Agenda. 1. Introduktion 2. Operativt inköp 3. Eget företag 4. Upphandlingsprocessen 5. RFI (Request For Information) 6. RFQ (Request For Quotation)

Transkript

1

2 Agenda 1. Introduktion 2. Operativt inköp 3. Eget företag 4. Upphandlingsprocessen 5. RFI (Request For Information) 6. RFQ (Request For Quotation)

3 FÖRKORTNINGAR CSR EOQ IPO MPS MRO Corporate Social Responsibility Economic Order Quantity International Purchasing Office Master Production Scheduling Maintenance Repair and Operating supplies

4 Inköp Grunder Inköp är den del av verksamheten som hanterar relationerna med leverantörerna Leverantörerna är de som levererar varor och eller tjänster till organisationen Leverantörerna kan identifieras genom att de återfinns i Leverantörsreskontran Intern kund Kontraktsskrivning Leverantörsval Specifikation Orderläggning Supply Uppföljning och Leveransbevakning process utvärdering Leverantör

5 Inköps roll i värdekedjan Stödaktiviteter Företagets infrastruktur Förvaltning av humankapital Teknikutveckling Inköp / anskaffning Inkommande logistik Verksamhet Drift Utgående logistik Marknads föring & försäljning Service Primära aktiviteter Avritad från Porter, 1985

6 Inköpens betydelse för verksamheten Administr. Tjänster Invest. Reservdel. Handelsvaror Produktion sdelar Datorer Detaljhandel Hemelektronik Bilindustri Läkemedel Tjänste sektor Typisk struktur Bearbetad från Kluge, 1996

7 Agenda 1. Introduktion 2. Operativt inköp 3. Eget företag 4. Upphandlingsprocessen 5. RFI (Request For Information) 6. RFQ (Request For Quotation)

8 INKÖPSPROCESSEN Inköpsfunktion Taktisk / inledande Operativ / orderhantering Intern kund skrivning Leverantörsval Specifikation Kontrakts- Orderläggning Uppföljning och Leveransbevakning utvärdering Leverantör Sourcing Leverans Inköp Anskaffning Källa: A.J. Van Weele

9 Operativt inköp Arbetsuppgifter och frågeställningar?

10 Produkt eller tjänst Sju typfall av inköp 1. Utrustning 2. Komponenter 3. Råvaror och material 4. Förnödenheter 5. Tjänster 6. Utveckling 7. Trading/Vidareförsäljning Förfrågan 1. Komplex, alt önskas 2. Enkel (Tydlig) 3. Enkel (Tydlig) 4. Enkel (Adm-uppl) 5. Från Enkel till Komplex 6. Komplex 7. Från Enkel till Komplex

11 Agenda 1. Introduktion 2. Operativt inköp 3. Eget företag 4. Upphandlingsprocessen 5. RFI (Request For Information) 6. RFQ (Request For Quotation)

12 Grupparbete och inlämningsuppgift operativt inköp Del 1 Starta företaget (Fiktivt) Beskriv: 1. Företagets produkter minst tre olika 2. Företagets kunder 3. Marknader 4. Organisation 5. Marknadstrender Tänk på att företaget helst ska kunna köpa alla 7 typerna av produkter som finns Företaget presenteras c:a 5-10 min

13 Agenda 1. Introduktion 2. Operativt inköp 3. Eget företag 4. Upphandlingsprocessen 5. RFI (Request For Information) 6. RFQ (Request For Quotation)

14 Tydlighet i krav och villkor Låg Hög Upphandlingsprocessen RFQ, RFO, RFT Request for Quotation Request for Offer Request for Tender RFP Request for Proposal RFI Request for Information Fåtal Flertal Antal leverantörer som får ta emot förfrågan

15 Till vem/vilka? Initial assessment Offert förfrågan. Möjliga leverantörer Första urval Val av leverantör(er) Kontrakt eller Order.

