Ämnen. Spendanalys Prissä6ning Avtal Förhandling Supplier Rela$ons Management Processer Ständiga förbä6ringar

Transkript

1 Tak$skt inköp

2 Ämnen Spendanalys Prissä6ning Avtal Förhandling Supplier Rela$ons Management Processer Ständiga förbä6ringar

3 Studiebesök BT / Toyota 31 mars kl. 09:00 12:00. presenta$on om hur vi jobbar med Strategiskt Inköp inom Toyota Material Handling DäreQer gör vi en guidad tur i fabriken. Jag behöver ungefärligt antal snarast så vi kan planera lite prak$ska detaljer. Jag behöver även namn på samtliga deltagare någon vecka i förväg så vi kan trycka upp besöksbrickor Mvh, Magnus G Andersson Purchasing Director TMHE WH Supply

4 Agenda Spendanalys + Processer 1. Spendanalys 2. Kategorier 3. Processer 4. Processmodeller

5

6

7 Frågor besvaras genom Spendanalys Vad köper vi? Hur mycket köper vi för? Från vilka leverantörer köper vi? Hur köper vi? Vem köper?

8 Spendanalysprocessen Datainsamling Datatvä6, rensning Kategorisering Rapportering, visualisering

9 Volymvärdesanalys, 20/80-regeln Värde 80-segmentet 20-segmentet Inköpskategorierna ordnade i storleksordning

10 ABC analys

11 Grupparbete Med hjälp av utdelat material är uppgiqen a6 påbörja en spendanalys: Datainsamling och datatvä6 Analysera spend volym i förhållande $ll oms. 80/20 analys av leverantörsdatabasen ABC klassificering av leverantörerna

12

13 Leverantörssegmentering Strategisk Strategiska partners Strategiska partners Långsiktiga och tillitsbaserade relationer Gemensam utvecklings-, risk- och vinstfördelning Löpande gemensamma Processförbättringar Sortiments- / kategoripositionering Icke kritisk Transaktionsinriktade affärsrelationer Sammarbetsinriktade relationer Medellånga relationer Leverantörsinvolvering i utveckling Leverantörsutvecklingspr ograrn Transaktionsinriktade relationer Kortsiktiga relationer Uppfyllnad av företagets behov Systematiska kontroller Lågt intresse Relationens attraktivitet Starkt intresse

14 Agenda Spendanalys + Processer 1. Spendanalys 2. Kategorier 3. Processer 4. Processmodeller

15 Besparingspoten$aler (1) Anledningar $ll slappa materialkostnader och priser: Tradi=onellt inköp (Inköpare involveras sent, om de överhuvudtaget blir inblandade i inköpsbeslutsprocessen; företaget gör affärer med en fast grupp av kända leverantörer) Kon=nuerlig upphandling inom en fast grupp av leverantörer Inköpare konkurrensutsä6er e6 begränsat antal leverantörer genom a6 spela ut dem mot varandra. Van Weele kapitel 10

16 Besparingspoten$aler (2) Prisökningar förs automa=skt över =ll nästa led Överspecificering Tekniska krav (definierade av FoU-avdelningar) som inte är nödvändiga läggs ut på leverantörerna. Leverantörskarteller I många branscher finns endast e6 begränsat antal spelare, vilket möjliggör tysta överenskommelser. Leverantörers kundrela=onsprogram Rela$onsprogram omfa6ar förmåner (fringisar) $ll kunder för a6 skapa en förmånligare posi$on hos de beslutsfa6ande personerna. Van Weele kapitel 10

