Repetition. Introduktion Inköps grunder Inköps plats i distributionskedjan

Transkript

1

2 Repetition Introduktion Inköps grunder Inköps plats i distributionskedjan 2

3 DAGENS AGENDA Operativt inköp Fortsättning Grupparbete eget företag Lunch Inköpsorder Fortsättning Grupparbete inköpsorder

4 1. Presentation 2. Kursintroduktion. 3. Operativt inköp Agenda Grund Definitioner Historik. Typer av inköp Inköps kontaktytor Introduktion till en inköpsorder 4

5 Inköp Grunder Inköp är den del av verksamheten som hanterar relationerna med leverantörerna Leverantörerna är de som levererar varor och eller tjänster till organisationen Leverantörerna kan identifieras genom att de återfinns i Leverantörsreskontran Needs analysis process Market analysis process Agreement process Supply process Payment & Follow-up process

6 Rätt produkt Rätt tid Rätt pris Rätt kvalitet Rätt plats Rätt kvantitet genom att ha rätt leverantör

7 1. Presentation 2. Kursintroduktion. 3. Operativt inköp Agenda Grund Definitioner Historik Vad är inköp? Några begrepp Inköps kontaktytor Introduktion till en inköpsorder 7

8 Taktiskt / operativt inköp Källa: Purchasing management av A.J. Van Weele Purchasing function Tactical purchasing Operative purchasing / order Intern kund Produkt spec. Lev. val Skriva kontrakt Order läggning Order styrning Efter Leverans Leverantör Sourcing Supply Buying Procurement

9 Role of Procurement A van Weele Cost (cost reduction) Value (end customer value) Risk (Risk Management) Björn Axelsson Rationalization role (cost reduction) Developing role (end customer value) Structure role (Impact on supplier market)

10 Passiv V/S Aktiv Passiv (då) Väntar på leverantörer Inköp väljer från marknadens meny Låga kostnader och minsta möjliga spendering Övertygas av leverantören Aktiv (nu) Söker upp leverantörer Informerar om egna behov skapar lösningar med lev. Skapar värden för företagets Övertygar leverantören Passivt genom ja eller nej på propåer. 10

11 TRENDS in Procurement 1. Risk Management 2. CSR incl. Global Warming 3. Supplier development 4. Global perspective 5. Logistics integration 6. Low cost trade/sourcing (Best Cost) 7. Long AND short term views 8. Strategic approach

12 1. Presentation 2. Kursintroduktion. 3. Operativt inköp Agenda Grund Definitioner Historik Typer av inköp Inköps kontaktytor Introduktion till en inköpsorder 12

13 Inköpets historia Gutalagen från 1200-talet Caupir thu uxa tha royn hann vm thria daga lastir fylgia hanum tueir. ann en hann ai dragr. annar en hann briautr

14 Inköpets historia Gutalagen från 1200-talet Caupir thu uxa tha royn hann vm thria daga lastir fylgia hanum tueir. ann en hann ai dragr. annar en hann briautr Köper du oxe, pröva honom då i tre dagar. Två fel följa honom: det ena, om han ej drager, den andra, om han bryter hägnad.

15 Gustav Vasa som inköpare I kunglig nåd har jag låtit tillsäga Eder att utslå tusen harneskpålar och tiotusen pilspetsar. Detta mitt påbud haven I ej förkommit! Gustav Vasa (ca ) Vid fara att till förnöjelse för Stockholms borgerskap någon lämplig helgafton låta Edra huvuden falla för yxan å Stortorget, tillsäger jag Eder ånyo att rätta Eder efter mina önskningar Gustav Vasa till Kronobruket Kungshammaren vid Nora på 1500-talet 15

16 Inköp i offentlig verksamhet - KORT HISTORIK - Regler från 1800-tal styr militär upphandling 1952 upphandlingskungörelse svenska varor före utländska 1973 upphandlingskungörelse fortsatt protektionistisk 1986 upphandlingsförordning införande av GATT avtal 1994 LOU, lagen om offentligt upphandling EU:s regler införlivades i svensk rätt. En global jättemarknad på lika villkor för alla som vill vara med Källa: Information från Mekanförbundet Nr

17 1. Presentation 2. Kursintroduktion. 3. Operativt inköp Agenda Grund Definitioner Historik Typer av inköp Inköps kontaktytor Introduktion till en inköpsorder 17

18 Typer av inköp Utrustning Komponenter Råvaror och material Förnödenheter Tjänster Utveckling Retail / Trading återförsäljning 18

19 1. Presentation 2. Kursintroduktion. 3. Operativt inköp Agenda Definitioner Grund Historik Typer av inköp Inköps kontaktytor Introduktion till en inköpsorder 19

20 Kommunikation med leverantör Köpare Offertförfrågan Offert Beställning Ordererkännande Orderändring Leveransplan - JIT Faktura Leveransbesked Lager rapporter Pris/artikeldata Betalning/kontoställning Kommersiell tvist Säljare Administrativt utbyte av information 20

21 Kommunikation internt Planering Logistik Marknad Försäljning Transport och skeppning Produktion och lager Ekonomi Internleverantörer Produktutveckling viktigt och ofta ett eftersatt område. Kvalitet Ledningsgrupp. 21

22 Grupparbete och inlämningsuppgift operativt inköp Del 1 Starta företaget (Fiktivt) Beskriv: 1. Företagets vision, mission och affärsidé 2. Företagets produkter minst tre olika 3. Företagets kunder 4. Marknader 5. Organisation 6. Trender 7. Enkel RR & BR Tänk på att företaget helst ska kunna köpa alla 7 typerna av produkter som finns Resultat för Del 1 mailas till anders.eriksson@effso.se senast och redovisas (c:a 10 min)

