Utbildning Diplomerad FöretagarMentor Projektledning vid Stockholms Universitet Ledarskapsutbildning Ericsson Inköpsekonom IHM

Transkript

1 Operativt inköp

2 Utbildning Diplomerad FöretagarMentor Projektledning vid Stockholms Universitet Ledarskapsutbildning Ericsson Inköpsekonom IHM Karriär Egen företagare Bergman & Beving Ericsson Radio ABB Hafo Würth Uppdragsexempel Föreläsare YH utbildning Inköp Förhandlingsteknik Projektinköp Holmen Paper Kassalikviditet Tekniska översättningar Anders Eriksson

3 Kurslitteratur Inköp och Supply Chain Management A. Van Weele (ISBN ) Kompendium inköp är roligt intranet Informativa hemsidor (Effso Toolbox)

4 Repetition introduktion Definition av inköp Historik Arbetsuppgifter 6 rätt Roll i Värdekedjan Inköpsprocessen Organisation Trender

5 FÖRKORTNINGAR CSR EOQ IPO MPS MRO Corporate Social Responsibility Economic Order Quantity International Purchasing Office Master Production Scheduling Maintenance Repair and Operating supplies

6 Inköpens betydelse för verksamheten Administr. Tjänster Invest. Reservdel. Handelsvaror Produktion sdelar Detaljhandel Datorer Hemelektronik Bilindustri Läkemedel Tjänste sektor Typisk struktur Bearbetad från Kluge, 1996

7 Agenda 1. Operativt inköp 2. Eget företag 3. Upphandlingsprocessen 4. RFI (Request For Information) 5. RFQ (Request For Quotation) 6. Inköpsordern

8 Inköp Operativt administrativt inköp här och nu Taktiskt - kommersiellt inköp medellång sikt Strategiskt - Utveckling av Inköp på sikt

9 Vad gör en operativ Inköpare? Prognoser Orderläggning Behovs administration Mottagning Fakturahantering Statistik Returer Övrigt

10 INKÖPSPROCESSEN Inköpsfunktion Taktisk / inledande Operativ / orderhantering Intern kund Speci- fikation Leveran- törsval Kontrakts- skrivning Order- läggning Uppfölj- Leveransning och bevakning utvärdering Leverantör Sourcing Leverans Inköp Anskaffning Källa: A.J. Van Weele

11 Processer

12 Processymboler Operation Dokument Fördröjning Datorsystem, elektronisk dokument Kontroll eller besiktning Lagring Beslut Extern materialtransport Intern materialtransport Informationsflöde Finansiellt flöde

13 Apoteket AB Junior Operativ Inköpare Analysera beställningsförslag genererade av inköpssystem, redigera och skicka till leverantör. Parametersätta egna varor/leverantörer i inköpssystem (ledtider, beställningspunkter, beställningskvantiteter etc) Löpande kontakt med leverantörer om prognoser, servicegrad, leveransfrekvens, beställningskvantiteter och leveransstörning/- problem. Optimera distributionsupplägg (varuväg). Förse lagerpartner med erforderlig masterdata vid nya eller förändrade artiklar Analysera nyckeltal och metodiskt och strukturerat arbeta för att förbättra dessa bla via leverantörssamarbete och parametersättning Medverka i löpande kommunikation med kategorichefer inom Marknad angående sortiment, kampanjer, prognoser, leverantörsuppföljning

14 Vi söker dig som har en eftergymnasial utbildning inom logistik, gärna nyexaminerad Minimikrav är flytande språkkunskaper i svenska och engelska i tal och skrift Mycket goda kunskaper i Microsoft Excel, erfarenhet av arbete med varustyrning/operativt inköp i minst ett affärssystem och goda kunskaper i övriga MS Office är meriterande. Som person är du prestigelös, samarbetsvillig och tillmötesgående och tycker om att arbeta i team. Du är drivande, strukturerad, noggrann och har en förmåga att hålla många bollar i luften. Du inspireras av att ta egna initiativ, prioritera, genomföra och slutföra projekt liksom att arbeta såväl självständigt som i grupp

15 Produkt eller tjänst Sju typfall av inköp 1. Utrustning 2. Komponenter 3. Råvaror och material 4. Förnödenheter 5. Tjänster 6. Utveckling 7. Trading/Vidareförsäljning Förfrågan 1. Komplex, alt önskas 2. Enkel (Tydlig) 3. Enkel (Tydlig) 4. Enkel (Adm-uppl) 5. Från Enkel till Komplex 6. Komplex 7. Från Enkel till Komplex

