Guide till upphandling

Transkript

1 Guide till upphandling AV MÖTES- OCH KONFERENSTJÄNSTER Vi på Svenska Möten har varit verksamma i 35 år och hunnit svara på (och vinna!) många upphandlingar under åren. Vår långa erfarenhet i branschen har gett oss gedigen erfarenhet av upphandlingar både inom privat- och offentlig sektor. Vi har också fått insikt i vad som skapar bästa möjliga ramavtal för båda parter. För att dela med oss av den kunskap vi samlat på oss har vi tagit fram det här dokumentet, som innehåller en guide till vad som är viktigt att tänka på vid en korrekt upphandling av mötes- och konferenstjänster.

2 Vad är en Upphandling? En upphandling kan användas som ett strategiskt verktyg för företag och offentliga myndigheter att uppnå sina uppsatta mål och använda sina ekonomiska resurser effektivt. Genom en upphandling kan man jämföra och väga in inte bara pris utan även kvalité, miljö, estetiska och tekniska egenskaper och driftskostnader hos de företag som svarar på upphandlingen. Vid utvärdering av anbuden bör man alltid se till helheten och att företagets eller organisationens hela behov täcks, och välja det anbud som är mest ekonomiskt fördelaktigt mätt med flera parametrar. Exempelvis kanske det anbudet med lägst pris inte når företagets uppsatta miljö- och hållbarhetsmål. Det är mycket att tänka på, och här guidar vi dig genom hela upphandlingsprocessen. Mer läsning finns på Vad behöver just din organisation? Gör först en behovsanalys av organisationens behov kring mötes- och konferenstjänster, som besvarar följande frågor: Vilka bokar möten inom er organisation? Har de som bokar möten kunskap och utbildning? Hur mycket tid/personalkostnader lägger organisationen ned internt på möteshantering och bokning? Finns en samlad bild över vad möten kostar er organisation? Inhämta information från ledning gällande mötes- och konferensbehov kommande år. Vilka tjänster behöver vi? Bokning av mötesanläggning, transporter, deltagarhantering (webbsida med inbjudan, anmälan, frågor och svar, uppföljning mm), talare/moderator, projektledning för större evenemang, förbättringar av möteskulturen inom organisationen (ex. innehåll,

3 spelregler, föreläsningar och utbildningar för effektivare möten), bokning av aktiviteter, måltider etc? Är det viktigt för oss att digitalisera bokningsprocessen och kunna boka själva online? 1. Gör en sammanställning av de senaste två årens mötesinköp. Svara på frågorna: Antal bokade möten per år? Total möteskostnad per år? Eventuella tillkommande resekostnader kopplat till möten? Hur besparing mäts? Tid, pengar? Om en mötespolicy finns, efterföljs den? 2. Om tidigare upphandling har gjorts, se över förfrågningsunderlaget och utvärderingskriterierna kring denna tjänst. Matchar de fortfarande dagens och framtidens behov? Har förändringar skett måste det nya underlaget anpassas efter det nya behovet. 3. Om avtal funnits sedan tidigare av mötes- och konferenstjänster: Hur nöjda har ni varit med leveransen? Har den tidigare leverantören bidragit med minskad arbetsbelastning? 4. Utse en ansvarig för avtalet vars uppgift är att säkerställa att verksamhetens behov tillgodoses genom upphandlingen, avtalet och leveransen. 5. Säkerställ hur ert behov av betalningslösningar ser ut: Fakturering från anläggning direkt eller endast från leverantören? Säkerställ även antalet betaldagar, format på faktura; svefaktura, (xml-faktura), PDF-faktura eller pappersfaktura. 6. Besluta om val av utvärderingsmodell: pris eller det ekonomiskt mest fördelaktiga? Med ekonomiskt mest fördelaktiga avses exempelvis kostnadseffektivitet, kvalitet, miljöegenskaper, pris, leverans- & genomförandetid, service, estetiska, funktionella och tekniska egenskaper.

4 Vilken prismodell passar er bäst? En avgörande fråga inför varje upphandling är vilken prismodell som ska efterfrågas. I mötesindustrin är ett vanligt ersättningsupplägg att en anläggning som fått en bokning ersätter leverantören med en provision, dvs en procentsats på det bokade beloppet. Det finns också ett antal olika modeller där kunden istället betalar sin leverantör direkt. Nedan specificeras de tre vanligaste prismodellerna vid upphandling av mötes- och konferenstjänster. 2 3 Provision Denna affärsmodell är kostnadsneutral för er organisation. I klartext betyder det att leverantören får betalt av mötesplatsen i fråga då leverantören är en anlitad återförsäljare. Den här modellen innebär att ingen kostnad för er organisation tillkommer. Beroende på estimerad volym i underlaget bör kund efterfråga en fastslagen garanterad rabatt vid varje bokning. Utöver bokning av mötesplats upphandlas vanligen tillkommande kringtjänster på fast pris, t.ex. projektledning, deltagarhantering, personal på plats under genomförande etc. Servicearvode Denna affärsmodell innebär att ni ersätter leverantören direkt. Servicearvodet utgörs oftast av en procentuell ersättning baserad på bokningsbeloppet. Beroende på uppskattad volym i underlaget bör kund efterfråga en fastslagen garanterad rabatt vid varje bokning. Utöver bokning av mötesplats upphandlas vanligen tillkommande kringtjänster på fast pris, t.ex. projektledning, deltagarhantering, personal på plats under genomförande etc. Transaktionsarvode Denna affärsmodell innebär att ni som organisation ersätter leverantören för nedlagt arbete. Transaktionsarvodet utgörs oftast av en fast kostnad per bokning/per tjänst. (kostnad beroende på storlek av grupp). T.ex. ett pris på storlek 2-30 deltagare, deltagare osv. Utöver bokning av mötesplats upphandlas vanligen tillkommande kringtjänster på fast pris, t.ex. projektledning, deltagarhantering, personal på plats under genomförande etc. Beroende på estimerad volym i underlaget bör kund efterfråga en fastslagen garanterad rabatt vid varje bokning.

