Upphandling av ramavtal för läs- och undersökningslampor till SLL samt ett avropsavtal för NKS

Transkript

1 Landstingsstyrelsens förvaltning Upphandling och juridik Upphandlingsavdelningen ANBUDSINBJUDAN (7) Upphandling av ramavtal för läs- och undersökningslampor till SLL samt ett avropsavtal för NKS Inbjudan att inkomma med anbud Stockholm Stockholms läns landsting Box Stockholm Besök oss: Norra Stationsgatan 69 Telefon: Fax: E-post: registrator.nks@sll.se Säte: Stockholm Org.nr:

2 2 (7) Innehåll 1 Allmän orientering Upphandlande myndighet Upphandlingen Målsättning för NKS 3 2 Upphandlingsförfarande Förfrågningsunderlag Förteckning över förfrågningsunderlaget Tillhandahållande av förfrågningsunderlaget Förtydliganden och kompletteringar Anbudsgivning Anbudets form och innehåll Begränsad kontroll Helt eller delat anbud Anbudstidens utgång Anbudets giltighetstid Anbudets lämnande Anbudsöppning Sekretess Kvalificering av Leverantörer Utvärdering av anbud Meddelande om beslut Tecknande av kontrakt... 7

3 3 (7) 1 Allmän orientering 1.1 Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet är Stockholms läns landsting, org. nr: Upphandlingen Stockholms läns landsting (nedan kallad SLL) inbjuder till anbudsgivning gällande ett ramavtal för läs- och undersökningslampor enligt nedanstående instruktioner och bifogade handlingar. Avropande enheter är enheter inom Stockholms läns landsting (SLL) med dess förvaltningar, bolag och stiftelser, samt Tiohundra AB och Gotlands kommun. Inom ramen för detta ramavtal omfattar upphandlingen även ett avrop av läs- och undersökningslampor för leverans till Nya Karolinska Solna (nedan kallad NKS). För mer information se samt Målsättning för NKS SLL vill i detta sammanhang framhålla att SLL har en hög ambitionsnivå avseende de målsättningar för NKS som ska uppnås med Upphandlingen. De övergripande målsättningarna är följande: Leveransen ska säkerställa att patientens säkerhet tillvaratas i det nya sjukhuset. Leveransen ska bidra till att de anställda kan utföra sitt arbete så effektivt som möjligt. Leveransen ska vara modern och framtidsorienterad och kunna tillgodose verksamhetens behov såväl när NKS tas i bruk, som att kunna anpassas och stödja ändrade arbetssätt och framtida behov. Leveransen ska vara robust, tillgänglig och tillförlitlig. Att genomförande och driftsättning av Leveransen ska utföras enligt av SLL uppställd tidplan eller av SLL uppställda tidsramar. Detta innebär att kontraktet ska säkerställa att samordning kan ske med byggprojektet under Projektavtalet, så att Leveransen finns på plats när NKS tas i drift. Att Leveransen genomförs med mycket god kvalitet i alla delar (rapportering, möten, dialog, testning, kvalitetssäkring, kontroll, uppföljning, dokumentation och leveranser m.m.) Att Leveransen genomförs på sådant sätt att kostnaderna för SLL är de lägsta möjliga och med god styrning av projektet. 2 Upphandlingsförfarande Öppet förfarande i enlighet med bestämmelserna i Lagen om offentlig upphandling (SFS 2007:1091).

4 4 (7) 3 Förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget är SLL:s underlag för anbudsinbjudan. Det avser att ge en saklig och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen och uppdraget. 3.1 Förteckning över förfrågningsunderlaget Förfrågningsunderlaget består av detta dokument och följande bilagor: Bilaga 1 Avtalsförlaga Ramavtal Bilaga 2 Avtalsförlaga Avropsavtal NKS Bilaga 3 Skallkrav Bilaga 4 Utvärderingsmodell Bilaga 5 Verksamhetsbeskrivning Bilaga 6 Uppförandekod 3.2 Tillhandahållande av förfrågningsunderlaget Förfrågningsunderlaget finns tillgängligt på e-avrop. Det åligger anbudsgivare att före anbudets lämnande själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag erhållits. 3.3 Förtydliganden och kompletteringar Om förfrågningsunderlaget uppfattas innehålla oklarheter av betydelse för att lämna ett fullständigt anbud ser vi det som angeläget att SLL omgående kontaktas. All frågor rörande denna upphandling ska ställas elektroniskt via e-avrop. Frågor rörande denna upphandling måste ställas senast Frågor som inkommer efter detta datum kommer inte att besvaras. Alla besvarade frågor skickas med e-post till frågeställaren samt till alla som har hämtat ut underlaget från e-avrop. Dessutom kommer alla frågor och svar att publiceras i upphandlingens annons. Anbudsgivare ansvarar för att denne tar del av all information som publicerats under anbudstiden. Av SLL under anbudstiden publicerad information utgör en del av förfrågningsunderlaget och gäller därmed som underlag för anbudsinlämning. Information som lämnats på annat sätt är inte giltigt och utgör därmed inte en del av förfrågningsunderlaget. 4 Anbudsgivning 4.1 Anbudets form och innehåll Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal krav. Samtliga krav måste vara uppfyllda för att ett anbud ska kunna ingå i den slutliga utvärderingen. Svar på samtliga krav ska lämnas in elektroniskt via e-avrop i Svarsbilaga skallkrav.