16 Utrustning Används ofta under lång tid Ofta en relativt betydande investering Ofta komplex med service utbildning och reservdelsfrågor Organiseras ofta i projektform Kan upphandlas i form av kapacitet Investering ger möjligheter men innebär ett vägval och en begränsning

17 Komponenter Komponenter ingår i slutprodukt. Motor till gräsklippare, Lås till dörr Funktion det centrala. Kan vara stora volymer som möjliggör JIT avtal Kan centraliseras eller decentraliseras beroende på funktion std / icke std

18 Råvaror och material Insatsvaror som bearbetas i olika stadier Barrskog till pappersmassabruk, pappersmassa till pappersbruk Stora volymer, som i kubikmeter. Mycket att tjäna på att hantera och anpassa flöden Ofta central upphandling men med deltagande från produktion och mtrlhanteringsexperter På en internationell marknad kan valuta vara ett problem

19 Förnödenheter Stort antal artiklar t ex handverktyg, lödpasta, lim, kontorsmtrl etc Ofta administrativt komplext. Oregelbundna behov. Krav på hög tillgänglighet Viktigare att optimera rutiner än att optimera varje enskilt inköp

20 Tjänster Transporttjänster Resor Logistikuppdrag Bemanning Underhållstjänster, servicetjänster, Management konsulting Driftsövervakning, IT-support Försäljningstjänster, marknadsföringstjänster, annonsering Banktjänster, finansiella tjänster Försäkringstjänster Utmaningen är att köpet endast kan utvärderas i efterhand och ofta löper över tid. Vid nya upplägg måste en inlärningsperiod tillåtas.

21 Centraliserad VD Inköp Handelshus 1 Handelshus 2 Handelshus 3

22 Decentraliserad VD Handelshus 1 Handelshus 2 Handelshus 3 Inköp Inköp Inköp

23 Centraliserad/Decentraliserad VD Stab inköp Handelshus 1 Handelshus 2 Handelshus 3 Inköp Inköp Inköp

24 Organisering av inköpsfunktionen Centralisering: För: Koncentrerade inköp ger högre resursutnyttjande Större inköpsvolymer ger starkare förhandlingsposition leder till bättre ekonomiska villkor Ger möjlighet till hög kommersiell och inköpsteknisk kompetens Samordning underlättas mellan olika enheter och leverantör Decentralisering: För: Inköp integrerad del av en viss enhets totala verksamhet leder till att avståndet mellan köpande och användande organisation överbyggs

25 Agenda 1. Operativt inköp 2. Eget företag 3. Upphandlingsprocessen 4. RFI (Request For Information) 5. RFQ (Request For Quotation) 6. Inköpsordern

26 Vision Affärsidé Mission

27 Visionen handlar om framtiden Affärsidén styr dagens verksamhet och ligger till grund för strategier och planer Strategier och planer styr hur funktioner och projekt inriktar sina aktiviteter

28 IKEA Vision To create a better everyday life for the many people Business idea offering a wide range of well-designed, functional home furnishing products at prices so low that as many people as possible will be able to afford them.

29 TeliaSonera Vision to contribute to a world with better opportunities Mission to help people and companies communicate in an easy, efficient and environmental way, by providing network access and telecommunication services.

30 Vision (sammanfattad) 33 Q 8 Toyota Material Handling Sweden Mission To be the first choice partner for all customers looking for materials handling solutions and to be widely recognized for our innovative products and services as well as our respect for society. To build trust and confidence with customers by delivering outstanding quality products and services which add real value to their businesses. To respect the expectations and ambitions of employees, stakeholders and suppliers through a never ending search to improve.

31 Mekonomen Vision Vi är bilistens första val och verkar för ett enklare billiv. Affärsidé Vi ska med innovativa koncept, hög kvalitet och en effektiv logistikkedja erbjuda konsumenter och företag lösningar för ett enklare BilLiv.