17

18 Kategoriträd IT-infrastruktur Professionella tjänster Kontorsbyggnader Kontorsmaterial Stordator Servrar Intel-servrar Annan hårdvara Mjukvara till databas Applikationer Mellanprogramvara Säkerhetsprogram Datorer Skärmar Skrivare Andra tillbehör Outsourcade datortjänster Telekomhårdvara (röst) Telekomtillbehör (röst) Telekomhårdvara (informationsöverföring) Telekomtillbehör (informationsöverföring) Mobila telekomtjänster IT-kontrakt Tillmötesgående leverantörer Återförsäljare Icke tillmötesgående leverantörer Ekonomiska tjänster Informationstjänster Juridiska tjänster Managementkonsult-tjänster Andra professionella tjänster Marknadsföring, kommunika=on Reklamtrycksaker Interna trycksaker Media/ kommunikation Reklamgåvor Försäljnings-/reklamevents Fotografitjänster Översättningstjänster Marknadsundersökningar Reklamskyltar Sponsorer Råmaterial Förpackningar Industrirelaterat Säkerhetstjänster Byggnadstjänster Tekniska installationer Inredning Kontorsmöbler Cateringutrustning Flyttjänster Parkeringstjänster Hyra av byggnader Energi Inredningstjänster Fas=ghetstjänster Avfallshantering Varu- och dryckesautomater Catering Växttjänster Lokalvård Transport och logis=k Kurirtjänster Lagringstjänster Arkiveringstjänster Förpackningar Fordon Bränsle (affärsrelaterat) Posthanteringsutrustning Värdetransporter Posttjänster Kassaskåp Förbrukningsmaterial Papper Kopieringstjänster Annan kontorsutrustning Humankapital Böcker och tidningar Bidrag Fortbildning Kläder Medicinska tjänster Utrustning för anställda Resor Hotell och konferenser Representationskostnader Rekryteringstjänster Transport till förskola Bilhyror (privata) Bränsle (privat) Tillfällig personal Övrigt Interna fakturor Okända leverantörer Icke-inköpsrelaterad spend Moms Leverantörer

19 Spend analysis 2a. Strategic planning 1. Spend analysis 2b. Category planning 3. Capability development and category realization 4. Follow-up and continuous improvement 2c. Quick wins realization Activities Main deliverables n Verify exis$ng spend analysis and supply market assessment n Verify exis$ng overall target matrix (targeted quan$fied improvement poten$al) n Category plan and target matrices n Quick wins realization n Capability development will target one or more of the following key aspect of the procurement function Processes Organization Resources (System & Personnel) n Continuous improvement of the procurement function driven by the line organization n Post-transformation evaluation and reviews

20 Grupparbete Med hjälp av utdelat material är uppgiqen: Gör en grov kategoriindelning och placera in kategorierna i Kraljic (tänkt lämpligt företag) Presentera analysen samt e6 förslag på tre snabba åtgärder

21 Agenda Spendanalys + Processer 1. Spendanalys 2. Kategorier 3. Processer 4. Processmodeller

22 Varför processer?

23 Tradi=onellt tänkande - Processorientering Tradi=onellt tänkande De anställda är problemet Jag gör mi6 arbete Förändra anställda Lita inte på någon Vem gjorde fel?! Processorienterat tänkande Processen är problemet Jag hjälper $ll a6 få saker uträ6ade i vår organisa$on Förändra processer Samarbeta mot gemensamma lösningar Vad $llät felet a6 uppstå?

24 Inköpsprocessen Analys Uppföljning Ständiga förbä6ringar

25 Inköpsprocesser i olika $dsperspek$v samt olika ledningsnivåer Styrprocess Strategiskt inköp Långt tidsperspektiv Taktiskt inköp Medellångt tidsperspektiv Operativt inköp Kort tidsperspektiv Utvecklingsprocess Kategoristyrningsprocess Upphandlingsprocesser Omförhandlingsprocesser Kontraktshanteringsprocesser Leverantörsutvecklingsprocesser Avropsprocesser Leveransprocesser Betalningsprocesser Kvalitetssäkringsprocesser Mätprocesser Kontinuerlig mätning och rapportering Inköpsprocesser

26 Leverantörsbedömning

27 Upphandlingsprocessen Krav specifika=on Anbuds förfrågan Leverantörs val Förhandling Beställning avtal Uppföljning

28 Förhandlingsprocessen

29 Leverantörsutveckling Robert Handfield

30 Avtalsprocessen Avtals mall Förstudie Avtals förslag Parternas kommentarer Förhandling Slutligt avtal

31 Inköpsprocess Behovsorienterad inköpsprocess Problemorienterad inköpsprocess Specificera behov Förstå det ekonomiska problemet Fastställ kravspecifikation Ta fram värdedrivare & beslutskriterier Identifiera möjliga leverantörer Fastställ en problemorienterad specifikation Skicka anbudsförfrågan Utöka lösningsutrymmet med alternativ Diskutera & prekvalicera leverantörer Monetär utvärdering av skillnader Slutlig förhandling och kontraktstilldelning Källa: Change Management in Purchasing, CAPS, juli 2006 Projekt-specifik förhandlingsdesign med tydliga regler 31

