer Avstämningar Periodiserad bokföring Internredovisning Projektredovisning Andra viktiga handlingar Attestordning Kontoplan Systemdokumentation Personaladministration Arbetsmiljö LAS-varsel Förhandling och facklig samverkan Kompetensutveckling Lönebildning Personal- och förhandlingsutskottet 30

5 PLAN 5(53) 4.7 Personalvdshandlingar Rehabilitering Rekrytering och introduktion av nya medarbetare Särskilda anställningsformer Arbetsrätt och avtal Kompetensförsörjning Ledarförsörjning Support och uppföljning Löneadministration Bemanning och personaluppföljning Lön Omplacering Pension Avveckling Upphandling Upphandling Direktupphandling över SEK Kommunikation Sociala medier Kommunikation Bild-, ljud- och inspelningsmedium IT Dokumentation Loggar Kontohantering Plan- och exploatering 51

6 PLAN 6(53) 9.1 Planhandlingar Mark- och exploateringshandlingar 52

7 PLAN 7(53) Inledning 1. Dokumentbeskrivning Enligt Håbo kommuns arkivreglemente KS 1995/158, KF ska respektive nämnd upprätta och anta en dokumenthanteringsplan. Dokumenthanteringsplanen beskriver nämndens handlingar och hur dessa ska hanteras utifrån aspekter av gallring, bevaring och förvaring. Utöver att dokumenthanteringsplanen är det dokument som fastställer vilka handlingar som ska gallras och bevaras, underlättar den också organisering och återsökning av handlingar. 2. Bevarande och gallring Handlingar som ska bevaras enligt dokumenthanteringsplanen förvaras hos nämnden till och med att de levereras till centralarkivet. Nämnden ansvarar för att handlingarna hanteras i enlighet med de arkivvdsbestämmelser som finns angivna i kommunens arkivreglemente. När en handling överlämnats till centralarkivet övertar arkivmyndigheten handlingen och därmed ansvaret för den fortsatta arkivvden. Handlingar som inte ing i den fastställda dokumenthanteringsplanen f inte gallras. I särskilda fall kan nämnden fatta beslut om gallring av vissa handlingar/ett specifikt handlingsbestånd som inte ing i dokumenthanteringsplanen. För att undvika att behöva fatta särskilda gallringsbeslut samt för att etablera och upprätthålla en god dokumenthantering inom kommunen bör planen uppdateras kontinuerligt (se rubrik 4 Revidering och uppföljning nedan). 3. Omfattning och giltighet Denna dokumenthanteringsplan: Gäller för kommunstyrelsen och omfattar därmed alla handlingar som uppkommer inom kommunstyrelsens verksamheter. Gäller från och med att en handling inkommer eller upprättas till och med att handlingen levereras till centralarkivet. Ersätter tidigare dokumenthanteringsplaner/föreskrifter om dokumenthantering för kommunstyrelsen. 4. Revidering och uppföljning Dokumenthanteringsplanen bör ses över ligen och revideras vid behov. Ansvaret för revideringen ligger på kommunstyrelsens kansli. Det är dock upp till varje enskild tjänsteman att meddela kansliet om fel, brister, nya handlingstyper etcetera. 5. Disposition Dokumenthanteringsplanen är disponerad i en inledande verksamhetsövergripande del varpå det följer ett antal verksamhetsspecifika delar. Den verksamhetsövergripande delen innehåller generellt förekommande handlingar som finns i de flesta verksamheter inom kommunstyrelsen. De verksamhetsspecifika delarna utg från de handlingar som (oftast) finns inom en specifik verksamhet.

8 PLAN 8(53) 6. Begreppsförklaring Begrepp Medium Struktur/system Förvaring Förklaring Medel/metod för framställning, överföring och lagring av handlingar. Exempelvis papper eller digitalt. Eftersom kommunen inte har ett elektroniskt arkiv (e-arkiv) behöver de handlingar som ska bevaras lagras på papper (eller annat analogt format). Hur handlingen är strukturerad (ordnad), antingen i vilket system eller exempelvis efter, i akt etcetera. Var handlingen förvaras, till exempel elektroniskt eller i närarkivet. Vad det gäller handlingar i det centrala ärendehanteringssystemet Ciceron är rutinen att dessa handlingar ska förvaras digitalt i systemet. I de fall det inkommer/upprättas originalhandlingar i fysiskt format (som registreras i Ciceron) ska dessa överlämnas till kommunstyrelsens kansli för förvaring det centrala närarkivet. De handlingar som ska bevaras skrivs ut i samband med leverans till centralarkivet. Gallringsfrist Gallra Vid Tid som måste ha gått innan handlingen f gallras. Anges i antalet. Handlingen f gallras först efter att angivet antal kalender löpt ut. Till exempel ska handlingar från 2010 med en gallringsfrist på 10 gallras tidigast den 1 januari Handlingen förstörs och kan inte återskapas eller återsökas. Handlingen ska gallras vid bedömningen att den inte längre behövs i verksamheten.

9 PLAN 9(53) Begrepp Bevara Närarkiv Förklaring Handlingen ska bevaras för alltid. Plats där handlingar förvaras innan de överlämnas till centralarkivet för slutarkivering. Kommunstyrelsens verksamheter förvarar sina handlingar i olika närarkiv, oftast de som är närmast belägna verksamheten. De handlingar som registreras i kommunens centrala ärendehanteringssystem (kommunstyrelsens diarium) förvaras i det centrala närarkivet som ligger vid kommunstyrelsens kansli. I det centrala närarkivet förvaras även protokoll från kommunfullmäktige, kommunstyrelsen samt utskott och råd inom kommunstyrelsen. När det st närarkiv i kolumnen Förvaring är det en hänvisning till verksamhetens närarkiv eller, för handlingar i Ciceron, en hänvisning till det centrala närarkivet. Centralarkiv Kommunens slutarkiv. I dokumenthanteringsplanen finns det en kolumn som heter Till centralarkiv, i den kolumnen anges tidsfrist innan handlingen ska levereras till centralarkivet. Anges i antalet.

10 PLAN 10(53) Dokumenthanteringsplan 1. Övergripande 1.1 Allmänt förekommande handlingar Avtal, inklusive entreprenadavtal, konsultavtal och liknande Akt/avtalsdatabas Ciceron Avtal, av rutinartad karaktär Akt/avtalsdatabas Ciceron Bevaras Närarkiv/elektronisk 2 efter att avtalstiden löpt ut Ing ofta i ärende. Original till avtalsakt, kopia till ärendet. För avtal som rör upphandling se 6. Upphandling. Se anm. Närarkiv/elektronisk Gallras 2 efter att avtalstiden löpt ut. Till exempel leasing av kopiatorer och städ. Avtalsdatabas Digitalt Ciceron Se anm. Gallras när samtliga avtal löpt ut. Bilder, digitala och analoga som dokumenterar den egna verksamheten Systematisk, intern server Vid Närarkiv/elektronisk Cookiefiler Digitalt Se anm. Bevaras hos besökaren av webbsidan om besökaren väljer det. Cirkulär, av betydelse för verksamheten Cirkulär, av ringa eller ingen betydelse för verksamheten Digitalt Ciceron Gallras efter 2 Digitalt Vid Gallras vid. Delegationsbeslut Digitalt Ciceron Bevaras Ing ofta i ärende. Delegationsförteckningar/ori ginallistor över anmälda delegationsbeslut Delgivningskvitto, mottagningsbevis Digitalt Ciceron Bevaras 3 Till exempel Sveriges Kommuner och Landstings (SKL:s) cirkulär. Ciceron Se anm. 3 Gallras 2 efter påskrift. Enkla förfrågningar och svar Vid Gäller även e-post, telefon, sms med mera.