32 Grupparbete och inlämningsuppgift operativt inköp Deluppgift 1 Starta företaget (Fiktivt) Beskriv: 1. Enkel Vision, mission, affärsidé och mål 2. Företagets produkter minst tre olika 2. Företagets kunder 3. Marknader 4. Organisation 5. Marknadstrender Tänk på att företaget helst ska kunna köpa alla 7 typerna av produkter som finns. Skickas till anders.eriksson@effso.se senast måndag 25/1 Företaget presenteras c:a 5-10 min tisdagen den 26/1

33 Företagspresentationen Gruppdeltagare Företagets namn Vision / mission / affärsidé Produkter Kunder Marknaden Organisation: Inköp Trender & Utveckling

34 Agenda 1. Operativt inköp 2. Eget företag 3. Upphandlingsprocessen 4. RFI (Request For Information) 5. RFQ (Request For Quotation) 6. Inköpsordern

35 Varför starta en upphandlingsprocess? Lägre pris eller totalkostnad Högre teknisk nivå eller prestanda Bättre kvalitet eller mindre felfrekvenser Kortare ledtider eller högre leveransprecision Ny marknad eller produkt Konkurrensutsätta nuvarande leverantörer

36 Tre sorters inköpssituationer: Inköpssituationer Situation med nya uppdrag Helt ny produkt från okända leverantörer Stor osäkerhet kring resultatet (exempelvis anskaffning av investeringsvaror) Modifierat omköp Ny produkt från känd leverantör Existerande produkt, ny leverantör Måttlig osäkerhet avseende resultat Rent omköp Känd produkt från känd leverantör Låg osäkerhet avseende resultat (ex förbrukningsvaror som MRO-varor) Van Weele sid 72

37 Inköpsprocessen Definiera specifikationen Leverantörsval Kontraktsskrivning Orderläggning Leveransbevakning Utvärdering Uppföljning Inköps roll Element Samla in specifikationen Funktionell specifikation Tekniska förändringar Ta leverantörs konstruktionskunskaper till - Säkerställ att rätt leverantörs väljs -Förkvalificering av leverantörer - Anbudsbegäran -Förbereda -kontrakt -Kompetens inom förhandling - Expertis inom kontraktering - Etablera orderrutin - Utveckla orderrutiner - Orderhantering -Etablera rutiner för orderbevakning -Leveransbevakning - Problemlösning -Leverantörsutvärdering problem - Klara ut kontrakts- -Leverantörs värdering Dokument - - Funktionell specifikation Kontroll av nomer/specar. Förslag på leverantörsval Kontrakt Order Lista över förseningar - Värderingsplan -Leverantörsprofiler -Leverantörsvärdering Van Weele sid 68

38 Tydlighet i krav och villkor Låg Hög Leverantörsvalet RFQ / RFP Request for Quotation / Proposal RFI Request for Information Fåtal Flertal Antal leverantörer som får ta emot förfrågan

39 Att välja leverantörsmarknad Geografi Macroekonomi Logistik Teknologi Kostnadsnivå Kommunikation Kulturer

40 Leverantörssökning Sökning i öppna databaser, kataloger, branschtidningar etc Upprättande av lista över potentiella leverantörer (s.k. långlista) Utskick av intresseförfrågan, inhämtande av företags- och produktinformation Sammanställning (och eventuell prekvalificering av leverantörer) Fördjupad leverantörsbedömning Prekvalificering och beslut om vilka leverantörer som får anbudsförfrågan (s.k. kortlista) Utskick av anbudsförfrågan Kvalificering och val av leverantör(er)

41 Till vem / vilka? Leverantörs faktorer Historik Företagsprofil Företagsledning Affärsstrategi Ekonomisk ställning Projekt/Program Leveransprecision Personal - Tillgång Personal - Kompetens Kompetens i organisationen Lev bas Lokalisering Kapacitet Utveckling affärer Teknisk utveckling Produktivitet Miljö Kvalitetssystem IT mognad

42 Till vem/vilka? Initial assessment Offert förfrågan. Möjliga leverantörer Första urval Val av leverantör(er) Kontrakt eller Order

43

44 Grupparbete Välj en orsak till att ni startar en upphandling (motivera o förklara bakgrund kortfattat) Gör ett urval av leverantörer som kan vara aktuella för att få en RFI (motivera o förklara hur ni tänkt) Upprätta ett dokument med orsak och motiv till urval som senare skall mailas till anders.eriksson@effso.se tillsammans med den RFI som kommer senare senast måndag 25/1 2016

45 Slut för idag