Fallet KoS. Köp av transporter

Transkript

1 Fallet KoS Köp av transporter

2 Utbildning Diplomerad FöretagarMentor Projektledning vid Stockholms Universitet Ledarskapsutbildning Ericsson Inköpsekonom IHM Karriär Egen företagare Addtech AB Ericsson Radio ABB Hafo Würth Uppdragsexempel Svenska Retursystem Föreläsare YH utbildning Inköp Förhandlingsteknik Projektinköp Holmen Paper Kassalikviditet Tekniska översättningar Anders Eriksson mobil

3 Rätt produkt Rätt tid Rätt pris Rätt kvalitet Rätt plats Rätt kvantitet genom att välja rätt leverantör

4 Trender som skapat förändring Ökad teknisk komplexitet specialisering Fokus på kärnverksamhet outsourcing Andel inköpt värde i företag ökar Globalisering Kundorderstyrd produktion Ökad betydelse av låg kapitalbindning Mindre produktions batcher Flera produktvarianter Krav på kortare ledtider från leverantör

5 Professionella inköpare Högre utbildade (handelshögskola, master) Ansvariga för mer pengar Oftare kvinnor Förhandlar oftare fram långtidsavtal Inblandade i outsourcingbeslut Tar den globala marknaden i beaktning Minskar kostnader och antal leverantörer

6 Inköps roll i värdekedjan Stödaktiviteter Företagets infrastruktur Förvaltning av humankapital Teknikutveckling Inköp / anskaffning Inkommande logistik Verksamhet Drift Utgående logistik Marknads föring & försäljning Service Primära aktiviteter Avritad från Porter, 1985

7 Inköp Operativt administrativt inköp här och nu Taktiskt - kommersiellt inköp medellång sikt Strategiskt - Utveckling av Inköp på sikt

8 Uppföljning

9 Centraliserad VD Inköp Handelshus 1 Handelshus 2 Handelshus 3

10 Decentraliserad VD Handelshus 1 Handelshus 2 Handelshus 3 Inköp Inköp Inköp

11 Sju typfall av inköp 1. Utrustning 2. Komponenter 3. Råvaror och material 4. Förnödenheter 5. Tjänster 6. Utveckling 7. Trading/Vidareförsäljning

12 Typer av tjänster Transporttjänster Resor Logistikuppdrag Bemanning Underhållstjänster, servicetjänster, Management konsulting Driftsövervakning, IT-support Försäljningstjänster, marknadsföringstjänster, annonsering Banktjänster, finansiella tjänster Försäkringstjänster

13 Varför starta upphandlingsprocess? Lägre pris eller totalkostnad Högre teknisk nivå eller prestanda Bättre kvalitet eller mindre felfrekvenser Kortare ledtider eller högre leveransprecision Ny marknad eller produkt Konkurrensutsätta nuvarande leverantörer

14 Upphandlingsprocess 1. Projektmobilisering 2. Definiera värde och omfattning 3. Bestäm Inköpsstrategi 4. Välj leverantörer för offert förfrågan 5. Besluta specifikation och urvalskriterier 6. Val av leverantör och avtal 7. Operationell implementering 8. Kontinuerlig uppföljning Etablera projektteam Övergripande planering Planera kickoff möte Samla intern och extern data på nuvarande volymer, specifikationer, leverantörer, kontrakt etc Detaljplanera projektet Justera mål och omfattning Analysera marknadskonkurrens och påverkan på bolagets affärer Beslut om att fortsätta i upphandling eller att utveckla nuvarnade relation Beslut om gruppering map geografi och varugrupper Ta fram kandidatlista Samla in interna krav Skicka ut leverantörsmarknadsundersökning Välj leverantörer för offertförfrågan Samla in, sammanställ, förenkla och standardisera specifikationer Samla in krav och besluta om standardiserade urvalskriterier och viktning Ta fram, skicka ut och utvärdera offertförfrågan Besluta om manuell eller elektronisk förhandling Utveckla förhandlingsstrategi och förhandla Genomför lverantörsbedömn ing enl. ISO Ta fram organisation och plan för implementering Besluta om organisation, källor, periodicitet och metod för kontinuerlig uppföljning av leverantörerna och leverantörsmarknaderna Säkra implementering av avtal Kontinuerlig mätning på avtalstrohet och besparingar Kontinuerlig uppföljning av leverantörsmark naden Åtgärder för bättre avtalstrohet och konkurrenskrafti ga villkor Leverantörsutve ckling Välj leverantör och teckna avtal

15 Följebrevet Intresseväckare som sammanfattar upphandlingen Informativt Tydligt Säljande Miljöhänsyn Övrigt allmänt

16 Framtida transportköp Lagstiftning Högre skatter Högre bränslepriser Bättre infrastruktur

17 Code of conduct All anställning hos leverantören skall vara frivillig Alla anställda hos leverantören skall ha en angiven minimiålder Alla anställda hos leverantören skall arbeta mindre än ett visst antal timmar per vecka. Leverantören måste följa arbets- och anställningslagar Leverantören måste följa lagar för ersättning och kollektivavtal Alla anställda måste behandlas humant Leverantören får inte diskriminera vid anställningsbeslut Leverantörens anläggningar måste uppfylla lagstadgade och avtalade säkerhetsregler Leverantören måste ha en beredskapsplan Leverantören måste informera de anställda om dessa förhållningsregler Efterlevnaden av dessa förhållningsregler är föremål för auditering.

