Standardavtal: NL 09 NLM 10 Orgalime S 2012 Orgalime SE 01 ABA 99 NLG 03 TP L 01. Avtalsvillkor. Till vissa finns också kontraktsformulär och bilagor

Transkript

1 Operativt inköp

2 Standardavtal: NL 09 NLM 10 Orgalime S 2012 Orgalime SE 01 ABA 99 NLG 03 TP L 01 Avtalsvillkor Till vissa finns också kontraktsformulär och bilagor

3

4 NPC Bedömning Kaffeupphandling: Jede Skall krav Lämnande av referenser Min nivå på D&B Rating A: Etablerat ekonomiskt stabilt välkänt företag Iso certifieringar 9000, Urvalskriterier Vikt Bedömningsgrunder Bedömning Faktor Poäng Geografisk täckning 25% Möjlighet att kunna leverera till samtliga Saabs enheter X 5 25 General non-price evaluation Criteria Kvalité 15% Kaffe av ett erkänt märke skall kunna tillhandahållas X 3 12 NPC Flexibilitet 35% Förmåga att kunna anpassa sig till förändringar i efterfrågam. Totalt flexibel maskinpark Förändring av maskinpark ej förenad med kostnad X 7 14 Service 25% Inställelsetid skall understiga 4 timmar Leverantören har en utpekad kontaktperson Leverantören skall ansvara för fullservice vilket innebär installation, påfyllning, rengöring, reparationer och underhåll X 5 20 Note: Scores given range from 1-5, where 5 is the highest. Full score in all categories gives a score of 100. Source: IBX Procurement team Analysis Total poäng 71

5 NPC Bedömning Kaffeupphandling: Östgöta Automater Skall krav Lämnande av referenser Min nivå på D&B Rating A: Etablerat ekonomiskt stabilt välkänt företag Iso certifieringar 9000, Urvalskriterier Vikt Bedömningsgrunder Bedömning Faktor Poäng Geografisk täckning 25% Möjlighet att kunna leverera till samtliga Saabs enheter X 5 20 General non-price evaluation Criteria Kvalité 15% Kaffe av ett erkänt märke skall kunna tillhandahållas X 3 15 NPC Flexibilitet 35% Förmåga att kunna anpassa sig till förändringar i efterfrågam. Totalt flexibel maskinpark Förändring av maskinpark ej förenad med kostnad X 7 35 Service 25% Inställelsetid skall understiga 4 timmar Leverantören har en utpekad kontaktperson Leverantören skall ansvara för fullservice vilket innebär installation, påfyllning, rengöring, reparationer och underhåll X 5 25 Note: Scores given range from 1-5, where 5 is the highest. Full score in all categories gives a score of 100. Source: IBX Procurement team Analysis Total poäng 95

6 NPC Bedömning Kaffeupphandling: Selecta Skall krav Lämnande av referenser Min nivå på D&B Rating A: Etablerat ekonomiskt stabilt välkänt företag Iso certifieringar 9000, Urvalskriterier Vikt Bedömningsgrunder Bedömning Faktor Poäng Geografisk täckning 25% Möjlighet att kunna leverera till samtliga Saabs enheter X 5 25 General non-price evaluation Criteria Kvalité 15% Kaffe av ett erkänt märke skall kunna tillhandahållas X 3 15 NPC Flexibilitet 35% Förmåga att kunna anpassa sig till förändringar i efterfrågam. Totalt flexibel maskinpark Förändring av maskinpark ej förenad med kostnad X 7 28 Service 25% Inställelsetid skall understiga 4 timmar Leverantören har en utpekad kontaktperson Leverantören skall ansvara för fullservice vilket innebär installation, påfyllning, rengöring, reparationer och underhåll X 5 25 Note: Scores given range from 1-5, where 5 is the highest. Full score in all categories gives a score of 100. Source: IBX Procurement team Analysis Total poäng 93

7 NPC Bedömning Kaffeupphandling: Café Bar Skall krav Lämnande av referenser Min nivå på D&B Rating A: Etablerat ekonomiskt stabilt välkänt företag Iso certifieringar 9000, Urvalskriterier Vikt Bedömningsgrunder Bedömning Faktor Poäng Geografisk täckning 25% Möjlighet att kunna leverera till samtliga Saabs enheter X 5 25 General non-price evaluation Criteria Kvalité 15% Kaffe av ett erkänt märke skall kunna tillhandahållas X 3 15 NPC Flexibilitet 35% Förmåga att kunna anpassa sig till förändringar i efterfrågam. Totalt flexibel maskinpark Förändring av maskinpark ej förenad med kostnad X 7 14 Service 25% Inställelsetid skall understiga 4 timmar Leverantören har en utpekad kontaktperson Leverantören skall ansvara för fullservice vilket innebär installation, påfyllning, rengöring, reparationer och underhåll X 5 20 Note: Scores given range from 1-5, where 5 is the highest. Full score in all categories gives a score of 100. Source: IBX Procurement team Analysis Total poäng 74

8 Inlämningsuppgiften Dokumentet: Motiv till inköpsprocess Hur ni valt leverantörer för RFI Motiv / orsak dokument RFI RFQ Hur ni tänkt välja lev för RFQ Motiv till val av avtalsvillkor Inköpsorder Motiv till urval för inköpsorder Ev annan nödvändig info

9 Agenda 1. Operativt inköp 2. Eget företag 3. Upphandlingsprocessen 4. RFI (Request For Information) 5. RFQ (Request For Quotation) 6. Inköpsordern 7. Leveransbevakning 8. Ankomstkontroll

