Agenda. 1. Introduktion 2. Operativt inköp 3. Eget företag 4. RFI (Request For Information) 5. RFQ (Request For Quotation)

Transkript

1

2 Agenda 1. Introduktion 2. Operativt inköp 3. Eget företag 4. RFI (Request For Information) 5. RFQ (Request For Quotation)

3 Inköpens betydelse för verksamheten Administr. Tjänster Invest. Reservdel. Handelsvaror Produktion sdelar Detaljhandel Datorer Hemelektronik Bilindustri Läkemedel Tjänste sektor Typisk struktur Bearbetad från Kluge, 1996

4 Inköps roll i värdekedjan Stödaktiviteter Företagets infrastruktur Förvaltning av humankapital Teknikutveckling Inköp / anskaffning Inkommande logistik Verksamhet Drift Utgående logistik Marknads föring & försäljning Service Primära aktiviteter Avritad från Porter, 1985

5 Inköp Grunder Inköp är den del av verksamheten som hanterar relationerna med leverantörerna Leverantörerna är de som levererar varor och eller tjänster till organisationen Leverantörerna kan identifieras genom att de återfinns i Leverantörsreskontran Intern kund Specifikation Leverantörsval Kontraktsskrivning Orderläggning Supply Uppfölj- Leveransprocess ning och bevakning utvärdering Leverantör

6 FÖRKORTNINGAR CSR EOQ IPO MPS MRO

7 Agenda 1. Introduktion 2. Operativt inköp 3. Eget företag 4. RFI (Request For Information) 5. RFQ (Request For Quotation)

8 INKÖPSPROCESSEN Inköpsfunktion Taktisk / inledande Operativ / orderhantering Intern kund Speci- fikation Leveran- törsval Kontrakts- skrivning Order- läggning Uppfölj- Leveransning och bevakning utvärdering Leverantör Sourcing Leverans Inköp Anskaffning Källa: A.J. Van Weele

9 Operativt inköp Arbetsuppgifter och frågeställningar?

10 Agenda 1. Introduktion 2. Operativt inköp 3. Eget företag 4. RFI (Request For Information) 5. RFQ (Request For Quotation)

11 Grupparbete och inlämningsuppgift operativt inköp Del 1 Starta företaget (Fiktivt) Beskriv: 1. Företagets produkter minst tre olika 2. Företagets kunder 3. Marknader 4. Organisation 5. Marknadstrender Tänk på att företaget helst ska kunna köpa alla 7 typerna av produkter som finns Företaget presenteras c:a 5-10 min

12 Produkt eller tjänst Sju typfall av inköp 1. Utrustning 2. Komponenter 3. Råvaror och material 4. Förnödenheter 5. Tjänster 6. Utveckling 7. Trading/Vidareförsäljning Förfrågan 1. Komplex, alt önskas 2. Enkel (Tydlig) 3. Enkel (Tydlig) 4. Enkel (Adm-uppl) 5. Från Enkel till Komplex 6. Komplex 7. Från Enkel till Komplex

13 Agenda 1. Introduktion 2. Operativt inköp 3. Eget företag 4. RFI (Request For Information) 5. RFQ (Request For Quotation)

14 Tydlighet i krav och villkor Låg Hög Upphandlingsprocessen RFQ, RFO, RFT Request for Quotation Request for Offer Request for Tender RFP Request for Proposal RFI Request for Information Fåtal Flertal Antal leverantörer som får ta emot förfrågan

15 Till vem/vilka skall jag skicka en offertförfrågan? Initial assessment Offert förfrågan. Möjliga leverantörer Första urval Val av leverantör(er) Kontrakt eller Order.

16 Leverantörs faktorer Historik Företagsprofil Företagsledning Affärsstrategi Ekonomisk ställning Projekt/Program Leveransprecision Personal - Tillgång Personal - Kompetens Kompetens i organisationen Lev bas Lokalisering Kapacitet Utveckling affärer Teknisk utveckling Produktivitet Miljö Kvalitetssystem IT mognad

17 Request For Information (RFI)

18 (RFI) Förfrågan Innehåll Non Disclosure Agreement (NDA) Syfte med förfrågan Omfattning Information om företaget Information om produkter Hur svaret skall se ut Kontaktpersoner Tidsplan Villkor vid en eventuell RFQ

19 Agenda 1. Introduktion 2. Operativt inköp 3. Eget företag 4. RFI (Request For Information) 5. RFQ (Request For Quotation)

20 Som man frågar får man svar. Grunden läggs vid identifiering av hela organisationens behov Offertförfrågan skall spegla det behov som är identifierat Tydlighet rörande konsekvenser vid avvikande från specifikationer/kravbild tisdag den 7 januari 2014

21 Som man frågar får man svar 2. Tydlighet och lika offerter underlättar jämförbarhet Web offert (felmeddelande vid inmatning av fel värde) Sena ändringar är ofta dyra ändringar tisdag den 7 januari 2014

22 (RFQ) Förfrågan Innehåll Produktbeskrivning med specifikation Kvantitet / Volymer Ritningar eller beskrivningar Kvalitets nivåer Leverans instruktioner Kontraktsinformation Villkor och konditioner Andra krav eller villkor Kontraktsförslag

