Inköp. En yrkesroll under förändring

Transkript

1 Inköp En yrkesroll under förändring

2 Översikt Introduktion till inköp Operativt inköp Taktiskt inköp Strategiskt inköp Korta teoripass / grupparbeten eller diskussioner

3 Anders Eriksson Educational Background Diplomerad FöretagarMentor Projektledning vid Stockholms Universitet Ledarskapsutbildning Ericsson Inköpsekonom IHM Professional Background Delkoncerns vd Addtech AB Vd Teleinstrument Nordic Group AB PAM Sourcing Ericsson Inköpschef ABB Hafo Inköpschef Würth Present Assignments Föreläsare Yrkes Högskoleutbildning Inköp Lärare i förhandlingsteknik Taktiskt inköp Holmen Paper Projekt för förbättrad kassalikviditet Diverse inköpsrelaterade projekt

4 Studenter Vem är jag Eventuell erfarenhet av Inköp Andra arbetsrelaterade erfarenheter Förväntningar på denna kurs Förväntningar efter avslutade studier

5 Kurslitteratur Kurslitteratur: Inköp och Supply Chain Management, Arjan J van Weele ISBN Kompendium Inköp är roligt Referenslitteratur: Professionellt Inköp. L.E, Gadde. H, Håkansson ISBN: Category Management in Purchasing, Jonathan O Brian ISBN Effso Toolbox (

6 Bra informationskanaler Offentlig upphandling Effso Silf Sveriges Inköp & Logistik Förbund International Federation for Purchasing & Supply Management Researching, Developing, Networking and Sharing Innovation and Best Practice in Purchasing Transformation Worldwide

7 Dagens agenda 1. Kursintroduktion 2. Introduktion inköp Grund Historik Inköpsrollen Inköpsprocessen Inköps kontaktytor Trender 7

8 Definition av inköp: Inköp täcker alla aktiviteter som bidrar till att företaget mottar en externfaktura Styrning av företagets externa resurser på ett sådant sätt att leveranser av alla varor, tjänster, förmågor och all kunskap som är nödvändig för att driva, underhålla och styra företagets primära och stödjande aktiviteter säkras på ett så fördelaktigt sätt som möjligt Arjan Van Weele

10 Gutalagen från 1200 talet Caupir thu uxa tha royn hann vm thria daga lastir fylgia hanum tueir. ann en hann ai dragr. annar en hann briautr

11 Gutalagen från 1200 talet Caupir thu uxa tha royn hann vm thria daga lastir fylgia hanum tueir. ann en hann ai dragr. annar en hann briautr Köper du oxe, pröva honom då i tre dagar. Två fel följa honom: det ena, om han ej drager, den andra, om han bryter hägnad.

12 Gustav Vasa som inköpare I kunglig nåd har jag låtit tillsäga Eder att utslå tusen harneskpålar och tiotusen pilspetsar Gustav Vasa (ca ) Detta mitt påbud haven I ej förkommit! Vid fara att till förnöjelse för Stockholms borgerskap någon lämplig helgafton låta Edra huvuden falla för yxan å Stortorget, tillsäger jag Eder ånyo att rätta Eder efter mina önskningar Gustav Vasa till Kronobruket Kungshammaren vid Nora på 1500-talet

13 Kort historisk återblick Trender som skapat förändring Ökad teknisk komplexitet specialisering Fokus på kärnverksamhet outsourcing Andel inköpt värde av total kostnader i företag ökar Globalisering Kundorderstyrd produktion & ökad betydelse av låg kapitalbindning Mindre produktions batcher Flera produktvarianter Krav på kortare ledtider från leverantör Konsekvenser av förändring Ökat fokus på inköpsverksamhet Ökat fokus på leverantörsbas konkurrensfördel

14 FÖRKORTNINGAR CSR EOQ IPO MPS MRO BOM OEM RFQ

16 Inköps roll i värdekedjan Stödaktiviteter Företagets infrastruktur Förvaltning av humankapital Teknikutveckling Inköp / anskaffning Inkommande logistik Verksamhet Drift Utgående logistik Marknads föring & försäljning Service Primära aktiviteter Avritad från Porter, 1985

17

18 Purchasing roles Technical dimension Determine specifications Audit suppliers quality organisation Value analysis Quality Control Supplier selection Draw up contract Commercial dimension Supply market research Supplier visits Requests for quotations Evaluate quotations Negotiations with suppliers Purchasing function Logistical dimension Optimisation of ordering policy Order expediting and follow-up Incoming inspection Monitoring delivery reliability Administrative dimension Order handling, expediting and filing Checking supplier invoices Checking payments to supplier

19 Role of Procurement Sales is absolutely necessary for business Sales gives a profit opportunity Sales is in focus in most businesses Sales can also create problems and losses Sales increase means at best 10 % bottom line impact Procurement brings profit to business

