Studiebesök BT / Toyota

Transkript

1 Taktiskt inköp

2 Studiebesök BT / Toyota 31 mars kl. 09:00 12:00 Presentation om hur vi jobbar med Strategiskt Inköp inom Toyota Material Handling Guidad tur i fabriken Ungefärligt antal snarast så vi kan planera lite praktiska detaljer Namn på samtliga deltagare någon vecka i förväg så vi kan trycka upp besöksbrickor Mvh, Magnus G Andersson Purchasing Director TMHE WH Supply

3 Ämnen Taktiskt inköp Spendanalys Prissättning Avtal Förhandling Supplier Relations Management Processer Ständiga förbättringar

4 Agenda Spendanalys + Processer 1. Spendanalys 2. Kategorier 3. Processer 4. Processmodeller

5

6

7 Frågor besvaras genom Spendanalys Vad köper vi? Hur mycket köper vi för? Från vilka leverantörer köper vi? Hur köper vi? Vem köper?

8 Spendanalysprocessen Datainsamling Datatvätt, rensning Kategorisering Rapportering, visualisering

9 Värde Volymvärdesanalys, 80/20-regeln 80-segmentet 20-segmentet Inköpskategorierna ordnade i storleksordning

10 ABC analys

11 Grupparbete Med hjälp av utdelat material är uppgiften att påbörja en spendanalys: Datainsamling och datatvätt Analysera spend volym i förhållande till oms. 80/20 analys av leverantörsdatabasen ABC klassificering av leverantörerna

12

13 Leverantörssegmentering Strategisk Strategiska partners Strategiska partners Långsiktiga och tillitsbaserade relationer Gemensam utvecklings-, risk- och vinstfördelning Löpande gemensamma Processförbättringar Sortiments- / kategoripositionering Icke kritisk Transaktionsinriktade affärsrelationer Sammarbetsinriktade relationer Medellånga relationer Leverantörsinvolvering i utveckling Leverantörsutvecklingspr ograrn Transaktionsinriktade relationer Kortsiktiga relationer Uppfyllnad av företagets behov Systematiska kontroller Lågt intresse Relationens attraktivitet Starkt intresse

14 Agenda Spendanalys + Processer 1. Spendanalys 2. Kategorier 3. Processer 4. Processmodeller

15

16 Kategoriträd IT-infrastruktur Professionella tjänster Kontorsbyggnader Kontorsmaterial Stordator Servrar Intel-servrar Annan hårdvara Mjukvara till databas Applikationer Mellanprogramvara Säkerhetsprogram Datorer Skärmar Skrivare Andra tillbehör Outsourcade datortjänster Telekomhårdvara (röst) Telekomtillbehör (röst) Telekomhårdvara (informationsöverföring) Telekomtillbehör (informationsöverföring) Mobila telekomtjänster IT-kontrakt Tillmötesgående leverantörer Återförsäljare Icke tillmötesgående leverantörer Ekonomiska tjänster Informationstjänster Juridiska tjänster Managementkonsult-tjänster Andra professionella tjänster Marknadsföring, kommunikation Reklamtrycksaker Interna trycksaker Media/kommunikation Reklamgåvor Försäljnings-/reklamevents Fotografitjänster Översättningstjänster Marknadsundersökningar Reklamskyltar Sponsorer Råmaterial Förpackningar Industrirelaterat Säkerhetstjänster Byggnadstjänster Tekniska installationer Inredning Kontorsmöbler Cateringutrustning Flyttjänster Parkeringstjänster Hyra av byggnader Energi Inredningstjänster Fastighetstjänster Avfallshantering Varu- och dryckesautomater Catering Växttjänster Lokalvård Transport och logistik Kurirtjänster Lagringstjänster Arkiveringstjänster Förpackningar Fordon Bränsle (affärsrelaterat) Posthanteringsutrustning Värdetransporter Posttjänster Kassaskåp Förbrukningsmaterial Papper Kopieringstjänster Annan kontorsutrustning Humankapital Böcker och tidningar Bidrag Fortbildning Kläder Medicinska tjänster Utrustning för anställda Resor Hotell och konferenser Representationskostnader Rekryteringstjänster Transport till förskola Bilhyror (privata) Bränsle (privat) Tillfällig personal Övrigt Interna fakturor Okända leverantörer Icke-inköpsrelaterad spend Moms Leverantörer