23 Beskrivning av vad som skall köpas in Funktionell specifikation (inkl kvalitet) Teknisk specifikation (inkl kvalitet) Logistisk specifikation Ekonomisk specifikation Politisk specifikation (informell spec) tisdag den 7 januari 2014

24 Leverantörsbedömning

25 Leverantörsbedömning Fyra kategorier: 1. Produktbedömning 2. Processbedömning eller kapacitetsbedömning 3. Systembedömning eller kvalitetsbedömning 4. Företagsbedömning (finansiell- och konkurrensstyrka)

26 Följande metoder är vanliga: Leverantörsbedömning genom egenbedömning (eng. Self-assessment) Kreditupplysningsföretag Certifierande organisation Leverantörsbalanserade styrkort, resultatkort (eng. Supplier balanced scorecard) Auditering Statistik från inköpssystemet

27 Vem tar inköpsbeslutet? Enligt Philipe Kotler. 1. Initiator, individ som ger förslag/identifierar behov av produkt / tjänst. 2. Influencer, individ vars position/kompetens ger inflytande över inköpsbeslut. 3. Decider, individ som har det avgörande inköpsbeslutet. 4. Buyer, individ som lägger inköpsordern. 5. User, individen som konsumerar eller använder produkt eller service. tisdag den 7 januari 2014

28 Vem tar inköpsbeslutet? Produkt komplexitet Kommersiell komplexitet Låg Hög Låg Inköps avdelning dominant Ekonomi/ledning dominant Hög Teknisk avdelning dominant Kors funktionellt beslutsfattande Fisher 1976 tisdag den 7 januari 2014

29 Kraljic s purchasing matrix as a basis for choice of strategy Financial impact High Low Leverage items (Competitive procurement) Standard items (System agreement + e-business solution) Strategic items (Partnership) Bottleneck items (Reliable supply + search alternative) Low Supply risk High Source: van Weele, Purchasing and Supply Chain Management,

30 Total Cost of Ownership- TCO Summan av alla kostnader i samband med ett inköp Fokuserar på de stora kostnadselementen Svårighet att fånga tillräcklig detaljeringsgrad för att få grepp om hela kostnadsmassan BÖR omfatta hela (den aktuella) livslängden 30

31 Arbetsgång, forts Preliminärt val Fall back val Kolla referenser Kolla verifikat (F-skatt, kronofogden, Sv Handel/Sv Näringsliv svarta listor, facket, etc.) Inhämta (vid behov) godkännande internt

32 Attraktivitet i kundkontot Matris för leverantörers kundval Hög Utveckla / föd upp Centrera / Skydda Låg Plåga Utnyttja Lågt Högt Relativt värde av kundkontot Källa: Steel, Court; Profitable Purchasing Strategies; 1996

33 Request For Quotation (RFQ)

34 INKÖPSPROCESSEN Analys Uppföljning Ständiga Förbättringar

35 Arbetsuppgifter för en operativ inköpare. Prognostisering till leverantör. Orderläggning. Bevaka att ordererkännande erhållits. Orderändringar. Leveransbevakning. Följa upp kvalitetsavvikelser. Följa upp faktura avvikelser. Mäta och följa upp leverantörens leveransförmåga. Meddela leveransavvikelser internt. Förbereda leverantörsmöte. Koordinera med taktiskt inköpare. tisdag den 7 januari

36 Operativ inköpschef Process för prognosgenerering och utskick Process för orderläggning Process för bevakning av ordererkännande Process för orderstyrning Process för leveransbevakning Process för bevakning av kvalitetsärenden Process för faktura avvikelser Process för mätning av leverantör (säkerställa att data registreras) Rutin för avvikelsehantering (supply matchar ej demand) Process för hantering av överskotts material Process för mätning av inköpsavdelningen (vad bör mätas?) tisdag den 7 januari

37 Leverantörssökning Sökning i öppna databaser, kataloger, branschtidningar etc Upprättande av lista över potentiella leverantörer (s.k. långlista) Utskick av intresseförfrågan, inhämtande av företags- och produktinformation Sammanställning (och eventuell prekvalificering av leverantörer) Fördjupad leverantörsbedömning Prekvalificering och beslut om vilka leverantörer som får anbudsförfrågan (s.k. kortlista) Utskick av anbudsförfrågan Kvalificering och val av leverantör(er)

38 1. Presentation 2. Kursintroduktion. 3. Operativt inköp Agenda Grund Eget företag Processer Introduktion till en inköpsorder

39 Introduktion till inköpsorder Titel inköpsorder Beställare och referens Inköpsordernummer Leverantör (adress och referens) Leveransadress Fakturaadress Specifikation av vara Pris och valuta Betalningsvillkor Leveransvillkor (förpackning och transportinstruktioner) Hänvisning till avtal, offert eller villkor Antal (enhet) Dokumentation (Intyg etc.) Leveransdatum Instruktion (t ex ordererkännande inom 24h). Organisations- och momsregistreringsnummer Underskrift tisdag den 7 januari

40 Leveransinstruktioner Hur varorna ska vara förpackade vid leveransen Om returemballage ska användas Hur de ska vara märkta, artikelnummer, modellbeteckning, EAN-kod etc. Om hanteringsinstruktioner ska vara påklistrade eller bifogas separat Vad följesedeln ska beskriva Till vilken adress leveranserna ska ske Vid vilken tidpunkt leveranserna kan tas emot Hur eventuella returer, reklamerade produkter, ska returneras