Följ upp dina avtal med effektiva metoder. Strategisk upphandling 17 maj Nassira El Kadaoui

Transkript

1 Följ upp dina avtal med effektiva metoder Strategisk upphandling 17 maj Nassira El Kadaoui

2 Process för avtalsförvaltning Anpassa Planera Genomföra Utvärdera avtalsperioden Process för avtalsförvaltning Avtalsklassificering Riskanalys Systemstöd Mallar Struktur för planering Uppföljningsmetoder Dokumentation Kommunikation Uppföljning av krav Sanktioner vid avvikelser Intern styrning Bevakning av marknaden Måluppfyllelse och leverantörsrelationer Internt arbete Avsluta avtal 2

3 Anpassa Anpassa Planera Genomföra Utvärdera avtalsperioden Process för avtalsförvaltning Avtalsklassificering Riskanalys Systemstöd Struktur för planering Uppföljningsmetoder Dokumentation Kommunikation Uppföljning av krav Sanktioner vid avvikelser Intern styrning Bevakning av marknaden Måluppfyllelse och leverantörsrelationer Internt arbete Avsluta avtal Mallar 3

4 Kraljics matris Hög Hävstångsprodukter Komplicerade produkter Betydelse/ pris Standardprodukter Flaskhalsprodukter Låg Risk/Komplexitet Hög 4

5 Avtalsklassificering Betydelse/Pris Hur verksamhetskritiskt avtalet är Avtalets värde Antal användare/brukare Antal beställare Avtalets giltighetstid Risk/Komplexitet Varans/tjänstens komplexitet Försörjningsrisker Marknadstillgång Säkerhetsaspekter Implementering av ny leverantör 5

6 Planera Anpassa Planera Genomföra Utvärdera avtalsperioden Process för avtalsförvaltning Avtalsklassificering Riskanalys Systemstöd Mallar Struktur för planering Uppföljningsmetoder Dokumentation Kommunikation Uppföljning av krav Sanktioner vid avvikelser Intern styrning Bevakning av marknaden Måluppfyllelse och leverantörsrelationer Internt arbete Avsluta avtal 6

7 Planera Struktur för planering Vad ska genomföras? Vem ansvarar för att genomföra det? När ska det genomföras? Beakta hela processen gällande vid planeringen. 7

8 8 Exempel på plan för avtalsförvaltning

9 Hur ska avtalet följas upp? Beroende av vilka krav som ställts i förfrågningsunderlaget kan exempelvis följande metoder användas för uppföljning. Egenrapportering/självdeklarationer/protokoll Verifikationer/intyg som ex. miljöledningscert Stickprovskontroller ex. leveranskontroller Uppföljningsmöten med leverantör Fältinspektioner Revisioner 9

10 Genomföra Anpassa Planera Genomföra Utvärdera avtalsperioden Process för avtalsförvaltning Avtalsklassificering Riskanalys Systemstöd Mallar Struktur för planering Uppföljningsmetoder Dokumentation Kommunikation Uppföljning av krav Sanktioner vid avvikelser Intern styrning Måluppfyllelse och leverantörsrelationer Internt arbete Avsluta avtal Bevakning av marknaden 10

11 Uppföljning av krav Krav på leverantören (kvalificeringskrav) Krav på tjänsten Utvärderingskriterier (LOU) Övriga avtalsvillkor, exempelvis sanktioner 11

12 Intern styrning, syfte Effektivisera avropsprocesser Säkerställa avtalstrohet Arbeta med prisreduceringar Arbeta med kostnadsreduceringar Styra för att nå andra fördelar som exempelvis miljövinster 12

13 Intern styrning Nyckeltal Inköpsvolym per produkt samt per avdelning/enhet Antal genomförda avrop samt beställningsantal Avtalstrohet Aktiviteter Genomföra informationsinsatser och utbildningar Jämföra statistiken hos olika beställare i organisationen Göra ledning medveten om eventuellt felbeteende för stöd att åtgärda interna brister 13

14 Utvärdera avtalsperioden Anpassa Planera Genomföra Utvärdera avtalsperioden Process för avtalsförvaltning Avtalsklassificering Riskanalys Systemstöd Mallar Struktur för planering Uppföljningsmetoder Dokumentation Kommunikation Uppföljning av krav Sanktioner vid avvikelser Intern styrning Bevakning av marknaden Måluppfyllelse och leverantörsrelationer Internt arbete Avsluta avtal 14

15 Måluppfyllelse och leverantörsrelation Har leverantören uppfyllt ställda krav? Nåddes de mål som hade satts upp för avtalet? Vad har fungerat bra, vad har fungerat mindre bra? Vilka synpunkter vill leverantören framföra? Vilka lärdomar kan tas med in i nästa upphandling? 15

16 Internt arbete Hur har arbetet med förlöpt inom organisationen? Behöver beställningsrutiner förtydligas eller förenklas inför kommande avtalsperiod? I vilken utsträckning har avtalet använts? Hur ser avtalstroheten ut? Är valda nyckeltal ändamålsenliga, det vill säga leder dem till önskade effekter? Behöver nya uppföljningsaktiviteter planeras in eller behöver planen för avtalsförvaltning justeras på annat sätt? Behöver roller och ansvar ändras eller tydliggöras? 16

17 Utvärdera avtalsperioden Måluppfyllelse och relation till leverantör Slutsatserna utgör ett underlag till kravställningen i kommande upphandling och anpassning av kommande avtalsförvaltning Upphandlingen Anpassa Internt arbete Slutsatserna omhändertas i planeringen av kommande intern styrning och arbetet med nyckeltal/ statistik Förstudie Förfrågningsunderlag Förstudie Avtalet Avtalet Process för avtalsförvaltning Avtalsklassificering Strategisk inriktning Riskanalys Systemstöd

18 Sammanfattningsvis om avtalsförvaltning Process för avtalsförvaltning Avtalsklassificering Riskanalys Systemstöd Mallar Anpassa Planera Struktur för planering Uppföljningsmetoder Dokumentation Kommunikation Utvärdera Genomföra Måluppfyllelse och leverantörsrelation Internt arbete Avsluta avtal Uppföljning av krav Sanktioner vid avvikelser Intern styrning Bevakning av marknaden 18

19 Tack! Tel