Taktiskt inköpares vardag

Transkript

1

2 Taktiskt inköpares vardag Taktisk inköpare För ett längre uppdrag hos en av våra större kunder söker vi nu en Taktisk inköpare. I din roll kommer du att kvalificera, upprätthålla och leda en leverantörsbas samt säkerställa att basen är finansiellt stark, tekniskt kompetent och strategiskt anpassad. Dina arbetsuppgifter kommer också att innefatta upprättning av avtal och upphandlingar, analysering av affärsprocesser och att leda processförbättringar. Detta innebär även att säkerställa uppfyllnad av inköpspolicys, inköpsprocedurer och efterlevnad av etiska krav, lagar och regler. Du kommer att ansvara för in- och utfasning av leverantörer och produkter, samt sätta strategier för långsiktig flexibilitet och leveransförmåga inom en uttalad inköpskategori. 2

3 Vad är ett avtal Anbud (offert) + påtecknad anbudskopia = avtal Anbud + beställningserkännande = avtal Avtalsförslag + returnerat (påtecknat) avtal = avtal Muntligt anbud + bekräftelsebrev + tidsfrist = avtal (tyst accept) Mötesprotokoll + parternas signatur = avtal Muntligt anbud + omedelbar muntlig accept = avtal

4 Vem kan göra avtal? Grupparbete

5 Källa: van Weele (2005) Avtals gruppen

6 Typer av avtal

7 SLA - Service Level Agreement IT och Telekom Underhåll Städning Bevakning Call centers

8 Materialförsörjningsavtal

9 Outsourcingavtal Tydligt och precist Komplett undvik omförhandlingar Incitament för leverantören (bonus?) Balanserat Flexibelt anpassat till förändringar

10 Transparenta avtal

11 Letter of Intent (LoI) Se avsiktsförklaring 1. AB X och AB Y undertecknar en avsiktsförklaring (Letter of Intent) där det står att AB X har för avsikt att köpa hälften av aktierna i AB Y:s dotterbolag i syfte att inleda ett nära samarbete med AB Y. En vecka senare för AB X ett annat erbjudande och meddelar därför AB Y att ett samarbete inte längre är aktuellt. Kan AB Y kräva att AB X köper aktierna?

12 Letter of intent Memorandum of understanding LOI eller MOU avsiktsförklaring. Ytterligare ett sätt att komma igång. Uttrycker och i vissa fall reglerar en gemensam ambition att komma överens och skriva avtal. Symbolvärde. Generellt inte bindande. 12

13 Code of conduct All anställning hos leverantören skall vara frivillig Alla anställda hos leverantören skall ha en angiven minimiålder Alla anställda hos leverantören skall arbeta mindre än ett visst antal timmar per vecka. Leverantören måste följa arbets- och anställningslagar Leverantören måste följa lagar för ersättning och kollektivavtal Alla anställda måste behandlas humant Leverantören får inte diskriminera vid anställningsbeslut Leverantörens anläggningar måste uppfylla lagstadgade och avtalade säkerhetsregler Leverantören måste ha en beredskapsplan Leverantören måste informera de anställda om dessa förhållningsregler Efterlevnaden av dessa förhållningsregler är föremål för auditering.

14 Ericsson Code of Conduct English Chinese French Portugese Spanish Swedish Supplier environmental requirements English Chinese French Portugese Spanish Swedish

15 Ericsson Other sourcing conditions and guidelines General Purchasing Conditions (GPC) General Conditions for Services (GCS) General Conditions for Software Licensing The Ericsson List of Banned and Restricted Substances Supplier guide to Material Declarations Compliance with REACH regulation supplier actions expected Material Composition Declaration IPC v1.1a Material Composition Declaration IPC v1.1a Supplier Users Guide IPC-1752 Class 3 and 4 Supplier Users Guide IPC-1752 Class 5 and 6

16 Standardavtal? 1. AB A lämnar en offert till AB Stor där det i den förtryckta texten finns en hänvisning till AB A:s allmänna leveransbestämmelser. I AB Stors accept finns en hänvisning till AB Stors allmänna inköpsvillkor. Två dagar efter det att AB A fått accepten upptäcker AB A hänvisningen och meddelar omedelbart AB Stor att dessa villkor inte kan accepteras. Vad gäller? 2. Vad gäller om AB A inte upptäcker hänvisningen innan leveranserna påbörjas?

