Taktiskt inköp 4 poäng

Transkript

1

2 Svante Axelsson Taktiskt inköp 4 poäng Mobil: svante.axelsson@effso.com fredag den 25 februari

3 Kraljic s purchasing matrix as a basis for choice of strategy Financial impact High Low Leverage items (Competitive procurement) Standard items (System agreement + e-business solution) Strategic items (Partnership) Bottleneck items (Reliable supply + search alternative) Low Supply risk High Source: van Weele, Purchasing and Supply Chain Management,

4 Inköps övergripande roller A van Weele Cost (Kostnadsminskning) Value (Kundvärdeskapande) Risk (Riskhantering) Björn Axelsson Rationaliseringsroll (Kostnadsminskning) Utvecklingsroll (Kundvärdeskapande) Strukturroll (Påverka leverantörsmarknaden)

5 CEO/CFO Map DuPont model Interest- Income Cost of purchased goods + Cost for salary Revenue - Total Cost of sold products + Net income before depreciation - Depreciation Net profit after depreciation Revenue Profit margin + Other costs x ROI Store + GIP Receivables Cash + Current assets + + Fixed assets Revenue Capital employed Capital Turn over

6 Generic Purchasing process Needs analysis process Market analysis process Agreement process Supply process Payment & Follow-up process

7 Needs analysis process Define need Alternative solutions Functional Quality aspects Specification Analysing- Tools Define need: Product or service technical demand Alternative solutions Volumes actual total and in time Supply, lead-times and flexible demand Price, payment- delivery-terms CSR demand Trade offs balance different internal and external demands Others: Spare parts, service Tooling - conditions Call off quantities Currency, price variation terms

8 Supplier Market analysis Supplier Market as is Information means Develop Supplier market Supplier evaluation Navigate in the global market: - Google - Open door for information - Fairs, exhibitions, invitation on home page - Advertising - Catalogues - Supplier catalogues - Colleges in purchasing

9 Agreement process RFI & Pre- Q Agreement Process covers: - Request for information Develop Supplier market Negotiation - Prequalification of suppliers (optional) - Dialogue with suppliers and Negotiations - Set up and Decision re Supplier(s) - Conditions - Supply plan RFQ Offer Evaluation - Quality assurance process - Documentation requirement Supplier evaluation Supplier choice Agreement

10 Supply process Develop Supplier Replanning market Changes Supplier Supply evaluation & Reciving Call of & Order- Acknowledgement Qualitycheck Supply Process covers: - Call offs /Order - Order acknowledgement - Supply plan and re-planning - Logistics, incl. Transport, storage and documentation - Receiving and inspection (Quality, number, timeliness) - Check vs. conditions

11 Payment & follow up process Mätning & Uppföljning av Inköpsprocessen Payment Develop Supplier Process market efficiency Supplier Supplier evaluation performance Development plans Payment & follow up Process covers: - Payment against conditions - Statistics on process efficiency - Statistics on supplier performance - Feed back to supplier - Information internally - Improvement plans

12 Generic Purchasing process Needs analysis process Market analysis process Agreement process Supply process Payment & Follow-up process

13 Generic Purchasing process vs Strategic, Tactic and Operative procurement Needs analysis process Market analysis process Agreement process Supply process Payment & Follow-up process Strategic Tactic Operative

14 Taktiskt / operativt inköp Källa: Purchasing management av A.J. Van Weele Purchasing function Tactical purchasing Operative purchasing / order Internal customer Avgöra Produkt spec Lev. val Skriva kontrakt Order läggning Order styrning Efter Leverans hantering Leverantör Sourcing Supply Buying Procurement fredag den 25 februari

15 Upphandlingsprocess Vilka steg som upphandlingen skall passera. Oftast finns inom en organisation en generisk upphandlingsprocess som sedan anpassas för den enskilda upphandlingen. Mindre omfattningar och enklare produkter genomförs med fördel med en förenklad process.

16 Upphandlingsprocess Ett enkelt exempel följer nedan:

17 Upphandlingsprocessen I det traditionella inköpet är upphandlingsprocessen ofta av just denna sekventiella karaktär. I det moderna inköpet, som är mer tvärfunktionellt, består processen ofta av parallella aktiviteter. Exempelvis innebär köp av en OEM/ODM-produkt att konstruktionsarbete löper parallellt med avtalstecknanden i flera steg.