11 PLAN 11(53) på dessa, oavsett medium Enkäter (egna), sammanställningar Enkäter (egna), svar och andra underlag Enkäter, kartläggningar o d (med svar) Enkäter, kundundersökningar etc (med svar) Handlingar rörande mål i domstol Inkomna eller upprättade handlingar, av vikt för verksamheten, oavsett medium Inkomna eller upprättade handlingar, av mindre vikt, oavsett medium Ljud- och bildupptagningar som dokumenterar den egna verksamheten (rörligt) Systematisk Bevaras närarkiv 2 Se även 1.4 Kvalitetsarbete. Vid Se även 1.4 Kvalitetsarbete. Systematisk Bevaras närarkiv 2 Av vikt för verksamheten. Vid Digitalt Ciceron Bevaras 3 Av mindre vikt för verksamheten. Digitalt Ciceron Bevaras 2 Samlingsärende, ett per. Gäller även e-post, tjänsteanteckning, sms med mer. Digitalt Ciceron Vid Digitalt Systematisk Vid Personuppgifter, register Digitalt Vid Protokoll eller mötesanteckningar från ledningsgrupper Protokoll från arbetsplatsträffar (APT) Närarkiv Digitalt Intern server Bevaras 2 Digitalt Intern server Bevaras 2 Protokoll arbetsmiljö, Digitalt Ciceron Gallras efter Gäller även e-post, tjänsteanteckning, sms med mer. Se även 10. Kultur- och livsmiljö. Alla verksamheter bör ha rutin för detta.

12 PLAN 12(53) skyddsronder etcetera. Minnes-/mötesanteckningar från olika interna verksamhetsmöten Remisser och remissvar/yttranden 10 Vid Digitalt Ciceron Bevaras 3 Revision, handlingar rörande Digitalt Ciceron Bevaras 3 Risk- och krishantering, handlingar rörande Säkerhets- och beredskapsarbete, handlingar rörande Spontanofferter och leverantörsinformation Digitalt Ciceron Bevaras 3 Digitalt Ciceron Bevaras 3 Vid Kan gallras vid, om de inte innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten. Spontana jobbansökningar Rekryteringssystem Vid Slutrapporter/ - dokumentation från projekt, utredningar, samt protokoll och dylikt som kan behövas för att rätt förstå materialet Styrdokument, politiskt beslutade Styrdokument, ej politiskt beslutade Svensk författningssamling (SFS) Digitalt Ciceron Bevaras 3 Digitalt Ciceron Bevaras 3 Digitalt Ciceron Vid Pärm Vid t Närarkiv Synpunktshantering Digitalt Ciceron Gallras efter 2 Vidarebefordras och förvaras lokalt hos den person/funktion/enhet/avdelning/förvaltning som ansökan är ställd till samt till personalavdelningen. Interna verksamhetsspecifika styrdokument. Finns att ta del av på Sveriges Riksdags webbsida.

13 PLAN 13(53) Uppdragshandlingar Digitalt Ciceron Bevaras 3 Utredningar och studier Digitalt Ciceron Bevaras 3 Verksamhetsplaner Digitalt Ciceron Bevaras Arkiv och dokumenthantering Arkivreglemente Digitalt Ciceron Bevaras 3 Arkivbeskrivning Digitalt Ciceron Bevaras 3 Arkivförteckningar Pärm/Ciceron Bevaras Se anm. Se anm. sexemplar i pärm i Centralarkivet. Dokumenthanteringsplaner Digitalt Ciceron Bevaras 3 Gallringsbeslut Digitalt Ciceron Bevaras 3 Leveransreversal Digitalt Ciceron Bevaras Se anm. 2 Från och med september 2017 upprättas och översänds samtliga leveransreversaler digitalt. Dessa förvaras i Ciceron och skrivs ut och överlämnas till Centralarkivet enligt angiven leveransfrist. 1.3 Diarieföring och posthantering Diarier Digitalt Ciceron Bevaras 3 Diarieförda handlingar Digitalt Ciceron Bevaras 3 Medgivande att öppna personadresserad post Pärm Vid Postlista Digitalt Ciceron Vid 1.4 Kvalitetsarbete Enkäter, sammanställningar/rapporter Hos registrator eller liknande funktion Digitalt Ciceron Bevaras 3 Se även 1.1 Allmänt förekommande handlingar. Kvalitetsarbete, handlingar Digitalt Ciceron Bevaras 3 Exempelvis rapporter och åtgärdsplaner.

14 PLAN 14(53) rörande Kvalitetsutmärkelser, jämförelser Digitalt Ciceron Gallras efter 10 Till exempel KKIK från Sveriges Kommuner och Landsting. Målarbete Digitalt Ciceron Bevaras 3 Kopplat till budgetarbete, del- och helsrapporter, uppföljning etcetera. 1.5 Litteratur och liknande Informationsbroschyrer från andra myndigheter och organisationer Facktidningar och fackböcker 1.6 Projekthandlingar Systematisk Vid Systematisk Vid Avtal Akt/avtalsdatabas Ciceron Bevaras Närarkiv/elektronisk 2 efter att avtalstiden löpt ut Delrapporter Digitalt Ciceron Bevaras 3 Ekonomisk slutredovisning Digitalt Ciceron Bevaras 3 Förstudier Digitalt Ciceron Bevaras 3 Protokoll med dagordning och deltagarlista Projektdirektiv, uppdragshandlingar Ciceron Bevaras 3 Digitalt Ciceron Bevaras 3 Projektplaner Digitalt Ciceron Bevaras 3 Observera biblioteksregeln, 2 kap 11 3 punkten Tryckfrihetsförordningen. Original ska förvaras i det centrala närarkivet, kopia till ärendet. Se Avtal under 1.1 Allmänt förekommande handlingar. För avtal som rör upphandling se 6. Upphandling. Projektorganisation Digitalt Ciceron Bevaras 3 Till exempel projektets sammansättning, projektledare, deltagare, delprojekt, tidplaner, budgetramar, budgetansvar etcetera.

15 PLAN 15(53) Slutrapporter Digitalt Ciceron Bevaras 3 Utvärderingar Digitalt Ciceron Bevaras GDPR-administration Anmälan av behandling av personuppgifter till dataskyddsombud Utse, förordna och entlediga dataskyddsombud, handlingar rörande Nämndens/Styrelsens instruktion för förvaltningen angående behandling av personuppgifter Personuppgiftsbiträde, avtal med Digitalt Se anm. Vid Se anm. Upprättas av respektive nämnd, bevaras hos ombud. Digitalt Ciceron Bevaras 3 Ing i ärende eftersom nämnden entledigar, utser och förordnar Personuppgiftsombud. Akt/Ciceron Bevaras 2 Bevaras genom protokoll. Akt/avtalsdatabas Ciceron Bevaras Närarkiv/elektronisk 2 Se Avtal under 1.1 Allmänt förekommande handlingar. Registerförteckningar Digitalt Stratsys Bevaras 3 Samlingsärende upprättas inför inventering och rapportering till Personuppgiftsombud. Endast specifika anvisningar för aktuellt samt sammanställningar ska ingå i ärendet. Registerutdrag, begäran om samt svar Digitalt Ciceron Gallras efter 1 En förfrågan per kalender kostnadsfritt.