17 Att tänka på vid användning av standardavtal Standardavtalets språk Pris versus risk och avtalsstyrka Avtalets komplexitet versus leveransens Tid och kostnad för upphandling, förhandling och kontraktsskrivning Standardavtalets acceptans på marknaden

18 Att tänka på vid användning av standardavtal för typ av köp det är avsett för måste delges motparten före avtalets slutande måste alltid kombineras med en kontraktsblankett och ev. särskilda kontraktsvillkor. Extra noggrann kontroll av branschavtal I vissa fall bör avtalet kontrolleras mot lagrum

19

20 Förseningsviten i standardavtal Avtal ABM 07 NL 01 Avtal 90 ABA 99 EHL Bygg 05 ALEM 95 Avgift / vecka % av värdet 2 % /påbörjad vecka, minst 2 kkr 0.5 % / fullgjord vecka 0.5 % / påbörjad vecka 0.5 % / fullgjord vecka 2 % / påbörjad vecka 2 % / påbörjad vecka minst 2 kkr Maskin till 3 % progressivt Takvite Hävningsrätt 20 % Väsentlig betydelse eller 10 veckor 7.5 % Takvite plus en vecka (dvs efter 16 veckor) 10 % Efter 3 månader 7.5 % Vid takvite (dvs efter 15 veckor) 10 % Väsentlig kostnad eller 10 arbetsdagar 10 % Väsentlig betydelse eller 10 veckor 7.5 % Väsentlig olägenhet eller 10 veckor

21

22 Avtalsterminologi Avsiktsförklaring Befrielsegrunder Definitioner Depositionsavtal Exklusivitetsavtal Friskrivningsklausul Förlikningsavtal Förtida uppsägning Hävningsklausul Leveransböter Nyttjanderätt Uppsägning Äganderätt

23 Grupparbete terminologi

24 Avtalsprocessen

25 Avtalsprocess Avtalsmall Avtalsförslag Kommentarer Förhandling Avtal Förstudie

26 Upphandlingsprocessen

27 Händelser under avtalsprocessen Tidsaxel Anbudsbegäran Sekretessavtal Anbud Materialbemyndigande (beställning av ledtidskritiskt material) Avtalskorrespondens, kommentering Avsiktsförklaring (LoI) Avtal Förberedande avtal (start av tidiga aktiviteter) Allt bakomliggande material skall beaktas vid avtalstolkning.

28 Avtalsstrukturer

29 Avtalsstruktur Bas skrivelse Appendix 1 Appendix 2 Appendix 3 Appendix 4

30 Vad skall ett avtal innehålla

31 Kommersiellt minimikrav på innehållet i ett skriftligt avtal. Vilka parter som ingår avtal och dess formalia. Syfte med avtal och dess omfattning inklusive kraven som stipulerar när avtalet är fullgjort. Giltighetstid och avslutande. Signaturer.

32 Exempel på kontrakts innehåll. Leveransomfattning. Systemspecifikation. Komponentspecifikation Eget åtagande. Kapacitet. Miljökrav Tidplaner Övertagandevillkor och prover. 32

33 Exempel på kontrakts innehåll. Utbildning. Leveransdokumentation. Antaganden, begränsningar och exkluderingar. Utrustningsgaranti. Prestanda garanti. Skador. Betalnings utlösande händelser

34 Exempel på kontrakts innehåll. Ansökningar till myndigheter. Leveransbestämmelser Ändringar, ändringsprocedurer. Dokumentation Konsekvenser vid försenad leverans. Force Majeure. Skatter, tullar och avgifter. Leveransvillkor.