20 Role of Procurement A van Weele Cost (cost reduction) Value (end customer value creation) Risk (Risk Management) Björn Axelsson Rationalization role (cost reduction) Developing role (end customer value creation) Structure role (Impact on supplier market)

21

22 Dagens agenda 1. Kursintroduktion 2. Introduktion inköp Grund Historik Inköpsrollen Inköpsprocessen Inköps kontaktytor Trender

23 INKÖPSPROCESSEN Inköpsfunktion Taktisk / inledande Operativ / orderhantering Intern kund Specifi- kation Leverantörs val Kontrakts- skrivning Order- läggning Leverans- bevakning Uppföljning och utvärdering Leverantör Sourcing Leverans Inköp Anskaffning Källa: A.J. Van Weele

24 Inköpsprocesser Strategiskt inköp Långt tidsperspektiv Taktiskt inköp Medellångt tidsperspektiv Operativt inköp Kort tidsperspektiv Styrprocess Utvecklingsprocess Kategoristyrningsprocess Upphandlingsprocesser Omförhandlingsprocesser Kontraktshanteringsprocesser Leverantörsutvecklingsprocesser Avropsprocesser Leveransprocesser Betalningsprocesser Kvalitetssäkringsprocesser Mätprocesser Kontinuerlig mätning och rapportering

25 MSU Modellen Åtta strategiska processer 2. Utveckla strategier för inköpskategorier 3. Etablera och framhäv en leverantörsbas av världsklass 4. Utveckla och hantera leverantörsrelationer 1. Insourcing eller outsourcing (Köpa/tillverka) Strategiska processer Källa: Översatt från NEVI, Zoetermeer, 2002; ursprungligen formulerat av R Monczka. 5. Integrera leverantörer i processen för utveckling av nya produkter 8. Strategisk styrning av kostnader i hela värdekedjan 7. Leverantörsutveckling och kvalitetsstyrning 6. Integrera leverantörer i orderhanteringsprocessen Kritiska och i försörjningskedjan integrerade processer

26

28 Organisation

29 Organisationsstrukturer för inköp Ledningsgrupp Koncerninköp Koncernstab Division A Division B Division C Inköp Produktion Marknad / försäljning Inköp Produktion Marknad / försäljning Inköp Produktion Marknad / försäljning Hierarkisk struktur Funktionell struktur Centraliserad / decentraliserad inköpsstruktur (exempel)

30 Organisationsstrukturer för inköp Fördelar och nackdelar med decentraliserat inköp Fördelar Direkt ansvar för de operativa bolagen Stark kundorientering gentemot den interna mottagaren Mindre byråkratiska inköpsprocedurer och större operativ flexibilitet Mindre friktion tack vare samordning Direkt kommunikation med leverantörer Nackdelar Utspridd köpkraft, brist på skalfördelar Inte enhetlig behandling av leverantörer Utspridda leverantörsmarknadsundersökningar Begränsade möjligheter att bygga särskild expertis för inköp, leverantörsmarknader. Olika kommersiella inköpsvillkor hos de olika operativa bolagen

31 Kommunikation med leverantör Köpare Offertförfrågan Offert Beställning Ordererkännande Orderändring Leveransplan - JIT Faktura Leveransbesked Lager rapporter Pris/artikeldata Betalning/kontoställning Kommersiell tvist Säljare Administrativt utbyte av information söndag den 10 november

32 Inköparens kontaktmönster Från 1978, Håkansson & Wootz Kontakt med leverantör som procentuell del av total arbetstid: Kontakt med leverantör 21 % Kontakt internt 45 % Annat arbete (utan kontakt) 34 %

34 Traditionellt inköp Rätt. Rätt Rätt. Rätt.. Rätt.. Rätt

35 Ny utveckling inom inköp 1. Säljarmarknad Köparmarknad 2. Ökande tryck på försäljningspriser och marginaler leder till: Hävstångsstrategier för inköp och försörjning Global sourcing Leverantörsintegration Tidig leverantörsinvolvering vid nyproduktutveckling Ömsesidighetsavtal och motköpsavtal Företagens sociala ansvar och affärsmässighet

36 Purchasing and Supply development Effectiveness/ Cumulative savings DECENTRALISED CENTER-LED FUNCTIONAL FOCUS CROSS FUNCTIONAL FOCUS Time Transactional orientation Commercial orientation Purchasing coordination Internal integration External integration Value chain integration Source: A van Weele, Purchasing and Supply Management 2002