16 PLAN 16(53) 2. Nämndsadministration 2.1 Borgerlig begravningsförrättare Förslag på begravningsförrättare samt val av begravningsförrättare Digitalt Ciceron Bevaras Fullmäktige och styrelse, inklusive utskott och råd Arvodesbestämmelser Digitalt Ciceron Bevaras 3 Kallelse/Föredragningslista Protokollskåp/ Ciceron Bevaras Närarkiv/elektronisk 2 Underlag till kallelse/föredragningslista kan gallras vid. Förteckning över förtroendevalda Avsägelser och nomineringar, handlingar rörande arvodesberedning Digitalt Ciceron Bevaras Se anm. Se anm. Upprättas i Ciceron efter varje mandatperiod och skrivs ut på arkivpapper. Levereras direkt efter upprättande till Centralarkiv. Digitalt Ciceron Bevaras 3 Justeringsanslag Protokollskåp/ Ciceron Kungörelser (annonser), fullmäktigesammanträden Digitalt Närvarolistor Protokollskåp/ Ciceron Protokoll Protokollskåp/ Ciceron Bevaras Närarkiv/elektronisk 2 Bevaras genom originalprotokoll. Kopia för anslag gallras vid. Vid Bevaras Närarkiv/elektronisk 2 Bevaras genom originalprotokoll. Bevaras Närarkiv/elektronisk 2 Protokollsbilagor Protokollskåp/ Bevaras Närarkiv/elektronisk 2 Bevaras genom originalprotokoll.

17 PLAN 17(53) Ciceron Voteringslistor Protokollskåp/ Ciceron Bevaras Närarkiv/elektronisk 2 Bevaras genom originalprotokoll, antingen direkt i protokollet eller som protokollsbilaga. Minnesanteckning, istället för protokoll 2.3 Lotteri Digitalt Ciceron Bevaras 3 Handlingar rörande lotteri Digitalt Ciceron Bevaras Medborgarförslag och motioner Medborgarförslag Digitalt Ciceron Bevaras 3 Motioner Digitalt Ciceron Bevaras Representation Representation, handlingar rörande Digitalt Ciceron Bevaras 3 Ing i ärende om det inte hanteras av ekonomiadministrationen. Vänorter, handlingar rörande Pärm Bevaras Närarkiv Valadministration Anvisningar och utbildningsmaterial (särskilt för röstmottagare och kommunala bud) från Valmyndighet (och länsstyrelsen) som enbart gäller ett val Pärm Se anm. Närarkiv Kan förstöras efter valet. Brevröster, för sent inkomna Pärm Se anm. Närarkiv Förstörs när valet vunnit laga kraft.

18 PLAN 18(53) Informationsmaterial, kommunspecifikt (för allmänheten, spec. om förtidsröstningen och om dubblettröstkort) Kvitton avseende Postens mottagna röster Omslag med ytterkuvert från godkända budröster Omslag med budröster som underkänts och tagits omhand Protokoll över mottagna förtidsröster Röstkort som samlats upp i vallokaler och röstningslokaler Röstlängder som använts vid val Uppföljning av till exempel lokaler, transporter, kommunala bud, intern och extern information (kommunens planeringsunderlag) Kommunspecifikt utbildningsmaterial och lokala instruktioner (särskilt för röstmottagare och kommunala bud) Digitalt Ciceron Bevaras Se anm. Till Centralarkiv när valet vunnit laga kraft. Pärm Se anm. Närarkiv Sparas under valperioden. Pärm Se anm. Närarkiv Sparas under valperioden. Pärm Se anm. Närarkiv Sparas under valperioden. Pärm Se anm. Närarkiv Sparas under valperioden. Pärm Se anm. Närarkiv Kan förstöras efter valet. Pärm Bevaras Närarkiv Se anm. Till Centralarkiv när valet vunnit laga kraft. Pärm Bevaras Närarkiv Se anm. Till Centralarkiv när valet vunnit laga kraft. Digitalt Ciceron Bevaras Se anm. Till Centralarkiv när valet vunnit laga kraft.

19 PLAN 19(53) Uppföljning av till exempel lokaler, transporter, kommunala bud, intern och extern information (kommunens planeringsunderlag till nästa val) Uppföljning av röstmottagningen (kommunens planeringsunderlag till nästa val) Valdistrikt, kartor och kodförteckningar över valdistrikt Valnämndens diarieförda handlingar Pärm Bevaras Närarkiv Se anm. Till Centralarkiv när valet vunnit laga kraft. Pärm Bevaras Närarkiv Se anm. Se Protokoll, vallokal respektive Dagrapport, röstningslokal. Till Centralarkiv när valet vunnit laga kraft. Pärm Bevaras Närarkiv Se anm. Till Centralarkiv när valet vunnit laga kraft. Digitalt Ciceron Bevaras 3 Valnämndens protokoll Pärm Bevaras Närarkiv Se anm. Till Centralarkiv när valet vunnit laga kraft. Väljarförteckningar Pärm Sparas under valperioden Administration av valet, till exempel fakturor Närarkiv Se 3. Ekonomi. 2.7 Vigsel och partnerskapsregistrering *Finns hos Kontaktcenter till och med att sammanställning skickats till Länsstyrelsen i januari följande. Därefter förvaras handlingarna i en pärm i det centrala närarkivet. År för utförande av vigslar samt för gallring ska stå på pärmryggen. Intyg hindersprövning, kopia, förrättare Gallras efter 2 Intyg vigsel, kopia och förrättare Gallras efter 2 * Från Skatteverket. * Från Skatteverket.

20 PLAN 20(53) Intyg partnerskap, kopia, förrättare Gallras efter 2 Protokoll kommunens kopia Fakturering av förrättningen, kopia Förslag på vigsel- och registreringsförrättare samt val av vigsel- och registreringsförrättare, förrättare Gallras efter 2, förrättare Gallras efter 2 * Från Skatteverket. * Förrättarens protokoll i original insänds ligen till länsstyrelsen. Enligt förordningen 8-9 ska förrättaren upprätta ett protokoll där följande uppgifter framg: det som förekommit, tid och plats för förrättning, fullständigt namn på bägge parter, yrke samt hemvist. Protokollet upprättas på arkivpapper. I marginalen på protokollet ska förrättaren anteckna när underrättelse skickats till skatteverket. Förrättaren ska, innan januaris slut följande, skicka in upprättat/upprättade protokoll till länsstyrelsen. * Originalfaktura finns hos ekonomienheten och hanteras enligt dokumenthanteringsplan för ekonomienheten. Digitalt Ciceron Bevaras 3 Nominering ing i ärende, val sker av Länsstyrelsen.

21 PLAN 21(53) 3. Ekonomi 3.1 Underlag, fullmakter, försäkringshandlingar, hyreskontrakt och serviceavtal Underlag till fakturor (om allt väsentligt framg av fakturan) Underlag till fakturor (om allt väsentligt inte framg av fakturan) Underlag till bokföringsorder (om allt väsentligt framg av bokföringsordern) Underlag till bokföringsorder (om allt väsentligt inte framg av bokföringsordern) Fullmakter, försäkringshandlingar, hyreskontrakt och serviceavtal Kronologisk, ekonomisystem Kronologisk, ekonomisystem Kronologisk, ekonomisystem Kronologisk, ekonomisystem Kronologisk, ekonomisystem Gallras efter 2 Gallras efter 10 Gallras efter 2 Gallras efter 10 Gallras efter Allegat, underlag till beskrivning av de ekonomiska händelserna Handlingar som utgör underlag för skatterevision (till exempel bilersättningar, kassarapporter, kvitton från kontantförsäljning) Handlingar som inte behövs för att förstå verifikation Kronologisk, ekonomisystem Kronologisk, ekonomisystem Gallras efter 10 Gallras efter 2 Exempelvis rättelser. Till exempel beställningserkännande, fraktsedlar, följesedlar, debiteringsunderlag, faktureringsunderlag, kvittenser med mer.

