Syfte och kravbild. Målet är att studenten skall förstå och kunna beskriva inköpsprocessen.

Transkript

1

2 Syfte och kravbild Syftet med dagens övning är att studenten skall få en första insikt och förståelse för hur inköp är organiserat och fungerar generellt. Målet är att studenten skall förstå och kunna beskriva inköpsprocessen. 2

3 Studenter Namn Eventuell erfarenhet av Inköp Andra erfarenheter (Arbetsrelaterade) Förväntningar efter avslutade studier Förväntningar på detta kursavsnitt fredag den 23 mars 2012

4 Taktiskt / operativt inköp Källa: Purchasing management av A.J. Van Weele Purchasing function Tactical purchasing Operative purchasing / order Internal customer Avgöra Produkt spec Lev. val Skriva kontrakt Order läggning Order styrning Efter Leverans hantering Leverantör Sourcing Supply Buying Procurement fredag den 23 mars

5 Arbetsuppgifter operativ inköpare Prognostisering till leverantör Orderläggning Bevaka att ordererkännande erhållits Orderändringar Leveransbevakning Följa upp kvalitetsavvikelser Följa upp faktura avvikelser Mäta och följa upp leverantören Meddela leverans avvikelser internt Förbereda leverantörsmöte Koordinera med taktiskt inköpare fredag den 23 mars

6 Taktiskt inköpares vardag Upphandling Offertförfrågan /-utvärdering Kontraktsförhandling / -skrivning Leverantörsutvärdering Marknadsbevakning (förmedla internt). Leverantörsutvärdering Varugruppsstrategier Supplier Relationship Management (SRM) Leverantörsutveckling (verksamhetsutveckling) 6

7 Orsaker till upphandlingsprocess Lägre pris eller totalkostnad Högre teknisk nivå eller prestanda Bättre kvalitet eller mindre felfrekvenser Kortare ledtider eller högre leveransprecision Ny marknad eller produkt Konkurrensutsätta nuvarande leverantörer

8 Upphandlingsprocess 1. Projektmobilisering 2. Definiera värde och omfattning 3. Bestäm Inköpsstrategi 4. Välj leverantörer för offert förfrågan 5. Besluta specifikation och urvalskriterier 6. Val av leverantör och avtal 7. Operationell implementering 8. Kontinuerlig uppföljning Etablera projektteam Övergripande planering Planera kickoff möte Samla intern och extern data på nuvarande volymer, specifikationer, leverantörer, kontrakt etc Detaljplanera projektet Justera mål och omfattning Analysera marknadskonkurrens och påverkan på bolagets affärer Beslut om att fortsätta i upphandling eller att utveckla nuvarnade relation Beslut om gruppering map geografi och varugrupper Ta fram kandidatlista Samla in interna krav Skicka ut leverantörsmarknadsundersökning Välj leverantörer för offertförfråga n Samla in, sammanställ, förenkla och standardisera specifikatione r Samla in krav och besluta om standardiserad e urvalskriterier och viktning Ta fram, skicka ut och utvärdera offertförfrågan Besluta om manuell eller elektronisk förhandling Utveckla förhandlingsstrategi och förhandla Genomför lverantörsbedöm ning enl. ISO Välj leverantör och teckna avtal Ta fram organisation och plan för implementerin g Besluta om organisation, källor, periodicitet och metod för kontinuerlig uppföljning av leverantörerna och leverantörsmarknaderna Säkra implementerin g av avtal Kontinuerlig mätning på avtalstrohet och besparingar Kontinuerlig uppföljning av leverantörsmar knaden Åtgärder för bättre avtalstrohet och konkurrenskra ftiga villkor Leverantörsut veckling fredag den 23 mars 2012

9 Beställarkompetens Organisationens förmåga att definiera behov Organisationens förmåga att sätta samman team för att beskriva på ett begripligt sätt behovet Organisationens förmåga att förmedla behovet till leverantörsmarknaden Organisationens förmåga att hitta rätt leverantör och avtala om leverans på optimala villkor