37 Modell för utveckling av inköp Resultateffektivitet/ Ackumulerade besparingar Allmännyttiga företag DECENTRALISERAT Bygg FUNKTIONELLT FOKUS Konsumentelektronik Telekommunikation Livsmedel och dryck Finansiella tjänster Läkemedel CENTRALSTYRT Datorer /PC Detaljhandel TVÄRFUNKTIONELLT FOKUS Bilindustri Transaktionell orientering Kommersiell orientering Koordinerat inköp Intern integration Extern Integration Integration av värdekedjan tid Fokus Betjäna fabriken Sänk kostnader Besparingar genom synergi Totala ägandekostnaderna Optimering av försörjningskedjan Total kundtillfredsställelse

38 TRENDS in Procurement Risk Management CSR incl. Global Warming Supplier development Global perspective Logistics integration Low cost trade/sourcing (Best Cost) Long AND short term views Strategic approach

39 TRENDS in Procurement Integration in the company business (Closer to business) Procurement interacting with top management Top Mgt New insights and new demands Interfere in the supplier markets Proactive Value creation

40 Risk Management Supply Economic Quality Legal Business Political Currency rates Image IPR Persons resources, handling Stake holders, Internal & External Strikes Natural disaster CSR Crisis

41 Total Cost of Ownership- TCO Sum of all cost connected with the procurement Including logistics, capital, warehousing Including maintaining, training One time cost and annual cost Scraping or waste cost

42 Three levels with focus on Total Cost. Who does what? Objectives Strategic Process improvement Consider fundamental process Process re-engineering Major outsourcing issues. Tactical Focus on improvement suppliers and contracts portfolio. Operational Identification of major internal and external cost drivers. Suppliers feedback. Monitor performance. Supplier selection Volume allocation. Cost to product allocation. Managing of supplies and performance measurement of suppliers.

43 Passiv V/S Aktiv inköpsorganisation Passiv (då) Väntar på att bli uppsökt av leverantörer och bli informerad om möjliga lösningar Alternativ presenteras och bedöms av inköpsenheten. Problemlösningarna utvecklas av leverantör enskilt. Inköp väljer från marknadens meny. Spenderar pengar. En dominerande strävan är att spara på utgifterna. Låga kostnader för inköpsenheten och minsta möjliga spendering eftersträvas. Övertygas av leverantören om att den erbjudna problemlösningen är bäst. Passivt genom ja eller nej på propåer. Aktiv (nu) Söker själv upp leverantörer för att finna de bästa resurserna. Informerar om egna behov och önskemål och skapar lösningar tillsammans med leverantörer. Skapar värden till gagn för företagets bästa. Kostnadseffektivitet är viktigt men också inslag av affärsutveckling. Övertygar leverantören om att företaget är en intressant partner med intressanta behov. En relation som kan vara stimulerande, lönsam och lärorik

44 Development in SCM Development of Procurement is Logarithmic! Development of Logistics is more step by step? Capital rationalization Pull replaces Push Now - everything is Logistics 44

45 Generic Procurement process Needs analysis process Market analysis process Agreement process Supply process Payment & Follow-up process

46 Purchasing (SCM) position and impact on business High Bottom line impact Low Low SCM position High

47 Grunder sammanfattning Inköp hanterar relationerna med leverantörerna Leverantörerna levererar varor och eller tjänster Leverantörerna återfinns i Leverantörsreskontran (ej LÖN eller SKATT) Inköp kan även definieras Avtal Beställning

48 Inköp består av olika moment från direkt operativt till strategiskt Inköp innebär såväl administrativt arbete som affärsbedömningar Inköp kan utföras av flera än de som arbetar med Inköp som huvudsyssla (Ekonomi, Marknad, IT, Tekn Utv., Etc.)

49 Inköp kan omfatta % av kostnadsmassan Inköp har därför (varierande men ofta) stor påverkan på resultatet (Vinst eller budgetram) Inköp omfattar ibland hela Supply Chain

50 Inköp kan även definieras som den affärsslutande delen (Avtal Beställning) Inköp kan organiseras på många olika sätt både vad avser HUR men även VAR man är placerad Ansvaret måste definieras i den aktuella organisationen finns ingen allmängiltig definition

51 Inköp har en standard (CWA-PUMA ; SIS-CWA :2009) där en bred definition gjorts som avser Att leda en mervärdesskapande Inköpsorganisation Inköp finns även berört i ISO 9001

52 Supply Chain Management (SCM) betyder Att leda hela området från leverantörens leverantör till slutkund Value Chain avser samma sak men med fokus på var kundvärde skapas Inköp är enbart värdeskapande då det sätts i ett samband

53 Samband kan vara Budget (för enhet eller hela organisationen affärsverksamhet respektive anslagsverksamhet) Inköps bidrag kan vara att få mer för pengarna (Anslagsverksamhet) eller att spara på pengarna (Affärsverksamhet) men även att skapa mervärden (Kundtillfredsställelse)

54 Slut Introduktion och Grunder