22 PLAN 22(53) Verifikationer (t ex avräkningsnotor, beställningar, beställningserkännande/bekr äftelse, betalningar, bokföringsorder, bokföringsunderlag, följesedlar m m) Verifikationsnummer ekonomisystem Se anm. Kan gallras efter 10 men vissa kan behöva sparas längre. Förutsättning för gallring är: grundbok eller huvudbok är sparad, personalredovisningen bedöms vara tillräcklig, det ing inte åtkomst- (äganderätts-) handlingar rörande nyttjanderätt servitutsrätt till fast egendom bland verifikationerna, det ing inte verifikationer rörande investeringsutgifter (byggnadsverksamhet, teknisk utrustning) med löpande garantitid, donationshandlingar. 3.3 Grundbok (kronologiskt förd lista över samtliga verifikationer)- och huvudbok (systematiskt förd lista över samtliga transaktioner) Bokföringsdatabas (företagskoder, grundbok och huvudbok) Utskrifter ur bokföringsdatabasen (om databasen bevaras) Huvudbok (om endast på papper) Grundbok (om endast på papper) Digitalt 3.4 Bokslut och sredovisning Kronologisk, ekonomisystem Kronologisk Vid Bevaras Vid närarkiv Kronologisk Bevaras närarkiv Vid Kronologisk 10 närarkiv Balans- och resultaträkning, liga Kronologisk, ekonomisystem Bevaras Vid Avräkningsböcker, bokslutsunderlag Kronologisk, ekonomisystem Gallras efter 2

23 PLAN 23(53) Avstämningar under et Kronologisk, ekonomisystem Bokföringslistor Kronologisk, ekonomisystem Bokföringsorder Kronologisk, ekonomisystem Bokslutsunderlag Kronologisk, Bokslutsbilagor exklusive sbokslut Årsbokslut med resultat och balansräkningar inklusive bokslutsdokumentation och huvudbokssammandrag Årsredovisning inklusive specifikation till sredovisning ekonomisystem Kronologisk, ekonomisystem Kronologisk, ekonomisystem Gallras efter 2 Gallras efter 2 Gallras efter 10 Gallras efter 2 Gallras efter 10 Bevaras Digitalt Ciceron Bevaras 3 Koncernredovisning Digitalt Ciceron Bevaras 3 Vid Bolagsstyrningsrapport Digitalt Ciceron Bevaras Fakturasystem Automedgivanden Digitalt Ekonomisystem Gallras efter 10 Leverantörsfakturor och kundfakturor Digitalt Ekonomisystem Gallras efter 10 Inkassoärenden, avslutade Kronologisk, ekonomisystem Gallras efter 10 Originalet (pappersfakturan) finns hos skanningföretaget OpusCapita.

24 PLAN 24(53) Kreditprövningshandlingar Kronologisk, ekonomisystem Påminnelser utgående (betalningspåminnelse och kravbrev) Gallras efter 10 Digitalt Ekonomisystem Gallras efter 2 Påminnelser inkomna Kronologisk, intern server Reklamationer Kronologisk, 3.6 Reskontra intern server Gallras efter 2 Gallras efter 2 Reskontra Ekonomisystem Bevaras Uppgifter i reskontra Digitalt Ekonomisystem Gallras efter Anläggningsregister Frysning eller utskrift per bokslutsdatum, ekonomisystem Bevaras Databas Digitalt Vid Vid Avslutade. Avslutade. Kundlista, kundreskontrajournal per bokslutsdatum, leverantörslista sant leverantörsreskontrajournal per bokslutsdatum. Kundreskontra och leverantörsreskontra. Uppdateras kontinuerligt. Underlag för inmatning i databas Kronologisk, ekonomisystem Gallras efter 2 Avskrivningsblad eller motsvarande Digitalt Ekonomisystem Gallras efter 10 Anläggningsreskontra, kronologisk Gallras efter 10 Pärm Exklusive det utdrag som ing i bokslutsbilagorna till sbokslut.

25 PLAN 25(53) 3.8 Budget Budget - fastställd Digitalt Ciceron Bevaras 3 Budget- förslag Digitalt Se anm. Gallras efter 2 Budgetuppföljning Digitalt Se anm. Gallras efter Interndebitering Internfaktura Digitalt Verifikation, 3.10 Deklarationer Deklarationer aktiebolag och ekonomiska föreningar Deklarationer som inte avser aktiebolag eller ekonomiska föreningar Kontrolluppgifter (deklarationer) Skatteredovisningshandlingar Underlag till deklaration och skattekontroll avseende investeringsvaror Underlag till deklaration och kontrolluppgift (utgör underlag för skatterevision) ekonomisystem Gallras efter 2 Kronologisk Gallras efter 11 Kronologisk Gallras efter 7 Kronologisk Gallras efter 10 Kronologisk, intern server Kronologisk, intern server Kronologisk, intern server Gallras efter 10 Gallras efter 17 Gallras efter 7 Plockas ut från systemen Stratsys och Budget och prognos. Plockas ut från systemen Stratsys och Budget och prognos. Kommunens stiftelser. Finns digitalt via inloggning på skatteverkets webbsida. Finns digitalt via inloggning på skatteverkets webbsida.

26 PLAN 26(53) 3.11 Avstämningar Mellan bokföringsled (exempel redovisning/reskontra) Avstämningar, betalningsvägar, balans- och resultatkonton samt kassa Digitalt Ekonomisystem Gallras efter Periodiserad bokföring Kronologisk, ekonomisystem Gallras efter 2 Delsrapporter, publicerade Digitalt Ciceron Bevaras 3 Delsrapporter, ej publicerade (kvartalsrapporter, månadsrapporter Månatliga balansräkningar, periodiska bokslutsrapporter, månatliga resultaträkningar 3.13 Internredovisning Intern kostnadsställeredovisning 3.14 Projektredovisning Projektredovisning, projektekonomiska rapporter, fakturakopior Digitalt Ciceron Gallras efter 10 Digitalt Ekonomisystem Gallras efter 2 Digitalt Ekonomisystem Vid 3.15 Andra viktiga handlingar Handlingar av värde som inte ing i ärende eller avtal Kronologisk, ekonomisystem Kronologisk, intern server Vid Bevaras Engagemangsbesked Kronologisk, Gallras efter 10 Vid Kan även finnas i bokslutspärm. Kan även finnas i bokslutspärm. Exempelvis bevis och värdepapper.