10 Roller i projektgrupp för Upphandling 1. Project mobilise 2. Define Value & Scope 3. Decide on Sourcing strategy 4. Choose Supplier For Rfx Decide on Choose Implement Specs. & Supplier & sign agreement Select. criteria agreement 8. Secure Customer value Projektledare (oftast taktisk inköpare) Säkra ett effektivt team Förbereda och leda workshops för att ta fram leverantörer, inköpsstrategi, specifikationer, offertförfrågningar och urvalskriterier och för att utvärdera och välja leverantör. Leder förhandlingsteamet och ansvarar för överlämning till implementeringsansvariga. Projektmedlemmar Samla in och sammanställa specifikationer, volymdata, nuvarande priser och leverantörer Etablera baseline Genomföra leverantörssökning Sammanställa och administrera offertförfrågningar och offerter Taktiska och operativa inköpare Samla in specifikationer, volymdata, nuvarande priser och leverantörer Ansvara för kommersiell implementering på den egna affärsenheten Sakägare Deltaga i beslut om leverantörer för long & short list Deltaga i beslut om standardiserade specifikationer Deltaga i beslut om urvalskriterier och leverantörsval Deltaga in förhandlingsteam Tekniska specialister Etablera/sammanställa nuvarande specifikationer Upprätta funktionsbeskrivningar/specifikationer Föreslå standardiserade specifikationer Validera leverantörer och produkter för den egna affärsenheten Steg 1 projektmobilisering i upphandlingsprocss består av att sätta en upphandlingsteam. 10

11 Marknad Typer av marknad Geografiska marknader B2B vs Konsumentmarknad Macroekonomi

12 Olika marknadsstrukturer Monopol Oligopol Viss konkurrens Perfekt konkurrens 12

13 Läsa mer? trycksaker/infomaterial/ lilla konkurrensboken.pdf Lilla konkurrensboken

14 Marknad Lokal marknad Regional marknad Global marknad

15 Kenneth Lyson decide where to buy. General consideration Strategic/tactical consideration. Products factors. Supplier factors. Personal factors. fredag den 23 mars

16 Att välja leverantörsmarknad Geografi Macroekonomi Logistik Teknologi Kostnadsnivå Kommunikation Kulturer

17 Marknadsundersökning Teknisk utveckling Ständiga förändringar Valuta förändringar Skatter och tullar

18 Marknadsundersökning Macro-economic research Meso-economic research Micro-economic research Europe US BASF e.g. Chemical industry Shell Bayer r GM Ford Chrysle industry Chemical industry Steel Automotive US adapted from Faes and de Weerd, 1983 Japan

19 Arbetsgång Befintliga leverantörer Latenta leverantörer Presumtiva lev Leverantörs marknad

20 Till vem/vilka skall jag skicka en offertförfrågan? Initial assessment Offert förfrågan. Möjliga leverantörer Första urval Val av leverantör(er) Kontrakt eller Order. fredag den 23 mars 2012

21 Leverantörs faktorer Historik Företagsprofil Företagsledning Affärsstrategi Ekonomisk ställning Projekt/Program Leveransprecision Personal - Tillgång Personal - Kompetens Kompetens i organisationen Lev bas Lokalisering Kapacitet Utveckling affärer Teknisk utveckling Produktivitet Miljö Kvalitetssystem IT mognad fredag den 23 mars

22 Olika typer av produkter Måste hanteras olika Har olika datastöd Har olika sakägare Har olika beslutsprocesser Har olika leverantörsmarknadstyper Har olika betydelse Har påverkan på olika ställen på DuPont fredag den 23 mars 2012

23 Request For Information (RFI)

24 (RFI) Förfrågan Innehåll Non Disclosure Agreement (NDA) Syfte med förfrågan Omfattning Information om företaget Information om produkter Hur svaret skall se ut Kontaktpersoner Tidsplan Villkor vid en eventuell RFQ

25 Code of conduct De vanligaste kraven i en uppförandekod, 'code of conduct' för leverantörer brukar vara: All anställning hos leverantören skall vara frivillig Alla anställda hos leverantören skall ha en angiven minimiålder Alla anställda hos leverantören skall arbeta mindre än ett visst antal timmar per vecka. Leverantören måste följa arbets- och anställningslagar Leverantören måste följa lagar för ersättning och kollektivavtal Alla anställda måste behandlas humant Leverantören får inte diskriminera vid anställningsbeslut Leverantörens anläggningar måste uppfylla lagstadgade och avtalade säkerhetsregler Leverantören måste ha en beredskapsplan Leverantören måste informera de anställda om dessa förhållningsregler Efterlevnaden av dessa förhållningsregler är föremål för auditering.

26 CSR OMFATTAR vår egen verksamhet vår relation till våra anställda vår relation till samhället vår relation med våra partners vår relation med våra kunder vår relation med våra leverantörer 26

27 CSR länktips CSR - EU, European Multi Stakeholder Forum on CSR Svenska Jobs and Society, Nyföretagarcentrum, CSR-blogg, en till CSR-blogg, Amnesty Business Group, Mallen Baker, Global Compact, ILO, OECDs riktlinjer, David Grayson, Charity Rating, We are what we do, Globe Forum, Swedwatch, Fair Trade Center, Sverige 2000-institutet, Bidra.nu, Camino Magasine, CSR Wire, fredag den 23 mars

28 Grupparbete Tag fram en RFI för ett större urval av tänkbara leverantörer Mailas till tillsammans med den RFQ som kommer senare senast torsdag 29 mars 2012.

