Uppföljning före och efter en upphandling - Mina tankar, erfarenheter och idéer kring det för mig viktigaste i en upphandling - Uppföljning

Transkript

1 Uppföljning före och efter en upphandling - Mina tankar, erfarenheter och idéer kring det för mig viktigaste i en upphandling - Uppföljning Lars Bäcklund, Inköpschef Logistik, Scania

2 Scania CV AB (125 år) 2 Produkter Tunga lastbilar, Bussar (Stads och turist), Motorer (Marin och industri) Service och Finansiering Verkstäder, reservdelar, Fleet mgmt, Körutb, Scania Assistance, Scania Rental, Scania Finance 80,000 enheter, omsatte 95 miljarder (2015) ökning med 3% och ökade vårt resultat med 11% Info class Internal Department/Name/Subject Your date here

3 Scania huset - Inköps modell 3

4 4 Scania: Standardiserad arbetssätt: Vi gör likadant hela tiden! Utnyttja standard processer: Leverantörer (Befintliga och nya) Säkerställa kvalitén Segmentsstrategi Avvikelse hantering Inköpsprocessen Se bifogad Att göra lista innan och under kopplat till uppföljning.

5 5 Kross-funktionellt samarbete är ett krav och ett fundament för en lyckad upphandling. Här görs uppföljningar TILLSAMMANS innan och under kontraktsperioden. (Kontrakt skrivs med internkunden, om hur vi möts, när vi möts och med en fast agenda) Vilka är kundens behov? Hur förebygger vi avvikelser? Hur fungerar leverantören idag? Fungerar produkten/tjänsten enligt uppsatt kravspecifikation och kontrakt? Uppfyller produkten/tjänsten kvalitén Hur går leveranserna? Fakturerar leverantören rätt? Mötes/forum struktur. Operationellt, Taktiskt och Strategiskt (arbetsmetod utvecklad av AstraZeneca)

6 6

7 7 Realtid: Act now, but think long term. När vi av någon anledning inte befinner oss i ett normalläge så hanterar vi störningarna direkt, omedelbara aktiviteter görs tack vare rätt tillgänglig information. För ju längre det tar att samla på sig information och att informera rätt personer, blir det en större negativ påverkan av effekten av störningen och svårare att hantera. Här ser vi även fördelen med att snabbt ta fram statisktik och information som vi redan har tack vare att vi konstant arbetar med just uppföljning. Scania: Branden i Luleå 2015

8 8 Risk balansering och proaktivitet Ett bra exempel som vi på Scania använder idag för att riskbalansera och på ett proaktivt sätt göra en uppföljning är vår Q-map. En leverantörsbedömning kopplat till risk görs innan upphandling baserat på uppskattningar och tidigare erfarenheter. Finansiell kontroll/status av leverantörer görs alltid innan och under en kontraktsperiod (D&B, Euler Hermes) Leverantörs audits

9 9 Kostnadsmedvetenhet är en nyckel till en lyckad upphandling men också en av de svåraste. Benchmarking (Mässor, andra företag, vad har vi betalat tidigare?) Inköparen måste alltid veta vad vi köper och vad vi betalar för be därför leverantören om en kostnadsnedbrytning, Hur stor del är X av summan? (Arbetstid, olika råvaror, processteg) Ta hänsyn till aktuell finansiell situation Följ råmaterialets utvecklingen Utnyttja Kostnadsingenjörer, som gör kalkyler på vad produkten bör kosta. Deltar även i förhandling. Utför en kostnadsjämförelse (med andra märken ) Utnyttja Dual Sourcing (med tydlig kommunikation till leverantörerna) Hur ser underleverantörs strukturen ut? Arrangera leverantörsdagar Cost Insight

10 10 Rätt eller fel inköpsbeslut har en signifikant påverkan på många områden och även det finansiella resultatet och därför är det extremt viktigt att rätt inköpsbeslut tas på rätt fakta och grunder och inte på en känsla. Grunden till dessa uppgifter är uppföljningen. Omvärldsbevakning (Leverantörer, råmaterial, finansiellt, benchmarking, eskaleringar) Segments strategier Följer kontraktet målet med strategierna Uppföljning av uppsatta KPI:er med kontraktet (internt och externt) Uppföljning av statistik, priser och leveranser (Med leverantörer ex via forum som Kommersiella rådet ) Procurement Councils Internt uppsatt mötesstruktur uppsatt på Strategisk, taktisk och operativ nivå.

11 Kundråd mm 11 Info class Internal SP/Education-info for not buyers Issue:7

12 12 AstraZenecas arbete med att säkra uppföljning och förstå vad just kunden/brukaren tycker: Web-enkät gick årligen ut till ca 600 brukare (10%) av tjänsterna och vi ställde totalt 7-8 frågor - Svarsfrekvens på över 90% och 280 st. förbättringsförslag. A. Vilket är ditt helhetsintryck av XX B. Skulle du rekommendera XX till andra C. Finns det något som du skulle vilja förändra för att bli mer nöjd med XX, vad?

13 Att säkerställa innan en upphandling och för att säkra en bra start på din uppföljning: 13 Vilken är en lämplig kontraktsperiod Scania förlänger aldrig över 5 år utan att gå ut med en förfrågan till marknaden. Finns det en tydlig kravspecifikation? Hur stor var omsättningen/volymen tidigare, vad budgeterar vi i omsättning/volym under denna period? Gå ut med förfrågan till så många som möjligt Kända och okända Absolut undvika Single sourcing Hur ser den långsiktiga strategiska planen ut för segmentet? Har vi gjort en tillräcklig Omvärldsanalys innan vi skickar ut vår förfrågan? Kommer andra brands/kommuner gå ut samtidigt slå ihop våra affärer eller andra möjligheter till paketlösningar? Säkerställ tillsammans med internkunden att budget finns och internkunden vidimerar vilka leverantörer som tekniskt är godkända och skriftligen motiverar detta. ( Nominerings förslag ) Lämplig prismodell? Pristrappa Performance based offer - Rabattsats Passar det att göra slutförhandlingen för en e-auktion? Prisjämförelse Cherry picking ev. Mål för förhandlingsrunda nummer 2 och 3 Be leverantör om en kostnadsnedbrytning Hur stor del är X av summan? (Arbetstid, olika råvaror, processteg) Funktionell jämförelse KPI:er/Nyckeltal, vad betalat förut, vad har andra märken betalat, vilken rabatt fick vi och andra förra upphandlingen. Betalningsdagar och eventuella viten? Ekonomisk uppföljning av leverantören (Supplier rating) (D&B, Euler hermes) Your date here

14 14 Tack! Uppföljning görs inte efter avslutad affär, den görs FÖRE, UNDER och INNAN Lars Bäcklund, Inköpschef Logistik, Scania Your date here