16 Agenda 1. Introduktion 2. Operativt inköp 3. Eget företag 4. Upphandlingsprocessen 5. RFI (Request For Information) 6. RFQ (Request For Quotation)

17 Till vem / vilka? Leverantörs faktorer Historik Företagsprofil Företagsledning Affärsstrategi Ekonomisk ställning Projekt/Program Leveransprecision Personal - Tillgång Personal - Kompetens Kompetens i organisationen Lev bas Lokalisering Kapacitet Utveckling affärer Teknisk utveckling Produktivitet Miljö Kvalitetssystem IT mognad

18 Request For Information (RFI)

19 (RFI) Förfrågan Innehåll Non Disclosure Agreement (NDA) Syfte med förfrågan Omfattning Information om egna- och leverantörsföretaget Information om produkter Hur svaret skall se ut Kontaktpersoner Tidsplan Villkor vid en eventuell RFQ

20 Grupparbete Tag fram en RFI för ett större urval av tänkbara leverantörer (motivera urval o frågeställningar) Mailas till anders.eriksson@effso.se tillsammans med den RFQ som kommer senare senast fredag 17 januari 2014

21 Agenda 1. Introduktion 2. Operativt inköp 3. Eget företag 4. Upphandlingsprocessen 5. RFI (Request For Information) 6. RFQ (Request For Quotation)

22 Som man frågar får man svar. Identifiera hela organisationens behov Offertförfrågan skall spegla identifierat behov Tydlighet rörande konsekvenser vid avvikelse från specifikationer/kravbild

23 fortsättning Tydlighet och lika offerter underlättar Web offert Sena ändringar = dyra ändringar

24 Kommunikation internt Planering Logistik Marknad Försäljning Transport / skeppning Produktion och lager Ekonomi Internleverantörer Produktutveckling Kvalitet Ledningsgrupp. 24

25 Beskrivning Funktionell specifikation (inkl kvalitet) Teknisk specifikation (inkl kvalitet) Logistisk specifikation Ekonomisk specifikation Politisk specifikation (informell spec)

26 (RFQ) Förfrågan Innehåll Produktbeskrivning med specifikation Kvantitet / Volymer Ritningar eller beskrivningar Kvalitets nivåer Leverans instruktioner

27 (RFQ) Förfrågan fortsättning Kontraktsinformation Villkor och konditioner Andra krav eller villkor Kontraktsförslag

28 Request For Quotation (RFQ)

29 Grupparbete Tag fram en RFQ för c:a 5 utvalda leverantörer (motivera urval o frågeställningar) Mailas till anders.eriksson@effso.se senast fredag 17 januari 2014

30 Arbetsgång, forts Preliminärt val Fall back val Kolla referenser Kolla verifikat (F-skatt, kronofogden, Sv Handel/Sv Näringsliv svarta listor, facket, etc.) Inhämta (vid behov) godkännande internt

31 Attraktivitet i kundkontot Matris för leverantörers kundval Hög Utveckla / föd upp Centrera / Skydda Låg Plåga Utnyttja Lågt Högt Relativt värde av kundkontot Källa: Steel, Court; Profitable Purchasing Strategies; 1996

32 Engagemangsmatris (RACI-matris) för en upphandlingsprocess Planera Analysera upphandlingenbehov Definiera krav Utfärda förfrågan Inhämta anbud Utvärdera anbud Förhandla Teckna avtal Inköp D I D A A A A A Projektledn. A D D D I D D Försäljning I A I I I Kvalitet I D I I D I Konstruktion D D A D D D Ekonomi D I A=Ansvarig D=Delaktig I=Informeras

33 Vem tar inköpsbeslutet? Enligt Philipe Kotler. 1. Initiator, individ som ger förslag/identifierar behov av produkt / tjänst. 2. Influencer, individ vars position/kompetens ger inflytande över inköpsbeslut. 3. Decider, individ som har det avgörande inköpsbeslutet. 4. Buyer, individ som lägger inköpsordern. 5. User, individen som konsumerar eller använder produkt eller service. onsdag den 8 januari 2014