29 Som man frågar får man svar. Grunden läggs vid identifiering av hela organisationens behov Offertförfrågan skall spegla det behov som är identifierat Tydlighet rörande konsekvenser vid avvikande från specifikationer/kravbild fredag den 23 mars 2012

30 Som man frågar får man svar 2. Tydlighet och lika offerter underlättar jämförbarhet Web offert (felmeddelande vid inmatning av fel värde) Sena ändringar är ofta dyra ändringar fredag den 23 mars 2012

31 (RFQ) Förfrågan Innehåll Produktbeskrivning med specifikation Kvantitet / Volymer Ritningar eller beskrivningar Kvalitets nivåer Leverans instruktioner Kontraktsinformation Villkor och konditioner Andra krav eller villkor Kontraktsförslag

32 Beskrivning av vad som skall köpas in Funktionell specifikation (inkl kvalitet) Teknisk specifikation (inkl kvalitet) Logistisk specifikation Ekonomisk specifikation Politisk specifikation (informell spec) fredag den 23 mars 2012

33 Leverantörsbedömning

34 Leverantörsbedömning Fyra kategorier: 1. Produktbedömning 2. Processbedömning eller kapacitetsbedömning 3. Systembedömning eller kvalitetsbedömning 4. Företagsbedömning (finansiell- och konkurrensstyrka)

35 Följande metoder är vanliga: Leverantörsbedömning genom egenbedömning (eng. Self-assessment) Kreditupplysningsföretag Certifierande organisation Leverantörsbalanserade styrkort, resultatkort (eng. Supplier balanced scorecard) Auditering Statistik från inköpssystemet

36 Inköp av produkt eller tjänst Sju typfall av inköp 1. Utrustning 2. Komponenter 3. Råvaror och material 4. Förnödenheter 5. Tjänster 6. Utveckling 7. Trading/Vidareförsäljning Förfrågan 1. Komplex, alt önskas 2. Enkel (Tydlig) 3. Enkel (Tydlig) 4. Enkel (Adm-uppl) 5. Från Enkel till Komplex 6. Komplex 7. Från Enkel till Komplex fredag den 23 mars

37 Vem tar inköpsbeslutet? Enligt Philipe Kotler. 1. Initiator, individ som ger förslag/identifierar behov av produkt / tjänst. 2. Influencer, individ vars position/kompetens ger inflytande över inköpsbeslut. 3. Decider, individ som har det avgörande inköpsbeslutet. 4. Buyer, individ som lägger inköpsordern. 5. User, individen som konsumerar eller använder produkt eller service. fredag den 23 mars 2012

38 Vem tar inköpsbeslutet? Produkt komplexitet Kommersiell komplexitet Låg Hög Låg Inköps avdelning dominant Ekonomi/ledning dominant Hög Teknisk avdelning dominant Kors funktionellt beslutsfattande Fisher 1976 fredag den 23 mars 2012

39 Kraljic s purchasing matrix as a basis for choice of strategy Financial impact High Low Leverage items (Competitive procurement) Standard items (System agreement + e-business solution) Strategic items (Partnership) Bottleneck items (Reliable supply + search alternative) Low Supply risk High Source: van Weele, Purchasing and Supply Chain Management,

40 Total Cost of Ownership- TCO Summan av alla kostnader i samband med ett inköp Fokuserar på de stora kostnadselementen Svårighet att fånga tillräcklig detaljeringsgrad för att få grepp om hela kostnadsmassan BÖR omfatta hela (den aktuella) livslängden 40

41 Arbetsgång, forts Preliminärt val Fall back val Kolla referenser Kolla verifikat (F-skatt, kronofogden, Sv Handel/Sv Näringsliv svarta listor, facket, etc.) Inhämta (vid behov) godkännande internt

42 Attraktivitet i kundkontot Matris för leverantörers kundval Hög Utveckla / föd upp Centrera / Skydda Låg Plåga Utnyttja Lågt Högt Relativt värde av kundkontot Källa: Steel, Court; Profitable Purchasing Strategies; 1996

43 Request For Quotation (RFQ)

44 Grupparbete Tag fram en RFQ för 5 utvalda leverantörer Mailas till anders.eriksson@effso.se senast torsdag 29 mars 2012.