27 PLAN 27(53) Borgens och ansvarsförbindelse, depositionskvitto/-liggare samt inaktuella säkerhetsoch värdehandlingar (inte längre rättslig betydelse) 3.16 Attestordning intern server Kronologisk, intern server Ansvarsförbindelser Kronologisk, intern server Gallras efter 10 Gallras efter 10 Attestförteckning Digitalt Ciceron Bevaras 3 Behörighetslistor Digitalt Se anm. Gallras efter Kontoplan Kontoplaner med kodförteckningar 3.18 Systemdokumentation Kronologisk/Ekonom isystem Bevaras t Vid Utg från attestförteckningen och implementeras i e-handelssystemet. Uppdateras kontinuerligt. De delar som är nödvändiga för att presentera de ekonomiska händelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokföring Digitalt Intern server Gallras efter 10

28 PLAN 28(53) 4. Personaladministration 4.1 Arbetsmiljö Arbetsmiljöutredningar, verksamheter Arbetsmiljöutredningar, individärenden Digitalt Ciceron Bevaras 3 Protokoll arbetsmiljö Digitalt Ciceron Bevaras 3 Till exempel arbetsmiljö-ronder. Systematiskt arbetsmiljöarbete Organisation för arbetsmiljöarbetet med delegering av arbetsmiljöarbetsuppgifter/a nsvar Tidplan för arbetsmiljöarbetet, riskbedömning 4.2 LAS-varsel (Lagen om anställningsskydd) Besked och varsel om att tidsbegränsad anställning inte kommer förlängas Mottagningskvitto för besked om att tidsbegränsad anställning inte kommer förlängas Digitalt Ciceron Bevaras 3 Digitalt Ciceron Bevaras 3 Digitalt Ciceron Bevaras 3 Kan ingå som bilaga till förhandlingsprotokoll. Digitalt Årsvis, Ciceron Vid Årsvis Vid Se anm. Se anm. Förvaras hos ansvarig handläggare på personalavdelningen. Ska ankomststämplas. Förvaras hos ansvarig handläggare på personalavdelningen. Åberopande av Se anm. Vid Se anm. Förvaras hos ansvarig handläggare på

29 PLAN 29(53) företrädesrätt personalavdelningen. Konvertering arbetstagaren avsäger sig konvertering 4.3 Förhandling och facklig samverkan Anmälan fackligt förtroendevald Facklig tid, rapporter och sammanställningar Förhandlingsprotokoll individärenden Förhandlingsprotokoll övriga, som inte ligger på individnivå Personnummer Se anm. Se anm. Kan gallras vid enligt AB (allmänna bestämmelser)/las. Pärm/lönesystem Bevaras Närarkiv/elektronisk Vid Pärm/lönesystem Gallras efter 2 Närarkiv/elektronisk Förvaras hos ansvarig handläggare på personalavdelningen. Digitalt Ciceron Bevaras Se anm. Se anm. Ärendet öppnas i Ciceron handlingar finns i personakt, skannas inte in. Digitalt Ciceron Bevaras 3 Lokalt kollektivavtal (LOK) Digitalt Ciceron Bevaras 3 Se Avtal under 1.1 Allmänt förekommande handlingar. Löneöversyn Digitalt Ciceron Bevaras 3 Förhandlingsprotokoll löner, löneöversyn, revisionshandlingar med bilagor Protokoll med bilagor från samverkan (KomSam) Protokoll från förhandlingar enligt medbestämmandelagen (MBL) Digitalt Ciceron Bevaras 3 Ing i sredovisning. Digitalt Ciceron Bevaras 3 Digitalt Ciceron Bevaras 3 Till exempel individärenden och förhandlingar enligt 38 m fl. som inte ersätts av centrala samverkansöverenskommelser Arbetsplatsträffar (APT), Digitalt Intern server Gallras efter 2

30 PLAN 30(53) minnesanteckningar 4.4 Kompetensutveckling Behörighetsgivande utbildning/bevis/intyg på Merithandlingar Kursinbjudningar rörande facklig frånvaro Pärm Vid Medarbetarsamtal Se anm. Vid 4.5 Lönebildning Befattningsbeskrivningar Bevaras Närarkiv Se anm. Lönepolicy Digitalt Ciceron Bevaras 3 Lönesättning, underlag för/förhandlingsunderlag 4.6 Personal- och förhandlingsutskottet Vid Förvaras hos närmsta chef. Protokoll Ciceron Bevaras Se anm. 3 Original förvaras i protokollskåp i det centrala närarkivet. Föredragningslista Digitalt Ciceron Bevaras 3 Skrivs ut i samband med leverans till centralarkivet. 4.7 Personalvdshandlingar Handlingar från arbetsdomstol och/eller tingsrätt Disciplinpåföljd, handlingar rörande Digitalt Ciceron Bevaras 3 Till exempel varning och besked om varning. Delegationsbeslut. Förmåner, beslut om Digitalt Ciceron Bevaras 3 Till exempel motionssubventioner, lunchkuponger,

31 PLAN 31(53) telefoner. Kan vara delegationsbeslut, se delegationsordning. Försäkringar, avtal om Digitalt Ciceron Bevaras Se anm. 3 Se Avtal under 1.1 Allmänt förekommande handlingar. Gratifikation 4.8 Rehabilitering Med hänsyn till sekretessen förvaras handlingar som rör rehabilitering alltid i personalakt. Rehabutredning/ dokumentation av behov och ev. åtgärder t.ex. arbetsanpassning Arbetsförmågebedömning, underlag för (lista över samtliga arbetsuppgifter som ing i ordinarie arbete) Arbetsträning, dokumentation av, anställda Arbetsträning, dokumentation av, ej anställda Arbetsskada (till exempel anmälan, läkarintyg, utredningsdokumentation, beslut om skadeersättning, ansökan om ersättning från AGS, TGA med flera) Besked till anställd enligt AB (allmänna bestämmelser) att 25-s gratifikation, 25-ig tjänst. Rehabutredning till akt när den är avslutad. Anställda finns i personalakt. Se anm. Se anm. Hos respektive chef Gallras efter anställningsperiodens slut. Bevaras under tiden personen är här. Till stor del digitalt idag direkt till AFA och Försäkringskassan.

32 PLAN 32(53) anställningsvillkoren skall omregleras på grund av att den anställde har rätt till hel/partiell sjukersättning som inte är tidsbegränsad Företagshälsovdens bedömning av arbetsförmågan Försäkringskassans anteckningar från avstämnings- /uppföljningsmöten Försäkringskassans beslut avseende rehabiliteringsersättning Försäkringskassans beslut avseende sjukersättning (sjukpenning) Försäkringskassans förfrågan och svar om anställds inkomst och sarbetstid Handlingsplan (rehabiliteringsplan) Kompetensutvecklingsinsats er, dokumentation av eventuella Digitalt Årsvis, intern server Gallras efter 2 Livränta Läkarintyg Gallras efter 2 närarkiv Medarbetaren kan med stöd av allmänna bestämmelser (AB) anvisas dit för en komplettering av läkarintyget

33 PLAN 33(53) Missbruk av alkohol eller andra droger, handlingsprogram/avtal för hantering av Missbruk av alkohol eller andra droger, policy (interna regler och rutiner, enligt AFS 1994:1 13, om medarbetare uppträder påverkad) Rehabiliteringsmöten (samtal), övriga anteckningar Rehabiliteringsmöten (samtal), arbetsmaterial Digitalt Ciceron Bevaras 3 Se anm. Vid Beslut om förstadagsintyg 4.9 Rekrytering och introduktion av nya medarbetare Assessment center, utlåtanden från, referenser, utlåtanden från rekryteringskonsulter Bevaras Vid Annonser (kungörelser) Digitalt Rekryteringssystem Gallras efter 2 Ansökningshandlingar, erhållen tjänst Ansökningshandlingar, ej erhållen tjänst Digitalt Rekryteringssystem Gallras efter 2 Se anm. Närarkiv Ansvarig handläggare Bevaras Se 5.1 Inklusive eventuell anteckning om att rehabiliteringsbehov inte finns eller att rehabiliteringen har avslutats. Förvaras hos ansvarig handläggare. På grund av möjligheten att överklaga enligt 23 i lag om förbud mot diskriminering. Anställningsavtal

