Presentationer. 1. Företag 1 2. Företag 2 3. Företag 3 4. Företag 4 5. Företag 5 6. Företag 6

Transkript

1

2 Presentationer 1. Företag 1 2. Företag 2 3. Företag 3 4. Företag 4 5. Företag 5 6. Företag 6

3 Agenda 1. Inköpsbeslutet 2. Avtals- o leveransvillkor 3. Inköpsordern 4. Upphandlingsprocessen 5. IT stöd

4 Arbetsgång Preliminärt val Fall back val Kolla referenser Kolla verifikat (F-skatt, kronofogden, Sv Handel/Sv Näringsliv svarta listor, facket, etc.) Inhämta (vid behov) godkännande internt

5 Attraktivitet i kundkontot Matris för leverantörers kundval Hög Utveckla / föd upp Centrera / Skydda Låg Plåga Utnyttja Lågt Högt Relativt värde av kundkontot Källa: Paul Steel, Brian Court; Profitable Purchasing Strategies; 1996

6 Vem tar inköpsbeslutet? Enligt Philipe Kotler. 1. Initiator, individ som ger förslag/identifierar behov av produkt / tjänst. 2. Influencer, individ vars position/kompetens ger inflytande över inköpsbeslut. 3. ecider, individ som har det avgörande inköpsbeslutet. 4. Buyer, individ som lägger inköpsordern. 5. User, individen som konsumerar eller använder produkt eller service.

7 Engagemangsmatris (RACI-matris) Teckna avtal Förhandla Utvärdera anbud Inhämta anbud Utfärda förfrågan efiniera krav Analysera behov Planera upphandlingen Inköp Projektledn. Försäljning Kvalitet Konstruktion Ekonomi A=Ansvarig =elaktig I=Informeras A A A A A A A A I I I I I I I I I I I

8 Agenda 1. Inköpsbeslutet 2. Avtals- o leveransvillkor 3. Inköpsordern 4. Upphandlingsprocessen 5. IT stöd

9 Group E - eparture: INCOTERMS EXW. Ex Works (Angiven plats) Group F - Main Carriage Unpaid: FCA. Free Carrier (Angiven plats) FAS. Free Alongside Ship (Angiven lastningshamn) FOB. Free On Board (Angiven lastningshamn) Group C - Main Carriage Paid: CFR. Cost and Freight (Angiven lossningshamn) CIF. Cost, Insurance and Freight (Angiven lossningshamn) CPT. Carriage Paid To (Angiven lossningshamn) CIP. Carriage and Insurance Paid to (Angiven lossningshamn) Group - Arrival: P. elivered uty Paid (Angiven destination) AT. elivered At Terminal NY FR.O.M AP. elivered At Place NY FR.O.M

10 Standardavtal exempel NL 09 NLM 10 Orgalime S 2012 Orgalime SE 01 ABA 99 NLG 03 TP L 01 Till vissa finns också kontraktsformulär och bilagor

11 Standardavtal

12 Standardavtal Företagsspecifika standardavtal som anpassats efter det egna företaget och den särskilda produkten Branschspecifika standardavtal som tagits fram av en branschorganisation Förhandlade standardavtal som tagits fram genom förhandling mellan två olika parter, så kallade förhandlade standardavtal

13 Felansvar Avtal Garantitid Ansvar för fel Förlängt ansvar ABM 07 5 år (6 år) 10 år (11 år) ALEM 95 2 år (2.5 år) ABA 99 2 år + 2 år (max 3 år) ABT 94 2 år + 2 år Montage 85 1 år + 1 år (max 2 år) ALOS 05 1 år 2 år Lantbruk 05 1 år NL 01 1 år + 1 år (max 2 år) EL 98 1 år IML år + 3 månader

14 Standardavtal / Bikupa NL09 Allmänna bestämmelser för leverans av maskiner samt annan mekanisk, elektrisk och elektronisk utrustning Läs igenom NL 09 och lista en eller flera paragrafer där ni ser risker XX minuter

15 Agenda 1. Inköpsbeslutet 2. Avtals- o leveransvillkor 3. Inköpsordern 4. Upphandlingsprocessen 5. IT stöd

16 Inköpsorder Titel inköpsorder Beställare och referens Inköpsordernummer Leverantör (adress och ref) Leveransadress Fakturaadress Specifikation av vara Pris och valuta Betalningsvillkor Leveransvillkor (förp. och trspt instr) Hänvisning till avtal, offert, villkor Antal (enhet) okumentation (Intyg etc.) Leveransdatum Instruktion (t ex ordererk inom 24h) Organisations- och momsreg. Nr. Underskrift

17 Betalningsplan Projektering Fakturadag Kontraktsstart Förskott 1 Förskott 2 Förfallodag Leveransbetalning 1 Leveransbetalning 2 Produktion Leverans Leveransbetalning 3 Leveransbetalning 4 Retentionsbetalning

18 Betalningsplan Avtal Kontraktsförskott Vid skeppning Levererans eller mottaget gods Retention Fakturafrist ABT 94 minst 90% max 5% 30 dagar Orgalime SE % 33.3% 33.3% 30 dagar NL % 33.3% 33.3% 30 dagar Montage % 0-10% 30 dagar ABK96 100% 30 dagar ALEM % 30 dagar EL % 33.3% 33.3% 30 dagar Avtal % 30 dagar

19 Attesträtt Beloppsgränser som reglerar värdet av den vara/tjänst när en position i företaget får besluta om införskaffning. Jmf avtalslagens begrepp behörighet/befogenhet.

