Diplomerad FöretagarMentor Projektledning vid Stockholms Universitet Ledarskapsutbildning Ericsson Inköpsekonom IHM

Transkript

1 Opera&vt inköp

2 Ø Utbildning Ø Ø Ø Ø Diplomerad FöretagarMentor Projektledning vid Stockholms Universitet Ledarskapsutbildning Ericsson Inköpsekonom IHM Ø Karriär Ø Ø Ø Ø Ø Egen företagare Bergman & Beving Ericsson Radio ABB Hafo Würth Ø Uppdragsexempel Ø Ø Ø Ø Ø Föreläsare YH utbildning Inköp Förhandlingsteknik Projek&nköp Holmen Paper Kassalikviditet Tekniska översäqningar Anders Eriksson

3 KursliQeratur Inköp och Supply Chain Management A. Van Weele (ISBN ) Kompendium inköp är roligt intranet Informa9va hemsidor (Effso Toolbox)

4 Repe&&on introduk&on Defini&on av inköp Historik Arbetsuppgieer 6 räq Roll i Värdekedjan Inköpsprocessen Organisa&on Trender

5 FÖRKORTNINGAR MPS JIT RFI EOQ OEM MRO ROI RFQ CSR IPO BOM TCO

6 Inköpens betydelse för verksamheten Administr. Tjänster Invest. Reservdel. Handelsvaror Produktion sdelar Detaljhandel Datorer Hemelektronik Bilindustri Läkemedel Tjänste sektor Typisk struktur Bearbetad från Kluge, 1996

7 Introduk&on Lärde Kände Reflekterade

8 Agenda 1. Opera9vt inköp 2. Eget företag 3. Upphandlingsprocessen 4. RFI (Request For Informa9on) 5. RFQ (Request For Quota9on) 6. Inköpsordern

9 Inköp Opera9vt administra&vt inköp här och nu Tak9skt - kommersiellt inköp medellång sikt Strategiskt - Utveckling av Inköp på sikt

10 Opera&vt inköp Arbetsuppgieer och frågeställningar?

11 INKÖPSPROCESSEN Inköpsfunktion Taktisk / inledande Operativ / orderhantering Intern kund Specifikation Leverantörsval Kontraktsskrivning Orderläggning Uppfölj- Leveransning och bevakning utvärdering Leverantör Sourcing Leverans Inköp Anskaffning Källa: A.J. Van Weele

12 Processer

13 Processymboler Operation Dokument Fördröjning Datorsystem, elektronisk dokument Kontroll eller besiktning Lagring Beslut Extern materialtransport Intern materialtransport Informationsflöde Finansiellt flöde

14 Apoteket AB Junior Opera&v Inköpare Analysera beställningsförslag genererade av inköpssystem, redigera och skicka &ll leverantör. ParametersäQa egna varor/leverantörer i inköpssystem (led&der, beställningspunkter, beställningskvan&teter etc) Löpande kontakt med leverantörer om prognoser, servicegrad, leveransfrekvens, beställningskvan&teter och leveransstörning/-problem. Op&mera distribu&onsupplägg (varuväg). Förse lagerpartner med erforderlig masterdata vid nya eller förändrade ar&klar Analysera nyckeltal och metodiskt och strukturerat arbeta för aq förbäqra dessa bla via leverantörssamarbete och parametersäqning Medverka i löpande kommunika&on med kategorichefer inom Marknad angående sor&ment, kampanjer, prognoser, leverantörsuppföljning

15 Vi söker dig som har en eeergymnasial utbildning inom logis&k, gärna nyexaminerad Minimikrav är flytande språkkunskaper i svenska och engelska i tal och skrie Mycket goda kunskaper i Microsoe Excel, erfarenhet av arbete med varustyrning/opera&vt inköp i minst eq affärssystem och goda kunskaper i övriga MS Office är meriterande. Som person är du pres&gelös, samarbetsvillig och &llmötesgående och tycker om aq arbeta i team. Du är drivande, strukturerad, noggrann och har en förmåga aq hålla många bollar i lueen. Du inspireras av aq ta egna ini&a&v, prioritera, genomföra och slupöra projekt liksom aq arbeta såväl självständigt som i grupp

16 Produkt eller tjänst Sju typfall av inköp 1. Utrustning 2. Komponenter 3. Råvaror och material 4. Förnödenheter 5. Tjänster 6. Utveckling 7. Trading/Vidareförsäljning Förfrågan 1. Komplex, alt önskas 2. Enkel (Tydlig) 3. Enkel (Tydlig) 4. Enkel (Adm-uppl) 5. Från Enkel &ll Komplex 6. Komplex 7. Från Enkel &ll Komplex