10 Arbetsgång, forts Preliminärt val Fall back val Kolla referenser Kolla verifikat (F-skatt, kronofogden, Sv Handel/Sv Näringsliv svarta listor, facket, etc.) Inhämta (vid behov) godkännande internt

11 Inköpsordern Titel inköpsorder Beställare o referens Inköpsordernr Leverantör (inkl referens) Leveransadress Fakturaadress Specifikation av vara Pris o valuta Betalningsvillkor Leveransvillkor (förp trspt instr) Hänvisning till avtal, offert, villkor) Antal (enhet) Dokumentation (intyg etc.) Leveransdatum Instruktion (tex ordererk inom 24h) Organisation- och moms reg nr Undrskrift

12 Olika typer av produkter Måste hanteras olika Har olika datastöd Har olika sakägare Har olika beslutsprocesser Har olika leverantörsmarknadstyper Har olika betydelse Har påverkan på olika ställen på DuPont

13 Utrustning Används ofta under lång tid. Ofta en relativt betydande investering. Ofta komplex med service utbildning och reservdelsfrågor. Organiseras ofta i projektform Kan upphandlas i form av kapacitet. Investering ger möjligheter men innebär ett vägval och en begränsning.

14 Komponenter Komponenter ingår i slutprodukt. Motor till gräsklippare, Lås till dörr Funktion det centrala. Kan vara stora volymer som möjliggör JIT avtal, VMI etc. Kan centraliseras eller decentraliseras beroende på funktion std / icke std etc.

15 Råvaror och material Insatsvaror som bearbetas i olika stadier. Barrskog till pappersmassabruk. Och pappersmassa till pappersbruk. Stora volymer, som i kubikmeter. Mycket att tjäna på att hantera och anpassa flöden. Ofta central upphandling men med deltagande från produktion och mtrlhanteringsexperter. På en internationell marknad kan valuta vara ett problem.

16 Förnödenheter Stort antal artiklar t ex handverktyg, lödpasta, lim, kontorsmtrl etc. Ofta administrativt komplext. Oregelbundna behov. Krav på hög tillgänglighet. Viktigare att optimera rutiner än att optimera varje enskilt inköp.

17 Tjänster Transporttjänster Resor Logistikuppdrag Bemanning Underhållstjänster, servicetjänster, Management konsulting Driftsövervakning, IT-support Försäljningstjänster, marknadsföringstjänster, annonsering Banktjänster, finansiella tjänster Försäkringstjänster Utmaningen är att köpet endast kan utvärderas i efterhand och ofta löper över tid. Vid nya upplägg måste en inlärningsperiod tillåtas.

18 Vem tar inköpsbeslutet? Enligt Philipe Kotler. Initiator, individ som ger förslag/identifierar behov av produkt / tjänst. Influencer, individ vars position/kompetens ger inflytande över inköpsbeslut. Decider, individ som har det avgörande inköpsbeslutet. Buyer, individ som lägger inköpsordern. User, individen som konsumerar eller använder produkt eller service.

19 Vem tar inköpsbeslutet? Produkt komplexitet Kommersiell komplexitet Låg Hög Låg Inköps avdelning dominant Ekonomi/ledning dominant Hög Teknisk avdelning dominant Kors funktionellt beslutsfattande Fisher 1976

20 Engagemangsmatris (RACI-matris) för en upphandlingsprocess Planera Analysera upphandlingen behov Definiera krav Utfärda förfrågan Inhämta anbud Utvärdera anbud Förhandla Teckna avtal Inköp D I D A A A A A Projektledn. A D D D I D D Försäljning I A I I I Kvalitet I D I I D I Konstruktion D D A D D D Ekonomi D I A=Ansvarig D=Delaktig I=Informeras

21 Attraktivitet i kundkontot Matris för leverantörers kundval Hög Utveckla / föd upp Centrera / Skydda Låg Plåga Utnyttja Lågt Högt Relativt värde av kundkontot Källa: Steel, Court; Profitable Purchasing Strategies; 1996

22 Gruppuppgift fyll i en inköpsorder Gör ert val med utgångspunkt från RFQ Välj en produkt ni vill köpa in Fyll i relevanta delar av Inköpsordern Maila resultatet till mig senast fredag 12/2 (Slutlig version dokument, RFI, RFQ Inköpsorder) anders.eriksson@effso.se

23 Agenda 1. Operativt inköp 2. Eget företag 3. Upphandlingsprocessen 4. RFI (Request For Information) 5. RFQ (Request For Quotation) 6. Inköpsordern 7. Leveransbevakning 8. Ankomstkontroll

24 Skillnad? Ordererkännande eller Orderbekräftelse

25 Statusrapporter

26 Rutinkontroll leveranstidsförfrågan

27 Platsbesök

28 Leveranskontroll

29 Leveransavisering

30 Godsspårning

31 Gruppdiskussion Välj lämplig metod för leveransbevakning av den inköpsorder ni lagt. Presentera och motivera valet

32 Agenda 1. Operativt inköp 2. Eget företag 3. Upphandlingsprocessen 4. RFI (Request For Information) 5. RFQ (Request For Quotation) 6. Inköpsordern 7. Leveransbevakning 8. Ankomstkontroll

33 Leveransbesiktning - övertagande

34 Garantibesiktning - slutövertagande

35 Repetition / Frågor?

36 Slut för idag