18 CSR OMFATTAR vår egen verksamhet vår relation till våra anställda vår relation till samhället vår relation med våra partners vår relation med våra kunder vår relation med våra leverantörer

19 Inlämningsuppgift 1 Tag fram ett Följebrev Ett enklare för DHL Ett säljande för övriga potentiella leverantörer Mailas till anders.eriksson@effso.se senast måndag 20 mars 2017

20 Vem/vilka skall få en offertförfrågan? Initial assessment Offert förfrågan Möjliga leverantörer Första urval Val av leverantör(er) Kontrakt eller Order

21 (RFI) Förfrågan Innehåll Non Disclosure Agreement (NDA) Syfte med förfrågan Omfattning Information om företaget Information om produkter Hur svaret skall se ut Kontaktpersoner Tidsplan Villkor vid en eventuell RFQ

22 Arbetsgång Befintliga leverantörer Latenta leverantörer Presumtiva lev Leverantörs marknad

23 Som man frågar får man svar. Grunden läggs vid identifiering av hela organisationens behov Offertförfrågan skall spegla det behov som är identifierat Tydlighet rörande konsekvenser vid avvikande från specifikationer/kravbild

24 Som man frågar får man svar 2. Tydlighet och lika offerter underlättar jämförbarhet Web offert (felmeddelande vid inmatning av fel värde) Sena ändringar är ofta dyra ändringar

25 Vad skall köpas in Funktionell specifikation (inkl kvalitet) Teknisk specifikation (inkl kvalitet) Logistisk specifikation Ekonomisk specifikation Politisk specifikation (informell spec)

26 Mall kravspecifikation Bakgrund Produkten Organisation Funktionella krav Icke-funktionella krav Användarvänlighet Kapacitet Underhållbarhet Tillgänglighet Dokumentation Leveransvillkor

27 (RFQ) Förfrågan Innehåll Produktbeskrivning med specifikation Kvantitet / Volymer Ritningar eller beskrivningar Kvalitets nivåer Leverans instruktioner Kontraktsinformation Villkor och konditioner Andra krav eller villkor Kontraktsförslag

28 Standardavtal Företagsspecifika standardavtal som anpassats efter det egna företaget och den särskilda produkten Branschspecifika standardavtal som tagits fram av en branschorganisation Förhandlade standardavtal som tagits fram genom förhandling mellan två olika parter, så kallade förhandlade standardavtal

29 Standardavtal för transporter Alltrans 2007, Allmänna bestämmelser Sveriges Åkeriföretag ALLCONT 2004, Allmänna bestämmelser för transport av handels-, industri- och byggnadsavfall i containers och på flak. ALLBUD98 Svenska Åkeriförbundets Allmänna ansvarsbestämmelser för budbilstransporter ALLÅK86 Allmänna leveransbestämmelser för åkerinäringen BEWESHIP, General Conditions for International Transport BULK 91, Allmänna bestämmelser för bulktransporter BUSSAB2006, Ansvars och befordringsbestämmelser bussgods CONTAB 2003, Nya allmänna bestämmelser för tillhandahållande och transport av containers/flak för handels-, industri- och byggnadsavfall. KONTOR 2003 Allmänna bestämmelser för flytt av Kontorsinventarier NSAB 2015 Volcoa kontrakt

30 Inlämningsuppgift 2 En RFQ för 5 utvalda leverantörer Fundera på hur ni tänker utvärdera inkomna offerter Mailas till anders.eriksson@effso.se senast måndag 20 mars 2017

31 Leverantörsbedömning Produktbedömning Processbedömning eller kapacitetsbedömning Systembedömning eller kvalitetsbedömning Företagsbedömning (finansiell- och konkurrensstyrka)

32 Metoder Leverantörsbedömning genom egenbedömning (eng. Selfassessment) Kreditupplysningsföretag Certifierande organisation Leverantörsbalanserade styrkort, resultatkort (eng. Supplier balanced scorecard) Auditering Statistik från inköpssystemet

33 Arbetsgång, forts Preliminärt val Fall back val Kolla referenser Kolla verifikat (F-skatt, kronofogden, Sv Handel/Sv Näringsliv svarta listor, facket, etc.) Inhämta (vid behov) godkännande internt

34 Attraktivitet i kundkontot Matris för leverantörers kundval Hög Utveckla / föd upp Centrera / Skydda Låg Plåga Utnyttja Lågt Relativt värde av kundkontot Högt Källa: Steel, Court; Profitable Purchasing Strategies; 1996

35 Skillnader i kvalificering för standardiserade komplexa leveranser Leverantörer som mottagit RFQ Leverantörer som mottagit RFQ Anbud Anbud Budgivning Leverantör short - listade till förhandling Standardiserade produkter eller hyllvaror Komplexa eller kundanpassade produkter

36 Inlämningsuppgift 3 Tag fram en utvärderingsmall för inkomna offerter (kriterier och ev. viktning) Mailas till anders.eriksson@effso.se senast måndag 20 mars 2017

37 Slut för idag