35 Exempel på kontrakts innehåll. Hävning. Övertagande. Tvister. Priser. Betalningsvillkor. Säkerheter, bankgarantier Valutarisk. Försäkringar

36 Exempel på mer generella skrivelser Force Majeure. Avtals giltighet och uppsägning. Tvister. Betalning. Prisjustering 36

37 Force Majeure Fullgörandet av något av parternas åtaganden enligt beställning eller dessa villkor kan förhindras av omständigheter som parterna ej kan råda över såsom betydande arbetskonflikt, krig, mobilisering eller militärinkallelser av större omfattning, rekvisition, valutarestriktioner, uppror och upplopp, inskränkningar ifråga om drivkraft, allmän knapphet på transporter, varor och energi samt fel eller försening i leveranser från underleverantör på grund av omständigheter som har angivits. Detta utgör befrielsegrund, som medför rätt till tidsförskjutning av godkännande eller leverans och befrielse från vite samt andra påföljder. Det åligger part, som åberopar denna punkt, att omedelbart skriftligen underrätta den andra parten om uppkomst eller upphörande av sådan händelse. 37

38 Avtals giltighet och uppsägning. Detta avtal gäller f.o.m t.o.m Sägs inte avtalet upp senast sex (6) månader före avtalstidens slut löper avtalet tillsvidare med sex (6) månaders uppsägningstid.

39 Avtals giltighet och uppsägning. 1. Vardera parten har rätt att säga upp ingånget avtal till omedelbar upphörande om motparten blivit försatt i konkurs, trätt i likvidation, inlett ackordsförhandlingar eller inställt sina betalningar eller eljest kommit på obestånd. 2. Vardera parter äger rätt att helt eller delvis häva ingånget avtal om den andra parten bryter någon icke oväsentlig bestämmelse i avtalet och underlåter att vidta rättelse inom 30 dagar från erhållande av skriftlig anmodan (innefattande redogörelse för avtalsbrottet).

40 Betalning 1. Betalning skall ske 30 dagar netto från faktura datum. 2. Efter förfallodag debiteras dröjsmålsränta med diskonto + 8%. 3. Fakturering sker två (2) gånger per månad. 40

41 Prisjustering XXX äger rätt att utan prisförhandling årligen justera priserna med högst 10%. Vid prishöjning överstigande 10% äger kunden rätt att säga upp avtalet med en månads varsel. Uppsägningen får dock ej ske senare än en dag innan prishöjningen träder ikraft. En kanske inte så vanlig variant. 41

42 Betalningsvillkor

43 Värdet av ett betalningsvillkor

44 Avtalstvister

45 Tvister 1. Tvister i anledning av detta avtal, vilka ej kan göras upp i godo, skall slutligt avgöras enligt reglerna för Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstitut. 2. Skiljedomsförfarandet skall, om ej annat överenskommits, äga rum i Stockholm med tre skiljemän och med tillämpning av svensk lag och på svenska. 45

46 Konsekvenser av avtalsvillkor Betalningar Leveranser Övergång av immateriella rättigheter Säkerheter, bankgarantier, remburser Försäkringar Andra affärsrisker, ex. konsekvensskador

47 vanligaste leverantörstvisterna Definition av fel samt reklamation Skadestånd till följd av fel eller produktansvar Avtals ogiltighet Äganderätts- och riskövergång Prisets bestämmande Fordran och betalning Hävningsrätt

48 Avtalstolkning Läsning av skriftliga avtal, vilket har mycket stor betydelse Tolkning till nackdel för författaren av oklara bestämmelser Tolkning som innebär minsta möjliga belastning Ändamålstolkning, dvs. vad kan bestämmelsen tänkas ha för ändamål blir viktigare än den exakta ordalydelsen Individuella villkor går före standardvillkor Preciserade villkor går före generella villkor Rimlighetstolkning, dvs. domstolen försöker komma till ett rimligt resultat