Avtalsstruktur. Bas skrivelse. Appendix 1. Appendix 2. Appendix 3. Appendix 4

Transkript

1

2 Avtalsstruktur Bas skrivelse Appendix 1 Appendix 2 Appendix 3 Appendix 4

3 Agenda Spendanalys + Processer 1. Spendanalys 2. Kategorier 3. Processer 4. Processmodeller

4

5

6 Frågor besvaras genom Spendanalys Vad köper vi? Hur mycket köper vi för? Från vilka leverantörer köper vi? Hur köper vi? Vem köper?

7 Spendanalysprocessen Datainsamling Datatvätt, rensning Kategorisering Rapportering, visualisering

8

9 Besparingspotentialer (1) Anledningar till slappa materialkostnader och priser: Traditionellt inköp (Inköpare involveras sent, om de överhuvudtaget blir inblandade i inköpsbeslutsprocessen; företaget gör affärer med en fast grupp av kända leverantörer) Kontinuerlig upphandling inom en fast grupp av leverantörer Inköpare konkurrensutsätter ett begränsat antal leverantörer genom att spela ut dem mot varandra. Van Weele kapitel 10

10 Besparingspotentialer (2) Prisökningar förs automatiskt över till nästa led Överspecificering Tekniska krav (definierade av FoU-avdelningar) som inte är nödvändiga läggs ut på leverantörerna. Leverantörskarteller I många branscher finns endast ett begränsat antal spelare, vilket möjliggör tysta överenskommelser. Leverantörers kundrelationsprogram Relationsprogram omfattar förmåner (fringisar) till kunder för att skapa en förmånligare position hos de beslutsfattande personerna. Van Weele kapitel 10

11

12 Kategoriträd IT-infrastruktur Professionella tjänster Kontorsbyggnader Kontorsmaterial Stordator Servrar Intel-servrar Annan hårdvara Mjukvara till databas Applikationer Mellanprogramvara Säkerhetsprogram Datorer Skärmar Skrivare Andra tillbehör Outsourcade datortjänster Telekomhårdvara (röst) Telekomtillbehör (röst) Telekomhårdvara (informationsöverföring) Telekomtillbehör (informationsöverföring) Mobila telekomtjänster IT-kontrakt Tillmötesgående leverantörer Återförsäljare Icke tillmötesgående leverantörer Ekonomiska tjänster Informationstjänster Juridiska tjänster Managementkonsult-tjänster Andra professionella tjänster Marknadsföring, kommunikation Reklamtrycksaker Interna trycksaker Media/kommunikation Reklamgåvor Försäljnings-/reklamevents Fotografitjänster Översättningstjänster Marknadsundersökningar Reklamskyltar Sponsorer Råmaterial Förpackningar Industrirelaterat Säkerhetstjänster Byggnadstjänster Tekniska installationer Inredning Kontorsmöbler Cateringutrustning Flyttjänster Parkeringstjänster Hyra av byggnader Energi Inredningstjänster Fastighetstjänster Avfallshantering Varu- och dryckesautomater Catering Växttjänster Lokalvård Transport och logistik Kurirtjänster Lagringstjänster Arkiveringstjänster Förpackningar Fordon Bränsle (affärsrelaterat) Posthanteringsutrustning Värdetransporter Posttjänster Kassaskåp Förbrukningsmaterial Papper Kopieringstjänster Annan kontorsutrustning Humankapital Böcker och tidningar Bidrag Fortbildning Kläder Medicinska tjänster Utrustning för anställda Resor Hotell och konferenser Representationskostnader Rekryteringstjänster Transport till förskola Bilhyror (privata) Bränsle (privat) Tillfällig personal Övrigt Interna fakturor Okända leverantörer Icke-inköpsrelaterad spend Moms Leverantörer

13 Main deliverables Effso processes and tools 2a. Strategic planning 1. Spend analysis 2b. Category planning 3. Capability development and category realization 4. Follow-up and continuous improvement 2c. Quick wins realization Activities Verify existing spend analysis and supply market assessment Verify existing overall target matrix (targeted quantified improvement potential) Category plan and target matrices Quick wins realization Capability development will target one or more of the following key aspect of the procurement function Processes Organization Resources (System & Personnel) Continuous improvement of the procurement function driven by the line organization Post-transformation evaluation and reviews

14 Leverantörssegmentering Strategisk Strategiska partners Strategiska partners Långsiktiga och tillitsbaserade relationer Gemensam utvecklings-, risk- och vinstfördelning Löpande gemensamma Processförbättringar Sortiments- / kategoripositionering Icke kritisk Transaktionsinriktade affärsrelationer Sammarbetsinriktade relationer Medellånga relationer Leverantörsinvolvering i utveckling Leverantörsutvecklingspr ograrn Transaktionsinriktade relationer Kortsiktiga relationer Uppfyllnad av företagets behov Systematiska kontroller Lågt intresse Relationens attraktivitet Starkt intresse

15 Grupparbete Med hjälp av utdelat material är uppgiften: Gör en spendanalys på den enkla reskontran Gör en grov kategoriindelning och placera in kategorierna i Kraljic (tänkt lämpligt företag) Presentera analysen med Paretodiagram eller liknande samt en analys över tre snabba åtgärder

16 Vad är en process?

17 Varför processer?

18 Traditionellt tänkande - Processorientering Traditionellt tänkande De anställda är problemet Jag gör mitt arbete Förändra anställda Lita inte på någon Vem gjorde fel?! Processorienterat tänkande Processen är problemet Jag hjälper till att få saker uträttade i vår organisation Förändra processer Samarbeta mot gemensamma lösningar Vad tillät felet att uppstå?