34 PLAN 34(53) Inrättande av ny tjänst/befattning Intresseanmälningar (spontanansökningar) Introduktionsprogram för nyanställda, centrala introduktionsdagen Löneunderlag för utbetalning till konsulter/arvodister Tystnadsplikt, påminnelse om Utdrag ur belastningsregister för arbete inom skola och förskola Digitalt Ciceron Bevaras 3 Omorganisation som är samverkad/förhandlad. Digitalt Rekryteringssystem Vid Se anm. Vid Personnummer Gallras efter 2 Se anm. Närarkiv Se anm. Se 5.1 Vidarebefordras till respektive förvaltningsbrevlåda och personalavdelningen. Förvaras hos närmsta chef. Gallras vid leverans till Centralarkivet. Personnummer Se anm. Hos respektive chef Intygas i anställningsavtal. Information om att chef tagit del av utdrag bevaras med anställningsavtal. Utredning av bisyssla Pärm Vid 4.10 Särskilda anställningsformer Till exempel praktikplatser och arbetsmarknadspolitiska åtgärder. Personalchef Rutin ses över, nya regler är under arbete Rekvirering av statsbidrag Digitalt Se anm. Se anm. Se anm. Till exempel Arbetsförmedlingens program för att svara på frågor. Närvarodagar och bruttoinkomst beroende på vilket bidrag det är. Beslut från Arbetsförmedlingen avseende bidrag (nytt eller omprövning) Anställningsavtalet g via chefen.

35 PLAN 35(53) 4.11 Arbetsrätt och avtal Domar, där Håbo kommun är part Digitalt Ciceron Bevaras 3 Fullmakter Digitalt Ciceron Bevaras 3 Förhandlingsprotokoll och protokoll med bilagor från central samverkan med de fackliga organisationerna (KomSam) Digitalt Ciceron Bevaras 3 Ett samlingsärende per. Kollektivavtalsprotokoll Digitalt Ciceron Bevaras 3 Stämningsansökan Digitalt Ciceron Bevaras 3 Tvisteprotokoll Digitalt Ciceron Bevaras 3 Underlag för framställda krav 4.12 Kompetensförsörjning Befattnings- och arbetsutvärderingssystem Digitalt Ciceron Bevaras 3 Eget digitalt system Bevaras Har även betydelse i till exempel jämställdhetsarbete 4.13 Ledarförsörjning Identifiera nya ledare, arbete med att Digitalt Ciceron Se anm. Se anm. Dokumentation av innehåll och utformning bevaras, eventuell personrelaterad information gallras vid. Program för ledarförsörjning Digitalt Ciceron Bevaras 3 Traineeprogram Digitalt Ciceron Se anm. Se anm. Dokumentation av innehåll och utformning bevaras, eventuell personrelaterad information gallras vid. Ledarbank: databas för intern rekrytering av chefer, Digitalt Intern server Se anm. Se anm. Se anm. Dokumentation av innehåll och utformning bevaras, eventuell personrelaterad information gallras vid

36 PLAN 36(53) projektledare och dylikt där kravprofilen matchas mot ledarprofilerna för de som anmält intresse Verksamhetens idé, upplägg och arbetsformer (dokumentation av) Ledarutveckling/coaching (till exempel karriärplanering, konflikthantering, presentationsteknik, stresshantering, s.k. executive coaching d.v.s. utveckling av ledarskapet) och mentorskap Ledarskapsutbildningar (inklusive introduktion för nyanställda chefer, utvecklingsprogram för ledningsgrupper) 4.14 Support och uppföljning Rådgivning (frågor med underlag, tjänsteanteckningar, korrespondens, förslag till avtal med mera) Digitalt Ciceron Bevaras 3. Digitalt Ciceron Bevaras 3 Kan ingå i sredovisning. Information från Stratsys. Dokumentation av verksamhetens idé, upplägg och arbetsformer bevaras. Personrelaterad dokumentation gallras vid. Digitalt Ciceron Bevaras 3 Intern server Vid Se anm. Medarbetar- och ledarenkät Digitalt Ciceron Bevaras 3 dokumentation av valt verktyg sammanställningar/rapporter Förvaras digitalt på intern server eller hos ansvarig chef/handläggare till och med gallring. Se anm. Se anm. Bevaras 3 Ing i sammanställningen. Digitalt Ciceron Bevaras 3

37 PLAN 37(53) svar och andra underlag Se anm. Se anm. Vid. Lönestatistik (inklusive analys av utfall av löneöversyn) Personalstatistik (personalnyckeltal) Personaluppföljning (analys av nyckeltal: trender avseende timanställningar vikariat, intern och extern rekrytering, mångfald/etnicitet, sjukfrånvaro etcetera) Se anm. 3 Ing i sammanställningen. Digitalt Ciceron Bevaras 3 Personal- och förhandlingsutskottet Digitalt Ciceron Bevaras 3 Ing i sredovisning och i delsredovisning. Information från Stratsys Digitalt Se anm. Se anm. Se anm. Se anm. Det som ing i sredovisning bevaras. Internt arbete gallras vid. Årsredovisningen finns i Ciceron och förvaras i närarkiv. Internt arbete förvaras på intern server.

38 PLAN 38(53) 5. Löneadministration 5.1 Personnummer Bevaras Närarkiv 2 Förvaras i närarkiv innevarande + 2 efter att anställning upphört. 5.2 Bemanning och personaluppföljning Jourjournal Digitalt Lönesystem Gallras efter 2 Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter. Matrikelkort Pärm Bevaras Närarkiv Se anm. Till personalakt vid. Personalstatistik Digitalt Ciceron Bevaras Ing i dels- och helsuppföljning. Rapport tas ut från Stratsys. Semesterlistor (internkontroll) Digitalt Lönesystem Vid Semester avslag Digitalt Ciceron Bevaras Delegationsbeslut. Övertidsjournal Digitalt Lönesystem Gallras efter Lön Arbetstidsschema Digitalt Lönesystem Vid Arvoden Se anm. Se anm. Gallras efter 2 Kvitton Se anm. Gallras efter 10 Flextidssammanställningar Digitalt Intern server Gallras efter 2 Se anm. Närarkiv Hos respektive chef Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter. Om utbetalning skett via lönesystemet så behöver det inte finnas ett pappersexemplar, det räcker att bevara handlingen digitalt. sexemplar förvaras i pärm. Kvitton sorteras i pärm /månad och ordning. Löneunderlag.

39 PLAN 39(53) Förskott av lön Digitalt Lönesystem Gallras efter 2 Kontrolluppgifter Lönesystem Bevaras Närarkiv Ledighet med lön för fackligt uppdrag Ledighetsansökningar: kortare än 6 månader Ledighetsansökningar: barn-, studie- och tjänstledigheter över 6 månader Digitalt Lönesystem Gallras efter 2 Digitalt Lönesystem Gallras efter 2 Läkarintyg Pärm, Gallras efter 2 Kompletterande uppgifter till anställningsavtal Pärm Löneunderlag. Löneunderlag. Löneunderlag. Inlåst. Exempelvis lönetillägg, bilaga till anställningsavtal innehållande särskilda villkor Löneavdrag Se anm. Se anm. Se anm. Se anm. 2 om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10. Lönelistor Intern server Bevaras Till exempel kost, lunchkuponger, motionskort, privata telefonsamtal. Om utbetalning skett via lönesystemet så behöver det inte finnas ett pappersexemplar, det räcker att handlingen förvaras digitalt till och med gallring. sexemplar förvaras i pärm. Lönespecifikationer Se anm. Skickas ut av banken. Löneunderlag Se anm. Se anm. Se anm. Se anm. 2 om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10. Underlag för beräkning av lön till exempel semester-/timlistor, ob-listor, timrapporter, sjukanmälningar, försäkran för sjuklön, ledighetsansökningar.