18 Upphandlingsprocessen Vid planeringen är det viktigt att ta hänsyn till anbudsgivarnas egen process och tidsbehov. Inköparen bör därför tänka igenom vilka steg som finns på anbudsgivarsidan, exempelvis:

19 Strategiskt inköp är den högsta ansvarsnivå och i princip alltid en centraliserad funktion ibland en global funktion. Det strategiska inköpet kan vara representerat i företagsledningen. Följande ansvar brukar ligga inom strategiskt inköp: Utformning av olika typer av (interna och externa) policys Utformning av anskaffningsprocesser Delegering av arbetsuppgifter och utformning av arbetsbeskrivningar Utveckling av system och planer för leverantörsutveckling Beslut om större upphandlingar, outsourcingaktiviteter, investeringar Upphandling/tecknande av långtidsavtal, partnerskapsavtal etc Sortiments- och leverantörsstrategier

20 Taktiskt v/s strategiskt inköp Tydliga begrepp inte etablerade och de används om vart annat. En tankemodell är att se på tidsfaktorn: Operativt Taktiskt 0-0,5 år 0,5-2 år Strategiskt 2 år > fredag den 25 februari

21 Taktiskt inköp effektuerar den strategiskt utstakade vägen genom att välja produkter och leverantörer och lägga upp logistiska flöden. Taktiskt inköp kan vara såväl centraliserat som decentraliserat, men oftast centraliserat. Följande ansvar brukar ligga inom taktiskt inköp: Omförhandling/tecknande av ramavtal på årsbasis Program för konstruktionsförbättringar eller standardisering Leverantörsutvärdering med syfte att förbättra leveranskvaliteten Program för minskning av leverantörsbasen Program för leverantörsutveckling

22 Operativt inköp har den dagliga kontakten med leverantörerna. Operativt inköp är ofta en decentraliserad funktion. Följande aktiviteter är vanliga inom operativt inköp: Orderläggning Leveransbevakning Problemhantering avseende fakturor, fel och brister Bevakning av leverans- och leverantörsutfall

23 Taktiskt Inköp Disciplinen taktiskt inköp omfattar arbetet med att effektuera organisationens inköpsstrategier och optimera anskaffningslösningar. Ofta handlar det om att effektivisera logistiken kring den externa anskaffningen, men det kan också innebära att utveckla leverantörer, organisation eller programverktyg.

24 Taktiskt Inköp, forts Det taktiska inköpet var länge en del av det strategiska inköpet, eftersom mycket styrs i de avtal som tecknas med leverantörerna men numera har taktiskt inköp alltmer utvecklats till en egen disciplin. Det strategiska inköpet måste förstås fortfarande vara samordnat med det taktiska. Taktiskt inköp är i större utsträckning decentraliserat än vad strategiskt inköp är och arbetar på kortare sikt.

25 Taktiskt inköpares vardag Marknadsbevakning. (förmedla internt) Utmana specifikationer Offertförfrågan /-utvärdering. Leverantörsbedömning Kontraktsförhandling / -skrivning Leverantörsutvärdering. Leverantörsutveckling. (verksamhetsutveckling) fredag den 25 februari 2011

26 Inköps roll vs Kravspecifikationen Ifrågasätta Utmana Föreslå alternativ 1. Kvalitetsnivå 2. Omfattning 3. Låsning till leverantör 4. Standard vs Specifik 5. Sortimentsbegränsning (nyttja de som finns)

27 Styrning av Taktiskt Inköp - Inköpspolicy Inköpspolicyn är ledningens viktigaste verktyg för styrning av inköpsverksamheten. I en decentraliserad inköpsorganisation får denna policy stor betydelse, eftersom det handlar om att få en mängd olika enheter att gå i samma riktning. Inköpspolicyn kan dels kommunicera interna mål och regler, dels vilka krav som ställs på leverantörer. En inköpspolicy brukar innehålla några av följande element: Leveranspolicy (beställningsprocess, leveransplanering) Kvalitetspolicy (kvalitetsförbättringar) Materialkostnadspolicy (styrning av materialkostnader och priser, kostnadsreduktioner) Leverantörspolicy (sourcingaktiviteter, leverantörsförbättringar) Kommunikationspolicy (interna och externa kontakter) Uppförandekod, s.k. social policy (sociala och etiska krav)