5 5 (7) De svar som anbudsgivaren lämnar i sitt anbud på de i förfrågningsunderlaget ställda kraven är underlag för den prövning och utvärdering av inkomna anbud som SLL genomför. Det är viktigt att anbudet innehåller alla efterfrågade uppgifter, särskilt med tanke på de mycket begränsade möjligheter som finns att efter anbudens utgång inhämta eller lämna kompletterande uppgifter. Anbudsgivaren uppmanas att begränsa anbudet till att omfatta de efterfrågade uppgifterna. Ytterligare uppgifter kommer inte att beaktas vid genomgången av anbuden. 4.2 Begränsad kontroll SLL kommer kontrollera anbuden i enlighet med bestämmelsen om begränsad kontroll i Lagen om offentlig upphandling (SFS 2007:1091) 11 kap 17. Detta innebär för anbudsgivarna att handlingar rörande Leverantörens lämplighet endast skickas in på begäran av SLL. 4.3 Helt eller delat anbud Anbud lämnas på hela det efterfrågade sortimentet. Kombinatoriska eller villkorade anbud kommer inte att accepteras. 4.4 Anbudstidens utgång Anbud ska vara SLL tillhanda senast Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara giltigt till och med SLL kan vid behov komma att förlänga anbudstiden. 4.6 Anbudets lämnande Anbudet ska lämnas elektroniskt via e-avrop av behörig företrädare för bolaget. Anbudsgivare som saknar konto på e-avrop måste registrera sig. 4.7 Anbudsöppning Öppning av anbud kommer att ske snarast efter sista dag för anbudstidens utgång. 5 Sekretess Offentliga myndigheters verksamhet omfattas av offentlighetsprincipen. För att en uppgift i en allmän handling ska kunna hemlighållas måste det finnas stöd i Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400). Om en anbudsgivare anser att vissa uppgifter i anbudet bör hemlighållas efter att upphandlingen avslutats ska detta framgå på av separat bilaga som bifogas anbudet. Det ska dels preciseras vilka uppgifter som avses, dels anges på vilket sätt anbudsgivaren kan komma att lida skada om uppgifterna röjs.

6 6 (7) Det faktum att en anbudsgivare har begärt sekretess är dock ingen garanti för att uppgiften i fråga kommer anses omfattas av sekretess. 6 Kvalificering av Leverantörer Samtliga krav framgår av Bilaga 3 Skallkrav. Leverantören ska lämnas in sina svar på samtliga krav elektroniskt via e-avrop i Svarsbilaga skallkrav. 7 Utvärdering av anbud Anbudsgivare som lämnat det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga för hela uppdraget är den leverantörer som Beställaren kommer att anta. Anbuden kommer att utvärderas i enlighet med den utvärderingsmodell som beskrivs nedan. Följande tilldelningskriterier kommer att utvärderas: Total kostnad Kvalitet Tilldelningskriteriet Total kostnad avser de sammanlagda priser som är föremål för utvärdering. Tilldelningskriteriet Kvalitet har flera underkriterier, vilka framgår av bifogad Bilaga 4 Utvärderingsmodell. Leverantören ska elektroniskt lämna priser via e-avrop i Svarsbilaga utvärdering. Bedömningen av lamporna kommer att göras av personer från olika verksamheter inom Karolinska Universitetssjukhuset. Gruppmedlemmarna sätter individuella betyg för varje kriterium. Ett medelvärde för varje kriterium beräknas med en (1) decimal och avrundas därefter till närmaste heltal. Om den första decimalen innan avrundning följs av siffran 5, 6, 7, 8 eller 9 sker avrundning uppåt. Om den första decimalen innan avrundning följs av siffran 0, 1, 2, 3 eller 4 sker avrundning nedåt. Samtliga kriterier måste ha medelvärde godkänt eller bättre, för att gå vidare i utvärderingen. Betyget resulterar i ett jämförelsetal. Leverantören kan simulera utfall av olika scenarier. Bedömningarna tillsammans med totalkostnad kommer att generera ett jämförelsetal. Det anbud som efter utvärdering erhåller lägst jämförelsetal utgör det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Om jämförelsetalet är detsamma för flera Anbudsgivare kommer den Anbudsgivare som har lägst Total kostnad att tilldelas kontraktet, där efter kommer lottning avgöra om flera anbud har samma jämförelsetal. 8 Meddelande om beslut När beslut tagits angående val av Leverantör kommer information om beslutet och skälen till detta att göras tillgängligt för samtliga anbudsgivare.

7 7 (7) 9 Tecknande av kontrakt Efter tilldelningsbeslut och aktuell avtalsspärr kommer ett skriftligt avtal att tecknas med antagen Leverantör, under förutsättning att upphandlingen inte blir föremål för överprövning. Avtalet baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag och antaget anbud.