40 PLAN 40(53) Skatter (jämkningar med mera) Server/pärm hos handläggare Gallras efter 10 Om utbetalning skett via lönesystemet så behöver det inte finnas ett pappersexemplar, det räcker att handlingen förvaras digitalt till och med gallring. sexemplar förvaras i pärm. Läser in lista varje. Underlag finns hos skatteverket. Lista hos lön förvaras digitalt. Flexrapport Lönesystem Se anm. Närarkiv/elektronisk Gallras efter 2 om underlag för löneuträkning, annars Vid Månadslista i Beched Digitalt Lönesystem Se anm. Bevaras i 2 om det utgör löneunderlag. Annars gallras Vid. Tidredovisning, tidsammanställningar Digitalt Lönesystem Gallras efter 2 Timrapporter Pärm Gallras efter 2 Utmätning i lön, beslut om Pärm/lönesystem Gallras efter Omplacering Omplaceringsutredning 5.5 Pension Närarkiv Närarkiv/elektronisk AFA-beslut Personnummer Se anm. Närarkiv Gallras vid pensionsavgång. Pensionsansökan (ansökan om pensionspengar och pensionsentledigande), pensionsbrev med bilagor, godkännande till och med mars Entledigande om att gå i pension. Pensionsbrev från och med Till och med mars 2015 finns pensionsansökan i personalakt hos Håbo kommun, därefter hos pensionsmyndighet. Pensionsbrev skickas till personalavdelningen när pension tas ut. Läggs i personalakt.

41 PLAN 41(53) Pensionsansökan, särskild ålderspension (garantipension) med beslut och överenskommelse Pensionsunderlag, pensionstidsunderlag/aktuali seringar (förfrågningar från KPA och statens pensionsverk (SPV)) Pension, förhandsberäkningar (Se anm.) Premier rapporterade till pensionsvalet (PV) Personnummer Se anm. Se anm. Kan finnas i äldre personalakter. Personnummer Bevaras 1 Vanligt att personalakten överlämnats till Centralarkivet. Se anm. Se anm. Se anm. Gäller till och med , därefter Pensionshjälpen. Digitalt Lönesystem Gallras efter 2 Signallistor/rättelselistor Pärm/KPA:s program Gallras efter 2 Särskild avtalspension (SAP) - allmänt, särskild avtalspension enligt överenskommelse Återkrav av pensioner Pärm/lönesystem Gallras efter Avveckling Arbetsgivarintyg/tjänstgörin gsintyg Digitalt Tjänstgöringsbetyg Avgång/entledigande arbetstagarens egen begäran om entledigande Närarkiv Gallras efter 2 Närarkiv/elektronisk Intern server Kan finnas i personalakt. Även pension.

42 PLAN 42(53) Avgångsvederlag/entledigan de/dödsfall

43 PLAN 43(53) 6. Upphandling 6.1 Upphandling Anbud, tävlingsbidrag. Bilagor till anbud och tävlingsbidrag i form av modeller, ritningar och planer kan gallras om de är beskrivna (eller avbildade) i dokumentationen Kommers Se anm. Närarkiv/elektronisk Vid Gallras efter 2 respektive 12 (entreprenader). Vinnande anbud bevaras. Anbudsansökningar Digitalt Kommers Se anm. Gallras efter 2 respektive 12 (entreprenader). Anbudsutvärderingar Digitalt Kommers Se anm. Närarkiv/elektronisk Vid Annons (jfr Förfrågningsunderlag, Kompletterande handlingar) Digitalt Kommers Gallras efter 2 Avtal Akt/Kommers/ Ciceron Bevaras Närarkiv/elektronisk 2 efter att avtalet löpt ut Handlingar rörande utvärdering och som gäller verksamhetsövergång ska bevaras. Övriga handlingar gallras efter 2. PDF från TED läggs in i Upphandlingssystemet. Registreras som ärende i Ciceron med hänvisning till Kommers registreringsnummer. Kopia av avtal ska lämnas till det centrala närarkivet tillsammans med delegationsbeslutet. Undertecknat original bevaras i närarkiv 2 efter utgång sedan till centralarkiv för slutförvaring. Inskannat original ska ligga i avtalsdatabasen. Avtalsdatabas Digitalt Kommers Se anm. Gallras när samtliga avtal löpt ut. Beslut om antagande/förkastande av anbud (tilldelande av kontrakt, slutande av ramavtal) eller beslut om att Akt/Kommers/Cicero n Se anm. Närarkiv/elektronisk Kopia gallras efter 2. Om det är ett ärende i Ciceron - hänvisa till Kommers registreringsnummer. Kopia av avtal ska lämnas till det centrala

44 PLAN 44(53) avbryta en upphandling respektive göra om en upphandling Förfrågningsunderlag (med till exempel tekniska specifikationer) Kommers Bevaras Vid Förhandlingsprotokoll Digitalt Kommers Gallras efter 2 Förlängningsavtal Akt/Kommers/ Ciceron Inbjudan att komma in med anbud eller att förhandla, tävlingsinbjudan Kompletterande handlingar (till annons, förfrågningsunderlag) Kompletterande upplysningar (om annons, förfrågningsunderlag) Kommunikation, informationsutbyte rörande ett upphandlingsärende Konstruktionshandlingar, byggentreprenader Digitalt Kommers Gallras efter 2 Digitalt Kommers Gallras efter 2 Digitalt Kommers Gallras efter 2 Digitalt Kommers Gallras efter 2 Bevaras Närarkiv/elektronisk 2 efter att avtalet löpt ut Digitalt Kommers Bevaras närarkivet tillsammans med delegationsbeslutet. Undertecknat original bevaras i närarkiv 2 efter utgång sedan till centralarkiv för slutförvaring. Inskannat original ska ligga i avtalsdatabasen. Om det är ett ärende i Ciceron - hänvisa till Kommers registreringsnummer. Kopia av avtal ska lämnas till det centrala närarkivet tillsammans med delegationsbeslutet. Undertecknat original bevaras i närarkiv 2 efter utgång sedan till centralarkiv för slutförvaring. Inskannat original ska ligga i avtalsdatabasen.

45 PLAN 45(53) Kontrakt (byggentreprenadkontrakt, tjänstekontrakt, varukontrakt) Kontroll av leverantörers lämplighet, dokumentation kring Meddelanden till EG:s kommission Projektbeskrivning (vinnande bidrag i projekttävling) Akt/Kommers Bevaras Närarkiv/elektronisk 2 efter att kontraktet löpt ut Digitalt Kommers Gallras efter 2 Digitalt Kommers Gallras efter 2 Kommers Bevaras Vid Ramavtal Akt/Kommers/ Underrättelse om beslut till anbudssökande/anbudsgivar e Upplysningar på begäran av leverantör (då ansökan avslagits eller anbud förkastats) Uteslutning av leverantör, dokumentation kring Ciceron Digitalt Kommers Gallras efter 2 Digitalt Kommers Gallras efter 2 Digitalt Kommers Gallras efter 2 Överprövningar Akt/Kommers/ Ciceron Bevaras Närarkiv/elektronisk Vid Gallras efter 2 Närarkiv/elektronisk Om det är ett ärende i Ciceron - hänvisa till Kommers registreringsnummer. Kopia av avtal ska lämnas till det centrala närarkivet tillsammans med delegationsbeslutet. Undertecknat original bevaras i närarkiv 2 efter utgång sedan till centralarkiv för slutförvaring. Inskannat original ska ligga i avtalsdatabasen. Inskannat original ska ligga i avtalsdatabasen. Original registreras i kommunstyrelsens diarium (Ciceron) och förvaras i det centrala närarkivet

46 PLAN 46(53) Öppningsprotokoll Digitalt Kommers Gallras efter Direktupphandling över SEK Förfrågningsunderlag inklusive avtalsutkast, kravspecifikation och övriga skrivelser Digitalt Kommers Gallras efter 2 Anbud Digitalt Kommers Gallras efter 2 Avtal Digitalt Kommers Gallras efter 2 tillsammans med delegationsbeslutet. Inskannat original ska registreras i avtalsdatabasen.