17 Main deliverables Spend analysis 2a. Strategic planning 1. Spend analysis 2b. Category planning 3. Capability development and category realization 4. Follow-up and continuous improvement 2c. Quick wins realization Activities Verify existing spend analysis and supply market assessment Verify existing overall target matrix (targeted quantified improvement potential) Category plan and target matrices Quick wins realization Capability development will target one or more of the following key aspect of the procurement function Processes Organization Resources (System & Personnel) Continuous improvement of the procurement function driven by the line organization Post-transformation evaluation and reviews

18 Grupparbete Med hjälp av utdelat material är uppgiften: Gör en kategoriindelning och gör en ABC analys av kategorierna Presentera analysen samt ett förslag på tre snabba åtgärder

19 Agenda Spendanalys + Processer 1. Spendanalys 2. Kategorier 3. Processer 4. Processmodeller

20 Varför processer?

21 Traditionellt tänkande - Processorientering Traditionellt tänkande De anställda är problemet Jag gör mitt arbete Förändra anställda Lita inte på någon Vem gjorde fel?! Processorienterat tänkande Processen är problemet Jag hjälper till att få saker uträttade i vår organisation Förändra processer Samarbeta mot gemensamma lösningar Vad tillät felet att uppstå?

22 Inköpsprocesser i olika tidsperspektiv samt olika ledningsnivåer Styrprocess Strategiskt inköp Långt tidsperspektiv Taktiskt inköp Medellångt tidsperspektiv Operativt inköp Kort tidsperspektiv Utvecklingsprocess Kategoristyrningsprocess Upphandlingsprocesser Omförhandlingsprocesser Kontraktshanteringsprocesser Leverantörsutvecklingsprocesser Avropsprocesser Leveransprocesser Betalningsprocesser Kvalitetssäkringsprocesser Mätprocesser Kontinuerlig mätning och rapportering Inköpsprocesser

23 Leverantörsbedömning

24 Upphandlingsprocessen Krav specifikation Anbuds förfrågan Leverantörs val Förhandling Beställning avtal Uppföljning

25 Förhandlingsprocessen

26 Leverantörsutveckling Robert Handfield

27 Avtalsprocessen Avtals mall Förstudie Avtals förslag Parternas kommentarer Förhandling Slutligt avtal

28 Inköpsprocess Behovsorienterad inköpsprocess Problemorienterad inköpsprocess Specificera behov Förstå det ekonomiska problemet Fastställ kravspecifikation Ta fram värdedrivare & beslutskriterier Identifiera möjliga leverantörer Fastställ en problemorienterad specifikation Skicka anbudsförfrågan Utöka lösningsutrymmet med alternativ Diskutera & prekvalicera leverantörer Monetär utvärdering av skillnader Slutlig förhandling och kontraktstilldelning Källa: Change Management in Purchasing, CAPS, juli 2006 Projekt-specifik förhandlingsdesign med tydliga regler 28

29 Agenda Spendanalys + Processer 1. Spendanalys 2. Kategorier 3. Processer 4. Processmodeller

30 MSU Modellen Åtta strategiska processer 2. Utveckla strategier för inköpskategorier 3. Etablera och framhäv en leverantörsbas av världsklass 4. Utveckla och hantera leverantörsrelationer 1. Insourcing eller outsourcing (Köpa/tillverka) Strategiska processer Källa: Översatt från NEVI, Zoetermeer, 2002; ursprungligen formulerat av R Monczka. 5. Integrera leverantörer i processen för utveckling av nya produkter 8. Strategisk styrning av kostnader i hela värdekedjan 7. Leverantörsutveckling och kvalitetsstyrning 6. Integrera leverantörer i orderhanteringsprocessen Kritiska och i försörjningskedjan integrerade processer

31 MSU Modellen Sex stödprocesser 2. Utveckla strategier för organisation och team 3. Etablera globalisering 1. Etablera strategier och planer för inköp och försörjning Stödprocesser Källa: Översatt från NEVI, Zoetermeer, 2002; ursprungligen formulerat av R Monczka. 4. Utveckla mätning av inköp och värdekedjan 6. Etablera kompetensutveckling och utbildning 5. Utveckla och implementera IS/ITsystem

32 Balanced Scorecard

33 Slut för idag