Morgonbön. Välja leverantörsmarknad RFI RFQ

Transkript

1 Opera&vt inköp

2 Morgonbön Välja leverantörsmarknad RFI RFQ

3 Agenda 1. Opera)vt inköp 2. Eget företag 3. Upphandlingsprocessen 4. RFI (Request For Informa)on) 5. RFQ (Request For Quota)on) 6. Inköpsordern

4 Arbetsgång, forts Ø Preliminärt val Ø Fall back val Ø Kolla referenser Ø Kolla verifikat (F-skatt, kronofogden, Sv Handel/Sv Näringsliv svarta listor, facket, etc.) Ø Inhämta (vid behov) godkännande internt

5 Introduk&on &ll inköpsorder Ø Titel inköpsorder Ø Beställare och referens Ø Inköpsordernummer Ø Leverantör (adress och referens) Ø Leveransadress Ø Fakturaadress Ø Specifika&on av vara Ø Pris och valuta Ø Betalningsvillkor Ø Leveransvillkor (förpackning och transpor&nstruk&oner) Ø Hänvisning &ll avtal, offert eller villkor Ø Antal (enhet) Ø okumenta&on (Intyg etc.) Ø Leveransdatum Ø Instruk&on (t ex ordererkännande inom 24h). Ø Organisa&ons- och momsregistreringsnummer Ø UnderskriV

6 Olika typer av produkter Ø Måste hanteras olika Ø Har olika datastöd Ø Har olika sakägare Ø Har olika beslutsprocesser Ø Har olika leverantörsmarknadstyper Ø Har olika betydelse Ø Har påverkan på olika ställen på upont

7 Utrustning Används ofta under lång tid. Ofta en relativt betydande investering. Ofta komplex med service utbildning och reservdelsfrågor. Organiseras ofta i projektform Kan upphandlas i form av kapacitet. Investering ger möjligheter men innebär ett vägval och en begränsning.

8 Komponenter Komponenter ingår i slutprodukt. Motor till gräsklippare, Lås till dörr Funktion det centrala. Kan vara stora volymer som möjliggör JIT avtal, VMI etc. Kan centraliseras eller decentraliseras beroende på funktion std / icke std etc.

9 Råvaror och material Insatsvaror som bearbetas i olika stadier. Barrskog till pappersmassabruk. Och pappersmassa till pappersbruk. Stora volymer, som i kubikmeter. Mycket att tjäna på att hantera och anpassa flöden. Ofta central upphandling men med deltagande från produktion och mtrlhanteringsexperter. På en internationell marknad kan valuta vara ett problem.

10 Förnödenheter Stort antal artiklar t ex handverktyg, lödpasta, lim, kontorsmtrl etc. Ofta administrativt komplext. Oregelbundna behov. Krav på hög tillgänglighet. Viktigare att optimera rutiner än att optimera varje enskilt inköp.

11 Tjänster Ø Transporttjänster Ø Resor Ø Logistikuppdrag Ø Bemanning Ø Underhållstjänster, servicetjänster, Ø Management konsulting Ø riftsövervakning, IT-support Ø Försäljningstjänster, marknadsföringstjänster, annonsering Ø Banktjänster, finansiella tjänster Ø Försäkringstjänster Utmaningen är att köpet endast kan utvärderas i efterhand och ofta löper över tid. Vid nya upplägg måste en inlärningsperiod tillåtas.

12 Vem tar inköpsbeslutet? Enligt Philipe Kotler. 1. Ini&ator, individ som ger förslag/iden&fierar behov av produkt / tjänst. 2. Influencer, individ vars posi&on/kompetens ger inflytande över inköpsbeslut. 3. ecider, individ som har det avgörande inköpsbeslutet. 4. Buyer, individ som lägger inköpsordern. 5. User, individen som konsumerar eller använder produkt eller service.