47 PLAN 47(53) 7. Kommunikation 7.1 Sociala medier Håbo kommuns kanaler i sociala medier (Facebook, Twitter och Instagram) Inlägg och kommentarer som publicerats i enlighet med gällande riktlinjer för sociala medier i Håbo kommun Inlägg och kommentarer som publiceras i strid med gällande riktlinjer för sociala medier i Håbo kommun 7.2 Kommunikation Informationsskrifter och broschyrer Digitalt Respektive plattform Vid Digitalt Respektive plattform Vid Digitalt Respektive plattform Vid Se anm. Inlägg och kommentarer i enlighet med tjänstens syfte f gallras vid. 1 gång/halv tas skärmdump av sidan för arkivering. Inlägg eller kommentarer som innebär att ett ärende upprättas eller som för information till ett befintligt ärende ing i diarieförda handlingar, se övergripande dokumenthanteringsplan. Inlägg som bryter mot riktlinjerna eller omfattas av sekretess raderas snarast från det aktuella sociala mediet. En skärmdump av inlägget tas innan det raderas från det aktuella sociala mediet. Skärmdump bevaras på intern server. Kan gallras vid. Inlägg eller kommentarer som innebär att ett ärende upprättas eller som för information till ett befintligt ärende ing i diarieförda handlingar, se övergripande dokumenthanteringsplan. Digitalt Ciceron Bevaras 3 PDF-fil sparas i Ciceron. Original (InDesign-fil) sparas på intern server och kan gallras vid. Pressmeddelanden Digitalt Ciceron Bevaras 3 Skapas ett samlingsärende i Ciceron varje nytt kalender.

48 PLAN 48(53) Håbo kommuns webbsida Digitalt SiteVision Se anm. Backup tas dagligen och sparas i 7 dagar. Arbeten som är gjorda efter den rutinmässiga backupen kan inte återskapas. Backup tas även månadsvis den första dagen i varje månad. Sådan månatlig backup sparas i 6 månader. HÅBOin Digitalt SiteVision Vid 7.3 Bild-, ljud- och inspelningsmedium Ljud och bildupptagningar från fullmäktigesammanträden Digitalt Bambuser/Youtube Vid Instruktionsfilmer Digitalt Intern server Vid Bilder, analoga och digitala Analogt/ digitalt Systematisk/ intern server Vid Närarkiv/elektronisk Håbo kommuns webbsida körs som en molntjänst på SiteVision. Håbo kommuns intranät. Körs som en molntjänst på SiteVision. Spelas in ur informationssyfte för Håbo kommuns verksamheter.

49 PLAN 49(53) 8. IT 8.1 Dokumentation Förteckning över system i drift Användardokumentation/ma nualer Digitalt VMM/Vsphere Vid Revideras löpande. Förvaras på egna servrar. Digitalt - Se anm. Bevaras om unik (ärende), gallras annars vid. Läggs ut på HÅBOin. Systemdokumentation, egna system Digitalt Webbserver Se anm. Bevaras om unik, gallras annars när systemet tas ur drift. Systemägaren ansvarar för systemdokumentationen. Driftdokumentation Digitalt Egna servrar Se anm. Se Systemdokumentation ovan. Licensbevis, information om programvara 8.2 Loggar Digitalt Kommers/leverantörs portal E-postloggar Digitalt Gallras efter 30 dagar Extern nätverkstrafik och antivirus loggar Digitalt Se anm. I vissa fall finns denna dokumentation hos leverantör via inloggning på portal. Gallras efter 365 dagar Lokala server loggar Digitalt Gallras efter 14 dagar Skype for business loggar Digitalt Gallras efter 30 dagar Mobility Guard loggar Digitalt Gallras efter 2 månader Loggar för verksamhetssystem Digitalt Se anm. t Upprättas endast vid behov, till exempel vid felsök. Gallras efter 7 dagar.

50 PLAN 50(53) 8.3 Kontohantering Handlingar rörande kontohantering Digitalt FIM server Vid E-postkonto (Outlook) Digitalt Active Directory Systemcenter, användardatabas 90 dagar efter avslutad anställning Förvaras på egna servrar.

51 PLAN 51(53) 9. Plan- och exploatering 9.1 Planhandlingar Plankarta och planbestämmelser (antagna planer) Planbeskrivning och genomförandebeskrivning (antagna planer) Utställt planförslag samt utlåtande efter utställning (antagna planer) Ansökan och beslut om att påbörja planarbete (antagna planer) Miljökonsekvensbeskrivning enligt PBL samt miljöbedömning enligt MB (antagna planer) Fastighetsförteckning (antagna planer) Översiktsplaners textdelar, kartbilagor, angivet underlag till översiktsplanen Länsstyrelsens granskningsyttrande över översiktsplanen Planförslag på samråd samt samrådsredogörelse och Digitalt Ciceron Bevaras Vid Digitalt Ciceron Bevaras Vid Digitalt Ciceron Bevaras Vid Digitalt Ciceron Bevaras Vid Digitalt Ciceron Bevaras Vid Digitalt Ciceron Bevaras Vid Digitalt Ciceron Bevaras När ny översiktsplan antagits Digitalt Ciceron Bevaras Vid Digitalt Ciceron Gallras efter 10

52 PLAN 52(53) inkomna yttranden Tekniska utredningar, inventeringar eller annat underlagsmaterial i anslutning till planarbete Administrativ hantering av planprocessen exempelvis utskick/underrättelse till berörda, kallelser, kungörelser/annonser Protokollsutdrag under ärendets gång exempelvis beslut om samråd/utställning, återremiss med mer Handläggarblad/checklistor samt mötesanteckningar 9.2 Mark- och exploateringshandlingar Förrättningar med tillhörande förrättningskartor Inställda förrättningar (undantag förrättningar som blivit materiellt prövade eller innehåller utredning, yttrande eller annat ställningstagande i jordpolitisk fråga) Missiv, delgivningsbevis och minnesanteckningar i förrättningsakten Digitalt Ciceron Se anm. Gallras efter 10 efter bedömning om aktualitet. Antagna planer eller avbrutna planärenden. Digitalt Ciceron Se anm. Gallras 2 efter antagande eller överklagat ärende avgjorts Digitalt Ciceron Se anm. Gallras 2 efter antagande eller överklagat ärende avgjorts Digitalt Ciceron Se anm. Gallras 2 efter antagande eller överklagat ärende avgjorts Digitalt Ciceron Bevaras Vid Digitalt Ciceron Gallras efter 10 Digitalt Ciceron Vid När ärendet avgjorts eller utslaget vunnit laga kraft och erforderliga uppgifter införts i fastighetsregistret och under förutsättning att handlingen inte innehåller upplysning av betydelse i saken.

53 PLAN 53(53) Kontrollistor, uttag ur fastighetsdatasystemet Digitalt Ciceron Gallras efter 10