20 Inlämningsuppgift RFI, RFQ och Inköpsorder Gör ert val med RFQ svar som underlag (motivera) Fyll i relevanta delar av Inköpsordern Slutför RFI, RFQ samt inköpsordern Maila RFI, RFQ och Inköpsorder till mig senast fredag 17/1 anders.eriksson@effso.se

21 Upphandlingsprocess 1. Projektmobilisering 2. efiniera värde och omfattning 3. Bestäm Inköpsstrate gi 4. Välj leverantörer för offertförfråg an 5. Besluta specifikation er och urvalskriteri er 6. Leverantörsv al och avtal 7. Operationell implementeri ng 8. Kontinuerlig uppföljning Etablera projektteam Övergripande planering Planera kickoff möte Samla intern och extern data på nuvarande volymer, specifikationer, leverantörer, kontrakt etc etaljplanera projektet Justera mål och omfattning Analysera marknadskonkurrens och påverkan på bolagets affärer Beslut om att fortsätta i upphandling eller att utveckla nuvarnade relation Beslut om gruppering map geografi och varugrupper Ta fram kandidatlista Samla in interna krav Skicka ut leverantörsmarknadsundersökning Välj leverantörer för offertförfrågan Samla in, sammanställ, förenkla och standardisera specifikationer Samla in krav och besluta om standardiserade urvalskriterier och viktning Ta fram, skicka ut och utvärdera offertförfrågan Besluta om manuell eller elektronisk förhandling Utveckla förhandlingsstrategi och förhandla Genomför lverantörsbedömni ng enl. ISO Ta fram organisation och plan för implementering Besluta om organisation, källor, periodicitet och metod för kontinuerlig uppföljning av leverantörerna och leverantörsmarknaderna Säkra implementering av avtal Kontinuerlig mätning på avtalstrohet och besparingar Kontinuerlig uppföljning av leverantörsmark naden Åtgärder för bättre avtalstrohet och konkurrenskrafti ga villkor Leverantörsutv eckling Välj leverantör och teckna avtal

22 Skillnader i kvalificering för standardiserade komplexa leveranser Leverantörer som mottagit RFQ Leverantörer som mottagit RFQ Anbud Anbud Budgivning Leverantör short - listade till förhandling Standardiserade produkter eller hyllvaror Komplexa eller kundanpassade produkter

23 Befattningsbeskrivning Titel (En väl vald ordkombination som beskriver funktionen) / Engelsk titel Operativ inköpare - Inköpsadministratör / Procurement clerk Tjänstens huvudsyfte Verkställa köp enligt plan och säkra leveranser Arbetsställe (organisatorisk tillhörighet) Arbetsort Inköpsavdelningen Arbetsuppgifternas omfattning och karaktär - Verkställa anmodade köp genom att allokera dessa mot ramavtal och avropa genom att ställa ut skriftlig inköpsorder. - Upprätthålla register över beställt och mottaget material - Bevaka ordererkännanden - Bevaka leveransernas rättidighet och säkerställa hemtagning - Utföra expediting (leveransbevakning) samt kvalitetskontroller. - Hantera reklamationer och garantiärenden. - Kontrollera fakturor mot ingångna avtal för att identifiera prisavvikelser och i samband med detta bevaka företagets intressen. - Hantera tvister inom ramen för gjorda köp Ansvar Personalansvar Kategoriansvar Budgetansvar Ekonomisk befogenhet (firmateckningsrätt avtal) Inget Inget Inget Avrop under ramavtal 100KSEK Anmodade köp 20KSEK Förväntad prestation Genomsnittlig rättidighet på leveranser T+5 dagar Felfrekvens maximalt 50 PPM Inköpsprisvarians maximalt 0.5% Karriärmöjligheter Taktiskt inköp Lämpliga personliga egenskaper Noggrann, stresstålig, kommunikativ, strukturerad, vaksam, skinn på näsan, administrativ förmåga Kunskaper, färdigheter, erfarenheter, utbildning Eftergymnasial utbildning, svenska, engelska, office paketet, SAP R/3. Förståelse för grundläggande avtalsvillkor. atum för senaste uppdatering atum för nästa planerade uppdatering