28 Inköpspolicy - Intern En inköpspolicy delas upp i intern och extern del. I en del fall finns det kopplingar till av organisationen tillämpade nyckeltal. Den interna delen brukar innehålla målsättningar för organisationen, exempelvis: Affärsmässighet Kostnadsreduktion Ledtidsförbättringar, rättidighet Konkurrensutsättning Etiska förhållningsregler

29 Inköpspolicy - Extern Den externa delen av en inköpspolicy innehåller främst leverantörspolicy samt uppförandekod (s.k. 'code of conduct'). Det kan också finnas inslag av kvalitetspolicy. Den externa delen av en inköpspolicy beskrivs på en del företag i en leverantörshandbok eller leverantörsportal. Vanligen beskrivs mål och medel för förbättringsprogram avseende produkter, kvalitet och kostnader. Det är dock viktigt att understryka att inköpspolicyn endast skall vara ett övergripande dokument. Processer, detaljregler mm arbetas hellre in i en handbok, kvalitetsavtal eller motsvarande.

30 Uppförandekod Uppförandekoden används gentemot leverantörerna för att styra dessa mot sociala och etiska regler som anses särskilt viktiga. Ofta skrivs också in i avtal att de ska följa uppförandekoden, exempelvis genom ett så kallat leverantörskvalificeringsavtal. Man bör även ta in i vilken utsträckning detta gäller i 2, 3 el 4 nivåns underleverantörer

31 Code of conduct De vanligaste kraven i en uppförandekod, 'code of conduct' för leverantörer brukar vara: All anställning hos leverantören skall vara frivillig Alla anställda hos leverantören skall ha en angiven minimiålder Alla anställda hos leverantören skall arbeta mindre än ett visst antal timmar per vecka. Leverantören måste följa arbets- och anställningslagar Leverantören måste följa lagar för ersättning och kollektivavtal Alla anställda måste behandlas humant Leverantören får inte diskriminera vid anställningsbeslut Leverantörens anläggningar måste uppfylla lagstadgade och avtalade säkerhetsregler Leverantören måste ha en beredskapsplan Leverantören måste informera de anställda om dessa förhållningsregler Efterlevnaden av dessa förhållningsregler är föremål för auditering.

32 Marknaden Vad är marknaden? En marknad är summan av alla affärer som görs i ett definierat område/bransch. Vilka marknadssegment finns det? Det finns.. St (DBP)

33 Marknad Typer av marknad Geografiska marknader B2B vs Konsumentmarknad Macroekonomi

34 Markets Analyze Local vs Global Regulated vs Free Competitive Porters 5 Forces Shortage or surplus

35 Supplier markets Make use of vs Interfere Present, latent suppliers and potential suppliers Supplier development improvements in present fields Develop capable suppliers into new fields Create new suppliers

36 Göra Affärer Vad är det? Krävs köpare och säljare Två (eller fler) parter vars mål kan mötas så att de önskar göra en affär. De har (ofta inte alltid) motstridiga intressen på ett antal områden 1. Fördelning av resurser 2. Kvalitetsnivå 3. Prioriteringar

37 Göra Affärer En process Många aktörer (på båda sidor) Se möjligheter Vara medveten om risker Kunna hantera riskerna Kunna sluta avtal

38 Marknad Lokal marknad Regional marknad Global marknad

39 Marknad Komponent marknad Tjänste marknad Råmateriel marknad osv

40 Olika marknadsstrukturer Monopol Oligopol Viss konkurrens Perfekt konkurrens 40

41 Vad har vi lärt oss Vad är och hur definieras Inköp? Hur påverkar Inköp organisationens resultat? Offentlig upphandling Hur styrs Operativt Inköp och vilka operativa processer finns tillgängliga? Leverantörsmätning Marknaden Affärer - kontext

42 Kort om Effso Effso utvecklar Inköpsorganisationer genom att: Hjälpa till med rekrytering Hyra ut resurskonsulter vid arbetstoppar Träna befintlig personal genom workshops Tillhandahålla en verktygslåda Stå för drift av inköp av indirekt material Jobbar heltäckande men BARA inom INKÖP