5 9 viktiga frågor som alltid bör ställas vid en upphandling: 1. Säkerställ ekonomisk stabilitet (skallkrav) Rating via UC/Creditsafe alternativt årsredovisning. F-skattebevis. 2. Försäkringar (skallkrav) Kräv intyg på ansvarsförsäkring. 3. Kompetens och erfarenhet (skallkrav) Kräv referenser (hur många personer hanterar mötesförfrågningar hos leverantören). Etc. Kräv en beskrivning av leveransen. Säkerställ att leverantören har erfarenhet av att utföra tjänsten och säkerställ leveransen av avtalskunder i likvärdig storlek. Kräv dokumentation för arbetsrutiner över hur leverantören arbetar med avtalskunder för att säkerställa leverans. Kräv implementeringsplan. Kräv företagsbeskrivning. 4. Servicenivå och tillgänglighet (utvärderingskriterium) Kräv tillgänglighet, leverans av tjänsten/offerten skall ske inom X antal timmar, alternativt samma dag. Kräv anpassad tillgänglighet som är optimal för er organisation, exempelvis erbjuder leverantören köp av tjänsten online? Säkerställ att leverantören arbetar med systematiska kundnöjdhetsuppföljningar. Tillse att tillräcklig konkurrensen tillvaratas (exempelvis alltid offert från minst tre anläggningar). Säkerställ att leverantören erbjuder önskade tilläggstjänster såsom deltagarhantering, personal på plats under genomförande, projektledning etc. 5. Referenser (skallkrav) Begär minst två referenser från kunder med liknande uppdrag hos leverantören samt att referenserna skall vara volymmässigt i samma storlek som er organisation. Referenser kan vara på hela avtalet eller specifika uppdrag i avtalet. Ställ krav på att leverantören ska boka miljömärkta anläggningar.

6 6. Dedikerat kundansvar (utvärderingskriterium) Kräv egen KAM hos leverantören för avtalet (Key Account Manager). Ställ krav på hur ofta uppföljning av avtalets leverans skall ske. Ställ krav på hur ofta statistik skall levereras. Ställ krav på vilka delar KAM:en skall vara behjälplig med under implementeringen. Leverantören ska kunna styrka att den tar ett samhällsansvar anläggningar och att detta dokumenteras i statistiken Leverantören bör proaktivt hjälpa er med förbättringsförslag kopplat till miljö- och samhällsansvar, t.ex. erbjuda klimatsmarta gemensamma transporter, geografiskt. närbelägna mötesplatser. Bör påvisas genom exempelvis miljöledningssystem, till exempel ISO Kvalitetsarbete (utvärderingskriterium) Säkerställ hur leverantören arbetar med kvalitetsförbättringar, reklamationer och avvikelser. Leverantören bör arbeta efter ett kvalitetsledningssystem, till exempel ISO Kollektivavtal (utvärderingskriterium) Skall följa gällande Svenska lagar och regler. Bör tillhöra en etablerad branschorganisation. 8. Miljö- och samhällsansvar (utvärderingskriterium) Ställ krav på att leverantören ska boka miljömärkta

7 Om Svenska Möten Svenska Möten är den marknadsledande förmedlaren av möten och konferenser inom Sverige. Vi tror på mötets kraft och brinner för att hjälpa våra kunder genom att bidra med inspiration, tips och råd till bättre och effektfullare möten. Förutom att boka kvalitetssäkrade och miljömärkta anläggningar över hela Sverige, bokar vi transport, talare, moderatorer, aktiviteter och hjälper till med deltagarhantering, projektledning och smarta betalningslösningar. Med vår spetskompetens inom möten, konferenser och events är vi ett bra komplement till en affärsresebyrås tjänster. Varje år hanterar vi på Svenska Möten cirka förfrågningar från kunder som behöver hjälp att boka och hantera sina möten. Idag styr ett sjuttiotal av Sveriges större företag och organisationer alla sina mötesbokningar genom Svenska Möten för att spara tid, resurser och få samlad statistik och förslag till kostnadsbesparingar. Boka själv! Med vår onlinebokningstjänst kan våra kunder jämföra priser, se lediga datum och boka själva. Snabbt, smidigt och enkelt! 11 Sekunder =Vår genomsnittliga svarstid Kontakta oss Under de senaste åren har Svenska Möten etablerat sig som en stor leverantör till offentlig sektor och har deltagit i (och vunnit!) många upphandlingar av mötesoch konferenstjänster. Majoriteten av våra kunder verkar inom offentlig sektor, kommuner och landsting. Vill du också veta mer om vad vi kan göra för din organisation eller företag? Tveka inte att kontakta oss. Kontaktuppgifter: info@svenskamoten.se