17 Centraliserad VD Inköp Handelshus 1 Handelshus 2 Handelshus 3

18 Decentraliserad VD Handelshus 1 Handelshus 2 Handelshus 3 Inköp Inköp Inköp

19 Centraliserad/Decentraliserad VD Stab inköp Handelshus 1 Handelshus 2 Handelshus 3 Inköp Inköp Inköp

20 Organisering av inköpsfunk&onen Centralisering: För: Koncentrerade inköp ger högre resursutnyqjande Större inköpsvolymer ger starkare förhandlingsposi&on leder &ll bäqre ekonomiska villkor Ger möjlighet &ll hög kommersiell och inköpsteknisk kompetens Samordning underläqas mellan olika enheter och leverantör Decentralisering: För: Inköp integrerad del av en viss enhets totala verksamhet leder &ll aq avståndet mellan köpande och användande organisa&on överbyggs

21 Agenda 1. Opera9vt inköp 2. Eget företag 3. Upphandlingsprocessen 4. RFI (Request For Informa9on) 5. RFQ (Request For Quota9on)

22 Vision Affärsidé Mission

23 Visionen handlar om fram9den Affärsidén styr dagens verksamhet och ligger 9ll grund för strategier och planer Strategier och planer styr hur funk9oner och projekt inriktar sina ak9viteter

24 Grupparbete och inlämningsuppgift operativt inköp Deluppgift 1 Starta företaget (Fiktivt) Beskriv: 1. Enkel Vision, mission, affärsidé och mål 2. Företagets produkter minst tre olika 2. Företagets kunder 3. Marknader 4. Organisation 5. Marknadstrender Tänk på att företaget helst ska kunna köpa alla 7 typerna av produkter som finns Företaget presenteras c:a 5-10 min

25 Produkt eller tjänst Sju typfall av inköp 1. Utrustning 2. Komponenter 3. Råvaror och material 4. Förnödenheter 5. Tjänster 6. Utveckling 7. Trading/Vidareförsäljning

26 Företagspresenta&onen Gruppdeltagare Företagets namn Vision Produkter Kunder Marknaden Organisation: Inköp Trender & Utveckling

27 Agenda 1. Opera9vt inköp 2. Eget företag 3. Upphandlingsprocessen 4. RFI (Request For Informa9on) 5. RFQ (Request For Quota9on)

28 Varför starta en upphandlingsprocess? Lägre pris eller totalkostnad Högre teknisk nivå eller prestanda BäQre kvalitet eller mindre felfrekvenser Kortare led&der eller högre leveransprecision Ny marknad eller produkt KonkurrensutsäQa nuvarande leverantörer

29 Tre sorters inköpssituationer: Inköpssitua&oner Situation med nya uppdrag Helt ny produkt från okända leverantörer Stor osäkerhet kring resultatet (exempelvis anskaffning av investeringsvaror) Modifierat omköp Ny produkt från känd leverantör Existerande produkt, ny leverantör Måttlig osäkerhet avseende resultat Rent omköp Känd produkt från känd leverantör Låg osäkerhet avseende resultat (ex förbrukningsvaror som MRO-varor) Van Weele sid 72

30 Inköpsprocessen Definiera specifikationen Leverantörsval Kontraktsskrivning Orderläggning Leveransbevakning Utvärdering Uppföljning Inköps roll Element Samla in specifikationen Funktionell specifikation Tekniska förändringar Ta leverantörs konstruktionskunskaper till - Säkerställ att rätt leverantörs väljs - Förkvalificering av leverantörer - Anbudsbegäran - Förbereda - kontrakt - Kompetens inom förhandling - Expertis inom kontraktering - Etablera orderrutin - Utveckla orderrutiner - Orderhantering - Etablera rutiner för orderbevakning - Leveransbevakning - Problemlösning - Leverantörsutvärdering problem - Klara ut kontrakts- - Leverantörs värdering Dokument - - Funktionell specifikation Kontroll av nomer/specar. Förslag på leverantörsval Kontrakt Order Lista över förseningar - Värderingsplan - Leverantörsprofiler - Leverantörsvärdering Van Weele sid 68

31 Leverantörsvalet Tydlighet i krav och villkor Låg Hög RFQ / RFP RFI Request for Quotation / Proposal Request for Information Fåtal Flertal Antal leverantörer som får ta emot förfrågan

32 AQ välja leverantörsmarknad Geografi Macroekonomi Logis&k Teknologi Kostnadsnivå Kommunika&on Kulturer

33 Leverantörssökning Sökning i öppna databaser, kataloger, bransch&dningar etc UppräQande av lista över poten&ella leverantörer (s.k. långlista) Utskick av intresseförfrågan, inhämtande av företags- och produk&nforma&on Sammanställning (och eventuell prekvalificering av leverantörer) Fördjupad leverantörsbedömning Prekvalificering och beslut om vilka leverantörer som får anbudsförfrågan (s.k. kortlista) Utskick av anbudsförfrågan Kvalificering och val av leverantör(er)

34 Till vem/vilka? Initial assessment Offert förfrågan. Möjliga leverantörer Första urval Val av leverantör(er) Kontrakt eller Order

35 Slut för idag