32

33 Agenda Spendanalys + Processer 1. Spendanalys 2. Kategorier 3. Processer 4. Processmodeller

34 MSU Modellen Å6a strategiska processer 2. Utveckla strategier för inköpskategorier 3. Etablera och framhäv en leverantörsbas av världsklass 4. Utveckla och hantera leverantörsrelationer 1. Insourcing eller outsourcing (Köpa/tillverka) Strategiska processer Källa: Översatt från NEVI, Zoetermeer, 2002; ursprungligen formulerat av R Monczka. 5. Integrera leverantörer i processen för utveckling av nya produkter 8. Strategisk styrning av kostnader i hela värdekedjan 7. Leverantörsutveckling och kvalitetsstyrning 6. Integrera leverantörer i orderhanteringsprocessen Kritiska och i försörjningskedjan integrerade processer

35 1. MSU modellen Köpa / $llverka

36 MSU Modellen Sex stödprocesser 2. Utveckla strategier för organisation och team 3. Etablera globalisering 1. Etablera strategier och planer för inköp och försörjning Stödprocesser Källa: Översatt från NEVI, Zoetermeer, 2002; ursprungligen formulerat av R Monczka. 4. Utveckla mätning av inköp och värdekedjan 6. Etablera kompetensutveckling och utbildning 5. Utveckla och implementera IS/ITsystem

37 7. MSU modellen Leverantörsutveckling kvalitétsstyrning

38

39 Klassificering verktyg

40 Balanced Scorecard

41 Engagemangsmatris (RASCI-matris) för att visa olika processroller Planera upphandlingen Analysera behov Definiera krav Utfärda förfrågan Inhämta anbud Utvärdera anbud Förhandla Teckna avtal Inköp D I D A A A A A Projektledn. A D D D I D D Försäljning I A I I I Kvalitet I D I I D I Konstruktion D D A D D D Ekonomi D I A=Ansvarig D=Delaktig I=Informeras Upphandlingsprocesser 41

42 Simbanor används för a6 visa vilken enhet som är ansvarig för en ak$vitet Produktion Produktionslager Leverantörsreskontra Inköpsanmodan Betalning Inköpsavdelning Order Godsmottagning Orderbekräftelse Leverantör Anbud Tillverkning Skeppning Faktura Inköpsprocesser

43

44 Mål SMART och liknande

45 Tidslinje Milstolpe Milstolpe Milstolpe Milstolpe Milstolpe Milstolpe Milstolpe Januari Februari Mars April Juni Juli Augusti September Oktober Aktivitet 2 Aktivitet 4 Aktivitet 6 Aktivitet 8 Aktivitet 3 Aktivitet 5 Aktivitet 9 Aktivitet 1 Aktivitet 7

46 Tidslinje Strategisk inköpsstyrplan Tidsperspektiv Årsplan Jan. Mars Maj Juni Aug. Okt. Översyn inköpspolicy Översyn Inköpsprocesser Översyn inköpsorganisation Översyn spend Översyn inköpsstrategier Översyn Leverantörsstrategier Översyn inköpsverktyg Planering upphandlingar Intressenter Ledning Försäljning Produktion Konstruktion HR Kvalitet Bolagsjurist Inköpsprocesser

47 Gantschemat är e6 vanligt sä6 a6 åskådliggöra komplexa Kontraktstecknande Tid leveransprocesser Konceptuell fas Ansökan om myndighetstillstånd Konstruktion Upphandling underlev. Verifiering Prototyp Produktion Leveransprocesser

48 Tidsplan - exempel Orderläggning Konstruktion Konstruktionsgranskning Prototyptillverkning Validering Serieproduktion Efterkontroll Skeppning Transport Godsmottagning Tidsaxel

49 Paretoanalys av tidsplanen Ledning Godsmottagning Prototyptillverkning Konstruktionsgranskning Serieproduktion Coacher ( chefer ) Orderläggning Konstruktion Förbättringsgruppen Transport Validering Skeppning Efterkontroll

50 PICK-diagram exemplifierade aktiviteter Effekt Stor Genomför Orderläggning Konstruktion Prototyptillverkning Utmana Serieproduktion Godsmottagning Validering Efterkontroll Skeppning Möjligt Avstå Liten Konstruktionsgranskning Transport Liten Insats Stor

51 Slut för idag