13 Vem tar inköpsbeslutet? Produkt komplexitet Kommersiell komplexitet Låg Hög Låg Inköps avdelning dominant Ekonomi/ledning dominant Hög Teknisk avdelning dominant Kors funktionellt beslutsfattande Fisher 1976

14 Engagemangsmatris (RACI-matris) för en upphandlingsprocess Planera Analysera upphandlingen behov efiniera krav Utfärda förfrågan Inhämta anbud Utvärdera anbud Förhandla Teckna avtal Inköp I A A A A A Projektledn. A I Försäljning I A I I I Kvalitet I I I I Konstruktion A Ekonomi I A=Ansvarig =elaktig I=Informeras

15 Matris för leverantörers kundval Attraktivitet i kundkontot Hög Utveckla / föd upp Centrera / Skydda Låg Plåga Utnyttja Lågt Högt Relativt värde av kundkontot Källa: Steel, Court; Profitable Purchasing Strategies; 1996

16 GruppuppgiV fyll i en inköpsorder Ø Gör ert val med utgångspunkt från RFQ Ø Välj en produkt ni vill köpa in Ø Fyll i relevanta delar av Inköpsordern Ø Maila resultatet &ll mig senast..

17

18 ArbetsuppgiVer för en opera&v inköpare. Prognostisering till leverantör. Orderläggning. Bevaka att ordererkännande erhållits. Orderändringar. Leveransbevakning. Följa upp kvalitetsavvikelser. Följa upp faktura avvikelser. Mäta och följa upp leverantörens leveransförmåga. Meddela leveransavvikelser internt. Förbereda leverantörsmöte. Koordinera med taktiskt inköpare.

19 Opera&v inköpschef Ø Process för prognosgenerering och utskick Ø Process för orderläggning Ø Process för bevakning av ordererkännande Ø Process för orderstyrning Ø Process för leveransbevakning Ø Process för bevakning av kvalitetsärenden Ø Process för faktura avvikelser Ø Process för mätning av leverantör (säkerställa ac data registreras) Ø Ru&n för avvikelsehantering (supply matchar ej demand) Ø Process för hantering av överskocs material Ø Process för mätning av inköpsavdelningen (vad bör mätas?)

20 Mätning av opera&v inköpsenhet? Antal öppna inköpsförslag. Antal icke ordererkända order. Antal orderändringsförslag, flyca leveransdatum framåt/bakåt samt annulleringsförslag. Antal öppna order med leveransdatum i då&d. Antal öppna faktura avvikelser. Antal öppna kvalitetsärenden.

21 Kommunikation med leverantör Köpare Offertförfrågan Offert Beställning Ordererkännande Orderändring Leveransplan - JIT Faktura Leveransbesked Lager rapporter Pris/artikeldata Betalning/kontoställning Kommersiell tvist Säljare Administrativt utbyte av information

22 Kommunikation internt Planering Logistik Marknad Försäljning Transport och skeppning Produktion och lager Ekonomi Internleverantörer Produktutveckling viktigt och ofta ett eftersatt område. Kvalitet Ledningsgrupp.

23

24 Leverantörsbedömning

25 Leverantörsbedömning Fyra kategorier: 1. Produktbedömning 2. Processbedömning eller kapacitetsbedömning 3. Systembedömning eller kvalitetsbedömning 4. Företagsbedömning (finansiell- och konkurrensstyrka)

26 Följande metoder är vanliga: Leverantörsbedömning genom egenbedömning (eng. Self-assessment) Kreditupplysningsföretag Cer)fierande organisa)on Leverantörsbalanserade styrkort, resultatkort (eng. Supplier balanced scorecard) Auditering Sta)s)k från inköpssystemet

27 Leverantörssökning Sökning i öppna databaser, kataloger, bransch&dningar etc Uppräcande av lista över poten&ella leverantörer (s.k. långlista) Utskick av intresseförfrågan, inhämtande av företags- och produk&nforma&on Sammanställning (och eventuell prekvalificering av leverantörer) Fördjupad leverantörsbedömning Prekvalificering och beslut om vilka leverantörer som får anbudsförfrågan (s.k. kortlista) Utskick av anbudsförfrågan Kvalificering och val av leverantör(er)

28 Repe&&on / Frågor?

29 Slut för idag