23 1. Presentation 2. Kursintroduktion. 3. Operativt inköp Agenda Definitioner Grund Historik Typer av inköp Inköps kontaktytor Introduktion till en inköpsorder 23

24 Operativt Inköp Orderläggning Leveransbevakning Dagligt problemlösande Förvaltning av kontrakt Förvaltning av leverantörsbas

25 Processer

26 Processymboler för processkartor Operation Dokument Fördröjning Datorsystem, elektronisk dokument Kontroll eller besiktning Lagring Beslut Extern materialtransport Intern materialtransport Informationsflöde Finansiellt flöde Inköpsprocesser

27 Flödesschemat är en förenkling av processkartan Orderläggning Leverans Betalning Inköpsprocessen

28 Operativ inköpschef Process för prognosgenerering och utskick Process för orderläggning Process för bevakning av ordererkännande Process för orderstyrning Process för leveransbevakning Process för bevakning av kvalitetsärenden Process för faktura avvikelser Process för mätning av leverantör (säkerställa att data registreras) Rutin för avvikelsehantering (supply matchar ej demand) Process för hantering av överskotts material Process för mätning av inköpsavdelningen (vad bör mätas?) 28

29 Process för orderstyrning Behovsbild (t ex prognos) förändras. Svårt att manuellt skapa orderändringsförslag Annulleringsförslag. Senarelägga leveransdatum. Tidigarelägga leveransdatum. Ändra orderlagd kvantitet. Korta ledtider =>ger färre antal inköpsorder => => minskad administration =>minskade kostnader. 29

30 Behov Saldo Behov Saldo Behov Saldo Behov Saldo

31 Behov Saldo Behov Saldo Behov Saldo Behov Saldo

32 Currency SUPPLIER NON-EDI REPORT Supplier: B00002 Supplier Name : BC COMPONENTS BEYSCHLAG (DEM) Warehouse : SOLECTRON SWEDEN AB Address : RUNGHOLTSTRASSE 8-10 Address : S GRYTSGATAN 4 POSTFACH NORRKÖPING HEIDE EM SWE Commodity buyer GER Company: 241 Contact: Angela Wischmann EDI Transactions Supported Buyer : 202 Phone : *NONE* Susanne Leierth Fax : Phone : Fax : Fax : Date : [08:55] Page : Item : WDMREP632615/1 RES,CHIP,10K,1/5W,1%,50PPM,MELF0102 Lead Time : 130 Manufacturer : BEYSCHLAG GMBH O.Qty Mult: 1,0000 MPN : MMU %BL10KOHM Carrier Type : T&R 180mm (7"), IEC Revision : 0 Supplier Comment: PO#/Line Exist Exist Action Need Need Price Supplier Comments/ Date Quantity Date Quantity Reference A Different actions shown in / ,0000 Change ,0000 1,000 column: Change= Change on existing Change ,0000 order New= New order.(this is the Change ,0000 only way new orders are shown. If paper copy required, / ,0000 Change ,0000 1,000 please contact buyer.) Forecast= Change ,0000 Cancel= Change , Purchase order Position Date on existing order Qty on existing order Need qty. without consideration to MOQ. This shows qty need on exact dates. Contract price in currency shown above New need date. Must be confirmed within 48 hours. Solectron will not update before confirmation 32

33 CEO/CFO Map DuPont model Interest- Income Cost of purchased goods + Cost for salary Revenue - Total Cost of sold products + Net income before depreciation - Depreciation Net profit after depreciation Revenue Profit margin + Other costs x ROI Store + GIP Receivables Cash + Current assets + + Fixed assets Revenue Capital employed Capital Turn over

34 Leveransinstruktioner Hur varorna ska vara förpackade vid leveransen Om returemballage ska användas Hur de ska vara märkta, artikelnummer, modellbeteckning, EAN-kod etc. Om hanteringsinstruktioner ska vara påklistrade eller bifogas separat Vad följesedeln ska beskriva Till vilken adress leveranserna ska ske Vid vilken tidpunkt leveranserna kan tas emot Hur eventuella returer, reklamerade produkter, ska returneras

35 Introduktion till inköpsorder Titel inköpsorder Beställare och referens Inköpsordernummer Leverantör (adress och referens) Leveransadress Fakturaadress Specifikation av vara Pris och valuta Betalningsvillkor Leveransvillkor (förpackning och transportinstruktioner) Hänvisning till avtal, offert eller villkor Antal (enhet) Dokumentation (Intyg etc.) Leveransdatum Instruktion (t ex ordererkännande inom 24h). Organisations- och momsregistreringsnummer Underskrift 35

36 Företagspresentationen Gruppdeltagare Ort datum Företaget Rubrik Vision Produkter Kunder Marknaden Organisation: Inköp Trender & Utveckling Resultat- och balansräkning

37 Frågor / diskussion. Går den att tillämpa på ert företag och typfall? Vad skall bort / Vad skall läggas till? Spelar det någon roll om ert företag skulle vara: ett stort eller litet företag? nationellt/internationellt? Övrigt: Vilket stöd krävs i form av verktyg (system), mallar & handböcker? Går det mha systemstöd att automatisera processen? Definiera vad du vill skall finnas med i ett avtal (ägs av taktisk inköpare) med leverantör för att processen skall stödjas. 37

38 Gruppuppgift fyll i en inköpsorder Leta reda på en mall eller exempel Använd det företag ni startade igår Välj en produkt ni vill köpa in Fyll i relevanta delar av Inköpsordern Maila resultatet till mig senast Fredag 13/1 anders.eriksson@effso.se