19 Inköpsprocessen Analys Uppföljning Ständiga förbättringar

20 Inköpsprocesser i olika tidsperspektiv samt olika ledningsnivåer Styrprocess Strategiskt inköp Långt tidsperspektiv Taktiskt inköp Medellångt tidsperspektiv Operativt inköp Kort tidsperspektiv Utvecklingsprocess Kategoristyrningsprocess Upphandlingsprocesser Omförhandlingsprocesser Kontraktshanteringsprocesser Leverantörsutvecklingsprocesser Avropsprocesser Leveransprocesser Betalningsprocesser Kvalitetssäkringsprocesser Mätprocesser Kontinuerlig mätning och rapportering Inköpsprocesser Effective Sourcing

21 Leverantörsbedömning

22 Upphandlingsprocessen Krav specifikation Anbuds förfrågan Leverantörs val Förhandling Beställning avtal Uppföljning

23 Förhandlingsprocessen

24 Leverantörsutveckling Robert Handfield

25 Avtalsprocessen Avtals mall Förstudie Avtals förslag Parternas kommentarer Förhandling Slutligt avtal

26 Inköpsprocess Behovsorienterad inköpsprocess Problemorienterad inköpsprocess Specificera behov Förstå det ekonomiska problemet Fastställ kravspecifikation Ta fram värdedrivare & beslutskriterier Identifiera möjliga leverantörer Fastställ en problemorienterad specifikation Skicka anbudsförfrågan Utöka lösningsutrymmet med alternativ Diskutera & prekvalicera leverantörer Monetär utvärdering av skillnader Slutlig förhandling och kontraktstilldelning Källa: Change Management in Purchasing, CAPS, juli 2006 Projekt-specifik förhandlingsdesign med tydliga regler 26

27

28 Grupparbete process? Gör en processkarta för en eller ett par processer i ert företag Identifiera början och slutet Identifiera och lista uppgifter från början till slut

29 Olika processmodeller

30 MSU Modellen Åtta strategiska processer 2. Utveckla strategier för inköpskategorier 3. Etablera och framhäv en leverantörsbas av världsklass 4. Utveckla och hantera leverantörsrelationer 1. Insourcing eller outsourcing (Köpa/tillverka) Strategiska processer Källa: Översatt från NEVI, Zoetermeer, 2002; ursprungligen formulerat av R Monczka. 5. Integrera leverantörer i processen för utveckling av nya produkter 8. Strategisk styrning av kostnader i hela värdekedjan 7. Leverantörsutveckling och kvalitetsstyrning 6. Integrera leverantörer i orderhanteringsprocessen Kritiska och i försörjningskedjan integrerade processer

31 1. MSU modellen Köpa / tillverka

32 MSU Modellen Sex stödprocesser 2. Utveckla strategier för organisation och team 3. Etablera globalisering 1. Etablera strategier och planer för inköp och försörjning Stödprocesser Källa: Översatt från NEVI, Zoetermeer, 2002; ursprungligen formulerat av R Monczka. 4. Utveckla mätning av inköp och värdekedjan 6. Etablera kompetensutveckling och utbildning 5. Utveckla och implementera IS/ITsystem

33 7. MSU modellen Leverantörsutveckling kvalitétsstyrning

34

35 Klassificering verktyg

36 Balanced Scorecard

37 Engagemangsmatris (RASCI-matris) för att visa olika processroller Planera upphandlingen Analysera behov Definiera krav Utfärda förfrågan Inhämta anbud Utvärdera anbud Förhandla Teckna avtal Inköp D I D A A A A A Projektledn. A D D D I D D Försäljning I A I I I Kvalitet I D I I D I Konstruktion D D A D D D Ekonomi D I A=Ansvarig D=Delaktig I=Informeras Upphandlingsprocesser 37

38 2. MSU modellen Category Management Kraljicsfält Strategisk Hävstång Flaskhals Icke kritiska Hävstång Strategisk Strategi Partnerskap Konkurrensutsatta anbud Säkra försörjning Kategoriintegration Icke kritisk Flaskhals Mål Skapa ömsesidiga åtaganden i långvarig relation. Hitta bästa kortsiktiga anbud. Säkra kort & långsiktig försörjning Reducera försörjningsrisk Reducera logistikkomplexitet Öka effektivitet Reducera antal leverantörer Aktiviteter Korrekt prognos Riskanalys Noggrant leverantörsval Kostnadsanalys Rulland inköpsplan Effektiva processer Leverantörsranki ng Förbättra marknads- och produktkunskap Sök efter alternativ Förflytta inköpsvolymer Konsolidera inköp Optimera inköpskvantiteter Target-pricing Korrekt prognos Riskanalys Bestäm kundranking Utveckla förebyggande skydd Sök efter alternativ Utveckla alternativ Samla köp för hela kategorier Standardisera kategorier och processer Utveckla effektiva orderprocesser Delegera orderhantering Källa: van Weele 2005, sid 153

39 Cykeldiagram Inköpscykel Förhandla

40 Slut för idag